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arquivologia
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Gesto de arquivos e Documentao
Professor
Ricardo Jos Ferreira de Brito
Teoria ArquivsticaPrincpios e Conceitos
A Teoria Arquivstica, tambm conhecida como Arquivologia,pode ser entendida como um conjunto de princpios, conceitos etcnicas a serem observados na produo, organizao, guarda,preservao e uso de documentos em arquivos.
H 2 (dois) aspectos que devemos salientar sobreArquivologia
a) O primeiro refere-se aos grandes volumes de documentosacumulados diariamente pelas organizaes, o que exige umamaior sofisticao dos esquemas de classificao e;
b) O segundo relaciona-se ao desenvolvimento terico daorganizao de documentos arquivsticos.
Teoria ArquivsticaPrincpios e Conceitos
Princpios:
Os princpios arquivsticos constituem o marco principal dadiferena entre a Arquivstica e as outras cinciasdocumentrias.
Teoria ArquivsticaPrincpios e Conceitos
Princpio da Provenincia:
Fixa a identidade do documento, relativamente a seuprodutor. Por este princpio, os arquivos devem serorganizados em obedincia competncia e s atividades dainstituio ou pessoa legitimamente responsvel pelaproduo, acumulao ou guarda dos documentos.
Arquivos originrios de uma instituio ou de uma pessoadevem manter a respectiva individualidade, dentro de seucontexto orgnico de produo, no devendo ser mesclados aoutros de origem distinta.
Teoria ArquivsticaPrincpios e Conceitos
Princpio da Provenincia: Respeito ao fundo: conjunto de documentos de uma mesma
provenincia (instituio)
Fundo aberto Em atividade
Fundo Fechado Atividade encerrada
Teoria ArquivsticaPrincpios e Conceitos
Princpio da Organicidade:
As relaes administrativas orgnicas se refletem nosconjuntos documentais. A organicidade a qualidadesegundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funes eatividades da entidade produtora/acumuladora em suasrelaes internas e externas.
Um documento de arquivo retirado do seu conjunto, perdemuito do seu significado
Teoria ArquivsticaPrincpios e Conceitos
Princpio da Unicidade:
No obstante, forma, gnero, tipo ou suporte, os documentosde arquivo conservam seu carter nico, em funo docontexto em que foram produzidos.
Teoria ArquivsticaPrincpios e Conceitos
Princpio da Indivisibilidade ou integridade:
Os fundos de arquivo devem ser preservados sem disperso,mutilao, alienao, destruio no autorizada ou adioindevida.
Teoria ArquivsticaPrincpios e Conceitos
Princpio da Cumulatividade:
O arquivo uma formao progressiva, natural e orgnica.
Teoria ArquivsticaPrincpios e Conceitos
Princpio do respeito a ordem original:
Os documentos devem ser no arquivo na mesma ordem quelhe foi atribuda nos setores que os criaram.
CONARQ
O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ um rgocolegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministrio daJustia;
Tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivospblicos e privados, como rgo central de um Sistema Nacionalde Arquivos
Exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo.
Foi criado pelo art. 26 da Lei n 8.159/91 e regulamentadopelo Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002.
CONARQ COMPETNCIAS
Estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacionalde Arquivos -SINAR, visando gesto, preservao e ao acessoaos documentos de arquivos;
Promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos eprivados com vistas ao intercmbio e integrao sistmica dasatividades arquivsticas;
Propor ao Ministro de Estado da Justia normas legaisnecessrias ao aperfeioamento e implementao da polticanacional de arquivos pblicos e privados;
Zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legaisque norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos pblicos;
CONARQ
Estimular programas de gesto e de preservao dedocumentos pblicos de mbito federal, estadual, do DistritoFederal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrnciadas funes executiva, legislativa e judiciria;
Subsidiar a elaborao de planos nacionais dedesenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da polticanacional de arquivos pblicos e privados;
CONARQ
Estimular a implantao de sistemas de arquivos nos PoderesExecutivo, Legislativo e Judicirio da Unio, dos Estados, doDistrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dosMunicpios;
Estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados; Identificar os arquivos privados de interesse pblico e social, nos termos do art. 12 da Lei no 8.159, de 1991;
Propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Ministrode Estado da Justia, a declarao de interesse pblico e socialde arquivos privados;
CONARQ
Estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos quedesenvolvam atividades de arquivo nas instituies integrantesdo SINAR;
Recomendar providncias para a apurao e a reparao de atoslesivos poltica nacional de arquivos pblicos e privados;
Promover a elaborao do cadastro nacional de arquivospblicos e privados, bem como desenvolver atividadescensitrias referentes a arquivos;
CONARQ
Manter intercmbio com outros conselhos e instituies, cujasfinalidades sejam relacionadas ou complementares s suas, paraprover e receber elementos de informao e juzo, conjugaresforos e encadear aes;
Articular-se com outros rgos do Poder Pblico formuladoresde polticas nacionais nas reas de educao, cultura, cincia,tecnologia, informao e informtica.
SINAR
O art. 26 da Lei n 8.159/91, no s criou o Conselho Nacionalde Arquivos - CONARQ como institui tambm o SistemaNacional de Arquivos - SINAR, cuja competncia,organizao e funcionamento esto regulamentadospelo Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002.
De acordo com esse dispositivo legal, o SINAR tem porfinalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicose privados, visando gesto, preservao, e ao acesso aosdocumentos de arquivo.
SINAR Compete aos integrantes do SINAR:
promover a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aosdocumentos na sua esfera de competncia, em conformidade com asdiretrizes e normas emanadas do rgo central;
disseminar, em sua rea de atuao, as diretrizes e normasestabelecidas pelo rgo central, zelando pelo seu cumprimento;implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de forma agarantir a integridade do ciclo documental;
garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;apresentar sugestes ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR;
proporcionar aperfeioamento e reciclagem aos tcnicos da rea dearquivo, garantindo constante atualizao.
Os integrantes do SINAR seguiro as diretrizes e normas emanadas doCONARQ, sem prejuzo de sua subordinao e vinculaoadministrativa.
Teoria das Trs Idades
Corresponde ao ciclo vital das informaes
Baseada no uso dos arquivos pelas organizaes ou grau defrequncia de uso
Segundo Marilena Leite Paes, as 3 idades so complementares.Cada uma delas corresponde a uma maneira diferente deconservar e tratar os documentos e, consequentemente, umaorganizao adequada.
3 idades, 3 ciclos, 3 estgios
Primeira idade; segunda idade; terceira idade.
Corrente, intermedirio, permanente.
Teoria das Trs Idades
Primeira idade (arquivo corrente)
so aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentao,constituam objeto de consultas frequentes;
Vinculados ao objetivo imediato;
Contribuem para a tomada de decises;
Contribuem para a execuo das atividades;
Devem ser preservados junto aos rgos produtores ou osque usam frequentemente.
Fcil acesso
Teoria das Trs Idades
Segunda idade (arquivo intermedirio) Originados dos arquivos Correntes; Uso pouco frequente; por razes de interesse administrativo, aguardam a sua
eliminao ou recolhimento para guarda permanente; Mantidos por precauo; No h necessidade de serem guardados prximos aos
escritrios Permanncia transitria Liberar espao no arquivo corrente
Teoria das Trs Idades
Terceira idade (arquivo permanente)
Conjunto de documentos preservados ou guardados emfuno do seu valor;
Podem ter valor histrico, probatrio e informativo, e porisso devem ser definitivamente preservados;
Documentos que foram produzidos a muito tempo;
Pouqussimo Uso;
Teoria das Trs Idades
TRANSFERNCIA E RECOLHIMENTO Arquivo corrente para o arquivo intermedirio TRANFERNCIA;
Arquivo Intermedirio para o arquivo permanente RECOLHIMENTO.
OBS: Alguns documentos do arquivo corrente podem serrecolhidos sem, necessariamente, passar pelos arquivosintermedirios; e um arquivo permanente pode voltar a serarquivo corrente.
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