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UNIVERSIDADE DO VALE DO RIO DOS SINOS
CENTRO DE CIÊNCIAS ECONÔMICAS
CURSO DE CIÊNCIAS ECONÔMICAS
A POLÍTICA DE FORNECEDORES PARA A EMPRESA FRANGOSUL S/A: AVALIAÇÃO E DESENVOLVIMENTO
GRAZIELA INAJARA PEREIRA DA SILVA
Orientador: Prof. Ms. Carlos Alberto Diehl
São Leopoldo, junho 2001
2
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO ................................................................................................... 5
1. ANALISAR A POLÍTICA DE FORNECEDORES PARA A EMPRESA FRANGOSUL S/A .............................................................................................. 6
1.1 Objetivos ...................................................................................................... 6
1.1.1 Objetivo Geral ..................................................................................... 6
1.1.2 Objetivo Específico ............................................................................. 6
1.2 Justificativa ................................................................................................... 7
2. REVISÃO DA LITERATURA ............................................................................. 8
2.1 Função de compras ...................................................................................... 8
2.2 Objetivos do setor de compras ..................................................................... 9
2.3 Organização do setor de compras ............................................................... 9
2.4 Estrutura básica de um setor de compras .................................................... 10
2.5 Sistema de compras.................................................................................... .. 11
2.6 Solicitação de compras ................................................................................ 12
2.7 Coleta de preços ........................................................................................... 13
2.8 Pedido de compras ....................................................................................... 13
2.9 Seleção de fornecedores .............................................................................. 15
2.10 Classificação dos fornecedores por produtos ............................................. 18
2.11 Avaliação dos fornecedores ........................................................................ 20
3
2.12 Preços......................................................................................................... 23
2.13 Prazo de entrega ...................................................................................... 23
2.14 Frete............................................................................................................ 24
2.15 Condições de pagamento ........................................................................... 24
2.16 Classificação ABC....................................................................................... 25
2.16.1 Conceituação ........................................................................................... 25
2.16.2 Planejamento ........................................................................................... 25
2.17 Parcerias ..................................................................................................... 27
3. METODOLOGIA DA PESQUISA........................................................................ 31
3.1 Histórico da Empresa.................................................................................... 31
3.2 Delineamento da Pesquisa ........................................................................... 32
3.3 Coleta de dados ............................................................................................ 33
3.4 Análise dos dados......................................................................................... 33
4. POLÍTICA DE COMPRAS ADOTADA PELA EMPRESA FRANGOSUL........... 35
4.1 Negociação ................................................................................................... 35
4.2 Qualificação de fornecedores........................................................................ 35
4.3 Classificação ABC dos itens de estoques..................................................... 35
4.4 Obrigatoriedade da ordem de compra .......................................................... 36
4.5 Qualificação de fornecedores........................................................................ 36
4.6 Tomada de preços ........................................................................................ 36
4.7 Adiantamento à fornecedores ....................................................................... 38
4.8 Condições de pagamento ............................................................................. 38
4.9 Relação Frangosul/Fornecedores ................................................................. 38
4.10 Desenvolvimento de novos fornecedores ................................................... 39
4.11 Eficiência dos fornecedores ........................................................................ 39
4.12 Instruções aos fornecedores ....................................................................... 39
4.13 Acompanhamento dos prazos de entrega .................................................. 40
4.14 Norma para contratação de empresas prestadoras de serviços ................. 39
4
REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICAS ........................................................................ 41
BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA ........................................................................ 43
5
INTRODUÇÃO
O mundo está passando por um processo de aperfeiçoamento, onde as
inovações tecnológicas estão em grande velocidade, a comunicação é global. Temos
informações a cada segundo de todo mundo, as negociações cada vez mais estão
acirradas, enfim deve-se pensar como ficará o futuro das empresas.
As mesmas estão buscando, diminuir custos, aumentar o prazo de
pagamento e buscar parcerias junto aos fornecedores. Sendo assim, a área de
atuação deste trabalho será o Setor de Suprimentos, onde será analisado a política
de desenvolvimento de fornecedores hoje existente na empresa Frangosul S/A,
verificando o que já foi implantado, como chega-se ao fornecedor, que meios foram
utilizados para o mesmo ser aprovado, o que um fornecedor deve ter e oferecer para
a empresa, se o mesmo ganha o fornecimento por meio de preços baixos ou por
prazos longos ou outros critérios. Através deste trabalho vai-se poder analisar passo a
passo todo este processo.
6
1. A POLÍTICA DE FORNECEDORES PAVALIAÇÃO E DESENVOLVIMENT
1.1 Objetivos:
1.1.1 Objetivo Geral:
Estudar a política de fornecedo
ramo alimentício, visando a melhoria de
mais a redução de custos em seus prod
1.1.2 Objetivo Específico:
- Estudar como se impla
fornecedores.
- Avaliar critérios de busca d
- Quais critérios, interfere na
- Analisar a política de de
nesta empresa.
ARA A EMPRESA FRANGOSUL S/A: O
res, para uma empresa de grande porte, no
sua Área de Suprimentos buscando cada vez
utos.
nta uma política de desenvolvimento de
e fornecedores no mercado.
escolha do fornecedor.
senvolvimento de fornecedores, já existente
7
1.2 Justificativa
Este trabalho tem como finalidade, oportunizar e colocar em prática os
ensinamentos adquiridos durante o curso, pois através deste trabalho pode-se ter
uma visão com embasamento teórico de como é feita a avaliação e o
desenvolvimento de fornecedores. Sendo que para a empresa, o trabalho será
desenvolvido para ajudar a mesma a verificar realmente se a política de fornecedores,
hoje existente, está adequada e se está propiciando um resultado almejado, pois as
empresas estão buscando cada vez mais informações, novos procedimentos de
avaliação e busca de fornecedores, além do que já é conhecida pelas mesmas. Já
para a Universidade irá possibilitar para os estudantes, professores e pessoas
interessadas, uma fonte de consulta para novos trabalhos e projetos desenvolvidos na
área de atuação, além de colaborar para uma análise mais crítica da situação.
8
2. REVISÃO DA LITERATURA
2.1 Função de Compras
“A função compra é um segmento essencial do Departamento de Materiais ou Suprimentos, que tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar armazenamento. Compras é, portanto, uma operação da área de materiais, mas essencial entre as que compõem o processo de suprimento”. Dias (1985)
A área de Compras estabelece contatos com fornecedores para adquirir
materiais e serviços. Alguns desses materiais de serviços são utilizados na produção
de bens e serviços vendidos aos clientes. Outros são usados para auxiliar a empresa
a operar, como por exemplo, serviços de alimentação de funcionários ou óleo
lubrificante para os equipamentos. Eles não fazem parte do produto ou serviço final,
mas ainda assim são essenciais para a produção.
O departamento de Compras faz uma ligação vital entre a empresa e seus
fornecedores. Para realizar isso de maneira eficaz, precisa-se compreender em
9
detalhes tanto as necessidades de todos os processos da empresa, como as
capacitações dos fornecedores que potencialmente podem fornecer produtos e
serviços para a organização.
2.2 Objetivos do setor de compras
Compras é o setor responsável pela aquisição de materiais e equipamentos
que atendam à necessidade dos usuários. É de sua responsabilidade planejá-las e
adquirir as quantidades necessárias para atender, na qualidade exigida e na
quantidade e momentos corretos.
Obter um fluxo contínuo de materiais e a manutenção da continuidade de
suprimentos para atender os programas de produção, comprar materiais e insumos
aos menores preços, desde que satisfaçam as exigências de quantidade e qualidade
requeridas, evitar a duplicação, desperdício e obsolescência de materiais e aplicar
um mínimo de investimentos que não afete a operacionalidade da empresa, estão
entre alguns dos objetivos básicos de um departamento de Compras.
2.3 Organização do Setor de Compras
A empresa deve delegar a um ou mais funcionários a autoridade para
compra. Estes devem ter registros das compras, com seus respectivos preços,
estoque, consumo, fornecedores, catálogos e arquivos com especificações. Nas
empresa de maior porte, as várias funções e atividades são partilhadas e delegadas a
vários funcionários, e os deveres de cada um tornam-se cada vez mais
especializados.
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2.4 Estrutura básica de um setor de Compras
a) Responsável pelo setor: normalmente é o gerente ou supervisor que responde
pela organização, distribuição de tarefas e pelas decisões mais importantes do
setor. É responsável pela delegação de poderes e treinamento dos
funcionários. Este deverá transmitir aos seus subordinados as políticas e
objetivos a serem alcançados e as mudanças que ocorrerem.
b) Registros de preços: são as anotações dos preços praticados pelos
fornecedores, normalmente na solicitação de compras. Este documento deve
ficar sempre à disposição para futuras verificações, principalmente auditorias.
c) Registro de estoque e consumo: é o registro do histórico de consumo dos
meses anteriores e da previsão de consumo para os meses seguintes. Com
estes registros de consumo, obtém-se a média de consumo dos materiais em
estoque.
d) Registro de fornecedores: são os registros de todas as compras realizadas
com os fornecedores e de seus desempenhos quanto a atrasos, entregas e
problemas de qualidade.
e) Arquivos de especificações: os arquivos são necessários num setor de
compras, pois guardam os registros mais significativos das operações
ocorridas no setor, como as especificações dos materiais e equipamentos
adquiridos no setor e pedidos de compra.
11
f) Arquivos de catálogos: os arquivos de catálogos são necessários para buscar
alternativas e esclarecer dúvidas quanto às especificações de materiais.
g) Pesquisa: como atividades específicas de compras, podemos complementar
com o estudo de mercado, estudo de materiais, análise dos materiais,
investigação das fontes de fornecimento e desenvolvimento de materiais
alternativos.
h) Aquisição: fazem parte da aquisição a conferência de requisições, análise de
cotações, entrevistas com fornecedores, negociação de contratos e
encomendas de compras.
i) Administração: manutenção dos estoques mínimos, transferências de
materiais, evitar excessos e obsolescência de estoques.
2.5 Sistema de Compras
A operação do sistema de compras vem adaptando-se às necessidades de
mercado, estruturando-se e aperfeiçoando-se para acompanhar as modificações
ocorridas no mundo dos negócios nos últimos anos.
Alguns tipos básicos do sistema de compras:
a) Sistema de compras de três cotações: a tomada de preços é realizada entre
três fornecedores previamente aprovados. Este processo evita a perda de
tempo com fornecedores que não teriam condições de atender às
necessidades da empresa.
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b) Sistema de preço objetivo: neste sistema, o preço é de conhecimento do
comprador no momento de decidir a compra. Este sistema garante aos
compradores a sustentação de suas argumentações no momento da
negociação e pode ajudar os fornecedores a tornarem-se competitivos,
oferecendo preços de acordo com a concorrência.
c) Sistema de duas ou mais aprovações: este sistema protege os interesses da
empresa e garante o melhor julgamento das ofertas, pois duas ou mais
pessoas estão envolvidas na escolha da melhor oferta. Também protege o
comprador, possibilitando a isenção da responsabilidade individual, uma vez
que suas decisões são revisadas e contestadas.
d) Documentação escrita: todos os documentos escritos que se referem à
negociação devem ficar anexos ao pedido de compra. Este sistema permite a
verificação de todos os processos de compra, além de ficarem disponíveis para
futuras verificações e consultas.
2.6 Solicitação de Compra
É o documento que autoriza o comprador a adquirir um determinado material.
Geralmente a solicitação de compra é solicitada para um programa de produção, para
um projeto que se está se desenvolvendo ou ainda para abastecimento geral da
empresa. Este documento deverá informar o que se deve comprar, a quantidade, o
prazo de entrega e o local de entrega.
13
2.7 Coleta de Preços
A coleta de preços é o registro do preço resultante da oferta de diversos
fornecedores em relação ao material cuja compra foi solicitada. Ao se fazer uma
cotação de preços, os fornecedores enviam propostas de fornecimento, onde
informam preço, prazo, reajustes.
“ A coleta de preços não deve ter rasuras e deverá conter preço, quantidade e data do recebimento na Seção de Compras; deverá anda estar sempre ao alcance de qualquer consulta e análise da Auditoria quando for solicitada. É um documento que precisa ser manuseado com atenção; os elementos aí contidos devem fornecer não somente ao comprador, mas também a qualquer outro os informes completos do que se está pretendendo comprar.” Dias (1995)
2.8 Pedido de Compra
O pedido de compra é o documento onde ficam registradas todas as etapas
que foram negociadas e todas as condições e características da compra.
O fornecedor deverá receber uma cópia do pedido, para que tenha
conhecimento de todas as cláusulas e pré-requisitos constantes do mesmo.
Os fornecedores devem ter cuidados no fornecimento das peças e máquinas,
ou seja, devem fornecer exatamente aquilo que consta na descrição do material.
Ballou (1993), diz que se deve assegurar a descrição completa e adequada à
necessidade requeridas pela empresa. Estas necessidades vem descritas na SIC
(solicitação interna de compra) nesta solicitação está o pedido do setor requisitante.
Este pedido, deve estar bem completo informando dados do produto que será
comprado pelo comprador.
14
Após recebido a SIC, deve-se consultar o arquivo e verificar qual o fornecedor
que preenche os requisitos para fazer tal fornecimento. Tendo este fornecedor, deve-
se conseguir informações de preços, sempre visando compra de produtos com menor
valor, maior prazo de pagamento, menor prazo de entrega e boa qualidade do
produto.
A ordem de compra é feita após o fechamento do pedido, é tipo um contrato
assinado, no qual o fornecedor se compromete a fornecer o produto solicitado, no
valor e prazo estipulados que se encontram neste contrato.
O acompanhar (monitorar) os pedidos. Follow-up significa entrar em contato
com os fornecedores, para saber com os mesmos, se o produto estará na empresa na
data combinada, pois pode ocorrer atrasos na entrega, criando uma situação de risco
para empresa principalmente se a mesma está com pouco produto ou se já está em
falta do mesmo, podendo causar a parada da produção.
Verificar notas fiscais, pois poderá ocorrer erros na entrega do produto, tanto
na quantidade pedida, como no valor cobrado, impostos cobrados erroneamente,
prazos de entrega e outros.
Para que todo este processo ocorra de maneira correta, precisa se que os
dados colocados na SIC estejam corretos, pois se o mesmo for preenchido de
maneira incorreta, ou faltando dados que complementam esta SICS, o comprador vai
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fazer uma compra errada, causando um grande transtorno para vários setores, tanto
para o compras, quanto para o almoxarifado, o setor de transporte, setor financeiro e
outros.
2.9 Seleção de Fornecedores
Arnold (1999), diz que deve-se manter uma lista de fornecedores aprovados.
Se o item não foi comprado antes ou se não houver um fornecedor aceitável em
arquivo, deve-se fazer uma pesquisa. Caso o pedido seja de pequeno valor ou para
itens padronizados, um fornecedor poderá ser encontrado num catálogo, num jornal
especializado ou numa lista telefônica.
O setor de compras tem os fornecedores no qual são habituais as compras,
mas pode ocorrer um produto novo, no qual deverá ser procurado, há catálogos de
fornecedores que são próprios para determinados produtos, jornais, lista telefônica,
Internet, através de contatos com outras empresas, no qual poderão fazer uma troca
de informações,
“Para selecionar fornecedores é preciso reunir um grupo, do maior tamanho possível, que preencha todos os requisitos básicos e suficientes, dentro das normas e padrões pré – estabelecidos como adequados. O objetivo principal é encontrar fornecedores que possuam condições de fornecer os materiais necessários dentro das quantidades, dos padrões de qualidade requeridos no tempo determinado, com menores preços e/ou competitivos e nas melhores condições de pagamento. E que os fornecedores selecionados sejam confiáveis como uma fonte de abastecimento contínua e ininterrupta”. Dias (1993).
Ao selecionar os fornecedores, deve-se ter vários, pois tendo um número
maior de fornecedores, tem-se o poder de negociação, pois cada fornecedor tem
16
alguma peculiaridade, tem algo que um fornecedor poderá oferecer e que o outro não
pode, tendo se assim um poder de barganha enorme.
Através dos contatos com o fornecedores, pode se constatar ainda mais um leque de
informações, pois os fornecedores estão em contatos com diversas empresas,
sabendo de novas técnicas, novas máquinas, novos produtos que estão sendo
utilizados até mesmo pela concorrente, enfim, podemos adquirir várias informações,
através dos fornecedores.
Segundo Ettinger (s.d.), o comprador deverá fazer uma investigação a fundo,
deve inteirar-se da capacidade da organização e do equipamento do fornecedor. O
comprador deverá fazer uma visita pessoal ao estabelecimento do fornecedor,
especialmente à sua fábrica, a fim de verificar se o mesmo poderá produzir os
materiais em apreço.
Esta verificação é muito importante, pois na hora em que estão selecionando
os fornecedores os mesmos prometem: o melhor preço, o melhor prazo de
pagamento, o melhor prazo de entrega, enfim, prometem tudo. Mas na data de
entrega do produto, há atrasos, e quando o comprador se dá por conta, este
fornecedor não tem as condições ideais para abastecê-lo, causando um enorme
transtorno, podendo causar até a parada da produção, no qual a empresa terá um
enorme prejuízo.
17
Para Dias (1993), deve-se saber qual a necessidade e a importância dos
produtos a serem comprados, pois tendo este dado, poderá ser verificado quais ás
características que estão ligadas a escolha do fornecedor.
• “ se é um fabricante, revendedor, ou representante; • se o produto a ser adquirido é especial ou de linha normal; • se todo o processo de fabricação é realizado internamente, não dependendo de terceiros ; • se existem lotes mínimos de fabricação ou independentes das quantidades vendidas; • grau de assistência técnica ao cliente comprador; • análise de capacidade de produção e qualidade dos produtos fornecidos anteriormente; • análise da procedência da matéria-prima e qualidade”; Dias (1993).
O melhor é negociar diretamente com o fabricante, pois o preço e prazo são menores,
do que se fosse negociar com o revendedor ou com o representante, até porque
esses dois, dependem do fabricante para nos dar o prazo de entrega do produto.
Se negociarmos diretamente com o fabricante, corre-se menos riscos do revendedor
e do representante se esquecerem de fazer o pedido para a fábrica, coisas que são
comuns em acontecer.
Quando o produto é de linha o preço é mais em conta pois já se tem toda uma
estrutura pronta para fornecer este produto, mas se o produto adquirido é especial,
ele é mais caro e o prazo de entrega dele certamente será maior, pois fugirá do
processo normal de fabricação.
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Geralmente os fornecedores trabalham com lotes mínimos de fabricação,
principalmente se os mesmos irão fornecer para indústrias, mas existem também os
fornecimentos de produtos, independentes das quantidades vendidas, no qual não
determinam um lote mínimo de fabricação.
A maioria dos fornecedores dão uma assistência técnica ao cliente comprador, só que
para não haver problemas futuros, é bom sempre que estiver selecionando um
fornecedor, perguntar se o mesmo dá esta assistência técnica.
Antes de fechar um negócio, o comprador deverá pedir um laudo que testa a
qualidade do produto, deverá também pedir amostras para fazer testes na sua
produção, para verificar se o equipamento que a empresa possuem, se adaptará ao
produto selecionado.
2.10 Classificação dos fornecedores por produto
Conforme Dias (1993) pode-se classificar como fornecedor toda empresa
interessada em suprir as necessidades de outra empresa em termo de:
• matéria-prima,
• Serviços, e
• mão-de-obra.
“Para um Departamento de Compras ser eficiente, deverá estar diretamente ligado ao grau de atendimento e ao relacionamento entre o comprador e o fornecedor, que devem ser os mais adequados e convenientes . Dentro de uma classificação: Dias (1993).
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a) Fornecimento monopolista – Monopolista são os fabricantes de produtos exclusivos dentro de um mercado; b) Fornecedores habituais – São normalmente os fornecedores tradicionais que sempre são consultados numa coleta de preços; c) Fornecedores especiais – São os que ocasionalmente poderão prestar serviços, mão-de-obra e até mesmo fabricação de produtos, que requerem equipamentos especiais ou processos específicos e que normalmente não são encontrados nos fornecedores habituais.”
Segundo Arnold (1999) existem três fontes, para selecionar um fornecedor,
são as seguintes:
A) Fonte única implica que apenas um fornecedor está disponível devido a
patente, especificações técnicas, máteria-prima, localização, e assim por diante.
B) Fonte múltipla é a utilização de mais de um fornecedor para um item. As
vantagens potenciais da fonte múltipla são as seguintes: a competição vai gerar
preços mais baixos e melhores serviços e haverá uma continuidade no fornecimento.
Na prática, existe uma tendência de relação competitiva entre fornecedores e cliente.
C) Fonte simples é uma decisão planejada pela organização no sentido de
selecionador um fornecedor para um item quando existem várias fontes disponíveis. A
intenção é criar uma parceria a longo prazo.
Confrontando Dias (1993) e Arnold (1999) a idéia é a mesma, porém o nome dado as
classificações são diferentes, mas com mesmo sentido.
Para Dias (1993), a empresa deverá manter um cadastro, um registro de no mínimo
três fornecedores para cada tipo de material, com exceção de fornecedores do tipo
monopolista. Diz não ser recomendável uma empresa depender de apenas uma
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fornecedor, pois pode gerar insegurança na reposição de materiais, menor liberdade
de negociação e consequentemente um potencial de aumento de preços de compra.
2.11 Avaliação dos Fornecedores
Conforme Yoshinaga (1993), o primeiro passo deve ser a avaliação do
fornecedor sob o nosso ponto de vista (cliente). Sendo que o principal objetivo é
salientar os pontos fortes e fracos dentro da área produtiva do fornecedor,
descobrindo qual a sua capacidade fabril, verificando se o produto oferecido
representa a capacidade de adaptação e se seus produtos, frente ao mercado às
constantes inovações tecnológicas surgidas, envolvendo tecnologia, projetos,
protótipos e pessoal. Verificando também a qualidade dos seus produtos.
“O fornecedor deve manter, em sua estrutura organizacional, um órgão específico, desvinculado da produção, com a responsabilidade e autoridade bem definidas e suficientes para exercer atividades de administração e controle da qualidade na Empresa ...
... O fornecedor deve identificar suas necessidades internas de verificação, provendo os recursos necessários e designando pessoal adequado para a realização dessas atividades, que devem incluir inspeção, ensaio e monitoração de processos e/ou materiais ou análise crítica e controle de projeto e auditorias do sistema da qualidade...
O fornecedor deve verificar se poderá atender as necessidades do
comprador, no tempo exato, se tem matéria-prima, mão-de-obra especializada e tecnologia de ponta para atender essas necessidades.
... A administração do fornecedor deve proceder a análise crítica periódica do sistema de qualidade adotado de modo a assegurar sua contínua adequação e eficácia, devendo ser mantidos registros dessas análises.” Yoshinaga (1993).
21
O fornecedor deverá ter laudos que comprove a qualidade de seus produtos,
em caso do comprador pedir esta comprovação.
Segundo Dias (1993), através desses diversos parâmetros analisados e
quantificados é que se deve efetuar a escolha dos fornecedores adequados para se
manter no cadastro de compras.
Os parâmetros de avaliação devem ser:
a) quanto ao preço do produto;
b) quanto a qualidade do produto;
c) quanto às condições de pagamento;
d) quanto às condições de embalagem e transporte se o mesmo é CIF
(mercadoria posta na empresa pelo fornecedor) ou FOB (empresa manda seu
transporte retirar o produto);
“ Depois de aprovado e preenchido todos os quesitos, dá –se início ao fornecimento normal. Começa-se então fazer a análise inicial das entregas para avaliar-se há: Dias (1993) • cumprimento dos prazos de entregas estabelecidos; • manutenção dos padrões de qualidade estabelecidos; • política de preços determinada; • assistência técnica;”
Para se ter um bom relacionamento com os fornecedores é necessário que
haja uma confiança mútua, quanto mais aberta e clara a negociação, maiores são as
chances de boa compra.
22
Conforme Baily (2000), existem cinco métodos usados para avaliar a
capacidade do fornecedor, que são: - o desempenho anterior, reputação, visita e
avaliação, certificação de terceiros e avaliação de amostras de produtos.
O desempenho anterior significa a compra efetuada anteriormente pela
empresa, através deste registro poderá verificar se o fornecedor entregou o produto
no prazo combinado, preço, a qualidade do seu produto e outros assuntos
considerados relevantes, que podem ser resumidos e combinados em uma
classificação de fornecedores.
A reputação, uma boa reputação de qualidade pode ser um ativo comercial
valioso, pode se conseguir informações através de conversas com colegas,
vendedores e compradores de outras organizações, podem-se solicitar referências
aos fornecedores, como nome de três clientes que possam ser abordados por um
relatório confidencial.
Visita e avaliação, o comprador deverá fazer uma visita a seu fornecedor
para avaliar se a sua capacidade de produção é de qualidade, se tem como atender
aos pedidos dentro do prazo combinado para evitar-se problemas futuros.
Certificação de terceiros são visitas e avaliação feitas por alguma instituição
ou organização independente.
23
Avaliação de produtos, é o estágio de inspeção, quando o comprador checa
as entregas e as aceita ou as rejeita, será rejeitado se o produto estiver com algum
defeito. Caso contrário segue o trâmite normal.
2.12 Preço
O preço certo, é de responsabilidade do departamento de compras,
intimamente ligado à seleção dos fornecedores.
“A especificação de preço representa o valor econômico que o comprador atribui ao item – quantia que está disposto a pagar. Se o item deve ser vendido a um preço baixo, o fabricante não estará disposto a pagar um preço muito alto por uma peça componente. O valor econômico atribuído ao item deve relacionar-se com a utilização do item e com seu preço antecipado de venda.” Arnold (1999).
Conforme Arnold (1999), o departamento de compras também é responsável
pela negociação do preço. Deve o mesmo tentar buscar junto ao fornecedor melhores
preços.
2.13 Prazo de entregas
A entrega pontual dos itens pedidos, é de total responsabilidade do
fornecedor. Se houver dúvidas quanto ao cumprimento dos prazos de entrega, o
departamento de compras deve descobrir isso a tempo de tomar medidas corretivas.
De preferência que este fornecedor esteja próximo ao comprador, ou pelo
menos que mantenha um estoque local. Estando próximo auxilia na redução dos
24
tempos de entrega, com isso se houver uma falta de produtos, tem como se
reabastecer rapidamente, não causando parada de produção.
2.14 Frete
As negociações mais utilizadas são para fretes “FOB” ou “CIF”. FOB é
quando a mercadoria fica disponível no fornecedor, sendo que o custo do transporte é
por conta do comprador, e frete CIF é quando a mercadoria é posta na empresa
compradora e o custo do frete está incluído no preço da mercadoria.
2.15 Condições de Pagamento
É um fator importante na compra de materiais. Para as empresas é
interessante que o pagamento seja no maior prazo possível, embora exista uma
tendência para que os prazos de pagamento se padronizem.
A condição de pagamento pode variar em função do custo financeiro da
empresa, do volume de compras, da quantidade de peças e do tipo de negociação,
ocorrendo situações em que o fornecedor solicita pagamento antecipado ou na
entrega do material.
Toda negociação de compra e venda de algum produto baseia-se na
negociação de preços e de descontos. Os descontos podem ser obtidos através da
negociação de quantidades e prazos de pagamentos. Os descontos para
quantidades referem-se a redução de preços em função de um aumento da
quantidade comprada.
25
2.16 Classificação ABC
2.16.1 – Conceituação
A curva ABC é um instrumento muito importante para o Administrador; ela permite
visualizar aqueles itens que justificam atenção e tratamento adequado quanto a sua
administração. Através da curva ABC obtém-se a ordenação dos itens conforme a sua
importância relativa.
A curva ABC tem sido utilizada para administração de estoque, para a definição de
políticas de vendas, estabelecimento de prioridades para a programação da produção
e uma série de outros problemas usuais na empresa.
As classes são definidas da seguinte maneira:
Classe A – Grupo de itens mais importantes que devem ser tratados com uma
atenção especial pela administração.
Classe B – Grupo de itens em situação intermediária entre as classes A e C. Classe C – Grupo de itens menos importantes que justificam pouca atenção por parte da administração. 2.16.2 - Planejamento Conforme Dias (1993), os diferentes esquemas utilizados nas construções das curvas ABC podem ser resumidos sob a forma de um diagrama de bloco. Modelo para confecção da curva ABC.
26
1 Necessidades da curva ABC
Discussão Preliminar Definição dos Objetivos
2 Verificação das técnicas para Análise Tratamento de Dados Cálculo Manual, Mecanizado ou Eletrônico
3 Obtenção da Classificação: Classe A Classe B e Classe C sobre a Ordenação Efetuada Tabelas Explicativas e traçado do Gráfico ABC
4 Análise e Conclusões 5 Providências e decisões
Deve-se haver cuidados especiais aos problemas surgidos na fase de
verificação e levantamento dos dados a serem utilizados na confecção da curva ABC.
Desse modo, deverão ser providenciados: 1. pessoal treinado preparado para fazer levantamentos;
2. formulário para a coleta de dados; e
3. normas e rotinas para o levantamento.
Deve-se existir uma uniformidade dos dados coletados é de extrema
importância para a consistência das conclusões da curva ABC. Se houver muitos
dados, deverá ser feito uma análise preliminar após o registro de uma amostra de
dados para verificar a necessidade de estimativa, arredondamentos e conferências de
dados, afim de padronizar as normas de registros. Em seguida, conforme a
disponibilidade de pessoal e de equipamentos, deve ser programada a tarefa de
cálculo para obtenção da curva ABC, utilizando-se meios de cálculos manual,
mecanizado ou eletrônico.
27
Em geral são colocado, no máximo 20% dos itens na classe A, 30% na classe
B e os 50% restantes na classe C. Observação estas percentagens poderão variar de
caso a caso.
A curva ABC apresenta-se de forma bastante diversa. Ela toma a forma de
uma reta, quando todos os itens possuem o mesmo valor e conseqüentemente a
mesma participação no valor total (nenhuma concentração). Se os valores mais
elevados são distribuídos por poucos itens, existe uma forte concentração.
2.17 Parcerias
Conforme Ching (1999), muitas empresas estão cada vez mais racionalizando
sua base de fornecedores . As empresas estão criando sistemas de parcerias em
ambos atuam de forma harmoniosas em busca de qualidade, preço, tempo de entrega
exato e muitos outros atributos que fazem parte da logística de suprimentos.
“ A Fiat automotiva, instalada na cidade de Betim, conseguiu atrair para os arredores de sua fábrica vários de seus fornecedores. Com isso, reduziu custos de transporte, o nível de estoque de matéria prima e componentes, além de agilizar a entrega do material. Em troca, ofereceu a seus fornecedores contrato de longo prazo e exclusividade de fornecimento das peças.” Ching (1999)
Para Ching (1999), as empresas que buscam este tipo de parcerias, não terão
problemas futuros, pois tendo os fornecedores por perto, não terão a preocupação em
caso de falta de produto ou pedido em regime de urgência, podendo assim suprir as
necessidades sem interromper a produção.
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De acordo com Merli (1994) também acredita que deve-se ter fornecedores
com relacionamento a longo prazo e estáveis.
“ Limitar o número de fornecedores ativos; Não mudar facilmente de fornecedor; Fazer mais markerting de compra e menos negociações; Estabelecer um sistema de qualificação global; Avaliar os fornecedores por custo globais, em vez de pelo preço;” Merli (1994)
Custo Global é o valor da mercadoria considerando todos os critérios: -
qualidade do produto, preço, prazo de entrega, prazo de pagamento, se a entrega do
produto será CIF ou FOB .
“Colaborar com os fornecedores para tornar os seus processos mais confiáveis e menos custosas”. Merli (1994)
Essa citação quer dizer, respeitar a data de entrega do fornecedor para com a
empresa, pois muitas empresas pressionam seus fornecedores, não respeitando os
pedidos anteriores em que o fornecedor já está compromissado com seus clientes. A
exemplo: Produto embalagens, a entrega seria normal num prazo de sete dias, pedir
para o fornecedor que o mesmo entregue em três dias, seria um desrespeito para
com o fornecedor.
Segundo Charles Porier & Stephen E. Reiter (1997), o verdadeiro propósito
entre a parceria do fornecedor com seu cliente é encontrar, tão exatamente quanto
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possível, a melhor maneira de satisfazer as necessidades atuais do mercado,
buscando o aprimoramento suplementar dentro de um espírito de vantagens mútuas.
A parceria é muito boa para as empresas, pois ambos tem interesses em
comum, de que o fornecedor abasteça a empresa e a empresa receba este
abastecimento. O fornecedor deve ser de confiança, deve entregar os seus produtos
no prazo e preço combinados, não deixando de maneira alguma a empresa sem o
seu abastecimento, deve haver uma cumplicidade, até porque a empresa no caso da
parceria, não tem interesse em buscar novos fornecedores, porque este custo é alto,
e o fornecedor não tem interesse em perder clientes.
Conforme IMAM (1996), um novo fornecedor envolve custos de “start-up". A
avaliação, a negociação e gerenciamento através dos programas de classificação e
desenvolvimento, todos acrescentam custos e para obter o melhor fornecedor, deve-
se verificar se o mesmo consegue suprir as necessidades solicitadas. Se são
confiáveis em relação a prazo de entrega de mercadoria e prazo de pagamento;
IMAM (1996), diz que deve-se trabalhar com um número pequeno de
fornecedores, desenvolver medidas do desempenho, considerar o custo total de
aquisição, comprar com critérios de qualidade total, utilizar sistemas internos de
integração e assegurar que compras tenha seu local adequado dentro do processo
logístico.
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3. METODOLOGIA DA PESQUISA
3.1 – Histórico da Empresa
A empresa escolhida para este estudo chama-se Frangosul S/A. Agro Avícola
Industrial. Há pouco tempo adquirida pelo grupo Doux, fundado em 1933, na
Bretanha, região Oeste da França, hoje o maior exportador de aves da Europa e
possui uma variada linha de produtos voltada ao consumidor. O grupo Doux atua em
todas as etapas da cadeia avícola, desde alojamento de matrizes para produção de
aves prontas para o abate, coordenando um sistema de integração de 2.800 criadores
em toda a Europa. Hoje o grupo Doux é responsável pela produção de mais de 850
mil toneladas de aves, sendo internacionalmente conhecida pela sua qualidade, pela
modernidade seus processos e pelas inovações.
Fundada em 1970 no Rio Grande do Sul, fazendo parte do Grupo Doux desde
outubro de 1998, a Frangosul é hoje uma das maiores empresas de alimentos do
Brasil, atuando nos setores de avicultura, suinocultura, ovicultura e com divisões
dedicadas a produtos industrializados, opera uma estrutura que reúne granjas,
fábricas, incubatórios, abatedouros, transporte frigorífico a área comercial.
Sua marca se constrói desde a origem, com mais de 2.600 criadores
integrados e grande capacidade de seu parque industrial. Está entre as maiores
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exportadoras de frango do Brasil, alcançando os mais altos padrões de qualidade nas
suas marcas de produtos de consumo Frangosul, Bruster, Lebon e Leve e Saudável.
Atuando no mercado interno e externo, seus produtos estão presentes cada
dia em mais pontos de vendas tanto do país como em outros países, graças a sua
qualidade de seus produtos como também de todo o composto de marketing.
3.2 - Delineamento da Pesquisa
Para este trabalho será usado o tipo de estratégia de pesquisa exploratória,
pois tem como objetivo aprofundar conceitos preliminares, muitas vezes inéditos. O
seu objetivo é desenvolver hipóteses e proposições que poderão gerar pesquisas
complementares.
O método utilizado para este trabalho é qualitativo, pois será feito entrevistas
com fornecedores e com a empresa em questão.
Este trabalho está sendo definido como um estudo de caso, voltado para uma
empresa específica, sendo feito um estudo aprofundado, na área de Suprimentos
desta empresa.
Situação secundária utilizar-se-á:
• Pesquisa bibliográfica
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Esse tipo de pesquisa utiliza-se para definições de conceitos, descrições de
termos técnicos e pesquisas teóricas de como é feito a avaliação e desenvolvimento
de fornecedores.
• Pesquisa Documental
Haverá estudos em documentos históricos e atuais da empresa a fim de
analisar como está sendo feito a avaliação e desenvolvimento de
fornecedores.
3.3 – Coleta de dados
As técnicas para a coleta de dados serão:
- Levantamento de documentos da empresa;
- Questionários com questões abertas e fechadas, que serão aplicados em
fornecedores, compradores e gerentes da empresa pesquisada;
3.4 – Análise dos dados
- Será feito uma análise dos dados da empresa, através dos documentos coletados
da empresa;
- Será utilizado as entrevistas com os profissionais que tenham experiências na
avaliação e desenvolvimento de fornecedores;
- Análise dos resultados dos questionários que serão aplicados nos participantes;
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4. POLÍTICA DE COMPRAS ADOTADA PELA EMPRESA FRANGOSUL
4.1 Negociação
È atribuição fundamental e responsabilidade das áres de compras, quando da
negociação dos materiais e serviços com os fornecedores, assegurar a obtenção do
melhor acordo possível aos interesses da Frangosul, quanto a preço, prazo,
quantidade, qualidade, etc.
4.2 Qualificação de Fornecedores
Só deverão ser consultadas nas tomadas de preços, fornecedores e prestadores de
serviços que atendam aos requisitos de qualidade, capacidade técnica/comercial e
idoneidade financeira
4.3 Classificação ABC dos itens de estoque
Conforme anexo, a empresa possui a classificação ABC nos eseus itens de estoques
que são os seguintes:
Grupo “A” – Neste grupo deverão ser classificados os materiais de consumo que
representam 75% do valor total do inventário.
Grupo “B” – Neste grupo deverão ser classificados os materiais de consumo que
representam 20% do valor total do inventário.
Grupo “C” – Neste grupo deverão ser classificados os materiais de consumo que
representam 5% do valor total do inventário.
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Periódicamente o Almoxarifado deverá reavaliar os itens classificados dentro de cada
grupo para determinar a necessidade de reclassificação dos mesmos, em função do
aumento ou diminuição de seus consumos.
4.4 Obrigatoriedade da ordem de compra
Todo material ao ser entregue pelos fornecedores só poderá ser recebido pelo
Almoxarifado, se houver uma Ordem de compra OC previamente emitida, a favor do
fornecedor que está efetuando a ebtrega.
As quantidades de materiais indicadas na Nota Fiscal do fornecedor deverão estar de
acordo com as quantidades solicitadas na Ordem de Compra.
4.5 Qualificação de Fornecedores
Só deverão ser consultados nas tomadas de preço, fornecedores e prestadores de
serviços que atendam aos requisitos de qualidade, capacitação técnica/comercial e
idoneidade financeira. Caberá as áreas de compras avaliar se os fornecedores
considerados nas negociações atendem a tais requisitos.
4.6 Tomada de preços
Mínimo de consultas:
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Em regra geral, todas as compras de materiais e serviços objeto desta norma deverão
ser cotadas pelo menos junto a três fornecedores previamente qualificados, mesmo
quando uma compra tiver que ser efetuada junto a um fornecedor previamente
determinado pelo requisitante, para atender certos padrões de qualidade ou
especificação técnica do material a ser adquirido (inclusive medicamentos). Nestes
casos, as cotações de preço junto a outro fornecedores do material ou seu similar,
deve servir como parâmetro para avaliar se o preço do fornecedor previamente
indicado está compatível com o preço do fornecedor previamente indicado está
compatível com o preço praticado no mercado, ou ainda, se o beneficio que a
Frangosul está obtendo com esta compra, justifica manter tal procedimento.
Ficam caracterizadas como exceções a esta prática os seguintes casos:
a) o fornecedor detém a exclusividade pela venda do material;
b) presta assistência técnica especializada a uma determinada máquina ou
equipamento.
Limites:
As tomadas de preço para a compra ou contratação de serviços que ultrapassarem o
limite de US$2,000.00 (valor total da negociação) deverão ser efetuadas por escrito,
podendo ser utilizados os recursos de telecomunicações (telex, fax, etc.), desde que
preservando o sigilo de suas informações.
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4.7 Adiantamento à fornecedores
Qualquer adiantamento a fornecedores ou prestadores de serviços em que as
condições só deverá ser careito quando esgotadas as discussões de outras
condições de negociação. Nestes casos deverá ser procedida a verificação da
situação econômico/financeira dos fornecedores antes da concessão do
adiantamento.
4.8 Condições de pagamento
Os critérios para determinar as condições de pagamento mais vantajosas para a
aquisição dos materiais e serviços para a companhia, sempre que possível deverão
ser estabelecidos por compras em conjunto com a área financeira.
4.9 Relação Frangosul/Fornecedores
No sentido de não prejudicar os negócios em andamento pela área de compras,
nenhum contato com fornecedor deverá ser mantido diretamente pelo solicitante dos
materiais e/ou serviços sem o previo conhecimento de compras.
4.10 Desenvolvimento de novos fornecedores
A área de compras deverá estar atenta a evolução tecnológica do mercado
fornecedor, com o objetivo de determinar a necessidade de desenvolvimento de
novos fornecedores.
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As seguintes fontes de informação deverão ser consideradas no processo de
desenvolvimento:
- Publicações técnicas;
- Visitas a feiras e exposições;
- Visitas a instalações fabris;
- Contatos com órgãos de classe.
4.11 Eficiência dos fornecedores
Informações sobre o não atendimento por parte dos fornecedores das condições
estabelecidas nas negociações (atrasos na entrega, não atendimento das
especificações dos materiais/serviços, quantidades, etc.) deverão ser registradas, de
modo a permitir o controle da incidência de tais ocorrências. Estes controle servirá de
base para ações corretivas ou mudança de fornecedor.
4.12 Instruções aos fornecedores
Sempre que necessário a área de compras deverá instruir os fornecedores, através
de circulares, qualquer procedimento que uma vez identificado como necessário,
venha a melhorar as relações comerciais Frangosul/Fornecedores, bem como as
operações de entrega de recebimento de materiais e o fluxo interno de suas
informações.
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4.13 Acompanhamento dos prazos de entrega
Fica caracterizado como atribuição da área de compras os trabalhos de
acompanhamento junto aos fornercedores do atendimento dos prazos de entrega dos
materiais (“follow-up” de compras)
4.14 Norma para contratação de empresas prestadoras de serviços para
a Frangosul
1) Expressamente pribida a utilização de serviços de terceiros sem expressa
contratação dos mesmos, devendo, ainda, o contrato ser analisado e vistado pelo
Departamento Jurídico, na matriz.
2) O pessoal utilizado para executar as tarefas contratadas deverá necessariamente,
ter carteira de trabalho e previdência Social-CTPS, assinada pela empresa
contratada, responsabilizando-se esta, também pela regularidade
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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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MELOHN, Tom. Um Novo Conceito de parceria. Como maximizar uma parceria com seu pessoal, clientes, fornecedores e alcançar resultados incríveis. Trad. Edna Onoe. São Paulo: Makron Books.1 ed. 2000.
Logistics Training International/Gerenciamento da logística e cadeia de suprimentos; I
Tradução Sônia Mello. São Paulo: IMAM, 1996. ARNOLD., J. R. Tony. Administração de materiais: uma introdução; tradução Celso
Rimoli, Lenita R. Esteves – São Paulo: Atlas, 1999. DIAS, Marco Aurélio P. Administração de materiais: uma bordagem logística - São
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CHING, Hong Yuh. Gestão de estoques na cadeia de logística integrada – Supply
Chain/Hong Yuh Ching. São Paulo: Atlas, 1999.
DIAS, Marco Aurélio P. Gerência de materiais – São Paulo: Atlas, 1986.
Compras: Princípio e administração/Peter Baily...[et al.]; tradução Ailton Bomfim
Brandão. –São Paulo: Atlas, 2000
ETTINGER, Karl E. Compras e Estoques: Administração Racional de Empresas, São Paulo: Edições IBASA, s/d.
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BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA
BARABBA, Vicent P. A voz do mercado: a vantagem competitiva através da utilização
criativa das informações do mercado; tradução Barbara theoto Lambert; revisão técnica Luciano Saboia Lopes Filho – São Paulo: Makron, Mcgraw-Hill, 1992
GONÇALVES, Paulo Sérgio. Administração de estoques: teoria e prática – Rio de
Janeiro: Interciência, 1979 Qualidade na aquisição de materiais e execução de Obra/Roberto de Souza ... et al..
– São Paulo: Pini, 1996 DIAS, Mário e Costa , Roberto Figueredo. Manual do Comprador – DFC –
Consultoria e Treinamento GURGEL, Floriano C. A. Administração do Produto – São Paulo: Atlas, 1995 WEBSTER, Frederick E. O Comportamento do comprador Industrial/Frederick E.
Webster JR. E Yoram Wind; tradução de Auriphebo Berrance Simões. São Paulo: Atlas, 1975
HARMON, ROY L. Reiventando a distribuição: logística de distribuição classe
mundial; tradução IvoKorytowski – Rio de janeiro: Campus, 1994 CORRÊA, Joary. K na gerência de materiais – Rio de Janeiro: Ed. Da Fundação
Getulio Vargas, 1978
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CHRISTOPHER, Martin. Logística e gerenciamento da cadeia de suprimentos: estratégia para a redução de custos e melhorias dos serviços; tradução Francisco Roque Monteiro Leite; Supervisão técnica Carlos Eduardo Nobre – São Paulo: Pioneira, 1997
RASMUSSEN, U. W. Desvios, desfalques e fraudes nas transações de compras nas
empresas; uma análise transacional da aplicação de controles internos na atividade de administração de materiais– São Paulo: Aduaneira, 1988
GERBER, Michael E. O ponto de honra: como atrair o interesse de clientes,
empregados, fornecedores e credores e ter sucesso no seu empreendimento. Trad. Elizabeth Larrabure Costa Correa. 1 ed. São Paulo: Saraiva, 1998.
ISHIKAWA, Kaoru, Controle de qualidade total: à maneira japonesa: tradução de
Iliana Torres – Rio de Janeiro: Campus, 1993
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