Sundsvall 42 presentation

e-delegationen en ”silver bullet” för

e-arkivet?Erik Borglund Mittuniversitetet

Erik Borglund

•Universitetslektor arkiv- och informationsvetenskap

•Disputerade 2008 i data- och systemvetenskap

•Forskar och undervisar

•www.borglund.net

SILVER BULLET

•”Of all the monsters that fill the nightmares of our folklore, none terrify more than werewolves, because they transform unexpectedly from the familiar into horrors. For these, one seeks bullets of silver that can magically lay them to rest.”

Citatets ursprung

•"No Silver Bullet — Essence and Accidents of Software Engineering", Frederick P. Brooks, Jr, 1986.

• Publicerat i ”Information Processing 1986, ISBN No. 0444-7077-3, H. J. Kugler, Ed., Elsevia Science Publishers B.V. (North-holland) IFIP 1986”

Har e-delegationen och deras arbete hittills möjlighet att vara en ”silver bullet”, för elektroniska arkiv?

Dagens agenda

•Tillbakablick och summering av arbete som pågått hittills

•Kritisk granskning av de tre betänkanden som e-delegationen producerat

•Problem

•Möjligheter

Lite grunder • En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från

myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 § tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för arkivering. Upptagningar för automatisk databehandling som är tillgängliga för flera myndigheter, så att de där utgör allmänna handlingar, skall dock bilda arkiv endast hos en av dessa myndigheter, i första hand den myndighet som svarar för huvuddelen av upptagningen.   Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet.   Myndigheternas arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser 1. rätten att ta del av allmänna handlingar,2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och3. forskningens behov.

Tillbakablick e-arkiv

•1992/1993 identifierades problem med långsiktigt bevarande (e-arkiv) inom arkivvetenskaplig forskning

•Flertalet forskningsprojekt etablerades

•Fokus på bevarandet, migrering, emulering, dvs fil- och hårdvaru obsolescens

•System för digitalt bevarande har vuxit fram

•OAIS, Open archival information system ”NASA” approved

•Början av 2000 arkivfrågorna lyftes fram som centralt att lösa för en effektiv e-förvaltning

•Enorma mängder pengar har satsats på e-arkiv och projekt inom detta

•Allt fokus har varit på slutprodukten

•Intresse att förädla arkivvetenskaplig teori har varit marginell

•Riksarkivet har fått stark kritik för passivitet, både avseende system för bevarande & e-arkiv

•Avsaknaden av direktiv har lett till att många myndigheter har lyft fram egna e-arkivlösningar

•Jag har stått här och pratat om IVAR och BILLY

Då-Nu läge

Arkiv och e-tjänster•Mål är horisontellt och vertikalt integrerade

e-tjänster

•Mellan myndigheter, inom myndighet, mellan myndighet och företag

•En e-tjänst är en process

•Fram till idag har man fokuserat på att arkivera processens slutprodukt

•Arkiv förstås av sin kontext,

•utan kontext, får vi arkiv med dålig kvalitet

Mognadstrappa e-tjänster, statskontoret

Org AOrg A Org BOrg B Org COrg C

Så här ser det ut

Org AOrg A Org BOrg B Org COrg C

Men verkligheten är mer komplex

•Synnerligen svagt intresse från statliga myndigheter att ta till sig forsknigserfarenhet kring e-arkiv i e-förvaltning

•Arkivarier hos många statliga myndigheter hyser stor tilltro till e-delegationen

•Inte mycket har gjorts på knappa 10 år

•E-delegationen skall (enligt mig) se till att Sverige får en fungerande e-förvaltning

•Att se till att lösa det som Verva och Statskontoret inte kanske lyckats med.

•Nytta för medborgare, företag/administration och spara pengar

Räddaren i nöden?!?

Lite ros

•Första gången omnämns arkiv kring e-tjänster

•Förstudie om e-diarium och e-arkiv har lyfts fram

•Riksarkivet har en viktig plats i e-delegationens arbete

Men…

•Arbete med e-förvaltning huserar under näringsdepartementet. Arkiv under kulturdepartement

•Tolkar man e-delegationens texter är arkiv en slutförvaring av icke operativ information

•Dvs en plats där informationen inte har operativt värde

•Kulturbevarande, framtida forskare

•Inget nämns om operativ information som i formen av handlingar är en myndighets arkiv

Synsättet

Behov på synsätt

•Proaktivitet

•I arkivet skall jag förstå samband mellan verksamhet och handlingar

•Har stöd i nya arkivredovisningen (RA-FS 2008:4)

•Arkivet är organisationens informationsnav

•Synen på arkiv som en slutförvaring är förlegad

Stockholms stad bra exempel

Stockholms stad exempel

•Arkivet är verksamhetens informationsnav kring vilka e-tjänster borde vara uppbyggda

Slutsats

•Ändras inte synsättet kommer vår arkiv bestå av endast en bråkdel av den samlade mängd handlingar som skapats i e-tjänster

•Rätten enligt TF kommer vara svårt att uppfylla

•Flera handlingar kommer aldrig att fångas

Förhoppning

•Att man fokuserar på verksamhetsperspektivet likväl som kulturarvsperspektivet

•Skall verkligen arkivfrågor ligga under kulturdepartementet?

Slut, tack Frågor?