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Gestión Documental
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TALLER N° 1
LUIS YOVANI GONZALEZ CEDIEL
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
TALLER N° 1
LUIS YOVANI GONZALEZ CEDIEL
DOCENTE: LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
TAREA (En issuu)
(Individual)
Tomando como referencia el material dado en la primera unidad y lo que usted investigue en otras
fuentes, realice lo siguiente:
1. Averigüe como se originó la Gestión Documental, puede tomar como base el siguiente
documento “GESTIÓN DOCUMENTAL” que puede encontrar en
http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf
2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo
General de la Nación.
3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición
que da del mismo el AGN.
4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado?
5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos?
6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?
7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21?
8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.
9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión
Documental?
10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documetal?
11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles etapas
comprenden.
12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un
Programa de Gestión Documental para las empresas.
13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco
Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera
apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por
la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la
entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada
una su explicación.
14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos. Con estos
puntos presente elabore un documento en PDF y súbalo a ISUU teniendo en cuenta la guía.
Posteriormente, en la ventana correspondiente a la tarea en plataforma ubique su nombre y el
enlace correspondiente(URL) donde quedó su trabajo en ISSUU.
1. Origen de la Gestión Documental
En los inicios, la gestión documental ha existido desde hace miles de años.
Las bibliotecas antiguas organizaban listados de documentos por carpetas
y categorías (ej. La biblioteca del Vaticano todavía organiza sus
documentos por categorías).
Posteriormente –el desarrollo del sistema decimal nos permitió obtener
ayuda para encontrar los libros y documentos más fácilmente en una
biblioteca pública, mediante las fichas/catalogo que ayudaban a encontrar
la sección y el libro buscado.
En las oficinas se llenan papeles por sistema (las oficinas tienen diferentes
sistemas, diferentes estructuras organizativas, diferentes herramientas de
localización, etc...). Pero la gestión documental supone un punto crítico, si
no se gestiona correctamente puede suponer un caos total a nivel de donde
se almacenan los documentos y como se indexan y distribuyen los mismos
(lo fácil que es encontrar un documento).
Inicio de las Computadoras, en los inicios del sistema operative DOS, los
documentos comenzaron a organizarse en diferentes discos "floppy disks" (de 5'
25" o 3' 5" pulgadas y con capacidad para 512Kb o 1024Kb) donde se etiquetaban
manualmente y se guardaban en cajas tipo archivador para poder encontrar el
disco apropiado según el documento que se necesitaba.
El nombre del fichero digital también intentaba relacionar el contenido del mismo,
así se creaban documentos con el nombre NOMBRECLIENTE.FAC o
NOMBRECLIENTE.CON según si el documento era una factura o un contrato.
Con todo ello se conseguía un sistema de gestión documental rudimentario y que
dependía mayoritariamente del trabajo manual de los usuarios responsables de la
empresa.
Con el crecimiento de los sistemas Windows y Max, con interfaz gráfica
incorporada, el concepto de las carpetas desarrollaron la necesidad de organizar
los documentos en los propios sistemas. Las carpetas reemplazaron a los "floppy
disks" y los documentos eran almacenados en discos duros "hard drives", y
posteriormente cuando aparecieron los servidores (dentro de los discos duros de
los servidores), todo ello sin embargo bastante parecido al método con discos
"floppy disks".
A partir de este momento los documentos no tenían por qué estar presentes en
formato de papel pero cada documento en papel tenia un fichero digital que lo
referenciaba o identificaba, en cambio la información digital no debe tener
necesariamente tener un componente en papel.
En el siglo 21, con el avance de los formatos digitales en lugar de los documentos
tradicionales, los documentos se visualizan ahora como registros y datos adjuntos
que comprenden a información digital como (fotografías, imágenes, sonidos,
correos, folletos, presentaciones, videos, y por supuesto documentos escritos "que
se comprenden por cualquiera de los anteriores").
Los documentos en papel pueden estar en un solo sitio al mismo tiempo, en su
lugar los documentos digitales están disponibles en cualquier lugar y múltiples
usuarios pueden acceder a ellos simultáneamente.
2. Archivo General de la Nación
Según el Archivo General de la Nación la Gestión Documental es la encargada de
la conservación, uso y descarte de los documentos. Su objetivo es lograr
documentación exacta de las políticas y procedimientos de una organización.
Podemos determinar que la Gestión Documental es el conjunto de normas
técnicas y prácticas cuyo fin es administrar el flujo de documentos dentro de una
organización, permitiendo la recuperación, tiempo de vida, uso y descarte de la
información, aplicando principios de racionalización y economía.
3. AGN
Documento
Es la prueba o testimonio de un acto que tiene información relacionada con una
institución u organización en el desarrollo de sus funciones y actividades, puede
presentarse de forma física o digital.
Documento de Archivo
Un documento de archivo es el resumen de la información que produce una
persona u organización en el ejercicio de sus actividades, dicha información debe
tener valor económico, social, cultural, científico, etc. que debe ser conservada.
En este punto se excluyen documentos que puedan ser conservados como
material de referencia u otro tipo de información que sea guardada para ser
expuesta al público.
4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación?
La Corona española, desde el comienzo mismo de la Conquista, pretendió
proteger la documentación generada por la administración indiana. Así, Francisco
Pizarro recibió la orden de conformar archivos oficiales y que tal disposición se
siguiera en todas las posesiones españolas.
En consecuencia, Sebastián de Belalcázar ordenó hacia 1535 que se depositaran
en un arca libros y registros de aquello relativo al gobierno de la naciente ciudad
de Quito.
Años más tarde, hacia 1567, la Real Audiencia y Cancillería del Nuevo Reino de
Granada dispuso la creación de un archivo, para evitar la pérdida de documentos
a causa de los continuos incendios que se sucedían en los sitios de su custodia.
La referencia documental más antigua sobre el establecimiento de archivos
oficiales en Colombia, la encontramos en el Libro de Acuerdos de la Real. En el
Libro de Acuerdos de la Real Audiencia de Santafé, se precisó entonces, que por
orden de Andrés Díaz Venero de Leiva, presidente de la corporación y gobernador
del Nuevo Reino, "se tenga un archivo en el cual estén todos los papeles, cuentas
y libros tocantes a la dicha Hacienda Real después que este Reino se descubrió y
los que adelante se ofrecieren y hicieren de nuevo, porque de no se haber hecho
hasta aquí ha habido grandes inconvenientes y no tan buen recaudo en los dichos
papeles y cuentas como convenía, y se han quemado y perdido muchos por estar
en buhíos y casas de paja..."
El Archivo General de la Nación fue creado a través de la Ley 80 de 1989.
5. Sistema Nacional de Archivos
Es el conjunto de instituciones archivísticas que desean pertenecer al sistema,
estas deben tener funciones privadas y públicas y pueden ser de orden
nacional, distrital, departamental o municipal, y de las comunidades indígenas
creadas por ley. Articuladas dentro de ellas permiten la homogenización y
normalización de procesos archivísticos, promoviendo el desarrollo de estos
centros de información.
El Sistema Nacional de Archivos recibe orientación del Archivo General de la
Nación quien aporta a la construcción de la política archivística en Colombia,
brindando asesoría sobre su organización, manejo, preservación, servicio,
conservación y control de los archivos.
Para su desarrollo, el Decreto 4124 de 2004 define las instancias de
articulación así:
• En el nivel Nacional
Órgano Coordinador: Archivo General de la Nación.
Instancias Asesoras: Comités Técnicos.
• En el nivel Departamental
Órgano Coordinador: Archivo General del Departamento.
Instancia Asesora: Consejo Departamental de Archivos.
• En el nivel Distrital
Órgano Coordinador: Archivo General del Distrito.
Órgano Asesor: Consejo Distrital de Archivos.
• En el nivel Municipal
Órgano Coordinador: Archivo General del Municipio.
Órgano Asesor: Consejo Municipal de Archivos.
6. Art. 3 Ley 594 de 2000.
7. Se establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de
gestión documental, se señalan los procesos archivísticos, la formación de
archivos a partir del concepto de archivo total, la obligatoriedad de las
tablas de retención, la reglamentación de los documentos contables,
notariales y otros y la obligación de los inventarios documentales.
8. Objetivos
Objetivo General
Normalizar el programa de forma sistemática para la orientación de
entidades y hacer más eficiente su implantación.
Objetivos Específicos
Definir el Programa de Gestión Documental en términos de procesos
durante el ciclo vital del documento, actividades, flujos de información,
formatos establecidos y aplicables.
Estructurar el Programa de Gestión Documental, metodología y los
procedimientos que orienten armónicamente su desarrollo en una
institución.
Señalar la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas impartidas
por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la gestión
documental.
9. Aspectos
Administrativos
Un programa debe poseer trasparencia como también deberá simplificar
trámites en el manejo de la documentación.
Económicos
- Reducción de costos en la conservación de documentos que no son
necesarios o no tienen un valor considerable
- Destino de los recursos
Archivísticos
Principio de procedencia y principio de orden original. Ley 594 de 2000
10. Procesos de un programa de gestión documental
La Ley 594 de 2000 en su artículo 22 establece que la gestión de documentos
dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la
producción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición
final de los documentos.
Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental,
se determinan los siguientes procesos relacionados entre sí y se desarrollarán
en las unidades de correspondencia durante las etapas del ciclo vital del
documento.
- Producción
- Recepción
- Distribución
- Trámite
- Organización
- Consulta
- Conservación
- Disposición final del documento
Producción documental
Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones
Marco normativo
Ley 43 de 1913
Código Penal Artículos 218 al 228 y 231
Código de Procedimiento Penal Artículos 261, 262 y 263
Código de Comercio Artículos 48, 51 y 54
Decreto 2649 de 1993 Artículo 123
Decreto 1584 de 1994
Decreto 2150 de 1995
Acuerdo AGN 060 de 2001
Circular Interna AGN N° 13 DE 1999
NTC 1673
NTC 222:1986
NTC 2676
NTC 3393
NTC 4436
Recepción de documentos
Conjunto de operaciones de verificación y control que realiza una institución para
la admisión de los documentos remitidos a una persona natural o jurídica.
Marco Normativo
Constitución política Artículo 15
Decreto 2150 de 1995 Artículos 1, 11 y 32
Acuerdo AGN 060 de 2001
Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12
Distribución de documentos
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
Marco normativo
Decreto 229 de 1995
Decreto 2159 de 1995 Artículo 25
Acuerdo 060 del 2001 Artículo 3
Trámite de documentos
Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de
su función administrativa.
Marco Normativo
Constitución Política Artículo 23
Ley 58 de 1982
Decreto 01 de 1984
Decreto 2150 de 1995 Artículos 6, 16, 17, 22 y 25
Decreto 1222 de 1999 Artículo 33
Acuerdo AGN 060 de 2001 Artículos 3, 6 y 8
Organización de los documentos
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los
documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.
Marco Normativo
Ley 4 de 1913 Artículos 229 y 337
Ley 80 de 1993 Artículo 55
Código de Comercio Artículo 60
Decreto 1382 de 1995
Decreto 254 del 2000
Decreto 4124 de 2004
Acuerdo AGN 007 de 1994
Acuerdo AGN 09 de 1995
Acuerdo AGN 12 de 1995
Acuerdo AGN 09 de 1997
Acuerdo AGN 16 de 2002
Acuerdo AGN 030 de 2002
Acuerdo AGN 041 de 2002
Acuerdo AGN 042 de 2002
Acuerdo AGN 015 de 2003
Acuerdo AGN 02 de 2004
Acuerdo AGN 07 de 2002
Acuerdo AGN 01 de 2003
Circular AGN 07 de 2002
Circular AGN 01 de 2003
Circular AGN-DAFP N° 004 de 2003
Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004
Circular AGN 01 de 2004
Resolución AGN 147 de 1997
Resolución AGN 081 de 2001
Resolución AGN 183 de 2004
Resolución MinSalud 1995 de 1999
Resolución MinProtección Social 001715 de 2005
NTC 4095
NTC 5029
Consulta de documentos
Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la
información que contienen (GRGA).
Marco Normativo
Constitución Política Artículo 20
Ley 4 de 1913
Ley 57 de 1985 Artículos 1 y del 12 al 27
Decreto 01 de 1984
Decreto 2126 de 1992 Artículo 51
Acuerdo AGN 47 de 2000
Acuerdo AGN 56 de 2000
Conservación de documentos
Conjunto de medidas preventivas o correctivas, afoptadas para garantizar la
integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido
(GRGA).
Marco Normativo
Constitución Política Artículo 8 y 95
Código Procedimiento Civil Artículo 251
Ley 47 de 1920
Ley 14 de 1936
Ley de 1981 Artículos 1, 2, 3 y 4
Ley 63 de 1986
Ley 6 de 1992 Artículo 74
Ley 80 de 1993 Artículo 39
Ley 397 de 1997
Disposición Final de los documentos
Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su
conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en
las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.
Marco Normativo
Constitución Política Artículo 63, 70 y 71
Ley 47 de 1920
Ley 14 de 1936
Ley 163 de 1959
Ley 39 de 1981
Ley 80 de 1993 Artículo 39
Decreto 2527 de 1950
Decreto 3354 de 1954
Decreto 2620 de 1993
Decreto 960 de 1970
11. Tablas de Retención Documental
VENTAJAS DE LA ELABORACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL Y EL LEVANTAMIENTO TÉCNICO DE LAS TABLAS DE
VALORACIÓN DOCUMENTAL Y SU APLICACIÓN AL FONDO DOCUMENTAL
ACUMULADO
El proceso de elaboración de las Tablas de Retención documental para la entidad
gracias a la aplicación de la Tablas de Retención Documental facilita la
administración, racionalización en los procesos documentales y el manejo Integral
de la información, además que reduce en gran medida el exceso de documentos
que generalmente se conservan en la institución y que no son importantes para la
misma.
Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel.
Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos.
Reducción de los costes de archivado
Reducción de la recuperación de un documento.
Acceso concurrente a un documento.
Mejora de atención a los clientes.
Reducción de costes legales.
Reducción de costes de acceso a la documentación.
Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental específicos.
Incremento en la satisfacción de Usuarios.
12. Ventajas Programa Gestión Documental
El programa de gestión documental es una guía que permite definir el proceso que
debe tener todo documento en sus etapas.
Ventajas
Localización. Dónde se almacenarán los documentos. Cómo se accederá a
ellos
Ahorro de tiempo en la recuperación de un documento
Seguridad. Las normas de restricción del acceso al documento permite su
conservación
Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos
Productividad. Acceso mas eficiente
13.
ENUNCIADO EXPLICACION
Acuerdo AGN 060 De 2001
Por el cual se establecen pautas para la
administración de las comunicaciones
oficiales en las entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones
públicas
Define las clases de documentos y
forma de radicar, reglamenta acceso
y manejo de la correspondencia y
comunicaciones oficiales, internas,
externas, personal, entre otros.
Acuerdo AGN 002 de 2004
Por el cual se establecen los
lineamientos básicos para la
organización de fondos acumulados.
Establece los lineamientos a seguir
por las entidades del estado y las
privadas que prestan funciones
públicas, para la organización de
fondos acumulados y aplicación de
las TVD.
NTC 2223:1986
Equipos y Útiles de oficina. Tinta Liquida
para escribir.
Es una norma técnica en donde se
especifican las condiciones que
debe cumplir la tinta para impresión
de documentos, con el fin de
garantizar la perdurabilidad y
conservación en el tiempo.
Acuerdo N° 047 de 2000
Por el cual se establecen pautas para la
administración de las comunicaciones
Reglamenta el acceso a los
documentos con el fin de garantizar
su preservación, como fuentes de
oficiales en las entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones
públicas"
consulta y memoria histórica,
garantizando el cumplimiento de los
derechos y deberes de los
ciudadanos.
Decreto 2527 de 1950:
Procedimiento de microfilmen los
archivos y valor probatorio de las copias
fotostáticas de los documentos
microfilmados.
Es conveniente darle mayor
seguridad a los archivos, tanto
oficiales de la Administración
Pública, como a los demás de
interés colectivo, especialmente a
los de las instituciones de crédito y
las entidades vinculadas a la
economía y a la cultura patrias;
conservar los archivos en
condiciones de seguridad, economía
y eficacia.
14. Privacidad de los documentos
Constitución política de Colombia
Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y
familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar.
De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las
informaciones que hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en
archivos de entidades públicas y privadas.
- En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad
y demás garantías consagradas en la constitución.
- La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables.
Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los
casos y con las formalidades que establezca la ley.
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