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Apresentação na Conferencia da APDSI sobre Gestão Documental - Lisboa - Torre do Tombo 11/11/2014
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Luís Vidigal – Novembro 2014
Gestão Documental e Governança da Informação -‐ O Debate Necessário
Critérios de Avaliação e Tendências dos ECM
Luís Vidigal (APDSI)
Lisboa – 11 de Novembro de 2014
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Gestão Documental e Governança da Informação -‐ O Debate Necessário
Desafios para Portugal
Coesão Social
Trabalhar melhor Solidariedade
Produ4vidade
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Gestão Documental e Governança da Informação -‐ O Debate Necessário
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Gestão Documental e Governança da Informação -‐ O Debate Necessário
Tecnologias ou Informação?
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CTO CIO
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Gestão Documental e Governança da Informação -‐ O Debate Necessário
Dos documentos aos processos
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Poder sobre os papéis
Poder sobre os fluxos
Luís Vidigal – Novembro 2014
Gestão Documental e Governança da Informação -‐ O Debate Necessário
Compramos para melhorar?
Temos?
Usamos?
Precisamos?
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Ecosistema da Gestão da Informação
• Enterprise Content Management (ECM) • Web Content Management (WCM) • Document Management (DM) • Digital Asset Management (DAM) • Digital Rights Management (DRM) • Enterprise InformaXon Portal (EIP) • Knowledge Management (KM) • So[ware ConfiguraXon Management (SCM)
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Gestão Documental e Governança da Informação -‐ O Debate Necessário
O Que é o ECM
O Enterprise Content Management (ECM) é consXtuido por estratégias, métodos e ferramentas uXlizadas para capturar, gerir, armazenar, preservar e distribuir conteúdos e documentos relacionados com os processos organizacionais
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Gestão Documental e Governança da Informação -‐ O Debate Necessário
O mercado de ECM quase que vai duplicar nos próximos 5 anos
Entre 2014 e 2019, prevê-‐se um crescimento anual de 12,7% no mercado do Enterprise Content Management podendo aXngir 12,32 biliões de dólares em 2019 (atualmente o mercado de ECM é de 6,78 B$)
code : ASDR-‐105258 Publish date : April 2014 Pages : 189
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Gestão Documental e Governança da Informação -‐ O Debate Necessário
Áreas do ECM • Conteudos e documentos • Scanning • Imagem de documentos • Formulários • Reconhecimento • Categorização/Taxonomia • Indexação • Gestão de documentos • Gestão de registos • Gestão de mails • Gestão de conteudos Web • Gestão de aXvos digitais • Repositórios
• Armazenamento • Integração de conteudos • Migração • Backup/Recuperação • Pesquisa • ParXlha • Localização • Personalização • Publicação • Papel eletrónico • Securança • Colaboração • Arquivo de longa duração
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Modelo AIIM do ECM
WCM Web Content Management
RM Records
Mnagement
Workflow / BPM
DM Document
Management
CM CollaboraXon Management
Fornecer Capturar
Preservar
Gerir
AssociaXon for InformaXon and Image Management InternaXonal 11
Luís Vidigal – Novembro 2014
Gestão Documental e Governança da Informação -‐ O Debate Necessário
A visão da Forrester Research
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Organizações Inteligentes
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Portais
Gestão de Conteúdos
Ferramentas Colaborativas
Gestão do Conhecimento
Gestão Documental
Smart Enterprise
Suite
2002
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Gestão Documental e Governança da Informação -‐ O Debate Necessário
Para que serve o ECM?
é uXlizado para criar, armazenar, distribuir, pesquisar, arquivar e gerir o conteúdo não-‐estruturado (como documentos digitalizados, e-‐mails, relatórios, imagens médicas e documentos de office) e, finalmente, analisar a uXlização para permiXr que as organizações forneçam conteúdos relevantes aos uXlizadores onde e quando eles precisem.
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Gestão Documental e Governança da Informação -‐ O Debate Necessário
Ecossistema do ECM
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Quadrante Mágico (Gartner)
Facilid
ade de
Execução
Visão 16
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ECM Quadrante Mágico do Gartner Set 2014
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Gestão Documental e Governança da Informação -‐ O Debate Necessário
Peso de cada componente do ECM
• Document management (20%) • Web content management (WCM, 5%) • Records management (10%) • Image-‐processing applicaXons (15%) • Social content (15%) • Content workflow (20%) • Extended components (15%)
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Document management (20%)
• Check-‐in/check-‐out • Controlo de versões • Segurança • Serviços de biblioteca para documentos de gestão
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Web content management (WCM, 5%)
• Templates • Gestão de workflow e alterações • Disponibilização de conteúdos • Conteúdos a pedido através de web services
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Records management (10%)
• Forçar a retenção de documentos críXcos a longo prazo
• Conformidade com normas – DirecXva 5015.2-‐STD – Departmento de Defesa (DoD) – VERS -‐ Victorian Electronic Records Strategy – MoReq2010 -‐ Modular Requirements for the Management of Electronic Records
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Image-‐processing applicaXons (15%)
• Capturar, transformar e gerir imagens de documentos em papel – Digitalizar e reconhecer formulários e carateres (OCR) de forma inteligente
– Integração com terceiros (Kofax, ReadSo[, TIS, etc. – Capacidade para carregar imagens de documentos digitalizados em repositórios e pastas e encaminhá-‐las em processos
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Social content (15%)
• Para parXlha de documentos e colaboração em situações de trabalho de equipa e gestão do conhecimento, nomeadamente em blogues, wikis, etc.
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Content workflow (20%)
• Suportar processos de negócio • Encaminhamento • Atribuir tarefas e estados • Auditoria
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Critérios para avaliação do ECM • Ferramentas abrangentes para gerir a captura e armazenamento de dados ,
bem como o cumprimento dos requisitos de retenção. • Orientação para processos com capacidades poderosas para automaXzar fluxos
de trabalho baseados em dados e documentos. • Suporte para serviços repeXXvos parXlhados internamente dentro da
organização e serviços colaboraXvos que envolvem simultaneamente documentos e processos com outras enXdades .
• Arquitetura aberta para integração com sistemas de negócios, como ERP, CRM e GIS, assim como aplicações para funções específicas.
• Adaptabilidade para permiXr uma personalização fácil para necessidades de informação e fluxos de trabalho especializados, apoiada por recursos e ferramentas de desenvolvimento especificamente criadas.
• Formatos de arquivo não-‐proprietárias com a pesquisa federada e escalabilidade para uma grande diversidade de dados e Xpos de documentos .
• Suporte para proteger os dados e os fluxos de trabalho no acesso a parXr de disposiXvos móveis, com proteções baseadas na função ou cargo.
• Possibilidade de auditoria para a detecção de fraude e garanXa da integridade da informação.
2013 -‐ The Vital Asset for Today’s Government -‐ www.centerdigitalgov.com 25
Luís Vidigal – Novembro 2014
Gestão Documental e Governança da Informação -‐ O Debate Necessário
Matriz de comparação de funcionalidades do ECM
• Edição de conteúdos • Suporte a templates • Captura de documentos • Repositório de conteúdos • Workflow • Desenvolvimento de Web Sites • Indexar e pesquisar • Categorização • Controlo de versões • Personalização • Publicação na Web
• Distribuição de conteúdos • Publicação mulXcanal • Colaboração • ParXlha de conteúdos (feeds) • Agregação de conteúdos • Segurança de aXvos digitais • Gestão do ciclo de vida dos
conteúdos • Gestão de registos • Gestão de múlXplos Web sites • Integração de aplicações
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Tendências do ECM (Hype Cycle)
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Redes Sociais Mobilidade
Análise de Dados
Anytime – Anywhere Just in Time – Just in Case
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Gestão Documental e Governança da Informação -‐ O Debate Necessário
A 3ª Plataforma da
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Luís Vidigal – Novembro 2014
Gestão Documental e Governança da Informação -‐ O Debate Necessário Internet das Coisas
Imagine um mundo onde as coisas estão sempre conectadas à Internet e interagem com pessoas e outras coisas
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Luís Vidigal – Novembro 2014
Gestão Documental e Governança da Informação -‐ O Debate Necessário O Trabalho hoje...
• Mobilidade constante • Permanentemente conectados • Acesso a dados e processos • Criação de relatórios em tempo real • ProaXvidade processual
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Luís Vidigal – Novembro 2014
Gestão Documental e Governança da Informação -‐ O Debate Necessário
Quebrar barreiras…
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Luís Vidigal – Novembro 2014
Gestão Documental e Governança da Informação -‐ O Debate Necessário
Obrigado
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