Kreativ og strukturert - en bedre arbeidshverdag

Kreativ og strukturert – en bedre arbeidshverdag

COWI Bergen, 15.oktober 2015Jørn Kippersund

Foredragsholder, allmennlege, legevaktsjefVolda/Ålesund

www.innbokskontroll.no

produksjon

kapasitet

= P/K-ratioModifisert etter Stephen Covey,

7 habits of highly effective people

det du gjør

din evne til å gjøre ting

= P/K-ratioModifisert etter Stephen Covey,

7 habits of highly effective people

hvor du kjører

tilstanden til bilen du kjører

= P/K-ratioModifisert etter Stephen Covey,

7 habits of highly effective people

ta oppvasken

fikse oppvaskmaskina

= P/K-ratioModifisert etter Stephen Covey,

7 habits of highly effective people

være til

trene, helse

= P/K-ratioModifisert etter Stephen Covey,

7 habits of highly effective people

lage ost

utvikle meieriet

= P/K-ratioModifisert etter Stephen Covey,

7 habits of highly effective people

P/K-ratio

P/K-ratio

P/K-ratio

Hva produserer COWI-ansatte?

Produksjon

Faglige råd- Beregninger (hvor mye av hva)- Anbefalinger (hvliken type løsning)- ??

P/K-ratio

P/K-ratio

P/K-ratio

Hva utgjør din kapasitet i COWI?

Kapasitet

Kvantitet

Kvalitet

Spisskompetanse

Bredde

Kapasitet

Kvantitet – hvor mye?

Kvalitet

Spisskompetanse

Bredde

Kapasitet

Kvantitet – hvor mye?

Kvalitet – hvor bra?

Spisskompetanse

Bredde

Kapasitet

Kvantitet – hvor mye?

Kvalitet – hvor bra?

Spisskompetanse – på hvilket nivå?

Bredde

Kapasitet

Kvantitet – hvor mye?

Kvalitet – hvor bra?

Spisskompetanse – på hvilket nivå?

Bredde – på hvilke områder?

produksjon

kapasitet

= P/K-ratioModifisert etter Stephen Covey, 7 habits of higly effective people

produksjon

= P/K-ratioModifisert etter Stephen Covey, 7 habits of higly effective people

Kvantitet KvalitetSpissing Bredde

Påvirke kapasitet?

Kvantitet – hvor mye?

Kvantitet – hvor mye?

Kvantitet – hvor mye?• Tidseffektivitet

– Fokus (ref. Sisyfos)– Å jobbe med de oppgavene som faktisk er uløste– At verktøyene fungerer– Gyldne øyeblikk

• ??

Hva betyr noe for disse faktorene?- den fysiske arbeidsplass? Tiltalende arb.miljø?- den digitale arbeidplass?- arbeidsvaner, tidsbruk?

Kvantitet – hvor mye?• Svinge pisken?• Være superflink?

Kvantitet – hvor mye?• Svinge pisken?• Være superflink?

Vær lat! Unngå å gjøre samme jobben to ganger

Gyldne øyeblikk

Ørliten produksjonsforsinkelse gir bedret kapasitet

Investert tid i dag gir avkastning i form av mindre tidsbruk i morgen?

Gyldne øyeblikk

- hva du kaller en fil (søkbarhet)- hvor du lagrer den

- versjon- tilgjengelighet for andre (P/K for _hele_ COWI)- kontekstuell plassering

Investert tid i dag gir avkastning med mindre tidsbruk i morgen?

Gyldne øyeblikk

- hva du skriver i emnefeltet på en e-post (søkbarhet)

- å lage ny tråd for nytt tema- om lenke, i stedet for vedlegg- om den i det hele tatt skal sendes?

Investert tid i dag gir avkastning med mindre tidsbruk i morgen?

Gyldne øyeblikk

- filtrere en type mail for fremtiden heller enn å bare slette

Investert tid i dag gir avkastning med mindre tidsbruk i morgen?

Gyldne øyeblikk

Ivareta skillet mellom løst og uløst i det du legger fra deg et stykke informasjon

Påvirke kapasitet?

Kvalitet – hvor bra?

Kvalitet – hvor bra?

Kvalitet – hvor bra?• Fokus i utførelsen• Tilgang på referanseinformasjon• Tilgang til kvalitetskontroll og eller veiledning, kollegastøtte• ???

Hva betyr noe for disse faktorene?- den fysiske arbeidsplass?- den digitale arbeidplass?- arbeidsvaner, tidsbruk?

Påvirke kapasitet?

Spisskompetanse – på hvilket nivå?

Bredde – på hvilke områder?

Spisskompetanse – på hvilket nivå?

Breddekompetanse – på hvilke områder?

Spiss – og bredde?

Kunnskap – spiss- og bredde-?

• Tilegnet kunnskap, formell og uformell• Interesse, motivasjon?• Fullmakter, internt og eksternt• Trygghet i rollen• ??

Hvordan påvirkes disse faktorene? Av..- den fysiske arbeidsplass?- den digitale arbeidplass?- arbeidsvaner, tidsbruk?

Kan/bør en rådgivende ingeniør være kreativ?

Kan/bør en rådgivende ingeniør være kreativ?

• Hvordan løser vi dette problemet?• Hvordan løser vi at jeg mangler bredde- eller

spisskompetanse?

Kan/bør en rådgivende ingeniør være kreativ?

”Denne saken kan jeg ikke løse”

• En mulighet for å øke kapasitet?

• Kan kreativitet og nysgjerrighet brukes?

Kan/bør en rådgivende ingeniør være kreativ?

Tenke løsninger innenfor det som fins av kunnskap i verden – ikke nødvendigvis finne opp en ny

ostehøvel, men finne en vei gjennom informasjonsjungelen.

VÆRE NYSGJERRIG – UTFORSKENDE!

Bredde og spissing• Målretta søk: Dette vil jeg vite mer om!!!– stille spørsmål– hvem/hva er riktig person – riktig ressurs?– oppsøke grupper/fagfellesskap, i eller utenfor

COWI• ”Her har vi et hull” – avdekkes i fellesskap• Serendipity– henge ut på puben

Def: The accident of finding something good or useful while not specifically searching for it.

(Wikipedia)

Serendipity – ikke flaks!• Hva er myldrearenaer, hva er

produksjonsarenaer? OBS balanse!• Hvor kan nysgjerrigheten leve?• Større variasjonsbredde i meninger og

kunnskap øker sannsynligheten for ”happy accidents”

Gyldne øyeblikk

På hvilken arena stiller du et spørsmål?- i en mail, én person svarer- i en community-gruppe, folk du ikke

visste om kan svare

Gyldne øyeblikk

Ukeplanlegging- tid til kapasitetsøkning? Faglig

fordypning, myldring?

haster hasterikke

viktig rute 1 rute 2

ikke viktig rute 3 rute 4

Modifisert etter Stephen Covey, ”7 habits of highly effective people”, s 160, 2013-utgaven, RosettaBooks

Hvor mye tid tilbringer du i de ulike rutene?

Hvilke oppgaver har du som ligger ugjort i rute 2?

Samme oppgave kan utføres enten som rute 1 eller som rute 2 aktivitet.

Skrive et svar. Å gi svaret haster, og er viktig. Å skrive svaret ordentlig er også viktig, men haster ikke.

«Å bare gi et svar» (reply) = rute 1 aktivitet Å gi svaret på en delt plattform, med riktig tittel og riktig plassering = rute 2. Noen flere tastetrykk i starten, gir færre tastetrykk i fremtiden

Mer arbeid i starten, gir mindre arbeid senere

- Alt du gjør er prosjekt

Scott Belsky

(forfatter av ”Making Ideas Happen”)

ARBEIDSPLATTFORM

Oppgaver Verktøy

Nudge – lite dult, stor kraft!

Nudge – lite dult, stor kraft!

Nudge – a powerfull force

Hvordan får jeg de dultenejeg trenger?

Inboks - dult

Å fjerne noe fra innboksen gir en følelse av å ha fått gjort noe vil du ha noe gjort, sørg for at det havner i innboksen

Fra prosjekt -> din arbeidsflate

prosjektmapping+

dult+

arbeidsplattform=

prosjektkontroll

Fra din idé-> dine hvilende prosjekt

Kreativitet x organisering = Gjennomslagsevne(impact)

Ny idé

Ener

gi o

g be

geist

ring

TidModifisert etter Scott Belsky,

Making Ideas HappenPenguin Books, 2010

Ny idé

Prosjekt-platåfase

Ener

gi o

g be

geist

ring

TidModifisert etter Scott Belsky,

Making Ideas HappenPenguin Books, 2010

Ny idé Ny idé

Prosjekt-platåfase

Ener

gi o

g be

geist

ring

TidModifisert etter Scott Belsky,

Making Ideas HappenPenguin Books, 2010

Ny idé Ny idé

Prosjekt-platåfase

Ener

gi o

g be

geist

ring

TidModifisert etter Scott Belsky,

Making Ideas HappenPenguin Books, 2010

Ny idé Ny idé

Prosjekt-platåfase

Ener

gi o

g be

geist

ring

TidModifisert etter Scott Belsky,

Making Ideas HappenPenguin Books, 2010

Fra din idé -> dine hvilende prosjekt

Fra din idé -> dine hvilende prosjekt

Fra din idé -> dine hvilende prosjekt

Om du kan stole på dine dult

Gyldne øyeblikk

Hvordan fanger du og tar vare på gode idéer?

Hvordan sørger du for at en god idé dukker opp igjen på et relevant tidspunkt?

Kontororganisering

Samme prinsipp for analog og digital organisering

Skille uløst og løstNivå 1

Skille uløst og løst

Organisere løst:- verktøy, rekvisitter- referanse/oppslag- dokumentasjon/arkiv

Nivå 2

Nivå 1

Skille uløst og løst

Organisere løst:- verktøy, rekvisitter- referanse/oppslag- dokumentasjon/arkiv

Oppgaver som ikke kan løses i dag- organiseres under løst, skilles ut- prosjektmapper m/eget skille uløst og løst- sikre dult for overføring til uløst i riktig tid

Nivå 3

Nivå 2

Nivå 1

Skille uløst og løst

Organisere løst:- verktøy, rekvisitter- referanse/oppslag- dokumentasjon/arkiv

Oppgaver som ikke kan løses i dag- organiseres under løst, skilles ut- prosjektmapper m/eget skille uløst og løst- sikre dult for overføring til uløst i riktig tid

Bonus – serendipity- definere arenaer- sikre dult

Nivå 4

Nivå 3

Nivå 2

Nivå 1

Skille uløst og løst

Organisere løst:- verktøy, rekvisitter- referanse/oppslag- dokumentasjon/arkiv

Oppgaver som ikke kan løses i dag- organiseres under løst, skilles ut- prosjektmapper m/eget skille uløst og løst- sikre dult for overføring til uløst i riktig tid

Bonus – serendipity- definere arenaer- sikre dult

Nivå 4

Nivå 3

Nivå 2

Nivå 1

Skille uløst og løst

Organisere løst:- verktøy, rekvisitter- referanse/oppslag- dokumentasjon/arkiv

Oppgaver som ikke kan løses i dag- organiseres under løst, skilles ut- prosjektmapper m/eget skille uløst og løst- sikre dult for overføring til uløst i riktig tid

Bonus – serendipity- definere arenaer- sikre dult

Nivå 4

Nivå 3

Nivå 2

Nivå 1

Kontororganisering – nivå 1

Uløst Løst

Kontororganisering – nivå 2

Uløst LøstDet du trenger for å kunne gjøre noe med oppgavene:

• Verktøy• Referanseinformasjon• Arkivinformasjon/

dokumentasjon

Det du skal gjøre noe med

• oppgaver klar til å bli løst i dag

Kontororganisering – nivå 3

Uløst LøstDet du trenger for å kunne gjøre noe med oppgavene:

• Verktøy• Referanseinformasjon• Arkivinformasjon/

dokumentasjon

Det du skal gjøre noe med

• oppgaver klar til å bli løst i dag

Oppgaver som ikke kan løses i dag, men som må løses i fremtiden.Prosjektmapper

Kontororganisering – nivå 3

Uløst LøstDet du trenger for å kunne gjøre noe med oppgavene:

• Verktøy• Referanseinformasjon• Arkivinformasjon/

dokumentasjon

Det du skal gjøre noe med

• oppgaver klar til å bli løst i dag

Oppgaver som ikke kan løses i dag, men som må løses i fremtiden.Prosjektmapper

Dult i riktig tid

Kontororganisering – nivå 4

Uløst LøstDet du trenger for å kunne gjøre noe med oppgavene:

• Verktøy• Referanseinformasjon• Arkivinformasjon/

dokumentasjon

Det du skal gjøre noe med

• oppgaver klar til å bli løst i dag

Oppgaver som ikke kan løses i dag, men som må løses i fremtiden.Prosjektmapper

Dult i riktig tid

- Bonusoppgaver: Må ikke løses, men hadde vært fint

- Myldring - SERENDIPITY

Kontororganisering – nivå 4

Uløst LøstDet du trenger for å kunne gjøre noe med oppgavene:

• Verktøy• Referanseinformasjon• Arkivinformasjon/

dokumentasjon

Det du skal gjøre noe med

• oppgaver klar til å bli løst i dag

Oppgaver som ikke kan løses i dag, men som må løses i fremtiden.Prosjektmapper

Dult i riktig tid

- Bonusoppgaver: Må ikke løses, men hadde vært fint

- Myldring - SERENDIPITY

Dult i passelig tid

www.innbokskontroll.no/presentasjoner

facebook.com/innbokskontroll

(quick-fix)

twitter.com/jkippers