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Rectoría del Sistema Nacional de Archivos:
nueva estrategia
Guiselle Mora Durán
Natalia Cantillano Mora
Antecedentes. Dictámenes de la PGR
C-230-2006 de 05 de junio de 2006
• A solicitud del Archivo Nacional
• Relacionado con la autonomía de la Universidad de Costa Rica
C-420-2006 de 04 de octubre de 2006
• A solicitud del Archivo Nacional
• Ampliación al dictamen C-230-2006 sobre la autonomía universitaria a la luz de la Ley n° 7202.
Antecedentes. Dictámenes de la PGR
C-405-2008 de 11 de noviembre de 2008
• A solicitud del Archivo Nacional
• Relacionado con la aplicación de la Ley n°7202 al Poder Judicial (artículo 47 bis de la Ley Orgánica del Poder Judicial)
C-225-2015 de 26 de agosto de 2015
• A solicitud del Archivo Nacional
• Sobre la autonomía de los bancos del Estado
Antecedentes. Dictámenes de la PGR
C-157-2016 de 18 de julio de 2016
• A solicitud del Archivo Nacional
• Solicitud de aclaración sobre la aplicación de la Ley n°7202 a las instituciones autónomas y municipalidades
C-183-2016 de 01 de setiembre de 2016
• A solicitud del Archivo Nacional
• Relativo a la emisión de directrices obligatorias por parte del órgano rector del Sistema Nacional de Archivos a los Poderes de la República y Sector Público Descentralizado
Antecedentes. Dictámenes de la PGR
C-001-2017 de 06 de enero de 2017
• A solicitud del Archivo Nacional
• Ampliación de los dictámenes C-157-2016 y C-183-2016 relacionados con la aplicación de la Ley n°7202 a los Poderes de la República y Sector Público Descentralizado
Conclusiones importantes de los dictámenes de la PGR
•Instituciones de la Administración Central: la JAAN, la DG y la CNSED pueden emitirles actos concretos y normativa obligatoria.
•Poderes Judicial y Legislativo, Organismo Electoral , instituciones autónomas, semiautónomas, empresas públicas estatales y no estatales , entes públicos no estatales, municipalidades y universidades públicas: la JAAN, la DG y la CNSED no pueden emitirles actos concretos ni normativa obligatoria. Pueden emitir normas técnicas generales y recomendaciones.
1. Emisión de Normativa. La JAAN
como órgano rector del SNA, la DG y la CNSED
son órganos pertenecientes al Poder Ejecutivo, por lo que se
encuentran imposibilitados para
emitir actos concretos y obligatorios para los
entes con independencia administrativa y
política.
Importante
• Las normas técnicas generales y recomendaciones que emita la CNSED en relación con el valor científico-cultural de los documentos deberán incorporarse obligatoriamente por todos los Poderes de la República, el Organismo Electoral y todo el sector público descentralizado en su propia normativa.
Presidencia de la República
Ministerio de Gobernación y
Policía MEP
Ministerio de Hacienda
MTSS
Ministerio de Seguridad
Pública
Ministerio de Relaciones
Exteriores y Culto
MOPTMinisterio de la
Presidencia
MCJMinisterio de
Salud
MIDEPLAN MEIC
Ministerio de Justicia y Paz
MIVAH
MAG MICITT
MINAEMinisterio de
Comercio Exterior
PODER EJECUTIVO
Archivo Nacional
Ejerce control
concreto y emisión de normativa obligatoria
Otros Poderes de la República AN no ejerce control concreto ni emite normativa obligatoria
ORGANISMO ELECTORAL PODER LEGISLATIVO PODER JUDICIAL
Tribunal Supremo de Elecciones
Asamblea Legislativa
CGR Defensoría de los Habitantes
Corte Suprema de Justicia (Salas)
Tribunales Juzgados
OIJMinisterio Público
Defensa Pública Escuela Judicial
Centro electrónico de Información Jurisprudencial
Sector Público Descentralizado Institucional AN no ejerce control concreto ni emite normativa
obligatoria
INSTITUCIONES AUTÓNOMAS
INSTITUCIONES SEMIAUTÓNOMAS
EMPRESAS PÚBLICAS ESTATALES
ENTES PÚBLICOS NO ESTATALES
ENTES ADMINISTRADORES DE FONDOS PÚBLICOS
EMPRESAS PÚBLICAS NO ESTATALES
35 instituciones 8 instituciones
21 empresas 50 entidades
6 empresas 1 entidad
Sector Público Descentralizado Territorial AN no ejerce control concreto ni emite normativa obligatoria
SAN JOSÉ ALAJUELA
HEREDIA CARTAGO
PUNTARENASGUANACASTE
20 municipalidades 15 municipalidades
10 municipalidades 8 municipalidades
11 municipalidades 11 municipalidades
LIMÓN
6 municipalidades
Conclusiones importantes de los dictámenes de la PGR
•Instituciones de la Administración Central: el Archivo Nacional puede realizar de oficio inspecciones a los archivos centrales y de gestión y emitirles disposiciones de carácter obligatorio y recomendaciones técnicas.
•Poderes Judicial y Legislativo, Organismo Electoral , instituciones autónomas, semiautónomas, empresas públicas estatales y no estatales , entes públicos no estatales, municipalidades y universidades públicas: en el caso de que la institución acceda a que el Archivo Nacional inspeccione su desarrollo archivístico, el órgano rector solo podrá emitir recomendaciones.
2. Fiscalización. Obligatoria para
el Poder Ejecutivo y para las demás instituciones del
sector público costarricense se puede efectuar con la anuencia de la institución
involucrada
Conclusiones importantes de los dictámenes de la PGR
•La competencia de la CNSED fue asignada de manera exclusiva por la ley, en tutela del patrimonio histórico cultural como bien de la Nación
•Poderes Judicial y Legislativo, Organismo Electoral , instituciones autónomas, semiautónomas, empresas públicas estatales y no estatales , entes públicos no estatales, municipalidades y universidades públicas: no están sometidos a la consulta obligatoria a la CNSED para la eliminación de documentos.
3. Determinación del valor
científico cultural de los
documentos.
La CNSED es el único órgano competente a
nivel nacional para determinar el valor
científico cultural de los documentos.
Conclusiones importantes de los dictámenes de la PGR
•La Constitución Política protege el patrimonio cultural e histórico de la Nación (art. 89), los documentos declarados con vcc son parte de ese patrimonio. •El Archivo Nacional es la institución con potestad para verificar la conservación y custodia de los documentos con valor histórico cultural. •Al Archivo Nacional le corresponde la custodia final del patrimonio documental, por lo que las instituciones no pueden apropiarse de los documentos con vcc, independientemente del grado de autonomía que posean
4. Potestad de verificar el estado de conservación y
custodia de los documentos con valor científico
cultural. El Archivo Nacional es el órgano
encargado de proteger el patrimonio
documental de la Nación
Conclusiones importantes de los dictámenes de la PGR
•Artículo 2.La presente ley y su reglamento regularán el funcionamiento de los órganos del Sistema Nacional de Archivos y de los archivos de los poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo y de los demás entes públicos, cada uno con personalidad jurídica y capacidad de derecho público y privado, así como de los archivos privados y particulares que deseen someterse a estas regulaciones.
5. Ámbito de aplicación de la
Ley 7202.
.
Importante
• El legislador pretendió someter a todos los entes del Estado a las disposiciones de la Ley n°7202. Si los entes emiten normativa interna en materia archivística, debe estar ajustada a las disposiciones establecidas por el legislador en esta materia.
Importante
• Las obligaciones de la Ley n°7202 son oponibles a todos los órganos y entes públicos sin perjuicio de lo indicado en cuanto a que deben interpretarse conforme a la CP aquellas normas que puedan atentar contra la autonomía administrativa o política, como por ejemplo las que se refieren al control concreto de los órganos del Poder Ejecutivo.
Conclusiones importantes de los dictámenes de la PGR
•Debe existir coordinación entre el Poder Central y los demás entes públicos.
•Puede existir un sometimiento voluntario de las instituciones con autonomía que deseen encontrar orientación en materia archivística del órgano rector.
•El sometimiento voluntario no atenta contra la autonomía de los entes públicos, pues son ellos los que ponen en consideración del Archivo Nacional un tema específico.
6. Sometimiento voluntario de los
entes y órganos con independencia
administrativa o política ante el órgano rector.
Políticas, directrices y normativa técnica
Obliga
Poder Ejecutivo
Instruye
Poder Legislativo
Poder Judicial
Y demás entes públicos con autonomía
administrativa y política
Junta Administrativa del Archivo Nacional
Tres tareas pendientes del órgano rector en esta materia
Revisar directrices vigentes y determinar su modificación respecto al contenido que pueda atentar contra la autonomía de los entes públicos
Revisar y actualizar los requisitos y procedimientos de los servicios de inspección y valoración documental, establecidos en la guía de trámites del Archivo Nacional
La Comisión del Archivo Nacional que trabaja en la redacción de las reformas
a la Ley n°7202 deberá tomar en cuenta los dictámenes de la PGR
A corto plazo A mediano plazo
Fiscalización a instituciones que componen el Sistema Nacional de Archivos
Archivo Nacional fiscalizará
De oficio
• Instituciones del Poder Ejecutivo
Con aprobación del jerarca
• Todos los demás entes de los Poderes Legislativo, Judicial y que posean autonomía administrativa o política
Fiscalización a instituciones que componen el Sistema Nacional de Archivos
Las inspecciones a las instituciones del Poder Ejecutivo
• Generarán disposiciones de carácter obligatorio y recomendaciones técnicas
• Se les dará seguimiento a su ejecución
• En caso de incumplimiento injustificado se entablarán las denuncias administrativas o judiciales del caso
Fiscalización a instituciones que componen el Sistema Nacional de Archivos
Las inspecciones a los Poderes Legislativo, Judicial y demás entes que posean autonomía administrativa o política
realizadas con la anuencia del jerarca
•Producirán recomendaciones técnicas
•No se interpondrán denuncias en caso de incumplimiento
Verificación de la conservación y custodia de documentos con valor científico cultural
Archivo Nacional posee potestad para
Verificar la conservación y custodia de los documentos con valor histórico cultural de todas las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos, independientemente de su naturaleza jurídica y tipo de autonomía, a través de visitas in situ ordenadas de oficio o para atender alguna denuncia
Si se comprueba pérdida, extravío o eliminación de documentos con valor científico cultural
Se interpondrán las denuncias administrativas o judiciales que correspondan; independientemente si la institución pertenece al Poder Ejecutivo o a los demás Poderes del Estado o entes públicos con autonomía administrativa y política
Atención de denuncias contra los Poderes Legislativo, Judicial y demás entes que posean autonomía administrativa o política
Archivo Nacional procederá a trasladar la denuncia al jerarca
y a la auditoría interna de las
instituciones o entes denunciados, para lo de su competencia.
Se comunicará al denunciante sobre el trámite efectuado y las razones por las que se traslada a
dichas autoridades.
Transferencia y conservación de documentos
El Archivo Nacional es el órgano competente para proteger el patrimonio cultural e histórico documental de la Nación, de acuerdo con la Ley n° 7202.
Los documentos con valor científico cultural son bienes culturales de la Nación, amparados por el artículo 89 de la Constitución Política, por lo que ninguna institución puede apropiarse de los documentos que producen y posean este valor.
Transferencia y conservación de documentos
El Archivo Nacional solicitará, de acuerdo con los resultados de las visitas de verificación sobre el estado de conservación y custodia de los documentos con valor científico cultural o su plan de transferencias, los documentos que deberán transferir las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos. Estas instituciones deben remitir sus documentos con valor científico cultural según lo establecen los artículos 3, 4, 8, 46 y 47 de la Ley 7202 y 60 al 65 y el 67 del nuevo Reglamento Ejecutivo a la Ley 7202.
Valoración, Selección, Eliminación de Documentos
• Se reitera que la CNSED es por ley, el único órgano competente para determinar el valor científico y cultural de los documentos, en tutela del patrimonio histórico cultural como bien de la Nación
• Recordar que todas las instituciones mencionadas en el artículo n° 2 de la Ley 7202 deben ajustar sus regulaciones internas a la normativa técnica general emitida por la CNSED
Valoración, Selección, Eliminación de Documentos
La CNSED continuará emitiendo declaratorias generales con valor científico cultural de unidades administrativas comunes y declaratorias
generales sectoriales (universidades, municipales,
bancos estatales, energía, etc.)
Valoración, Selección, Eliminación de Documentos
Se mantiene el deber de las instituciones de elaborar tablas de
plazos de conservación de documentos
Todas las instituciones del SNA deben tener presente que no
pueden eliminar documentos que hayan sido declarados por la CNSED
como de valor científico cultural.
Valoración, Selección, Eliminación de Documentos
• Las instituciones con autonomía que lo deseen, pueden solicitar orientación en materia archivística del órgano rector
Existe un deber de coordinación entre el Poder Central y los entes públicos descentralizados
• Deben respetar los procedimientos y requisitos establecidos
Las instituciones que presenten sus
tablas de plazos ante la CNSED
Asesorías en Archivística
Actividades de capacitación
Actividades de Difusión
Archivista miembro de la
JAAN representante de los archivos
del SNA
Personal y funciones de los archivos
del SNA
Informe de desarrollo
archivístico
CISED
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