Система управления документоемкими

процессами

Бакланов Игорь Геннадиевич

Содержание • Проблемные области офисной инфраструктуры

• Предложение PR-GROUP

• Выгода для клиента

• Гарантии эффективности

Постановка задачи

• Современные офисные системы далеки от безбумажного

документооборота, бумага была, есть и будет

• Объемы печати иногда даже увеличиваются по мере

информатизации

• Структура затрат IT во многом связана с вопросами бумажной

печати, и экономия здесь более чем возможна

• Наше решение:

▫ Оптимизировать регламенты печати, придать этому характер

централизованного руководства и тем принести экономию

▫ Предложить сервисные модели управления

документоемкими процессами и тем принести

ДОПОЛНИТЕЛЬНУЮ экономию

Для кого это решение?

• Корпорации, включая государственные корпорации

• Электронные правительства и сфера государственного

документооборота

• Промышленные предприятия, в первую очередь, проектные и

конструкторские организации

• Предприятия большого документооборота: ритейл, торговые

организации, распределенные торговые сети и пр.

• Офисы и офисные центры

• Партнерские сети и операторы VAS

Избыточное количество устройств

Слишком много разных моделей от разных производителей

Большое количество счетов на оплату от различных поставщиков

Закупки оборудования под разовые потребности

Выделенные ресурсы для организации процессов технической поддержки

Неэффективная загрузка оборудования

Наличие несетевых устройств

Нет единой точки ответственности

Оборудование принадлежит разным

Структурным подразделениям

Отсутствие регламентов печати и

использования устройств

Сложная логистика, поддержание склада

Офисная печатная инфраструктура

типовой организации

Отсутствие полной картины затрат, нет

постоянного контроля

Избыточная производительность и функциональность

• Отсутствие единого стратегического подхода к управлению офисной инфраструктурой

• Отсутствие объективной оценки стоимости печатной инфраструктуры

• Отсутствие процессов планирования и управления затратами на печать

Непроизводительные потери рабочего

времени сотрудников

Проблемные зоны

Текущий парк техники – 595 устройств • Избыточное количество оборудования

печати приводит к низкому проценту

утилизации

• Присутствие нескольких производителей и

множества моделей создает сложности в

сервисной поддержке инфраструктуры

• Неэффективная загрузка оборудования

увеличивает совокупную стоимость

владения парком

• Большинство объемов печати приходится

на персональные устройства с высокой

себестоимостью отпечатка

Аутсорсинг печати и сервисная модель

• Мы предлагаем взять нас себя всю поддержку печатной

системы, включая:

▫ Печатные устройства и копиры

▫ Бумага

▫ Картриджи и чернила

▫ Система учета и авторизации печати

• Оплата осуществляется по факту сделанных копий в месяц

• Простая схема: нет печати – нет оплаты

• Предоставим ТЭО

• Готовы развернуть пилотирование

Стратегия

Фокус на Основных задачах

Доступ к передовым технологиям

Ускорение бизнеса за счет ре-инжиниринга процессов

Разделение рисков

Высвобождение ресурсов под решение приоритетных задач

Сокращение затрат и управление операционными расходами

Экономия бюджетных средств

Отсутствие необходимости в собственных квалифицированных ресурсах

Прозрачность и управляемость бизнес-процессов

Аутсорсинг печатных процессов

Тактика

Причин, по

которым компании выбирают аутсорсин

г

Рационализация парка

0 10 20 30 40 50 120 130 140 150 160 170 180 190 200 210 220 230 240 260 270 280 290

0

10

20

30

40

50

140

150

170

180

190

Asset Number : 2501000011 Model Name : Color LaserJet 4600 dtn IPX Address : Serial Number : JPAFCO 7431 Asset Number : 2501000012

Model Name : FAX - L 360 IPX Address : Serial Number : BZX 04513

Asset Number : 2501000013 Model Name : LaserJet 4200 dtn IPX Address : Serial Number : CNCX 320356

Asset Number : 2501000017 Model Name : LaserJet 4100 dtn IPX Address : Serial Number : CNMXD 20729

Asset Number : 2501000018 Model Name : imageRUNNER 5000 IPX Address : Serial Number :

Asset Number : 2501000019 Model Name : imageRUNNER C 2105 IPX Address : Serial Number : 1 B 000 D 25 C 01 F

Asset Number : 2501000021 Model Name : FAX - L 350 IPX Address : Serial Number : BKL 10066

Asset Number : 2501000023 Model Name : Panafax UF - 490 IPX Address : Serial Number : HCP 1 AC 00135

Asset Number : 2501000024 Model Name : LaserJet 4000 tn IPX Address : Serial Number : NLEW 130286 Asset Number : 2501000025

Model Name : LaserJet 4050 n IPX Address : Serial Number : NL 7 Q 093416

Asset Number : 2501000028 Model Name : LaserJet 4200 dtn IPX Address : Serial Number : CNHX 334746

Asset Number : 2501000030 Model Name : Panafax UF - 490 IPX Address : Serial Number : 8 CP 1 AC 00297

Asset Number : 2501000031 Model Name : LaserJet 4100 dtn IPX Address : Serial Number : NLCDG 01600

Asset Number : 2501000033 Model Name : Color LaserJet 4500 N IPX Address : Serial Number : JPHFB 1118

Asset Number : 2501000034 Model Name : Color LaserJet 4550 DN IPX Address : Serial Number : JPPFK 12670

Asset Number : 2501000084 Model Name : Color LaserJet 4600 dtn IPX Address : Serial Number : JPAFC 05844

Asset Number : 2501000139 Model Name : imageRUNNER 5000 IPX Address : Serial Number : DB 19673

Asset Number : 2501000141 Model Name : Color LaserJet 2500 n IPX Address : Serial Number : 22014312902201 ?

Asset Number : 2501000142 Model Name : Color LaserJet 4500 N IPX Address : Serial Number : JPHFB 09134

Asset Number : 2501000143 Model Name : LaserJet 8150 N IPX Address : Serial Number : JPCJ 015423

Asset Number : 2501000145 Model Name : LaserJet 4000 N IPX Address : Serial Number : NLE 167536

Asset Number : 2501000146 Model Name : DP 120 F IPX Address : Serial Number : S 01110032

Asset Number : 2501000150 Model Name : LaserJet 4050 n IPX Address : Serial Number : NL 7 Y 123241

Asset Number : 2501000152 Model Name : DeskJet 980 Cxi IPX Address : Serial Number : Check - invalid no given

Asset Number : 2501000154 Model Name : ScanJet IPX Address : Serial Number : None

Asset Number : 2501000156 Model Name : LaserJet 4 Plus IPX Address : Serial Number : JPXV 220039

Asset Number : 2501000000 Model Name : Nefax - 625 IPX Address : Serial Number : W 047005271 H

Asset Number : 2501000002 Model Name : LaserJet 4000 tn IPX Address : Serial Number : NLEW 335594

Asset Number : 2501000003 Model Name : LaserJet 4100 dtn IPX Address : Serial Number : JPFGF 44199

Asset Number : 2501000006 Model Name : Color LaserJet 4600 dtn IPX Address : Serial Number : JPAFF 04914

Asset Number : 2501000008 Model Name : LaserJet 4300 DTN IPX Address : Serial Number : CNCY 808347

Asset Number : 2501000009 Model Name : LaserJet 4200 dtn IPX Address : Serial Number : CNFX 600818

Asset Number : 2501000010 Model Name : DeskJet 5150 IPX Address : Serial Number : MY 3743 P 098

Asset Number : 2501000238 Model Name : Phaser 850 DP IPX Address : Serial Number : MDD 1347

Asset Number : 2501000242 Model Name : Stylus Color 1160 IPX Address : Serial Number : B 2 PK 03617

Asset Number : 2501000243 Model Name : Color LaserJet 4550 DN IPX Address : Serial Number : JPPFK 12657

Asset Number : 2501000245 Model Name : LaserJet 4100 dtn IPX Address : Serial Number : JPMGD 39395

Asset Number : 2501000250 Model Name : LaserJet 4100 dtn IPX Address : Serial Number : JPMGD 34720

Asset Number : 2501000252 Model Name : LaserJet 4050 n IPX Address : Serial Number : NLZY 207076

Asset Number : 2501000253 Model Name : MICROLINE 4410 IPX Address : Serial Number :

Asset Number : 2501000254 Model Name : LaserJet 5 N IPX Address : Serial Number : NL 15126966

Asset Number : 2501000237 Model Name : LaserJet 4050 n IPX Address : Serial Number : NL 7 V 115756

Colour Laser Printer 10,000 volume capability

pm

Black and white laser printer 20,000 volume

capability pm Black and white

Multifunctional device 30,000 volume capability

pm

Black and white Multifunctional device

30,000 volume capability pm

Black and white Multifunctional device

30,000 volume capability pm

Black and white laser printer 20,000 volume capability pm

Colour Laser Printer 10,000 volume capability

pm

Black and white Multifunctional device

30,000 volume capability pm

До: избыточное

количество устройств и отсутствие контроля

После: упорядоченные

процессы и экономия затрат

Автоматизация и Упрощение

Безопасность и Интеграция

Безопасность Мобильность

Производительность

Устойчивое развитие

Контроль затрат

Прозрачность/ управляемость

Что мы делаем Результат для клиента Основные инструменты

• Аудит инфраструктуры и процессов

• Моделирование и анализ сценариев

• Универсальная платформа (ConnectKeyTM)

• Консолидированная отчетность и биллинг

• Технологии безопасности

• Мобильные и облачные решения

• Управление потоками печати

• Интеграция со службой ИТ-поддержки

• Автоматизация бизнес процессов

• Управление эффективностью

• Анализ документооборота

• Перевод документов в электронный вид

Анализ и Оптимизация

Централизация печати

July 23, 2014

10

Page 11

Модель оказания услуг

По всему миру мы следуем единым стандартам, охватывающим все составляющие Модели оказания услуг:

• Управление персоналом • Технологическое обеспечение • Операционные процессы • Руководство и контроль • Управление взаимоотношениями • Управление финансами

• Согласованная с клиентом полная картина состава и структуры парка устройств

• Объективный анализ стоимости владения инфраструктуры • Понимание потребностей групп пользователей

• Аргументированная картина будущего • Целевой показатель достигаемой экономии • Согласованные метрики качества (SLA), план внедрения услуги

• Отлаженные процессы планирования и поставок, обслуживания техники и поддержки пользователей

• Сформированные команды по управлению контрактом, устоявшиеся схемы взаимодействия

• Оптимизированные процессы печати • Отчетность, прозрачность расчетов, управление расходами • Планомерное снижение затрат • Повышение производительности сотрудников

Обследование

Проектирование

Внедрение

Управление/ Преобразование

Наш подход

Соответствие стандартам

• Разграничение прав доступа • Аудит печатных работ • Защищенная печать • Меры по защите окружающей среды

Экономическая эффективность

Планирование и контроль

Ваша выгода

• Контрактно гарантированная экономия • Полная прозрачность затрат • Отсутствие капитальных инвестиций • Сокращение налогооблагаемой базы

• Единая точка ответственности • Обязательства по SLA • Консолидированная отчетность • Мониторинг уровня удовлетворенности

Продуктивность

• Парк устройств, оптимизированный под конкретные задачи пользователей

• Проактивный мониторинг • Дополнительные сервисы

Наши клиенты в России это

более 30 крупнейших компаний

страны из 8 различных

отраслей с штатной

численностью более 120 тыс.

сотрудников.

Ключевые клиенты в России

14

• Более 1,6 млрд долл. ежегодно инвестируется в научные разработки

• Более 60 лет успешной работы в сфере оптимизации документоемких процессов

Гарантия эффективности!

Бакланов Игорь Геннадиевич