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République du MaliUn Peuple - Un But - Une Foi
Bureau du Vérificateur Général
Le Vérificateur Général du Mali
Exercices : 2015, 2016, 2017 et 2018 (1er Semestre)
GESTION DE L’AMBASSADE DU MALI A OUAGADOUGOU (BURKINA FASO)
VERIFICATION FINANCIERE
GESTION DE L’AMBASSADE DU MALI A OUAGADOUGOU (BURKINA FASO)
VERIFICATION FINANCIERE
Exercices : 2015, 2016, 2017 et 2018 (1er Semestre)
Juin 2019
Gestion de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou (Burkina Faso) - Vérification financière - Exercices 2015, 2016, 2017 et 2018 (1er Semestre)
Gestion de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou (Burkina Faso) - Vérification financière - Exercices 2015, 2016, 2017 et 2018 (1er Semestre)
C
LISTE DES ABREVIATIONS
ABVACCTAESMOALGASFBE BL CCR CCP CEDEAOCILSSCREPADAO DFMDNTCP E.O.MO.FEGCOB/TD
MAECI MEF OEM OMM OSMPGT PVRUEMOA
Autorité du Bassin du VoltaAgence Comptable Centrale du TrésorAssociation des Etudiants et Stagiaires Maliens à OuagadougouAutorité du Liptako GourmaAttestation de Service FaitBordereau d’envoiBordereau de livraisonCompte Courant de RégularisationCompte Courant PostalCommunauté Economique des Etats de l’Afrique de l’OuestComité Inter -Etats de Lutte contre la Sécheresse dans le SahelCentre Régional pour l’Eau Potable et l’AssainissementDossier d’Appel d’OffresDirection des Finances et du MatérielDirection Nationale du Trésor et de la Comptabilité PubliqueEtablissements Ouédraogo Mohamed et FrèresEntreprise Générale de Construction et Bâtiments / Tiendrébeogo DieudonnéMinistère des Affaires Etrangères et de la Coopération InternationaleMinistère de l’Economie et des FinancesOrdre d’Entrée du Matériel Ordre de Mouvement du MatérielOrdre de Sortie du MatérielPaierie Générale du TrésorProcès-Verbal de RéceptionUnion Economique et Monétaire Ouest Africaine
D Gestion de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou (Burkina Faso) - Vérification financière - Exercices 2015, 2016, 2017 et 2018 (1er Semestre)
Gestion de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou (Burkina Faso) - Vérification financière - Exercices 2015, 2016, 2017 et 2018 (1er Semestre)
E
TABLE DES MATIERES
MANDAT ET HABILITATION ...................................................................... 1PERTINENCE ............................................................................................. 1CONTEXTE ................................................................................................. 2
Environnement général .......................................................................... 2Présentation de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou ........................ 2Objet de la vérification ............................................................................ 3
CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS .......................................... 4IRREGULARITES ADMINISTRATIVES ...................................................... 4
Le MAECI et l’Ambassade ne respectent pas des dispositions du cadre organique ................................................................................ 4Le Secrétaire Agent Comptable n’a pas prêté serment ......................... 4Le Secrétaire Agent Comptable ne tient pas tous les documents et registres comptables .......................................................................... 4Le Secrétaire Agent Comptable ne tient pas correctement la comptabilité des timbres fiscaux ................................................................................. 5Le Secrétaire Agent Comptable a effectué des imputations budgétaires irrégulières ............................................................................................ 6La Direction des Finances et du Matériel du Ministère des Affaires Etrangères n’envoie pas les notifications du budget de l’Ambassade ... 7L’Ambassade du Mali n’applique pas la règlementation de la Comptabilité-matières .................................................................... 7Le Secrétaire Agent Comptable ne respecte pas le montant plafond autorisé à détenir en espèces ................................................................ 8Le Secrétaire Agent Comptable n’établit pas d’état de rapprochement bancaire ................................................................... 8L’Ambassade du Mali ne procède pas à la mise en concurrence des fournisseurs ..................................................................................... 9L’Ambassade du Mali n’a pas mis en œuvre des recommandations de la Mission conjointe de l’Inspection des Services Diplomatiques et Consulaires et de l’Inspection des Finances du 18 février au 1er mars 2017 ................................................................ 10
Recommandations .................................................................................... 11
IRREGULARITES FINANCIERES .............................................................. 12L’Ambassadeur du Mali n’a pas justifié l’utilisation du carburant acheté ..................................................................................................... 12Le Secrétaire Agent Comptable a irrégulièrement dépensé les recettes de Chancellerie ................................................................... 12
Gestion de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou (Burkina Faso) - Vérification financière - Exercices 2015, 2016, 2017 et 2018 (1er Semestre)
Le Secrétaire Agent Comptable a effectué des paiements irréguliers pour la construction de la Chancellerie .................................................. 13Le Secrétaire Agent Comptable a irrégulièrement émis des chèques en faveur de certains membres du personnel de l’Ambassade ............. 15Le Secrétaire Agent Comptable a payé les frais scolaires sans toutes les pièces justificatives requises ............................................................ 16Le Secrétaire Agent Comptable a irrégulièrement payé des indemnités de premier équipement .......................................................................... 16Le Secrétaire Agent Comptable accepte les justificatifs des indemnités de déplacement irréguliers et incomplets ............................................... 17Le Secrétaire Agent Comptable a effectué des paiements indus de loyers ................................................................................................. 17
TRANSMISSION ET DENONCIATION DE FAITS PAR LE VERIFICATEUR GENERAL ......................................................... 19CONCLUSION ............................................................................................ 20DETAILS TECHNIQUES SUR LA VERIFICATION .................................... 21RESPECT DU PRINCIPE DU CONTRADICTOIRE .................................... 22
Gestion de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou (Burkina Faso) - Vérification financière - Exercices 2015, 2016, 2017 et 2018 (1er Semestre)
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MANDAT ET HABILITATION
Par Pouvoirs n°0022/2018/BVG du 12 novembre 2018 et en vertu des dispositions de l’article 2 de la Loi n°2012-009 du 8 février 2012 abrogeant et remplaçant la Loi n°03-30 du 25 août 2003 l’instituant, le Vérificateur Général a initié la présente vérification financière de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou au Burkina Faso au titre des exercices 2015, 2016, 2017 et 2018 (1er semestre).
PERTINENCE
Les Ambassades et Consulats représentent et protègent les intérêts du Mali et des Maliens à travers le monde.
L’Ambassade du Mali à Ouagadougou couvre l’Etat du Burkina Faso et cinq (05) organisations sous-régionales.
La communauté malienne au Burkina Faso est estimée à 100 000 personnes. Elle est en grande partie composée d’étudiants, de chauffeurs, d’ouvriers, d’hommes d’affaires et des fonctionnaires internationaux travaillant dans les Organisations sous régionales ayant leur siège à Ouagadougou. Par ailleurs, les maliens refugiés au Burkina Faso sont au nombre de 24 666 sur 56 361 en 2012 au départ.
Durant la période sous revue, la Paierie Générale du Trésor (PGT) a transféré 2 878 200 261 FCFA à l’Ambassade du Mali à Ouagadougou. Sur lequel plus de 1 500 000 000 FCFA de dépenses ont été effectuées pour la construction de la nouvelle chancellerie. Aussi pour la même période les recettes de chancellerie ont été évaluées à 189 131 238 FCFA. Par ailleurs, cette juridiction n’a pas fait l’objet de vérification par le Bureau du Vérificateur Général.
Au regard de ce qui précède le Vérificateur Général a initié cette mission de vérification financière de la gestion de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou.
1Source : Rapport d’activité de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou2Source : DTM : Commission mouvement des populations – HCR (OIM/OCHA)
2 Gestion de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou (Burkina Faso) - Vérification financière - Exercices 2015, 2016, 2017 et 2018 (1er Semestre)
CONTEXTE
Environnement général
1. La politique étrangère du Mali est basée sur la légalité internationale à laquelle le pays est profondément attaché depuis son indépendance en 1960.
2. Après les élections Présidentielles de 2013, le Mali a repris sa place dans le concert des nations démocratiques. Au regard de ce nouveau contexte et compte tenu des nombreux défis auxquels il fait face, le Mali en matière de politique extérieure est en train d’œuvrer pour une diplomatie dynamique.
3. Les axes prioritaires suivants ont été définis afin de permettre à la diplomatie malienne d’être la locomotive d’un Mali émergent :
- restaurer l’image du Mali sur la scène internationale ;
- promouvoir une diplomatie de développement ;
- coordonner l’action extérieure de l’Etat ;
- promouvoir l’Intégration Economique de la sous-région, l’unité et le développement de l’Afrique ;
- défendre les droits de l’homme et la promotion de la paix dans le monde ;
- poursuivre la rationalisation des structures et des procédures et optimiser les moyens budgétaires ;
- valoriser la culture et le patrimoine du Mali à l’Etranger ;
- développer une politique de promotion des cadres maliens à l’étranger.
4. Pour réaliser ses ambitions, le Mali dispose de trente-six (36) missions diplomatiques, huit (8) Consulats et de deux (2) Bureaux de coopération ou mission commerciale. L’atteinte de ces objectifs passe par la mise en œuvre, dans les pays d’accréditation, de la politique extérieure du Mali et une bonne exécution du budget des Ambassades.
Présentation de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou
5. Conformément au Décret n°2012-070/P-RM du 2 février 2012 abrogeant et remplaçant le Décret n°09-445/P-RM du 10 septembre 2009 portant répartition des postes diplomatiques et consulaires de la République du Mali, l’Ambassade du Mali à Ouagadougou, au Burkina Faso a en plus de l’Etat du Burkina Faso , dans sa juridiction cinq (05) organisations sous -régionales à savoir : l’Union Economique et Monétaire Ouest Africaine (UEMOA), le Comité inter- Etats de Lutte contre la Sécheresse dans le Sahel (CILSS), l’Autorité du Liptako Gourma (ALG), l’Autorité du Bassin de la Volta (ABV) et le Centre Régional pour l’Eau Potable et l’Assainissement (CREPA).
6. Les dispositions du Décret n°2018-0517/P-RM du 20 juin 2018 fixent l’organisation et les modalités de fonctionnement des missions diplomatiques et des postes consulaires du Mali.
Gestion de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou (Burkina Faso) - Vérification financière - Exercices 2015, 2016, 2017 et 2018 (1er Semestre)
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7. En vue de réaliser sa mission, l’Ambassade dispose de ressources humaines composées du personnel diplomatique et du personnel local. Le personnel diplomatique est régi par le droit applicable en République du Mali, alors que le personnel local, recruté dans le pays d’accréditation, est soumis à la législation du pays d’élection.
8. L’effectif de la Représentation diplomatique et consulaire du Mali à Ouagadougou est de 20 Agents dont 16 locaux.
9. Les postes prévus sont :
- L’Ambassadeur ;
- Le Ministre Conseiller ;
- Les trois Conseillers d’Ambassade ;
- Attaché de Défense ;
- Le Conseiller consulaire ;
- Le Secrétaire Agent Comptable.
10. L’Ambassade reçoit des fonds de la Direction des Finances et du Matériel (DFM) du Ministère chargé des Affaires Etrangères. Ces fonds leur sont envoyés par la Paierie Générale du Trésor (PGT) de la Direction Nationale du Trésor et de la Comptabilité Publique (DNTCP). L’Ambassade perçoit aussi des recettes de chancellerie.
Objet de la vérification
11. Il porte sur les opérations de recettes et de dépenses effectuées par l’Ambassade du Mali à Ouagadougou au Burkina Faso dans le cadre de l’exécution du budget. La vérification a pour objectif de s’assurer de la régularité et de la sincérité desdites opérations. Les travaux de vérification ont porté sur :
- l’évaluation du contrôle interne ;
- les opérations d’encaissement des recettes de chancellerie ;
- les règlements des dépenses ;
- la gestion de la trésorerie et des valeurs inactives ;
- la gestion du patrimoine ;
- la comptabilisation de ces opérations ;
- les dépenses du personnel.
12. Les détails sur la méthodologie de la vérification sont présentés dans la section « Détails Techniques sur la vérification » en page 22.
4 Gestion de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou (Burkina Faso) - Vérification financière - Exercices 2015, 2016, 2017 et 2018 (1er Semestre)
CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS
IRREGULARITES ADMINISTRATIVES
13. Les irrégularités administratives relèvent de dysfonctionnements du contrôle interne et se présentent comme suit.
Le MAECI et l’Ambassade ne respectent pas des dispositions du cadre organique
14. L’article 1er du Décret n°2018-0518/P-RM du 20 juin 2018 fixant les cadres organiques des Missions diplomatiques du Mali (zone Afrique) fixe l’effectif à 28 agents.
15. Afin de s’assurer du respect de cette disposition, l’équipe de vérification a rapproché la liste nominative du personnel de l’Ambassade, au cadre organique.
16. Elle a constaté que les postes d’Ambassadeur Représentant Permanent Adjoint, de troisième Conseiller et d’Attaché de défense ne sont pas encore pourvus.
17. La mission a également relevé l’existence de quatre (04) chauffeurs contre trois (03) régulièrement prévus.
18. Le non-respect du cadre organique est de nature à empêcher l’atteinte des objectifs par la structure.
Le Secrétaire Agent Comptable n’a pas prêté serment
19. L’article 8 de l’Instruction n°001/MFC du 14 juillet 1995 fixant les règles et procédures budgétaires et comptables applicables dans les Ambassades et Consulats du Mali stipule : « le Secrétaire Agent Comptable est personnellement et pécuniairement responsable des opérations qu’il effectue. En conséquence, il est assujetti à la constitution d’un cautionnement. Avant d’entrer en fonction il prête serment ».
20. En vue de s’assurer du respect de cette disposition, la mission s’est entretenue avec le Secrétaire Agent Comptable et lui a demandé le reçu de paiement de la caution et l’attestation de prestation de serment.
21. Elle a constaté que l’actuel Secrétaire Agent Comptable, nommé par Décret n°2016-0830/P-RM du 1er novembre 2016, a été installé dans ses fonctions sans avoir prêté serment conformément aux textes en vigueur.
22. De sa prise de fonction jusqu’à la prestation de serment, le Secrétaire Agent Comptable est un comptable de fait.
Le Secrétaire Agent Comptable ne tient pas tous les documents et registres comptables
23. L’article 12 de l’Instruction n°0001/MFC du 14 juillet 1995 fixant les règles et procédures budgétaires et comptables applicables dans les Ambassades et Consulats du Mali précise les documents et registres que le Secrétaire Agent Comptable doit ouvrir et tenir : « […]Le Calepin
Gestion de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou (Burkina Faso) - Vérification financière - Exercices 2015, 2016, 2017 et 2018 (1er Semestre)
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de caisse, le Registre des rejets comptables, le Registre des droits des créanciers, le livre journal des commandes ; le livre journal des matériels et matières et le compte de gestion des matériels et matières […] ».
24. L’article 13 de la même Instruction stipule : « En fin d’année, les quittances non utilisées font l’objet d’annulation et restent jointes aux souches afférentes. Le comptable doit conserver les souches des journaux à souche utilisés et être en mesure de les présenter à toute requête ».
25. L’article 14 de l’Instruction précitée indique : « le livre journal de caisse sert à l’enregistrement chronologique des opérations de recettes et de dépenses coté et paraphé par le Payeur Général du Trésor, il est constitué de folios servis par duplication ».
26. Pour s’assurer du respect de ces dispositions, la mission s’est entretenue avec le Secrétaire Agent Comptable et a examiné tous les documents et registres comptables mis à sa disposition.
27. Elle a constaté que le Secrétaire Agent Comptable ne tient pas les documents et registres comptables suivants :
- Le Calepin de caisse ;
- Le Registre des rejets comptables ;
- Le Registre des droits des créanciers ;
- Le Livre journal des commandes ;
- Le livre journal des matériels et matières ;
- Le compte de gestion des matériels et matières.
28. Elle a également constaté dans le livre journal de caisse que les opérations ne sont pas enregistrées selon l’ordre chronologique. En effet, le Secrétaire Agent Comptable enregistre les opérations regroupées par nature à la fin de chaque mois.
29. En outre, elle a constaté des journaux à souche terminés mais non arrêtés et des journaux à souche non utilisés qui ne sont ni détruits ni renvoyés à la Paierie Générale du Trésor.
30. La non-tenue des documents et registres comptables ne permet pas de connaitre toutes les informations financières et comptables de l’Ambassade. En outre, les journaux à souche non utilisés, qui ne sont pas détruits ou renvoyés à la PGT, peuvent être source de malversations financières.
Le Secrétaire Agent Comptable ne tient pas correctement la comptabilité des timbres fiscaux
31. L’article 61 de l’Instruction n°0001/MFC du 14 juillet 1995 fixant les règles et procédures budgétaires et comptables applicables dans les Ambassades et Consulats du Mali stipule que « le Secrétaire Agent Comptable tiendra la comptabilité des timbres fiscaux ».
32. Afin de s’assurer de la bonne tenue de la comptabilité des timbres fiscaux, la mission a rapproché les écritures du registre des timbres
6 Gestion de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou (Burkina Faso) - Vérification financière - Exercices 2015, 2016, 2017 et 2018 (1er Semestre)
fiscaux aux journaux à souche pour les ventes, aux bordereaux d’envois (BE) et le stock physique.
A l’issue de la reconstitution du stock théorique et du comptage physique, la mission a constaté que la comptabilité des timbres fiscaux est mal tenue. En effet, le rapprochement du stock physique à la situation comptable se présente comme suit :
33. Un procès-verbal d’inventaire, contresigné par le Secrétaire Agent Comptable, a été établi par la mission pour attester la mauvaise tenue de la comptabilité des timbres fiscaux.
Le Secrétaire Agent Comptable a effectué des imputations budgétaires irrégulières
34. L’article 39 de l’Instruction ci-dessus citée stipule : « les dépenses relatives à l’exécution du budget doivent être effectuées dans la limite stricte des fonds reçus de la Paierie Générale, et le respect des notifications de crédits. Chaque justification de dépenses (états de salaire, factures, etc.) doit préciser l’imputation budgétaire, et les références du mandat émis par la Direction Administrative et Financière du Ministère chargé des Affaires Etrangères ou celle du Ministère chargé de l’Education Nationale correspondant à l’envoi de fonds ».
35. Afin de s’assurer de l’imputation correcte des opérations de dépenses, l’équipe de vérification a examiné les bordereaux récapitulatifs mensuels des dépenses et les pièces justificatives y afférentes (états de salaires, contrats, factures…) et rapproché lesdits bordereaux aux Décisions de mandatement et mandats de la période sous revue.
36. La mission a constaté que le Secrétaire Agent Comptable a créé deux rubriques budgétaires « Bâtiments et sécurité » et « Autres dépenses diverses ». Aussi, elle a constaté qu’il a irrégulièrement imputé sur la rubrique « Bâtiments et sécurité » des opérations relatives aux dépenses d’entretien et réparation véhicule, et l’électricité.
A l’issue de la reconstitution du stock théorique et du comptage physique, la mission a
constaté que la comptabilité des timbres fiscaux est mal tenue. En effet, le rapprochement
du stock physique à la situation comptable se présente comme suit :
Quotités de timbres Nombre Observations
5 000 FCFA 05 manquant
1 000 FCFA 28 excédent
500 FCFA 29 excédent
250 FCFA 28 excédent
200 FCFA 64 manquant
32. . Le procès-verbal d’inventaire établi par la mission et contresigné par le Secrétaire Agent
Comptable qui se trouve à l’annexe n°4 atteste la mauvaise tenue de la comptabilité des
timbres fiscaux.
Le Secrétaire Agent Comptable a effectué des imputations budgétaires irrégulières
33. L’article 39 de l’Instruction ci-dessus citée stipule que « les dépenses relatives à l'exécution du
budget doivent être effectuées dans la limite stricte des fonds reçus de la Paierie Générale, et
le respect des notifications de crédits. Chaque justification de dépenses (états de salaire,
factures, etc.) doit préciser l'imputation budgétaire, et les références du mandat émis par la
Direction Administrative et Financière du Ministère chargé des Affaires Etrangères ou celle du
Ministère chargé de l'Education Nationale correspondant à l'envoi de fonds ».
34. Afin de s’assurer de l’imputation correcte des opérations de dépenses, l’équipe de vérification
a examiné les bordereaux récapitulatifs mensuels des dépenses et les pièces justificatives y
afférentes (états de salaires, contrats, factures…) et rapproché lesdits bordereaux aux
Décisions de mandatement et mandats de la période sous revue.
35. La mission a constaté que le Secrétaire Agent Comptable a créé deux rubriques budgétaires «
Bâtiments et sécurité » et « Autres dépenses diverses». Aussi, elle a constaté qu’il a
irrégulièrement imputé sur la rubrique « Bâtiments et sécurité » des opérations relatives aux
dépenses d’entretien et réparation véhicule, et l’électricité. La situation se trouve à l’annexe
n°5.
La Direction des Finances et du Matériel du Ministère des Affaires Etrangères n’envoie pas
les notifications du budget de l’Ambassade
36. L’article 10 de l’Instruction n°0001 /MFC du 14 juillet 1995 fixant les règles et procédures
budgétaires et Comptables applicables dans les Ambassades et Consulats du Mali stipule que
« dans le cadre de l’exécution du budget, le Secrétaire Agent Comptable doit se référer à
l'ampliation du budget détaillé qu'il a reçu (notification de crédit) ».
Gestion de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou (Burkina Faso) - Vérification financière - Exercices 2015, 2016, 2017 et 2018 (1er Semestre)
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La Direction des Finances et du Matériel du Ministère des Affaires Etrangères n’envoie pas les notifications du budget de l’Ambassade
37. L’article 10 de l’Instruction n°0001/MFC du 14 juillet 1995 fixant les règles et procédures budgétaires et Comptables applicables dans les Ambassades et Consulats du Mali stipule que « dans le cadre de l’exécution du budget, le Secrétaire Agent Comptable doit se référer à l’ampliation du budget détaillé qu’il a reçu (notification de crédit) ».
38. Afin de s’assurer de l’imputation correcte des opérations de dépenses, la mission a examiné les bordereaux récapitulatifs mensuels des dépenses et les pièces justificatives y afférentes (états de salaires, contrats, factures…) et a demandé de fournir les décisions de notification de la période sous revue.
39. Elle a constaté que le Secrétaire Agent Comptable ne reçoit pas de notifications de son budget de la part de la Direction des Finances et du Matériel du Ministère en charge des Affaires Etrangères.
40. L’absence de notification du budget est de nature à favoriser la mauvaise imputation budgétaire qui enfreint au principe de la spécialité du budget, selon lequel, les crédits ouverts sont tous rattachés à une destination spécifique, qui ne doit pas être dénaturée dans l’exécution du budget.
L’Ambassade du Mali n’applique pas la règlementation de la Comptabilité-matières
41. L’article 2 du Décret n°10-681/P-RM du 30 décembre 2010 portant règlementation de la comptabilité des matières dispose : « La comptabilité des matières a pour objet le recensement et le suivi comptable de tout bien, meuble et immeuble, propriété ou possession de l’État des collectivités et des organismes personnalisés soumis aux règles de la comptabilité publique ».
42. L’article 3 du même Décret indique : « La Comptabilité des matières doit permettre à tout moment :
- la connaissance des existants et de leurs mouvements sous le double aspect de la quantité et de la valeur ;
- le contrôle des existants et de leur utilisation ».
43. Les articles 10 et 11 du Décret susmentionné indiquent respectivement que l’Ordonnateur-matières est responsable des mouvements de matériels qu’il ordonne et le Comptable-matières est chargé de la tenue comptable des matériels de son ressort.
44. Dans le but de s’assurer d’une bonne gestion des matières de l’Ambassade du Mali, la mission a réalisé des entretiens et a examiné les documents tenus dans le cadre de la gestion, du suivi et de la sécurisation des biens acquis.
45. Elle a constaté que le secrétaire Agent comptable n’applique aucune disposition du décret susmentionné. En effet :
- le Chef de la Représentation diplomatique et consulaire, Ordonnateur- matières, ne formalise pas les ordres d’entrée, de mutation ou de sortie des matières ;
8 Gestion de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou (Burkina Faso) - Vérification financière - Exercices 2015, 2016, 2017 et 2018 (1er Semestre)
- le Secrétaire Agent Comptable, Comptable-matières, ne tient aucun des documents ci-dessous :
• les documents de base où sont enregistrés l’existant et les mouvements de matériels (matricule des propriétés immobilières, livre-journal, compte de gestion etc.) ;
• les documents de mouvement qui ordonnent et justifient les mouvements (procès-verbal de réception, ordre de sortie de matériel, bordereau de mutation, procès-verbal de réforme, etc.) ;
• les documents de gestion qui reflètent le résultat d’une gestion à une période donnée (états récapitulatifs trimestriels, état d’inventaire annuel, etc.).
46. La non- tenue de la comptabilité-matières ne permet pas une gestion fiable du patrimoine de l’Ambassade.
Le Secrétaire Agent Comptable ne respecte pas le montant plafond autorisé à détenir en espèces
47. L’article 48 de l’Instruction n°0001/MFC du 14 juillet 1995 fixant les règles et les procédures budgétaires et comptables applicables dans les Ambassades et Consulats du Mali stipule : «…Le plafond de disponibilités détenues dans la caisse courante est de Francs CFA 250 000. Au-delà, le comptable doit procéder à un reversement à son compte banque ou CCP ».
48. Afin de s’assurer du respect de cette disposition, la mission a procédé à un arrêté de caisse. Elle a constaté à l’issue du comptage des numéraires, que le plafond de détention autorisé est dépassé. La mission a trouvé en espèces un montant de 800 625 FCFA supérieur au plafond de 250 000 FCFA autorisé.
49. Le non-respect du plafond de détention en espèces peut aboutir à des malversations financières.
Le Secrétaire Agent Comptable n’établit pas d’état de rapprochement bancaire
50. L’Article 49 de l’Instruction n°0001/MFC du 14 juillet 1995 fixant les règles et procédures budgétaires et comptables applicables dans les ambassades et consulats du Mali stipule : «Le Secrétaire Agent Comptable effectue périodiquement et au moins en fin de mois, ou lors d’une passation de service, le rapprochement entre les écritures de ses registres banque ou CCP et les relevés reçus de ces établissements ».
51. Afin de s’assurer du respect de cette disposition, la mission a demandé au Secrétaire Agent Comptable de lui fournir les états de rapprochement bancaire périodique.
52. Elle a constaté que le Secrétaire Agent Comptable n’établit pas d’état de rapprochement bancaire. En effet, il n’effectue pas périodiquement de rapprochement entre les écritures des « registres banque ou CCP » et les relevés reçus des établissements bancaires.
Gestion de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou (Burkina Faso) - Vérification financière - Exercices 2015, 2016, 2017 et 2018 (1er Semestre)
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53. Le non-établissement des états de rapprochement bancaire ne permet pas de vérifier la gestion des comptes bancaires.
L’Ambassade du Mali ne procède pas à la mise en concurrence des fournisseurs
54. L’article 30 de l’Arrêté n°09-1969/MEF-SG du 06 août 2009 fixant les modalités d’application du Code des marchés publics, modifié, indique : « L’établissement d’un contrat simplifié intervient après mise en concurrence par demande de cotation entre au moins trois (3) candidats sur la base d’un dossier sommaire écrit ».
55. L’article 29.3 de l’Arrêté n°2014-1323/MEF-SG du 25 Avril 2014 fixant les modalités d’application du Décret n°08-485/PRM du 11 Août 2008, modifié, portant procédures de passation, d’exécution et de règlement des marchés publics et des délégations de service public précise : « L’établissement d’un contrat simplifié intervient après mise en concurrence par demande de cotation entre au moins trois candidats sur la base d’un dossier sommaire écrit ».
56. L’article 30.2 de l’Arrêté ci-dessous cité stipule : « le Bon de commande est dûment établi après une demande de prix par écrit auprès de trois fournisseurs, entrepreneurs ou prestataires qualifiés au moins ».
57. Afin de s’assurer du respect, par l’Ambassade, des dispositions ci-dessus mentionnées, la mission a vérifié la preuve de la demande de cotation.
58. Elle a constaté que pour toutes les opérations d’acquisition de biens et services, le titulaire a été désigné sans mise en concurrence d’au moins trois fournisseurs. La situation des achats concernés se présente comme suit :
Tableau n°1 : Exemples des acquisitions sans mise en concurrence
59. L’absence de mise en concurrence ne favorise pas l’économie et l’efficience dans les dépenses publiques.
intervient après mise en concurrence par demande de cotation entre au moins trois (3)
candidats sur la base d’un dossier sommaire écrit ».*
54. L’article 29.3 de l’Arrêté n°2014-1323/MEF-SG du 25 Avril 2014 fixant les modalités
d’application du Décret n°08-485/PRM du 11 Août 2008, modifié, portant procédures de
passation et d’exécution et de règlement des marchés publics et des délégations de service
public précise : « L’établissement d’un contrat simplifié intervient après mise en concurrence
par demande de cotation entre au moins trois candidats sur la base d’un dossier sommaire
écrit ».
55. L’article 30.2 de l’Arrêté ci-dessous cité stipule que : « le Bon de commande est dûment établi
après une demande de prix par écrit auprès de trois fournisseurs, entrepreneurs ou
prestataires qualifiés au moins».
56. Afin de s’assurer du respect, par l’Ambassade, des dispositions ci-dessus mentionnées, la
mission a vérifié la preuve de la demande de cotation.
57. Elle a constaté que pour toutes les opérations d’acquisition de biens et services, le titulaire a
été désigné sans mise en concurrence d’au moins trois fournisseurs. La situation des achats
concernés se présente comme suit :
Tableau n°2 : Exemples des acquisitions sans mise en concurrence
Année Nature de la Dépense Fournisseurs Montants 2015 Impression cartes de vœux IPOM 89 000 2016 Achats meubles de maison ORCA 10 157 900 2016 Achat ordinateur HP 280 BAMO’S services 650 000 2016 Achat Aquarium HORISON MEUBLE BURKINA 1 200 000 2016 Achat matelas médical PLANETE MEUBLE 950 00 2016 Achats meubles de maison ORCA 745 000 2016 Achat climatiseur FASO IMPORT EXPORT 696 000 2016 Achat Matériel sportif ESIF 782 000 2016 Confection salon AMTA WEP 500 000 2016 Achat table à manger FASO IMPORT EXPORT 4 330 000
Source : Ambassade du Mali à Ouagadougou
10 Gestion de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou (Burkina Faso) - Vérification financière - Exercices 2015, 2016, 2017 et 2018 (1er Semestre)
L’Ambassade du Mali n’a pas mis en œuvre des recommandations de la Mission conjointe de l’Inspection des Services Diplomatiques et Consulaires et de l’Inspection des Finances du 18 février au 1er mars 2017
60. Le Rapport de suivi physique et financier du projet de construction de la nouvelle chancellerie du Mali au Burkina Faso de la Mission conjointe de l’Inspection des Services Diplomatiques et Consulaires et de l’Inspection des Finances du 18 février au 1er mars 2017.
61. La lettre n°0179/PM-CAB du 28 mars 2017 du Premier Ministre Chef du Gouvernement dispose : « invite à veiller à la mise en œuvre des recommandations formulées par la mission conjointe de l’Inspection des Services Diplomatiques et Consulaires et de l’Inspection des Finances du 18 février au 1er mars 2017, notamment :
- le respect strict des dispositions du code des marchés publics ;
- la justification des différentes augmentations qu’a connues le coût du projet ;
- la justification de la passation des différents avenants ;
- les dispositions à prendre auprès des entreprises pour faire assurer les garanties nécessaires pour les avances de démarrage et les cautions de bonne fin d’exécution des travaux ;
- la régularisation des montants prélevés sur les ressources destinées au projet de construction pour un montant de 34 644 750 FCFA ;
- le respect de la spécialité budgétaire quant à l’utilisation des crédits destinés au projet de construction de la nouvelle chancellerie ;
- les dispositions à prendre en vue de mobiliser et de mettre à la disposition de l’Ambassade, le reliquat du projet estimé à 1 200 000 000 FCFA ».
62. La lettre n°000799/MAECI-DFM du 03 mai 2017 du Ministre des Affaires Etrangères et de la Coopération Internationale relative à la mise en œuvre des recommandations issues du rapport de la mission conjointe du suivi financier et physique des travaux de construction de la nouvelle chancellerie du Mali à Ouagadougou stipule : « Aussi, en exécution des instructions de Monsieur le Premier ministre, chef du Gouvernement, objet de la lettre susvisée. Je vous invite à procéder à la mise en œuvre diligente des recommandations y contenues ».
63. Pour s’assurer de la mise en œuvre de ces recommandations, la mission a analysé tous les documents disponibles de construction de la nouvelle chancellerie et s’est également entretenue, en l’absence de l’Ambassadeur, avec le Premier Conseiller et le Secrétaire Agent Comptable.
64. A l’issue de ces travaux, la mission a constaté que l’Ambassade n’a pas mis en œuvre les recommandations suivantes :
- le respect strict des dispositions du code des marchés publics ;
- la justification des différentes augmentations qu’a connues le coût du projet ;
- la justification de la passation des différents avenants ;
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- les dispositions à prendre auprès des entreprises pour faire assurer les garanties nécessaires pour les avances de démarrage et les cautions de bonne fin d’exécution des travaux ;
- le respect de la spécialité budgétaire quant à l’utilisation des crédits destinés au projet de construction de la nouvelle chancellerie.
65. Cependant, la seule recommandation mise en œuvre est relative à la régularisation des montants prélevés sur les ressources destinées au projet de construction pour un montant de 34 644 750 FCFA. En effet, suite à la demande l’Ambassadeur par Lettre n°197/2017/AMO/BF du 21 avril 2017, la Décision de mandatement n°667/MAECI-SG-DFM du 18 novembre 2018 a permis de régulariser ce montant prélevé sur le compte dédié à la construction en règlement de diverses activités du Ministère des Affaires Etrangères relatives aux dépense électorales.
Recommandations
66. Le Ministre des Affaires Etrangères et de la Coopération Internationale doit :
- pourvoir les postes vacants conformément au Décret n°2018-0518/P-RM du 20 juin 2018 déterminant le cadre organique des missions diplomatiques fixant l’effectif de leur personnel ;
- veiller à la notification des crédits par la Direction des Finances et du Matériel.
67. Le Directeur des Finances et du Matériel doit : - envoyer à l’Ambassade les notifications de ses crédits.
68. Le Directeur National du Trésor et de la Comptabilité Publique doit : - veiller à la prestation de serment des Secrétaires Agents Comptables
avant leur installation.
69. L’Ambassadeur du Mali à Ouagadougou doit : - appliquer la règlementation de la comptabilité-matières ;
- procéder à la mise en concurrence des fournisseurs ;
- mettre en œuvre les recommandations formulées par la Mission conjointe de suivi physique et financier des travaux de construction de la nouvelle chancellerie.
70. Le Secrétaire Agent Comptable doit : - respecter les dispositions de l’Instruction n°0001/MFC du 14 juillet
1995 fixant les règles et procédures budgétaires et comptables applicables dans les Ambassades et Consulats, relatives à la tenue des documents et registres et à la bonne tenue de la comptabilité des timbres fiscaux ;
- respecter les imputations budgétaires des dépenses effectuées ;
- respecter le montant plafond autorisé à détenir en espèces ;
- établir les états de rapprochement bancaire.
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IRREGULARITES FINANCIERES
Le montant total des irrégularités financières constatées s’élève à 1 836 065 838 FCFA et elles se présentent comme suit.
L’Ambassadeur du Mali n’a pas justifié l’utilisation du carburant acheté
71. L’article 2 du Décret n°681/P-RM du 30 décembre 2010 portant réglementation de la comptabilité-matières dispose : « la comptabilité-matières a pour objet le recensement et le suivi comptable de tout bien meuble et immeuble propriété ou possession de l’Etat, des collectivités territoriales, des organismes personnalisés soumis aux règles de la comptabilité publique ».
72. L’article 3 du même Décret prévoit : «...La Comptabilité-matières doit permettre à tout moment la connaissance des existants et de leurs mouvements sous le double aspect de la quantité et de la valeur ainsi que le contrôle des existants et de leur utilisation... ».
73. Afin de s’assurer du respect de ces dispositions, l’équipe de vérification a demandé les documents d’acquisition, d’utilisation et de répartition du carburant.
74. La mission a constaté un montant total de 23 452 160 FCFA d’achats de carburant dont l’utilisation n’est pas justifiée. En effet, le Secrétaire Agent Comptable n’a fourni aucun document de répartition ou d’utilisation du carburant acheté.
Le Secrétaire Agent Comptable a irrégulièrement dépensé les recettes de Chancellerie
75. L’article 41 de l’Instruction n°0001/MFC du 14 juillet 1995 fixant les règles et procédures budgétaires et Comptables applicables dans les Ambassades et Consulats du Mali stipule : « il est interdit au Secrétaire Agent Comptable de consommer les recettes autres que celles provenant de son approvisionnement par la Paierie Générale du Trésor, exception faite pour le règlement des frais financiers (agios, frais bancaires, pertes au change) et les charges afférentes à une aliénation de biens ».
76. L’article 42 de la même Instruction stipule : « Dans le cas de retard d’approvisionnement par le Payeur Général du Trésor et lorsque les recettes propres réalisées par la représentation le permettent, une demande du chef de la mission est adressée au Payeur Général du Trésor aux fins de consommer ces recettes.
Les dépenses ne sont effectuées qu’après accord du Payeur Général du Trésor et doivent faire l’objet d’un relevé spécifique et d’une annotation particulière dans le bordereau de versement pour permettre leur rattachement à l’envoi de fonds qui aurait été constaté par le Payeur Général du Trésor ».
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77. Afin de s’assurer du respect de ces dispositions, la mission a calculé le montant des recettes de la période sous revue pour déduire les montants des envois de fonds à la PGT et des autorisations de dépenses.
78. A l’issue de ces travaux, la mission a constaté que, durant la période sous revue, le Secrétaire Agent Comptable a dépensé les recettes de Chancellerie sans l’autorisation préalable du Payeur Général du Trésor pour un montant total de 189 131 238FCFA sur lequel 64 806 500FCFA ont été compensés et il reste un montant de 124 324 738 FCFA non compensé.
79. La situation se présente comme suit :
Tableau n°2 : Situation de consommation irrégulière des recettes de chancellerie
Le Secrétaire Agent Comptable a effectué des paiements irréguliers pour la construction de la Chancellerie
80. L’Arrêté n°04-1866/MEF-SG du 24 septembre 2004 fixant la nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l’État, en ses points 4 et 5, détermine les éléments constitutifs des pièces justificatives pour les dépenses de fonctionnement et les marchés publics.
81. L’article 6.4 de l’Arrêté n°09-1971/MEF-SG du 06 août 2009 portant Cahier des Clauses Administratives Générales applicables aux marchés publics des travaux stipule : « Le titulaire demeure personnellement responsable de l’exécution du marché, conformément aux dispositions de l’article 27.4 du Décret n°08-485/P- RM du 11 août 2008 ».
82. Le contrat de marché n°AMO/CNCM/2014/001 du 20 novembre 2014 relatif à la construction de la nouvelle chancellerie stipule en son article 5 « des acomptes seront versés à l’entrepreneur au cours des travaux. A cet effet, il sera établi des décomptes provisoires des travaux exécutés ».
83. L’article 6 du même contrat stipule « les paiements seront faits en FCFA et par virement bancaire ».
84. Afin de s’assurer du respect de ces dispositions, la mission a examiné les pièces justificatives des paiements effectués pour la construction de la Chancellerie.
85. A l’issue des travaux effectués, la mission a constaté que le Secrétaire Agent Comptable a effectué des paiements de 1 369 201 299 FCFA pour la construction de la Chancellerie sans les pièces justificatives requises. La situation se présente comme suit :
73. La mission a constaté un montant total de 23 452 160 FCFA d’achats de carburant dont
l’utilisation n’est pas justifiée. En effet, le Secrétaire Agent Comptable n’a fourni aucun
document de répartition ou d’utilisation du carburant acheté. La situation se trouve à l’annexe
n°7.
74. L’absence de document attestant la répartition ou l’utilisation du carburant est une mauvaise
gestion qui peut aboutir à des détournements.
Le Secrétaire Agent Comptable a irrégulièrement dépensé les recettes de Chancellerie 75. L’article 41 de l’Instruction n°0001/MFC du 14 juillet 1995 fixant les règles et procédures
budgétaires et Comptables applicables dans les Ambassades et Consulats du Mali stipule : « il
est interdit au Secrétaire Agent Comptable de consommer les recettes autres que celles
provenant de son approvisionnement par la Paierie Générale. du Trésor, exception faite pour
le règlement des frais financiers (agios, frais bancaires, pertes au change) et les charges
afférentes à une aliénation de biens ».
76. L’article 42 de la même Instruction stipule : « Dans le cas de retard d'approvisionnement par le
Payeur Généra! du Trésor et lorsque les recettes propres réalisées par la représentation le
permettent, une demande du chef de la mission est adressée au Payeur Général du Trésor
aux fins de consommer ces recettes.
Les dépenses ne sont effectuées qu'après accord du Payeur Général du Trésor et doivent faire
l'objet d'un relevé spécifique et d'une annotation particulière dans le bordereau de versement
pour permettre leur rattachement à l'envoi de fonds qui aurait été constaté par le Payeur
Général du Trésor ».
77. Afin de s’assurer du respect de ces dispositions, la mission a calculé le montant des recettes
de la période sous revue pour déduire les montants des envois de fonds à la PGT et des
autorisations de dépenses.
78. A l’issue de ces travaux, la mission a constaté que, durant la période sous revue, le Secrétaire
Agent Comptable a dépensé les recettes de Chancellerie sans l’autorisation préalable du
Payeur Général du Trésor pour un montant total de 189 131 238FCFA sur lequel
64 806 500FCFA ont été compensés et il reste un reliquat de 124 324 738 FCFA non
compensé.
79. La situation se présente comme suit :
Tableau n°3 : Situation de consommation irrégulière des recettes de chancellerie
Années Recettes de chancellerie
irrégulièrement consommées en FCFA
Compensations effectuées par le
PGT en FCFA
Reliquat non compensé en
FCFA 2015 26 446 594 24 037 300 2 409 294 2016 110 249 171 25 215 900 85 033 271 2017 24 163 759 14 125 800 10 037 959 2018 28 271 714 1 427 500 26 844 214
Totaux 189 131 238 64 806 500 124 324 738
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Tableau n°3 : Situation récapitulative des paiements irréguliers
86. La mission a constaté ce qui suit : - Au titre des paiements irréguliers de 1 264 050 299 FCFA au profit
de l’entrepreneur EGCOB/TD : Les paiements sont effectués, sans décomptes établis par l’entrepreneur ni d’acomptes par le maitre d’œuvre, mais sur la base de factures qui ne sont pas liquidées par l’Ambassadeur. Elle a aussi constaté que :
• les remboursements par l’Ambassade des emprunts contractés par EGCOB auprès de la Banque de l’Union du Burkina Faso (BDU-BF) pour un montant total de 412 256 519 FCFA au lieu d’un montant de 243 019 691 FCFA indiqué dans la lettre de EGCOB du 06 juillet 2017 et confirmé par la lettre de BDU-BF n°080/BDU/DG/DE/DA du 10 juillet 2017. En effet, l’Ambassade a remboursé aussi un montant de 169 236 828 FCFA contracté par EGCOB/TD auprès de BDU-BF suivant la lettre n°105/2018/DG/CG/BDU-SA/BF du 20 avril 2018. Tous ces remboursements d’emprunts contractés par EGCOB/TD ne sont pas des contreparties de décomptes ou d’acomptes, mais ils sont faits sur la base de simples factures libellées « Avance sur travaux » ;
• les paiements d’un montant total de 259 128 384 FCFA par chèques libellés au nom de personnes physiques au lieu de personnes morales. En effet, la mission a relevé les paiements par chèques à l’ordre du Directeur Général de EGCOB/TD en violation de l’article 6 du contrat de marché n°AMO/CNCM/2014/001 du 20 novembre 2014. La mission a également constaté que le chèque n°7136938 de 5 250 000 FCFA est établi à l’ordre du Secrétaire Agent Comptable de l’Ambassade pour règlement de la facture sans numéro EGCOB/TD du 29 août 2018.
• les paiements par l’Ambassade de factures adressées à EGCOB/TD pour un montant total de 28 010 958 FCFA. En effet, la mission a constaté, dans le Bordereau mensuel de versement d’avril 2018 au titre des dépenses effectuées du mois, deux factures CFAO MOTORS BURKINA dont l’une n°FVN99772 du 28 février 2018 de 11 415 000 FCFA et l’autre n°0368 du 26 avril 2018 de 16 595 958 FCFA. .
- Au titre des paiements irréguliers effectués au profit des E.O.MO.F pour un montant total de 105 151 000 FCFA : Sur ces paiements, la mission a constaté que :
• 102 036 000 FCFA ont été payés aux E.O.MO.F, sans contrat, sur présentation de factures non liquidées par l’Ordonnateur et ne comportant pas de prix unitaire et de quantité ou de nombre. La mission a également constaté l’absence de documents de la comptabilité-matières pour attester la réalité des acquisitions ;
Le Secrétaire Agent Comptable a effectué des paiements irréguliers pour la construction de la Chancellerie 80. L’Arrêté n°04-1866/MEF-SG du 24 septembre 2004 fixant la nomenclature des pièces
justificatives des dépenses de l’État, en ses points 4 et 5, détermine les éléments constitutifs
des pièces justificatives pour les dépenses de fonctionnement et les marchés publics
81. L’article 6.4 de l’Arrêté n°09-1971/MEF-SG du 06 août 2009 portant Cahier des Clauses
Administratives Générales applicables aux marchés publics des travaux stipule : « Le titulaire
demeure personnellement responsable de l'exécution du marché, conformément aux
dispositions de l'article 27.4 du Décret n° 08-485/P- RM du 11 août 2008 ».
82. Le contrat de marché n° AMO/CNCM/2014/001 du 20 novembre 2014 relatif à la construction
de la nouvelle chancellerie stipule en son article 5 que « des acomptes seront versés à
l’entrepreneur au cours des travaux. A cet effet, il sera établi des décomptes provisoires des
travaux exécutés ».
83. L’article 6 du même contrat stipule que « les paiements seront faits en FCFA et par virement
bancaire ».
84. Afin de s’assurer du respect de ces dispositions, la mission a examiné les pièces justificatives
des paiements effectués pour la construction de la Chancellerie.
85. A l’issue des travaux effectués, la mission a constaté que le Secrétaire Agent Comptable a
effectué des paiements de 1 369 201 299 FCFA pour la construction de la Chancellerie sans
les pièces justificatives requises. La situation se présente comme suit :
Tableau n°4 : Situation récapitulative des paiements irréguliers
Libellés Montants en FCFA
Paiements irréguliers au profit d’EGCOB/TD 1 264 050 299
Paiements irréguliers au profit d’E.O.MO.F 105 151 000
Autres paiements irréguliers 13 249 750
Total des paiements irréguliers 1 369 201 299
86. La mission a constaté ce qui suit :
- Au titre des paiements irréguliers de 1 264 050 299 FCFA au profit de l’entrepreneur
EGCOB/TD : Les paiements sont effectués, sans décomptes établis par l’entrepreneur ni
d’acomptes par le maitre d’œuvre, mais sur la base de factures qui ne sont pas liquidées
par l’Ambassadeur. Elle a aussi constaté que :
• les remboursements par l’Ambassade des emprunts contractés par EGCOB auprès de
la Banque de l’Union du Burkina Faso (BDU-BF) pour un montant total de 412 256 519
FCFA au lieu d’un montant de 243 019 691 FCFA indiqué dans la lettre de EGCOB du
06 juillet 2017 et confirmé par la lettre de BDU-BF n°080/BDU/DG/DE/DA du 10 juillet
2017. En effet, l’Ambassade a remboursé aussi un montant de 169 236 828 FCFA
contracté par EGCOB/TD auprès de BDU-BF suivant la lettre
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• 3 115 000 FCFA ont été payés par chèques aux E.O.MO.F sans pièces justificatives. En effet, la mission a relevé sur l’extrait du compte bancaire UBA les chèques n°7136980 de 1 350 000 FCFA et n°7136994 de 1 765 000 FCFA payés en faveur des E.O.MO.F n’ont pas de justificatifs dans les différents Bordereaux mensuels de versement.
- Au titre d’autres paiements irréguliers de 13 249 750 FCFA, la mission a constaté :
• les factures d’un montant total de 13 249 750 FCFA dans le Bordereau mensuel de versement du mois de mai 2018 dont les moyens de paiement ne figurent pas sur les relevés bancaires et dans le livre journal caisse.
Le Secrétaire Agent Comptable a irrégulièrement émis des chèques en faveur de certains membres du personnel de l’Ambassade
87. L’Article 26 du Décret n°2014-0349/P-RM du 22 mai 2014 portant règlement de la Comptabilité Publique dispose : « Les seuls contrôles que les comptables publics sont tenus d’exercer sont les suivants :
b) en matière de dépenses, le contrôle :
• de la qualité de : l’ordonnateur ou de son délégué, de l’assignation de la dépense et de son imputation comptable ; de la validité de la créance, portant sur :
- la justification du service fait, résultant de la certification délivrée par l’ordonnateur ainsi que des pièces justificatives produites ;
- l’intervention préalable des contrôles, autorisations, approbations, avis ou visas réglementaires ;
- la production des justifications et, le cas échéant, du certificat de prise en charge à l’inventaire ;
- l’application des règles de prescription et de déchéance ;
- du caractère libératoire du règlement incluant le contrôle de l’existence éventuelle d’oppositions, notamment de saisies des rémunérations ou de cessions ».
88. Afin de s’assurer du respect de cette disposition, la mission a analysé les paiements, faits par chèques, à travers les relevés bancaires, les registres de banques, et les pièces justificatives effectués par le Secrétaire Agent Comptable. Elle s’est également entretenue avec lui.
89. A l’issue de ces travaux, la mission a constaté que le Secrétaire Agent Comptable a émis des chèques qui ont été payés en faveur de certains membres du personnel de l’Ambassade sans les pièces justificatives. En effet, le Secrétaire Agent Comptable n’a pas fourni les pièces justificatives y afférentes. Leur montant total s’élève à 225 344 521 FCFA.
16 Gestion de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou (Burkina Faso) - Vérification financière - Exercices 2015, 2016, 2017 et 2018 (1er Semestre)
Le Secrétaire Agent Comptable a payé les frais scolaires sans toutes les pièces justificatives requises
90. L’article 16 du Décret n°96-044/P-RM du 08 février 1996, modifié fixant les avantages accordés au personnel diplomatique et consulaire de la République du Mali stipule : « les frais de scolarité pour des études, du niveau préscolaire au baccalauréat sont accordés aux enfants du personnel diplomatique et consulaire. A cet effet, il sera constitué un dossier comprenant :
- Un acte de naissance ;
- Un certificat d’adoption, le cas échéant ;
- Un certificat de fréquentation scolaire ;
- Un relevé des frais d’études pour une année scolaire délivré par l’établissement ».
91. Pour s’assurer que les frais scolaires payés sont justifiés, la mission a examiné les pièces justificatives des paiements effectués.
92. La mission a constaté les paiements de frais scolaires pour les années scolaires 2015-2016, 2016-2017 et 2017-2018 d’un montant total de 64 530 000 FCFA sur la base de simples factures délivrées par les établissements. En effet, elle a relevé l’absence de certificats de fréquentation, d’actes de naissance, de certificats d’adoption, de relevés de frais d’études pour une année scolaire délivré par les établissements scolaires. Elle a également constaté que les dossiers du personnel ne sont pas disponibles et ne sont pas mis à jour.
93. La situation se présente comme suit :
Tableau n°4 : Situation des frais scolaires payés sans toutes les pièces requises
Le Secrétaire Agent Comptable a irrégulièrement payé des indemnités de premier équipement
94. L’Article 4 du Décret n°96-044/P.RM du 08 février 1996, modifié, fixant les avantages accordés au personnel diplomatique, administratif et technique dans les missions diplomatiques et consulaires de la République du Mali dispose : « les indemnités de premier équipement à allouer au personnel diplomatique, administratif et technique sont fixées ainsi qu’il suit :
- Ambassadeur : 750 000 FCFA ; - Consul général, consul, vice-consul et conseiller : 500 000 FCFA ; - Secrétaire et attaché d’ambassade : 300 000 FCFA ; - Personnel administratif et technique : 200 000 FCFA ».
91. Pour s’assurer que les frais scolaires payés sont justifiés, la mission a examiné les pièces
justificatives des paiements effectués.
92. La mission a constaté les paiements de frais scolaires pour les années scolaires 2015-
2016, 2016-2017 et 2017-2018 d’un montant total de 64 530 000 FCFA sur la base de
simples factures délivrées par les établissements. En effet, elle a relevé l’absence de
certificats de fréquentation, d’actes de naissance, de certificats d’adoption, de relevés de
frais d’études pour une année scolaire délivré par les établissements scolaires. Elle a
également constaté que les dossiers du personnel ne sont pas disponibles et ne sont pas
mis à jour.
93. La situation se présente comme suit :
Tableau n°5 : Situation des frais scolaires payés sans toutes les pièces requises
Date Objet Montants en FCFA 31/05/2015 Frais scolaires 11 250 000 30/11/2016 Frais scolaires 19 350 000 31/12/2016 Frais scolaires 3 000 000 30/06/2017 Frais scolaires 30 930 000 Total des frais scolaires payés sans toutes les pièces requises 64 530 000
Source : Ambassade du Mali à Ouagadougou
Le Secrétaire Agent Comptable a irrégulièrement payé des indemnités de premier équipement 94. L’Article 4 du Décret n°96-044/P.RM du 08 février 1996, modifié, fixant les avantages
accordés au personnel diplomatique, administratif et technique dans les missions
diplomatiques et consulaires de la République du Mali dispose : « les indemnités de
premier équipement à allouer au personnel diplomatique, administratif et technique sont
fixées ainsi qu’il suit :
- Ambassadeur : 750 000 FCFA
- Consul général, consul, vice-consul et conseiller : 500 000 FCFA ;
- Secrétaire et attaché d’ambassade : 300 000 FCFA ;
- Personnel administratif et technique : 200 000 FCFA ».
95. Afin de s’assurer que le personnel diplomatique de l’Ambassade du Mali au Burkina Faso a
bénéficié de façon régulière leur indemnité, l’Équipe de vérification s’est entretenue avec le
premier et le deuxième Conseillers ainsi que le Secrétaire Agent Comptable et a ensuite
examiné les pièces justificatives de paiement des indemnités.
96. A l’issue des travaux, la mission a constaté que le Secrétaire Agent Comptable a
irrégulièrement payé, au titre d’indemnité de premier équipement, 3 000 000 FCFA par
personne contre 500 000 FCFA prévus. Trois diplomates sont concernés.
97. La situation se présente comme suit :
Gestion de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou (Burkina Faso) - Vérification financière - Exercices 2015, 2016, 2017 et 2018 (1er Semestre)
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95. Afin de s’assurer que le personnel diplomatique de l’Ambassade du Mali au Burkina Faso a bénéficié de façon régulière leur indemnité, l’équipe de vérification s’est entretenue avec le premier et le deuxième Conseillers ainsi que le Secrétaire Agent Comptable et a ensuite examiné les pièces justificatives de paiement des indemnités.
96. A l’issue des travaux, la mission a constaté que le Secrétaire Agent Comptable a irrégulièrement payé, au titre d’indemnité de premier équipement, 3 000 000 FCFA par personne contre 500 000 FCFA prévus. Trois diplomates sont concernés.
Le Secrétaire Agent Comptable accepte les justificatifs des indemnités de déplacement irréguliers et incomplets
97. L’Article 8 du Décret n°2016-0001/P-RM du 15 janvier 2016 fixant les conditions et les modalités d’octroi de l’indemnité de déplacement et de mission dispose : « les missions sont justifiées par l’ordre de mission dûment visé par les autorités compétentes et par la carte d’embarquement s’il y’a lieu. Toute mission non justifiée dans les 15 jours qui suivent la fin de la mission fait l’objet d’un ordre de recette ».
98. La mission a examiné les pièces justificatives des paiements effectués par le Secrétaire Agent Comptable afin de s’assurer qu’elles répondent à tous les critères de recevabilité pour les indemnités de déplacement et de mission.
99. Elle a constaté que le Secrétaire Agent Comptable a accepté dans les justificatifs des indemnités de déplacement des ordres de mission qui ne sont visés ni à l’arrivée ni au départ et les achats de billets d’avions non soutenus par des ordres de missions.
100. Le montant total desdites indemnités de déplacement sans ordres de mission visés et les achats de billets d’avions non soutenus par des ordres de mission s’élève à 9 373 120 FCFA.
Le Secrétaire Agent Comptable a effectué des paiements indus de loyers
101. L’article 8 du Décret n°96-044/P.RM du 8 février 1996 fixant les avantages accordés au personnel diplomatique, administratif et technique dans les missions diplomatiques et consulaires de la République du Mali dispose : « Le personnel diplomatique, administratif et technique en service dans les missions diplomatiques et consulaires du Mali bénéficie de la gratuité du logement ».
102. L’article 16 du contrat de location en date du 7 février 2012 relatif, à la location de la Villa n°321/2105 située à « OUAGA 2000-Cité AZIMO » stipule : «le présent bail est consenti et accepté moyennant un loyer mensuel de 250 000 FCFA… ».
103. L’article 2 du contrat de location du 16 mars 2011 stipule : « les frais de location reviennent à cent cinquante mille (150 000) FCFA…. ».
104. L’article 3 du contrat de location du 29/10/2015 stipule : « le bail est consenti par le bailleur et accepté par le preneur, moyennant : un loyer mensuel de trois cent cinquante mille (350 000) FCFA… ».
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105. L’article 3 du contrat de location du 31 décembre 2015 stipule: « Le bail est consenti par le Bailleur et accepté par le Preneur, moyennant un loyer mensuel de deux cent cinquante mille (250 000) FCFA et payable par avance tous les trimestres ».
106. Afin de s’assurer de la régularité et de la sincérité des loyers payés, mission a analysé lesdits contrats.
107. Elle a constaté que le Secrétaire Agent Comptable a procédé à des paiements indus de loyers pour un montant total de 11 340 000 FCFA. En effet les loyers payés de certains bâtiments sont supérieurs à ceux prévus dans les contrats.
Le Secrétaire Agent Comptable n’a pas fourni toutes les preuves de paiement du prix et frais de cession de véhicules reformés
108. L’article 2 de la Décision n°2017-049/MDEAF-SG du 15 novembre 2017 autorisant la cession à l’amiable stipule : « Les véhicules sont cédés en l’état, sans garantie, et avec paiement intégral de l’ensemble des frais de cession en espèces et au comptant ».
109. L’article 4 de la même Décision précise : « Les véhicules cédés à l’amiable ne peuvent être enlevés qu’après libération totale du prix et des frais y afférents entre les mains du Chef Section approvisionnement marché public à la Direction des Finances et du matériel du Ministère des Domaines de l’Etat et des Affaires Foncières, en sa qualité de personne ressource auprès de la Commission Nationale de Réforme et de Cession des Biens de l’Etat ».
110. Afin de s’assurer du respect de cette disposition, la mission a procédé à une analyse du dossier des quatre (4) véhicules reformés de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou.
111. Elle a constaté que le reçu de paiement des frais de cession de la TOYOTA FORTUNER AHTYK59G7 0005385B 14CD0014, soit 1 000 000 FCFA, n’a pas été fourni par le Secrétaire Agent Comptable.
112. De plus les quatre (4) véhicules reformés ont été enlevés par les acquéreurs sans établissement de bon d’enlèvement.
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TRANSMISSION ET DENONCIATION DE FAITS PAR LE VERIFICATEUR GENERAL AU PROCUREUR DE LA REPUBLIQUE PRES LE TRIBUNAL DE GRANDE INSTANCE DE LA COMMUNE III DU DISTRICT DE BAMAKO, CHARGE DU POLE ECONOMIQUE ET FINANCIER ET AU PRESIDENT DE LA SECTION DES COMPTES DE LA COUR SUPREME RELATIVEMENT :
- l’utilisation non justifiée du carburant acheté pour 23 452 160 FCFA ;
- les dépenses non autorisées sur les recettes de chancellerie pour un montant de 124 324 738 FCFA ;
- les paiements irréguliers de 1 369 201 299 FCFA pour la construction de la chancellerie ;
- les chèques non justifiés émis et payés en faveur de certains membres du personnel de l’Ambassade d’un montant de 225 344 521 FCFA.
- les paiements non justifiés de frais scolaires d’un montant total de 64 530 000 FCFA ;
- les paiements indus des indemnités de premier équipement d’un montant total de 7 500 000 FCFA ;
- les frais de mission non justifiés pour un montant de 9 373 120 FCFA ;
- les paiements indus de loyers pour un montant total de 11 340 000 FCFA ;
- le paiement non justifié de 1 000 000 FCFA représentant le prix de cession du véhicule reformé TOYOTA FORTUNER numéro d’immatriculation 14 CD 0014.
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CONCLUSION
113. La présente vérification de la gestion financière de l’Ambassade du Mali au Burkina Faso a mis en exergue un ensemble de faiblesses et dysfonctionnements, dont le non-respect des textes législatifs et règlementaires en vigueur notamment : l’Instruction n°0001/MFC du 14 juillet 1995 fixant les règles et les procédures budgétaires et comptables applicables aux Ambassades et Consulats du Mali et le Code des marchés publics, l’absence de contrôle sur la gestion de la trésorerie, sur la gestion du patrimoine et dans l’exécution des dépenses. En outre, la mission a relevé la non mise en œuvre des recommandations formulées par la mission conjointe de l’Inspection du Ministère des Affaires Etrangères et de la Coopération Internationale et l’Inspection des Finances.
114. La mission a également révélé des irrégularités financières, dont des paiements pour la construction de la nouvelle chancellerie sans les pièces justificatives requises, des paiements indus ou non justifiés.
115. Par ailleurs, la présente mission n’a pas pu exécuter son programme de contrôle d’effectivité suite au refus du Chef de la Représentation diplomatique et consulaire.
116. La conjonction de tous ces facteurs constitue un handicap sérieux pour la maîtrise des activités et la production de l’information fiable. A terme, cette situation pourra nuire à la crédibilité de l’Etat malien à l’extérieur.
117. Cette situation aurait pu être évitée, ou du moins amoindrie si la Paierie Générale du Trésor et les différentes structures de contrôle avaient multiplié les missions à la Chancellerie concernée.
Bamako, le 19 juin 2019
Le Vérificateur,
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DETAILS TECHNIQUES SUR LA VERIFICATION
Les travaux de la présente vérification ont été menés conformément aux Normes Internationales d’Audit (ISA) transcrites dans le Guide d’audit comptable et financier du secteur public, document national approuvé par l’Arrêté n°10-1251/MEF-SG du 11 mai 2010.
ObjectifL’objectif général de cette mission est de s’assurer de la régularité et de la sincérité des opérations d’encaissement des recettes et des opérations de dépenses effectuées par l’Ambassade du Mali à Ouagadougou.
MéthodologieL’approche méthodologique retenue a consisté en :
- l’analyse des textes législatifs et réglementaires régissant le domaine d’activité ;
- les entrevues avec les responsables de l’entité ;
- la revue analytique ;
- l’évaluation des risques ;
- le recoupement des informations ;
- l’examen des dossiers.
EtendueLes travaux de vérification ont porté sur :
- l’évaluation du contrôle interne ;
- les opérations d’encaissement des recettes de chancellerie ;
- les règlements des dépenses ;
- la gestion de la trésorerie et des valeurs inactives ;
- la gestion du patrimoine ;
- et la comptabilisation des opérations.
Début et fin des travaux de vérificationLes travaux ont démarré le 15 novembre 2018 et pris fin 14 décembre 2018, date de la restitution faite à l’Ambassade du Mali à Ouagadougou.
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RESPECT DU PRINCIPE DU CONTRADICTOIRE
Le principe du contradictoire a été observé tout au long de la mission. En effet, les résultats préliminaires des travaux ont été communiqués et discutés avec les différents responsables de l’Ambassade. Une restitution a été effectuée le 14 décembre 2018 à l’Ambassade du Mali au Burkina Faso.
Les observations formulées par l’entité ont été reçues par le Vérificateur Général.
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Liste des recommandations
Le Ministre des Affaires Etrangères et de la Coopération Internationale doit : - pourvoir les postes vacants conformément au Décret n°2018-0518/P-
RM du 20 juin 2018 déterminant le cadre organique des missions diplomatiques fixant l’effectif de leur personnel ;
- veiller à la notification des crédits par la Direction des Finances et du Matériel.
Le Directeur des Finances et du Matériel doit : - envoyer à l’Ambassade les notifications de ses crédits.
Le Directeur National du Trésor et de la Comptabilité Publique doit : - veiller à la prestation de serment des Secrétaires Agents Comptables
avant leur installation.
L’Ambassadeur du Mali à Ouagadougou doit : - appliquer la règlementation de la comptabilité-matières ;
- procéder à la mise en concurrence des fournisseurs ;
- mettre en œuvre les recommandations formulées par la Mission conjointe de suivi physique et financier des travaux de construction de la nouvelle chancellerie.
Le Secrétaire Agent Comptable doit : - respecter les dispositions de l’Instruction n°0001/MFC du 14 juillet
1995 fixant les règles et procédures budgétaires et comptables applicables dans les Ambassades et Consulats, relatives à la tenue des documents et registres et à la bonne tenue de la comptabilité des timbres fiscaux ;
- respecter les imputations budgétaires des dépenses effectuées ;
- respecter le montant plafond autorisé à détenir en espèces ;
- établir les états de rapprochement bancaire.
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Annexe n°2 : Tableau des irrégularités financières
Irrégularités financières Montants en FCFA
23 452 160
Utilisation non justifiée du carburant acheté
1 836 065 838
124 324 738
Recettes de chancellerie irrégulièrement dépensées
1 369 201 299
Paiements irréguliers pour la construction de la chancellerie
225 344 521
Chèques émis en faveur de certains membres du personnel
64 530 000
Paiements irréguliers de frais scolaires
7 500 000
Paiements irréguliers des indemnités de premier équipement
9 373 120
Paiements non justifiés des indemnités de déplacement
11 340 000
Paiements indus de loyers
1 000 000
Absence de preuve de paiement du prix de cession de véhicule reformé
Tableau des irrégularités financières
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28 Gestion de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou (Burkina Faso) - Vérification financière - Exercices 2015, 2016, 2017 et 2018 (1er Semestre)
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32 Gestion de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou (Burkina Faso) - Vérification financière - Exercices 2015, 2016, 2017 et 2018 (1er Semestre)
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34 Gestion de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou (Burkina Faso) - Vérification financière - Exercices 2015, 2016, 2017 et 2018 (1er Semestre)
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Gestion de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou (Burkina Faso) - Vérification financière - Exercices 2015, 2016, 2017 et 2018 (1er Semestre)
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36 Gestion de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou (Burkina Faso) - Vérification financière - Exercices 2015, 2016, 2017 et 2018 (1er Semestre)
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38 Gestion de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou (Burkina Faso) - Vérification financière - Exercices 2015, 2016, 2017 et 2018 (1er Semestre)
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Gestion de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou (Burkina Faso) - Vérification financière - Exercices 2015, 2016, 2017 et 2018 (1er Semestre)
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40 Gestion de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou (Burkina Faso) - Vérification financière - Exercices 2015, 2016, 2017 et 2018 (1er Semestre)
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Gestion de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou (Burkina Faso) - Vérification financière - Exercices 2015, 2016, 2017 et 2018 (1er Semestre)
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42 Gestion de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou (Burkina Faso) - Vérification financière - Exercices 2015, 2016, 2017 et 2018 (1er Semestre)
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Gestion de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou (Burkina Faso) - Vérification financière - Exercices 2015, 2016, 2017 et 2018 (1er Semestre)
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44 Gestion de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou (Burkina Faso) - Vérification financière - Exercices 2015, 2016, 2017 et 2018 (1er Semestre)
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46 Gestion de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou (Burkina Faso) - Vérification financière - Exercices 2015, 2016, 2017 et 2018 (1er Semestre)
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Gestion de l’Ambassade du Mali à Ouagadougou (Burkina Faso) - Vérification financière - Exercices 2015, 2016, 2017 et 2018 (1er Semestre)
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