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AUDITOR INTERNO 19011:12
Corso base sulle linee guida per audit di Sistemi di Gestione
RIFERIMENTI BASE:
• UNI CEI EN ISO/IEC 17021:2011
• UNI EN ISO 19011: 2012
2
Filosofia Audit Interni
Valore Aggiunto
La prestazione dell’Auditor Interno è misurabile in termini di
miglioramento apportato alle attività dei Clienti
Indipendenza
L’Auditor Interno non ha alcun interesse produttivo o
commerciale che possa mettere a repentaglio la sua
indipendenza
Miglioramento continuo
L’Auditor Interno opera in stretta collaborazione con i propri
Clienti al fine di migliorare continuamente l’efficienza e la
gestione dei rischi
3
Programma del corso
Primo giorno
Dalla UNI EN ISO 19011:2003 alle UNI CEI EN ISO/IEC 17021 & UNI EN ISO 19011 –
Principali differente e novità
UNI CEI EN 19011:2012 - Par. 3 Principali termini e definizioni
UNI CEI EN 19011:2012 - Par. 4 Principi dell’attività di audit
UNI CEI EN 19011:2012 – Par. 5 Gestione di un programma di audit
UNI CEI EN 19011:2012 – Par. 6 Svolgimento di un audit (di 1° parte)
AUD19011
Corso base sulle linee guida per audit di Sistemi di Gestione
4
Programma del corso
Secondo giorno
UNI CEI EN 19011:2012 – Par. 6 Svolgimento di un audit (di 2° parte)
UNI CEI EN 19011:2012 – Par. 7 Competenza e valutazione degli auditor
Cenni sulla Appendice A della UNI EN ISO 19011:2012
Certificazione ed accreditamento
Codice deontologico dell’auditor e schemi di certificazione per auditor
AUD19011
Corso base sulle linee guida per audit di Sistemi di Gestione
5
ORARI DELLE LEZIONI:
1° GIORNO: 09.30 - 18.30
2° GIORNO: 09.30 - 18.30
Per potere sostenere l’esame,
non sono consentite assenze
superiori al 10% della durata del
corso e comunque ogni assenza
dovrà essere giustificata ai docenti.
AUD19011
Corso base sulle linee guida per audit di Sistemi di Gestione
6
Valutazione candidati attività in aula esame
Capacità personali, attitudine,
interesse, modo di reagire,
motivazioni
Attitudine agli audit
Punteggio max. 50 punti
una prova scritta di 60 minuti
complessivi, articolata in:
50 domande (quiz) sui contenuti
della norma UNI EN ISO19011:2012
max. 50 punti
Per superare il corso i candidati devono ottenere
almeno il 60% del punteggio per ogni prova,
nonché almeno 60 come punteggio totale
(su un punteggio massimo di 100).
AUD19011
Corso base sulle linee guida per audit di Sistemi di Gestione
7
RICONOSCIMENTI DEL CORSO
Il superamento dell’esame del corso è condizione necessaria per :
- Completare il percorso formativo su uno o più Sistemi di gestione
- Accedere all’esame per ottenere la certificazione da parte di un OdC del Personale
UNI CEI EN ISO
19011:2012
(AUD 19011)
2 GG
UNI EN ISO
9001:2008
(AUDQUAL) 3 GG
UNI EN ISO
14001:2004
(AUDAMB) 3 GG
OHSAS18001:07
(AUDSIC) 3 GG
QUESTIONARIO
PREACCESSO
Valutatore sistema
gestione qualità
Valutatore sistema
gestione ambiente
Valutatore sistema
gestione sicurezza
ESAME
UNI EN ISO
22000:2005
(AUDSAL) 3 GG
Valutatore sistema
gestione sicurezza
alimentare
Indice delle due norme
Contenuti base afferenti la conduzione degli audit
scopo e campo di applicazione delle due norme
termini e definizioni principali delle due norme
AUD 19011
Corso base sulle linee guida per audit di sistemi di gestione
LEZIONE 1
Dalla UNI EN ISO 19011:2003 alle UNI CEI EN ISO/IEC 17021 & UNI EN ISO 19011 –
Principali differente e novità
9
INDICE 17021
Scopo e campo di applicazione – § 1
Riferimenti normativi – § 2
Termini e definizioni – § 3
Principi – § 4
Requisiti generali, strutturali, per le risorse e
relativi alle informazioni – §§ 5 - 8
Requisiti di processo e relativi al SG degli OdC -
§§ 9 - 10
Appendici (A-F)
10
CONTENUTI BASE 17021
La norma contiene i principi ed i requisiti per la competenza,
la coerenza e l’imparzialità dell’audit e della certificazione
dei sistemi di gestione di tutti i tipi (per es.: SGQ – SGA –
SGSSL – SGRS – SGSA) e per gli organismi di certificazione
(OdC) che forniscono queste attività.
La norma 17021 è utilizzata dagli Organismi di
accreditamento (OdA) per accreditare gli OdC.
Gli OdC operanti secondo la norma non sono tenuti ad
offrire tutti i tipi di certificazione di sistema di gestione.
Noi analizzeremo solo la parte della norma relativa all’attività
dell’auditor
11
CONTENUTI BASE 17021
Il punto 4 descrive i principi dell'attività di audit. Questi
principi aiutano l'utilizzatore ad apprezzare la natura
essenziale dell'attività di audit.
Il punto 9.1, con l’aiuto delle appendici E ed F, fornisce
una guida per la gestione di programmi di audit e per la
conduzione di audit di sistemi di gestione, compresa la
scelta dei gruppi. Copre, inoltre, aspetti quali la
determinazione della durata degli audit, i criteri per il
campionamento delle organizzazioni multi-sito e la
comunicazione interna ed esterna al gruppo di audit.
Il punto 7.2, con l’aiuto delle appendici dalla A alla D,
fornisce una guida sulla competenza necessaria per un
auditor e descrive un processo per la valutazione degli
auditor.
12
Campo di applicazione della 19011 e relazione con la 17021
La 19011 si applica :
• Agli audit interni ( denominati anche “audit di prima parte”)
• Agli audit sui fornitori ( denominati anche “ audit di seconda parte”)
• Per fini legali, per fini stabiliti da regolamenti e da altre prescrizioni
obbligatorie in genere ( audit di terza parte)
Agli audit di certificazione di sistemi di gestione si applicano i requisiti della
norma ISO 17021 ( sebbene si possano considerare utili i requisiti di dettaglio
forniti nella ISO 19011).
Dalla UNI EN ISO 19011:2003 alle UNI CEI EN ISO/IEC 17021 &
UNI EN ISO 19011 – Principali differente e novità
13
INDICE 19011
1 Scopo e campo di applicazione
2 Riferimenti normativi
3 Termini e definizioni
4 Principi dell'attività di audit
5 Gestione di un programma di audit
6 Svolgimento di un audit
7 Competenza e valutazione degli auditor
Appendice A – Guida ed esempi illustrativi delle conoscenze e abilità degli auditor
Appendice B – Guida supplementare per la pianificazione e conduzione degli audit
Dalla UNI EN ISO 19011:2003 alle UNI CEI EN ISO/IEC 17021 &
UNI EN ISO 19011 – Principali differente e novità
14
UNI EN ISO 19011:2012
Il punto 4 Descrive i principi dell'attività di audit. Questi principi
aiutano l'utilizzatore ad apprezzare la natura essenziale
dell'attività di audit.
Il punto 5 Fornisce una guida per la gestione di programmi di
audit e copre aspetti quali l'assegnazione di responsabilità per la
gestione di programmi, la definizione degli obiettivi del
programma, il coordinamento delle attività e la fornitura di risorse
sufficienti per il gruppo di audit.
Il punto 6 Contiene la guida per la conduzione di audit di sistemi
di gestione per la qualità e/o di gestione ambientale, compresa la
scelta dei gruppi.
Il punto 7 Fornisce una guida sulla competenza necessaria per
un auditor e descrive un processo per la valutazione degli
auditor.
Dalla UNI EN ISO 19011:2003 alle UNI CEI EN ISO/IEC 17021 &
UNI EN ISO 19011 – Principali differente e novità
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- PRINCIPALI DIFFERENZE CON UNI EN ISO 19011:2003 Modifica del campo di applicazione
Introduzione del concetto di rischio associato
Introduzione del concetto di audit remoto
Introduzione del principio di riservatezza
Esplicitazione delle responsabilità
Eliminazione degli Help Box
Modificato il concetto di competenza degli auditor
Eliminato il prospetto 1 ed. 2003, contenente i requisiti
minimi puntuali dell’auditor
Alla ed. 2012 aggiunte 2 appendici (Guide)
UNI EN ISO 19011: 2012
16
TERMINI E DEFINIZIONI
AUDIT ( DA 19011)
Processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze dell’audit e valutarlo con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri di audit sono stati soddisfatti.
AUDIT DI CERTIFICAZIONE DI TERZA PARTE (DA 17021)
Audit eseguito da un’organizzazione indipendente dal cliente e dall’utilizzatore, per certificare il sistema di gestione del cliente.
17
TERMINI E DEFINIZIONI (tratte da 19011:2012)
Considerazioni sulla definizione di AUDIT – Nota 3 - 4
L’audit eseguito su più Sistemi di Gestione contemporaneamente (es. Qualità/Ambiente, Qualità/Ambiente/Sicurezza), viene definito "audit combinato”
L’audit eseguito congiuntamente da due o più organismi di audit sulla medesima organizzazione, viene definito "audit congiunto".
Un “audit integrato” sussiste quando un cliente ha integrato l’applicazione di requisiti di due o più norme di sistemi di gestione in un unico sistema di gestione ed è sottoposto ad audit rispetto a più di una norma (tratto da 17021)
18
TERMINI E DEFINIZIONI (tratte da 19011:2012) Considerazioni sulla definizione di AUDIT
Verificare la conformità degli
elementi del Sistema di
Gestione alle prescrizioni
Verificare l’efficacia del
Sistema di Gestione attuato
nel raggiungere gli obiettivi
prefissati
Fornire ad una organizzazione
l’opportunità di migliorare il
proprio Sistema di Gestione
Adempiere a specifiche
prescrizioni contrattuali
Certificare il Sistema di
Gestione di una organizzazione
SCOPO DELL’AUDIT:
19
AUDIT INTERNI
(DI PRIMA PARTE)
ESEGUITI DA UNA ORGANIZZAZIONE SULLA ATTUAZIONE
ED EFFICACIA DEL PROPRIO SG
POSSONO ESSERE CONDOTTI AUDIT SU PROCESSI
OPERATIVI, PRODOTTI O SERVIZI
GLI AUDITORS POSSONO APPARTENERE O MENO ALLA
ORGANIZZAZIONE
TERMINI E DEFINIZIONI (tratte da 19011:2012)
Considerazioni sulla definizione di AUDIT – Nota 1
20
determinare se quanto predisposto è:
Applicato
Applicabile
Efficace
Migliorabile
SCOPO DEGLI AUDIT INTERNI
TERMINI E DEFINIZIONI (tratte da 19011:2012)
Considerazioni sulla definizione di AUDIT – Nota 1
21
AUDIT ESTERNI
DI SECONDA PARTE
TERMINI E DEFINIZIONI (tratte da 19011:2012)
Considerazioni sulla definizione di AUDIT – Nota 2
POSSONO
ESEGUITI DA CLIENTI SU PROPRI FORNITORI
ESSERE COMMISSIONATI A UNA SOCIETA’ ESTERNA
ESSERE
PRELIMINARI ALL’ORDINE, A SCOPO DI VALUTAZIONE E
QUALIFICAZIONE
SVOLTI IN CORSO DI FORNITURA (CLAUSOLA CONTRATTUALE)
SVOLTI SU COMMESSA ULTIMATA
22
AUDIT ESTERNI
DI TERZA PARTE
Una terza parte indipendente esegue l’audit al fine di certificarne la
conformità rispetto ai requisiti espressi dalle norme di riferimento
Gli audit di certificazione di terza parte comprendono audit iniziali, di
sorveglianza, di rinnovo della certificazione così come audit speciali.
TERMINI E DEFINIZIONI (tratte da 19011:2012)
Considerazioni sulla definizione di AUDIT – Nota 2
23
TERMINI E DEFINIZIONI (tratte da 19011:2012)
Considerazioni sulla definizione di AUDIT – Nota 2
GLI AUDIT ESTERNI
(seconda e terza parte)
SONO DI SOLITO MENO APPROFONDITI DEGLI AUDIT
INTERNI (MINOR TEMPO A DISPOSIZIONE)
TENDONO A VERIFICARE CAMPIONI RIDOTTI DEL SG
I VALUTATORI DEVONO AVERE GRANDE
ESPERIENZA E SAPER PRENDERE PRONTE
DECISIONI
24
TERMINI E DEFINIZIONI (tratte da 19011:2012)
CRITERI DELL’ AUDIT
Insieme di politiche, procedure o requisiti utilizzati come
riferimento, rispetto ai quali si confrontano le evidenze
dell’audit
EVIDENZE DELL’AUDIT
Registrazioni, dichiarazioni di fatti o altre informazioni, che sono pertinenti ai criteri dell’ audit e verificabili.
Nota: le evidenze dell’audit possono essere qualitative o quantitative
25
TERMINI E DEFINIZIONI (tratte da 19011:2012)
RISULTANZE DELL’AUDIT
Risultati della valutazione delle evidenze dell'audit
raccolte rispetto ai criteri dell’ audit
NOTA: Le risultanze dell'audit possono indicare conformità o non conformità rispetto ai criteri di audit, o segnalare opportunità di miglioramento.
CONCLUSIONI DELL’AUDIT
Esito di un audit dopo aver preso in esame gli obiettivi e tutte le risultanze dell'audit.
26
TERMINI E DEFINIZIONI (tratte da 19011:2012)
COMMITTENTE DELL’AUDIT
Organizzazione o persona che richiede un audit
NOTA: In caso di audit interno, il committente può essere l’organizzazione
oggetto dell’audit o la persona che gestisce il programma di audit. Le
richieste di audit esterni possono provenire da fonti come autorità in ambito
legislativo, parti contrattuali o potenziali clienti.
ORGANIZZAZIONE OGGETTO DELL’AUDIT
Organizzazione sottoposta all’audit.
27
TERMINI E DEFINIZIONI (tratte da 19011:2012)
AUDITOR
Persona che conduce un audit.
GRUPPO DI AUDIT
Uno o più auditor che conducono un audit, supportati, se richiesto, da
esperti tecnici (ET)
NOTA: Un auditor del gruppo di audit è nominato responsabile del gruppo di audit.
NOTA: Il gruppo di audit può comprendere auditor in addestramento
ESPERTO TECNICO
Persona che fornisce conoscenze o esperienze specifiche al gruppo di audit.
NOTA: Le conoscenze o esperienze specifiche sono riferite all'organizzazione, al
processo, o all'attività da sottoporre ad audit, alla lingua o alla cultura.
NOTA: Un esperto tecnico non agisce come auditor nel gruppo di audit.
28
TERMINI E DEFINIZIONI (tratte da 19011:2012)
GUIDA
Persona designata dall’organizzazione oggetto dell’audit per assistere il gruppo di audit.
OSSERVATORE
Persona che accompagna il gruppo di audit ma non effettua l’audit.
PROGRAMMA DI AUDIT
Disposizioni per un insieme di uno o più audit pianificati per un arco di
tempo definito ed orientati verso uno scopo specifico.
CAMPO DI APPLICAZIONE DELL’AUDIT
Estensione e limiti di un audit
NOTA : Comprende generalmente una descrizione dei siti, delle unità organizzative, delle attività e dei processi, così come il periodo di tempo richiesto.
29
TERMINI E DEFINIZIONI (tratte da 19011:2012)
PIANO DELL’AUDIT
Descrizione delle attività e delle disposizioni riguardanti un audit.
AREA TECNICA … da 17021
Area caratterizzata da aspetti comuni di processi relativi ad un tipo specifico di sistema di gestione
COMPETENZA … da 17021
Capacità di applicare conoscenze e abilità per ottenere i risultati desiderati.
Lezione 2
Capitolo 4 - Principi dell’attività di audit
AUD19011
Corso base sulle linee guida per audit di Sistemi di Gestione
31
PRINCIPI DELL’ATTIVITA’ DI AUDIT
I principi seguenti dovrebbero essere applicati come guida per le decisioni e per il miglioramento delle prestazioni.
I principi non sono requisiti.
Il valore di un audit è il grado di fiducia e credibilità che deriva da una valutazione imparziale e competente, effettuata da una terza parte.
Il rispetto di questi principi è un prerequisito per fornire conclusioni dell’audit pertinenti e sufficienti e per contribuire a rendere l’audit uno strumento efficace e affidabile a sostegno delle politiche e dei controlli della direzione.
32
PRINCIPI DELL’ATTIVITA’ DI AUDIT
RISERVATEZZA
Sicurezza delle informazioni. Fiducia, integrità, riservatezza e discrezione
sono essenziali per l'attività di audit, comprese le informazioni sensibili.
PRESENTAZIONE IMPARZIALE
Obbligo di elaborare rapporti veritieri e accurati. L’obbligo di riportare
fedelmente e con precisione le risultanze, le conclusioni ed i rapporti di
audit riflettono fedelmente ed accuratamente le attività dell'audit.
Vengono riportati ostacoli significativi incontrati durante I'audit ed opinioni
divergenti non risolte tra il gruppo di audit e l'organizzazione oggetto
dell'audit.
INTEGRITA’
Il fondamento della professionalità. Svolgere il lavoro con onestà, diligenza,responsabilità, in modo imparziale e senza pregiudizi, osservando e rispettando tutti i requisiti legali applicabili, dimostrando competenza e tenendo conto di eventuali influenze che possono essere esercitate sul proprio giudizio in tutte le relazioni.
33
DOVUTA PROFESSIONALITA’
L’applicazione di diligenza e di giudizio nel corso dell’attività di audit. Porre
attenzione all’importanza del compito da svolgere e della fiducia che è riposta in
un auditor dalle parti interessate. Emettere giudizi ponderati in tutte le situazioni.
INDIPENDENZA
La base per l’imparzialità dell’audit e l’obiettività delle conclusioni dell’audit.
Garantire una adeguata e reale indipendenza ove possibile e poter agire in modo
libero da pregiudizi e conflitti di interesse. Per audit interni almeno mantenere
indipendenza dai responsabili operativi della funzione sottoposta ad audit. Per
piccole organizzazioni al di là dell’indipendenza occorre fare uno sforzo per
eliminare i pregiudizi e favorire l’obiettività.
APPROCCIO BASATO SULL’EVIDENZA
Il metodo razionale per raggiungere conclusioni dell’audit affidabili e riproducibili
in un processo di audit sistematico. Risultati verificabili e in linea di massima
basati su campioni delle informazioni disponibili, poiché l’audit è condotto
durante un periodo di tempo limitato e con risorse limitate.
PRINCIPI DELL’ATTIVITA’ DI AUDIT
Lezione 3
Capitolo 5 - Gestione di un programma di audit
AUD19011
Corso base sulle linee guida per audit di Sistemi di Gestione
35
GESTIONE DI UN PROGRAMMA DI AUDIT
GENERALITÀ
A seconda della dimensione, natura e complessità dell'organizzazione da sottoporre ad audit, il programma di audit può includere uno o più audit. Questi audit possono avere vari obiettivi e possono anche includere audit congiunti o combinati.
Un programma di audit comprende anche tutte le attività necessarie per pianificare ed organizzare i tipi ed il numero di audit e fornire le risorse per condurli efficacemente ed efficientemente entro gli intervalli di tempo stabiliti.
Un'organizzazione può stabilire più di un programma di audit
36
REQUISITI GENERALI DI UN PROGRAMMA DI
AUDIT DI TERZA PARTE
Deve essere sviluppato un programma di audit per un ciclo completo di certificazione per identificare in modo chiaro le attività di audit richieste per dimostrare che il sistema di gestione del cliente soddisfi i requisiti per la certificazione.
Il programma di audit deve comprendere un audit iniziale a due fasi, audit di sorveglianza nel primo e secondo anno ed un audit di rinnovo della certificazione al terzo anno, prima della scadenza della certificazione.
L’appendice E riporta un diagramma di flusso di un processo tipico di audit e di certificazione di terza parte
L’appendice F riporta elementi aggiuntivi che possono essere presi in considerazione quando si sviluppa o si sottopone a revisione un programma di audit.
37
GESTIONE DI UN PROGRAMMA DI AUDIT
GENERALITA’
L'alta direzione dell'organizzazione dovrebbe garantire l'autorità per la gestione del programma di audit.
I responsabili della gestione dell'attività di audit dovrebbero:
stabilire, attuare, tenere sotto controllo, riesaminare e migliorare il programma di audit stabiliti.
identificare le risorse necessarie ed assicurare che queste siano fornite
38
procedure
risorse
obiettivi/estensione
DEFINIZIONE PROGRAMMA AUDIT
ATTUAZIONE DEL PROGRAMMA AUDIT
valutazione degli auditor
definizione gruppo audit
criteri
registrazioni
MONITORAGGIO E
RIESAME PROGRAMMA AUDIT
individuazione di
opportunità di miglioramento
MIGLIORAMENTO
PROGRAMMA AUDIT
PLAN
DO
ACT
CHECK
L’AUTORITÀ per la gestione dei programmi di AUDIT deve:
GESTIONE DI UN PROGRAMMA DI AUDIT
39
GESTIONE DI UN PROGRAMMA DI AUDIT
ESEMPI:
una serie di audit interni relativi ad un sistema di gestione per la qualità dell'organizzazione esteso all'anno in corso;
audit di sistemi di gestione di seconda parte di potenziali fornitori di prodotti critici, da condursi entro 6 mesi
audit di certificazione e sorveglianza condotti da un organismo di certificazione di terza parte su un sistema di gestione ambientale entro un periodo di tempo concordato contrattualmente tra l'organismo di certificazione ed il committente.
Un programma di audit comprende anche una pianificazione appropriata, la fornitura di risorse e la definizione di procedure per condurre gli audit nell'ambito del programma.
40
Eesempio di
PROGRAMMA DEGLI AUDIT INTERNI
IL PROGRAMMA DEVE PREVEDERE
LA VERIFICA DI TUTTE LE COMPONENTI
(PROCESSI) DEL SG DELL’ORGANIZZAZIONE
IL PROGRAMMA NON È LIMITATIVO
IN QUANTO POSSONO ESSERE ATTUATI AUDIT
ADDIZIONALI NON PROGRAMMATI
PROGRAMMA AUDIT INTERNI
2012
41
DETERMINARE LA FREQUENZA DI AUDIT IN BASE A
CRITICITÀ, REALI O POTENZIALI, DEI PROCESSI
TENDENZE NEGATIVE IN MERITO ALLA QUALITA’ DEL
“PRODOTTO” O DEL SISTEMA DI GESTIONE
NUMERO E SEVERITÀ CARENZE RISCONTRATE IN PRECEDENZA
E RELATIVI COSTI
RECLAMI DEL CLIENTE O SEGNALAZIONI PARTI INTERESSATE
CHE EVIDENZIANO AREE CRITICHE
FAMILIARITÀ ED ESPERIENZA DEL PERSONALE RELATIVA
ALL’APPLICAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE
RICHIESTE DEL CLIENTE O ALTRE PARTI INTERESSATE QUALI
AUTORITÀ COMPETENTI o ORGANISMO DI CERTIFICAZIONE
PROGRAMMA DEGLI AUDIT INTERNI
42
ESEMPIO DI IMPOSTAZIONE DI PROGRAMMA AUDIT.
OCCORRE IDENTIFICARE CHIARAMENTE I PROCESSI, ATTIVITA’ E RELATIVE RESPONSABILITÀ
PROCESSO Rif. Doc.
SGQ
Rif.
ISO 9001 GEN FEB MAR
A
B
C
MQ 6.2
PR 7
PR 8
7.3
7.5
6.2 X
X
X
AUD
43
GESTIONE DI UN PROGRAMMA DI AUDIT
OBIETTIVI:
Dovrebbero essere stabiliti gli obiettivi di un programma di audit, al fine di dare indicazioni sulla pianificazione e l'esecuzione degli audit.
Esempi di obiettivi di programma di audit sono:
soddisfare i requisiti per la certificazione rispetto ad una norma di sistema di gestione
verificare la conformità con requisiti contrattuali
ottenere e conservare la fiducia sull'idoneità di un fornitore
contribuire al miglioramento del sistema di gestione
44
GESTIONE DI UN PROGRAMMA DI AUDIT
ESTENSIONE:
L'estensione di un programma di audit può variare e sarà influenzata dalla dimensione, natura e complessità dell'organizzazione da sottoporre ad audit da uno o più dei seguenti fattori:
la frequenza degli audit;
il campo, l’obiettivo e la durata degli audit;
le norme, i requisiti cogenti e contrattuali;
il numero, l’importanza, la criticità, l’analogia dei processi;
esigenze di certificazione;
conclusioni di audit precedenti, riesami di precedenti programmi di audit;
modifiche dell’organizzazione;
i ritorni dalle parti interessate, come i reclami dei clienti e le non conformità a requisiti legali:
La disponibilità di tecnologie dell’informazione e di comunicazione a supporto delle attività di audit quali l’utilizzo di metodi di audit a distanza.
45
GESTIONE DI UN PROGRAMMA DI AUDIT
RESPONSABILITA’:
La persona che gestisce il programma di audit dovrebbe:
Stabilire l’estensione del programma di audit;
Individuare e valutare i rischi per il programma di audit,
Stabilire le responsabilità dell’audit;
Determinare le risorse necessarie;
Garantire l’attuazione del programma di audit ( obiettivi, campo di
applicazione, criteri, metodi di audit, gruppo di audit);
Garantire che siano mantenute appropriate registrazioni ;
Monitorare, riesaminare e migliorare il programma di audit.
46
GESTIONE DI UN PROGRAMMA DI AUDIT
RESPONSABILITA’:
La responsabilità per la gestione di un programma di audit dovrebbe
essere assegnata ad una persona che abbia una competenza
necessaria per gestire in modo efficace ed efficiente tale
programma e i rischi ad esso associati, così come abilità e
conoscenza nelle seguenti aree :
Principi, procedure e metodi di audit;
Norme di sistemi di gestione e documenti di riferimento;
Attività, prodotti e processi dell’organizzazione oggetto dell’audit;
Requisiti legali applicabili e altri requisiti pertinenti le attività e i prodotti dell’organizzazione oggetto dell’audit;
Clienti, fornitori e altre parti interessate dell’organizzazione oggetto dell’audit, per quanto applicabile.
47
GESTIONE DI UN PROGRAMMA DI AUDIT
PROCEDURE:
Il gestore del programma di audit dovrebbe stabilire una o più procedure che
trattino almeno i seguenti aspetti :
La pianificazione e programmazione temporale degli audit considerando i rischi
connessi al programma di audit.
La garanzia della sicurezza e riservatezza delle informazioni.
La selezione di gruppi di audit appropriati e l’assegnazione dei rispettivi ruoli e
responsabilità.
La conduzione degli audit compreso metodi di campionamento appropriati e la
conduzione di azioni conseguenti, ove applicabile.
Mantenimento delle registrazioni.
Monitoraggio e riesame delle prestazioni e dei rischi e il miglioramento
dell’efficacia del programma di audit.
48
GESTIONE DI UN PROGRAMMA DI AUDIT
RISORSE:
Nell'identificazione delle risorse per il programma di audit,
dovrebbero essere presi in considerazione:
le risorse economico-finanziarie necessarie per sviluppare,
attuare, gestire e migliorare le attività di audit;
I metodi di audit;
La disponibilità di tecnologie dell’informazione e di comunicazione ;
la disponibilità di auditor e di esperti tecnici con competenze adeguate per gli obiettivi specifici dell’audit;
il tempo di viaggio, i costi di vitto – alloggio ed altre esigenze dell'attività di audit.
49
GESTIONE DI UN PROGRAMMA DI AUDIT
IDENTIFICAZIONE E VALUTAZIONE DEI RISCHI :
I rischi connessi alla definizione, attuazione, monitoraggio, riesame e
miglioramento di un programma di audit dovrebbero essere
considerati. Essi possono essere associati a:
Pianificazione ( es. errata definizione di obiettivi pertinenti)
Risorse (es. concedendo tempo insufficiente per condurre un
audit )
Selezione del Gruppo di Audit ( es. competenze insufficienti per
condurre un audit, problemi di incompatibilità nel Gruppo scelto)
Registrazioni ( es. metodi per la protezione delle registrazioni
inadeguate o modulistica fornita non idonea)
Monitoraggio inefficace degli esiti del programma di audit.
50
GESTIONE DI UN PROGRAMMA DI AUDIT
ATTUAZIONE (1):
L’attuazione di un programma di audit dovrebbe comprendere
quanto segue:
comunicazione del programma alle parti interessate;
Definire gli obiettivi, il campo di applicazione e i criteri per
ciascun singolo audit;
coordinamento e programmazione;
selezione dei Gruppi di Audit (GA) con competenze necessarie;
Fornire le risorse necessarie ai GA;
Assicurare la conduzione secondo il programma e che le registrazioni siano complete e mantenute.
51
GESTIONE DI UN PROGRAMMA DI AUDIT
Definizione degli obiettivi di audit
Gli obiettivi dell'audit definiscono ciò che deve essere portato a termine
dall'audit e possono comprendere quanto segue:
determinazione dell'estensione della conformità del sistema di gestione
dell'organizzazione oggetto dell'audit, o di parte di tale sistema, rispetto ai criteri di
audit;
valutazione della capacità del sistema di gestione di assicurare la conformità con i
requisiti cogenti e contrattuali;
valutazione dell'efficacia del sistema di gestione nel conseguire obiettivi specificati;
identificazione di aree di potenziale miglioramento del sistema di gestione.
Campo di applicazione e criteri
Il campo di applicazione dell'audit descrive l'estensione ed i limiti dell'audit
(es.localizzazioni fìsiche dei siti, unità organizzative, attività e processi…) ed il periodo
di tempo interessato dall'audit.
I criteri di audit sono utilizzati come riferimento rispetto a cui si determina la conformità
(es.politiche, procedure, norme, leggi e regolamenti…),
52
GESTIONE DI UN PROGRAMMA DI AUDIT
SELEZIONE MEMBRI DEL GRUPPO DI AUDIT (GA)
nomina del responsabile del gruppo di audit
I responsabili della gestione del programma dovrebbero nominare il
responsabile del gruppo (RGA).
• IL RGA IMPOSTA LE LINEE GUIDA DELL’AUDIT
• ASSEGNA RESPONSABILITA’ SPECIFICHE IN BASE ALLE COMPETENZE
• SVOLGE IL COORDINAMENTO DELLE ATTIVITA’
SELEZIONE DEI METODI DI AUDIT ( vedi Appendice B norma 19011)
I responsabili della gestione del programma dovrebbero scegliere e
determinare i metodi per condurre efficacemente l’audit in funzione degli
obiettivi, del campo di applicazione e dei criteri di audit.
53
Costituzione del GA
la scelta dei membri del gruppo di audit (GA) avviene considerando gli obiettivi e
l’estensione dell’audit compresi i requisiti legali e contrattuali.
Se non pienamente coperte dagli auditor nel gruppo di audit, la competenza e le
abilità necessarie possono essere ottenute includendo nel gruppo esperti tecnici.
Gli esperti tecnici dovrebbero operare sotto la direzione di un auditor.
Auditor in addestramento possono essere inclusi nel gruppo di audit, ma non
dovrebbero operare senza una direzione o una guida.
Sia il committente dell'audit sia l'organizzazione oggetto dell'audit possono
richiedere la sostituzione di particolari membri del gruppo di audit con
motivazioni basate sui principi dell'attività di audit.
Il responsabile del GA deve ottenere adeguate informazioni quali : obiettivi –
criteri dell’audit – campo di applicazione – metodi e procedure – assegnazione di
risorse adeguate – rischi da affrontare per il raggiungimento degli obiettivi.
GESTIONE DI UN PROGRAMMA DI AUDIT
54
GESTIONE DI UN PROGRAMMA DI AUDIT
REGISTRAZIONI:
Dovrebbero essere conservate registrazioni per dimostrare
l’attuazione del programma:
registrazioni relative ai singoli audit (piani, rapporti, non
conformità, azioni correttive,...)
risultati del riesame del programma di audit;
registrazioni relative al personale coinvolto (competenza e valutazione dell’auditor, scelta del GA, mantenimento e miglioramento della competenza);
55
GESTIONE DI UN PROGRAMMA DI AUDIT
MONITORAGGIO E RIESAME:
L’attuazione del programma dovrebbe essere monitorata e
riesaminata ad intervalli appropriati per valutare se i suoi
obiettivi siano stati raggiunti e per identificare opportunità di
miglioramento;
si dovrebbero utilizzare indicatori di prestazione per
monitorare caratteristiche quali:
capacità dei gruppi di audit ad attuare il programma di audit;
conformità con programmi e tempistica
informazioni di ritorno dagli audit (da committenti, auditati e auditor)
56
GESTIONE DI UN PROGRAMMA DI AUDIT
MONITORAGGIO E RIESAME:
Il riesame dovrebbe considerare:
risultati e tendenze dei monitoraggi
conformità con le procedure
registrazioni del programma
l’evoluzione delle esigenze e delle attese delle parti interessate
efficacia delle misure per affrontare i rischi associati al programma di audit
le questioni inerenti la riservatezza e la sicurezza delle informazioni riguardanti il programma di audit.
Il gestore del programma di audit dovrebbe :
Identificare le aree di miglioramento
Riesaminare lo sviluppo professionale continuo degli auditor
Riferire i risultati del riesame del programma all’Alta Direzione
57
FOCUS su ESERCITAZIONE 1
LIVELLO PREPARAZIONE DISCENTI AUDITOR
Realizzare un Programma di Audit
Lezione 4
Capitolo 6 – SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
AUD19011
Corso base sulle linee guida per audit di Sistemi di Gestione
59
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
FASI - Vedi figura 2 norma 19011
Avvio dell’audit
Preparazione delle attività di audit
Conduzione delle attività di audit
Preparazione e distribuzione del rapporto di audit
Chiusura dell’audit;
Conduzione di azioni conseguenti all’audit
60
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
AVVIO DELL’AUDIT - fattibilità
la fattibilità deve essere determinata considerando:
informazioni sufficienti per pianificare l'audit.
La collaborazione da parte dell’organizzazione oggetto di
audit
tempo e risorse adeguate
se giudicato non fattibile occorre segnalarlo al committente,
proponendo anche una alternativa, in accordo con
l’organizzazione oggetto dell’audit.
61
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
AVVIO DELL’AUDIT Presa di contatto iniziale con l’organizzazione oggetto di audit
II contatto iniziale per l'audit con l'organizzazione oggetto dell'audit può
essere formale o informale, ma dovrebbe essere stabilito dal
responsabile del gruppo di audit per:
stabilire canali di comunicazione con il rappresentante
dell'organizzazione oggetto dell'audit,
fornire informazioni sulla tempistica proposta e sulla composizione
del gruppo di audit,
richiedere l'accesso ai documenti pertinenti, incluse le registrazioni,
determinare i requisiti legali e contrattuali applicabili,
determinare, per ogni sito, i requisiti di accesso, di sicurezza, di
salute e sicurezza sul lavoro o altri requisiti specifici.
……………
62
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
PREPARAZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT
Riesame della documentazione
La documentazione dell'organizzazione oggetto dell'audit
dovrebbe essere riesaminata prima delle attività di audit
sul posto per determinare la conformità del sistema, come
documentato, con i criteri di audit.
In alcune situazioni, questo riesame può essere rinviato
fino all'inizio delle attività sul posto, se ciò non risulti
dannoso per l'efficace conduzione dell'audit. In altre
situazioni può essere necessaria una visita preliminare sul
posto per ottenere una buona visione complessiva delle
informazioni disponibili.
63
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
PREPARAZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT
Riesame della documentazione
Qualora si rilevi che la documentazione risulti inadeguata,
il responsabile del gruppo di audit dovrebbe informare il
committente dell'audit, i responsabili della gestione del
programma di audit e l'organizzazione oggetto dell'audit.
Si dovrebbe prendere una decisione se continuare o
sospendere l'audit fino a che le perplessità sulla
documentazione siano risolte.
64
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
PREPARAZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT
Preparazione del piano
OBIETTIVI, ESTENSIONE E CRITERI DELL’AUDIT
POLITICHE, PROCEDURE, NORME, LEGGI,
REGOLAMENTI, REQUISITI SG E/O
CONTRATTUALI APPLICABILI
RAPPORTI DI AUDIT PRECEDENTI INDIVIDUANDO
GLI ELEMENTI GIA’ PRECEDENTEMENTE CARENTI
RAC RISOLTE O IN CORSO DI RISOLUZIONE
STRUTTURA DELL’ORGANIZZAZIONE
………………………...
GLI INPUT
65
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
PREPARAZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT - Preparazione del piano
OBIETTIVI ED ESTENSIONE
CRITERI E CAMPO
PROGRAMMA TEMPORALE
DOCUMENTI DI RIFERIMENTO
RUOLI E RESPONSABILITA’ DEL GA E
ACCOMPAGNATORI
AREE ED ARGOMENTI DA AUDITARE
PERSONALE DI CUI SI RICHIEDE LA
PRESENZA
LINGUA
LOGISTICA
RISERVATEZZA e SICUREZZA INFORMAZIONI
CHI LO PREPARA IL RESPONSABILE DEL GRUPPO
DI AUDIT
CONTENUTO
66
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
PREPARAZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT
Preparazione del piano
Il piano dovrebbe essere riesaminato ed accettato dal
committente dell'audit e presentato all'organizzazione
oggetto dell'audit prima che inizino le attività di audit sul
posto.
Eventuali obiezioni da parte dell'organizzazione oggetto
dell'audit dovrebbero essere risolte fra il responsabile del
gruppo di audit, l'organizzazione oggetto dell'audit e il
committente dell'audit. Ogni revisione del piano di audit
dovrebbe essere concordata fra le parti interessate prima
di continuare l'audit.
67
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
PREPARAZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT
Preparazione del piano
?
LA SCELTA DELLE ATTIVITA' DA SOTTOPORRE A
AUDIT E' DETERMINANTE PER MASSIMIZZARE LE
POSSIBILITA' DI CONOSCERE LO STATO DEL
SISTEMA DI GESTIONE DELL’ORGANIZZAZIONE
ESAMINATA
68
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
PREPARAZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT
Preparazione del piano
IL TEMPO DEVE ESSERE SUDDIVISO FRA I PROCESSI DELL’ORGANIZZAZIONE
CIASCUN PROCESSO NECESSITA DI TEMPI ADEGUATI IN FUNZIONE DELLA COMPLESSITA' E DELLA IMPORTANZA DELLE AZIONI SVOLTE
69
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
PREPARAZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT
Assegnazione dei compiti al GA
II responsabile del gruppo di audit, dovrebbe assegnare a
ciascun membro del gruppo compiti precisi
Nell'assegnare tali compiti si dovrebbe tenere conto delle
esigenze di indipendenza e di competenza dell'auditor, di
un'utilizzazione efficiente delle risorse come pure dei
differenti ruoli e responsabilità degli auditor, degli auditor in
addestramento e degli esperti tecnici.
Man mano che l'audit progredisce possono essere
effettuate delle modifiche alle assegnazioni dei compiti, per
assicurare il raggiungimento degli obiettivi dell'audit.
70
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
PREPARAZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT P
Preparazione dei documenti di lavoro
I membri del gruppo di audit dovrebbero preparare
documenti di lavoro come necessario per fini di riferimento
e di registrazione delle attività di audit. Tali documenti di
lavoro possono comprendere:
liste di riscontro e piani di campionamento dell'audit,
moduli per registrare le informazioni, quali evidenze di
supporto, risultanze dell'audit e registrazioni di riunioni.
71
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
PREPARAZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT P
Preparazione dei documenti di lavoro
I documenti di lavoro, incluse le registrazioni che risultano
dalla loro utilizzazione, dovrebbero essere conservati
almeno fino al termine dell'audit.
I documenti che riguardano informazioni riservate o di
esclusiva proprietà dovrebbero essere opportunamente
salvaguardati in ogni momento dai membri del gruppo di
audit.
72
ATTIVITA’ DI AUDIT
PREPARAZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT P
Preparazione dei documenti di lavoro
LE FUNZIONI
È UNA GUIDA OPERATIVA
È UN ELEMENTO DI REGISTRAZIONE
NON E’ COMUNQUE LIMITANTE
È UN COSTANTE RIFERIMENTO PER LA
PREPARAZIONE DEL RAPPORTO
È UN PROMEMORIA DELLE EVIDENZE
OGGETTIVE CHE SUPPORTANO I RILIEVI
È UN ELEMENTO PER LA PREPARAZIONE DI
ALTRI AUDIT ALLA STESSA AREA
COSA CONTIENE ELENCO DI “DOMANDE” DERIVATE O CONNESSE
AI REQUISITI APPLICABILI ALL’AUDIT
LA LISTA DI RISCONTRO
DURANTE L’AUDIT
AL TERMINE DELL’AUDIT
73
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
PREPARAZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT
Preparazione dei documenti di lavoro
…………… ALCUNE CONSIDERAZIONI (1)
SE L’OBIETTIVO È AUDITARE L’EFFICACIA DEI PROCESSI È
NECESSARIO CAPIRE COSA IL PROCESSO DEBBA RAGGIUNGERE -
RISULTATI PIANIFICATI -
(le disposizioni o “procedure” possono non essere documentate)
IL NUMERO E IL TIPO DI “DOMANDE” DEVONO RENDERE POSSIBILI
FORME DI CONTROLLO SULL’ATTENDIBILITÀ DELLE RISPOSTE AD
ESEMPIO MEDIANTE RISCONTRI INCROCIATI, RIF. AD EVIDENZE
OGGETTIVE, ECC.
LA LISTA DI RISCONTRO
74
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
PREPARAZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT
Preparazione dei documenti di lavoro
LA LISTA DI RISCONTRO
LA SEQUENZA DEVE ESSERE LOGICA CON L’OBIETTIVO DI
RAGGIUNGERE IL GRADO DI APPROFONDIMENTO E L’ESTENSIONE
DELL’INDAGINE DESIDERATA
LE VARIE PARTI DI CUI E’ COMPOSTA LA LISTA DEVONO ESSERE
COORDINATE PER OTTENERE RISULTATI UNIFORMI E SIGNIFICATIVI
…………… ALCUNE CONSIDERAZIONI (2)
Vedi esempi di liste di riscontro negli allegati
75
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
PREPARAZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT
Preparazione dei documenti di lavoro
LA LISTA DI RISCONTRO
È UN DOCUMENTO DI LAVORO
È UNA REGISTRAZIONE DA ARCHIVIARE
DEVE ESSERE COSTRUITA IN MODO DA
CONSENTIRE UNA CORRETTA
INTERPRETAZIONE ANCHE IN TEMPI
SUCCESSIVI
È UNA GUIDA PER L’AUDITOR E NON UNA
“GABBIA”
È CORRELATA ALL’ESPERIENZA DI CHI LA DEVE
USARE
76
FOCUS su ESERCITAZIONE 2
LIVELLO PREPARAZIONE DISCENTI AUDITOR
Redigere un Piano di Audit Fase I
Redigere un Piano di Audit Fase II
Predisporre Gruppo di Audit
77
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT
Riunione di apertura
Dovrebbe essere tenuta una riunione di apertura con la
direzione dell'organizzazione oggetto dell'audit o, ove
appropriato, con i responsabili delle funzioni o dei processi
da sottoporre ad audit.
Lo scopo di una riunione di apertura è di
a) confermare il piano dell'audit,
b) fornire una breve sintesi di come verranno eseguite le
attività di audit,
e) confermare i canali di comunicazione,
d) offrire all'organizzazione oggetto dell'audit l'opportunità
di porre domande.
78
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI AUDIT
Riunione di apertura
In molti casi, per esempio negli audit interni in una piccola
organizzazione, la riunione di apertura può semplicemente
consistere nella comunicazione che sta per essere
condotto un audit e nella spiegazione della natura
dell'audit.
Per altre situazioni di audit, la riunione dovrebbe essere
formale e la presenza dei partecipanti dovrebbe essere
registrata. La riunione dovrebbe essere presieduta dal
responsabile del gruppo di audit
79
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT
Comunicazione durante gli audit
Può essere necessario adottare, durante l'audit,
provvedimenti formali per la comunicazione all'interno del
gruppo di audit e con l'organizzazione oggetto dell'audit.
Il gruppo di audit dovrebbe consultarsi periodicamente per
scambiarsi informazioni, valutare il progresso dell'audit e
riassegnare compiti tra gli auditor, se necessario.
80
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT SUL POSTO -
comunicazione durante gli audit
Eventuali problemi riguardanti un aspetto al di fuori del
campo dell'audit dovrebbero essere annotati e rapportati al
responsabile del gruppo di audit, per la possibile
comunicazione al committente dell'audit ed
all'organizzazione oggetto dell'audit.
Ove le evidenze dell'audit disponibili indichino che gli
obiettivi dell'audit sono irraggiungibili, il responsabile del
gruppo di audit dovrebbe rapportare le ragioni al
committente dell'audit ed all'organizzazione oggetto
dell'audit per determinare azioni appropriate. Tali azioni
possono comprendere la riconferma o la modifica del
piano dell'audit, modifiche negli obiettivi e/o nel campo
dell'audit, o l'interruzione dell'audit.
81
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT
Comunicazione durante gli audit
Eventuali esigenze di modifiche nel campo dell'audit che
possano evidenziarsi man mano che le attività di audit sul
campo progrediscono dovrebbero essere riesaminate col
committente dell'audit e, come opportuno, con
l'organizzazione oggetto dell'audit e dovrebbero essere
approvate da costoro.
82
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT
Ruoli e responsabilità di guide e osservatori
Gli Auditor dovrebbero sempre essere accompagnati
durante la verifica da personale delegato
dall’organizzazione (Guide)
per ciascun gruppo o sottogruppo di valutazione dovrebbe
essere presente una guida (accompagnatore)
e’ essenziale che le guide conoscano le attività che si
svolgono nell’area in esame.
le guide dovrebbero anche garantire il rispetto delle regole
in materia di sicurezza e salute sul lavoro.
83
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT r
Ruoli e responsabilità di guide e osservatori
L’auditor dovrebbe pretendere che siano le persone
interpellate a rispondere alle domande poste
Gli osservatori non dovrebbero interferire o influenzare
la conduzione dell’audit ; in caso contrario il RGA
dovrebbe avere il diritto di rifiutarne la partecipazione
84
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT
Raccolta e verifica delle informazioni
Le informazioni relative agli obiettivi, al campo ed ai criteri
di audit, dovrebbero essere raccolte mediante opportuno
campionamento durante l'audit e dovrebbero essere
verificate.
Solo le informazioni verificabili possono costituire evidenze
dell'audit. Le evidenze dell'audit dovrebbero essere
registrate.
Le evidenze dell'audit sono basate su campioni delle
informazioni disponibili. Esiste quindi un elemento di
incertezza nell'attività di audit, per cui coloro che traggono
le conclusioni dell'audit dovrebbero essere consapevoli di
questa incertezza.
85
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI AUDIT
Raccolta e verifica delle informazioni
L’AUDIT È SOLO
UN’ISTANTANEA DI
QUANTO
L’ORGANIZZAZIONE
VERIFICATA STA
SVOLGENDO IN QUEL
PERIODO
IL PERSONALE POTREBBE
CERCARE DI MOSTRARE IL
MEGLIO
86
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT
Raccolta e verifica delle informazioni
FONTI DI INFORMAZIONI
RACCOLTA MEDIANTE
CAMPIONAMENTO
INFORMAZIONI
VERIFICA
EVIDENZE
VALUTAZIONE RISPETTO
AI CRITERI DELL’AUDIT
RILIEVI
RIESAME IL PROCESSO ….. CONCLUSIONI
AUDIT
87
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT
Raccolta e verifica delle informazioni
ESEMPIO DI SEQUENZA DI FASI DELL’INDAGINE
INDAGARE SULLA
ORGANIZZAZIONE
INDAGARE SUL SG
INDAGARE SULLA
CONFORMITÀ
INDAGARE SULLA
EFFICACIA DEL SG
LA STRUTTURA DEL SG DEVE
ESSERE GIÀ NOTA A PRIORI
LA CONFORMITÀ DEL SISTEMA
SI ACCERTA DURANTE
L’INDAGINE
L’EFFICACIA DEL SG È PIÚ
DIFFICILE DA DETERMINARE: SI
POTRÀ DESUMERE DAL
RISULTATO DELL’AUDIT; DAGLI
INDICATORI DEI PROCESSI;
DAL RIESAME DELLA
DIREZIONE
88
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT
Raccolta e verifica delle informazioni
PER OGNI PROCESSO ANALIZZATO OCCORRE VALUTARE:
• LA SUA CORRETTA OPERATIVITÀ
• LA SUA EFFICACIA
• LA SUA INTERRELAZIONE CON ALTRI PROCESSI
DELL’ORGANIZZAZIONE
89
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
OCCORRE RICORDARE CHE L’AUDIT È UNA INDAGINE A
CAMPIONE: È QUINDI DETERMINANTE SCEGLIERE CON
ATTENZIONE IL CAMPIONE DA ANALIZZARE CHE DOVREBBE
PRENDERE IN CONSIDERAZIONE LE SEGUENTI AREE DI
ATTIVITÀ:
ATTIVITÀ DI ROUTINE ATTIVITÀ NON DI ROUTINE
ATTIVAZIONE IN CASO DI LAVORI
URGENTI E/O ERRORI
CONDUZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT
Raccolta e verifica delle informazioni
90
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
L'AMPIEZZA DEL CAMPIONE SCELTO DEVE ESSERE
PROPORZIONATA AL TEMPO CHE SI HA A DISPOSIZIONE PER
LA VERIFICA
UN AUDIT CONDOTTO SOTTO LA PRESSIONE DEL
TEMPO È NORMALMENTE UN AUDIT NON ADEGUATO
(poca EFFICIENZA ed EFFICACIA)
CONDUZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT
Raccolta e verifica delle informazioni
91
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT
raccolta e verifica delle informazioni
METODI
INTERVISTA CON IL PERSONALE
OSSERVAZIONE DIRETTA DI COME VIENE SVOLTA L’ATTIVITÀ
RIESAME DELLA DOCUMENTAZIONE IN USO E DEI
DOCUMENTI DI REGISTRAZIONE DELL’ATTIVITÀ
ANALISI DEI DATI E DI INDICATORI DI PRESTAZIONE
VALUTAZIONE DI ATTREZZATURE, IMPIANTI, RISORSE
92
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI AUDIT
Raccolta e verifica delle informazioni
L’INTERVISTA
L’INTERVISTATO PUÓ ESSERE IMBARAZZATO O
TROVARSI A DISAGIO
LO STRESS DELL’INTERVISTATO PUÓ ESSERE
CAUSATO DA EMOTIVITÀ O ANCHE DAL TENTATIVO
DI MENTIRE
SE LA RISPOSTA NON E’ CHIARA, IL VALUTATORE
RIPROPORRÀ LA DOMANDA
L’AUDITOR DEVE MANTENERE IL CONTROLLO DEL
COLLOQUIO
93
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI AUDIT
Raccolta e verifica delle informazioni
L’INTERVISTA
• Essere calmi, educati e
rassicuranti
• Porre le questioni direttamente
a chi fa il lavoro
• Non commentare i
comportamenti
• Mantenersi impassibili
• Esprimersi chiaramente e con
precisione
• Riproporre una domanda se
non capita
• Il linguaggio gestuale è sempre
importante
• Guardare l’interlocutore negli
occhi
• Mostrare interesse
• Non distrarsi per prendere
appunti
• Fare occasionali cenni di
assenso
• Dimostrare con continuità
attenzione
94
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI AUDIT raccolta e
verifica delle informazioni
L’INTERVISTA
COME?
DOVE?
QUANDO?
COSA?
PERCHÈ?
CHI?
6 IMPORTANTI DOMANDE:
95
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT
raccolta e verifica delle informazioni
DOMANDE INEFFICACI
Disponete di un elenco dei fornitori approvati? È stato addestrato per il lavoro che svolge?
DOMANDE EFFICACI
Dove conservate l’elenco dei fornitori approvati? Come è stato addestrato per il lavoro che fa?
96
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI AUDIT
raccolta e verifica delle informazioni
?
I VALUTATI CERCHERANNO DI
INTERROMPERLO, MAGARI DICENDO CIÓ
CHE NON DOVREBBERO
È UNA LEVA PSICOLOGICA
IL SILENZIO
È UNO STRUMENTO
POTENTE
97
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT raccolta e
verifica delle informazioni
IL VALUTATO ANNUIRÀ CREDENDO CHE SIA CORRETTO
OCCORRE EVITARE DI PORRE
NON-DOMANDE
“Io vedo che quando Lei apre la corrispondenza, successivamente
registra il documento sul registro della posta. Ho ragione?”
98
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI AUDIT
raccolta e verifica delle informazioni
È CONSIGLIABILE CAMBIARE
L’APPROCCIO NELLA VISITA E NELLE DIVERSE VISITE
BISOGNA NON ESSERE
PREVEDIBILI
MA COERENTI CON
L’OBIETTIVO
99
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI AUDIT
raccolta e verifica delle informazioni
NEL CORSO DELL’AUDIT POSSONO VERIFICARSI SITUAZIONI DI
DISTURBO
OCCORRE SEGUIRE TECNICHE CHE CONSENTANO DI
DISTACCARSI
100
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI AUDIT
raccolta e verifica delle informazioni
l'intervista dovrebbe essere condotta durante l'orario
normale di lavoro e, ove possibile, sul luogo di lavoro
abituale della persona che viene intervistata;
i risultati dell'intervista dovrebbero essere sintetizzati e
riesaminati con la persona intervistata;
le persone intervistate dovrebbero essere ringraziate per la
loro partecipazione e cooperazione
101
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI AUDIT
raccolta e verifica delle informazioni
LE EVIDENZE OGGETTIVE ALCUNI ESEMPI
DOCUMENTI DI REGISTRAZIONE
QUELLO CHE L’AUDITOR HA VISTO
QUELLO CHE L’AUDITOR HA SENTITO
DESCRIVERE DA PARTE DEL PERSONALE O
VERIFICATO COME PRASSI COMPORTAMENTALE
FORMALMENTE O PRATICAMENTE ACCETTATA
102
ATTIVITA’ DI AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI AUDIT SUL POSTO -
elaborazione delle risultanze
Le evidenze dell'audit dovrebbero essere valutate a fronte
dei relativi criteri per dar luogo alle risultanze dell'audit. Le
risultanze dell'audit possono indicare sia conformità, sia
non conformità a fronte dei criteri di audit.
Quando specificato dagli obiettivi dell'audit, le risultanze
dell'audit possono individuare opportunità di
miglioramento.
Il gruppo di audit dovrebbe riunirsi quando necessario per
riesaminare le risultanze dell'audit in fasi appropriate nel
corso dell'audit.
103
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI AUDIT elaborazione
delle risultanze e preparazione conclusioni
Le non conformità e le relative evidenze dell'audit di
supporto dovrebbero essere registrate. Le non conformità
possono essere graduate. Esse dovrebbero essere
riesaminate con l'organizzazione oggetto dell'audit per
ottenere consapevolezza che le evidenze dell'audit siano
accurate e che le non conformità siano capite.
Dovrebbe essere fatto ogni tentativo per risolvere eventuali
divergenze di opinione relative alle evidenze e/o alle
risultanze dell'audit e i punti non risolti dovrebbero essere
registrati.
104
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI AUDIT
Elaborazione delle risultanze
“MEMENTO”:
non conformità: mancato soddisfacimento di un requisito
105
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI AUDIT
Elaborazione delle risultanze e preparazione conclusioni
•Fondamentali per il SG
•Il SG non rispetta le norme
MINORE •Carenze di peso medio
•Insieme di osservazioni
OSSERVAZIONI Errori minori, puntuali, non
difetti di impostazione del SG
ESEMPIO DI CLASSIFICAZIONE DI NON CONFORMITÀ
MAGGIORE
106
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI AUDIT
elaborazione delle risultanze e preparazione conclusioni
GLI ORGANISMI DI CERTIFICAZIONE
CLASSIFICANO IN GENERE LE CARENZE IN
PIÚ CATEGORIE
LA CATEGORIA ATTRIBUITA
ALLE CARENZE PUÓ
INFLUENZARE IL RILASCIO
DELLA CERTIFICAZIONE
107
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI AUDIT
Elaborazione delle risultanze e preparazione conclusioni
È meglio evitare di notificare le non
conformità man mano che si presentano
È opportuno dichiarare verbalmente il
riscontro della non conformità
Prendere appunti durante lo svolgimento
dell’AUDIT (LA MEMORIA SVANISCE
PRESTO)
Rimandare la notifica ufficiale alla riunione
di chiusura
108
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI AUDIT
Elaborazione delle risultanze e preparazione conclusioni
LA PRESCRIZIONE
VIOLATA
L’EVIDENZA
RISCONTRATA
EVENTUALI
ULTERIORI
INFORMAZIONI
SULLA BASE DELLE EVIDENZE RISCONTRATE, VIENE REDATTA UNA
NON CONFORMITÀ CHE INDICA:
PUÒ INCLUDERE
LA RICHIESTA DI
PROPOSTA DI
AZIONE
CORRETTIVA
109
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI AUDIT
Elaborazione delle risultanze e preparazione conclusioni
II gruppo di audit dovrebbe consultarsi prima dell'incontro
di chiusura per:
riesaminare le risultanze dell'audit ed altre eventuali
appropriate informazioni raccolte durante l'audit a fronte
degli obiettivi dell'audit,
concordare le conclusioni dell'audit, tenendo conto
dell'incertezza inerente il processo di audit,
preparare raccomandazioni, se richiesto dagli obiettivi
dell'audit,
discutere sulle azioni a seguire, se incluse nel piano di
audit.
110
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI AUDIT
Elaborazione delle risultanze e preparazione conclusioni
Esempio di conclusione:
il GA Raccomanda o Non Raccomanda l’organizzazione
per il rilascio del certificato
111
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI AUDIT
Riunione di chiusura
presieduta dal responsabile del gruppo di audit, per:
presentare le risultanze e le conclusioni dell'audit
per concordare un piano di azioni correttive e preventive.
Tra i partecipanti alla riunione di chiusura dovrebbero
essere compresi l'organizzazione oggetto dell'audit ed
anche il committente dell'audit ed altre parti.
In molti casi, per esempio in audit interni in una piccola
organizzazione, la riunione di chiusura può consistere
semplicemente nella comunicazione delle risultanze e
delle conclusioni dell'audit. Per altre situazioni di audit, la
riunione dovrebbe essere formale e dovrebbero essere
tenuti dei verbali, comprendenti le registrazioni dei
partecipanti.
112
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI AUDIT
Riunione di chiusura
Dovrebbero essere discusse, e se possibile risolte fra il
gruppo di audit e l'organizzazione oggetto dell'audit,
eventuali divergenze di opinioni relative alle risultanze e/o
alle conclusioni dell'audit. Se non risolte, tutte le opinioni
dovrebbero essere registrate.
Se specificato dagli obiettivi dell'audit , si dovrebbero
presentare le raccomandazioni del gruppo per i
miglioramenti. Dovrebbe essere sottolineato che le
raccomandazioni non sono vincolanti.
113
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT
riunione di chiusura
GLI AUDITOR NON DOVREBBERO ESPRIMERE CONSIDERAZIONI
SOGGETTIVE SUL SIGNIFICATO DELLE NON CONFORMITÀ RILEVATE
114
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI AUDIT
riunione di chiusura
le proposte di risoluzione delle non conformità
non dovrebbero essere discusse nella riunione finale
devono essere approfondite dal personale responsabile
dell’organizzazione verificata
devono essere proposte dal responsabile della funzione
interessata
è responsabilità della direzione investigare sulla situazione
e determinare l’estensione dei problemi
115
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT
riunione di chiusura
I CONSIGLI
RAPPRESENTANO UNA
LOGICA CONCLUSIONE
DELLA VERIFICA
AUDIT DI PRIMA
PARTE
AUDIT DI
SECONDA PARTE
DECISIONE DEL TOP
MANAGEMENT PRIMA
DELLA VALUTAZIONE
AUDIT DI TERZA
PARTE
L’ORGANISMO DI
CERTIFICAZIONE ADOTTA
CRITERI “AUTONOMI”: IN
GENERE NON SI DANNO
116
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI AUDIT
riunione di chiusura
I CONSIGLI
il consiglio può essere ritenuto un aggiunta contrattuale
(costi) nel caso di un audit di seconda parte
un consiglio improprio o fuorviante acquisito come “oro
colato” dall’organizzazione valutata comporterà conseguenze
negative sull’auditor
L’auditor ha una visione limitata (a campione)
dell’organizzazione esaminata
? ?
117
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT
riunione di chiusura
• Un efficace addestramento e buona
comunicazione riducono il problema
• Occorre che L’AUDITOR sostenga la propria
opinione senza sudditanze psicologiche
• L’organizzazione AUDITATA può non
condividere il contenuto del rapporto scritto
• Le discrepanze possono essere risolte
verbalmente con contatti diretti o per vie
ufficiali
RISOLUZIONE DI CONTROVERSIE: POSSONO VERIFICARSI
DIVERGENZE DI OPINIONE FRA AUDITOR E AUDITATI
118
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
PREPARAZIONE DEL RAPPORTO DI AUDIT -
RGA responsabile della preparazione e dei contenuti del
rapporto di audit.
Il rapporto di audit dovrebbe fornire una completa, accurata,
concisa e chiara registrazione dell'audit e dovrebbe
comprendere o far riferimento a quanto segue:
gli obiettivi dell'audit;
119
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
PREPARAZIONE DEL RAPPORTO DI AUDIT -
contenuti del rapporto di audit (continua):
i criteri, le risultanze e le conclusioni dell’audit;
Il rapporto di audit dovrebbe anche includere o fare
riferimento a quanto segue, dove appropriato:
il piano dell'audit; l'elenco dei rappresentanti
dell'organizzazione oggetto dell'audit;
una sintesi del processo di audit, comprendente incertezze
e/o eventuali ostacoli incontrati che potrebbero far
diminuire l'affidamento che può essere riposto nelle
conclusioni dell'audit;
la conferma che gli obiettivi dell'audit sono stati raggiunti
nell'ambito del campo dell'audit in accordo con il piano
dell'audit;
120
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
PREPARAZIONE DEL RAPPORTO DI AUDIT -
contenuti del rapporto di audit (continua):
eventuali opinioni divergenti non risolte tra il gruppo di
audit e l'organizzazione oggetto dell'audit;
le raccomandazioni per il miglioramento, se specificato
negli obiettivi dell'audit;
i piani concordati delle azioni a seguire, se ce ne sono;
una dichiarazione sulla riservatezza dei contenuti;
la lista di distribuzione del rapporto di audit.
…………..
121
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
PREPARAZIONE DEL RAPPORTO DI AUDIT -
IL RAPPORTO DI AUDIT E’
UNA FORMALE E FEDELE
TRASPOSIZIONE DI
QUANTO RIFERITO
NELLA RIUNIONE DI
CHIUSURA
122
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
PREPARAZIONE DEL RAPPORTO DI AUDIT -
DICHIARAZIONI AMBIGUE
OPINIONI SOGGETTIVE
FRASI CONTRADDITTORIE
ASPETTI DA NON INCLUDERE
INFORMAZIONI CONFIDENZIALI
OTTENUTE DURANTE L’AUDIT
ARGOMENTI NON ESPRESSI E
NON DISCUSSI DURANTE LA
RIUNIONE DI CHIUSURA
DEFICIENZE RISCONTRATE E
RISOLTE DURANTE L’AUDIT
123
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
DISTRIBUZIONE DEL RAPPORTO DI AUDIT -
II rapporto di audit dovrebbe essere emesso entro il
periodo di tempo concordato.
Il rapporto di audit dovrebbe essere datato, riesaminato ed
approvato come definito nelle procedure del programma di
audit e distribuito ai destinatari designati dal committente
Il rapporto di audit è proprietà del committente dell'audit. I
membri del gruppo di audit e tutti i destinatari del rapporto
dovrebbero rispettare e salvaguardare la riservatezza del
rapporto.
124
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
DISTRIBUZIONE DEL RAPPORTO DI AUDIT -
IL PRINCIPALE DESTINATARIO
DEL RAPPORTO E’ CHI HA
COMMISSIONATO L’AUDIT
E’ PRASSI CHE QUEST’ULTIMO
INVII UNA COPIA DEL
RAPPORTO ALLA
ORGANIZZAZIONE AUDITATA
125
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
DISTRIBUZIONE DEL RAPPORTO DI AUDIT -
TOP
SECRET
A FAVORE DEL “NON INVIO” ALLA
ORGANIZZAZIONE AUDITATA PUO’
ESSERCI UNA NECESSITA’ DI
RISERVATEZZA
IL RAPPORTO PUO’ CONTENERE
INFORMAZIONI CONFIDENZIALI SIA
NEGATIVE CHE POSITIVE
126
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
DISTRIBUZIONE DEL RAPPORTO DI AUDIT
spesso si adotta la soluzione di dividere il rapporto in due
parti.
se e’ previsto l’invio del rapporto all’organizzazione
auditata, il RGA deve esserne preventivamente informato
Vedi esempio di rapporto di audit
127
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CHIUSURA DELL’AUDIT
L'audit è completato quando tutte le attività descritte nel
piano di audit sono state eseguite ed il rapporto di audit
approvato è stato distribuito
I documenti riguardanti l'audit dovrebbero essere
conservati o distrutti a seguito di accordi fra le parti
partecipanti e secondo le procedure del programma di
audit ed i requisiti applicabili cogenti e contrattuali.
A meno che non sia richiesto per legge, il gruppo di audit
ed i responsabili della gestione del programma di audit non
dovrebbero divulgare i contenuti dei documenti, ne
eventuali altre informazioni raccolte nel corso dell'audit, o il
rapporto stesso, ad eventuali altre parti, senza
l'approvazione esplicita del committente dell'audit e,
quando appropriato, dell'organizzazione oggetto dell'audit.
128
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DI AZIONI CONSEGUENTI ALL’AUDIT
Le conclusioni dell'audit possono indicare l'esigenza di
azioni correttive, preventive e, se applicabile, di
miglioramento. Tali azioni a seguire sono generalmente
decise ed effettuate dall'organizzazione oggetto dell'audit
secondo tempistiche concordate e non sono considerate
come facenti parte dell'audit. L'organizzazione oggetto
dell'audit dovrebbe tenere informato il committente
dell'audit dello stato di queste azioni a seguire.
Il completamento e l'efficacia delle azioni correttive
dovrebbero essere verificati. Questa verifica può costituire
parte di un audit successivo.
129
La non conformità è un “non soddisfacimento
dei requisiti specificati” e deve essere trattata
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT CONDUZIONE DI AZIONI CONSEGUENTI ALL’AUDIT
L’azione correttiva NON deve essere confusa con il
trattamento delle non conformità
L’azione correttiva è un provvedimento adottato per
correggere condizione pregiudizievoli e precluderne la
ripetizione
E’ un’azione volta ad eliminare cause “sistematiche” di
una non conformità esistente
130
AZIONE CORRETTIVA
Attività da svolgere: Identificazione delle n.c. (inclusi reclami
del Cliente)
individuazione delle cause delle n.c.
E’ opportuno
intraprendere a.c.?
Raggruppamento per cause
Archiviazione dati
no
attivazione a.c.
Registrazione risultati
A.c. efficace?
Archiviazione dati
si
no
si
131
AZIONI PREVENTIVE
Le azioni preventive sono mirate a rilevare, analizzare ed eliminare cause di potenziali non conformità
Le modalità di gestione sono molto simili alle azioni correttive ( vedi diagramma di flusso precedente)
132
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
CONDUZIONE DI AZIONI A SEGUIRE DELL’AUDIT -
Richieste di azioni correttive in visite di terza parte
il gruppo di valutazione esamina le proposte di azioni
correttive e decide circa la loro efficacia
fa conoscere all’organizzazione le proprie considerazioni
BOH?!?
Vedi esempio di richiesta di azione correttiva
133
CONDUZIONE DI AZIONI A SEGUIRE DELL’AUDIT -
Verifica di azioni correttive in visite di terza parte
è necessario che si esegua una verifica della
implementazione dell’azione correttiva
occorre mantenere registrazione di tale azione
SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
134
FOCUS SU ESERCITAZIONE 1
LIVELLO PREPARAZIONE DISCENTI AUDITOR
Redigere Rapporto di Audit
Redigere richiesta di azione correttiva
Lezione 5 Capitolo 7 - COMPETENZA E VALUTAZIONE DEGLI AUDITOR
AUD19011
Corso base sulle linee guida per audit di Sistemi di Gestione
136
COMPETENZA E VALUTAZIONE DEGLI AUDITOR
Conoscenze ed
abilità specifiche
per i SG
Conoscenze ed
abilità generali
Comportamento
personale
GRADO DI ISTRUZIONE, ESPERIENZA DI LAVORO, FORMAZIONE
ED ADDESTRAMENTO COME AUDITOR ED ESPERIENZA DI AUDIT
CARATTERISTICHE PERSONALI
Conoscenze e abilità commisurate in funzione del ruolo da
svolgere, tipologia organizzazione,complessità ecc……….
137
COMPETENZA E VALUTAZIONE DEGLI AUDITOR
COMPORTAMENTE PERSONALI ATTESI
UN AUDITOR DOVREBBE ESSERE:
a) rispettoso dei principi etici, cioè giusto, veritiero, sincero,
onesto e riservato;
b) di mentalità aperta, cioè disposto a prendere in
considerazione idee o punti di vista alternativi;
e) diplomatico, cioè avere tatto nei rapporti con altre
persone;
d) dotato di spirito di osservazione, cioè attivamente
consapevole dell'ambiente fisico e delle attività;
e) percettivo, cioè istintivamente consapevole di situazioni
e capace di comprenderle;
138
COMPORTAMENTE PERSONALI ATTESI
UN AUDITOR DOVREBBE ESSERE:
f) versatile, cioè pronto ad adeguarsi a differenti situazioni;
g) tenace, cioè perseverante, concentrato nel raggiungere
gli obiettivi;
h) risoluto, cioè capace di pervenire a conclusioni
tempestive basate su analisi e ragionamenti logici;
i) sicuro di sé, cioè capace di agire e comportarsi in
maniera autonoma e contemporaneamente di interagire in
modo efficace con gli altri.
COMPETENZA E VALUTAZIONE DEGLI AUDITOR
139
COMPETENZA E VALUTAZIONE DEGLI AUDITOR
COMPORTAMENTE PERSONALI ATTESI
UN AUDITOR DOVREBBE:
• Essere puntuale
• Vestirsi bene
• Essere sempre cortese e calmo
• Essere adeguatamente preparato
• Essere preciso
140
COMPETENZA E VALUTAZIONE DEGLI AUDITOR
COMPORTAMENTE PERSONALI ATTESI
UN AUDITOR DOVREBBE :
• Immedesimarsi nel ruolo ed evitare di
disperdersi
• Essere indipendente e obiettivo
• Agire con fermezza ( in modo etico e
responsabile)
• Essere sensibile alle diversità culturali
• Prendere appunti: ricordarsi di registrare anche
gli aspetti conformi - “NON UTILIZZARE
REGISTRATORE”.
141
COMPETENZA E VALUTAZIONE DEGLI AUDITOR
COMPORTAMENTE PERSONALI ATTESI
UN AUDITOR DOVREBBE :
• Essere insistente
Non accanirsi
Non avere fretta
Non temere di risultare sgradevole
Abbandonare la lista di riscontro se ritenuto opportuno
• Saper guardare e ascoltare
Specialmente l’auditor non impegnato nell’indagine
142
COMPETENZA E VALUTAZIONE DEGLI AUDITOR
COMPORTAMENTE PERSONALI ATTESI
UN AUDITOR DOVREBBE AVERE LA CAPACITÀ DI:
• Contrastare atteggiamenti ostruzionistici da parte dei
valutati
Assenze
Pausa pranzo
Ritardi
Giri a vuoto
Situazioni “speciali”
• Regali agli auditor
143
COMPETENZA E VALUTAZIONE DEGLI AUDITOR
CONOSCENZE ED ABILITÀ RICHIESTE
UN AUDITOR DOVREBBE CONOSCERE ED ESSERE IN
GRADO DI APPLICARE:
Principi, procedure e tecniche di audit: per mettere in
grado l'auditor di applicare quelli appropriati ai diversi
audit, ed assicurare che gli audit stessi siano eseguiti in
modo sistematico e coerente;
Un auditor dovrebbe essere in grado di applicare principi,
procedure e tecniche di audit;
pianificare ed organizzare efficacemente il lavoro;
eseguire gli audit entro i tempi concordati;
dare la priorità e concentrarsi su aspetti significativi;
144
COMPETENZA E VALUTAZIONE DEGLI AUDITOR
CONOSCENZE ED ABILITÀ RICHIESTE
UN AUDITOR DOVREBBE CONOSCERE ED ESSERE IN
GRADO DI:
raccogliere le informazioni attraverso efficaci interviste,
l'ascolto, l'osservazione ed il riesame di documenti,
registrazioni e dati;
comprendere l'idoneità e le conseguenze dell'utilizzazione
delle tecniche di campionamento nell'attività di audit;
verificare l'esattezza delle informazioni raccolte;
confermare la sufficienza e l'idoneità delle evidenze
dell'audit per supportare le risultanze e le conclusioni
dell'audit;
145
COMPETENZA E VALUTAZIONE DEGLI AUDITOR
CONOSCENZE ED ABILITÀ RICHIESTE
UN AUDITOR DOVREBBE CONOSCERE ED ESSERE IN
GRADO DI:
valutare quei fattori che possono influenzare l'affidabilità
delle risultanze e delle conclusioni dell'audit;
utilizzare documenti di lavoro per registrare le attività di
audit;
predisporre i rapporti di audit;
mantenere la riservatezza e la sicurezza delle informazioni;
comunicare in modo efficace, o mediante l'abilità linguistica
personale o attraverso un interprete;
146
COMPETENZA E VALUTAZIONE DEGLI AUDITOR
CONOSCENZE ED ABILITÀ RICHIESTE
UN AUDITOR DOVREBBE CONOSCERE:
Sistema di gestione e documenti di riferimento: per
consentire all'auditor di comprendere il campo dell'audit e
di applicare i criteri di audit;
l'applicazione dei sistemi di gestione a differenti
organizzazioni;
l'interazione fra gli elementi del sistema di gestione;
l'applicazione dei documenti di riferimento a diverse
situazioni di audit;
i sistemi informativi e la tecnologia per l'autorizzazione, la
sicurezza, la distribuzione ed il controllo dei documenti, dei
dati e delle registrazioni;
147
COMPETENZA E VALUTAZIONE DEGLI AUDITOR
CONOSCENZE ED ABILITÀ RICHIESTE
UN AUDITOR DOVREBBE CONOSCERE:
Contesto organizzativo: per consentire all'auditor di
comprendere il contesto operativo dell'organizzazione;
la dimensione, la struttura, le funzioni e le interrelazioni
dell'organizzazione;
i processi generali aziendali e la relativa terminologia;
il contesto socio culturale dell'organizzazione oggetto
dell'audit;
148
COMPETENZA E VALUTAZIONE DEGLI AUDITOR
CONOSCENZE ED ABILITÀ RICHIESTE
UN AUDITOR DOVREBBE CONOSCERE:
Requisiti legali e contrattuali applicabili, i regolamenti
ed altri requisiti che si applicano all’organizzazione;
i codici, le leggi ed i regolamenti locali, regionali e
nazionali;
i contratti e gli accordi;
i trattati e le convenzioni internazionali;
gli altri requisiti sottoscritti dall'organizzazione;
149
CONOSCENZE ED ABILITÀ RICHIESTE
ABILITA’ E CONOSCENZE DEGLI AUDITOR DI SISTEMI DI GESTIONE SPECIFICHE DELLA DISCIPLINA E SETTORE :
Requisiti e principi del sistema
Requisiti legali pertinenti alla disciplina e settore
Requisiti delle parti interessate
Elementi fondamentali della disciplina o applicazione di metodologie, tecniche, processi e prassi, di business e natura tecnica...
Conoscenze specifiche della disciplina relative al particolare settore, tipo e attività o luogo di lavoro sottoposti ad audit…
…….. sufficienti per consentire di valutare le attività, i processi ed i prodotti dell’organizzazione oggetto dell’audit.
COMPETENZA E VALUTAZIONE DEGLI AUDITOR
150
COMPETENZA E VALUTAZIONE DEGLI AUDITOR
CONOSCENZE ED ABILITÀ RICHIESTE
UN RESPONSABILE DI GRUPPI DI AUDIT (RGA) DOVREBBE ESSERE IN GRADO DI:
pianificare l'audit e fare uso efficace di risorse;
rappresentare il gruppo di audit nei rapporti con il committente e con l'organizzazione oggetto dell'audit;
organizzare e guidare i membri del gruppo di audit;
dirigere e guidare gli auditor in addestramento;
guidare il gruppo di audit a raggiungere le conclusioni dell'audit e tutelare la salute e sicurezza sul lavoro dei membri del gruppo di audit durante l’audit stesso;
prevenire e risolvere i conflitti;
preparare e completare il rapporto di audit;
151
COMPETENZA E VALUTAZIONE DEGLI AUDITOR
ACQUISIZIONE DELLE COMPETENZE DI AUDITOR
ACQUISITE UTILIZZANDO UNA COMBINAZIONE DI ELEMENTI QUALI :
istruzione / formazione – addestramento sufficiente a consentirgli di
acquisire le conoscenze e le abilità richieste;
Dovrebbe avere esperienza di lavoro che contribuisca allo sviluppo
delle conoscenze ed abilità definite;
Dovrebbe avere completato formazione ed addestramento come auditor
che contribuisca allo sviluppo delle conoscenze e delle abilità.
avere esperienza di audit. Questa esperienza dovrebbe essere
maturata sotto la direzione e la guida di un auditor che abbia le
competenze di responsabile di gruppo di audit nella stessa disciplina.
152
COMPETENZA E VALUTAZIONE DEGLI AUDITOR
GRADO DI ISTRUZIONE, FORMAZIONE, ESPERIENZA
DEI RESPONSABILI DEL GRUPPO DI AUDIT
II responsabile del gruppo di audit dovrebbe aver acquisito
esperienza aggiuntiva di audit per sviluppare le
conoscenze e le abilità definite. Questa esperienza
aggiuntiva dovrebbe essere maturata agendo nel ruolo di
responsabile di gruppo di audit sotto la direzione e la guida
di un altro auditor che abbia la competenza di responsabile
di gruppo di audit.
153
COMPETENZA E VALUTAZIONE DEGLI AUDITOR
CRITERI DI VALUTAZIONE DELL’AUDITOR
Dovrebbero essere :
qualitativi (aver dimostrato durante la formazione – addestramento o sul
posto di lavoro, il comportamento personale, le conoscenze o la messa in
pratica delle abilità)
quantitativi (anni di esperienza lavorativa e di istruzione, numero audit
condotti, ore di formazione – addestramento di audit … vedi tabella di
ESEMPIO sotto)
PARAMETRO AUDITOR AUDITOR PERENTRAMBI SG
RGV
GRADO DIISTRUZIONE
5 ANNI COME PERAUDITOR
COME PERAUDITOR
ESPERIENZA DILAVORO NELCAMPO DELLAGESTIONE DELLAQUALITÀ OAMBIENTALE
ALMENO 2 DEI 5COMPLESSIVI
2 ANNI NELLASECONDADISCIPLINA
COME PERL’AUDITOR
FORMAZIONE EDADDESTRAMENTOCOME AUDITOR
40 ORE DIFORMAZIONE EADDESTRAMENTOSULL’AUDIT
24 ORE NELLASECONDADISCIPLINA
COME PERL’AUDITOR
154
COMPETENZA E VALUTAZIONE DEGLI AUDITOR
mantenimento e miglioramento della competenza
L'aggiornamento professionale continuo attiene al
mantenimento ed al miglioramento delle conoscenze, delle
abilità e delle caratteristiche personali.
Tale aggiornamento professionale può essere ottenuto con
metodi quali ulteriore esperienza dì lavoro, formazione ed
addestramento, studi personali, partecipazione a convegni,
seminari e conferenze o altre pertinenti attività. Gli auditor
dovrebbero dimostrare il loro continuo aggiornamento
professionale.
Gli auditor dovrebbero mantenere e dimostrare la loro
capacità ad eseguire audit effettuando con continuità audit
di sistemi di gestione per la qualità e/o di gestione
ambientale.
155
COMPETENZA E VALUTAZIONE DEGLI AUDITOR
valutazione degli auditor
La valutazione degli auditor e dei RGA dovrebbe essere
pianificata, attuata e registrata in accordo con le procedure
del programma di audit. La valutazione degli auditor
avviene attraverso:
la valutazione iniziale di persone che desiderano diventare
auditor;
la valutazione degli auditor come parte del processo di
scelta del gruppo di audit;
la valutazione continua delle prestazioni dell'auditor per
individuare esigenze di mantenimento e di miglioramento
delle conoscenze e delle abilità.
156
COMPETENZA E VALUTAZIONE DEGLI AUDITOR
il processo di valutazione degli auditor è composto da 4
fasi principali
Fase 1 - Determinazione delle caratteristiche personali
e delle conoscenze ed abilità per soddisfare le
esigenze del programma di audit
Fase 2 - Individuazione dei criteri di valutazione
Fase 3 - Scelta del metodo di valutazione appropriato
Fase 4 - Esecuzione della valutazione
157
COMPETENZA E VALUTAZIONE DEGLI AUDITOR
Fase 1 - Determinazione delle caratteristiche personali e
delle conoscenze ed abilità per soddisfare le esigenze
del programma di audit
si dovrebbero considerare
la dimensione, la natura e la complessità
dell'organizzazione da sottoporre ad audit;
gli obiettivi e l'estensione del programma di audit;
i requisiti della certificazione e dell'accreditamento;
il ruolo del processo di audit nella gestione
dell'organizzazione da sottoporre ad audit;
il livello di riservatezza richiesto nel programma di audit;
la complessità del sistema di gestione da sottoporre ad
audit
158
COMPETENZA E VALUTAZIONE DEGLI AUDITOR
Fase 2 - Individuazione dei criteri di valutazione
I criteri possono essere quantitativi (come gli anni di
esperienza di lavoro, il numero di audit eseguiti, le ore di
formazione ed addestramento nell'audit), o qualitativi
(come l'aver dimostrato caratteristiche personali,
conoscenze o abilità durante la formazione ed
addestramento o sul luogo di lavoro).
159
COMPETENZA E VALUTAZIONE DEGLI AUDITOR
Fase 3 - Scelta del metodo di valutazione appropriato
La valutazione dovrebbe essere effettuata da parte di una
persona o da parte di un gruppo di esperti utilizzando uno
o più metodi scelti tra quelli indicati nel prospetto.
Nell'usare il prospetto si dovrebbe tenere presente che:
i metodi descritti rappresentano una serie di opzioni e
possono non applicarsi in tutte le situazioni;
l'affidabilità dei vari metodi descritti può variare;
generalmente, si dovrebbe utilizzare una combinazione di
metodi per assicurare un risultato obiettivo, coerente,
giusto ed affidabile.
160
COMPETENZA E VALUTAZIONE DEGLI AUDITOR
.
Metodo di valutazione Obiettivi Esempi
Riesame delle registrazioni Per verificare il bagaglioprofessionale dell'auditor
Analisi delle registrazioni attestanti ilgrado di istruzione, la formazione el'addestramento, l'attività lavorativae l'esperienza di audit.
Informazioni di ritorno positive enegative
Per fornire informazioni su comeviene percepita la prestazionedell'auditor
Ricerche, questionari, referenzepersonali, testimonianze, reclami,valutazione di prestazioni, riesameda parte di pari
Interviste Per valutare le caratteristichepersonali e le capacità dicomunicare, verifìcare leinformazioni e verificare leconoscenze ed acquisire ulterioriinformazioni.
Interviste faccia a faccia edinterviste telefoniche
Osservazione Per valutare ie caratteristichepersonali e la capacità di applicareconoscenze ed abilità.
Giochi di ruolo, audit consupervisore, prestazioni sul lavoro
Esame Per valutare le caratteristichepersonali, le conoscenze ed abilità ela loro applicazione.
Esami orali e scritti, esamipsicometrici
Riesame post-audit Per fornire informazioni quandol'osservazione diretta può nonessere possibile o appropriata
Riesame del rapporto di audit ediscussione col committentedell'audit, coll'organizzazioneoggetto dell'audit, con colleghi econ l'auditor
161
COMPETENZA E VALUTAZIONE DEGLI
AUDITOR DI TERZA PARTE
Fase 4 - Esecuzione della valutazione
In questa fase le informazioni raccolte sulla persona
vengono confrontate con i criteri stabiliti nella Fase 2. Ove
una persona non soddisfi i criteri, sono richiesti ulteriori
formazione ed addestramento, esperienza di lavoro e/o di
audit, a seguito dei quali dovrebbe aver luogo una nuova
valutazione.
Lezione 6 – Informativa :
Esempi delle conoscenze e abilità auditor specifiche
della disciplina
Certificazione ed accreditamento
AUD19011
Corso base sulle linee guida per audit di Sistemi di Gestione
163
CONOSCENZE ED ABILITÀ DEGLI AUDITOR DI SISTEMA DI
GESTIONE DELLA QUALITÀ – appendice A.4 19011
UN AUDITOR SGQ DOVREBBE CONOSCERE ED ESSERE IN
GRADO DI APPLICARE:
Metodi e tecniche relativi alla qualità;
la terminologia della qualità, i principi di gestione per la qualità e la
loro applicazione;
gli strumenti per la gestione della qualità e la loro applicazione (es. il
controllo statistico dei processi, l'analisi dei modi e degli effetti del
guasto - FMEA);
I processi ed i prodotti, inclusi i servizi: per consentire all'auditor di
comprendere il contesto tecnologico la terminologia dello specifico
settore;
164
CONOSCENZE ED ABILITÀ DEGLI AUDITOR DI SISTEMA DI
GESTIONE AMBIENTALE
UN AUDITOR SGA DOVREBBE CONOSCERE ED ESSERE IN GRADO DI
APPLICARE:
la terminologia relativa all’ambiente;
i principi di gestione ambientale e la loro applicazione;
gli strumenti di gestione ambientale (quali la valutazione dell'aspetto/impatto
ambientale, la valutazione del ciclo di vita, la valutazione della prestazione
ambientale, ecc.);
Comparti ambientali ( esempio : aria – suolo – acqua – fauna )
Valutazione delle prestazioni ambientali
Utilizzo di sostanze pericolose
….. altri
165
PROGRAMMA CONTINUO DI COLLABORAZIONE PER
PROMUOVERE LA FIDUCIA RECIPROCA TRA GLI ENTI
DI ACCREDITAMENTO (accordi di mutuo
riconoscimento)
–CERTIFICAZIONE DI SISTEMA, PRODOTTO,
PERSONALE
–LABORATORI DI PROVA E CENTRI DI TARATURA
EA - EUROPEAN ACCREDITATION of CERTIFICATION
166
IAF (International
accreditation forum) EA
(European
accreditation)
SINAL SINCERT fondato nel ‘91
SIT
LABORATORI
DI PROVA
ORGANISMI DI
CERTIFICAZIONE
CENTRI DI
TARATURA
Organizzazioni
(Industria, imprese
di servizi,personale)
ieri
167
IAF (International
accreditation forum) EA
(European
accreditation)
SINAL SINCERT fondato nel ‘91
SIT
ACCREDIA nasce il 15 luglio del 2009
ACCREDIA subentra giuridicamente a Sinal – Sincert - Sit - Ente
Unificato per l’accreditamento dei Laboratori di prova , dei centri di taratura e degli Organismi di certificazione e ispezione
oggi
168
Riferimenti Normativi
Le ISO 17000 sono una serie di norme (alcune già
pubblicate e altre di prossima pubblicazione) che
aggiornano il quadro che disciplina le diverse attività di
valutazione della conformità di parte prima, seconda e
terza, nonché vari aspetti ad esse correlati.
Riguardano:
Gli Enti di accreditamento (ISO/IEC 17011)
Gli Organismi di certificazione (ISO/IEC 17021, ISO/IEC
17024, ISO/IEC 17020)
I laboratori di prova e taratura (ISO/IEC 17025)
169
Riferimenti Normativi
UNI CEI EN ISO/IEC 17011:2005 - Valutazione della
conformità - Requisiti generali per gli organismi di
accreditamento che accreditano organismi di valutazione
della conformità
specifica i requisiti generali per gli organismi di
accreditamento che valutano e accreditano gli organismi di
valutazione della conformità.
170
Riferimenti Normativi
UNI CEI EN ISO/IEC 17021:2011 - Valutazione della
conformità - Requisiti per gli organismi che forniscono
audit e certificazione di sistemi di gestione
contiene i principi ed i requisiti per la competenza, la
coerenza e l'imparzialità dell'audit e della certificazione dei
sistemi di gestione di tutti i tipi (per esempio sistemi di
gestione per la qualità o sistemi di gestione ambientale) e
per gli organismi che forniscono queste attività. Gli
organismi di certificazione operanti secondo la norma non
sono tenuti ad offrire tutti i tipi di certificazione di sistema di
gestione
171
Riferimenti Normativi
UNI CEI EN ISO/IEC 17020:2005 - Criteri generali per il
funzionamento dei vari tipi di organismi che effettuano
attività di ispezione
specifica i criteri generali per la competenza degli
organismi imparziali che svolgono attività di ispezione,
indipendentemente dal settore interessato. Essa specifica
inoltre i criteri di indipendenza.
172
Riferimenti Normativi
UNI CEI EN ISO/IEC 17024:2004 - Valutazione della
conformità - Requisiti generali per organismi che operano
nella certificazione delle persone
stabilisce i requisiti per gli organismi che operano nella
certificazione delle persone a fronte di requisiti specificati.
Essa è stata elaborata al fine di produrre e promuovere un
riferimento accettato a livello internazionale per i precitati
organismi di certificazione, in modo da facilitare il reciproco
riconoscimento delle stesse certificazioni tra soggetti di
nazionalità differente.
173
Riferimenti Normativi
UNI CEI EN ISO/IEC 17025:2005 - Requisiti generali per
la competenza dei laboratori di prova e di taratura
specifica i requisiti generali per la la competenza dei
laboratori ad effettuare prove e/o tarature, incluso il
campionamento. Essa copre le prove e tarature eseguite
utilizzando metodi normalizzati, metodi non-normalizzati e
metodi sviluppati dai laboratori.
174
Appendice – Tools:
Schemi e mappe mentali per condurre con efficacia
un audit
Portare il sistema a creare valore raggiungendo
comprendendo lo scopo, applicando i principi e
raggiungendo gli obiettivi
AUD19011
Corso base sulle linee guida per audit di Sistemi di Gestione
175
UN PROCESSO DI PROCESSI
By processes analysis = Analisi per processi
Richiesta
d'offerta
Analisi di
fattibilità
Valutazione
fornitori
Analisi
economica e
finanziaria
Ordine Sviluppo
prodotto
Sviluppo
processo
Materiali
Conto lavoro
Budget e
pianificazione
di progetto
Validazione e
gestione dei
fornitori
Test e
verifiche
Validazione di
processo e di
prodotto
Offerta Produzione di
serie
Evasione
degli ordini
Gestione
scorte
Gestione
supply chain
POLITICHE, STRATEGIE, OBIETTIVI, PIANIFICAZIONE, TATTICA E OPERATIVITÀ
MONITORAGGIO, MISURAZIONE, ANALISI, VERIFICA, CONTROLLO, VALIDAZIONE
CL
IEN
TI
E M
ER
CA
TI
CL
IEN
TI
E M
ER
CA
TI
Reclami
Marketing
Migliorament
o continuo
176
I PIANI DI AZIONE CREDIBILI E SOSTENIBILI
Planning = Pianificare Importante
+
-
Importante
Urgente
+
Urgente
-
177
SOTTO CONTROLLO
Protective, Preventive, Predictive = Protettivo, preventivo, predittivo
Controllo di prodotto focus: trovare l'effetto
proteggere
Controllo di processo focus: trovare la causa
prevenire
Controllo statistico di processo focus: trovare il meccanismo
predire
178
GOVERNARE E GESTIRE
Process Management = Processi "guidati"
INPUT
OUTPUT
NOISE/CONSTRAIN
CATLAYZER/RESOURCE
GOVERNARE La qualità e la quantità dipendono solo dalle proprie scelte, si
tratta di elementi che possono essere selezionati, scelti o regolati.
GESTIRE Si tratta di vincoli e di elementi di disturbo che esulano dalle
proprie scelte e costituiscono l'ambito della protezione, della
prevenzione e, ove possibile, della predizione
179
CAUSE E CONCAUSE
Turtle Diagram = Diagramma a tartaruga
Output Input
Process
stage
PS2
O I PS1 O
What goes into
the process?
I PS3
What is the
intended result
of the process?
Work content How does the process operate?
Control of execution:
instructions, procedures, methods
Material resource What material facilities are used
to carry out the process? Tangible assets:
equipment, facilities
Process support What functions/areas/persons
support the process? Intangible assets:
training, knowledge, skill, authority
Level of effectiveness How effectively is the
process carried out? Process measurement:
key performance indicators
180
KPI
Key Perfomance Indicator = Indicatore Chiave di Prestazione
È frutto dal rapporto tra la misura del risultato atteso (target) e il risultato ottenuto
(goal)
Risultato ottenuto
Risultato atteso
181
PROBLEMI E PRIORITÀ
Priority Risk Number = Numeri di priorità del rischio
Occurrence
Severity
Detectability
182
SE TI LAMENTI E BASTA FAI PARTE DEL PROBLEMA
Problem Solving = Approccio proattivo ai problemi
Problema individuato e segmentato
Problema
riconosciuto
come già noto?
Si conosce una soluzione
efficace?
Si possono reperire dati a
riguardo?
C’è il tempo per analizzare
tutti i dati?
Pensiero
laterale
innovativo
183
ISHIKAWA 1 E = 7 M
EFFECT
Materials Machines Men
Methods Measurements Milieu
Mother nature
The six factors
These are the factors that are generally regarded as causing variation in capability measurements:
• Machine (e.g. degree of wear and choice of tooling);
• Measurement (e.g. resolution and spread of measuring instrument);
• Men-Operator (e.g. how experienced and careful he/she is);
• Material (e.g. variations in surface smoothness and hardness);
• Milieu-Environment (e.g. variations in temperature, humidity and voltage);
• Method (e.g. type of machining operation).
184
MAPPA DEL RIESAME DELLA DIREZIONE
Redditività
Fatturato
Nuovi
clienti Fedeltà dei
clienti
Innovazione Produzione Marketing Post-
vendita
Persone
Sistemi
informativi
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