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TRABAJO DE INVESTIGACION
“Herramientas Administrativas”
INTEGRANTES: Jessica Bouyer Rojas Alisson Cruz Cortes Johanna Plaza Arancibia
En toda empresa siempre se presentaran problemas que obstaculizan y retrasan la realización de los objetivos, por eso no se puede confiar en métodos de tanteo o juicio empíricos a la hora de buscar solución.
Por ello, el uso de Herramientas Administrativas puede ser la llave y el mejor aliado para la dirección de la empresa en la toma de decisiones, contribuyendo a fortalecer la estrategia empresarial y, por supuesto apoyarán las medidas de desempeño, que al ser planeadas implantadas y verificadas conducen al mejoramiento continuo y a dar respuesta a los cambios derivados de la globalizaciones.
Empleando criterios adecuados e incrementando la efectividad organizacional desde la perspectiva de planeación estratégica.
A continuación presentamos un breve resumen de 4 tipos de Herramientas Administrativas que puede utilizar la empresa frente a un problema.
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1. LAS HERRAMIENTAS PARA LA SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO
A nivel empresarial el concepto de Simplificación del trabajo, se le llama a las tareas que
son realizadas de forma periódica y bajo procedimientos o planes de trabajo que son
organizados y que ayudan en cierta forma a facilitar las funciones y/o tareas.
Desde las funciones administrativas se pueden determinar mecanismos que nos permitan
llegar al punto de equilibrio entre empleado y trabajo y así poder definir un punto de
equilibrio y ser equitativos al minuto de definir tareas. Esto ayudará en forma paulatina
a descongestionar el stress mental como físico con el conjunto de tareas involucradas.
A medida que los tiempos han ido mejorando y las funciones organizacionales van
aumentando es necesario poder determinar y minimizar, por ejemplo en el número de
costos de operaciones administrativas, ya sea trámites varios, la eliminación de
información impresa; los trabajos muchas veces se simplifican, es por tal razón que se
deben implementar mecanismos que permitan poder mantener motivados o llevar a
puntos de satisfacción entre el trabajador y las tareas o labor reduciendo los esfuerzos
para lograr los objetivos solicitados.
La medición de los horarios de trabajo facilita la fijación de planes organizacionales que
determinen y establezcan un cierto equilibrio para así poder mejorar la eficiencia.
Detectando aquellos problemas y poder verificar u obtener como resultado los
requerimientos del personal.
Para una complementación efectiva se han creado técnicas que ayudan a implementar la
labor en función de un mejor análisis y por otro lado la investigación, y el análisis a su vez
han simplificado el trabajo, todo esto es aplicado en forma paulatina y siguiendo un orden
que ayudan en cierto modo a entender, cambiar y discutir sobre los resultados de las
evaluaciones aplicadas..
1.1. COMO TÉCNICAS DE EVALUACIONES MÁS CONOCIDAS, PODEMOS ENCONTRARNOS CON:
1.1.1. Mediciones de trabajo: Determina y mide la igualdad en relación al volumen que
existe de trabajo entregado a cada trabajador y así poder lograr una mayor eficiencia en
las labores conjuntas y compartidas y generar proporción y equidad.
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1.1.2. Cuadro de distribución de trabajo: Inicialmente, acá se tiende a identificar cuál
será la mejor forma para la distribución del trabajo y así poder aprovechar todas las
habilidades y/o condiciones laborales de los empleados y no toparnos con duplicidad de
funciones. Esto se puede discutir ya sea en reuniones de trabajo lo que llevará a hacer
una distribución más eficaz del trabajo.
1.1.3. Estudio de tiempo y movimientos: Acá lo principal es determinar los tiempos en
cada uno de los procesos. Generalmente se aplica a trabajos repetitivos y de
operatividad.
1.1.4. Estudio de tiempo y movimiento: Como su nombre lo dice, es determinar el
tiempo real y efectivo en el cual se realiza una actividad, con lo cual se determina y
analiza estadísticamente la eficiencia con la cual se realiza (trabajos operativos y
repetitivos es donde mayormente se aplican este tipo de estudio)
1.1.5. Diagrama de procedimientos o procesos: Es el listado secuencial de las tareas
o funciones a realizar y con ello se logran entender las funciones y trámites de un lugar de
trabajo. Se basa en la descripción secuencial de las funciones que realiza una persona y
son comparadas en forma secuencial con los que se entrelazan en el inicio de la función
hasta que esta fue terminada determinando los tiempos en cada uno de los procesos.
1.1.6. Flujogramas: Es un esquema que ayudan a conocer el vínculo entre el
funcionario y/o empleado de un departamento determinado y las funciones o tareas y cuál
es su responsabilidad en la ejecución de las mismas. Además determina el orden
jerárquico en las supervisiones de cada una de ellas.
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1.1.7. Diagrama de recorrido: Acá se muestra la asignación de espacios ya sea oficina
o distribución de plantas de trabajo y tratar de reducir los tiempos en traslados de
personal, materiales, transportes dentro de la organización y con ellos podemos
determinar por qué se producen los tiempos muertos o bien ociosos.
1.1.8. Carta Gantt: Procedimiento empleado para la planeación y programación de
proyectos y trabajos a realizar en un tiempo prolongado, es realizar una matriz de dos
entradas en donde se contralan los tiempos (fechas) v/s actividades que se irán
desarrollando lo que ayuda a determinar avances y retrasos que se van produciendo en la
ejecución y poder corregirlos.
1.1.9. Grafica CPM: Es un método que sirve para la planificación, el control y
programación de proyectos y que en su gráfica se represente el desarrollo de las
actividades o tareas que componen el proyecto, con la idea de poder minimizar tiempos y
recursos, determinando así las actividades, y su duración. El propósito es poder anticipar
los términos e ir modificando sin alterar la finalización se genera de derecha a izquierda y
en donde se van restando los tiempos de cada actividad. (Trayectoria Crítica)
1.1.10. Gráfica PERT: Al igual que la gráfica CPM, es utilizada para planear, programar y
controlar los procesos y estados de avances de producciones, proyectos, trabajos. Se
basa en estados cuantitativos. Es un gráfico de flechas en donde se identifica el trabajo a
realizar y los objetivos que se quieren alcanzar. Su utilización se desarrolla
principalmente en los estados de avances de proyectos, sus tiempos, desarrollos y
finalización en el análisis y se dividen en tiempo normal, optimista y pesimista.
1.1.11. Diagrama de Ishikawa Es una técnica de análisis de causa y efecto (está
relacionada también dentro de la técnica de los arboles) y se relaciona con un problema
determinado y las posibles causales que pueden provocarlo, es muy útil ya que simplifica
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sistemáticamente la resolución o análisis de problemas, se pueden entender ya que es
muy simple. También es conocido como Diagrama de espina de pescado o Causa Efecto.
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2. LAS HERRAMIENTAS DE PLANEACIÓN ADMINISTRATIVAS
Este es un proceso en donde se realiza la planificación es decir analizar una situación
determinada, establecido una visión, misión, objetivos y se definen las estrategias de
acción que es como queremos conseguir o lograr dichos objetivos.
La forma o tamaño de una empresa u organización no es requisito para lograr el éxito y
realizando los pasos necesarios y en forma ordenada de seguro evitará riesgos del
fracaso.
Se puede comparar entre una planeación formal e informal sus ventajas y desventajas
Planificación Ventaja Desventaja
Formal
Estructurada Se requiere de esfuerzoSe puede hacer seguimiento Se necesita disciplina
Se puede delegar
Cauntificación financiera sepuede alterar el equilibroplaneación-control
Existe participaciónSe basa en el análisisDa claridad a los problemasSe deben fijar objetivosExiste comunicaciónHace y forma ejecutivos
Formal
Informal
Es rápida Exige de un mayor esfurzoFunciona bajo instinto Es personal de poca participaciónbajo costo Se general cambios sin avisoNegocios de estilos simples Reactiva más que creativa
Se trabaja bajo presión.
Informal
2.1 Importancia de la Planeación
Toda planificación en cualquier organización está desarrollada básicamente para
establecer métodos racionales de los recursos, reduciendo con ello las dudas que se
puedan generar en un futuro, preparando a la empresa frente a emergencias que se
puedan presentar con mejores posibilidades de éxito. Con esto se logra eliminar la
improvisación y se fomenta claramente hacia la eficiencia.
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2.2 Modelos de Planeación: Herramientas y Técnicas
Este en si comprende la selección de metas en la organización, mediante la planificación
de objetivos y estrategias para alcanzar esas metas.
2.2.1 Selección de los objetivos a planear
Este punto se basa principalmente en los cambios que se experimentan en la
organización con las modificaciones y las nuevas técnicas que se implementan tanto
físicas como humanas, también verse en la búsqueda de oportunidades, mejoras.
2.2.2 Técnica de la pecera:
Esta técnica se basa en sentar a una personal en el centro de un circulo y tiene que
expresar ideas o puntos de vista de un tema en particular relacionado con la organización
e ir generando ideas que luego se irán tomando en consideración en un conjunto. Esto se
basa también en técnica de liderazgo
2.2.3 Técnica del grupo nominal (TGN)
Es utilizada para la generación de ideas y analizar problemas, es una metodología
estructurada, en donde se junta un gran número de conclusiones sobre situaciones que
se plantean. Acá se determina un consenso rápido en donde se priorizan y generan
ideas para la solución de problemas. Esta técnica se desarrolla en 6 etapas: a) definir la
tarea, b) Generar ideas, c) Registrar ideas, d) clarificar ideas, e) Hacer selección, f)
Determinar la prioridad.
2.2.4 Lluvias de ideas
Es una técnica que sirve para resolver o bien buscar problemas puntuales, se trabaja en
grupo de no más de 10 personas y sirve para poder eliminar juicios, pensar libremente,
entregar ideas frente a problemas y posibles soluciones, etc.
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2.2.5 Análisis de madurez:
Acá la idea es poder identificar la etapa en la cual se encuentra nuestra empresa u
organización, también definir el tipo de organización que queremos y en que minuto
podemos tomar nuevas ideas para reestructurar y no permitir su declive más bien que
pueda mantenerse dentro del Ciclo de la Vida.
2.2.6 Las 5 fuerzas de Porter
Acá nos basamos en la medición de rentabilidad, los mecanismos para enfrentarnos
frente a la competencia, poder analizar las 5 fuerzas que nos permiten determinar cuáles
son aquellos aspectos que tienen incidencia o impacto en nuestro crecimiento, cuales son
las tendencias y las reglas o restricciones.
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2.2.7 Análisis FODA
Es una técnica basada en la planificación corporativa. Es de tipo gerencial, que sirve
tanto para empresas públicas como privadas y la que permite evaluar la situación por la
cual pasa la empresa, proyectarla a futuro y de qué manera influyen los factores externos,
y verlos como amenazas u oportunidades y que inciden en la búsqueda de la misión,
objetivos y metas de una organización, como sus características internas que tienen que
ver con las Fortalezas y Debilidades.
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3 HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA CONTINUA
El concepto de mejoramiento continuo tiene sus inicios en 1940, primero con los
planteamientos de W Shewart y luego con el ciclo de E Deming, conocido también como
ciclo PHVA (planear, hacer, verificar y actuar). Más tarde se unen a estos planteamientos
las teorías de J Harrington (buscando las mejores prácticas desde los procesos de
mejoramiento continuo) y Vicente Falconi, padre del gerenciamiento de la rutina para la
gestión de los procesos como parte fundamental de la calidad, utilizando el ciclo de
Deming.
En este proceso de adaptación a las nuevas exigencias del mercado, las empresas
necesitan profesionales adecuadamente preparados para la planificación del diseño y la
implantación de los procesos internos en el ámbito de la gestión de la Calidad
encaminando a la empresa hacia la Calidad Total.
3.1 MEJORAMIENTO CONTINUO GRADUAL VERSUS MEJORAMIENTO
RADICAL
El mejoramiento Continuo se apoya en la gerencia de procesos y en la planeación
estratégica de la organización: genera aprendizajes, innovaciones y nuevas formas de
trabajo. Al ser estructurado, reduce los errores en los bienes intangibles, creando
oportunidades de mejoramiento. Además garantiza el logro de las metas propuestas.
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3.2. CUADRO DIMENSIONES Y ESCENARIOS DEL MEJORAMIENTO
CONTINUO
EscenarioDimensión
Kaizen : Reducción de Costos
Paridad Competitiva
Dominio Revolucionario
1. Efecto Largo Plazo Corto PlazoA largo plazo y larga duración para modificar reglas
2. Paso Pequeños pasos para recortar costos
Grandes pasos para recuperarse
A grandes pasos, para ponerse fuera del alcance
3. Tiempo Continuo y en aumento
Continuo y no progresivo
Intermitente y no en aumento
4. Cambio Gradual y Constante
Abrupto y orientado externamente
Reestructuración revolucionaria
5. Implicación Se da en todo el mundo
Lo conduce la competencia externa
Procesos motivados por investigación y desarrollo
6. Enfoque Esfuerzos individuales
Estrategas y dueños de procesos clave
Colaboración Multifuncional
7. Modo Mantenimiento y Perfeccionamiento
Desecha y construye para recuperarse
Empezar de nuevo
8. Motor Know-how Desafíos competitivos
Se hace reinvención
9. Requisitos Pequeñas inversiones grandes esfuerzos
Gran Inversión pocos esfuerzos
Mucha inversión muchos esfuerzos
10. Orientación del esfuerzo
Personal y prácticas diarias
Procesos de referenciación
Procesos de rediseño
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competitiva revolucionario
11. Criterios de Evaluación
Procesos y esfuerzos para obtener mejores resultados
Los resultados se demuestran con el proceso de paridad.
Perfeccionamiento de la actuación “en orden de importancia” con indicadores clave
12. Ventaja Funciona con economías de lento crecimiento
Más adecuado para economías de crecimiento rápido en la que es crucial seguir los pasos
Utilizada cuando se precisa un cambio radical en el diseño para recuperar rápidamente la distancia con la competencia
El mejoramiento continuo se apoya en la herramienta de solución de problemas,
instrumento que es posible usar a partir del trabajo en equipo, de la planeación.
3.3. HERRAMIENTAS
Para el análisis y solución de los problemas que conducen hacia el mejoramiento continuo
se utilizan herramientas administrativas y técnicas.
3.1.1. Los objetivos de las herramientas para la mejora son:
Detectar problemas
Delimitar el área del problema
Estimar factores que probablemente provoque problema
Determinar si el efecto tomado como problema es cierto o no
Prevenir errores debido a omisión, rapidez o descuido
Confirmar los efectos del mejoramiento
Detectar los desfases
Si las herramientas se aplican de la forma correcta solucionan hasta un 95% de
problemas.
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CONCLUSIONES
Las herramientas de mejora continua están pensadas para buscar debilidades en los
procesos, servicios y productos. Estas se centran en señalar las áreas de mejora que más
beneficios pueden aportar al trabajo.
En un entorno empresarial cada vez más competitivo las empresas deben incorporar la
calidad como un elemento clave en sus sistemas de gestión para satisfacer las
necesidades de los clientes, reducir los costos y alcanzar las mayores cuotas de
exigencia con el fin de mejorar su posición competitiva en el mercado.
Este tipo de herramientas está muy ligado a sistema de calidad como son las Normas
ISO, en la que el mejoramiento continuo es extensivo a los clientes internos (Empresa,
Trabajadores) y externos (clientes, Proveedores), ya que en la medida que avancemos en
detectar, identificar y corregir nuestras falencias daremos un mejor servicio, una mejor
imagen y una consolidación de nuestro objetivo que es proveer un marco estructurado de
soluciones a problemas, toma de decisiones y acciones de mejora
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BIBLIOGRAFIA
- Aldana de la Vega, Luz Ángela. Administración por Calidad - 1ra. Edición – Editorial ALFAOMEGA
-- Koontz, Harold. Administración perspectiva global y empresarial - 14° Edición-
Editorial MC GRAW HILL -
- Lazzaro, Víctor. Sistemas y Procedimientos - 2da Edición – Editorial DIANA
PPT Gestion del Cambio – Empresas Deloitte
PPT Introducción a la metodología LEAN
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