Система управления web-студией Jago

Инструкция по использованию системы JaGo.ru

Jago – система управления веб-студиейJago – система управления веб-студией

Часть 1.

Обзор системы.

Возможности Jago

● Организация групповой работы● Работа с клиентом● Документооборот с клиентом● Управление веб проектами● хранение данных по проектам● назначение рабочих групп и сотрудников● мониторинг проектов и сотрудников● Виртуальный счет у клиентов● Автоматическое списание оплаты за посетителей и

выполненные задания

Управление пользователями в Jago

В Jago имеется 4 категории пользователей● Менеджер ● Дизайнер● Технические специалисты(разработчик,

Seo-оптимизатор)● Кабинет клиентов

Менеджер

Основные задачи:● Заводит клиентов в систему● Работает с договорами● Управление сотрудниками● Формирует рабочие группы сотрудников● Управление проектами● Управление рабочими группами

Дизайнер

● Создает дизай-макеты для проектов.● Выполняет персональные задания, которые

поступают от менеджера или от клиентов

Технический специалист

● Занимается технической стороной проекта ● Выполняет персональные задания, которые

поступают от менеджера или от клиентов● Продвигает сайт в поисковиках● Выполняет персональные задания, которые

поступают от менеджера или от клиентов

Рабочие группы

● Рабочие группы формируются менеджером● В рабочие группы входят технические специалисты,

учавствующие в разработке и продвижении проекта.● Сотрудники в рабочих группах делятся на старших сотрудников, и

обычных технических специалистов.● Старшие сотрудники могут менять стадию проекта(отправить

обратно в дизайн или в продвижение) , а также назначать персональные задания, которые приходят от клиентов.

● Если в компании 1 дизайнер или 1 техспециалист, то им они назначаются начальниками отделов. Новые специалисты назначаются в группу или прикрепляются к группе начальниками отделов.

● Начальник отдела это не должность, а расширенный функционал системы

Управление проектами

В Jago проект проходит несколько этапов:

● Менеджер заводит в систему клиентскую фирму, и создает рабочий кабинет для контрагента компании

● Готовит договор и отправляет его клиенту на подписание, затем вносит всю известную информацию в карточку проекта.

● Клиент в своем рабочем кабинете подписывает договор

● Менеджер назначает дизайнер и отправляет проект на статию дизайна . Клиент в своем личном кабинете утверждает дизайн проекта.

● (если дизайн не нужен, то предыдущий пункт пропускается) менеджер назначает рабочую группу разработки, и отправляет проект в стадию разработки

● По заверешнию разработки, менеджер (или старший рабочий группы) отправляет проект на стадию раскрутки.

● На каждом этапе(кроме дизайна) старший группы может вернуть проект на предыдущую стадию.

● Если работа по проекту окончена, то проект деактивируется менеджером и отправляется в архив

Часть 2Интерфейс

системы Jago

Рабочий кабинет менеджера

Рабочий кабинет менеджера1. Личные сообщения:

Интерфейс Модуля Сообщений

Рабочий кабинет менеджера2. Ежедневник

● Модуль напоминаний

● Можно настроить время и частоту напоминания

● После наступления события, на рабочем столе появится напоминание

Рабочий кабинет менеджера3. Новые проекты

● Модуль, отображающий новые проекты и их стадии

● В первом столбце в виде иконок даны ссылки на карточку проекта, информацию о компании, а также список контакных лиц компании. Остальные столбцы формируются в соответсвии с карточкой проекта

● Если рабочая группа не назначина, то отправить проект в разработку и раскрутку не получится

Рабочий кабинет менеджера4. Клиенты и проекты

● Модуль вывода информациипо проектам в виде таблицы.

● Возможность формировать столбцы таблицы

● Возможность активации и деактивации проектов

● Показаны новые персональные задания от клиентов

Рабочий кабинет менеджера5. Карточки проектов

Модуль вывода информации по проектам в виде страниц с вкладками.В модуле содержаться следующие категории:

● Данные проекта – содержит информацию по тематике проекта, утвержденный дизайн(если проект был в стадии дизайна), ключевые слова, по которым планируется продвижение

● Данные компании – реквизиты, адрес компании и т.п.

● Контактные лица - учетная запись контрагента организации.

● Услуги по проекту – перечень услуг, оказываемых в рамках договора.

● Договор – договор в электронном виде.

● Задания от клиентов – задания, которые клиент присылает, в ходе работы над проектом

● Сообщения клиентов

● Анкета контента – информация для наполнения проекта

● Доступы – пароли и адреса админок, ftp и т.д.

● Состояние клиента и вход в орг – блокирование и добавление заметок к учетной записи контрагента организации

Рабочий кабинет менеджера6. Сотрудники

Добавление и деактивация сотрудников

Рабочий кабинет менеджера7. Рабочие группы

Модуль управления рабочими группами

Рабочий кабинет менеджера8. Журнал действий

Модуль записи заметок по проекту

Рабочий кабинет менеджера9. Дневные отчеты

Модуль содержит календарь с записями сотрудников

Рабочий кабинет менеджера10. Потенциальные клиенты

Модуль внесения компании и добавления ее контрагентов в систему.

● Сначала вносится вся информация по компании(кнопка “добавить потенциального клиента”)

● Формирование договора происходит после формирования заказа

● Добавляем контактное лицо.

● Следует сразу заполнить информацию по проекту(колонка “Инф. о проекте”)

● Загружаем договор и отправляем на подписание

Рабочий кабинет менеджера11. Категории потенциальных клиентов

Модуль формирования категорий потенциальных клиентов.

Рабочий кабинет менеджера13. Типовой договор

Просто типовой договор

Рабочий кабинет менеджера14. Системные сообщения

На рабочем столе пользователя находится блок информационных сообщений и напоминаний.

Рабочий кабинет руководителя отдела разработки

Рабочий кабинет руководителя отдела разработки

Отличия от рабочего кабинета менеджера:

● Может направлять проект обратно в дизайн.(Менеджер направляет в дизайн после назначения дизайнера)

● Нельзя просматривать некоторые вкладки проектов в модулях “Клиенты и проекты ”, “Карточки проектов”

● Нельзя формировать рабочую группу

● Может просматривать отчеты сотрудников из рабочей группы.

● Не может редактировать контактное лицо проекта

Рабочий кабинет технического специалиста

Рабочий кабинет технического специалиста

Отличия от рабочего кабинета менеджера:

● Нет модуля “Новые проекты”(следовательно не может менять стадию)

● Нельзя назначать задания

● Наследует другие ограничения от начальника.

Рабочий кабинет руководителя отдела дизайна

Рабочий кабинет руководителя отдела дизайна

Особенности кабинета:● Дизайн макеты загружаются в модуле

“Клиенты и проекты”● Клиент в своем кабинете утверждает

макет ● Дизайнер добавляет psd-файл в карточку

проекта● Руководитель отдела дизайна отправляет

проект в разработку

Рабочий кабинет дизайнера

Отличия от рабочего руководителя отдела дизайна:

● Нет модуля “Новые проекты”(следовательно не может менять стадию)

● Нельзя назначать задания

● Наследует другие ограничения от начальника.

Рабочий кабинет seo-оптимизатора

Рабочий кабинет seo-оптимизатора

Особенности кабинета:● Может направлять проект обратно в разработку

● Остальные права такие-же как у технического специалиста.

Рабочий кабинет клиента

Особенности личного кабинета

● После подписания договора появляется возможность давать задания

● На стидии дизайна появляется пункт меню “Дизайн-макеты”

● Есть возможность переключаться между проектами

Рабочий кабинет клиента

Особенности личного кабинета

● Дизай-макеты загружает дизайнер

● После утверждения клиентом макета, в модуле “Клиенты и проекты”, полю “Дизайн” присваивается значение “утвержден “

Часть 3Советы.

Советы

Где посмотреть новые задания от клиентов?● В модуле “Клиенты и проекты” есть колонка “Задания от клиентов”. Там имеются пункты для

сортировки проектов по задачам. После того, как появились новые задания, их можно назначить сотрудникам

Советы

Таблица в модуле “Клиенты и проекты” слишком большая и не помещается у меня на экране!

● В модуле “Клиенты и проекты”можно формировать колонки вывода. Просто Воспользуйтесь фильтром, который расположен на таблицей.

Спасибо что выбрали JAGO.ru

Мы верим, что использование системы позволит вам увеличить продажи и улучшить долгосрочные отношения с уже существующими клиентами, а также решить множество насущных для веб студии

вопросов.

По вопросам сотрудничества обращайтесь: www.JaGo.ru jagocrm@gmail.com