Vrijwilligersbijeenkomst Tour du ALS

VrijwilligersbijeenkomstTour du ALS

20 april 2013

Gert-Jan PijlVoorzitter Tour du ALS

Programma09:00 Zaal open09:30 Opening door Gert-Jan Pijl09:40 Tour du ALS09:45 Praktische informatie09:50 Organisatie vrijwilligers t/m 7 juni10:15 Pauze10:30 Evenement organisatie 7 juni11:00 Vragen11:30 Einde vragen

Tour du ALS 2013

Saskia van der MeulenSr. Project Manager

Trefpunt Sports & Entertainment

Praktische informatie

• Vrijwilligerscoördinatie : Irmgard Pijl • Logistiek naar Frankrijk, spreek af om met elkaar mee te

rijden!• Basecamp aankomst en vertrek • Maaltijden en consumpties• Verzekering• Kleding

Vrijwilligerscoördinatie• Vragen voorafgaand aan evenement over reis en verblijf• Geef duidelijk je aankomst- en vertrektijden/dagen door• Vragen over planning en inzet• Coördinatie van maaltijdlijst en bonnen• Informatiebalie tijdens evenement• Beperkte telefonische bereikbaarheid tijdens evenement

Basecamp• Verblijfplaats van organisatie en vrijwilligers• Bij aankomst krijgt iedereen een campingplaats toegewezen• Kosten verblijf Basecamp: €7,50 p.p.p.n.• Centrale ontmoetingsplaats deelnemers en organisatie• Grote tent aanwezig met bar en keuken functie• Gratis WIFI verbinding • Extra sanitaire voorzieningen zijn aanwezig• Iedereen is verantwoordelijk voor een schoon Basecamp!• Vergeet je zwemkleding niet!

Maaltijden en consumpties• De vrijwilliger krijgt geen onkostenvergoeding, echter worden

er wel 3 maaltijden inclusief 1 consumptie per maaltijd verstrekt op de dag/uren van inzet als vrijwilliger

• Geef ruim van te voren aan op welke dagen je inzetbaar bent en graag gebruik wil maken van de maaltijden

• Geef dieetwensen en allergieën ruim van te voren door• Je ontvangt bij aankomst in Frankrijk consumptiebonnen voor

de gehele week voor het aantal dagen/uren van inzet• Overige consumpties zijn voor eigen rekening, bonnen zijn te

koop op locatie

Verzekering• Gedurende het evenement op 7 juni is de

evenementenverzekering van Tour du ALS van toepassing• Verder is de vrijwilliger zelf verantwoordelijk voor het

afsluiten van een eigen verzekering (reisverzekering)• Het verzekeren van voortuigen valt niet onder de

evenementenverzekering• Schade die wordt gereden aan en met voertuigen zijn voor

eigen verzekering/rekening

Kleding• Alle deelnemers krijgen bij aankomst in Frankrijk een shirt• Dresscode 7 juni: vrijwilligersshirt • Zorg voor zelf voor kleding voor verschillende

weersomstandigheden (het kan koud en regenachtig zijn!)

Planning t/m 7 juni

Werkdomeinen:• Planning en informatievoorziening • Berg, bevoorrading/inrichting posten en route• Basecamp• Bar en catering

Planning en informatievoorziening Coördinator: Irmgard PijlTeam: Lonneke Pijl

Taken:• Communicatie naar deelnemers/vrijwilligers• Startpakketen voor deelnemers en vrijwilligers maken• Deelnemerslijsten checken/beheren • Distributie van maaltijdbonnen ,werving vlaggers, pakketten, rooster vlaggers maken• Bemannen van informatiebalie • Donderdagavond briefing evenement

Openingstijden balie: woensdag & donderdag 09:00-11:00 uur & 14:30-17:00 uur

Team bestaat uit 8 personen

Berg, bevoorrading/inrichting posten en route

Coördinator: Marc Pijl

Taken:• Route checken (per fiets/auto)• Indelen bevoorradingsposten en start en finish• Coördineren plaatsen sanitaire voorzieningen/ drankhekken• Stroomaansluiting en watervoorzieningen• Materialen voor posten in rolcontainers• Posities bogen (Boog Specialized in Sault, Boog Sponsoren Bedoin, stalenboog op top)• Posities vlaggers

Team bestaat uit 6 personen

BasecampCoördinator: Marc Pijl

Taken:• Inrichting/ plattegrond Basecamp (tenten, sanitair, grote tent en Boretti)• Bij aankomst melden bij Marc• Schoonhouden Basecamp (verantwoordelijkheid van iedereen!)• Parkeercoördinatie/ Parkeerbeleid • Stroom en watervoorziening in kaart brengen (ook voor bar en keuken)• Plaatsen van vuilcontainers

Team bestaat uit 6 personen

Bar en cateringCoördinator: Mike DokterTeam: Thijmen Alleman, René Slootjes

Taken:• Opbouwen en inrichten bar• Dagelijkse boodschappen (bevoorrading bar en Boretti)• Bezetten van bar gedurende openingstijden• Voorraad en verkoop bar beheren • Kok helpen rondom maaltijden • Tafel dekken, opruimen, afwassen• Tent/bar netjes houden • Woensdagavond Happy Hour in bar van 20:00-23:00

Team bestaat uit 17 personen

Pauze

• De eerste koffie is aangeboden. Overige consumpties zijn voor eigen rekening.

7 juni: Tour du ALS• 7 posten/locaties• Idealiter staan personen niet de gehele dag op 1 plek• 20 motards op het parcours• Berg is niet afgesloten, dus let op verkeer!• 16 man EHBO aanwezig o.l.v. Dirk-Jan Vugts • 4 fysiotherapeuten• Shuttles

1. Bedoin• Start voor deelnemers die voor 2 of 3 beklimmingen gaan• Startplaats: Le Caveau• Finish: Le Caveau• Finish feest, bekend making van eerste opbrengst rond 16:30• Medische post• Tijden van bezetting: 04:30-19:00

Team bestaat uit 8 personen, later aangevuld met personen vanuit Sault

2. Malaucene• Verzorgingspost• Medische post• Alleen de renners die de berg 3 keer beklimmen komen bij deze post• Tijden: 07:00-11:00

Team bestaat uit 2 personen

3. Sault• Startplaats voor deelnemers die 1 beklimming gaan doen. Iedereen sluit

aan bij de beklimmingen van uitdaging 2 en 3• Startplaats: L’hippodrome • Massastart 12:00 gecontroleerd/begeleid tot aan voet van de berg• Verkeersregelaars op gevaarlijke punten • Media aanwezig• Laatste start uiterlijk om 13:00• Start van lopers om 08:00• Tijden: 07:00-14:00

Team bestaat uit 10 personen

4. Plateau Reynard• Verzorgingspost• Medische post• Plateau 6 kilometer onder de top• Truck voor rijwielherstel• Tijden: 05:30-18:00

Team bestaat uit 8 personen

5.Top Mont Ventoux• Verzorgingspost• Medische post• Kleding uitgifte• Tijden: 06:00-17:00

Team bestaat uit: 6 personen

6. Chateau Liotard• Alleen de deelnemers van uitdaging 3 passeren deze post• Verzorgingspost• Tijden: 06:30-12:30

Team bestaat uit 2 personen

7. Logistiek

• Vervoer materialen naar posten• Vervoer van vrijwilligers naar posten• Vervoer van deelnemers en patiënten• Vervoer van kleding deelnemers naar top• Vervoer van toeschouwers• Tijden: 04:00-18:00

Team bestaat uit 7 personen

Planning

• Voorkeur voor werkzaamheden schriftelijk doorgeven aan Irmgard• Uiterlijk 3 weken voor het evenement ontvangen jullie per e-mail de

planning• Deze is nog wel onder voorbehoud• Donderdagavond 6 juni is er een bijeenkomst op het Basecamp• Foto e-mailen/ inleveren (als dat nog niet is gedaan!)

Bedankt voor jullie aandacht!Zijn er nog vragen?