View
228
Download
4
Category
Preview:
DESCRIPTION
Transform is de afkorting van Transformation, en staat voor positieve verandering waarbij culturen zich veranderen en aanpassen naar de krachten die van binnenuit en extern woren uitgeoefend.
Citation preview
Magaz ine voor moe i te loos werken met o rac le
www. f4 f .n l www.oc-c.n l
WE ZETTEN DE VOLGENDE STAPPEN
MET PERMANENCE PERIODE-OVERSTIJGENDE KOSTEN VERDELEN
VUMC: NAUWE SAMENWERKING EN DEZELFDE KERNWAARDEN
TRANSFORM EVENEMENT 2010: TERUGBLIK OP EEN GESLAAGDE DAG
KCI MEDICAL: LEREN VAN OPGEDANE ERVARINGEN
KPN: SUEZ ONDERSTEUNT BEST IN FINANCE
VAN R11 NAAR R12: ZOEK DE VERSCHILLEN
SERVICES FOR ORACLE APPLICATIONS
OC-C
Bedrijfsproces ontwerp
Implementaties
Functioneel Beheer
Managed Services/Hosting/DBA
Femkroner
Permanence
More4Apps sjablonen
Excel4Apps rapportage
F4F
Accounting Services
Financial Accounting
Testen
Opleidingen
Project Management
Project Services
Controlling
Management Accounting
AO/Internal Controlling
Bedrijfsproces optimalisatie
Corporate Performance Management
Business Intelligence
Financial Consolidatie
Governance, Risk & Compliance
4BPO
Business Process Outsourcing
Account Payables Outsourcing
Source-to-Pay Process Outsourcing
e-Facturatie
Artikelbeheer
Leveranciersbeheer
WEelco Reuhman over het Transform Evenement: “Ik heb toch echt
wel wat met bootjes. De frisse buitenlucht geeft een vakantiegevoel,
ontspanning pur sang. SAIL als evenement is natuurlijk op zichzelf
ook enorm inspirerend. Daarom was ik direct enthousiast om naast
een nieuwe versie van dit Transform magazine, het eerste Transform
Evenement te organiseren rondom R12 en SAIL 2010. Dat meerdere
collega’s en klanten dat ook vonden, is wel gebleken: de opkomst was
boven verwachting. We doen verderop in dit magazine een verslag van
het evenement.”
“Veel klanten worstelen met de overgang naar R12 van de E-Business
Suite en hebben vragen over wat er dan allemaal veranderd is ten
opzichte van R11”, vertelt Jan Groenen. “Daarom hebben we in dit
magazine ook een uitgebreid artikel gewijd aan de verschillende nieuwe
modules als AGIS, Subledger Accounting, E-Tax en meer in R12. Verder
hebben we KCI Medical en KPN bereid gevonden om wat te vertellen
over hun ervaringen en waar zij tegenaan gelopen zijn.”
Nieuwe producten uit eigen koker
“Veel Finance specialisten en controllers vragen ons continue naar een
eenvoudige manier om periode-overstijgende kosten te verwerken in
Oracle. Verder kregen we herhaaldelijk de vraag of er nu niet een echt
makkelijke manier is om direct vanuit Excel rapportages snel en met
complete drill-down mogelijk te maken vanuit het E-Business Suite
grootboek, anders dan FSG. Beide vragen kunnen we nu positief
beantwoorden. Permanence is ontwikkeld voor het verwerken van
periode-overstijgende kosten en via een exclusief partnership met
Excel4Apps bieden we Excel gebaseerde Financial Intelligence vanuit
Oracle. De laatste is onlangs nog genomineerd voor OAUG UK partner
van het jaar en hebben we natuurlijk ook op Oracle OpenWorld
WAT HEBBEN SAIL 2010, BUSINESS MODELS EN ORACLE R12 MET ELKAAR TE MAKEN?
“We zetten de volgende stappen”
‘Ach, laten we een evenement organiseren’ dachten we voor de vakantieperiode. Leuk
tijdens het vijfjarig SAIL evenement in Amsterdam. En dan delen we de vreugde en het
vaarplezier met een select gezelschap in combinatie met waardevolle inhoud. Eerst het
brein gekraakt over een leuk thema. Waar Oracle gebruikers geïnteresseerd in zijn?
Release 12 (R12) van de E-Business Suite is toch echt wel actueel op dit moment.
Wat is er veranderd en wat werkt er wel en wat niet?
opgezocht”, aldus Robert Belder. “De functionaliteit en de prijsstelling
passen helemaal bij onze filosofie van moeiteloos werken met Oracle
tegen aantrekkelijke kosten”.
Worstelen met de maandafsluiting
“Om het maandafsluitingsproces onder controle te krijgen, moeten
Oracle gebruikers zich nog steeds in bochten wringen merken wij
dagelijks.” Wim Seebregts legt uit: “Veel klanten worstelen letterlijk en
figuurlijk nog steeds met het maandafsluiting proces binnen Oracle.
Tijdens OpenWorld en in gesprekken met Oracle zijn wij onder de
indruk geraakt van de nieuwe Suite van Oracle Hyperion, met name
één specifiek onderdeel hieruit: het zogenaamde Financial Close
Management. Met een zeer helder dashboard en de uit te voeren
taken in een complete Gantt chart maakt Oracle het voor gebruikers
nu eindelijk inzichtelijk welke stappen binnen de organisatie doorlopen
moeten worden, door wie en in welke volgorde. Daarbij worden diverse
tools geboden om het leven makkelijk te maken. Omdat dit zo veel
organisaties in Nederland naar een volgende stap kan brengen, willen we
deze hier even onder de aandacht brengen. In de volgende Transform
zullen we er ook een artikel aan wijden.”
F4F Opleidingen
Zoals in onze vorige editie beschreven heeft F4F grote ambities. Eelco
Reuhman legt uit: “We willen onszelf continue op een positieve manier
blijven transformeren naar de veranderende vraag uit onze interne en
externe omgeving. Vandaar ook dat we een langgekoesterde ambitie
nu toch echt hebben doorontwikkeld en in ons dienstenportfolio hebben
opgenomen: Oracle opleidingen gericht op de werkelijke gebruikers.
Er is zo veel vraag naar praktijkgerichte kennis op het gebied van
Oracle R12 dat we hier werk van hebben gemaakt. Wilt u weten welke
opleidingen u kunt volgen? Kijk dan op pagina 16 of op
www.f4fopleidingen.nl.”
Planning en Control diensten
“De verzelfstandiging van onze Planning & Control diensten heeft
de eerste maanden een enorme groei doorgemaakt. Er blijkt veel
behoefte te zijn aan kennis van Controlling gekoppeld met kennis van
de E-Business Suite, Business Intelligence en/of Hyperion”, aldus
Robert Belder. “We zullen ons dan de komende maanden nog sterker
gaan richten op deze combinaties en onze mensen continue blijven
ontwikkelen met direct toepasbare vaardigheden. Tijdens OpenWorld
hebben we nieuwe ervaringen opgedaan die we in de praktijk zullen
gaan brengen voor onze klanten.”
“Wij bedanken het team, de sprekers en de deelnemers van ons
Transform Evenement tijdens SAIL 2010 nogmaals. We hebben
alleen maar positieve reacties gehad. Dat geeft energie om een nieuw
evenement en passende diensten voor Oracle gebruikers te bieden. We
zullen hierin ook onze Oracle OpenWorld kennis en ervaringen inbrengen.”
Robert Belder, Wim Seebregts, Eelco Reuhman, Jan Groenen
Van links naar rechts
op de foto:
Wim Seebregts,
Jan Groenen,
Eelco Reuhman en
Robert Belder voor het
hoofdkantoor van Oracle
in de VS
2
“Huurkosten, softwarelicenties,
energiekosten, verzekeringen,
onderhoudskosten, abonnements-
kosten. De laatste tijd kregen
we van klanten steeds vaker de
vraag of het niet mogelijk was
om deze periode-overstijgende
kosten op een eenvoudige
manier in Oracle te verwerken.
Nu worden vaak binnen het
grootboek en crediteuren alle
periodes opengezet om deze
kosten te boeken en worden
deze kosten aan de hand van
de facturen handmatige
verwerkt. Het gevolg: fouten in
de periodieke kostenspreiding
en foutieve boekingen in ver-
keerde periodes.” Jan Groenen,
directeur OC-C, vertelt dat hier
nu een oplossing voor is:
PERMANENCE.
“PERMANENCE is een krachtige financiële
oplossing die volledig geïntegreerd is binnen de
Oracle E-Business Suite financiële applicaties.
De achterliggende gedachte bij het ontwikkelen
van PERMANENCE is om via één gestroomlijnd
proces automatisch periode-overstijgende
kosten te verwerken.” Jan licht toe: “Nu kampen
veel Oracle E-Business Suite
gebruikers met fouten om-
dat boekingen handmatig
of via memoriaal boekin-
gen uitgevoerd worden.
Periodes in het grootboek
en de crediteurenadmini-
stratie worden vooruit in de
tijd opengesteld wat leidt
tot verkeerde boekingen en
correcties worden gewoon
compleet vergeten wat
weer resulteert in onjuiste
financiële rapportages.”
Met behulp van PERMANENCE is dit verleden
tijd. PERMANENCE wordt geactiveerd via het
starten van één proces in het grootboek.
Gebruikers hoeven geen periodes extra te
openen of in het grootboek maandelijks hand-
matige boekingen te maken en bij te houden.
Indien een factuur op een balansrekening van
het type vooruitbetaalde kosten (huur, licen-
ties of verzekeringen) geboekt wordt, kan de
crediteurenadministratie via een waardelijst
aangegeven over hoeveel
maanden de kosten ver-
deeld en op welke reken-
ing ze geboekt moeten
worden.
Jan legt uit dat PERMA-
NENCE vele voordelen
kent: “PERMANENCE is
bedacht en ontwikkeld
door Finance profession-
als met Oracle E-Business
Suite kennis en ervaring.
Het is versie-onafhankelijk
ontwikkeld en beschikbaar voor R11 en R12.
PERMANENCE is ontwikkeld met dezelfde
programmatuur waarmee Oracle E-Business
Suite gebouwd is en is dan ook geheel binnen
de Oracle E-Business Suite toe te passen.”
“Daarnaast maakt PERMANENCE gebruik van
de geïntegreerde logica van de vaste activa
module en past de Descriptive FlexField tech-
nieken binnen de Oracle E-Business Suite toe.
Ook biedt PERMANENCE een rapport voor
Planning & Control medewerkers wat de afloop
van balansrekeningen op een heldere en over-
zichtelijke manier laten zien. Zo is het mogelijk
om een uitgebreide rapportage te krijgen waarin
alle verwerkte leveranciersfacturen worden
weergegeven, waarin alle uitgevoerde en nog uit
te voeren boekingen beschreven staan en geeft
verkeerde of vergeten boekingen overzichtelijk
weer.”
Verder is een foutafhandelingscherm be-
schikbaar gemaakt om verkeerde of vergeten
boekingen achteraf te verwerken of te kun-
nen corrigeren. Dit rapport maakt gebruik van
Oracle standaarden en rapportages. Tot slot is
PERMANENCE razendsnel te implementeren.
Het bespaart vanaf de eerste dag kosten en
kent een zeer snelle terugverdientijd.
“PERMANENCE
is razendsnel te
implementeren.
Het bespaart vanaf
de eerste dag kosten
en kent een
zeer snelle
terugverdientijd.”
P
3jaargang 1, editie 2 - november 2010
peRManenCe: eenvoudig peRiode-oveRstijgende kosten veRdelen in de oRaCle e-Business suite
GEEN STANDAARD VERHALEN MAAR SAMENWERKEN
Na het samengaan in 2001 bestond de behoefte om de bedrijfsvoering en processen te optima-
liseren. We praten met Jacqueline Zoon en Sophia France over hun ervaringen rondom de
selectie, implementatie, het beheer en de bedrijfsvoering die met de Oracle E-Business Suite R11
gerealiseerd is. Jacqueline werkt inmiddels alweer acht jaar bij VUmc, Sophia heeft VUmc in 2007
gevonden. Beiden werken voor Cees Buren, de financieel directeur van VUmc, en zijn al weer
ruim drie jaar klant van zowel Fit 4 Finance als OC-C. Dat VUmc in 2012 fuseert met GGZ InGeest
is één van de redenen om de stap naar R12 te gaan maken.
We nemen de LIFT
Met de lift naar de 7de verdieping, door de frisse oranje gangen, waar we Jacqueline Zoon treffen
op haar kamer. Zij heeft zicht op de werkzaamheden voor de nieuwbouw die de uitbreidingen
van het VUmc moet ondersteunen. Jacqueline heeft aan de basis gestaan van de keuze voor
Oracle. “In 2003 heb ik meegewerkt aan de voorbereidingen voor de selectie van een ERP
systeem. Voordat ik bij VUmc ging werken, heb ik ruim tien jaar als projectleider ICT gewerkt
voor productiebedrijven. Deze bedrijven zijn op het gebied van ERP systemen vaak koploper.
Mijn ervaringen heb ik gebruikt als intern projectleider bij de invoering van Oracle EBS in het
VUmc. En tevens bij het inrichten van de processen bij het VUmc. Procesmanagement zit naast
functioneel applicatiebeheer ook in mijn takenpakket. Samen met medewerkers van VUmc is de
selectieleidraad uitgewerkt met daarin onze eisen en wensen voor een ERP systeem. In november
2004 hebben we voor Oracle gekozen. De eigenlijke inrichting en het opleiden van medewerkers
is van november 2004 tot begin 2006 uitgevoerd. De eigenlijke implementatie binnen ‘het huis’
begint pas echt op het moment van livegang: maart 2006. Betere ondersteuning van de bedrijfs-
voering door betere mogelijkheden voor control en reductie van ‘eigen spreadsheet administratie
voor projecten’ was doorslaggevend bij onze keuze voor Oracle”, aldus Jacqueline.
Bukken voor de tomaten
Sophia France is in maart 2007 bij VUmc in dienst gekomen. “Cultuur en zorg waren altijd al mijn
keuzes. Na bij het Muziektheater als hoofd financiën een inkooppakket geïmplementeerd te heb-
ben, heb ik de overstap gemaakt naar VUmc als manager van de bedrijfsadministratie. In maart
2007 mocht ik de eerste jaarrekening vanuit Oracle realiseren. Na een moeilijke go-live met een
Vlnr: Jacqueline Zoon (VUmc), Marijn Braakman (F4F) Sophia France (VUmc), Cees Buren (VUmc)
Vvu MedisCh CentRuM: nauWe saMenWeRking en dezelfde keRnWaaRden
4
VU medisch centrum is een universitair medisch centrum. Dit betekent dat niet alleen patiëntenzorg een taak is, maar
ook het verrichten van wetenschappelijk onderzoek en het verzorgen van opleidingen. VU medisch centrum is één van
de acht universitair medische centra (UMC) in Nederland en een relatief jonge organisatie in vergelijking met de andere
UMC’s. In 1964 opende het als het Academisch Ziekenhuis van de Vrije Universiteit haar deuren en vonden de eerste
operaties plaats. In oktober 1966 volgde de officiële opening van het VU ziekenhuis. In 2001 ontstond VU medisch
centrum door het samengaan van de medische faculteit en ziekenhuis. De drie kernwaarden van VUmc zijn betrokken-
heid, zorgvuldigheid en ambitie.
“Samenwerken met andere
ziekenhuizen en zelfs samen
investeren kan nog voor veel
verbetering zorgen.”
Jacqueline Zoon
big-bang voor de logistieke, inkoop, projecten en financiële processen, bleek mij al snel dat we de
administratie niet op orde hadden. Onze gebruikers waren bijvoorbeeld helemaal niet voorbereid
op elektronisch bestellen via iProcurement. Na een evaluatie in de Collegezaal met de gebruikers
moest ik bijna bukken voor de rode tomaten en nieuw en groen als ik was, beantwoordde ik de
vraag ‘komt het allemaal wel goed?’ natuurlijk positief.”
“We kwamen in aanraking met Fit 4 Finance en hebben met de Fitters alle processen nogmaals
doorlopen en hoe Oracle hierin dan ondersteunt. De conclusie was natuurlijk al snel dat Oracle
een andere manier van werken voor onze medewerkers betekende. We moesten de medewer-
kers leren met nieuwe processen binnen een standaard systeem te werken. We hebben hier
erg veel van geleerd en samen met functioneel beheer hebben we tijd en effort gestoken in het
bedenken van alle scenario’s die binnen een proces kunnen ontstaan en hebben deze
ook grondig uitgetest.”
“Fitters hebben de brugfunctie tussen de gebruikers en het systeem vervuld en verzorgen eigenlijk
vanaf 2007 via co-sourcing een deel van de administratie. OC-C vormt de frontoffice LIFThulp
voor de gebruikers voor hun vragen over het systeem. In een co-sourcing model werken onze
eigen functioneel beheerders en OC-C medewerkers onsite gezamenlijk aan een stabiele Oracle
E-Business Suite en werken wijzigingsverzoeken uit”, aldus Jacqueline en Sophia. Zo wordt er in
hechte samenwerking aan verschillende projecten gewerkt. Doel is om meer geautomatiseerd te
kunnen werken zodat medewerkers van VUmc meer tijd hebben voor controle en sturingsinforma-
tie voor het management.
“Onze data heeft nu een hoge mate van betrouwbaarheid en we willen het gebruik van Oracle in
2011 verder uitbouwen. Onze wens is om op kostendragerniveau één op één informatie uit het
systeem te kunnen halen. Hiermee kunnen we baten en kosten van onze medische verrichtingen,
de DBC’s (Diagnose Behandel Combinatie) en straks de DOT’s (DBC’s Op weg naar Transparan-
tie) specificeren en analyseren”, legt Sophia ons uit. “Steeds meer zorginstellingen zullen moeten
veranderen en budgetteren op basis van prestaties wordt hierin belangrijk. Wat kost een behande-
ling? Wat krijgen we ervoor? Op een omzet van ruim 500 miljoen euro wil je natuurlijk wel uitge-
breid kunnen sturen. En met de complexiteit van geldstromen die wij hebben, is een systeem als
Oracle niet meer weg te denken in de administratievoering.”
5jaargang 1, editie 2 - november 2010
Jacqueline vertelt verder: “Vanaf 2011 gaat er binnen de zorg gewerkt worden met een nieuw
DBC systeem genaamd DOT waarbij de huidige 30.000 DBC’s vervangen moeten worden door
3.000 stuks. Per 2011 moeten wij bij de zorgverzekeraars volgens het nieuwe systeem gaan
declareren. De nieuwe zorgproducten moeten meer transparantie bieden. Onze interne budget-
teringssystematiek moeten we op deze externe situatie aanpassen. Om dit proces beter te
kunnen ondersteunen heeft Oracle Hyperion onze interesse vanwege de mogelijkheden voor
budgetteren en de integratie met de E-Business Suite. Ik bezocht Oracle OpenWorld 2010 dan
ook om meer kennis op te doen over niet alleen R12 maar ook de Hyperion propositie en de
ontwikkelingen van Oracle in de zorg.”
Naast haar werkzaamheden voor VUmc krijgt Jacqueline veel vrijheid en zelfstandigheid om ook
invulling te kunnen geven aan haar activiteiten voor de Oracle Zorg gebruikersgroep in de Benelux:
SIG-Health. Samen met Harry Kamp (St. Elisabeth Ziekenhuis in Tilburg) en Leontien Kramer (MC
Haaglanden) verzorgen zij viermaal per jaar sessies waarbij kennis en ervaringen worden uitgewis-
seld. “Ik doe dat nu ruim twee jaar en heb hier veel plezier in en vind dit belangrijk voor de zieken-
huizen. Samenwerken en zelfs samen investeren kan nog voor veel verbeteringen zorgen.”
Sophia is ook voor samenwerken en vindt Fit 4 Finance dan ook een erg prettige partij. “Geen
standaard verhalen maar gezamenlijk werken we aan verbeteringen. Hierbij profiteren wij als
VUmc van de kennis en ervaring van Fit 4 Finance door hun 100% Oracle specialisatie en de
kennis en ervaring die zij meebrengen van andere Oracle gebruikers. Ik hoef niet meer alles zelf
te verzinnen.”
“Geen standaard verhalen
maar gezamenlijk werken
we aan verbeteringen.”
Sophia France
Tjitze Weststrate van Erasmus MC
KENNIS EN ERVARING UITWISSELEN OP HET BUITENDEK
TOp de tweede dag van SAIL Amsterdam 2010 verzamelden zich
in Science Center NEMO ongeveer vijftig deelnemers voor het
Transform Evenement 2010. Dit evenement, georganiseerd door
Fit 4 Finance en Oracle Competence Center, was speciaal bedoeld
voor Oracle E-Business Suite gebruikers over de zin en onzin
van Release 12, Oracle Business Intelligence en EPM
oplossingen. Onder de deelnemers waren onder andere
gemeenten, ziekenhuizen en telco’s. We blikken met u terug.
tRansfoRM eveneMent 2010: een teRugBlik op een geslaagde dag
6
Vrijdag 20 augustus: een warm zonnetje, een verfrissend briesje. Een perfecte dag voor een
evenement dat zich deels buiten afspeelde. Maar voor het zover was, werd in Science Center
NEMO eerst een inspirerende workshop gegeven door Patrick van der Pijl van Business Models
Inc. (zie kader). Patrick van der Pijl zoemde in op de Business case van één van de bekendste systeem werd een moderne, geautomatiseerde
ondersteuning voor de processen Financiën,
Inkoop & Logistiek en Human Resources ge-
boden. Tot slot vertelde Marcel Otto van KPN
over het SUEZ project: Samen Uniformeren
van Eenvoudige standaardprocessen Zonder
maatwerk. Het doel van dit project was het
verbeteren en standaardiseren van financiële,
logistieke en projectmanagement proces-
sen. Hierbij is gebruik gemaakt van standaard
ERP-software van Oracle die op één release
geïmplementeerd is. De belangrijkste ‘lessons
learned’ waren dat gebruikers tijdig bij het
proces betrokken moeten worden, alles goed
getest moet worden, een goede projectbezet-
ting en het kiezen van een goede implementa-
tiepartner.
zeehelden uit de Nederlandse geschiedenis:
Michiel de Ruyter. Ook nam hij de deelnemers
van het Transform Evenement mee in een ver-
nieuwende manier van jezelf opnieuw uitvinden.
Daarna kwamen drie klanten aan het woord.
Allereerst Frans de Bruin van KCI Medical over
de upgrade van Oracle EBS 11.5.9 naar Re-
lease 12 en de implementatie van OBIEE. Met
zakenpartners en vestigingen verspreid over
de hele wereld was het voor KCI tijd voor een
uniform, wereldwijd systeem. Daarna was het
woord aan Tjitze Weststrate van het Erasmus
Medisch Centrum. Met het project SPIJKER
zag het EMC een unieke kans om de bedrijfs-
voering te verbeteren. Met de overgang van het
oude informatiesysteem naar het nieuwe ERP-
vooR doMinante speleRsPatrick van der Pijl, oprichter van Business Models
Inc, in hip grijs pak met dito witte schoenen, verzorgde
tijdens het Transform Evenement een workshop
over het ontwikkelen van Business Models. In deze
workshop nam Patrick ons mee in een vernieuwende
manier van jezelf opnieuw uitvinden. Geen doorsnee
strategie- of managementmethodiek maar een
visuele manier van presenteren om innovatieve
businessmodellen te begrijpen en methodisch aan
te pakken.
Patrick, natuurlijk voorzien van een witte MacBook-laptop, tovert in razend tempo
slides met foto’s tevoorschijn. Aan de hand van voorbeelden legt Patrick uit dat
businessmodel innovatie nauwelijks nieuw te noemen is. Maar door de schaal en
snelheid van het internet verandert het industriële landschap nu meer dan ooit.
Patrick grijpt terug op de introductie van de creditcard in 1950 door Diners Club,
het model van Xerox voor leasen van een kopieermachine met betaling per kopie
en de producten van Apple waarin design en gebruiksgemak centraal staan.
Maar ook de businessmodellen van Google die via eenvoudig zoeken op internet
de advertentiemarkt op zijn kop heeft gezet, komen aan bod. En Spotify, die een
manier van gratis muziek via internet aanbiedt en hiermee de muziekindustrie
ondersteboven keert, wordt genoemd.
Maar wat heeft dit nu te maken dan met Oracle? Eigenlijk is dit heel eenvoudig
uit te leggen. Als je een gewijzigd of nieuw businessmodel kunt vormgeven dan
kun je dit met de negen bouwblokken van Business Models Inc. in het Canvas
beschrijven, analyseren en ontwerpen. Het Canvas beschrijft de kerntrends,
branche, macro-economische en marktkrachten. Het leuke hiervan is dat dit door
te vertalen is in bedrijfsprocessen op het gebied van CRM en ERP, en daarnaast
meetbaar te maken is via EPM en BI tools*.
Meer weten over Business Models Inc? Bezoek dan de website: www.
businessmodelsinc.nl
* Verklaring afkortingen: CRM staat voor Customer Relationship Management.
CRM dekt marketing, verkoop en service. ERP staat voor Enterprise
Resource Planning. ERP dekt orderverwerking, logistiek, productie, projecten,
personeelszaken en financiën. EPM staat voor Enterprise Performance
Management en BI staat voor Business Intelligence. EPM dekt de planning en
control cyclus en wordt gebruikt voor management accounting. BI wordt gebruikt
voor analystische rapportages over transacties.
Patrick van der Pijl van Business Models Inc.
7jaargang 1, editie 2 - november 2010
tRansfoRM eveneMent 2010: een teRugBlik op een geslaagde dag
Na dit formele gedeelte kon men genieten van
SAIL Amsterdam 2010. Op een rondvaartboot
over het IJ voeren de
deelnemers langs de
indrukwekkende vloot
van Tall Ships, varend erf-
goed, moderne schepen,
marineschepen en repli-
ca’s. Rond 18.30 uur gin-
gen alle deelnemers aan
boord van het VOC-schip
de Amsterdam. Deze
replica is bijna identiek aan de VOC-schepen
die tussen 1602 en 1795 reizen naar het Verre
Oosten maakten. Tijdens het Transform Evene-
ment werd op het VOC-schip volop kennis en
ervaringen uitgewisseld onder het genot van
een hapje en drankje op het buitendek. Na een
uurtje borrelen werd het
tijd om benedendeks
aan te schuiven voor
het diner in de vorm van
een Indonesisch buffet.
Ook hier was voldoende
mogelijkheid om kennis
uit te wisselen over
Release 12.
Na het buffet en de
koffie werd het voor de meesten tijd om weer
richting huis te vertrekken. Mede dankzij onze
deelnemers kijken we terug op een geslaagd
evenement!
“ De belangrijkste
‘lessons learned’ waren dat
gebruikers tijdig bij het
proces betrokken
moeten worden.”
Genietend van een cappuccino met schuimende melklaag wacht Frans de Bruin op het terras in
Gouda op het interview. Net weer terug van een week Oostenrijk waar een Oracle implementatie
aan de gang is. “Eigenlijk toeren we al weer zo’n zes jaar door Europa en Canada om in alle KCI
vestigingen Oracle uit te rollen. Dit doen we om ons ultieme doel te realiseren: wereldwijd een
uniform systeem dat onze activiteiten van verhuur en verkoop optimaal ondersteunt.” Frans kwam
in 1999 in dienst van KCI Nederland en heeft van origine een financiële achtergrond. KCI vroeg
Frans om een eerste uitdaging op te pakken: meehelpen bij het opzetten van een ondersteunend
kantoor voor EMEA en the Rest of the World. Dit was de basis om vervolgens in 2004 alles op
Oracle E-Business Suite 11.5.9 te implementeren.
In het tempo van een hogesnelheidstrein werden vervolgens de activiteiten van de UK, Duits-
land, Canada en de holdingmaatschappijen op Oracle overgezet. Dat deed het team van Frans
dermate goed dat ook de Amerikanen hun ‘eigen’ Oracle E-Business Suite omgeving met die van
EMEA en ROW wel wilden integreren. Maar dan wel op Release 12 vanwege de Shared Services
en 1 Global Instance mogelijkheden.
Omdat Frans wel van een uitdaging houdt, startte hij met zijn Oracle team in augustus 2008 een
eerste Smoke Test op Release 12.04. “En of er rook afkwam”, vertelt Frans. “Helemaal niets
werkte na de upgrade van 11.5.9. We kregen nog niet eens een inlogscherm te zien. We wisten
wel dat we omvangrijk maatwerk met name in de CRM modules hadden toegepast maar dat
de gevolgen dermate drastisch waren, hadden we vooraf niet bedacht.” Na het isoleren van het
maatwerk uit de omgeving en het doorpatchen naar Release 12.06 deed KCI een nieuwe poging.
“In september 2008 draaide de omgeving op 12.06 en werkte de standaardfunctionaliteit wel.
Vervolgens hebben we het maatwerk voor met name onze verhuurfunctionaliteiten beperkt weer
ingebracht en zijn de testrondes ingegaan. Hier hebben we serieus werk van gemaakt met de
organisatie”, aldus Frans, inmiddels aan zijn tweede cappuccino en happend in een lekker
broodje. Met zes maanden testwerk in acht testrondes van ieder 1.000 testscripts werden
2.100 issues weggewerkt, 148 patches van zowel Oracle alsook de ingehuurde ontwikkelaars
uit India toegepast en 130 service requests bij Oracle ingediend. Geen out of the box traject dus.
GELUKKIG WAS OC-C EEN GOEDE PARTNER
Frans de Bruin van KCI
VKCI Medical is marktleider op het gebied van wondgenezingstechnologieën die voor patiënten,
zorgverleners en leveranciers van doorslaggevend belang kunnen zijn. Wereldwijd rolt KCI op
dit moment Release 12 uit van de Oracle E-Business Suite. Daarnaast standaardiseert het bedrijf
op Oracle BI Applications voor de managementrapportages. 7000 mensen verspreid over twintig
landen moeten op een uniforme wereldwijde omgeving gaan werken. OC-C ondersteunde KCI
met de uitrol door een brug te slaan tussen kerngebruikers en de ontwikkelaars in India.
“Out of the box werkte er niets, gelukkig was OC-C een goede partner.”
van dooRslaggevend Belang
8
“Een van de grootste uitdagingen in dit hele project was de communicatie tussen mensen op
verschillende locaties in de wereld werkend vanuit meerdere tijdzones”, vervolgt Frans. OC-C
medewerkers Bas Klaassen en Mathieu Kamp kunnen dit bevestigen. In hun functies van respec-
tievelijke Applications DBA en Implementation Consultant hebben zij voor het team van Frans de
brugfuncties tussen Amerika, Europa en India gevormd. Bas ter ondersteuning van het team van
Amerikaanse DBA’s voor de Europese tijdzone. Mathieu voor zowel de Finance functionaliteit
alsook de afstemming van deze functionaliteit. Tegelijkertijd hielp Mathieu bij het implementeren
van een datawarehouse op basis van de voorgedefinieerde oplossing van Oracle BI Applications.
Hackett workshops en uniforme reporting
Om eenheid in de wereldwijd te implementeren processen te krijgen, heeft KCI met Hackett
Consulting een aantal workshops georganiseerd. Hier kwamen als resultaten zogenaamde
‘best practices business processen’ en een shared services organisatiemodel uit naar voren.
De basis voor deze best practices is nu gelegd met R12 en uniforme reporting. “Voor de
uniforme reporting hebben we pionierswerk verricht op het gebied van BI-Applications. Dat was
zeer leerzaam”, aldus Frans. “Ik denk dat we de eerste multinational zijn geweest die Oracle
Business Intelligence OBIEE aangevuld met BI-Applications, het prefab datawarehouse, heeft
aangeschaft en geïmplementeerd.”
9jaargang 1, editie 2 - november 2010
“De salespitch van Oracle was in ieder geval erg goed. Een technisch superieur product van
het voormalige Siebel, een korte implementatietijd, flexibel en integratie-mogelijkheden met onze
Oracle Hyperion Planning & Consolidatiesystemen. Daarbij waren er heel veel standaard dash-
boards beschikbaar en 5.000 rapporten op processen die wij wilden implementeren op R12.
De beslissing om het zelf te maken versus standaard in te kopen met een ratio van 2,5 tot 3,5
maal meer kosten was dan ook snel gemaakt. Bijna te mooi om waar te zijn”, zegt Frans.
“We liepen toch wel tegen wat uitdagingen aan”, legt Mathieu Kamp uit. “Het datamodel van
BI-Applications bleek volledig op dat van Siebel gebaseerd te zijn en dus ook de tools om data te
importeren vanuit de E-Business Suite. Daarbij werd er één valutasoort gehanteerd, US dollars, en
wij waren in Europa met Euro’s aan het werken. En natuurlijk met een 1:1 wisselkoers. Dat ging
natuurlijk niet werken. Daarbij had KCI ook nog maatwerk ontwikkeld om de verhuuractiviteiten
te ondersteunen, en werden de servicemodules niet ondersteund. We zijn eigenlijk met OBIEE
rapporten aan de slag gegaan en hebben BI-Applications gedeeltelijk verlaten. Maar er zijn inmid-
dels werkende rapportages en tevreden gebruikers. Dit ondanks slechte documentatie en veel
pionierswerk. Feitelijk hebben we een aantal Discoverer rapportages opnieuw gebouwd. Maar dat
was niet het idee van KCI met de aanschaf van BI-Applications.”
Leren van de opgedane ervaringen
Frans: “We hebben enorm veel geleerd van dit traject. Wat we wel moeten doen en wat niet.
We hadden eigenlijk de business vanuit IT veel eerder en nauwer moeten betrekken. Daarbij heb-
ben we wel heel erg veel scenario’s getest wat veel tijd en moeite kost. Daarbij moet je een up-
grade naar R12 niet als een puur technische exercitie zien. Er is namelijk erg veel gewijzigd door
de nieuwe modules binnen Finance. Als je het mij eerlijk vraagt is het er met HTML Forms niet veel
toegevoegde waarde bij gekomen. Qua BI tools zijn we met beide benen op de grond gezet.
Out of the box werkte er niets. Gebruikers houden van Answers, de report generator en de Dash-
boards maar voordat je ze de juiste data kunt presenteren, moet je toch ernstig rekening houden
met extra budget.”
Frans neemt de laatste slok van zijn cappuccino, we schudden elkaar de hand. Hij is alvast
aan het nadenken over de uitrol in Italië. Volgende week alleen nog even sachertorte eten in
Oostenrijk.
Noot van de redactie:
Frans de Bruin heeft deze case ook gepresenteerd op het Transform Evenement tijdens SAIL 2010.
“Een van de grootste uitdagingen in dit hele project was de
communicatie tussen mensen op verschillende locaties in de
wereld werkend vanuit meerdere tijdzones.”
Frans de Bruin
Ssuez ondeRsteunt Best in finanCe
10
HET STANDAARDISEREN VAN PROCESSEN
KPN bedient ongeveer 41 miljoen klanten en biedt mobiele en vaste telefonie, internet en televisie.
Met 33.148 fte’s behaalde KPN in 2009 een omzet van EUR 13,5 miljard. Best in Finance is het door
de CFO’s gedragen programma binnen KPN om invulling te geven aan de veranderende rol van
finance. Binnen KPN is de finance functie namelijk van strategisch belang. De sterk veranderende
markt, de snelle technologische ontwikkelingen en de continue vraag naar verbetering vragen om
financiële expertise op een groot aantal gebieden.
MARCEL OTTO:“DOOR VERBETERDE EN UNIFORME PROCESSEN IS ER MINDER KANS OP FOUTEN EN MINDER HANDMATIG WERK”
Omdat de primaire processen binnen de organisatie anders werden uit-
gevoerd is project SUEZ gestart. SUEZ staat voor ‘Samen Uniformeren
van Eenvoudige standaardprocessen Zonder maatwerk’. SUEZ is een
randvoorwaarde om het Best in Finance programma van de CFO’s
van KPN in Nederland mogelijk te maken. SUEZ heeft als doel om in
de eerste fase de processen op het gebied van Finance, Logistiek en
Project Management te standaardiseren: Order to Cash, Source to Pay,
Invest to Capitalize en Record to Report standaardprocessen op basis
van de laatste versie van de Oracle E-Business Suite R12.1.
We volgen Marcel Otto, de SUEZ programmamanager, door het res-
taurant van het hoofdkantoor van KPN in Den Haag. We nemen plaats,
met een Thaise salade en vruchtensapje, aan een tafel in de moderne
omgeving. Van origine is Marcel een financial. Hij heeft onder meer twee
jaar als direct report voor Ad Scheepbouwer gewerkt. Hierdoor heeft
Marcel erg veel van KPN intern gezien maar toen hij gevraagd werd om
het SUEZ programma vorm te geven, moest hij wel even goed nadenk-
en over deze stap in zijn carrière. Marcel legt uit: “Voor een dergelijk
groot project wat de gehele business van KPN in Nederland raakt, is
het natuurlijk meer dan belangrijk om met alle stakeholders door een
deur te kunnen. Ik heb dan ook als eerste een rondje gedaan want als
er iemand niet met mij zou kunnen samenwerken, had ik de opdracht
teruggegeven. Maar dat is niet gebeurd, dus heb ik een program-
mateam samengesteld en ben voortvarend aan de slag gegaan.”
“SUEZ levert KPN gewoon heel erg veel op”, vervolgt Marcel. “Door
verbeterde en uniforme processen is er minder kans op fouten en
minder handmatig werk. Veel meer gebeurt via automatische stan-
daardkoppelingen en daarom zijn wijzigingen in bijvoorbeeld een
artikel en prijs veel eenvoudiger door te voeren. Daarbij, en dat vinden
financials altijd bijzonder prettig, is er veel meer transparantie. We
werken met één bron van waarheid voor masterdata en daarom ook
met verbeterde managementinformatie. Bovendien leidt SUEZ tot
lagere kosten; door minder fouten zijn er minder herstelkosten, is er
goedkoper en centraal applicatieonderhoud en -beheer, en we kunnen
af met minder mensen en licenties. Verder krijgen we betere grip op
ons werkkapitaal.”
Ook KPN heeft gebruik gemaakt van Hackett benchmarks. In de top
van de benchmark resultaten staat het toepassen van één geïntegreerd
ERP platform bovenaan voor het grootste effect op de standaardisatie
van processen en systemen. Indien daarbij tot het invoeren van een
optimaal Shared Service Center (SSC) wordt overgegaan, is ERP een
randvoorwaarde. “KPN heeft de Shared Service Center organisatie al
ingevoerd door die activiteiten uit de segmenten te halen en te concen-
treren in één organisatie”, legt Marcel uit.
“We hebben wel alle mogelijke scenario’s en kosten versus opbreng-
sten doorgerekend voordat de keuze voor R12.1 gemaakt werd. De
eigenaren van de processen hebben de business case gemaakt en de
voordelen waren groot. Het levert ons bijvoorbeeld sterke reductie van
11jaargang 1, editie 2 - november 2010
voorraden op door centralisatie en uitfasering van oude systemen. Er
zijn veel minder ondersteunende uren nodig voor projectmanagement
doordat handwerk en dubbele invoer weggenomen wordt. Er is één
manier van projectvoering. Vermindering van de personeelsinzet door
automatisering van inkoopwerkzaamheden. Geen handmatige boekin-
gen meer en uitfasering van losse applicaties voor het facturen van
specials. En zo kan ik nog wel doorgaan,” zegt Marcel. “Maar dit doe je
natuurlijk niet zonder slag of stoot. Verandermanagement is cruciaal om
alles en iedereen mee te krijgen.”
Samen met de business
“We hebben SUEZ in stappen opgedeeld en zijn aardig onderweg”,
vervolgt Marcel. “Als eerste fase hebben we samen met de business
de best practices processen die meerdere Telco’s gebruiken tegen het
licht gehouden. Op hoofdlijnen hebben we de processen ontworpen.
Daarna hebben we de verdiepingsslag gemaakt en vervolgens Oracle
ingericht op basis van de best practices processen, rollen, taken, ver-
antwoordelijkheden en controls. De laatste zijn belangrijk want we zijn
beursgenoteerd en hebben met bijvoorbeeld compliancy wetge-
ving te maken. Als laatste stap moeten de nieuwe processen verankerd
worden in de organisatie. Die fase doorlopen we nu samen met de
kerngebruikers van de diverse afdelingen binnen de processen.”
Lessons learned
“We liepen toch wel tegen wat uitdagingen aan”, legt Marcel Otto uit.
“Binnen R12 van Oracle zijn binnen Financials nieuwe modules en func-
tionaliteiten beschikbaar. We wilden bijvoorbeeld gebruik maken van alle
mogelijkheden van Subledger Accounting door de ontkoppeling van de
organisatie te maken met het grootboek. Ieder jaar reorganiseren wij
binnen KPN en in het verleden moest daarvoor het oude R11 systeem
compleet op de schop en dat kostte gewoon erg veel geld. In com-
binatie met E-Tax, waarin de fiscale modellen worden vormgegeven,
betekende dat wel het nodige puzzelwerk en druk op de ketel.”
Marcel vertelt verder: “Een hele strakke governance is nodig voor het
implementeren zonder maatwerk. Al met al zijn we terug met een factor
5 in maatwerkcomponenten. Dat vergt toch wel wat afstemming met de
business over het hoe en waarom. Dus business- en proceseigenaren
moeten continue betrokken blijven. In een organisatie van ca 11.000
mensen is dat erg complex. Het vertrek- en eindpunt van iedere fase
moet je continue blijven meten en hier strak op sturen. Het allerbe-
langrijkste in een dergelijke exercitie is wel de projectbezetting en de
continuïteit hiervan.”
De Thaise salade is op. Marcel moet naar de volgende afspraak, zijn
agenda is bomvol.
Noot van de redactie:
Marcel Otto heeft deze case ook gepresenteerd op het Transform Evenement
tijdens SAIL 2010.
Eén uniform projectmanagementproces
Eenduidig beheer masterdata
Uniforme verwerking salesorders en kostprijsverkopen
Eenduidig en standaard roaming-proces
Eenduidige governance en procuratie voor alle processen in
KPN NL
Voordelen van SUEZ – de getallen:
EENVOUD
STANDAARDISATIE EN EENDUIDIGHEID
FLEXIBILITEIT
AUTOMATISERING
TRANSPARANTIE EN INZICHT
Reductie van aantal maatwerk software elementen
Reductie van aantal tijdschrijvers
Reductie van aantal openstaande projecten
Reductie van aantal autorisaties voor project accounting
Reductie van handmatige correctieboekingen
van 1060 software-elementen naar 200
van 7800 tijdschrijvers naar 4000
van 12000 projecten naar 6000
van 900 autorisaties naar 25
reductie correctieboekingen > 50%
~20% fte-besparing in dit werkveld
van 36 ordertypes naar 9
Sterk vereenvoudigde verwerking van reorganisaties door
dynamisch subledger
Dynamisch verwerken van veranderingen in BTW regelgeving
door E-tax module
jjaarlijkse herinrichtingskosten bijna nihil
Automatische verwerking BTW-component op facturen
Leveranciers kunnen zelf hun masterdata beheren, door
invoering i-supplier portal
~85% van alle leveranciersfacturen
Transparanter consolideren en meer inzicht in balans door
toevoegen boekmaand 0 en 13
Waar gebruiken andere Oracle klanten GL Wand allemaal voor? De inmiddels meer dan
drieduizend gebruikers zetten GL Wand in om ad-hoc rapportages te maken en gegevens te
consolideren via Excel maar ook de maandafsluitingrapportages te maken. Zij hebben supersnel
aansluitingen tussen het grootboek en de subadministraties voorhanden, combineren Excel
dashboards met drill-downs tot op transactieniveau en nog veel meer.
Nieuwe tools
Het mooie is dat Excel4Apps de functionaliteit van GL Wand continue verder ontwikkelt op basis
van de terugkoppeling van de duizenden gebruikers wereldwijd.
Inmiddels zijn er bovenop GL Wand een tweetal nieuwe tools
beschikbaar. Met BudgetWand kunnen budgetten vanuit Excel
naar de E-Business Suite ingelezen worden. Omgekeerd kan
budget versus actuals informatie vanuit de E-Business Suite
weer in Excel gebracht kan worden om te rapporteren. Uiteraard
met behoud van de General Ledger chart of accounts en alle
actuals uit het grootboek en de subadministraties.
Vrij nieuw nog is ReportsWand. Eigenlijk is deze tool alleen
geschikt voor ervaren gebruikers die maatwerk rapportages
willen ontwikkelen direct vanuit Excel op hun E-Business Suite
data. Een snel en goedkoop alternatief voor duurdere Business
Intelligence oplossingen. ReportsWand komt wel met een (kleine)
bibliotheek aan standaard rapportages voor zowel R11 als R12.
Er zijn Excel rapportages voor Debiteuren en Crediteuren, Activa, Kasboek, Projecten, HRM en
Payroll en rapportages voor system administrators.
Gebruikers die met ReportsWand aan de slag willen, moeten wel het datamodel van de
E-Business Suite kunnen doorgronden en moeten verstand hebben van PL-SQL. Dit is de
querytaal die Oracle richting haar database tabellen gebruikt. Maar met ReportsWand kunnen
organisaties en hun ontwikkelaars wel direct vanuit Excel PL-SQL queries uitvoeren en zo hun
bedrijfsspecifieke rapporten razendsnel ontwikkelen.
Wat nog wel het allermooiste is van Excel4Apps? De prijsstellingen, want die maken werken
met Oracle moeiteloos tegen schappelijke kosten. En dat vinden wij dan weer belangrijk. Een
dertig dagen gratis proefversie is beschikbaar als u nog niet helemaal overtuigd bent. Pas op,
het werkt verslavend!
Omdat je moet kunnen toveren om financiële rapportages uit een datawarehouse omgeving te
halen, vallen financiële gebruikers vaak terug op het handmatig knippen en plakken van informatie
uit Oracle en voegen deze toe aan een Excel worksheet. Er zijn van die handige tooltjes die dit
mogelijk maken. Maar is dit dan wat gebruikers willen? Nee, gebruikers willen gemak en snelheid.
Ze willen niet hoeven knippen en plakken en zoeken naar de juiste gegevens uit onnoemelijk veel
rapporten. Gebruikers willen gegevens analyseren in Excel, en op een betrouwbare databron.
Wat nu als je mensen die met Excel werken de tools geeft om direct vanuit Excel de gegevens uit
de Oracle E-Business Suite te halen die ze nodig hebben voor
hun financiële rapportages? Waarschijnlijk gebruikt u hiervoor
FSG (Oracle Financial Statement Generator). Oh, en bent u
inmiddels expert in het ontwikkelen van de juiste rapporten?
Of heeft u daar een mannetje voor?
Mogen we u dan even voorstellen aan Excel4Apps? Dit is een
door Oracle gecertificeerde leverancier van Excel gebaseerde
financiële rapportage-oplossingen, helemaal geïntegreerd
en verweven met de E-Business Suite. GL Wand is de Excel
rapportage-oplossing voor Oracle, door gebruikers inmiddels
omgedoopt tot GL Wanderful.
Vele voordelen
GL Wand werkt zowel in combinatie met Release 11 als
Release 12. De installatie is vanuit technisch en functioneel perspectief gezien eenvoudig. GL
Wand ’praat’ met de Oracle E-Business Suite via een veilige internetsessie. U logt in met uw
Oracle gebruikersnaam en wachtwoord. GL Wand werkt op basis van de security van Oracle en
alle responsibilities die de gebruiker heeft gekregen. Alle velden zijn op een overzichtelijke manier
te benaderen vanuit Excel.
Als u al bestaande FSG rapportages heeft, dan kan GL Wand deze converteren. ‘Wat levert dat
dan op?’ horen we u zeggen. Alle functionaliteiten van Excel natuurlijk, met daarbij volledige
drill-down naar GL balansdetails. Maar ook drill-down naar alle journaalposten met gebruik van de
accounting flexfield hiërarchie van uw Oracle omgeving. En drill-down naar Global Consolidation
System journaliseringen, drill-down naar alle subadministraties als Crediteuren, Debiteuren,
Vaste Activa, Voorraad, Inkoop en Projecten. En als u dat wilt, multi-ledger of multi-set-of-books
ondersteuning voor respectievelijk R12 en R11. Gebruikt u descriptive flexfields? Ook die worden
ondersteund.
Ggl-WandeRful of heeft u daaR een Mannetje vooR?
Organisaties verzetten bergen om Oracle E-Business Suite ERP implementaties voor elkaar te
krijgen. En om begrijpelijke redenen: één databron en integratie van applicaties en processen. Veel
gebruikers vinden Oracle rigide, inflexibel en kunnen zich moeilijk aanpassen aan geautomatiseerde
processen en workflows. En al helemaal aan de definitie, uitvoering en de analyse van financiële
rapportages rondom die geautomatiseerde processen.
12
HET HUWELIJK TUSSEN ORACLE EN EXCEL IS VOLBRACHT
Bekijk de demo’s op YouTube, zoekwoord: Excel4Apps
13jaargang 1, editie 2 - november 2010
“MEER DAN DRIEDUIZEND GEBRUIKERS ZETTEN GL WAND IN OM RAPPORTAGES EN MAANDAFSLUITINGRAPPORTAGES TE MAKEN
EN GEGEVENS TE CONSOLIDEREN VIA EXCEL”
F4F en OC-C ontmoeten Excel4Apps op Oracle OpenWorld
Vvan R11 naaR R12: zoek de veRsChillen
En toen was er E-Business Suite R12. R12 is met name rondom Financials compleet vernieuwd en
de Financiële architectuur is ontwikkeld voor organisaties die bijvoorbeeld in meerdere landen actief
zijn. Niet alleen zijn veel schermen nu beschikbaar in HTML in plaats van het oude Forms, maar ook
de look & feel is veranderd. Er zijn functionaliteiten uit Peoplesoft Financials ingebracht, waaronder
de nieuwe Subledger Accounting (SLA) en de E-Tax modules.
14
De architectuur van Financials bevat nu zes nieuwe onderdelen:
• Ledgers en Ledger Sets
• Subledger Accounting (SLA)
• E-Tax module
• Intercompany (AGIS)
• Vernieuwde ‘Bank’ module
• Multi-Org Access Control (MOAC)
Ledgers en Ledger sets
Subledger Accounting
Multi-Org Access Control
E-Tax Module IntercompanyTransacties Bank Module
OM/WIP Voorraad Inkoop Betalingen Ontvangsten Projecten
Legal Entities en Ledgers
R12 gebruikt nu drie belangrijke concepten voor het inrichten van een
grootboek: Legal Entities, Ledgers en Subledger Accounting (SLA). Legal
Entities beschrijven de juridische kenmerken van een organisatie, zoals
adresgegevens en fiscale gegevens. Legal Entities gaan zakelijke trans-
acties aan met andere Legal Entities en de relevante regelgeving wordt
bepaald door overheid- en belastingwetgeving. Door gebruik te maken
van de Legal Entities wordt het makkelijker om aan compliancy voor-
waarden te voldoen. Denk hierbij onder andere aan IFRS en US-GAAP.
In R12 worden Ledgers ingeregeld door de zogenaamde 4 C’s (bij R11
drie):
1) Valuta (Currency)
2) Grootboekrekening schema (Chart of Accounts)
3) Kalender (Calendar)
4) aCcounting methode (SLA set van accounting afleidingsregels)
De zogenaamde ‘Legal Entity’ bestond al in R11 en vormde de koppeling
tussen het grootboek (de ledger) en de subadministratie (operating unit).
In R12 heeft is de legal entity belangrijker geworden en kunnen diverse
nieuwe rapporten op legal entity niveau opgevraagd worden. Ook in
de verwerking van Intercompany transacties speelt de ‘legal entity’ een
belangrijke rol.
15jaargang 1, editie 2 - november 2010
Hierboven zetten we de verschillen tussen R11 en R12 naast elkaar (met de Amerikaanse benamingen).
11.5.10 functionaliteit R12 equivalente functionaliteit
Niet beschikbaar Multi-Org Access Control (MOAC)
Set of Books Ledgers
Multiple Reporting Currencies Reporting Currencies
Verschillende Accounting Methodes in Subledger Accounting (SLA)
Subadministraties
Global Intercompany System Advanced Global Intercompany System (AGIS)
ADI WebADI en Report Manager
Reporting Set of Books Reporting Currencies
Global Accounting Engine Subledger Accounting
Global Tax Engine E-Business Tax
Automatic Tax Calculations E-Business Tax
General Ledger Automatic Tax Calculation E-Business Tax
Global Descriptive Flexfields voor Deferred Multiperiod Accounting
Expense
Payables Reporting Entity Onderdeel van Legal Entity functionaliteit
Trading Community Architecture (TCA Trading Community Architecture model
model voor CRM alleen) voor CRM en ERP
Subledger Accounting
Subledger Accounting (SLA) is nu de schakel tussen de
transacties in de Operating Units en voert de verwerking naar
het Grootboek (Ledger of Ledger Sets) uit. Het is een scheiding
tussen het transactie model en het accounting model. SLA is
een service en geen module.
Met Subledger Accounting kunnen de boekingsgangen naar de
verschillende ledgers ingeregeld worden. Er kunnen vanuit SLA
meerdere ledgers/grootboeken gevuld worden, wat in R11 lijkt
op de functionaliteit Global Accounting Engine.
Met SLA kan de accounting voor de verwerking van één factuur
opgezet worden om een wereldwijd toegepast Grootboek
rekeningstelsel te vullen (Primary Ledger), naast bijvoorbeeld
een grootboek met het verplichte Franse Plan Comptable of
het Belgisch rekeningstelsel (in een Secondary Ledger). Het
mechanisme binnen SLA om dit op te kunnen zetten heet
Accounting Methods Builder (AMB).
Binnen de AMB kunnen regels opgesteld worden die de
individuele segmenten van het Accounting FlexField
(AFF) (oftewel de boekingsleutel) afleiden op basis van de
gedefinieerde regels. Oracle levert een standaard SLA inrichting
mee met R12. Het aanpassen van deze standaard kan leiden
tot grote problemen als dit verkeerd doorgevoerd wordt. Ons
advies is dan ook een ervaren specialist aanpassingen uit te
laten voeren.
Dit is echter maar één van de toepassingen van SLA. SLA slaat
alle journaliseringen op in dagboeken in een eigen datamodel
en tabellen. Dit kan natuurlijk gebruikt worden voor reconciliatie
en rapportages. Wij verwachten dan ook dat op termijn de
Hyperion Essbase OLAP engine optioneel gekoppeld kan
worden aan de SLA tabellen voor uitgebreide analyses en
reporting. In Fusion Applications is dit al toegepast. SLA biedt
verder veel meer functionaliteiten, raadpleeg de Oracle docu-
mentatie of vraag een van onze consultants naar toepassing
op uw situatie.
E-Tax
E-Tax vervangt alle BTW functionaliteiten uit R11 en maakt vanaf
één centrale plek alle BTW definities voor alle R12 modules
aan. Op basis van voorwaarden en gedefinieerde regels wordt
de BTW code afgeleid en wordt vervolgens de BTW bereke-
ning uitgevoerd. Voorwaarden kunnen onder andere de ship-to
en bill-to locaties en de grootboekrekening zijn. Wanneer een
upgrade van R11 naar R12 toegepast wordt dan worden de
BTW regels uit R11 overgenomen in R12. Wilt u hier wijzigingen
in toepassen dan moet u er wel rekening mee houden dat E-Tax
vrijwel geheel opnieuw ingeregeld moet worden!
AGIS voor het verwerken van intercompany
transacties
In R11 bestond het Global Intercompany System wat in R12
vervangen is door het verbeterde Advanced Global
Intercompany System, AGIS. In R12 is het mogelijk is om
automatisch intercompany batch transacties aan te maken in
zowel Debiteuren als Crediteuren. R12 kent ondersteuning voor
meerdere ontvangers en het evenredig verdelen van transacties.
Ten opzicht van R11 kunnen in R12 nu ook transacties of
batches weer teruggeboekt worden. Daarnaast is er integratie
met de AME workflow engine voor flexibele goedkeuringsregels
en notificaties. Intercompany transacties komen nu dus niet
meer ’koud’ direct in de administratie.
Bank Module
Net als E-Tax kunnen binnen R12 nu ook alle bankrekeningen
vanaf een centrale plek opgezet worden. Dezelfde definitie
wordt hierbij gebruikt voor alle betreffende R12 modules,
Crediteuren, Debiteuren, Payroll en Treasury. Het uitvoeren
van de uitgaande betalingen wordt uitgevoerd vanuit een
nieuwe module ‘Oracle Payments’ en deze kunnen operating
unit overstijgend zijn en zijn aan te bieden vanuit verschillende
‘bronnen’ (niet alleen vanuit Crediteuren maar ook vanuit
Debiteuren). Het is nu dus mogelijk om Debiteuren uit te betalen
vanuit de ‘Oracle Payments’ module.
MOAC maakt het Shared Service Centers makkelijk
Multi-Org Access Control (MOAC) is ontwikkeld om het principe
van Shared Service Centers voor organisaties eenvoudiger
toegankelijk te maken. Met MOAC kan vanuit één autorisatie
rolgebaseerde toegang gegeven worden tot meerdere
Operating Units (OU’s) zonder iedere keer (via het hoedje) te
moeten wisselen van autorisatie. Daarmee wordt het een stuk
eenvoudiger om gelijktijdig transacties te verwerken in meerdere
OU’s, bijvoorbeeld:
- Verwerking van leveranciersfacturen met gebruikmaking van
een goedkeuringshiërarchie (Crediteuren, Payments en AME
workflow)
- Gecentraliseerd betalen van crediteurenfacturen
- Project transacties invoeren en beheren (Projects)
- Facturen en Aanmaningen uitsturen en Collections gebruiken
om gelden te innen van klanten (Debiteuren)
De systeemrapporten in R12 zijn gebaseerd op XML/BI-
Publisher rapportages zodat de layout er modern uit kan zien.
Fit 4 Finance Opleidingen
De nieuwe functionaliteiten in R12 zijn divers en uitgebreid.
Daarom heeft Fit 4 Finance een aantal opleidingen ontwikkeld
voor de doelgroep ervaren (kern)gebruikers om de verschillen
tussen R11 en R12 te leren kennen in een eendaagse training.
Zie pagina 16 voor meer informatie.
R12:2500
BELANGRIJKE WIJZIGINGEN
Ff4f opleidingen, pRaktijkgeRiChte pRoCeskennisOp veler verzoek biedt F4F sinds dit najaar in aanvulling op haar bestaande diensten ook een reeks
van Oracle E-Business Suite opleidingen aan. Het idee voor deze opleidingen is ontstaan vanuit de
praktijk. F4F professionals hebben de afgelopen maanden hard gewerkt aan het ontwikkelen van
deze opleidingen.
Het grootste voordeel van de F4F opleidingen
is dat onze eigen ervaren medewerkers de cur-
sussen geven. Professionals die de afgelopen
jaren bij veel klanten kennis en ervaring hebben
opgedaan. Deze kennis en ervaring heeft F4F
verpakt in op de praktijk toegespitste opleidin-
gen. Doordat de opleidingen klassikaal zijn en
met deelnemers van verschillende organisaties,
stimuleert dit kennisdeling en scheelt boven-
dien aanzienlijk in de kosten.
Uitgebreid pakket Oracle opleidingen
F4F biedt praktijkgerichte opleidingen aan
voor ervaren (kern)gebruikers die meer van het
totale proces willen weten en zich hier verder
in willen verdiepen. Uiteraard zijn managers
of leidinggevenden die behoefte hebben aan
meer diepte ook welkom. Het is nu al mogelijk
om zeven verschillende opleidingen te vol-
gen. Binnenkort worden nieuwe opleidingen
toegevoegd. De opleidingen waarvoor u zich
direct kunt inschrijven zijn:
✓ Procestraining Factuur tot Ontvangst
Een cruciaal proces in iedere organisatie.
In deze opleiding krijgen gebruikers een
goed beeld van het hele debiteurenproces.
Wat gebeurt er bij het ontvangen van een
factuur en waarom?
✓ Procestraining Bestellen tot Betalen
Waarschijnlijk het meest gebruikte proces
in de Nederlandse Oracle community. Een
goed beeld van het hele proces van bestel-
len tot betaling.
✓ Werken met Oracle Data en Excel
Hoe krijg ik mijn Oracle data uit verschil-
lende rapporten en Oracle bronnen bruik-
baar in Excel? Welke Excel functies zorgen
ervoor dat de gegevens als bijvoorbeeld
management informatie gebruikt kunnen
worden?
✓ De verschillen tussen Oracle
E-Business Suite R11 en R12
Help uw organisatie gaat over naar R12!
Waarom zou uw organisatie de overstap
naar R12 maken? Wat zijn de verschillen
tussen R11 en R12? Wat zijn de
voordelen?
✓ Grip op uw Crediteurenadministratie
Bellen uw crediteuren geregeld over de
status van facturen? Hoe zorgt u ervoor dat
de facturen goed en snel afgehandeld
worden? Welke rapportages helpen u uw
periodeafsluiting soepel te laten verlopen?
✓ Grip op uw Debiteuren- en kasboek-
administratie
Tijdens deze opleiding staan we vooral stil
bij de periodeafsluiting, de bijbehorende
boekingsgangen en de benodigde rap-
portages. U verdiept hierdoor uw kennis en
u krijgt een goed beeld van de debiteuren-
en kasmodule.
✓ Grip op uw Inkoopadministratie
De nadruk bij deze opleiding ligt op het
beheersen van de periodesluiting. Welke
rapporten helpen om de aansluitingen te
vinden en hoe krijgt u controle op het
gehele proces?
De F4F Opleidingen methodiek,
net even anders
De opleidingen worden op verschillende
manieren gegeven en zijn vooral praktijk
gericht. Geen saaie droge kost maar
interactief het proces of een module
doorgronden. Bij een aantal oplei-
dingen wordt de lesstof uitgelegd
aan de hand van een presentatie,
bij andere opleidingen gaat de
medewerker zelf achter de
computer zitten. Uiteraard is het
mogelijk om tijdens alle opleidingen
vragen te stellen aan de docent.
Met waardevolle kennis weer naar
huis is ons doel.
Meer informatie
Wilt u meer informatie over de inhoud van de
opleidingen of de locaties waar ze worden
gegeven? Kijk dan op www.f4fopleidingen.nl
CO
LOFO
N Eindredactie:
Berry Clemens
Marjan van der Marel
Teksten:
Berry Clemens
Marjan van der Marel
Fotografie:
Louis Haagman -
Zomertijd Fotografie
Fit 4 Finance/ OC-C
Ontwerp:
Sharon Sutherland -
Concept & Design
Drukwerk:
Roto Smeets
Verspreiding:
Oracle E-Business
Suite gebruikers
Redactieadres:
Transform Magazine
Rijksstraatweg 7
3316 EE Dordrecht
Tel: 078 653 45 65
Bedrijf: .................................................................................
Naam: .................................................................................
Functie: .................................................................................
Adres: .................................................................................
Postcode:.................................................................................
Plaats: .................................................................................
Email: .................................................................................
Tel: .................................................................................
Kopieer en stuur naar:
Antwoordnummer 6034
3301 VA Dordrecht
Kom Kennismaken Kaart:
o Accounting Services
o Opleidingen
o Testing
o Controlling
o BPO – Gratis Quickscan
o Implementatie EBS
o Functioneel Beheer EBS
o Hosting/DBA
o Permanence
o More4Apps
o Excel4Apps
(Streep keuzes aan / Email: transform@f4f.nl)
16
LEER MOEITELOOS WERKEN MET ORACLE
Recommended