System Informasi Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN

“Star Point : Bagaimana mengefisiensikan gaji & upah dengan kinerja karyawan?...”

-> Dalam perusahaan manufaktur, pembayaran kepada karyawan dikelola oleh departemen keuangan, pembayaran kepada karyawan dibagi menjadi 2 golongan :

1.GAJI adalah pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jejang jabatan manajer (jenjang karir), dan umumnya gaji dibayar secara tetap perbulan.

2.UPAH adalah pembayaran atas jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh) yang pada umumnya dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk.

-> Sistem manajemen sumber daya manusia atau sistem penggajian adalah serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengelolaan data terkait yang behubungan dengan pengelolaan karyawan secara efektif.

-> Kegiatan penting yang terkait dalam Sistem manajemen SDM adalah :

1) Seleksi calon karyawan.

2) Pelatihan (trainning).

3) Penempatan atau pengajuan karyawan baru.

4) Penggajian atau penentuan gaji, upah, atau insentif lainnya.

5) Evaluasi kinerja karyawan.

6) Pemberhentian karyawan.

-> Dari keenam kegiatan diatas, pada umumnya dibagi menjadi 2 kelompok aktivitas, yaitu:

a. Aktivitas penggajian (no. urut 4), adalah fungsi utama dari sistem penggajian yang secara organisatoris, biasanya dikelola oleh manajer keuangan.

b. Sedangkan kelima kativitas lainnya menjadi tanggung jawab dari manajer sumber daya manusia.

-> Sistem gaji dan upah diperlukan oleh perusahaan industri menengah dan besar untuk mengatasi hal-hal sbb:

Writer by : mys_owner@yahoo.co.id Hal - 1

Upah merupakan bagian terpenting dalam unsur biaya produksi (+ 30%), karenanya perlu dipertahankan efesiensinya. Dan gaji merupakan sebagian besar dari jumlah biaya tetap.

Sistem tarif dalam upah dapat berbagi bentuk antara lain : upah harian, upah potongan, upah borongan. Sehingga perlu disusun Sistem Adm yang baik.

Buruh dan karyawan yang menerima upah terdiri dari manusia yang berbagai ragaim sifat dan keterampilan. Karenanya perlu dimonotor terus menerus mengenai kehadirannya, aktivitas kerjanyadllnya, dalam rangka mencapai efektifitasnya kerja dan promosi kerja.

==== Organisasi dari Fungsi Upah dan Gaji ====

-> Bagian yang terlibat dalam kegiatan gaji dan upah adalah :

a. Bagian Personalia,

b. Bagian Pencatatan Waktu,

c. Bagian Akuntansi Umum,

d. Bagian Akuntansi Upah,

e. Kasir,

f. Bagian akuntansi biaya.

-> Uraian tugas per-bagian, yaitu :

a. Bagian Personalia, tugasnya antara lain :

Mencari karyawan baru.

Mengadakan wawancara.

Mengeluarkan surat pengangkatan.

Melakukan tugas-tugas lainya seperti menyediakan data yang berhubungan dengan pembayaran, pemotongan, data absensi, dan daftar gaji.

Menyelenggarakan berbagai catatan dan arsip untuk mengalokasikan karyawan, menyediakan historis file masing-masing karyawan dan membuat daftar cuti karyawan.

Writer by : mys_owner@yahoo.co.id Hal - 2

b. Bagian Pencatatan Waktu, tugasnya adalah mencatat dan menganalisa jam hadir dan jam pulang setiap karyawan dan melaporkanya ke bagian personalia setiap minggu.

c. Bagian Akuntansi Umum, tugasnya adalah mencatat transaksi pengeluaran biaya gaji dan upah kedalam buku besar.

d. Bagian Akuntansi Upah, tugasnya adalah mencatat transaksi pengeluaran biaya upah yang akan dipakai untuk dasar menghitung harga pokok produksi.

e. Bagian kasir, tugasnya adalah melakukan pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.

f. Bagian Akuntansi Biaya, tugasnya adalah mencatat biaya gaji dan upah, serta mengalokasikannya ke biaya produksi.

==== Pembagian Sistem Akuntansi Gaji dan Upah ====

-> Sistem Akuntansi Gaji dan Upah, terdiri dari 3 sistem :

1. Sistem dan Prosedur Penempatan Karyawan.

2. Sistem dan Prosedur Pencatatan Waktu.

3. Sistem dan Prosedur Pengupahan dan Gaji.

1. Sistem dan prosedur penempatan karyawa terbagi kedalam 6 Tahap, yaitu :

Tahap 1. Bagian personalia mendapat permintaan tenaga kerja (karyawan) dalam jumlah tertentu dan bagian yang memerlukan. Berdasarkan permintaan tersebut bagian personalia melakukan aktivitas sebagai berikut :

1. Mencari dalam file.

a. Mencari diantara karyawan yang ada, mungkin bisa dipromosikan kedalam kedudukan dan pangkat yang sedang diminta atau dengan tambahan pendidikan.

b. Mencari diantara karyawan yang diberhentikan sementara.

c. Mencari karyawan diantara para pelamar kerja yang dulunya belum diterima dan sekarang baru dibutuhkan.

2. Menghubungi sumber-sumber tenaga kerja atau sekolah-sekolah atau sumber-sumber lainya.

3. Memasang iklan dalam surat kabar, radia atau kontak pribadi.

Writer by : mys_owner@yahoo.co.id Hal - 3

Tahap 2. Posedur test atau seleksi yang dilakukan sendiri atau biro konsultan. Lamaran-lamaran yang diterima kemudian dipanggil untuk di test (test potensi), guna menilai kemampuan potensi calon. Karyawan yang lulus kemudian dipanggil untuk mengikuti prosedur selanjutnya.

Tahap 3. Pengambilan keputusan diterima atau tidaknya karyawan tersebut.

Tahap 4. Bagian personalia berdasarkan keputusan diterimanya karyawan, kemudian membuat surat keputusan pengangkatan kerja dan perjanjian kerja dalam rangkap 4. Yang akan didistribusikan sebagai berikut :

-1 lembar untuk karyawan baru.

-1 lembar untuk tembusan ke bagian gaji dan upah.

-1 lembar untuk tembusan ke bagian yang memerlukan.

-1 lembar untuk diarsibkan di bagian personalia.

Pada tahap ini sebenarnya belum dianggap karyawan yang sudah lulus, karena harus memasuki masa percobaan atau training.

Tahap 5. Jika telah lulus masa percobaan dapat masuk ke tahap penempatan diri. Bagian personalia membuat kartu yang memuat tentang info karyawan tersebut.

Tahap 6. Setelah sekian tahun, baru karyawan tersebut memperoleh penempatan tetap dan sudah mulai masuk jalur karir di organisasi tersebut.

Writer by : mys_owner@yahoo.co.id Hal - 4