Med fokus nytta och effekt Lantmäteriet Projektverktygsdagen 2014

Maria Björk

Fokus på nytta och effekt

Mrs Business Case eller Fru Nytta

Maria Björk

Maria Björk – Lantmäteriet

• Etablering av Utvecklingsenhet inkl. projektkontor, projektkontor,

och projektledning

• Införande av

• Portföljstyrning

• Nyttorealisering

• Under 5 år drivit arbetet med att höja projektmognaden på Lantmäteriet

• E-delegationen – bidrar i arbetet

• Skapa den Nationella utvecklingsportföljen

• Uppdaterad Vägledning för Nyttorealisering

• Certifierad:

• Managing Benefits – APMG International

• Change Management - Prosci

Med passion att utveckla människor och verksamheter

Verksamhetsidé

Lantmäteriet bidrar till hållbart samhällsbyggande och

ekonomisk utveckling genom att skapa förutsättningar

för att

- bygga och utveckla fastigheter och samhällets

infrastruktur

- köpa, äga och sälja fastigheter

- söka, hitta och använda geografisk information och

fastighetsinformation

Vi gör det i samverkan med andra inom offentlig och

privat verksamhet, i Sverige och internationellt.

Lantmäteriet

Fastighetsbildning

Fastighetsinskrivning

Informationsförsörjning

Enheten för Myndighetsuppdrag

GD

Drivkrafter

Projekt / UppdragLeveransobjekt, ”möjliggörare”

FörändringarÅtgärder, göra nytt, göra annorlunda alt sluta göra

NyttorNya mätbara tillstånd

Strategisk målLedning

Marknadskrafter Yttre påverkan

Effektmål/FörmågorFramtida tillstånd

Strategiska mål

ResultatProjektUppdrag

BehovBeställare

Behov & ResultatPortföljledningVerksamhetsarkitektur

Verksamhet

Drivkrafter

Projekt / UppdragLeveransobjekt, ”möjliggörare”

FörändringarÅtgärder, göra nytt, göra annorlunda alt sluta göra

NyttorNya mätbara tillstånd

Strategisk målLedning

Marknadskrafter Yttre påverkan

Effektmål/FörmågorFramtida tillstånd

Strategiska mål

ResultatProjektUppdrag

BehovBeställare

Behov & ResultatPortföljledningVerksamhetsarkitektur

Verksamhet

Bas organisation

Idé Projekt/Leverans Nyttorealisering

Förändringsledning

Effekt

Strategiskt mål

Bas organisation

Idé Projekt/Leverans Nyttorealisering

Förändringsledning

Effekt

Strategiskt mål

Effektmål; Förväntad nytta av projektets resultat vid en given

tidpunkt i den verksamhet där det skall nyttjas.

Förändringsledning; är ett strukturerat tillvägagångssätt för att ledsaga individer, grupper och organisationer från nuläget till

ett önskvärt framtida läge

Nytta; den eller de mätbara förbättringar till följdav en förändring som uppfattas som positivt aven eller flera intressenter, vilka bidrar till en eller

flera verksamhetsmål.

ITd2010 20152003 20142011 2013201220091996

IT

Beslut om nyttokalkyl och

nyttorealiseringsplan

Mognadsmätningar

Nytt projektverktyg

Ny projektmodell

Mognadsmätning

Beslutsgenomgång

Syftar till att säkerställa projektets framdrift och säkra nyttoperspektivet

Besluts

genomgång

Portfölj

Strategiska Effektmål

Arkitektur

Projekt-styrning

ITFörvaltning

Juridik

Ekonomi

Beslutspunkts-checklista

Löpande uppdatering av besluts-underlag...

Transparens

Helhetssyn

Mognadsmätning

1,00

1,50

2,00

2,50

3,00

3,50

Processer

Intern Styr

Nytto

Ekon

Intress

Risk

Strategi

Resurs

Alla-enkät, 19 st

Chefer,6 st

Projektledare, 4 st

Nyttorealisering är inte enprocess – skapa den röda tråden

Fokus på nytta och effekter

Helhetssyn och säkerställ hemtagning av nyttor & effekter

Den röda tråden

Kvalitet

KostnadTidNytta

Operativ nivå

Uppdrag

VerksamhetsmålStrategi

Strategisk nivå

Nytta

Effekt

GenomförbarhetAngelägenhet

Taktisk nivå

Nytta

”Göra rätt saker”

Program- och

portföljstyrning

Målstyrning

”Göra saker rätt”

Projektstyrning

Förvaltningsstyrning

Linjeverksamhet

Syftar till att beskriva hur

nyttorealisering ska bedrivas i

kombination med ledning av

förändring

Verktyg och metoder Integration

NyttorealiseringskonceptetStrategi Styrande principer

Roller, ansvar och mandat

Business Case

Uppdraget

Utbildning och stöd - facilitering

Strategi

• Övergripande beskriva varför och hur vi ska tillämpa nyttorealisering i verksamhetsutveckling samt hur

nyttorealisering ska bedrivas i kombination med förändringsledning

Styrande principer

Vi ska aldrig starta ett projekt

Om vi inte kan specificera nyttorna

Om vi inte vet hur vi ska mäta nyttan

Om vi inte vet hur nyttorna ska realiseras

Om vi inte vet vem som är ansvarig

Bob Assirati, Major Projects Director OGC Storbritannien

Nyttorealiseringsprocess

Identifieraverksamhetsmål och nyttor

Specificeranyttor

Planeranytto-realisering

Realiseranyttor

Följ uppnytto-realisering

Styrning av processenför nyttorealisering

Behov &

problem

Krav

Möjligheter &

Risker

• Levererade möjliggörare

• Realiserade nyttor

• Reviderad

nyttorealiseringsplan

• Verifierad nyttorealisering

• Avslutad satsning

• Tillvaratagna erfarenheter

Uppdrag, verksamhetsmål, strategier, värderingar

Identifieraverksamhetsmål och nyttor

• Beskrivna motiv

• Önskat börläge

• Identifierade mål

Specificeranyttor • Genomförd nyttoanalys

• Verifierat beslutsunderlag

(Business Case)

Specificeranyttor

Planeranytto-realisering

Integration

• Ordinarie verksamhetsplanering, budgetering och verksamhetsuppföljning

• Portföljstyrning (PPS)

• Beställarprocessen (PPS)

• Projektstyrning (PPS)

• Beslutsgenomgångar

Workshop ”Nytta” – 2 st halvdagar (ws 1, ws 2) Färdigställande (ws 3)

BeställareNyttorealiseringsansvarigaFacilitator (kontakta Projektkontoret)Arkitekt Kompetens från IT och Verksamhet FörvaltningsansvarigIntressent/Kund/Brukare

BeställareNyttorealiseringsansvarig

Samtliga deltagare

Presentation (ws 4)

Framtagning av

effektkedja

Identifiering av nyttor

Kvantifiering av nyttor

Värdering av nyttor i pengar

Färdig-ställ

EffektkedjaNyttor i Nyttostruktur

Underlag till Nyttovärderings-kalkyl och NyttorealiseringsplanBusiness Case

Nyttovärderingskalkyl, NyttorealiseringsplanBusiness Case

Granskad och förankrad:Business Case NyttovärderingskalkylNyttorealiseringsplan

Effektriskanalys

(Risklista)

BP 0

BP 1

Idébeskrivning

Exempel på arbetssätt BP0 till BP1 Del av Lantmäteriets Nyttorealiseringskoncept

Insats kontra nytta

Nyttovärderingskalkyl

Nyttorealiseringsplan – vilka frågor

besvaras?

Vad är nyttan

Hur ska den realiseras

Vem ska realisera

nytta

Vem ansvarar för

uppföljningen

Hur ska nyttan följas

upp

När uppkommer

nyttanVilka mätetal

Nyttorealiseringsplan

MetoderBusiness Case

NyttostrukturEffektkedja Nyttovärderingskalkyl

Värderingsprinciper/Scabloner

Verktygslåda

Utbildning och stöd - facilitering

Propotionalitetsprincipen

Balansera genomförandeplan

(Beredningsgrupp BUS)

Årsplanering

Mar

Prioritera initiativ inför budgetarbete

(Beredningsgrupp BUS)

Välja initiativ(Beredningsgrupp BUS)

En första utvärdering och kategorisering av initiativ

(Utvecklingsenhet)Inkluderande VU över 500 kkr i utvecklings

portföljen

Behovsinventering för förvaltning genomförs

Samtliga förvaltnings-planer och SLA

preliminärt klara

Jan

Maj

JunJul

Aug

Sep

Okt

Nov

Dec

Apr

Feb

Ta fram anvisningar för portfölj

(Utvecklingsdirektör)

Samtliga förvaltningsplaner och SLA med VM och VU

Prel 2014

3-årig utvecklings-planering

(Beredningsgrupp VU)

3-årig utvecklings-planering (division och

koncernenhet)

Identifiera initiativ (division och

koncernenhet)

Grov budgetering för Lantmäteriet

Godkänna portfölj och genomförandeplan,

(Beredningsgrupp BUS)

Omprioritera och Kvalitetssäkra

prioriterade initiativ(Beredningsgrupp BUS)

Grov budgetering per division och koncernenhet

Ta fram VP-anvisningar

Prioritering inom respektive

objektfamilj

Verksamhetsuppföljning T3

VerksamhetsuppföljningT1

VerksamhetsuppföljningT2

G

Utvecklingsstyrning

Förklaring:

Portföljstyrning

Förvaltningsstyrning

Verksamhetsplanering för Utvecklingsverksamhet

Balansera genomförandeplan

(Beredningsgrupp BUS)

Årsplanering

Mar

Prioritera initiativ inför budgetarbete

(Beredningsgrupp BUS)

Välja initiativ(Beredningsgrupp BUS)

En första utvärdering och kategorisering av initiativ

(Utvecklingsenhet)Inkluderande VU över 500 kkr i utvecklings

portföljen

Behovsinventering för förvaltning genomförs

Samtliga förvaltnings-planer och SLA

preliminärt klara

Jan

Maj

JunJul

Aug

Sep

Okt

Nov

Dec

Apr

Feb

Ta fram anvisningar för portfölj

(Utvecklingsdirektör)

Samtliga förvaltningsplaner och SLA med VM och VU

Prel 2014

3-årig utvecklings-planering

(Beredningsgrupp VU)

3-årig utvecklings-planering (division och

koncernenhet)

Identifiera initiativ (division och

koncernenhet)

Grov budgetering för Lantmäteriet

Godkänna portfölj och genomförandeplan,

(Beredningsgrupp BUS)

Omprioritera och Kvalitetssäkra

prioriterade initiativ(Beredningsgrupp BUS)

Grov budgetering per division och koncernenhet

Ta fram VP-anvisningar

Prioritering inom respektive

objektfamilj

Verksamhetsuppföljning T3

VerksamhetsuppföljningT1

VerksamhetsuppföljningT2

G

Utvecklingsstyrning

Förklaring:

Portföljstyrning

Förvaltningsstyrning

Verksamhetsplanering för Utvecklingsverksamhet

Uppföljning Nyttorealisering

Uppföljning Nyttorealisering

Uppföljning Nyttorealisering

Uppdragsledare alt

Projektledare

SPONSOR/ BESTÄLLARE

Förändringsledare

UTVECKLINGSPORTFÖLJ

Uppdragsledare alt

Projektledare

SPONSOR/ BESTÄLLARE

Förändringsledare

Uppdragsledare alt

Projektledare

SPONSOR/ BESTÄLLARE

Förändringsledare

Uppdragsledare alt

Projektledare

SPONSOR/ BESTÄLLARE

FörändringsledareUppdragsledare

alt Projektledare

Beställare

Förändrings-ledare

Möjliggörare

Verksamhetsledning

Portföljledning

ProjektkontorController/

Uppföljningsansvarig

Nyttorealiserings-ansvarig

Nyttorealiserings-ansvarig

Nyttorealiserings-ansvarig

Nyttorealiserings-ansvarig

Nyttorealiserings-ansvarig

LIN

JE

VE

RK

SA

MH

ET

Nyttorealiserings-ansvarig

Nyttorealiserings-ansvarig

Nyttorealiserings-ansvarig

Nyttorealiserings-ansvarig

NyttorealiseringsansvarigFinns i berörd linjeorganisation

Ansvar & befogenhet:• Nyttoobjektet blir värderat• Nyttoobjektet blir registrerat i

nyttoregistret• Nyttoobjektet bevakas under

satsningens genomförandefas• Nyttoobjektet följs upp under

nyttohemtagningsperioden• Befogenhet att vidta åtgärder

beroende på hur nyttorealiseringen utfaller under projektets gång och nyttorealiseringsperioden

Controller/UppföjningsansvarigDel av Portföljledningen/Verksamhetsuppföljning

Ansvar och befogenhet:• Säkerställa att nyttorealisering genomförs,

innan, under och efter en satsning• Nyttovärdering sker på samma sätt i hela

organisationen• Ständig vidareutveckling av ramverket för

nyttorealisering.

Beställare: Ansvarig för effektmålet

Roller, ansvar och mandat

Utbildning och stöd - facilitering

Nyttoregister

Projekt 1 Projekt 2 Projekt n

Kvalitet

KostnadTidNytta

Operativ nivå

Uppdrag

VerksamhetsmålStrategi

Strategisk nivå

Nytta

Effekt

GenomförbarhetAngelägenhet

Taktisk nivå

Nytta

Likartad värdering

Övervärdering

undervärdering

Det som mäts blir gjort

Samsyn –bättre styrning

Ingen dubbel-

räknad nytta

Avbryta felsatsningar i

tid

”Much to learn you still have.”

Frågor?