Connecta Event: Designing a digital workplace 2014

2014-05-07

© Connecta

22

Svenskt konsultbolag som finns till för att förverkliga punkterna på ledningens agenda.På riktigt.

Vi gör våra kunderna mer konkurrenskraftigagenom att kombinera affärsstrategiskt tänkande, tekniska specialist-kunskaper och förmågan att gå från ord till handling.

Ca 700 konsulter inom - Digital Consulting- Management Consulting- Enterprise Consulting- AM, Infrastruktur och Competence Match.

Omsätter ca 800 MSEK och är noterade på Nordiska börsen.

3

So how does MDS work?

3

AV FÖRETAGEN UPPGER ATT DE HAR UTMANINGAR VID INFÖRANDE AV EN

DIGITAL ARBETSPLATS

33%

4

Dagens talare är Wictor Wilén och Mattias Paulsson

Från SharePointsinnersta krets kommer Wictor Wilén. Expert, arkitekt, författareoch föreläsare sedan 90 – talet.

Connecta 5 år och MCA, MCSM, MCM och MVP

Med fokus på att få ut affärsnyttaur teknik jobbar Mattias Paulsson som säljchefinom Digital Consulting.

Connecta 5 år och tidigare genomfört globala projekt

5

1 Vad är en modern digital arbetsplats och vad är drivkrafterna bakom?

2 Hur förändrar man arbetssätt och ökar produktiviteten?

3 Hur kommer man igång?

6

1 Vad är en modern digital arbetsplats och vad är drivkrafterna bakom?

2 Hur förändrar man arbetssätt och ökar produktiviteten?

3 Hur kommer man igång?

7

My Workplace

Collaboration

Social

EmployeeSelf Service

Management Information

Vi delar in en modern digital arbetsplats i fem delar

8

Tre produkter som gör vardagen enklare

Facebook Dela information enkelt och snabbt.Skapa nya kontakter och expandera nätverk.Sök och hitta kunskap

DropBox Skapa och jobba med dokumentDela med sig av dokument

Skype Korta och snabba meddelandenVideo och röstsamtal

Ko

ns

um

en

tpro

du

kte

r

Google Sökning anpassad efter dig

9

Tre produkter som gör vardagen enklare samt ökar produktivitet

Yammer Dela information enkelt och snabbt, interntoch externt.Skapa nya kontakter och expandera nätverk.Sök och hitta kunskap

OneDrive for Business

Skapa och jobba med dokumentDela med sig av dokument på ett säkert sätt, internt och externt

Lync Korta och snabba meddelandenVideo och röstsamtalIntegrerat med mejl och andra tjänster

Arb

ets

red

sk

ap

Sökning anpassad efter dig och dinabehörigheter

SharePoint

10

Konsumentprodukt vs Arbetsredskap

Informationen och kunskapen stannar inom företaget

Säkerhet och governance som ett företag förväntar sig

Unga talanger förväntar sig och är vana vid arbetsredskap av denna typ

Stöd för compliance och e-discovery

11

1 20-25% Potentiell produktivitetsförbättring hos tjänstemän / knowledge workers genom rätt internt verktygsstöd

2 Företag med väl fungerande socialt nätverkande är 7% mer produktiva än de utan

3 Organisationer som implementerar internt stöd för socialt nätverkande – ’social business’ ökar i genomsnitt nöjdmedarbetarindex med 20 procent

4 64% kan tänka sig lägre lön mot att de har möjlighet att vara flexibla med sin placering

5 Av 550 tillfrågade akademiker svarade endast 10% att de inte vill arbeta en period utomlands

Föränderlig värld

Studier pekar på ökad produktivitet och nöjdhet för företag med en digital arbetsplats

Kunskapsdelning

Ökat tempo

Informationsöverflöd ”Every two days now we createas much information as we didfrom the dawn of civilization upuntil 2003”

– Eric Schmidt

Några effekter av en digital arbetsplats

Statistik från: McKinsey Global Institute, “The Cisco Connected World Report”. Cisco Systems. October, 2010. Presentation. Pentland, Alex. “How Social Networks Network Best”. Harvard Business Review.

February, 2009. p 37. “How companies are benefiting from Web 2.0: McKinsey Global Survey Results”. McKinsey Quarterly. September, 2009. Web.

12

1 Vad är en modern digital arbetsplats och vad är drivkrafterna bakom?

2 Hur förändrar man arbetssätt och ökar produktiviteten?

3 Hur kommer man igång?

13

So how does MDS work?

13

VAD KRÄVER EN FRAMGÅNGSRIK DIGITAL

ARBETSPLATS?

14

Användare & Organisation

Processer & Flöden

Verktyg och Tekniken

Skapa en plan för hur användarna ska involveras, hur ser organisationen som äger materialet ut etc.

Företag som fokuserar på den tekniska plattformen får små effekter

En teknisk lösning som integrerar rätt verktyg underlättar för användarens vardag och minskar underhåll

Skapa processer för att hantera ny krav och förbättra, för att utbilda nya anställda och möjliggöra linjens arbete etc.

15

Varför?

Vem?

Vad?

Hur?

Varför ska vi göra det här?Affärsnyttan. Vision och mål

Vem skapar önskade effekt?Hur ser deras förutsättningar och vardag ut, etc.

Vad har målgrupperna förbehov?Lösningar/funktioner som ska lösamålgruppernas behov.

Hur ska Intranätetutformas föranvändbarhet?

Hur ska användarna attraheras?

Vision

Målgrupp

Funktion

Implementation

Fyra grundfrågor ger en bra förankring

16

Genomför mätningar i organisationen för att följa upp önskade effekter

Frågor kring varumärke och trivsel

Temperaturmätningar hur användaren nyttjar den digitala arbetsplatsen

Frågor kring effektivitet

17

So how does MDS work?

17

VAD KRÄVER EN FRAMGÅNGSRIK DIGITAL

ARBETSPLATS?

ANVÄNDARE

18

1 Vad är en modern digital arbetsplats och vad är drivkrafterna bakom?

2 Hur förändrar man arbetssätt och ökar produktiviteten?

3 Hur kommer man igång?

19

Vägen till ett lyckat projekt och nöjda slutanvändare

Förstudie/analys Pilot FörbättringarGenomförande/

Införande

• Målbild• Kravinsamling• Prioritering• Workshop• Personas

• “Lågt hängandefrukter”

• Verifiera målbild

• Standardfunktionalitet• “Quick wins”• “Killer apps”• Korta cykler

• Lyssna!• Fråga medarbetarna• Kontinuerliga

förbättringar• Sluta inte innovera!

20

Checklista för ett lyckat projekt och nöjda användare

Använd “agila” metoder, undvik “Big Bang” projekt

Förändringshantering!

Våga göra fel!

Var beredd på att ändra beslut!

Bevaka omvärlden och trender!

Upprätta ett “forum” för användare/ambassadörer

21

Samarbete och diskussion = WIN!

22

Att designa en modern

Digital arbetsplats för samarbete

Mattias Paulsson070-2407392

mattias.paulsson@connecta.se

Wictor Wilén073-5588538

wictor.wilen@connecta.se

Kontaktuppgifter

Seminarium

20140507

My Workplace

Collaboration

Social

EmployeeSelf Service

Management Information

Av företagen uppger att de har utmaningar vid införande av en digital arbetsplats.

33%Potentiell produktivitetsförbättring hos tjänstemän / knowledge workers genom rätt internt verktygsstöd

25%