PRESENTACIÓN DE LOS DATOS NUMÉRICOS

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Al culminar el trabajo número cuatro los estudiantes podrán:

1. Adquirir los conocimientos de las reglas para trabajar los archivos numéricos.

2. Aprender los nombres y usos del equipamiento informático común.

3. Presentar por los números y fechas de caducidad.

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1. 56/8=

2. 744/6=

3. $36.00/6=

4. $78.00/10=

5. $6,800/100=Derechos Reservados, 2012 3

1. Alphabetically2. Central processing unit3. Chronologically4. Computer program5. Computer system6. Guides7. Input device8. Numerically9. Output device10. Printer11. Sort12. Tickler file

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1. Alfabéticamente2. Unidad central3. Cronológicamente4. Programa de ordenador5. Sistema informático6. Guías7. Dispositivo de entrada8. Numéricamente9. Dispositivo de salida10. Impresora11. Archivo cronológico de fechas importantes

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Para realizar los pasos de procesamiento de datos se necesitan herramientas. Si usted está haciendo el procesamiento de datos manual, puede utilizar un lápiz para anotar los datos de entrada, una calculadora para procesar los datos, y una hoja de papel para que los resultados o la producción. Si es electrónicamente debe tener el programa seleccionado, el método de almacenamiento y la impresora

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PESTAÑAS› Se encuentran en la parte superior de las

guías y facilita la localización.

pestaña

MATERIALES

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Rótulos› Es la parte impresa que se coloca en la

pestaña.a. Rótulo sencillo - contiene una sola letra o

número.b. Rótulo doble - contiene una combinación más

de dos letras o números.

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A

RÓTULO SENCILLO

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A-C

RÓTULO DOBLE

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CARPETAS› Son hojas de cartulinas dobladas que

permiten colocar los papeles en una posición fija.

a. Carpeta individual - se guardas los documentos de una misma corresponsal, ya sea individuo o empresa.

b. Carpeta miscelánea - se guardan documentos de varios individuos o empresa, hasta que se considere abrir una carpeta individual.

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Profa. Ginnette E. Reyes

Carpeta

Individual

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Profesores Carpeta

Miscelánea

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MARBETE› Material hecho con papel engomado en

varios colores “labels”.

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Es un sistema indirecto, porque para localizar; un expediente en los archivos primero hay que consultar un tarjetero índice y determinar el código o el número asignado a ese expediente, corresponsal o asunto.Para aumentar la eficacia del sistema numérico, es conveniente establecer patrones numéricos, los cuales además de facilitar el archivo y localización, ayudan a identificar el tipo de producto, caso o asunto.

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1. Confidencialidad – el rótulo numérico de los expedientes da mayor garantía de confidencialidad y facilita ordenar los expedientes.

2. Rápida identificación de la secuencia – es más fácil saber qué número viene antes o después de otro.

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3. Expansión ilimitada - es sistema numérico es ilimitado porque la numeración es infinita.

4. Usos múltiples del tarjetero índice del sistema -- en los negocios, el tarjetero índice que se requiere para localizar lo números asignados a los corresponsales, también, se utiliza para referencia rápida.

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5. Las referencias no recargan el archivo principal - las referencias permanentes a los nombres de los corresponsales no recargan el archivo principal porque se incluyen en el tarjetero índice o se mantienen en una base de datos computadorizada.

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6. Se pueden utilizar números que identifican a los corresponsales - muchas instituciones utilizqn el número de seguro social, el de la licencia de conducir y el del teléfono entre otros.

7. Los patrones numéricos facilitan la identificación de datos- cada institución puede establecer un patrón para asignar los números y darle significado especial.

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6. El uso de números reduce el ancho del rótulo – permite estandarizar y reducir el tamaño de la pestaña o del ancho del campo.

7. Los números son identificaciones personales – es único lo que reduce la posibilidad de cometer errores.

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Son los dígitos que primero se consideran. Equivalen al rótulo de la gaveta del frente hacia atrás.Ej. 83 56 96 83 66 96 83 44 11 (1) (2) (3)

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83

Son los dígitos que se toman en cuenta. Equivalen al rótulo de la gaveta del frente hacia atrás.Ej. 65 43 96 33 43 96 28 43 11 (2) (1) (3)

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43

Son los dígitos que se consideran últimos.

Ej. 65 33 25 33 43 25 28 78 25 (3) (2) (1)

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Ordénelos de acuerdo con el sistema numérico corriente, dígito central y dígito terminal.

153702 390756 392559 123702590744 990732 235360 692577722516 572516 233756 678216185356 553716 133716 013744153732 015332 150732 322516

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Kaliski,Burton; Passalacqua, Dan; Schultheis, Robert A., 2001, Keeping Financial Records for Business, South-Westerns Educational Publishing.

Correa, Carmen M.; Díaz-Colón, Abigaíl; 2004, Administración de Documentos, Sistemas, Procedimientos y Tecnología.