20080417 Presentatie Ocmw Gent

De k

eu

ze v

oor

Du

lle

Gri

et

en

DH

A

Archief 212 april 2023

Inhoud

• Omzwervingen van het Archief

• Dulle Griet

• Databank Hedendaags Archief

• Wat hebben we geleerd?

Archief 312 april 2023

Omzwervingen

• 1987: voorbereiding nieuw administratief complex mét archiefkelder

• 1988: noodontruiming

• 1993: gedeeltelijke verhuis naar nieuwe kelder

• 2001: verbouwingen Campus Prins Filip

Archief 412 april 2023

Omzwervingen

Archief 512 april 2023

Dulle Griet

• 2001: nieuwe archiefverantwoordelijke

• Nieuwe aanpak archiefwerking

Prioriteiten:• Ontsluiten historisch archief• Valoriseren historisch archief• Bekendheid verhogen

Archief 612 april 2023

Dulle Griet

Dus: zoeken naar een systeem om te inventariseren en via het net toegankelijk te maken

Later ook nodig:• Bezoekersregistratie• Bibliotheek• Bruikleenadministratie• Restauratiegegevens bijhouden• Overdrachtslijsten opmaken• …

Archief 712 april 2023

Dulle Griet

Keuze viel snel op Dulle Griet, want:

• Goede contacten met Stadsarchief

• Degelijk systeem, weliswaar niet volgens de laatste standaarden

• Heeft zijn nut bewezen

Archief 812 april 2023

Dulle Griet

2001 / 2002: Dulle Griet wordt aangekocht

Bedoeling: langzaam aanvullen zodat alle functionaliteiten optimaal benut werden

Het is echter niet gelopen zoals men gehoopt had

Archief 912 april 2023

Dulle Griet

Hoe is het zover kunnen komen?

• Geen handleiding / opleiding

• Filemaker: licentie aangekocht, draaide maar op één PC

• Slechte implementatie

• Slechte beschrijvingen

• Beperkte ondersteuning vanwege ICT-dienst en later Digipolis

Archief 1012 april 2023

Na Dulle Griet…

Evaluatie

• Probleem = ondersteuning

• Te ingewikkeld voor opmaak overdrachtslijsten door de diensten

• Besluit: programma in eigen beheer opmaken

Archief 1112 april 2023

DHA - denkoefening

Eenvoudig concept• aparte beschrijving van de

archiefbestanddelen• “klasseren” in virtuele

archiefdozen• koppelen plaatskenmerk aan de

dozen• bijhouden van de vernietigde

stukken

Archief 1212 april 2023

DHA - Denkoefening

Dossier

Dossier

Dossier

Doos

1

2

3

1 Dossier

Dossier

Doos

4

5

2

Overdracht

Archief 1312 april 2023

DHA - stukniveau

• Nummer (automatisch toegekend, fysiek aan te brengen op de omslagen)

• Beschrijving

• Datering (begin- en eindjaar)

• Bewaartermijn

• Redactionele vorm (beperkte lijst)

• Uiterlijke vorm (beperkte lijst)

Archief 1412 april 2023

Stukken

Archief 1512 april 2023

Dozen

• Doosnummer (automatisch toegekend)

• Overkoepelende bewaartermijn

• Inhoud

• Plaatskenmerk

Archief 1612 april 2023

Dozen

Archief 1712 april 2023

DHA - Implementatie

• 2004-2005: opmaak programma (SQL en Access)

• Augustus – oktober 2005: testfase

• november 2005: eerste opleidingen voor de gebruikers

• November - december 2005: laatste kinderziektes eruit

• Maart 2006: eerste overdracht

Archief 1812 april 2023

Voordelen

• Eenvoudig gehouden

• Lage kost voor ontwikkeling

• Makkelijk extra functies aan toe te voegen

• Weinig opleiding nodig (Access is gekend)

Archief 1912 april 2023

Nadelen

• Niet conform laatste standaarden

• Volgt principes archivistiek op sommige vlakken niet

• Te snel geïmplementeerd (het had beter gekund)

Archief 2012 april 2023

DHA - Toekomst

• Conversie naar Access 2003 zal vermoedelijk wat problemen opleveren

• Enkele wijzigingen staan op stapel

• Nieuw systeem voor beheer interne bruikleen wordt opgemaakt

• Alles is nog mogelijk

Archief 2112 april 2023

Wat hebben we geleerd?

• Programma kopen ofwel zelf ontwikkelen heeft voor- en nadelen

• Ideaal systeem bestaat niet

• Beslis niet te snel

• Houdt de eigen situatie voor ogen

• Houdt rekening met conversies en migraties naar een ander (nieuw) systeem

Archief 2212 april 2023

Info

OCMW Gent Archief Neermeerskaai 1b9000 GENT

Tel. 09 266 94 02Fax 09 266 93 57

Tom.Haeck@ocmwgent.bewww.ocmwgent.be