View
212
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
ND: 2305000/SOP/SMM.25/04/03.17
BALAI BESAR TEKNOLOGI MODIFIKASI CUACA BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI Gedung Ir. Moch. Soebagio, Geostech (820), Klaster IV, Kawasan Puspiptek, Tangerang Selatan 15314 Telp. : 021-75791381 Ext. 4175 Fax. : 021-75791409 Laman : http://www.bppt.go.id; http://wxmod.bppt.go.id Email : sekr-bbtmc@bppt.go.id
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar
Sistem Manajemen Mutu BB-TMC |
HALAMAN PERSETUJUAN
No. Bagian
Halaman
Revisi/Tanggal
Edisi/Tanggal
TanggalTerbit
:
:
:
:
:
i
1 dari 1
00/08 Maret 2017
3/08 Maret 2017
8 Maret 2017
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
ND: 2305000/SOP/SMM.25/04/03.17
STATUS DOKUMEN : TERKENDALI
“Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dari Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca, BPPT “
Dibuat oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh :
Nama
Budi Harsoyo Fentin Andriyani Tri Handoko Seto
Jabatan Tim Mutu BB-TMC Wakil Manajemen Kepala Balai Besar TMC
Tanggal
24/02/2017 07/03/2017 08/03/2017
Tanda Tangan
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar
Sistem Manajemen Mutu BB-TMC |
HALAMAN PERUBAHAN
No. Bagian
Halaman
Revisi/Tanggal
Edisi/Tanggal
TanggalTerbit
:
:
:
:
:
ii
1 dari 1
00/08 Maret 2017
3/08 Maret 2017
8 Maret 2017
Tanggal Perubahan Merubah /
Mencabut
Memasukkan
Alasan Singkat Disetujui
(Wakil Manajemen)
No. Tanggal Bagian Hal Bagian Hal
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar
Sistem Manajemen Mutu BB-TMC |
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN
No. Bagian
Halaman
Revisi/Tanggal
Edisi/Tanggal
TanggalTerbit
:
:
:
:
:
iii
1dari 1
00/08 Maret 2017
3/08 Maret 2017
8 Maret 2017
Klasifikasi Dokumen Pemegang
Asli (soft copy) Pengendali Dokumen
Asli (hard copy) Wakil Manajemen BB-TMC
Salinan No. 1 (hard copy) Kepala BB-TMC
Salinan No. 2 (hard copy) Kepala Bagian Umum
Salinan No. 3 (hard copy) Kepala Bidang Penerapan Teknologi Modifikasi
Cuaca
Salinan No. 4 (hard copy) Kepala Bidang Layanan Teknologi
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar
Sistem Manajemen Mutu BB-TMC |
DAFTAR ISI
No. Bagian
Halaman
Revisi/Tanggal
Edisi/Tanggal
TanggalTerbit
:
:
:
:
:
iv
1 dari 1
00/08 Maret 2017
3/08 Maret 2017
8 Maret 2017
Bagian
HALAMAN PERSETUJUAN…………………………………………………….……… i
HALAMAN PERUBAHAN..……………………………………………………….……… ii
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN…………………………………………….……… iii
DAFTAR ISI ....……………………………………………………….……….................... iv
TUJUAN……………………………......………………………………………………….… 1
RUANG LINGKUP……………………………......………………………………………... 2
DEFINISI………………………………………......………………………………………… 3
REFERENSI…………………………………......…………………………………………. 4
TANGGUNG JAWAB………………………............…………………………………….... 5
URAIAN DAN KINERJA PROSES ...........................………………………………….... 6
LAMPIRAN…………………………………….......………………………………………… 7
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar
Sistem Manajemen Mutu BB-TMC |
TUJUAN
No. Bagian
Halaman
Revisi/Tanggal
Edisi/Tanggal
TanggalTerbit
:
:
:
:
:
1
1 dari 1
00/08 Maret 2017
3/08 Maret 2017
8 Maret 2017
Prosedur ini disusun dengan tujuan untuk memastikan pelaksanaan audit mutu internal di
BB-TMC dapat diimplementasikan secara efektif dan efisien dalam rangka perbaikan yang
berkesinambungan sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam Panduan Mutu.
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar
Sistem Manajemen Mutu BB-TMC |
Ruang lingkup prosedur ini meliputi semua kegiatan layanan yang diberikan oleh
BB-TMC yang termasuk dalam lingkup sertifikasi.
RUANG LINGKUP
No. Bagian
Halaman
Revisi/Tanggal
Edisi/Tanggal
TanggalTerbit
:
:
:
:
:
2
1 dari 1
00/08 Maret 2017
3/08 Maret 2017
8 Maret 2017
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar
Sistem Manajemen Mutu BB-TMC |
DEFINISI
No. Bagian
Halaman
Revisi/Tanggal
Edisi/Tanggal
TanggalTerbit
:
:
:
:
:
3
1 dari 1
00/08 Maret 2017
3/08 Maret 2017
8 Maret 2017
3.1. Audit adalah suatu pemeriksaan yang sistematis dan bebas untuk mengetahui apakah
kegiatan yang dilaksanakan dan hasil-hasilnya sesuai dengan aturan-aturan yang telah
diterapkan/direncanakan, dan apakah aturan-aturan tersebut diterapkan secara efektif
dan efisien untuk mencapai sasaran mutu.
3.2. Audit internal adalah audit yang dilaksanakan oleh staf BB-TMC terhadap Bidang dan
Bagian di lingkungan BB-TMC berkaitan dengan sistem, prosedur dan kegiatan-
kegiatan yang dilaksanakan.
3.3. Layanan adalah kegiatan layanan yang dilakukan oleh Bidang atau Bagian di
lingkungan BB-TMC sesuai dengan Tugas Pokok dan Fungsinya kepada stakeholder
baik internal maupun eksternal BPPT.
3.4. Auditor adalah pihak yang melakukan audit.
3.5. Auditee adalah pihak pihak yang diaudit.
3.6. Temuan klasifikasi major adalah temuan diklasifikasikan major bilamana tercantum
dalam kriteria audit dan berpengaruh secara langsung terhadap mutu layanan
sehingga sasaran mutu yang ditetapkan tidak tercapai
3.7. Temuan klasifikasi minor adalah temuan diklasifikasikan minor bilamana tercantum
dalam kriteria audit dan tidak berpengaruh secara langsung terhadap mutu layanan
sehingga sasaran mutu yang ditetapkan masih dapat tercapai
3.8. Temuan klasifikasi observasi adalah temuan diklasifikasikan observasi yang
bilamana tidak dicantumkan pada kriteria audit tapi menjadi masukan yang penting
bagi perbaikan berkelanjutan
3.9. Tindakan perbaikan adalah tindakan-tindakan yang dilakukan untuk memperbaiki
berdasarkan temuan-temuan dari audit internal.
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar
Sistem Manajemen Mutu BB-TMC |
REFERENSI
No. Bagian
Halaman
Revisi/Tanggal
Edisi/Tanggal
Tanggal Terbit
:
:
:
:
:
4
1 dari 1
00/08 Maret 2017
3/08 Maret 2017
8 Maret 2017
4.1. SNI ISO 9001:2008 Klausul 8.2.2 : Audit Internal 4.2. ND: 2305000/PJM/04/03.17 : Panduan Mutu
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar
Sistem Manajemen Mutu BB-TMC |
TANGGUNG JAWAB
No. Bagian
Halaman
Revisi/Tanggal
Edisi/Tanggal
TanggalTerbit
:
:
:
:
:
5
1 dari 1
00/08 Maret 2017
3/08 Maret 2017
8 Maret 2017
5.1. Kepala BB-TMC
a. Pengesahan Program Audit Internal
b. Penerbitan Surat Perintah Kerja
5.2. Kepala Bidang / Kepala Bagian
a. Koordinasi kegiatan audit internal
b. Pendistribusian dan tindakan perbaikan temuan audit
5.3. Wakil Manajemen
a. Penyusunan draft program audit internal
b. Pengadministrasian seluruh kegiatan audit mutu internal
c. Pembuatan laporan audit internal
5.4. Ketua Tim Auditor
a. Penyusunan jadwal audit
b. Memimpin pelaksanaan audit
c. Menandatangani laporan audit
5.5. Tim Auditor
a. Membuat Daftar Periksa Audit (check list)
b. Melaksanakan audit internal
c. Membuat laporan audit internal
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar
Sistem Manajemen Mutu BB-TMC |
URAIAN DAN KINERJA PROSES
No. Bagian
Halaman
Revisi/Tanggal
Edisi/Tanggal
TanggalTerbit
:
:
:
:
:
6
1 dari 3
00/08 Maret 2017
3/08 Maret 2017
8 Maret 2017
6.1. Uraian Proses dan Ukuran Kinerja
No Uraian Kegiatan Pelaksana Kegiatan
Ukuran Kinerja
6.1.1 Perencanaan
6.1.1.1 Menyusun draft program Audit Internal pada awal tahun kegiatan yang mencakup seluruh kegiatan layanan BB-TMC.
Wakil Manajemen Awal bulan Maret
6.1.1.2 Membahas draft program audit internal BB-TMC.
Kepala BB-TMC dan para Kepala Bidang / Bagian
Bulan Maret
6.1.1.3 Menyetujui program audit internal BB-TMC.
Kepala BB-TMC Bulan Maret
6.1.1.4 Mendistribusikan program Audit Internal kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
Wakil Manajemen Akhir bulan Maret
6.1.2 Persiapan
6.1.2.1 Mengirim surat pemberitahuan pelaksanaan audit internal kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
Wakil Manajemen 1 (satu) minggu sebelum pelaksanaan
6.1.2.2 Menetapkan Auditor Internal dengan memperhatikan bahwa Staf pada bagian yang diaudit tidak ditunjuk sebagai Auditor pada bagian tersebut.
Wakil Manajemen 1 (satu) minggu sebelum pelaksanaan
6.1.2.3 Membuat Surat Perintah pelaksanaan audit internal kepada Tim Auditor.
Kepala UPTHB 1 (satu) minggu sebelum pelaksanaan
6.1.2.4 Menyerahkan daftar periksa audit (check list) kepada Wakil Manajemen.
Ketua Tim Auditor 2 (dua) hari sebelum pelaksanaan
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar
Sistem Manajemen Mutu BB-TMC |
URAIAN DAN KINERJA PROSES
No. Bagian
Halaman
Revisi/Tanggal
Edisi/Tanggal
TanggalTerbit
:
:
:
:
:
6
2 dari 3
00/08 Maret 2017
3/08 Maret 2017
8 Maret 2017
6.1.3 Pelaksanaan Audit Internal
6.1.3.1 Memimpin opening meeting sebelum pelaksanaan Audit Internal.
Kepala BB-TMC dan Wakil Manajemen
15 menit pada saat pelaksanaan Audit
6.1.3.2 Melaksanakan audit sesuai dengan jadwal dan lingkup yang telah ditetapkan.
Tim Auditor 10 hari kerja
6.1.3.3 Memimpin closing meeting setelah pelaksanaan Audit Internal selesai.
Kepala BB-TMC dan Wakil Manajemen
15 menit
6.1.3.4 Melaporkan temuan-temuan Audit Internal kepada Kepala Bidang / Kepala Bagian yang diaudit.
Ketua Tim Auditor Langsung
6.1.3.5 Menetapkan usulan tindakan perbaikan yang akan dilakukan sebagai tindak lanjut dari temuan audit internal.
Kepala Bidang / Kepala Bagian
close dalam waktu 1 bulan
6.1.3.6 Membuat laporan temuan audit beserta tindaklanjutnya yang telah ditandatangani oleh Auditor dan Auditee, serta menyerahkan laporan asli kepada Wakil Manajemen dan tembusannya kepada Kepala Bidang /Kepala Bagian terkait.
Ketua Tim Auditor 2 (dua ) minggu setelah pelaksanaan Audit dilaksanakan
6.1.4 TindakLanjut
6.1.4.1 Melakukan verifikasi tindakan perbaikan kepada pihak auditee setelah jangka waktu tindakan perbaikan yang disepakati.
Ketua Tim Auditor 1 (satu) minggu atau 5 hari kerja
6.1.4.2 Menyerahkan laporan verifikasi tentang pelaksanaan tindaklanjut audit internal kepada Wakil Manajemen dengan tembusan kepada Kepala Bidang/ Bagian yang bersangkutan.
Ketua Tim Auditor 1(satu) minggu atau 5b hari kerja
6.1.4.3 Membuat laporan menyeluruh kegiatan audit internal sebagai bahan masukan dalam Kaji Ulang Manajemen dalam bentuk Laporan Audit Internal.
Wakil Manajemen 2 (dua) minggu setelah pelaksanaan
6.1.4.4 Mendistribusikan Laporan Audit Internal kepada Kepala BB-TMC, para Kepala Bidang dan Kepala Bagian.
Wakil Manajemen 1 (satu) hari kerja
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar
Sistem Manajemen Mutu BB-TMC |
URAIAN DAN KINERJA PROSES
No. Bagian
Halaman
Revisi/Tanggal
Edisi/Tanggal
TanggalTerbit
:
:
:
:
:
6
3 dari 3
00/08 Maret 2017
3/08 Maret 2017
8 Maret 2017
6.2. Diagram Proses
MULAI
Penyusunan Program Audit
Internal
Persetujuan Program Audit
Internal
SetujuSurat
Pemberitahuan Audit Internal
Tidak
YA
KEPALA BB-TMC WAKIL MANAJEMEN KABID/KABAG AUDITOR
Pelaksanaan Audit Intenral
Verifikasi Tindakan prbaikan
Menyusun Tindakan Perbaikan Temuan
Audit Internal
Menetapkan Tim Auditor
Menyusun Laporan Temuan
Pelaksanaan Audit Internal
SELESAI
Menyusun Jadual Pelaksanaan Audit
INtenral
Menyusun Laporan Temuan
Pelaksanaan Audit Internal
Closed
Pembuatan Surat Penugasan
Tidak
Ya
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar
Sistem Manajemen Mutu BB-TMC |
DAFTAR LAMPIRAN
No. Bagian
Halaman
Revisi/Tanggal
Edisi/Tanggal
TanggalTerbit
:
:
:
:
:
7
1 dari 1
00/08 Maret 2017
3/08 Maret 2017
8 Maret 2017
7.1. ND ; 2305000/FRM/SMM.25.03/04/03.17 : Format Surat Tugas Auditor Internal 7.2. ND : 2305000/FRM/SMM.25.04/04/03.17 : Format Daftar Hadir Audit Internal 7.3. ND : 2305000/FRM/SMM.25.05/04/03.17 : Format Daftar Pertanyaan Audit Internal
7.4. ND : 2305000/FRM/SMM.25.06/04/03.17 : Format Ketidaksesuaian Audit Internal
Recommended