Rainbow background design - OnePageFreedokumendihaldus.onepagefree.com/files/III loeng 2011.pdf ·...

CV

Kogemused on näidanud, et CV

koostamisel kaldutakse kahte äärmusse:

kirjeldatakse oma saavutusi mitmel lehel ja

liigsete ilustustega või jäädakse liiga

napisõnaliseks.

Motivatsioonikiri. Toob tähtsamaid

aspekte välja ja avab

sisseastumiserialale/töökohale

kandideerimise motivatsioone.

• Vahepala 2

Kandideerid uuele

töökohale?

CV võib olla ainsaks infoks

sinu kohta!

Tööandja otsustab...

... sinu CV põhjal, kas kutsuda

sind vestlusele või mitte.

Kuidas teha CV pilkupüüdvaks

sadade teiste seast?

CV peab olema

• Kergesti loetav

• Selge info sinu elukäigu kohta

• Arusaadav teave sinu teenistuskäigu

kohta

Halvasti koostatud CV

Purustab sinu väljavaated

hoolimata kõrgest

kvalifikatsioonist või heast

haridusest

CV-d

• Asjalik CV

– Ei ole häbi saata ka Vabariigi presidendile

• Lennukas CV

– Loominguline aga maitsekas

Asjalik CV

• Enamasti sobib tavaline CV

• Annab selget ja asjakohast infot sinu

hariduse, teenistuskäigu, huvide kohta.

• Halvasti koostatud CV lükatakse kohe

kõrvale!

Kujundus

• Lihtne stiil

• Alapealkirjad

• Selge liigendus ja joondus

• Pealkirjad, olulised kuupäevad, ametinimetused – paks kiri või lisavärv

• Üks selgesti loetav lisavärv

• Kirjatüüp: palju kasutatav, näiteks Gill Sans

Paljundamine või faks

CV peab olema loetav ka peale

faksiga saatmist, paljundust või must-

valget printimist.

CV saatmine e-mailiga

Vali kirjatüüp, mis on standardne erinevate

arvutite jaoks.

– Times New Roman

– Arial

– Tahoma

– Verdana

Vähekasutatav font vahetatakse suvalise

vastu ringi ja kogu sinu kujundamine on

tühja läinud töö.

Teises arvutis?

... oma CV PDF või JPG vormingusse –

saad kindel olla, et ka vastuvõttev arvuti

suudab seda avada ja näidata nii, nagu

sina ette nägid.

Konverdi...

... et sinu CV võidakse kokku murda ja seda

korduvalt.

... et murdekohtades ei tohi olla olulist infot.

... et murdekohtade info võib muutuda

loetamatuks.

... et ametikirjad volditakse kolmeks!

Arvesta...

Kujunduselemendid

• Väldi kujunduselementiga liialdamist

• Kujundus peab olema märkamatu,

kergesti haaratav, konkreetne

• Väldi liigseid kaunistusi ja eputamist.

Lennukas CV

• Ametid, kus tavaline asjalik CV jääb

väheseks.

• Näiteks meedia või avalike suhete

valdkond, reklaamindus, Interneti-äri.

Ärata tööandjas huvi!

Ülesehitus

• Julge kujunduse juures peab olema ikkagi lihtne ülesehitus.

• Ökonoomselt prinditav.

• Hõlpsalt uuendatav.

• Võimalikult vähe erinevaid värve.

CV sisaldab… 1. Isiklikud andmed

(Aadress - NB! märgi tegelik elukoht, mitte see, kuhu oled

sissekirjutatud; pilt CV-s?)

1. Hariduskäik (Järjesta nii, et kõige hilisem kool oleks

kõige üleval)

2. Täiendkoolitus

3. Töökogemus (kõige tähtsam osa)

Mitte ainult faktid: Võrdle:

Jänes Jass: Kännu Ehitus OÜ – 10 aastat ehitaja

Rein Rebane: Kännu Ehitus OÜ – 5 aastat ehitaja, üldehitus ja

välistööd.

Saavutused: tellijad olid väga rahul tulemustega, kuna soovitasin

alati neile materjalivalikut ja ehituslahendusi. Tööandja tõi mitmeid

kordi välja minu abivalmiduse ja ehituskvaliteedi.

4. Keelteoskus

5. Arvutioskus

6. Täiendav info (iseloomuomadused, hobid,

autasud, saavutused, autojuhiload)

7. Kokkuvõte, soovitused

Ülesanne – Fantaasia CV

• Koosta üks lennukas CV enda kohta.

• Hetkel võid natuke luisata ja ette kujutada:

– kes sa tahaksid olla

– millisele töökohale kandideerida

– millised töökogemused sul juba on

– milline haridus sul on

– millised huvid on

KÄSKKIRI…

… on organisatsiooni täidesaatva ja korraldava tegevuse põhidokument.

Vormistatakse üldplangile ühes eksemplaris

(erandiks on distsiplinaarkaristuse käskkiri).

Lisad peavad olema allkirjastatud, neile viidatakse tekstis. Allkirjastatakse juhi poolt soovitatavalt mitte musta värvi tindisulepeaga.

Kuupäev kirjutatakse kahekohalisena ja käsitsi, kuu nimetus trükitakse sõnaga.

Jõustub allakirjutamisest.

Käskkirja loomise protseduur

• spetsialist koostab ja vormistab käskkirja projekti

• spetsialist esitab projekti vajaduse korral viseerimiseks

• juht allkirjastab käskkirja ja märgib kuupäeva

• spetsialist (koostaja) või assistent registreerib käskkirja vastavas registris

• koostaja / assistent edastab käskkirjas oleva informatsiooni täitjatele vastavalt jaotuskavale allkirja vastu (või allkirja võtmata)

• koostaja / assistent jälgib käskkirjas antud täitmise tähtaegadest kinnipidamist

• Struktuuriüksused jälgivad asjaomaste

käskkirjade kehtivust. Käskkirja saab kehtetuks

tunnistada sama ametiisiku (või kõrgemalseisva

ametiisiku) uue käskkirjaga

Näide:

Tunnistan kehtetuks peadirektori 31. mai 2000. a

käskkirja nr 33 “Asjaajamiskorra kehtestamine”

• Koostaja / assistent paigutab lahendatud käskkirja toimikusse vastavalt dokumentide loetelule

Käskkirja loomise protseduur

KÄSKKIRI

• Üldplangile ühes eksemplaris

(erandiks on distsiplinaarkaristuse käskkiri – vormistatakse kahes eksemplaris)

• Dokumendiliigi nimetus –KÄSKKIRI

14 punktine kiri, vasakul või keskel, ülevalt servast 5,5 cm

• Koostamise koht ja kuupäev

kohanimi nimetavas käändes, vasakul servas, ülevalt 6,3 cm, kuupäevaga samal real, kuupäev asub paremal)

• Kuupäev - kahekohalisena ja käsitsi, kuu nimetus sõnaga.

• Registreerimise järjekorranumber (viit)

• Pealkiri

• sisu identifitseerimiseks, avab KK väljaandmise eesmärgi, ülevalt servast 8,5 cm kaugusel vasakul veerises

• Jõustub allakirjutamisest - allkirjastatakse juhi poolt

• soovitatavalt mitte musta värvi tindisulepeaga.

KK vormingu elemendid • Tekst – 2-4 rida pealkirjast allpool.

• Koosneb

– motiveeriv osa – KK väljaandmise aluseks olev seaduse avaldamismärge

– korraldav osa – käskivas vormis ainsuse esimeses isikus. Võib kasutada da-tegevusnime, kui saab näidata konkreetset täitjat

– vaidlustamisviide – näiteks: Käskkirja on võimalik vaidlustada 30 päeva jooksul teatavaks tegemisest…….

• Lisad peavad olema allkirjastatud, neile viidatakse tekstis.

• Viisad ehk organisatsioonisisene kooskõlastamine –

allkirjastavad isikud, kelle tegevusega on käskkiri seotud

• Jaotuskava (koopiad) – KK tutvustamiseks asjaosalistele tehakse koopiad,

nimekiri koopiate saajate kohta asub allkirjast allpool,

Akt

... on dokument, millega saab tuvastada

mingit seisu või fakti. Koostatakse

komisjoni või selleks volitatud isiku poolt.

Akti vorming:

1) dokumendiliigi nimetus;

2) koostamise kuupäev;

3) number (viit);

4) koostamise koht;

5) kinnitusmärge;

6) pealkiri;

7) tekst;

8) allkirjad

9) viisa

Kui kellelgi on eriarvamus, vormistatakse

see akti lisana.

• Näide KINNITUSMÄRKE

(lisab kõrgemalseisev juht allkirjaga akti koostamise päeval või järgmisel päeval)

KINNITAN

(allkiri)

Tiit Tubli

Juhatuse esimees

06. 12.2008

• Näide ERIARVAMUS

(vormistatakse akti lisana)

Lisa: Tiit Tubli eriarvamus 2 lehel

ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE

Asutuses peaks olema juhi poolt sätestatud kord,

et enne töölepingu lõpetamist tuleb asjaajamine

üle anda selleks määratud isikule.

Vormistatakse üleandmis-vastuvõtmisakt, mis

peab sisaldama:

• üleandja käes lahendamisel olevate

dokumentide loetelu,

• tähtajaks täitmata dokumentide loetelu,

• toimikute loetelu

Akti vormistamine • Akt vormistatakse vähemalt kahes eksemplaris, millest üks jääb

üleandjale, teine vastuvõtjale.

• Akti kirjutavad alla

- üleandja

- vastuvõtja

- üleandmise juures viibinud isik, komisjon

Näide

(allkiri) (allkiri)

Esimees Karl Suur Liikmed Rita Roos

(allkiri)

Rein Kask

(allkiri)

Heli Lepp

• Viisa – üldjuhul ei viseerita (erandiks on eraettevõttes koostatud arhivaalide hävitusakt, mis on soovitav viseerida nende töötajate poolt, kelle dokumente hävitatakse. Akti kinnitab tippjuht)

Akti vorminõuded (1)

• akt vormistatakse üldplangile

• akti pealkirjas on “Asjaajamise üleandmine -

vastuvõtmine”

• tekst

– üleandja ametinimetus ja nimi

– vastuvõtja ametinimetus ja nimi

– loetletakse dokumendid, toimikud, pitsatid,

plangid jms, mis üle antakse

– akti eksemplaride arv ja jaotus

Akti vorminõuded (2)

• allkirjad

– üleandja

– vastuvõtja

(vormistatakse kõrvuti)

– juuresolev isik

• märkus lisa olemasolu kohta, kui aktile lisatakse

eriarvamus või muu dokument

• Kinnitusmärge

kinnitab:

– üleandja vahetu ülemus või

– kõrgemalseisva asutuse juht

Koopia, ärakirja ja väljavõtte ametlik

kinnitamine (tõestamine)

• asutusesiseses asjaajamises võib kasutada

dokumendikoopiaid ja neid pole vaja ametlikult

kinnitada (tõestada)

• dokumendi koopia (ärakiri, väljavõte), millega saab

tõestada isiku õigusi või tuvastada tehingute

aluseks olevaid fakte, tuleb ametlikult kinnitada

tõestusmärke ja pitseriga

• digitaaldokumendi väljavõte tähendab uue

dokumendi tegemist

Nõupidamiste korraldamine • Nõupidamine on juhtimismeetod, kus

kasutatakse spetsialistide teadmisi ja oskusi

parimate otsustustulemuste saamiseks.

• Protokoll on dokument, mis koostatakse

nõupidamise või koosoleku käigu ja

vastuvõetud otsuste fikseerimiseks. Protokoll

võib olla:

sõna-sõnaline

kokkuvõttev

lühiprotokoll

Protokolli koostamine ja vormistamine

• Protokollija koostab koosoleku käigus mustandi;

• vormistab protokolli hiljemalt 3 päeva jooksul

üldplangile, vajadusel lisab lisad,

hääletustulemuse;

• allkirjastatakse;

• registreerib protokollide registris;

• vormistab koopiad või avaldab intranetis;

• paigutab protokolli koos lisadega toimikusse;

• jälgib vastuvõetud otsuste tähtaegset täitmist.

Tulemusliku nõupidamise korraldamine

Tulemuslikkuse võti on korraldajas, kui põhjalik on ettevalmistamine ja kui otstarbekas on korraldus

• Nõupidamise ettevalmistus (40% ajast)

määrata nõupidamise eesmärk ja koostada päevakord

nõupidamise aeg

nõupidamise kestus

toimumise koht

osavõtjad

kodukord

nõupidamise läbiviimise ettevalmistamine

otsustamise kord

protokollimise viis

otsuste teatavaks tegemise kord

• Nõupidamise läbiviimine (30 % ajast)

algab õigeaegselt

tehakse teatavaks päevakord, kodukord,

oodatav eesmärk

eelmiste otsuste täitmise ülevaatamine

peetakse kinni päevakorrast

sissejuhatus on lühike, kohe jõutakse põhiprobleemini

kaasa püütakse haarata kõik osalejad

üksikutel ei lubata domineerida

jälgitakse kodukorrast kinnipidamist

jälgitakse ja tuntakse ära kriitilised punktid

nõupidamine viigu kuhugi välja

nõupidamine lõpeb planeeritud ajal

• Nõupidamise järeltöö (30 % ajast)

otsusest teatatakse, kellele vaja, juhataja

jälgib, et protokoll valmiks

eriarvamuse puhul esitatakse see

kirjalikult ja lisatakse protokollile

toimib järelkontrolli süsteem

analüüsitakse nõupidamise tulemusi

E-koosolek

võimaldab osaleda neil, kes füüsiliselt ei

saa kohal olla.

Eelised:

aja kokkuhoid

sõidukulude kokkuhoid

Vajalik:

kiire arvuti

vastav tarkvara

koosoleku juhataja

• Tulemusliku nõupidamise tunnused:

selgelt püstitatud eesmärk;

korralik ettevalmistus;

algab ja lõpeb täpselt;

kutsutud on vaid vajalikud inimesed;

aeg ja koht on sobiv;

juhataja on oma ülesanded täpselt läbi mõelnud;

koostatakse protokoll, edastatakse koopiad osalejatele / asjast huvitatud isikutele;

on olemas järelkontrollisüsteem;

on investeering, peab olema efektiivne.

• Ebaõnnestumise põhjused:

eesmärk on ebatäpselt püstitatud;

ebaõige osalejate valik;

ajakava puudub;

eeltöö on olnud nõrk;

oskamatu juhtimine;

vähene huvitatavus, koostöö

puudumine;

ebakorrektne käitumine;

üksteise mittemõistmine;

häirivad telefonikõned;

kehvad tingimused.

Koosoleku ettevalmistamine -

kontrollküsimused • miks on koosolekut vaja?

• mis on koosoleku eesmärk? Kas seda saaks ka ilma koosolekuta lahendada?

• kes peaksid koosolekust osa võtma?

• kui pikk see koosolek peab olema?

• kuidas ma tagan koosolekust osavõtu?

• kuidas ma tagan koosoleku korraldamise ja päevakavast kinnipidamise?

• mida ma peaksin osalejatele enne koosolekut saatma?

• Taibukas koosolekukorraldaja valmistab protokolli enne üritust ette ja koosoleku käigus muudetakse seda vajadusel minimaalselt.

• Hiljem saab täpselt tuvastada, et kes ja millal koosolekul osalesid ja keegi ei saa väita, et näiteks temale pole sisekorraeeskirju tutvustatud.

• Mida suurem organisatsioon, seda olulisem on koosolekute protokollimine. Protokollimine ise on üks suur abimees koosoleku tulemuse jäädvustamiseks.

• Kui pole midagi kirjutada, pole ka ilmselt suurem asi tulemus.

• Protokolli lisana tuleks alati panna koosoleku käigus kasutusel olnud materjalid ning saata kõigile osalejaile hiljemalt 24 tunni jooksul pärast koosoleku lõppu.

Protokoll

koostatakse nõupidamise või koosoleku

käigu ja vastuvõetud otsuste fikseerimiseks

•millal toimus

•kes osalesid

•kes mida ütles

•mida otsustati

Protokolli vorming • nimetus - 5,5 cm plangi ülaservast

• koostamise koht – nimetavas käändes 6,3

cm ülaservast

• kuupäev – toimumise kuupäev

• alguse ja lõpu kellaajad (8,5 cm ülaservast)

• tekst – konkreetne, täpne

• alla kirjutavad koosoleku juhataja ja

protokollija

• vormistatakse ühes eksemplaris, lisad

allkirjastatakse