Upload
-
View
138
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
22014 г.© Плотницкая Лариса
Опыт работы более 20 лет области управления финансами, в том числе в должности финансового директора.Опыт управления финансами различных бизнесов.
Автор системы управления финансами ПЛОТЛИЧлен ECF "Европейской Федерации Коучей»
В настоящее время: • тренер, профессиональный
бизнес - коуч, • консультант и предприниматель, • тренер Moscow Business School• эксперт в социальной сети «Финансовый диалог»,
С 2011 года собственник ООО «Финансовый навигатор»
Лариса Плотницкаяwww.larisaplotnitskaya.com
2014 г.© Плотницкая Лариса 5
Решение любой задачи — это треугольник: деньги — время — результат. Если точно определен желаемый результат, то можно рассчитать время, необходимое для его достижения, и бюджет
ДЕНЬГИ
РЕЗУЛЬТАТВРЕМЯ
2014 г.© Плотницкая Лариса 6
По словам пользователей, уже в первый год использования автоматизированной системы общая производительность
труда возрастает на 20%-25%
2014 г.© Плотницкая Лариса 7
Сами менеджеры, для которых управление бизнесом является частью повседневной работы, не всегда способны объективно
оценить ситуацию.
Даже если менеджер считает, что эффективно контролирует все процессы, у него, какправило, нет времени и специфических навыков для сбора и структурирования соответствующей информации
2014 г.© Плотницкая Лариса 8
Автоматизированная система в силу своей специфики позволяет получить информацию по всем аспектам
деятельности компании и является инструментарием
для обобщения и анализа данных
2014 г.© Плотницкая Лариса 9
Решение о том, необходима ли в компании автоматизация, принимают собственники и
высшее исполнительное руководство компании.
Решение это определяется многими факторами, к которым относятся разделение функций владения и управления бизнесом,
размеры и структурная разветвленность компании, географический разброс ее
активов, уровень рисков, присущих деятельности компании.
2014 г.© Плотницкая Лариса 10
Необходимость автоматизации для компании должна диктоваться
экономической целесообразностью
2014 г.© Плотницкая Лариса 11
С ростом размеров компании и усложнением процессов управления у собственников-
менеджеров может сложиться иллюзия, что, несмотря на все изменения, деятельность
компании находится под контролем.
Но на самом деле, руководство уже не в состоянии контролировать
ситуацию во всей полноте.
Тогда автоматизация оказывается весьма полезной.
2014 г.© Плотницкая Лариса 12
Автоматизация – это системное решение
В результате внедрения автоматизированной системы компания
получает прозрачность процессов, снижение транзакционных издержек, и, как следствие, значительно возрастает
эффективность бизнеса
2014 г.© Плотницкая Лариса 13
Автоматизация особенно важна для холдинговых компаний и компаний с
разветвленной филиальной сетью
2014 г.© Плотницкая Лариса 14
Значимость автоматизации определяется необходимостью для головной/материнской
компании получать своевременную и объективную
информацию о деятельности филиалов/дочерних
компаний.
А они, в свою очередь, также получают немалую пользу от автоматизации.
2014 г.© Плотницкая Лариса 15
Всем известно, что любая автоматизация позволяет сэкономить трудозатраты на
выполнении стандартных операций
2014 г.© Плотницкая Лариса 16
Почему возникает задача автоматизации
1. Увеличиваются информационные потоки в компании.2. Требования к скорости обработки информации и принятия решений возрастают с каждым днем.3. Нехватка подготовленных и грамотных специалистов ставит задачу типизации и сохранения предыдущих опытов.4. Требования руководителей предусматривают большой объем отчетной документации и быстрое реагирование на запросы.
2014 г.© Плотницкая Лариса 17
Преимущества автоматизации
Применение компьютерной обработки дает возможность увеличить объем выборки (без дополнительных затрат времени) и, таким образом, повысить надежность выводов.
2014 г.© Плотницкая Лариса 18
Выигрыш от применения автоматизированных методов
учета будет наибольшим при четкой координации работы сотрудников
2014 г.© Плотницкая Лариса 19
Риски и ошибки автоматизации
Все ошибки в бухгалтерском и управленческом учете, выявляемые системой, можно разделить
на
умышленные и неумышленные, системные и случайные.
2014 г.© Плотницкая Лариса 20
Системные ошибки связаны с ошибками в алгоритмах
Наиболее типичные ошибки:
• случайные — технический сбой, потеря информации, ошибка ввода, ошибки в расчетах;
• системные — ошибка в алгоритме, ошибки в классификаторах, справочных системах.
2014 г.© Плотницкая Лариса 21
Риски,
связанные с автоматизацией учета, зависят от типичных ошибок, связанных с беспорядком в учете, — отсутствием первичных документов,
неверным оформлением хозяйственных операций, отсутствием операции, отсутствием
системы безопасности в учете и т.п.
Особое значение имеют риски, связанные с квалификацией учетного персонала; этому на
предприятии должно уделяться большое внимание.
2014 г.© Плотницкая Лариса 23
Требования к системе автоматизации
1) информационная технология должна предоставлять пользователю легкий доступ
к справочным системам;
2014 г.© Плотницкая Лариса 24
Требования к системе автоматизации
2) между вводом данных и расчетом показателей не должно быть большого
временного интервала, расчеты должны выполняться практически мгновенно;
2014 г.© Плотницкая Лариса 25
Требования к системе автоматизации
3) система должна обеспечивать ее быстрое освоение пользователем;
2014 г.© Плотницкая Лариса 26
Требования к системе автоматизации
4) информационная технология должна обеспечивать проведение сложных расчетов, например решение задач оптимизации (как линейных, так и
нелинейных), оценку статистических показателей, вплоть до показателей, находимых методами многомерного
статистического анализа;
2014 г.© Плотницкая Лариса 27
Требования к системе автоматизации
5) информационная технология должна обеспечивать удобный интерфейс с
известными программными продуктами, в первую очередь — с продуктами, входящими
в пакет Microsoft Office;
2014 г.© Плотницкая Лариса 28
Требования к системе автоматизации
6) должна обеспечиваться возможность распечатки результатов сразу же после ввода данных и проведения расчетов;
2014 г.© Плотницкая Лариса 30
Правила автоматизации
1. Определите цель проекта2. Откройте проект3. Обеспечьте проект ресурсами4. Позаботьтесь о мотивации5. Поддержка руководства6. Разбейте проект на этапы7. Управляйте целями и ожиданиями
2014 г.© Плотницкая Лариса 31
Первое. Определите цель
проекта
Согласно данным той же статистики, 70% неудачных проектов стали таковыми
вследствие неопределенности их целей. Другими словами, изначально не был четко
определен конечный результат.
2014 г.© Плотницкая Лариса 32
На вопрос о том, какие проблемы побудили руководство компании к внедрению
автоматизированной системы, дается следующий ответ:
1) отсутствие единого формата представления данных учета;2) отсутствие регламентов формирования отчетов;3) отсутствие единой информационной среды.
2014 г.© Плотницкая Лариса 33
Первые две «проблемы» не имеют отношения к автоматизации, а последняя не является проблемой, поскольку наличие «единой
информационной среды» само по себе никакой практической пользы не представляет.
2014 г.© Плотницкая Лариса 34
Ознакомление с реальным положением дел в компании привело к пониманию, что существует
проблема делегирования полномочий руководителя корпорации менеджерам бизнес-подразделений.
Она должна решаться с помощью контроллинга, основанного на регулярном планировании и управленческом учете, а также правильной
мотивации менеджеров.
2014 г.© Плотницкая Лариса 35
Другими словами, речь должна идти в первую очередь о постановке процессов управления на
корпоративном уровне, и только после этого — об автоматизации этих процессов.
Поняв это, руководители компании сэкономили немало денег, отказавшись от бессмысленной
автоматизации.
2014 г.© Плотницкая Лариса 36
Осмысление целей проекта может привести к отказу от его
осуществления или перенесению его сроков в связи с пересмотром
приоритетов.
2014 г.© Плотницкая Лариса 37
Второе. Откройте проект
Внедрение автоматизированной системы — это стратегический проект компании.
Он должен быть открыт приказом генерального директора. В приказе
определяются цели и сроки проекта, назначается руководитель проекта.
2014 г.© Плотницкая Лариса 38
Второе. Откройте проект
Проект — это полноценная организационная структура, временно созданная внутри организации для достижения вполне
определенных целей.
2014 г.© Плотницкая Лариса 39
Назначенный генеральным директором руководитель формирует команду проекта. В
нее должны войти руководители подразделений и специалисты,
заинтересованные в конечном результате и компетентные в предметной области
проекта.
2014 г.© Плотницкая Лариса 40
Третье. Обеспечьте проект
ресурсамиОсновные ресурсы — это деньги и люди.
Поэтому необходимо утвердить бюджет проекта.
Оценка необходимых ресурсов — непростая задача, и все же на этапе
обоснования проекта важно понять, какой бюджет считается приемлемым на
развитие управленческих технологий и внедрение автоматизированной системы.
2014 г.© Плотницкая Лариса 41
Если же нет четкого представления, что является «хорошим результатом»
(то есть, не определены точно цели проекта), то можно идти от бюджета, и решать задачу
в таком виде:какого максимального управленческого
эффекта можно достичь, если про инвестировать определенную сумму на
постановку процессов управления и внедрение информационных технологий?
2014 г.© Плотницкая Лариса 42
Важно выделить часть рабочего времени людей, занятых в проекте, на выполнение
ими работы, связанной с внедрением системы. Иначе «текучка» погубит дело.
Широко распространенная практика такова, что сотрудникам поручают заниматься внедрением новой системы управления
«факультативно».
2014 г.© Плотницкая Лариса 43
Поскольку основная их нагрузка при этом не снижается, то к дополнительной работе
они относятся либо как к «хобби», либо как к досадной обузе, в зависимости от степени
их заинтересованности.
Такое отношение является вполне закономерным, ведь руководство компании,
поручив им неоплачиваемую дополнительную работу,
продемонстрировало собственное отношение к ней, как к чему-то
второстепенному.
2014 г.© Плотницкая Лариса 44
Четвертое. Позаботьтесь о
мотивации
Руководителю, формирующему «команду проекта» важно правильно понимать ожидания исполнителей, связанные с успехом этого дела. Это может быть
карьерный рост, повышение зарплаты, получение новых знаний, достижение новой
высоты в профессиональном росте.
2014 г.© Плотницкая Лариса 45
Пятое. Поддержка руководства
Успех возможен только в случае решительной поддержки проекта высшим руководством компании. Если генеральный
директор считает, что внедрение автоматизированной системы — это дело только ИТ-службы, то ничего хорошего из
этого не выйдет.
2014 г.© Плотницкая Лариса 46
Внедрить информационные технологии — значит не просто установить программы на
рабочие места. Такие проекты связаны с изменением рабочих и управленческих
процессов, перераспределением ответственности и полномочий.
Эти изменения часто вступают в конфликт с интересами тех или иных руководителей
подразделений и сотрудников.
2014 г.© Плотницкая Лариса 47
В результате начинается саботаж или открытое противодействие изменениям.
Поэтому руководитель организации должен ясно показать «на чьей он стороне» и, в случае необходимости твердой рукой подавить сопротивление, оказывая
поддержку «команде проекта».
2014 г.© Плотницкая Лариса 48
Шестое. Разбейте проект на
этапы
Длительный проект лучше всего «разрезать на куски», и не приступать к очередному
этапу, не убедившись, что задачи предыдущего этапа полностью выполнены.
Очень важно определить, что должно стать результатом каждого этапа
проекта.
2014 г.© Плотницкая Лариса 49
Переходить к очередному этапу можно только после выполнения трех условий:
• команда проекта выработала единое понимание результатов этапа;• это понимание оформлено в виде документа;• результаты этапа приняты руководителем предприятия.
Такой подход позволяет контролировать риски проекта, двигаясь поступательно к намеченной
цели.
2014 г.© Плотницкая Лариса 50
Седьмое. Управляйте целями и
ожиданиямиЦели проекта могут корректироваться или даже существенно меняться в ходе работы.
Это обычная практика. Меняется обстановка, меняется наше
понимание ситуации, и мы приходим к выводу, что прежние наши взгляды устарели, или
были ошибочными.
Поэтому нужно регулярно (на каждом этапе проекта) возвращаться «к истокам» и
критически рассматривать все исходные данные.
2014 г.© Плотницкая Лариса 51
Нужно иметь мужество закрыть проект, если становится ясно, что он зашел в тупик.
Руководитель проекта, выступивший с инициативой о прекращении безнадежного
проекта заслуживает поощрения, как ответственный менеджер, предотвративший
бесцельное расходование средств предприятия.
2014 г.© Плотницкая Лариса 52
Правила автоматизации
1. Определите цель проекта2. Откройте проект3. Обеспечьте проект ресурсами4. Позаботьтесь о мотивации5. Поддержка руководства6. Разбейте проект на этапы7. Управляйте целями и ожиданиями
2014 г.© Плотницкая Лариса 53
Автоматизация – это переход на новый уровень
Компьютерные программы автоматизирует практически все
рутинные операции, выполняемые сотрудниками,
существенно снижаеттрудоемкость и вероятность ошибки, а, следовательно,сроки и качество отчетов
2014 г.© Плотницкая Лариса 54
Снижение трудоемкости и сроков выполнения работ ведет к значительному
сокращению издержек и повышению производительности труда каждого
специалиста компании, в результате чего увеличивается экономическая эффективность
деятельности
2014 г.© Плотницкая Лариса 55
Применение компаниями специализированных программных продуктов обеспечивает переход на
качественно новый уровень в их работе.
За счет правильной организации работы повышается профессиональный уровень
и качество работы исполнителей.
2014 г.© Плотницкая Лариса 57
Общеизвестным является тот факт, что деятельность внутри организации происходит в рамках двух систем:одна – это операционная (организационная) система, построенная для достижения заданных целейдругая система – это система контроля, которая пронизывает операционную систему.
2014 г.© Плотницкая Лариса 58
Что автоматизировать в первую
очередь
В первую очередь необходимо автоматизировать операции, отраженные на счетах бухгалтерского учета после их регистрации и подтверждающие наличие
и движение имущества организации, а также ее обязательств.
2014 г.© Плотницкая Лариса 59
Далее необходимо автоматизировать информацию, подлежащую сбору, оценке
и изучению с целью раскрытия содержания и познания фактов,
касающихся функционирования систем хозяйственного механизма в
проблемных зонах на стадиях расширенного воспроизводства
(в производстве, распределении, обмене и потреблении).
2014 г.© Плотницкая Лариса 61
Расчет стоимости владения продуктом:
Затраты = прямые + непрямые (неявные)*
*Неявные затраты обычно превышают прямые
2014 г.© Плотницкая Лариса 62
Прямые затраты (проходящие через
бухгалтерию):
1. Лицензии2. Консультационные услуги3. Техническое сопровождение4. Оборудование5. Оплата вовлеченным сотрудникам
2014 г.© Плотницкая Лариса 63
Непрямые затраты
(выявить сложнее и всегда
индивидуально):
1. Риски увеличения бюджета2. Сбои и неполадки3. Предотвращение рисков и их последствий.
2014 г.© Плотницкая Лариса 64
Изменение финансовых показателей
компании в результате
автоматизации
• Проект автоматизации относится к краткосрочным инвестиционным проектам • Расчеты приводятся к нулевой точке инвестиций• Реализация дополнительного дохода рассчитывается с момента завершения инвестиций в проект• Полный объем дополнительного дохода достигается, начиная с 3го месяца после завершения проекта.
2014 г.© Плотницкая Лариса 65
Оценка стоимости проектов по
внедрению автоматизированных
систем
• Капитальные затраты• Эксплуатационные расходы
2014 г.© Плотницкая Лариса 66
Капитальные затраты:• стоимость анализа и проектных работ, расходы по постановке и алгоритмизации задач;• затраты на приобретение технических средств и оборудования;• затраты на монтаж, установку технических средств;• затраты на приобретение программных средств;• затраты на создание и конфигурирование информационной базы;• стоимость внедрения;• затраты на обучение.
2014 г.© Плотницкая Лариса 67
Эксплуатационные расходы:• затраты на электроэнергию;• содержание помещений;• сопровождение программного обеспечения (поддержание в работоспособном состоянии, обновление, замена версий);• сопровождение информационной базы (восстановление целостности, архивирование и резервное копирование, антивирусная защита, управление доступом);• затраты на ремонт и обслуживание технических средств;• стоимость расходных (бумага, краска и картриджи для принтера) и прочих вспомогательных материалов.
2014 г.© Плотницкая Лариса 69
Основные этапы внедрения системы
автоматизации внутреннего аудита
1. Сбор информации2. Формирование ТЗ и адаптация3. Аудит проекта4. Анализ5. Внедрение системы.
2014 г.© Плотницкая Лариса 70
Критерии успеха проекта внедрения
1. Определить цели как можно точнее2. Экономически обосновать проект3. Применить риск ориентированный подход4. Планирование внедрения – разбивка на этапы5. Мотивация персонала6. 2 руководителя проекта – от Заказчика и
Исполнителя7. Вовлеченность топ-менеджера в проект8. Документирование проекта9. Обращайтесь к профессионалам в
автоматизации.
2014 г.© Плотницкая Лариса 71
Обратите внимание на внутренние
риски:
• Внутренние изъяны календарного планирования• Раздувание требований (изменение)• Текучесть кадров• Нарушение спецификаций• Низкая производительность.
2014 г.© Плотницкая Лариса 72
Необходимо проверить:
технические и программные средства; квалификацию персонала — требования
руководства к квалификации персонала, наличие схем документооборота, организацию обучения персонала, наличие сертификатов и т.п.
2014 г.© Плотницкая Лариса 73
Риски автоматизации
• Технологические• Экономические• Человеческие• Организационные
2014 г.© Плотницкая Лариса 74
Технологические• Недостаточная функциональность
платформы• Нехватка технических ресурсов• Отсутствие технологических
возможностей реализации• Низкая квалификация технического
персонала
2014 г.© Плотницкая Лариса 75
Экономические
• Увеличение бюджета проекта (работы)• Появление незапланированных затрат
на оборудование• Не окупаемость системы• «Размытость» проекта
2014 г.© Плотницкая Лариса 76
Человеческие
• Низкая квалификация• Отсутствие команды• Отсутствие лидера у Заказчика• Неразвитость коммуникаций
2014 г.© Плотницкая Лариса 77
Организационные
• Некачественная методология внедрения
• Отсутствие опыта внедрения• Отсутствие куратора внедрения в
организации• Отсутствие организации внедрения.
2014 г.© Плотницкая Лариса 80
Что ближе Вашей компании:внедрение автоматизации
«своими силами» или
используя готовый продукт?
81
Спасибо за внимание!Лариса Плотницкая
www.larisaplotnitskaya.com
Присоединяйтесь ко мне :
ВКОНТАКТЕ: vk.com/plotli07
ФЕЙСБУК: facebook.com/plotli
ТВИТТЕР: twitter.com/PLOTLI07
ЛИНКЕДИН: Лариса Плотницкая
2014 г.© Плотницкая Лариса