Moss Lessons Learned

MOSS de valkuilenDanny Burlage

danny.burlage@wortell.nl

Introductie Wortell

• Opgericht 1997• 3 specialismen– Core IO: (Windows Platform & Managebility)– Unified Communications– Information Worker Solutions - Sharepoint

• 95 specialisten

Focus - Passie – Innovatie

Intro MOSS

Microsoft’s Kenniswerker Strategie

IT Flexibility and Control

Easy, Powerful IW Experiences

Unified Communications Collaboration

Enterprise Content

Management

Business Intelligence

Enterprise Search

Office Business Application Services

Kenniswerkers vandaagDocument

Creation

Collaboration

Search

Processes

ERPCRM

Ad Hoc WorkflowsAnd Tasks

StructuredData

Hard Drivesand File Shares

EnterpriseApps

RelationalDatabase

Traditional ITInvestments

UnstructuredWork

Coordinate teams and share

knowledge

Simplify accessto business applications

Find and use information

Manage contentwith security and

compliance

Automatebusiness process

Use data to drive business decisions

Search

Office SharePoint Server 2007Business productivity server: Integrated capabilities

Processes

StructuredData

Hard Drivesand File Shares

ERPCRM

EnterpriseApps

RelationalDatabase

Familiar EnvironmentFamiliar Environment

IntegrationIntegration

Multi Layer

Team

Division

Enterprise

Extranet

Internet

Individual

Business Applications(SAP, data warehouse, custom…)

BusinessIntelligence Collaboration

Search

PortalBusinessForms

PlatformServicesWorkspaces, Mgmt,Security, Storage,Topology, Site Model

ContentManagement

Server-based Excel spreadsheets and data visualization, Report Center, BI Web Parts, KPIs/Dashboards

Integrated document management, records management, and Web content management with policies and workflow

Rich and Web forms based front-ends, LOB actions, enterprise SSO

Docs/tasks/calendars, blogs, wikis, e-mail integration, project management “lite”, Outlook integration, offline docs/lists

Enterprise scalability,contextual relevance, rich people and business data search

Enterprise Portal template, Site Directory, My Sites, social networking, privacy control

Scenario’s

Intranet

Extranet

Website

MOSS

De Valkuilen

Lessons Learned

• MOSS is niet alleen techniek, het is een nieuwe manier van werken

• Impact op de gebruiker varieert maar is doorgaans zeer groot

• Let op de valkuilen bij een project

• De 15 ‘Gouden regels’Bron: Ervaring

Lessons Learned1. Verwachtingsmanagement2. PoC3. Zorg voor een goede architect4. Onderschat de waarde van Design niet5. 95% voldoen aan proces is vaak goed genoeg6. Minimaliseer maatwerk, optimaliseer waarde7. Begeleiding8. Opleiding en training9. Showcases10. Klein beginnen (zowel in omgeving als proces)11. Personaliseer12. Creëer interactiviteit13. Zorg dat je alles kan vinden14. SSO!15. Project is gedreven door IT

Verwachtingsmanagement

Proof of Concept

• Met een Proof of Concept krijgt met begrip voor de functies en werking van MOSS

• SharePoint is groot en omvangrijk• In Functioneel Ontwerpen worden vaak

stellingen een aannamen gedaan van zaken waar mensen geen weet van hebben

• Een PoC vergemakkelijkt een FO en vervolgproces

Architect

• Onderschat de waarde van een goede architect niet.

• De veelomvattendheid van MOSS zorgt ervoor dat het moeilijk is alle mogelijkheden te doorzien

• Een goede architect kan juiste beslissingen maken omtrent in te zetten functionaliteit

Layout, look & feel

• Een intranet wordt door de gebruiker in eerste instantie afgerekend op wat hij ziet, niet wat hij kan

• Door een intranet te ontwerpen dat goed oogt is de eerste hobbel genomen.

95% is vaak goed genoeg

• Koop standaard componenten waar mogelijk

• Voor veel specifieke wensen en eisen kunnen standaard componenten worden aangeschaft.

• Deze kunnen vaak maar 95% van wat een maatwerkcomponent kan.

• Ben je bereid het 10-voudige te investeren in maatwerk of is 95% goed genoeg?

Minimaliseer maatwerk

• Maatwerk is nuttig en vaak noodzakelijk. Veelal echter overbodig en spreekwoordelijk ‘blok aan het been’.

• 90% van de functionaliteiten in MOSS zijn zonder maatwerk te realiseren.

• Maatwerk minimaliseren geeft voordelen in doorlooptijd, kosten en upgrademogelijkheden

Begeleiding

• 10 uur geïnvesteerd in procesoptimalisatie waar iemand 1 uur per week mee bezig is, is een geweldige ROI.

• Veelal willen mensen wel maar weten ze niet precies hoe.

• Zorg voor voldoende 1 op 1 begeleiding.

Opleiding en training

• In het land der blinden is eenoog koning.

• Sharepoint zou qua basisfunctionaliteit zo makkelijk moeten zijn als een normale webomgeving.

• Diepgaande opleidingen zijn alleen nuttig voor die personen die er ook echt iets mee doen

Showcases

• The proof of the pudding is in the eating

• Doordat iemand ziet wat mogelijk is zal de spreekwoordelijke olievlekwerking gunstig uitvallen.

Klein beginnen en gewoon doen!

• MOSS projecten worden snel een ‘never ending story’ voordat de eerste steen is gezet.

• Begin met projecten met een grote spanweidte

• Eindig met projecten die zeer gefocussed zijn

Personaliseer

• Iedereen heeft andere behoeften

• Door omgevingen te personaliseren en alleen die info aan te bieden die voor iemand van belang is wordt de omgeving aantrekkelijker.

Interactiviteit (web 2.0)

• Een omgeving waar mensen aan kunnen bijdragen is een levende omgeving

• Het internet heeft een grote vlucht genomen na de komst van Web 2.0

• Interactiviteit van de gebruiker maakt hen onderdeel van de omgeving

Zorg dat je alles kunt vinden

• Het risico van MOSS projecten is dat een omgeving ontstaat waarin alles is geregeld maar niets meer is te vinden.

• Bagitaliseer het belang niet van:– User Interaction Design– Sitemap– Zoektechnologie

SSO

• Als je dingen anders wil doen moet je niet eerst allerlei barrières opwerpen.

• Zorg ervoor dat de MOSS omgeving onderdeel uitmaakt van het basis netwerk

• Zorg ervoor dat derde applicaties zonder extra inlog te gebruiken zijn.

Vragen

Danny Burlage+31(0)20-7505051

danny.burlage@wortell.nl