Time management

Time managementTime management

Martin Prodaj-INSIGHTwww.koucing.org

INSIGHT

1993-2010

Zoznámime sa?

•Čo sa mi podarilo?•Čo ma baví?

•Na čo sa teším?

Čo tu chcem?

S čím chcem odísť

Krátky test Vášho TM

• Jediný pohľad na váš stôl vás môže presvedčiť, ci máte svoj čas pod kontrolou.

• Teraz porozmýšľajte a pokúste sa odpovedať na nasledovné otázky "ÁNO" alebo "NIE".– 1.Dokážete odmietnuť prácu alebo telefonické hovory, ktoré

prichádzajú bez kontrol, kedykoľvek? – 2. Dokážete odmietnuť ľudí, ktorí prichádzajú do vašej kancelárie pre

radu alebo priateľsky si pohovoriť o práci alebo súkromných problémoch?

– 3. Keď odídu ostatní zamestnanci z práce, odpovedáte na odkazy, alebo robíte veci, ktoré by vám v skutočnosti nemali patriť?

– 4. Pociťujete niekedy, že ste v časovej tiesni alebo v strese?

Čo všetko súvisí s TM?Čo všetko súvisí s TM?

Uvažujte chvíľu nad tým s čím všetkým time management súvisí

4 Generácie Time managementu4 Generácie Time managementu

• 1 gen. tejto disciplíny zaviedla poriadok v úlohách a činnostiach

• 2 gen. priradila úlohy a činnosti k časovej postupnosti.

• 3 gen. riešila prioritne ako dosiahnuť vytýčené ciele

• 4 gen. začína od sebapoznania človeka

Ciele Time managementuCiele Time managementu

Byť organizovaný

Urobiť viac vecí za kratší čas

Urobiť svoju prácu kvalitnejšie

Zbaviť sa stresu z toho, že „NESTÍHAM“!

Aká je cena Vašej práce?Aká je cena Vašej práce?

• Koľko hodín, podľa Vášho odhadu stratíte neefektívnym využívaním

času týždenne?

• Koľko stojí Váš pracovný deň?

• Koľko stojí Vaša hodina?

• O koľko prídete vďaka svojmu TM?

• Koľko Vás teda stojí Váš Time management ročne???

Kde strácate najviac času?Kde strácate najviac času?

Nájdite vo svojom živote svojich žrútov času.

Dajte veci z hlavy von INBOX-y

Základné kamene dobrého TM

• Plánovanie

• Prioritizácia

• Proste to urobte

PlánovaniePlánovanie• Aké sú podľa vás Aké sú podľa vás zásady plánovania?zásady plánovania?

Denné plánovanieDenné plánovanie

• Úloha Úloha

• PrioritaPriorita

Týždenné plánovvanie

Na konci týždne je vhodné si urobiť krátky čas pre naplánovanie ďalších aktivít a využiť k tomu niektorý z plánovacích systémov

• Dátum

• Úloha

• Priority úloh: A/B/C

Prioritizácia úloh

• A-Musí byť urobené

• B-bude dobre ak bude urobené

• C-ak nebude urobené, nič sa nestane

80/20

• Identifikujte strategické miesta, ktoré majú najväčší dopad na celkový výsledok

• Efekt Motýlích krídel-Teória Chaosu

• Proces

1 2 3 4 5 6

80/20

20%

20%

80%

80%

Vynaložený čas

Výsledky

Vynaložený čas

Výsledky

Aká oblasť je najstrategickejšia?

Kroky využitia 80/20

1. Zoradťe si na jedno miesto všetky problémy, ktorým čelíte.

2. Kategorizujte ich tak aby ste dostali priority v tom,čomu sa budete venovať.

3. Získajte čo najstrategickejšie miesto na prácu

Ako sa vyhnúť odkladaniu a váhaniu

• Zamerajte sa predovšetkým na úlohy A priority

• Začnite bez nejakého veľkého rozmýšľania

• Ak sa Vám veľmi nechce, pracujte v malých časových intervaloch

• Svoju odmenu za úlohu si pouňte ďalej

• Dajte si v práci prestávky, (cca každý 90min)

UrgentnéUrgentné NeurgentnéNeurgentné

DôležitéDôležité

NedôležitéNedôležité

I.I. Činnosti:Činnosti: II. Činnosti:II. Činnosti:

III. Činnosti:III. Činnosti: IV. Činnosti:

Eisenhowerov princíp

UrgentnéUrgentné NeurgentnéNeurgentné

DôležitéDôležité

NedôležitéNedôležité

I. Činnosti:I. Činnosti:KrízyKrízyNeodkladné problémyNeodkladné problémyTermínované úlohyTermínované úlohy

II. Činnosti:II. Činnosti:Rozvíjanie vzťahovRozvíjanie vzťahovPoznávanie nových Poznávanie nových príležitostípríležitostíPlánovanie, odpočinokPlánovanie, odpočinok

III. Činnosti:III. Činnosti:Prerušenia, niektoré Prerušenia, niektoré návštevynávštevyNiektorá pošta a hláseniaNiektorá pošta a hláseniaNiektoré poradyNiektoré poradyBlížiace sa neodkladné Blížiace sa neodkladné záležitostizáležitostiObľúbené činnostiObľúbené činnosti

IV. Činnosti:Triviálne bežné záležitostiNiektorá poštaNiektoré telefonické rozhovoryPlytvanie časom na zbytočné záležitostiPríjemné činnosti

Eisenhowerov princíp

Malý test

• Predsavzali ste si že budete pracovať na svojich životných cieľoch, ale tie stále ležia v zásuvke. Dôležité/Urgentné?

• Práve prišli noviny.Je dôležité alebo urgentné si ich prečítať?

• Predsavzali ste si, že pôjdete k zubárovi aspoň raz za rok? A ešte ste tam neboli. Je to dôležité alebo urgentné?

DelegovanieDelegovanie

PoradyPorady

TelefonovanieTelefonovanie

Efektívny management dokumentovEfektívny management dokumentov

Organizácia dokumentov

• Koľko času denne stratíte tým, že niečo hľadáte

• Jedna úloha, jeden folder

• Raz to vezmete do ruky a potom to položte tam kde to už ostane

• Každá vec má svoje vlastné miesto

• Využitie desktop vyhľadávače

Zvládanie vyrušení

Vonkajší vyrušitelia

• Ľudia, ktorí nie sú dôležití pre splnenie vašej úlohy („okoloidúci)

• Mobily• Spam/Email• Čakanie na ľudí, ktorých potrebujete na dokončenie

úlohy• Neefektívne a dlhé porady• Re- agovanie na to čo sa deje- riešime len operatívu

bez plánovania• Papierová robota (

PC

Email

• Nastavenie automatickej odpovede

• Nebudťte vždy dostupní

• Nepozerajte na emialy stále, ale len niekoľko krát za den.

• Vypnite automatické upozornenie na emaily

• Nastavte si filtre

• Spustite spamové flitre

Otázky S.Coveyho

• Otázka č. 1: Ktorá vec (ktorú nerobíte) by spôsobila významnú pozitívnu zmenu v osobnom živote, keby ste ju robili pravidelne?

• Otázka č. 2: Ktorá vec by spôsobila podobnú zmenu vo vašom pracovnom živote?

Techniky a nástroje

GTD

Pomodoro technika

1. Vyber si úlohu2. Nastav si 25 min.3. Pracuj na úlohe4. Daj si pauzu (5min je ok)5. Každé 4P si dlhšiu pauzu

Pravidlá Pomodoro

•Ak Pomodoro začne, musí zazvoniť

•Pomodoro je nerozdeliteľné

•Jedna úloha, jedno Pomodoro

SebadisciplínaKde čerpáte sebadisciplínu?

Kedy ste sebadisciplinovaný?

Máte svoj životný cieľ?

• O čo mi v živote ide?

• „Ak neviem do akého prístavu sa chcem doplaviť, potom pre mňa nie je žiaden vietor dobrý“

• Aké musia byť ciele?

• SMART