Manajemen rapat

Please wait.......................................Please Wait

Bismillahirrahmanirrahiiim

RAPAT

RAPAT

RAPATRAPAT

RAPAT

Kenapa harus rapat…...

• Distribusi dan pertukaran informasi

• Menjalankan fungsi organisasi

• Informasi yang didapat semua orang sama

• Memerlukan prespektif berbeda, brainstorming

• Untuk Pemecahan masalah, kerjasama, koordinasi antar personal, tim/bidang

• Mencari komitmen bersama

Intensitas Akibat

Terlalu Sering

Banyak waktu terbuang Anggota tim tidak punya cukup

waktu untuk mengimplementasikan

keputusan. Kemungkinan lain, Tim menjadi tidak fokus karena

banyak keputusan yang diambil

Jarang Anggota tim kehilangan arah, tidak tahu

sasaran yang harus dicapai bersama

sehingga anggota tim menjadi berjalan

sendiri sendiri

Waktu rapat yang terus molor tanpa batas

Rapat rutin tanpa agenda yang jelas Pembicaraan tidak fokus Terjadi adanya dominasi individu Tidak ada mekanisme rapat Manajemen konflik yang lemah Tidak ada keputusan yang jelas Dinamika kelompok yang kurang/pasif Ketua ingin dia yang paling benar dan

tidak boleh dibantah Rapat hanya menjadi ajang menyerang

lawan atau mempertahankan pendapatTidak Efektif

Jika Ini yang terjadi…

Kapan dan dimana rapat akan dilakukan

Jadwal dan agenda atau tujuan rapat yang sederhana dan jelas

Jika anda tidak memperhatikan rambu rambu dan tidak tahu tujuan anda maka anda akan trsesat dan kehilangan arah

Ingat !

Mengirimkan pemberitahuan sehingga yang akan di undang rapat harus menerima pemberitahuan sebelumnya

Mempersiapkan tempat rapat dan peralatan yang dibutuhkan dengan baik

Yang terpenting memastikan bahwa para peserta rapat menyiapkan data atau informasi yang relevan dengan agenda rapat

Selanjutnya…..

Kemampuan mendengar dengan aktifMengetahui persoalan dengan rinciMemandu jalannya diskusiMemotong diskusi yang tidak relevanMampu menerima kritik Memantau waktu RapatMengambil KeputusanMenyimpulkan hasil rapat dengan sederhana dan mudah dimengertiMembuat risalah rapat; dikerjakan oleh sekretaris atau seorang peserta rapat dalam format yang sederhana

Dalam rapat kita akan bertemu Dalam rapat kita akan bertemu dengan berbagai karakter dengan berbagai karakter manusiamanusia

Batas kewajaran dalam berbeda pendapat

Tingkat Perbedaan Pendapat

Nilai Karakteristik Organisasi Tingkat Responsif & Kemampuan Organisasi

Tidak ada atau rendah

Negatif Tidak peduli, jumud, lambat antisipasi, tingkat kreatifitas untuk mencari alternatif baru rendah, tidak ada inovasi

Rendah

Batas Kewajaran

Positif Dinamis, bebas berpendapat, selalu mencari solusi, kreatifitas positif untuk mencapai target

Tinggi

Tinggi Negatif Mengada-ada, tidak ada kerjasama, aktivitas kontraproduktif, tidak terkendali dan tidak terkoordinir dengan baik

Rendah

Tingkat Perbedaan

A B C

TinggiRendah

Kepedulian Organisasi

Tinggi

Membagikan hasil rapat secara tertulisMembuat rencana tindakan sederhana dalam suatu lembar (sheet) yang terdiri atas : pekerjaan/aktivitas yang disepakati, oleh siapa, jadwalnya dan status dari kegiatan tersebut (who, to do what, when, and the status)Memantau semua aktivitas beserta pelaksanaan dari hasil rapat.Hasil pantauan sebaiknya dibicarakan secara singkat pada rapat berikutnya

10 Rumus10 Rumus untuk melaksanakan untuk melaksanakan rapat dengan suksesrapat dengan sukses

1.1. Adakan rapat hanya kalau memang dibutuhkanAdakan rapat hanya kalau memang dibutuhkan2.2. Rencanakan suatu rapat dengan baikRencanakan suatu rapat dengan baik3.3. Siapkan dan edarkan agenda ke semua peserta rapatSiapkan dan edarkan agenda ke semua peserta rapat4.4. Waktu dan jadwal rapat sangat berhargaWaktu dan jadwal rapat sangat berharga5.5. Kendalikan rapat tersebutKendalikan rapat tersebut6.6. Undanglah yang paling berkompetensi dan Undanglah yang paling berkompetensi dan

mempunyai pengalamanmempunyai pengalaman7.7. Catat semua rekomendasi serta tugas kepada Catat semua rekomendasi serta tugas kepada

anggotaanggota8.8. Berikan kesimpulan rapat secara tuntas dan Berikan kesimpulan rapat secara tuntas dan

sederhanasederhana9.9. Buatlah keputusan rapat dapat diimplementasikanBuatlah keputusan rapat dapat diimplementasikan10.10. Evaluasi hasil rapat serta implementasinya secara Evaluasi hasil rapat serta implementasinya secara

objektifobjektif

Model rapat, sebuah alternatif

Tahap 1. PembukaanTahap 2. Evaluasi kegiatan pekan laluTahap 3. Pembahasan agenda rapatTahap 4. Penutupan.

Tahap 1. Pembukaan

PJ pembukaan/ MC, sebaiknya telah ditunjuk pekan lalu

Pembukaan. Kapan boleh dimulai, urutan pemimpin, bila mulai terlambat.

Tilawah. Catat halaman, aturan tilawah. Nasihat/arahan. Giliran, bahan, pembicara ,

mekanisme, alokasi waktu. Pengajuan agenda Pengantar umum rapat.

Tahap 2. Evaluasi kegiatan pekan lalu

PJ sekretaris Koreksi agenda aksi pekan lalu, progress report. Mengecek hasil pekerjaan Apa yang perlu diagendakan kembali. Konsep penting dan mendesak

Tahap 3. Pembahasan agenda rapat

PJ pemimpin Penetapan agenda rapat: permanen dan

nonpermanen Alokasi waktu per agenda Notulensi rapat (sekretaris) Manfaatkan teknik pemecahan masalah Laksanakan konsep

Tahap 4. Penutupan.

PJ. Sekretaris Hasil Keputusan dibaca ulang Person yang terkait mencatat Receck buat yang penting Apa yang akan dikerjakan pekan depan Berkas penting tercecer perjanjian khusus, kontak hamdalah.

Sesungguhnya hari ini adalah satu hari di antara hari-hari Allah, tidak

pantas diisi dengan kebanggaan dan kesombongan/keangkuhan.

Ikhlaskanlah amalmu dan tujulah Allah dengan amalmu, karena hari ini

menentukan hari-hari yang akan datang.

Teruslah bergerak hingga KELELAHAN itu LELAH mengikutimuTeruslah berlari hingga KEBOSANAN itu BOSAN mengejarmuTeruslah berjalan hingga KELETIHAN itu LETIH bersamamuTeruslah bertahan hingga KEFUTURAN itu FUTUR menyertaimuTetaplah berjaga hingga KELESUAN itu LESU menemanimu

Hai orang-orang yang beriman, bertaqwalah kepada Allah dan hendaklah setiap diri

memperhatikan apa yang telah diperbuatnya untuk hari esok (akhirat), dan sesungguhnya Allah Maha Mengetahui apa

yang kamu kerjakan.(Q.S. Al Hasyr : 18)

Untuk saudaraku yang aku cintai karena Allah

‘Fasiruu bi barakatillah wa antum fa’izuun(Berangkatlah kalian dengan keberkahan Allah dan kalian akan menang)