View
40
Download
6
Category
Preview:
Citation preview
PEMBINAAN RESERVOIR BAGI BEKALAN SIMPANAN AIR
KAMPUS UTAMA UniMAP
2016
PROJECT LESSONS LEARNED
PEMBINAAN RESERVOIR BAGI BEKALAN SIMPANAN AIR KAMPUS
UTAMA UniMAP
CAWANGAN PERANCANGAN ASET BERSEPADU
JABATAN KERJA RAYA
NEGERI PERLIS
01 JUN 2016
Disediakan oleh Cawangan Perancangan Aset Bersepadu, JKR Negeri Perlis Page 1 of 13
PEMBINAAN RESERVOIR BAGI BEKALAN SIMPANAN AIR
KAMPUS UTAMA UniMAP
2016
ISI KANDUNGAN
Butiran Perkara Helaian
1.0 PENGENALAN .. .. .. .. .. .. 3
2.0 STAKEHOLDER YANG TERLIBAT .. .. .. 3-4
3.0 PENDEKATAN JKR PERLIS DALAM PENGURUSAN DAN PEMANTAUAN PROJEK .. .. 4-5 4.0 METODOLOGI LESSONS LEARNED .. .. .. 5-6
5.0 IKTIBAR PROJEK (LESSONS LEARNED) .. .. 7-11
6.0 RUMUSAN DAN CADANGAN .. .. .. .. 12
6.1 ASPEK KEKUATAN WHAT WENT WELL (WWW) 12
6.2 ASPEK KELEMAHAN WHAT COULD HAVE BEEN DONE BETTER (WCHBDB) .. 13
6.3 CADANGAN .. .. .. .. 13
Disediakan oleh Cawangan Perancangan Aset Bersepadu, JKR Negeri Perlis Page 2 of 13
PEMBINAAN RESERVOIR BAGI BEKALAN SIMPANAN AIR
KAMPUS UTAMA UniMAP
2016
1.0 PENGENALAN
1.1 Jabatan Kerja Raya Negeri Perlis telah diberi tanggung jawab daripada
Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia untuk melaksanakan projek bagi
menyediakan salah satu infrastruktur kepada Universiti Malaysia Perlis
(UniMAP) iaitu pembinaan reservoir yang berfungsi sebagai tangki
simpanan air untuk Kampus Utama UniMAP.
1.2 Tangki simpanan bekalan air ini berkapasiti 1 juta gelen, direkabentuk khas
bagi menyalurkan bekalan air secara maksimum untuk keseluruhan
Kampus Utama UniMAP.
1.3 Projek ini telah dirancang dalam Rancangan Malaysia Ke-10, 4th Rolling
Plan dan dilaksanakan dalam Rancangan Malaysia Ke-11 yang tarikh
pembinaannya bermula pada 21 Oktober 2015 dan dijangka siap pada 31
Januari 2017.
1.4 Kos semasa keseluruhan projek adalah RM9,984,540.00
1.5 Nombor Rujukan Projek (Kontrak): JKR/IP/CKUB/253/2015
2.0 STAKE HOLDER YANG TERLIBAT
2.1 Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia
2.1.1 Adalah Kementerian Pelanggan yang bertanggung jawab dalam
menyalurkan projek-projek pembangunan, peruntukan dan
kelulusan di peringkat pengajian tinggi.
2.2 Ibu Pejabat JKR Malaysia
2.2.1 Cawangan Kerja Pendidikan, Ibu Pejabat JKR Malaysia adalah
pejabat yang bertanggung jawab mendaftar dan menerima projek
untuk dilaksanakan sejajar dengan brief projek yang diterima.
2.2.2 Lain-lain agensi yang terlibat di peringkat Ibu Pejabat JKR Malaysia
sebagai HODT adalah Cawangan Kejuruteraan Awam
Kesihatan/Pendidikan & Pengajian Tinggi (CKAS), Cawangan Kerja
Mekanikal (SPR)(CKM), Cawangan Kerja Elektrik (CKE),
Cawangan Kontrak & Ukur Bahan (CKUP).
2.2.3 Manakala Bahagian Pengurusan Projek 4 (CKP) adalah sebagai
HOPT.
2.3 Universiti Malaysia Perlis (UniMAP)
2.3.1 Adalah merupakan Jabatan Pelanggan kepada projek yang
dilaksanakan.
Disediakan oleh Cawangan Perancangan Aset Bersepadu, JKR Negeri Perlis Page 3 of 13
PEMBINAAN RESERVOIR BAGI BEKALAN SIMPANAN AIR
KAMPUS UTAMA UniMAP
2016
2.3.2 Pusat Pembayaran ke atas kerja-kerja yang dijalankan.
2.4 JKR Negeri Perlis
2.4.1 Pengarah JKR Negeri Perlis telah diberi peranan sebagai Pegawai
Penguasa projek.
2.4.2 Ketua Cawangan Perancangan Aset Bersepadu Negeri (CPAB)
telah diberi tanggung jawab sebagai Wakil Pegawai Penguasa.
2.4.3 Manakala Ketua Penolong Pengarah Kontrak & Ukur Bahan, Ketua
Penolong Pengarah Elektrik, Ketua Penolong Pengarah Mekanikal
adalah berperanan sebagai Wakil Pegawai Penguasa Pakar.
3.0 PENDEKATAN JKR PERLIS DALAM PENGURUSAN & PEMANTAUAN
PROJEK
3.1 JKR Negeri Perlis telah mengambil beberapa pendekatan dalam
melaksanakan projek ini dari peringkat awal pembinaan bagi memastikan
pelaksanaan pengurusan dan pemantauan projek yang elektif, efektif yang
menepati skop, kualiti, masa dan kos yang ditetapkan.
Jadual 1: Pendekatan Yang Diambil
Fasa
Aspek Pendekatan Yang Diambil
Peranan & Tanggungjawab
Pengurusan Sumber
Pengurusan Komunikasi
Permulaan
Pengagihan tugas sebagai wakil tapakbina telah dilaksanakan oleh Wakil Pegawai Penguasa Utama.
Perancangan
Kompetensi setiap pegawai dalam pasukan projek ditingkatkan melalui kursus, bengkel seperti: Penjadualan Projek
i) i) Penjadualan Projek ii) Ii) Sistem Pengurusan iii) Bersepadu
Mesyuarat Pra-Pembinaan untuk menyelaraskan kerja-kerja yang bakal dijalankan.
Perancangan
Mengguna pakai Pelan Pengurusan Projek, Sistem SKALA & SPB sebagai kaedah pelaksanaan projek.
Disediakan oleh Cawangan Perancangan Aset Bersepadu, JKR Negeri Perlis Page 4 of 13
PEMBINAAN RESERVOIR BAGI BEKALAN SIMPANAN AIR
KAMPUS UTAMA UniMAP
2016
Jadual 1a: Pendekatan Yang Diambil (Sambungan)
Fasa
Aspek Pendekatan Yang Diambil
Peranan & Tanggungjawab
Pengurusan Sumber
Pengurusan Komunikasi
Permulaan/ Perancangan/ Pelaksanaan/ Pemantauan
Kerjasama, komitmen dan disiplin yang tinggi daripada Pegawai Penguasa dan seluruh pasukan projek amat memberi kesan ke atas perlaksanaan projek.
Menggunapakai SPB, SKALA dan Penjadualan Projek sepenuhnya dalam urusan kawalselia projek.
Mesyuarat Tapakbina berjadual dan mesyuarat teknikal mengikut keperluan diadakan untuk megesan dan memantau perlaksanaan projek dalam pembinaan.
Permulaan/ Perancangan/ Pelaksanaan/ Pemantauan
Audit SPB, Audit dalaman JKR dan Audit Pematuhan ISO telah sama-sama berperanan untuk memastikan kualiti kerja pada tahap maksimum.
-
Mesyuarat tapakbina diadakan mengikut jadual yang turut dihadiri Stakeholder dapat membantu memberi maklumbalas mengikut peranan masing-masing terhadap kerja-kerja yang dijalankan.
Permulaan/ Perancangan/ Pelaksanaan/ Pemantauan
Intervensi di antara HOPT dan semua HODT di peringkat Ibu Pejabat JKR dapat membantu untuk melicinkan pelaksanaan projek.
4.0 METODOLOGI LESSONS LEARNED
4.1 Maklumat lesson learned dikumpul melalui bengkel bersama dengan
pasukan projek di peringkat JKR Perlis yang diadakan pada 23 Mac 2016
hingga 24 Mac 2016 di Dewan Persidangan, JKR Negeri Kedah, Tingkat
12, Bangunan Sultan Abdul Halim, Alor Star, Kedah Darul Aman.
4.2 Bengkel diadakan bertujuan untuk mengumpul maklumat dan berkongsi
pengalaman pasukan projek yang terlibat secara langsung pada peringkat
awal pembinaan. Penghasilan maklumat adalah mengikut jangka masa
projek berlaku iaitu kemajuan semasa yang telah dicapai sejak dari
peringkat permulaan kerja sehingga ke tarikh bengkel diadakan yang
merangkumi berikut:
4.2.1 Clarity of project objectives/deliverables and expectations.
4.2.2 Project planning
4.2.3 Project execution
4.2.4 Project monitoring
4.2.5 Overall project assesment
Disediakan oleh Cawangan Perancangan Aset Bersepadu, JKR Negeri Perlis Page 5 of 13
PEMBINAAN RESERVOIR BAGI BEKALAN SIMPANAN AIR
KAMPUS UTAMA UniMAP
2016
4.3 Semua maklumat yang terkumpul telah diklasifikasikan kepada tiga (3) aspek
utama berikut:
4.3.1 What went well (WWW)?
4.3.2 What could have been done better (WCHBDB)? and,
4.3.3 What are the lesson learned ?
4.4 Setiap pasukan dari empat (4) pasukan yang diujudkan diminta untuk memberikan
maklum balas dan maklumat lesson learned yang menggunakan template yang
telah disediakan seperti contoh di Lampiran `A’.
4.5 Setelah selesai sesi bengkel dan pengumpulan maklumat, panel/fasilitator
menggabungkan (consolidate) dan membuat analisis dari maklumat yang
diperolehi meliputi ruang knowledge areas yang telah dikenalpasti.
Rajah 2: Carta Alir Projek Lesson Learned
Disediakan oleh Cawangan Perancangan Aset Bersepadu, JKR Negeri Perlis Page 6 of 13
Knowledge Café workshop to gather imformation relevant
to Lesson Learned
Consolidate imfomation according to knowledge areas and
project life-cycle
Analysis project lessons learned according to knowledge
areas
Finding and Recommendation
PEMBINAAN RESERVOIR BAGI BEKALAN SIMPANAN AIR
KAMPUS UTAMA UniMAP
2016
5.0 IKTIBAR PROJEK (PROJECT LESSONS LEARNED)
5.1 Jadual 4.1 dan Jadual 4.2 menunjukkan analisis hasil maklumat yang diperolehi dan telah di katogerikan mengikut knowledge areas dan kitar hayat projek.
Jadual 4.1 – Analisis Keseluruhan 1
Element What Went Wrong
WCHBeen Done Better
Lessons Learned
1.
Scope
2
1
2
2.
Time
2
4
2
3.
Cost
3
0
1
4.
Quality/Audit
1
4
2
5.
HR/Organisation
1
0
1
6.
Comm/Stakeholders
5
1
4
7.
Risk
0
1
0
8.
Procurement
0
9
7
9.
Intergration
3
0
2
10.
Specification
1
1
0
11.
Governance
1
0
0
Disediakan oleh Cawangan Perancangan Aset Bersepadu, JKR Negeri Perlis Page 7 of 13
PEMBINAAN RESERVOIR BAGI BEKALAN SIMPANAN AIR
KAMPUS UTAMA UniMAP
2016
Jadual 4.2 – Analisis Keseluruhan 2
Disediakan oleh Cawangan Perancangan Aset Bersepadu, JKR Negeri Perlis Page 8 of 13
PEMBINAAN RESERVOIR BAGI BEKALAN SIMPANAN AIR
KAMPUS UTAMA UniMAP
2016
Governance
Specification
Integration
Lessons Learned
Procurement
Risk
What Could Have Been Done Better(WCHBDB)
Comm/Stakeholder
HR/Organisation
What Went Wrong (WWW)
Quality/Audit
Cost
Time
Scope
0 1 2 3 4 5 6 7 8
PEMBINAAN RESERVOIR BAGI BEKALAN SIMPANAN AIR
KAMPUS UTAMA UniMAP
2016
(Kekuatan proses & prosedur / fungsi sumber (kompetensi)
(Masalah / Kelemahan / Kekangan)
Knowledge Areas
Isu Mula Rancang Laksana Pantau What Went Well (WWW) What Could Have Been Done Better (WCHBDB)
Skop
Skop kerja utama yang jelas
WWW
WWW
- Skop yang jelas membolehkan JKR merancang, menjadual dan mengagih tugas dengan lebih efisyen.
- Program kerja dipantau melalui mesyuarat tapak, koordinasi, teknikal dan perbincangan.
- Penggunaan PMP dalam aspek pengurusan projek.
-
Stakeholder
Penglibatan / mengenalpasti semua stake holder dengan jelas.
WWW
WWW
WWW
- Penglibatan stakeholder dalam
semua mesyuarat dan perbincangan.
-
Kos
Kos siling yang jelas / tidak melebihi kos siling
WWW
/ WCHB
DB
WWW
WWW
WWW
- Penglibatan UniMAPs dan agensi pelaksana dalam menentukan kos siling di peringkat awal
- Sebarang pertambahan skop telah dirujuk segera kepada pelanggan untuk mendapatkan penjelasan.
- Tindakan intervensi dan bantuan daripada IPJKR telah dirujuk sejak awal projek.
- Kos siling yang tidak mencukupi menyebabkan kerja perubahan tidak dapat dilaksanakan selaras dengan kerja-kerja di tapak.
Skop
Kerja memenuhi spesifikasi
WWW /
WCHBDB
- Penglibatan pihak pelanggan
dalam menentukan skop.
-
Disediakan oleh Cawangan Perancangan Aset Bersepadu, JKR Negeri Perlis Page 9 of 13
PEMBINAAN RESERVOIR BAGI BEKALAN SIMPANAN AIR
KAMPUS UTAMA UniMAP
2016
Knowledge Areas
Isu Mula Rancang Laksana Pantau What Went Well (WWW) What Could Have Been Done Better (WCHBDB)
Masa
Tempoh pelaksanaan projek yang realistic / tempoh mencukupi / Kontraktor perlu kemuka program kerja dalam tempoh 14 hari dari tarikh LA
WCHBDB
WCHBDB
WCHB DB
-
- Persediaan awal oleh pasukan JKR ke atas skop kerja terlibat, persediaan untuk memasuki tapakbina mengikut jadual perlu diberi penekanan.
- Mesyuarat pra-pembinaan perlu mengenalpasti isu/masalah yang bakal timbul.
Perolehan
JKR perlu meneliti setiap aspek fasa perolehan
WCHBDB
- Pemilihan kontraktor di fasa perolehan perlu diberi keutamaan
Masa
Penggunaan kaedah Penjadualan Projek yang jelas dan terperinci
WWW / WCHBDB
WWW
- Penggunaan Penjadual Projek memudahkan aktiviti pengurusan, pemantauan dan pengawasan projek.
- Pasukan kontraktor perlu ada Planner yang terlatih
Skop
Maklumat projek yang lengkap
WCHBDB
- Penglibatan pihak pelanggan dalam menentukan skop.
- Hubungkait skop kerja dengan keadaan semasa di tapak perlu diselaraskan
Stakeholder / Komunikasi
Sebarang isu / masalah yang perlu kelulusan / keputusan perlu dimuktamadkan segera
WWW
WWW
- Mesyuarat bersama semua pihak diadakan mengikut jadual
-
Disediakan oleh Cawangan Perancangan Aset Bersepadu, JKR Negeri Perlis Page 10 of 13
PEMBINAAN RESERVOIR BAGI BEKALAN SIMPANAN AIR
KAMPUS UTAMA UniMAP
2016
Knowledge Areas
Isu Mula Rancang Laksana Pantau What Went Well (WWW) What Could Have Been Done Better (WCHBDB)
Kos
Pembayarran interim dibuat mengikut jadual yang ditetapkan
WCHBDB
WCHBDB
WCHB DB
- Bayaran interim dibuat secara konsisten dan dapat dijelaskan dalam tempoh yang ditetapkan membantu kelancaran projek.
- Bayaran tidak dibuat oleh JKR sebaliknya oleh pihak Pelanggan dan perlu mematuhi tempoh ditetapkan dalam kontrak.
Kualiti
Pasukan Kontraktor perlu berada di tapak pada setiap masa / tempoh bekerja
WCHBDB
-
- Pihak kontraktor tiada pasukan khas yang kompeten untuk mematuhi kualiti setiap kerja dijalankan.
Human Resourses / Risiko (JKR)
Kontraktor yang diberi kepercayaan melaksanakan kerja perlu lebih efisyen dan fokus ke atas tenaga kerja.
WWW / WCHBDB
WWW
-
- Kerja-kerja yang tertangguh disebabkan masalah di pihak kontraktor perlu ada penyelesaian segera.
Kualiti
Sebarang isu / masalah di tapak yang melibatkan pihak Kontraktor perlu diatasi segera
WCHBDB
-
- Hubungkait skop kerja dengan keadaan semasa di tapak perlu diselaraskan
Kualiti
Audit ke atas kualiti, masa dan kos perlu diadakan secara berjadual
WWW
WWW
- Audit berkala perlu diadakan di tapak
- Setiap audit JKR ke atas kualiti perlu relevan dengan skop kerja di tapak.
Disediakan oleh Cawangan Perancangan Aset Bersepadu, JKR Negeri Perlis Page 11 of 13
6.0 RUMUSAN DAN CADANGAN
- Pelaksanaan projek di tapakbina didapati berjalan lancar pada peringkat awal pembinaan (tempoh pembelajaran lesson learned) tanpa menghadapi sebarang isu / masalah yang timbul. Kerja-kerja di tapakbina juga diselaraskan mengikut kaedah Penjadualan Projek dan sentiasa diaudit secara berjadual dari pasukan audit dalaman, audit SPK di peringkat IPJKR dan SIRIM untuk mengenalpasti sebarang masalah yang timbul. Percanggahan skop kerja di tapakbina dengan pelan-pelan adalah minimum dan diselesaikan mengikut kontrak dalam tempoh yang singkat.
- Projek Lessons Learned yang boleh dipelajari adalah merangkumi dua (2) aspek
penting dari sudut menjayakan pelaksanaan projek ini.
6.1 Aspek Kekuatan What Went Well (WWW)
6.1.1 JKR Negeri Perlis dengan kerjasama dan komitmen yang mantap dari semua pihak terutamanya Ibu Pejabat JKR Malaysia, Kuala Lumpur telah meujudkan satu pasukan yang bertanggungjawab untuk menunaikan amanah yang diberikan. Dengan berbagai masalah dan kekangan yang timbul sejak dari fasa perancangan, perolehan dan kini telah memasuki fasa pembinaan, semua isu/masalah dapat diselesaikan dengan penuh berhemah. Tahap kompetensi pengurusan yang mantap ke atas semua yang terlibat telah dapat menjayakan pelaksanaan projek ini dengan ciri-ciri berikut:
Kompetensi yang dimiliki setiap pegawai yang terlibat dengan pelaksanaan projek dari berbagai disiplin telah banyak membantu dalam aspek perancangan, perolehan, pembinaan yang meliputi pemantauan dan penyeliaan projek
Pengetahuan dalam bidang pengurusan projek telah banyak menyumbang kearah peningkatan kualiti hasil kerja, penjimatan kos dan pengawalan masa yang seimbang.
Kaedah Penjadualan Projek yang digunapakai merupakan suatu teknik yang betul dan professional kearah keberhasilan dalam program kerja, pelaporan kemajuan projek dan pengawalan masa serta kos.
Pengauditan berkala dalam semua peringkat telah dapat mengesan dan mrengimbangi sebarang isu/masalah yang lalu dan semasa yang timbul di setiap fasa perancangan, perolehan dan pembinaan.
Disediakan oleh Cawangan Perancangan Aset Bersepadu, JKR Negeri Perlis Page 12 of 13
PEMBINAAN RESERVOIR BAGI BEKALAN SIMPANAN AIR
KAMPUS UTAMA UniMAP
2016
6.2 Aspek Kelemahan What Could Have Been Done Better (WCHBDB) 6.2.1 Sepanjang tempoh pembelajaran Lessons Learned terhadap projek
ini mulai dari fasa pembinaan yang kontraknya bermula pada 21
Oktober 2015 sehingga awal Jun 2016, didapati kelemahan-
kelemahan ketara terhadap pelaksanaannya yang boleh
menjejaskan kelancaran perjalanan kerja tidak dikesan.
6.2.2 Terdapat sebahagian kecil percanggahan di antara kuantiti kerja
dalam kontrak dengan pelan-pelan pembinaan yang tidak memberi
kesan secara langsung ke atas pembinaan.
6.2.3 Adalah didapati, terdapat maklumat yang tidak jelas berkaitan
dengan kuantiti dalam kontrak dengan keadaan kerja sebenar di
tapak yang perlu diberi perhatian. Hal ini boleh melibatkan
pertambahan kos sekiranya langkah pre-emtive tidak diambil
segera.
6.3 Cadangan
- Walaupun tiada isu/masalah yang major dikesan di peringkat awal
fasa pembinaan ke atas projek ini, diketengahkan juga beberapa
cadangan positif yang diharapkan akan mendapat perhatian dan
akan menjadi panduan dari aspek pembelajaran projek lessons
learned sebagaimana berikut:
6.3.1 Site Investigation (SI) pada peringkat kunjungan pertama ke
tapakbina untuk mendapat maklumat awal berkaitan dengan
cadangan projek perlu diberi penekanan tentang keadaan geografi,
bentuk muka bumi setempat, lokasi cadangan penempatan
pembinaan sesuatu struktur bangunan dan sifat-sifat tanah di
persekitaran selain dari kemudahan akses, utiliti dan sebagainya.
Hal ini akan dapat menyumbang kearah keberkesanan perancagan
projek secara menyeluruh.
6.3.2 Manakala semasa melaksanakan Soil Investigation (SI) pula bagi
mengenalpasti keadaan tanah, kekuatan struktur tanah dan untuk
tujuan membuat pengesyoran asas kepada bangunan-bangunan
serta struktur pembinaan kekal, ianya perlu diberi penekanan secara
menyeluruh di setiap lokasi penempatan struktur binaan kekal. Ujian
persampilan secara rawak dan tidak menyeluruh boleh
mengakibatkan maklumat untuk pengiraan kuantiti kerja mengikut
klasifikasi elemen kerja tidak akan menepati sasaran (anggaran).
6.3.4 Pihak kontraktor luar Perlis yang diberi tanggungjawab untuk
melaksanakan kerja di negeri Perlis hendaklah peka ke atas
suasana kerja dan masa bekerja mengikut ketetapan kalender
negeri bagi memastikan tiada percanggahan masa yang boleh
mengakibat kerja di tapak terabai.
Disediakan oleh Cawangan Perancangan Aset Bersepadu, JKR Negeri Perlis Page 13 of 13
Recommended