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UNIVERSIDADE DE LISBOA
INSTITUTO DE EDUCAÇÃO
PROCESSOS ORGANIZACIONAIS NA IMPLEMENTAÇÃO DE
UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO DE APOIO À GESTÃO
ESCOLAR
Francielle Campos da Silva
ANEXOS
MESTRADO EM EDUCAÇÃO E FORMAÇÃO
Área de Especialização em Organização e Gestão da Educação e Formação
Relatório de Estágio
Orientado pelo Professor Doutor Luís Miguel Carvalho
2016
ANEXOS
(Encontram-se em formato digital)
Anexo 1 – História da Restart – Instituto de Criatividade, Artes e Novas Tecnologias;
Anexo 2 – Boletim informativo;
Anexo 3 – Organograma;
Anexo 4 – Instrumentos de recolha e tratamento de dados:
Anexo 4.1 – Guião da entrevista I aplicada a assessora do diretor-geral acerca da
influência das forças diretas e indiretas do ambiente externo da organização;
Anexo 4.2 – Protocolo da entrevista I;
Anexo 4.3 – Grelha de análise de conteúdo da entrevista I;
Anexo 4.4 – Quadro descritivo das dimensões, categorias e subcategorias da
entrevista I;
Anexo 4.5 – Registo das observações;
Anexo 4.6 – Guião da entrevista II aplicada ao gestor de processo acerca das
razões de mudança e do processo de implementação de um sistema de apoio à
gestão escolar;
Anexo 4.7 – Protocolo da entrevista II;
Anexo 4.8 – Grelha de análise de conteúdo da entrevista II;
Anexo 4.9 – Quadro descritivo das dimensões, categorias e subcategorias da
entrevista II;
Anexo 4.10 – Guião da entrevista III (focus group) aplicada aos colaboradores da
empresa acerca das razões de mudança, o processo de implementação e o impacto
das mudanças com a implementação de um sistema de informação;
Anexo 4.11 – Protocolo da entrevista III;
Anexo 4.12 – Grelha de análise de conteúdo da entrevista III;
Anexo 4.13 – Quadro descritivo das dimensões, categorias e subcategorias da
entrevista III;
Anexo 5 – Fichas de avaliação dos cursos anuais, intensivos e workshops.
Anexo 1 – História da Restart – Instituto de Criatividade, Artes e Novas Tecnologias
História
A Restart – Escola de Criatividade, Artes e Novas Tecnologias, é uma escola de formação
profissional situada em Lisboa que nasceu em 2003. Nesta altura, a formação profissional em
Portugal era deficitária a nível nacional, e o ensino superior tendia a desligar-se dos interesses dos
alunos e das empresas. Não existindo um acompanhamento pedagógico fundamental para a
integração no mercado de trabalho. Urgia assim, apostar cada vez mais numa formação
profissionalizante, com uma componente prática forte e ligada ao mercado, nomeadamente nas
áreas do audiovisual, imagem, som, eventos e new media. Desta necessidade nasceu a Restart.
Sendo este um projeto aberto e expansível, um dos principais objetivos é a constante procura
de novos nichos de mercado, de modo a fornecer uma formação global, focada nas vertentes
técnicas e criativas, fundamental num mercado em constante mutação e cada vez mais competitivo.
Esta ligação ao mercado é garantida através de diversas parcerias e de uma preocupação em manter
a formação adequada à realidade profissional, conseguida através do corpo de formadores composto
por profissionais em ativo nas diferentes áreas da escola.
Em 2009, a Restart possui cerca de 20 cursos e um crescente número de workshops. Com
uma aposta contínua na criação de novos cursos, neste próximo ano letivo abrem cursos como
Gestão e Criação de Marcas, Escrita para Cinema, Televisão e New Media ou Interpretação para
Cinema e Televisão.
Em paralelo, com a formação, a Restart mantém uma política de apoio a projetos criativos e
apresenta ainda, uma programação contínua de animação cultural (exposições, ciclos de cinema e
vídeo, concertos, etc.).
No sentido de melhorar a qualidade de ensino, aumentar a capacidade de alunos e número de
cursos e workshops, a Restart muda de instalações em agosto.
As novas instalações são em Alcântara e dispõem de uma zona de convívio e de exposições,
um auditório maior, e atelier de cenografia. Para além de um maior número de salas e melhor
equipamento técnico.
Anexo 2 – Boletim Informativo
Anexo 3 – Organograma
Anexo 4 – Instrumentos de recolha e tratamento de dados
Anexo 4.1 – Guião da entrevista I aplicada a assessora do diretor-geral acerca da
influência das forças diretas e indiretas do ambiente externo da organização
Universidade de Lisboa
Instituto de Educação
Mestrado em Educação e Formação
Área de especialização: Organização e Gestão da Educação e Formação
Guião da Entrevista
Semiestruturada
Tema: Forças diretas e forças indiretas que afetam o desenvolvimento da organização.
Entrevistado: Assessora do diretor-geral da Restart.
Finalidade
Recolha de informação para a caraterização do ambiente externo da organização.
Objetivos gerais
Obter informação que permita identificar as forças do ambiente externo que
afetam a “vida” da organização;
Conhecer a perceção da assessora do diretor-geral quanto à importância das forças
na “vida” da organização.
Blocos
temáticos
Objetivos
específicos
Questões Notas
A
Legitimação
da entrevista
Legitimar a
entrevista
Informar o entrevistado
sobre a temática e a
finalidade da entrevista
Sublinhar a importância
da participação do
entrevistado para o
sucesso do trabalho
Proporcionar ao
entrevistado um
ambiente que lhe
permita estar à
vontade e falar
livremente sobre os
seus pontos de vista
Motivar o
entrevistado Salientar o carácter
restrito do uso das
informações prestadas
Referir a disponibilidade
para fornecer os
resultados do trabalho
Pedir autorização
para gravar a
entrevista
B
O ambiente da
organização
Conhecer os fatores
ambientais externos
que afetam a
organização
Que fatores do ambiente
externo mais influenciam
o desenvolvimento e o
desempenho da
organização?
Atendendo aos fatores
que referiu, como
caraterizaria o ambiente
externo da organização
em termos da sua
estabilidade – mudança?
Dito de outro modo,
aqueles fatores têm
mudado muito ou são
relativamente
constantes?
Quais desses fatores são
os mais importantes?
Porquê? O que é afetado?
Como vê a organização
respondendo às
mudanças nesses
“fatores”?
Ambiente externo:
clientes, concorrente,
recursos humanos e
fornecedores
Mudanças
tecnológicas.
Mudanças no estado
da economia (PIB,
taxas de inflação,
taxas de desemprego,
taxas de juro, défice
do orçamento e do
comércio).
Legislação.
Fator social ou
cultural (sociais –
mobilidade social,
mudança de estilo de
vida, nível de
educação; culturais –
crenças e valores).
C
Clientes
Conhecer os
clientes da
organização
Perceber a
influência dos
clientes no trabalho
da organização
Os serviços da
organização são dirigidos
aos alunos, mas quais são
realmente os principais
alunos?
Quais as características
das empresas que
procuram os vossos
serviços?
Os clientes são, na
maioria, individuais
ou empresas
Quais são as
características das
pessoas que fazem
formação na
organização?
Como é que a
organização conhece a
avaliação que os alunos
fazem dos serviços
prestados pela
organização?
Que alterações têm sido
feitas consoante as
“preferências” dos
alunos?
Perfil dos alunos que
procuram a formação
na organização
Alterações ao longo
do tempo
D
Fornecedores
Recolher
informações que
permitam
identificar os
fornecedores da
organização
Perceber o motivo
para a parceria com
esses fornecedores
Compreender a
influência dos
fornecedores na
organização
Conhecer a
dinâmica de
participação dos
fornecedores no
interior da
organização
Quais são os principais
fornecedores da
organização?
Quais são as razões para
requerer esses serviços?
Qual a importância dos
formadores para a
organização?
Os formadores
contribuem sobre as
mudanças que ocorrem
ao longo do tempo na
organização?
“Parceiros” da
organização
E
Concorrentes
Perceber se a
organização
conhece os seus
concorrentes
Quem são os principais
concorrentes da
organização?
Escolas,
universidades, outras
organizações
Compreender o
grau de influência
dos concorrentes no
desenvolvimento e
crescimento da
organização
Que estratégias adota
para analisar os seus
opositores?
O que tem mudado na
concorrência?
O que tem mudado para
fazer face à
concorrência?
F
Recursos
Humanos
Conhecer a
constituição dos
recursos humanos
da organização
Compreender o
grau de afetação
dos recursos
humanos no
trabalho da
organização
Perceber os efeitos
da afetação dos
recursos humanos
no
desenvolvimento
da organização
Quais as razões porque
se tem crescido o número
de colaboradores?
Quais os critérios que
utilizam no
recrutamento?
Quais são as razões que a
levam a ter estagiários?
Que efeitos lhe parecem
que resultam da presença
de estagiários na vida da
organização?
Crescimento do
número de
colaboradores
G
Finalização da
entrevista
Deseja acrescentar algum
aspeto que não tenha sido
contemplado nesta
entrevista?
Agradecer a
colaboração.
Anexo 4.2 – Protocolo da entrevista I
Tema: Forças diretas e forças indiretas que afetam o desenvolvimento da organização.
Entrevistador: Estagiária.
Entrevistada: Assessora do diretor-geral da Restart.
Local: Instalações da Restart – Instituto de Criatividade, Artes e Novas Tecnologias.
Duração: Cerca de 15 minutos.
Finalidade
Recolha de informação para a caraterização do ambiente externo da organização.
Objetivos gerais
Obter informação que permita identificar as forças do ambiente externo que
afetam a “vida” da organização;
Conhecer a perceção da assessora do diretor-geral quanto à importância das forças
na “vida” da organização.
Transcrição da entrevista
Entrevistador: Vamos dar início à entrevista.
Entrevistador: Que fatores do ambiente externo mais influenciam o
desenvolvimento e o desempenho da organização?
Entrevistada: “Principalmente a concorrência, a taxa de desemprego, as tecnologias e
também os fatores culturais e sociais”.
Entrevistador: Atendendo aos fatores que referiu, como caraterizaria o ambiente
externo da organização em termos da sua estabilidade – mudança? Dito de outro
modo, aqueles fatores têm mudado muito ou são relativamente constantes?
Entrevistada: “São, são relevantes e têm mudado um bocadinho, principalmente, o
estado da economia do país. A Restart tem tentado acompanhar as mudanças da
tecnologia, mas também temos a concorrência que também é forte e começa a crescer.
Relativamente à legislação, nós achamos que a APCER e a DGERT são importantes na
organização e fazemos esse esforço para mantermos essas duas acreditações. A DGERT
é uma acreditação com um peso do estado e os nossos clientes sabem que temos uma
organização do estado que nos apoia, que nos acredita e que nos dá credibilidade e a
APCER é uma acreditação de gestão da organização dos nossos processos internos. A
economia do país tem influenciado a organização, por exemplo, quando a economia do
país está pior, como é o caso, há menos dinheiro e os clientes retraem-se e há menos
procura”.
Entrevistador: Quais desses fatores são os mais importantes? Porquê? O que é
afetado?
Entrevistada: “Os fatores mais importantes são a concorrência como as escolas com
oferta igual ou similar à nossa, o estado da economia do país porque o poder de compra
dos portugueses é cada vez menor e o fator cultural em Portugal, pois ainda se pensa que
um jovem só será bem-sucedido profissionalmente se frequentar um curso superior”.
Entrevistador: Como vê a organização respondendo às mudanças nesses “fatores”?
Entrevistada: “Tentamos junto da nossa administração e da nossa direção o investimento
e que se invista nas novas tecnologias, nem sempre é possível, mas tentamos parcerias
com outras empresas de forma a que nem sempre termos de adquirir equipamentos, poder
haver empréstimos. Relativamente ao nível da economia, tentamos uma política de
desconto, tentamos que os alunos possam pagar faseadamente o valor total do curso. E
pronto, é isso”.
Entrevistador: Os serviços da organização são dirigidos aos alunos, mas quais são
realmente os principais alunos?
Entrevistada: “O principal, a grande percentagem de alunos da Restart são alunos
individuais e temos também uma pequena percentagem de empresas que querem fazer
formação à medida, uma formação específica que eles próprios sabem o que querem e
pedem à Restart para desenvolver. Mais a grande maioria são os alunos”.
Entrevistador: Quais as características das empresas que procuram os vossos
serviços?
Entrevistada: “São empresas que têm um foco específico, por exemplo, a parte da
comunicação, os media, ou até empresas que cada vez mais utilizam as redes sociais e a
Internet para desenvolver ou comunicarem os seus produtos, logo precisam dessa
ferramenta e pedem à Restart que desenvolva uma formação com a mesma”.
Entrevistador: Quais são as características das pessoas que fazem formação na
organização?
Entrevistada: “A grande maioria são alunos com formação académica mas que vêm
procurar na Restart a parte prática que o curso não lhes deu”.
Entrevistador: Como é que a organização conhece a avaliação que os alunos fazem
dos serviços prestados pela organização?
Entrevistada: “Através da DGERT, da qualidade, nós temos um sistema de qualidade
que é implementado pela DGERT, pela nossa acreditação que nos permite fazer a
avaliação dos serviços prestados pela Restart ao aluno através de um inquérito de
avaliação da satisfação da formação”.
Entrevistador: Que alterações têm sido feitas consoante as “preferências” dos
alunos?
Entrevistada: “Geralmente tentamos sempre alterar ao nível da verbalização dos alunos
sobre o formador, tentamos alterar o formador para ver se melhora, tentamos que a parte
pedagógica é mais favorável aos alunos. Relativamente à parte tecnológica, tentamos
fazer alterações de software, tentamos pôr uma Internet melhor. Enfim, estamos atentos
às preferências dos alunos”.
Entrevistador: Quais são os principais fornecedores da organização?
Entrevistada: “Os nossos principais fornecedores são os formadores, digamos assim, são
quem nos prestam serviços e são o peso maior na Restart”.
Entrevistador: Quais são as razões para requerer esses serviços?
Entrevistada: “Portanto são os responsáveis pelos cursos que correm ou não bem e
tentamos que estes formadores sejam pessoas que estejam ativas no mercado de trabalho
para estarem sempre atualizados das novas tecnologias e do que se passa no mundo
exterior à Restart”.
Entrevistador: Qual a importância dos formadores para a organização?
Entrevistada: “É uma importância extrema, se não há formadores não há Restart e não
há formação”.
Entrevistador: Os formadores contribuem sobre as mudanças que ocorrem ao longo
do tempo na organização?
Entrevistada: “Sim, dão também ideias, dão inputs de alterações que acham que devem
ser feitas quer ao nível da parte pedagógica, quer ao nível da parte tecnológica e nós
aceitamos e tentamos fazer essas alterações sempre que possível”.
Entrevistador: Quem são os principais concorrentes da organização?
Entrevistada: “São escolas que têm cursos similares aos da Restart e são também
Universidades que têm já cursos que, embora superiores, têm cursos de audiovisuais, de
realização que são as nossas áreas mais importantes, digamos assim”.
Entrevistador: Que estratégias adota para analisar os seus opositores?
Entrevistada: “A Restart tem como postura e estratégia estar permanentemente atenta
ao mercado, aos consumidores, às tendências e também à concorrência. Principalmente
verificando regularmente os seus websites, recebendo as suas newsletters e estando
atendo aos meios de comunicação social relativos às nossas áreas”.
Entrevistador: O que tem mudado na concorrência?
Entrevistada: “Não tem havido grandes mudanças e a própria evolução e dinâmica deste
sector tem acontecido, maioritariamente, por iniciativa da Restart. Somos nós os
principais players que têm inovado e imprimido mexidas neste sector, nomeadamente
através da criação de novas formações, novos formatos, novos formadores, etc. O 1.º
Curso de Drones do país, o regresso do Vhils à escola, as Férias Criativas ou as Afternoon
Sessions são apenas alguns exemplos”.
Entrevistador: O que tem mudado para fazer face à concorrência?
Entrevistada: “Conforme explicado, a estratégia passa por antecipar tendências e tentar
ser, fazer e apresentar primeiro que os nossos concorrentes as novidades e tendências do
mercado”.
Entrevistador: Quais as razões porque se tem crescido o número de colaboradores?
Entrevistada: “A Restart está a crescer e achamos que, para prestarmos um bom serviço
aos nossos clientes, temos também que ter uma base sólida de recursos humanos e daí o
crescimento do número de trabalhadores”.
Entrevistador: Quais os critérios que utilizam no recrutamento?
Entrevistada: “Sim, geralmente, solicitamos o curriculum e pedimos sempre que sejam
pessoas que trabalham ou que já tenham trabalhado na área que pedimos o recrutamento”.
Entrevistador: Quais são as razões que a levam a ter estagiários?
Entrevistada: “A Restart sempre teve estagiários e optou sempre por essa política porque
quer sempre proporcionar, dado que os nossos cursos não são economicamente baratos,
as outras pessoas que não tenham possibilidades de tirar um curso na Restart de o
poderem em troca de fazerem estágios nos diferentes departamentos e também porque a
Restart tem crescido, tem muitos alunos em várias áreas e com o número de trabalhadores
que têm não era possível sem os estagiários”.
Entrevistador: Que efeitos lhe parecem que resultam da presença de estagiários na
vida da organização?
Entrevistada: “Contribuem e até trazem ideias que são trocadas nas aulas e que se não
fossem os estagiários a frequentarem os cursos nós acabávamos por não saber e às vezes
como temos estagiários nas diferentes áreas e nos diferentes cursos, eles conseguem
muitas vezes transmitir ideias, ou receios, ou problemas, que hajam nos diferentes cursos
e que nós não nos temos apercebido”.
Entrevistador: Deseja acrescentar algum aspeto que não tenha sido contemplado
nesta entrevista?
Entrevistada: “Não estou a ver nada assim de relevante a não ser que lhe agradeça
imenso o facto de nos estar a ajudar e de aperceber melhor e a fazer com que nós nos
consigamos gerir melhor a nossa gestão da formação”.
Entrevistador: Muito obrigada pela sua colaboração!.
Anexo 4.3 – Grelha de análise de conteúdo da entrevista I
Dimensão 1 – Forças diretas que afetam o desenvolvimento da organização
Categorias Subcategorias Unidades de Registo
a) Clientes
a. 1.1) Principais clientes
a. 1.2) Características dos alunos
a. 1.3) Características das empresas
a. 1.4) Avaliação que os alunos fazem do
serviço prestado pela organização
“A grande percentagem de alunos da Restart
são alunos individuais”.
“Temos também uma pequena percentagem de
empresas que querem fazer formação à
medida”.
“A grande maioria são alunos com formação
académica”.
“Que vêm procurar na Restart a parte prática
que o curso não lhes deu”.
“São empresas que têm um foco específico”.
“Formação específica que eles próprios sabem
o que querem e pedem à Restart para
desenvolver”.
“Permite fazer a avaliação dos serviços
prestados pela Restart através de um inquérito
de avaliação da satisfação da formação”.
a. 1.5) Alterações que têm sido feitas
“Tentamos alterar o formador para ver se
melhora”.
“Tentamos fazer alterações de software”.
“Tentamos pôr uma Internet melhor”.
“Estamos atentos às preferências dos alunos”.
b) Recursos Humanos
b. 1.1) Razões do crescimento do número
de colaboradores
b. 1.2) Critérios de recrutamento
b.1.3)Razão da organização ter estagiários
“A Restart está a crescer”.
“Temos que ter uma base sólida de recursos
humanos”.
“Daí o crescimento do número de
trabalhadores”.
“Solicitamos o curriculum”.
“Pedimos sempre que sejam pessoas que
trabalham ou que já tenham trabalhado na
área”
“A Restart sempre teve estagiários”.
“Quer sempre proporcionar (…) as outras
pessoas que não tenham possibilidades de tirar
um curso na Restart de o poderem”.
“Em troca de fazerem estágios nos diferentes
departamentos”.
“E também porque a Restart tem crescido”.
b.1.4)Efeitos dos estagiários na
organização
“Contribuem”.
“Trazem ideias que são trocadas nas aulas”.
“Eles conseguem muitas vezes transmitir
ideias, ou receios, ou problemas, que hajam
nos diferentes cursos e que nós não nos temos
apercebido”.
c) Fornecedores
c. 1.1) Principais fornecedores
c. 1.2) Razões para requerer esses serviços
c. 1.3) Importância dos formadores
c.1.4) Contributo dos formadores na
organização
“Os nossos principais fornecedores são os
formadores”.
“São quem nos prestam serviços”.
“Pessoas que estejam ativas no mercado de
trabalho”.
“Portanto são os responsáveis pelos cursos que
correm ou não bem”.
“São o peso maior na Restart”.
“É uma importância extrema”.
“Se não há formadores não há Restart e não há
formação”.
“Dão imputs de alterações que acham que
devem ser feitas quer ao nível da parte
pedagógica”.
“Quer ao nível da parte tecnológica”.
“Dão também ideias”.
“Tentamos fazer essas alterações sempre que
possível”.
d) Concorrentes
d. 1.1) Principais concorrentes
d.1.2)Estratégias para analisar os
opositores
d. 1.3) Alterações na concorrência
d. 1.4) Alterações na organização face à
concorrência
“São escolas que têm cursos similares aos da
Restart”.
“São também universidades”.
“Estar permanentemente atenta ao mercado,
aos consumidores, às tendências e também à
concorrência”.
“Verificando regularmente os seus websites”.
“Recebendo as suas newsletters”.
“Estando atendo aos meios de comunicação
social”.
“Não tem havido grandes mudanças”.
“Somos nós os principais players que têm
inovado e imprimido mexidas neste sector”.
“A estratégia passa por antecipar tendências”.
“Tentar ser, fazer e apresentar primeiro que os
nossos concorrentes as novidades e tendências
do mercado”.
“O 1.º curso de Drones do país, o regresso do
Vhils à escola, as Férias Criativas ou as
Afternoon Sessions são apenas alguns
exemplos”.
Dimensão 2 – Forças indiretas que afetam o desenvolvimento da organização
a) Fatores
a. 1.1) Económico
a. 1.2) Cultural e Social
a. 1.3) Tecnológico
a. 1.4) Políticas legais e reguladoras
“A economia do país tem influenciado a
organização”.
“Quando a economia do país está pior, como é
o caso, há menos dinheiro e os clientes
retraem-se e há menos procura”.
“É cada vez menor e o fator cultural em
Portugal”.
“Pois ainda se pensa que um jovem só será
bem-sucedido profissionalmente se frequentar
um curso superior”.
“A Restart tem tentado acompanhar as
mudanças da tecnologia”.
“Nós achamos que a APCER e a DGERT são
importantes na organização”.
“Fazemos esse esforço para mantermos essas
duas acreditações”.
“A DGERT é uma acreditação com um peso
do estado”.
“A APCER é uma acreditação de gestão da
organização dos nossos processos internos”.
Dimensão 3 – Forças do ambiente externo
a) Forças diretas e indiretas
a. 1.1) Mais influência a organização
a.1.2)Mais importantes para a organização
“Principalmente a concorrência, a taxa de
desemprego, as tecnologias e também os
fatores culturais e sociais”.
“A concorrência como as escolas com oferta
igual ou similar à nossa”.
“O estado da economia do país porque o poder
de compra dos portugueses é cada vez menor”.
“O fator cultural em Portugal, pois ainda se
pensa que um jovem só será bem-sucedido
profissionalmente se frequentar um curso
superior”.
b) Resposta da organização
b. 1.1) Mudanças
“Tentamos junto da nossa administração e da
nossa direção o investimento”.
“Que se invista nas novas tecnologias”.
“Tentamos parcerias com outras empresas de
forma a que nem sempre termos de adquirir
equipamentos”.
“Tentamos uma política de desconto”.
“Tentamos que os alunos possam pagar
faseadamente o valor total do curso”.
Anexo 4.4 – Quadro descritivo das dimensões, categorias e subcategorias da
entrevista I
1.ª Dimensão – Caracterização da organização
Esta dimensão diz respeito à caracterização da cultura oficial da organização. Esta é
agrupada em uma categoria: caracterização de uma organização de formação.
Categoria 1 – Caracterização de uma organização de formação: encontra-se
subdividida em cinco subcategorias:
a) Trajetória da organização: inclui os materiais recolhidos sobre a história da
organização.
b) Missão, Visão e Valores declarados: inclui os materiais recolhidos sobre a missão,
visão e os valores declarados pela organização.
c) Objetivos declarados: inclui os materiais recolhidos sobre os objetivos declarados
pela organização.
d) Áreas de atuação: inclui os materiais recolhidos sobre as áreas de atuação da
organização.
e) Estrutura organizacional: inclui o organograma da organização.
2.ª Dimensão – Forças diretas que afetam o desenvolvimento da organização
Esta dimensão diz respeito ao modo como a assessora do diretor-geral entente e sente
a influência das forças diretas que afetam o desenvolvimento da organização. Esta é
agrupada em quatro grandes categorias: os clientes, os recursos humanos, os
fornecedores e os concorrentes.
Categoria 1 – Clientes: Encontra-se dividido em cinco subcategorias:
a) Principais clientes: inclui os principais clientes que afetam o desenvolvimento da
organização.
b) Características dos alunos: inclui as características dos alunos que frequentam a
organização.
c) Características das empresas: inclui as empresas que procuram a Restart para uma
formação mais específica.
d) Avaliação que os alunos fazem do serviço prestado pela organização: inclui o
modo como os alunos avaliam o serviço prestado pela organização.
e) Alterações que têm sido feitas: inclui as alterações que têm sido feitas na
organização consoante as “preferências” dos alunos.
Categoria 2 – Recursos Humanos: Encontra-se subdividido em quatro subcategorias:
a) Razões do crescimento do número de colaboradores: inclui as razões do
crescimento do número de recursos humanos na organização.
b) Critérios de recrutamento: inclui os critérios de recrutamento da organização.
c) Razão da organização ter estagiários: inclui as razões pela qual a organização tem
muitos estagiários.
d) Efeitos dos estagiários na organização: inclui os efeitos dos estagiários no
desenvolvimento da organização.
Categoria 3 – Fornecedores: Encontra-se subdividido em quatro subcategorias:
a) Principais fornecedores da organização: inclui os principais fornecedores que
prestam serviços a organização.
b) Razões para requerer esses serviços: inclui os motivos para requerer os serviços
dos fornecedores.
c) Importância dos formadores: inclui a relevância dos formadores no
desenvolvimento da organização.
d) Contributo dos formadores na organização: inclui o contributo dos formadores
para o desenvolvimento da organização.
Categoria 4 – Concorrentes: Encontra-se subdividido em quatro subcategorias:
a) Principais concorrentes: inclui os principais concorrentes que afetam o
desenvolvimento da organização.
b) Estratégias para analisar os opositores: inclui as estratégias que a organização
utiliza para analisar a sua concorrência.
c) Alterações na concorrência: inclui as mudanças que têm ocorrido na concorrência
e que que afetam o desenvolvimento da organização.
d) Alterações na organização face à concorrência: inclui as alterações que a
organização tem feito para fazer face à concorrência.
3.ª Dimensão – Forças indiretas que afetam o desenvolvimento da organização
Esta dimensão diz respeito ao modo como a assessora do diretor-geral entente e sente
a influência das forças indiretas que afetam o desenvolvimento da organização. Esta é
agrupada por uma categoria: fatores.
Categoria 1 – Fatores: Encontra-se subdividido em quatro subcategorias:
a) Económico: inclui os fatores económicos que influenciam o desenvolvimento
organização.
b) Cultural e social: inclui os fatores culturais e sociais que afetam o desenvolvimento
da organização.
c) Tecnológico: inclui os fatores tecnológicos que afetam o desenvolvimento da
organização.
d) Políticas legais e reguladoras: inclui os fatores de políticas legais e reguladoras
que afetam o desenvolvimento da organização.
4.ª Dimensão – Forças do ambiente externo
Esta dimensão diz respeito ao modo como a assessora do diretor-geral entente e sente
as forças do ambiente externo que afetam o desenvolvimento da organização. Esta é
agrupada em duas grandes categorias: as forças diretas e indiretas e a resposta da
organização.
Categoria 1 – Forças diretas e indiretas: encontra-se subdividida em duas
subcategorias:
a) Mais influência a organização: inclui afirmações da assessora do diretor-geral
sobre as forças diretas e indiretas que mais influenciam a organização.
b) Mais importantes: inclui afirmações da assessora do diretor-geral sobre as forças
diretas e indiretas que são mais importantes para a organização.
Categoria 2 – Resposta da organização: encontra-se subdividida em uma
subcategoria: mudanças.
a) Mudanças: inclui as respostas da organização face às mudanças das forças do
ambiente externo.
Anexo 4.5 – Registo das observações
Formação em Grupo
Esclarecimento e Definição de Implementação do Programa FEDENA
19 de novembro de 2015
Intervenientes
Administrador da Talent – Individuality Through Education (CMO – Chief
Marketing Officer);
Gestor de processo;
Diretor-geral da Restart – Instituto de Criatividade, Artes e Novas Tecnologias;
Assessora do diretor-geral;
Responsável do departamento de “Suporte”;
Responsável do departamento de “Comunicação”;
Coordenador pedagógico;
Responsável do departamento de “Apoio ao Aluno”.
Relato da observação
No dia 19 de novembro de 2015, entre às 11 horas e às 13 horas, decorreu nas
instalações da Restart – Instituto de Criatividade, Artes e Novas Tecnologias a formação
em grupo de “Esclarecimento e Definição de Implementação do Programa FEDENA”.
Estiveram presentes o administrador da Talent – Individuality Through Education (CMO
– Chief Marketing Officer); o diretor-geral da Restart – Instituto de Criatividade, Artes e
Novas Tecnologias; a assessora do diretor-geral; o responsável do departamento de
“Suporte”; o responsável do departamento de “Comunicação”; o coordenador
pedagógico; e a responsável do departamento de “Apoio ao Aluno”.
A reunião foi dinamizada pelo gestor de processo que recorreu ao suporte de
apresentação PowerPoint para orientar a formação.
Primeiramente, o gestor de processo apresentou os tópicos a serem abordados durante
a formação:
“Sobre o Fedena”, “Como implementá-lo”, “As pessoas”, “Tarefas de cada
colaborador”, “As próximas fase”, “Demonstração do sistema de informação”.
Referiu que o Fedena é um sistema de informação de gestão escolar. Está
implementado em mais de 40,000 escolas e universidades e conta com a participação de
mais de 20 milhões de formandos e formadores. Na base do sistema de informação, não
existe um número limitado de cursos e módulos assim como não existe um número fixo
de formandos e usuários inscritos uma vez que estes podem ser: formadores,
colaboradores, alunos, pais e administradores.
O sistema de informação Fedena é constituído por 3 módulos:
Módulo básico1 (que inclui, cursos e turmas, horários, admissão de
estudantes, calendário de eventos, acesso de estudantes e pais, centro de
relatórios, recursos humanos, avaliação, gestão de notícias, finanças, acesso
de colaborador e formador, personalização da observação dos estudantes,
presença dos estudantes no curso, personalização do layout, gestão de
usuários, informação sobre os estudantes, sistema de mensagem e integração
de mensagem de texto);
Módulo avançado (que inclui, trabalhos para casa, alojamento, localização,
registo dos estudantes à distancia, personalizar o sistema de informação,
relatórios de estudantes e colaboradores, gestão de pagamentos, controlo de
tarefas, inventário, gestão de dados, taxa de pagamento, biblioteca, transporte,
votações, gravador de incidentes disciplinares);
Módulo mais avançado (que inclui, exportação de dados, versão telemóvel,
pagamento à distancia, aplicações, fórum de discussão, galeria de fotografias,
utilização de credenciais Google para acesso ao sistema de informação,
integração de e-mail, transações financeiras, Google Doc, testes online, acesso
à aplicações e importações).
Para implementar o sistema de informação Fedena, a Restart iniciará com a
implementação online dos principais módulos, seguidamente, com módulos adicionais
através do controlo dos relatórios e, posteriormente, apostando numa melhoria contínua
dos módulos.
Os colaboradores envolvidos na implementação do sistema de informação Fedena são
os intervenientes acima citados, ou seja, o administrador da Talent – Individuality
Through Education (CMO – Chief Marketing Officer), o diretor-geral da Restart, a
1 Numa primeira fase, será implementado este módulo na organização.
assessora do diretor-geral, o responsável do departamento de “Suporte”, o responsável do
departamento de “Comunicação”, o coordenador pedagógico, a responsável do
departamento do “Apoio ao Aluno” e eu (estagiária).
As tarefas que cada colaborador da empresa desempenhará na implementação do
sistema de informação podem ser visualizadas na seguinte imagem2:
(Restart, 2015)
No final da formação o responsável gestor de processo fez uma pequena
demonstração do sistema de informação e apresentou as próximas fases de
implementação:
Definições finais do sistema de informação Fedena; testes finais; definição de
cursos; módulos e turmas; admissão de formandos na base de dados; admissão de
colaboradores na base de dados.
Interpretações/questões
De que modo o sistema de informação pode contribuir para o sucesso e qualidade
da formação?
Sendo este sistema de informação, maioritariamente, implementado e utilizado
em países como Índia, Estados Unidos da América e Inglaterra, em que medida
pode ser eficaz no sistema de ensino português?
Será que a organização está “preparada” para uma inovação tecnológica desta
magnitude?
2 As iniciais indicadas na imagem dizem respeito às iniciais dos nomes dos colaboradores de cada departamento na
organização.
Formação Individual com o Coordenador Pedagógico
Criação de Cursos, Módulos e Turmas
27 de novembro de 2015
Intervenientes
Gestor de processo;
Coordenador Pedagógico.
Relato da observação
No dia 27 de novembro de 2015, entre às 15 horas e às 17 horas, decorreu nas
instalações da Restart – Instituto de Criatividade, Artes e Novas Tecnologias a formação
individual sobre a “Criação de Cursos, Módulos e Turmas” no sistema de informação
Fedena. O único participante da formação foi o coordenador pedagógico da Restart.
Primeiramente, o gestor de processo abordou a questão dos cursos, onde exemplificou
e testou em conjunto com o coordenador pedagógico a criação e a gestão de cursos na
versão beta 2.0 e aprovou a terminologia dos cursos: Curso Anual Animação Digital.
Em seguida, exemplificou-se e testou-se a criação e gestão de turmas na versão beta
2.0 e aprovou-se a simbologia de: T1, T2 e T3 para cada turma.
Posteriormente, exemplificou-se e testou-se a criação e gestão de módulos na versão
beta 2.0 e aprovou-se a simbologia: CA CAAD (iniciais do tipo de curso (Curso Anual)
+ iniciais do curso (Creative Arts) + nome do curso (Animação Digital).
É pertinente referir que os parâmetros, a linguagem e as categorias do sistema de
informação é o inglês e as subcategorias e os conteúdos em Português.
Quanto aos horários, definiu-se que os horários serão construídos semanalmente (52
semanas/ano).
Por fim, introduziu-se o assunto dos vários tipos de avaliação.
Interpretações/questões
Durante a reunião, o coordenador pedagógico mostrou-se interessado e participativo
em todos os procedimentos. Explicou o modo de funcionamento dos cursos da Restart e
como estes estavam construídos e organizados antes da implementação do sistema de
informação. Através da informação fornecida pelo coordenador pedagógico e após
alguma discussão sobre as terminologias e simbologias a utilizar, o gestor de processo e
o coordenador pedagógico definiram a terminologia e a simbologia adequada, tal como
mencionada no relato da observação. Estas foram testadas e exemplificadas. Foi, apenas,
exemplificado um caso.
Enquanto decorria a reunião, questionei-me sobre alguns tópicos abordados:
Uma vez que os horários são construídos anualmente e modificados ao longo do
ano de acordo com a disponibilidade dos formadores, será que a estratégia
adotada de criar um horário semanal fixo é adequado para o bom funcionamento
dos cursos e workshops?;
É possível alterar um horário fixo no sistema de informação?;
Qual será o tempo dispensado e dedicado para inserir, no sistema de informação,
toda a oferta formativa da Restart?;
Será a língua inglesa uma limitação do sistema de informação?;
A simbologia adotada será compreendida de igual forma por todos os
colaboradores da empresa?.
Formação Individual com a Responsável do Departamento de “Apoio ao
Aluno”
Admissão dos formandos
02 de dezembro de 2015
Intervenientes
Gestor de processo;
Responsável do departamento de “Apoio ao Aluno”.
Relato da observação
No dia 02 de dezembro de 2015, entre às 11 horas e às 13 horas, decorreu nas
instalações da Restart – Instituto de Criatividade, Artes e Novas Tecnologias a formação
individual sobre o “Admissão dos formandos” no sistema de informação Fedena. A única
participante da formação foi a responsável do departamento de “Apoio ao Aluno”.
A formação foi dinamizada pelo responsável gestor de processo, que recorreu ao
suporte de apresentação Excel para orientar a formação.
O assunto abordado na formação foi sobre a admissão dos formandos da Restart no
novo sistema de informação Fedena. Como tal, o gestor de processo explicou e
exemplificou o processo de admissão dos formandos no sistema de informação.
Antes de exemplificar o processo, o gestor de processo criou um ficheiro em Excel
sobre os vários parâmetros a serem preenchidos com os dados dos estudantes de modo a
que, posteriormente, ser mais fácil e rápido preencher no sistema de informação.
Com o apoio do ficheiro em Excel, o gestor de processo exemplificou o procedimento
de preenchimento do ficheiro com apenas os dados de um formando.
Os dados relativos à admissão dos estudantes no sistema de informação são:
Primeiro nome;
Nome(s) do meio;
Último nome;
Data de nascimento;
Género;
Nacionalidade;
A categoria do formando (por exemplo: novo aluno, antigo aluno, …);
Contacto telefónico;
Contacto de e-mail;
O curso e a turma do formando;
Modalidades de pagamento da formação;
Morada;
Código-postal;
Concelho;
Distrito;
País;
Número de identificação;
Número da segurança social;
Número de identificação fiscal;
Documentos entregues na inscrição.
Após o preenchimento do ficheiro Excel, seguiu-se o preenchimento dos dados dos
formandos no sistema de informação Fedena (transferência dos dados definidos
anteriormente no ficheiro em Excel). Foi, apenas, exemplificado um caso.
Interpretações/questões
Ao longo da explicação e exemplificação do processo, a responsável do departamento
de “Apoio ao Aluno” esteve atenta e concentrada. Referiu que este processo seria moroso
visto que existe um elevado número de estudantes inscritos no presente ano letivo
(2015/2016).
Durante a formação, verificou-se algumas “reticências” por parte da responsável do
“Apoio ao Aluno” visto que esta não estava confortável com este novo procedimento.
Contudo, mostrou-se otimista e entusiasta na realização do novo procedimento.
Do meu ponto de vista, este procedimento facilitará o processo de inscrição dos
formandos do próximo ano letivo 2016/2017 e a organização de todos os seus dados.
Anteriormente, os alunos escreviam-se manualmente numa ficha de inscrição em papel
os seus dados e, por vezes, as letras e a informação fornecida não eram legíveis. Com este
procedimento, a informação estará condensada num único documento de modo legível e
organizado. Futuramente, o sistema de informação facultará a inscrição dos estudantes
fora das instalações da Restart.
Questões suscitadas durante a observação:
Serão os formandos recetíveis a esta nova tecnologia?;
O facto de não se utilizar papel no ato da inscrição, é uma vantagem ou uma
limitação?
Formação Individual com a Assessora do Diretor-Geral
Admissão dos colaboradores
03 de dezembro de 2015
Intervenientes
Gestor de processo;
Assessora do diretor-geral.
Relato da observação
No dia 03 de dezembro de 2015, entre às 14 horas e às 16 horas, decorreu nas
instalações da Restart – Instituto de Criatividade, Artes e Novas Tecnologias a formação
individual sobre o “Admissão dos colaboradores” no sistema de informação Fedena. A
única participante da formação foi a assessora do diretor-geral (responsável pelo
departamento de recursos humanos e financeiro).
A formação foi dinamizada gestor de processo que recorreu ao suporte de
apresentação Excel para orientar a formação.
O assunto abordado na formação foi sobre a admissão dos colaboradores da Restart
no novo sistema de informação Fedena. Como tal, o gestor de processo explicou e
exemplificou o processo de admissão dos colaboradores no sistema de informação. Esta,
esteve atenta a cada procedimento.
Primeiramente, o gestor de processo criou um ficheiro em Excel sobre os vários
parâmetros a serem preenchidos com os dados dos colaboradores de modo a que,
posteriormente, ser mais fácil e rápido preencher no sistema de informação.
Com o apoio do ficheiro em Excel, o gestor de processo exemplificou o procedimento
de preenchimento do ficheiro com apenas os dados de um colaborador da empresa.
Os dados relativos à admissão dos colaboradores no sistema de informação são:
Nome da categoria do colaborador (colaborador, formador e estagiário);
Data em que começou a exercer funções na empresa;
Primeiro nome;
Nome(s) do meio;
Último nome;
Género;
Título de trabalho (colaborador, formador, estagiário);
Nome do departamento onde exerce as funções;
Qualificações;
Experiências;
Ano de experiências;
Data de nascimento;
Nacionalidade;
Contacto telefónico;
Contacto de e-mail;
Número da conta bancária (formadores e colaboradores da empresa, para fazer o
pagamento);
Morada;
Código-postal;
Concelho;
Distrito;
País;
Número de identificação;
Número de identificação fiscal;
Número da segurança social;
Nome da empresa (formadores, caso se aplique);
Dados da empresa (morada, contactos, número de identificação fiscal, conta
bancária – caso se aplique).
Após o preenchimento do ficheiro Excel, seguiu-se o preenchimento dos dados dos
colaboradores no sistema de informação Fedena (transferência dos dados definidos
anteriormente no ficheiro em Excel). Foi, apenas, exemplificado um caso.
Interpretações/questões
Durante a explicação e exemplificação do processo, a assessora do diretor-geral
esteve atenta e concentrada em cada procedimento. Salientou que a informação solicitada
aos colaboradores era muito pertinente pois obtinha mais informações sobre eles.
Mostrou-se otimista e entusiasta na realização do novo procedimento, contudo, receosa
devido à falta de experiência em trabalhar com esta nova ferramenta.
Este procedimento facilitará o processo de inscrição dos colaboradores e a
organização de todos os seus dados. Anteriormente, os colaboradores escreviam-se
manualmente numa ficha de inscrição em papel os seus dados e, por vezes, as letras e a
informação fornecida não eram legíveis. Com este procedimento, a informação estará
condensada num único documento de modo legível e organizado.
Durante a observação, suscitou-me algumas questões:
Serão os formadores recetíveis a esta nova tecnologia?;
Os formadores receberão formação sobre o sistema de informação?;
Visto que, anteriormente, as fichas de inscrições eram enviadas por e-mail aos
formadores, como será o processo de inscrição dos formadores no novo sistema
de informação no próximo ano letivo 2016/2017? Será realizada à distância?
Será na Restart? Se for à distância, como será transmitido o número de formador
e os seus dados de acesso uma vez que a comunicação será realizada através do
sistema de informação e este, à partida, não tem acesso?.
Formação em Grupo
Operacionalização do SMS – RESTART – FEDENA
15 de dezembro de 2015
Intervenientes
Administrador da Talent – Individuality Through Education (CMO – Chief
Marketing Officer);
Gestor de processo;
Diretor-geral da Restart – Instituto de Criatividade, Artes e Novas Tecnologias;
Assessora do diretor-geral;
Responsável do departamento de “Suporte”;
Responsável do departamento de “Comunicação”;
Coordenador Pedagógico;
Responsável do departamento de “Apoio ao Aluno”.
Relato da observação
No dia 15 de dezembro de 2015, entre às 11 horas e às 13 horas, decorreu nas
instalações da Restart – Instituto de Criatividade, Artes e Novas Tecnologias a formação
em grupo de “Operacionalização do SMS – RESTART – FEDENA”. Estiveram presentes
o administrador da Talent – Individuality Through Education (CMO – Chief Marketing
Officer); o diretor-geral da Restart – Instituto de Criatividade, Artes e Novas Tecnologias;
a assessora do diretor-geral; o responsável do departamento de “Suporte”; o responsável
do departamento de “Comunicação”; o coordenador pedagógico e a responsável do
departamento de “Apoio ao Aluno”.
A formação foi dinamizada pelo gestor de processo que recorreu ao suporte de
apresentação PowerPoint para orientar a formação.
Primeiramente, abordou-se a questão do aspeto final da plataforma Fedena e os
principais módulos:
(Restart, 2015)
Seguidamente, o gestor de processo explicou, novamente, as tarefas que cada
colaborador da empresa desempenhará na implementação do sistema de informação3:
(Restart, 2015)
Abordou-se a questão dos parâmetros e linguagem do sistema de informação, onde
salientou que a língua inglesa seria predominantemente utilizada no sistema e nas
categorias e a língua portuguesa para as subcategorias e os conteúdos. A moeda a utilizar
será o Euro e a data no formato: DD/MM/AA.
O glossário do sistema de informação Fedena foi outro assunto abordado na
formação, assim como, a formatação dos cursos, turmas e módulos:
3 As iniciais indicadas na imagem dizem respeito às iniciais dos nomes dos colaboradores de cada departamento na
organização.
(Restart, 2015)
Em seguida, abordou-se a questão das categorias dos colaboradores, os seus
departamentos e a sua posição na organização. Nesta parte, o gestor de processo solicitou
a cada colaborador a sua opinião sobre a sua categoria, o departamento que faz parte e a
sua posição na empresa. As categorias disponíveis são:
Admissions Placement & Alumni (AP&A), Communication (Comm), Education
& Training (E&T), General Management (GM), IT &Support (IT&S), Students
Services (SS) e System Admin (Admin).
Os departamentos:
Certifications (Certif), Creative Arts (CA), Creative Business (CB), Events &
Entertainment (E&E), Games & Animation (G&A), Imagem &Films (I&F), Non
Teaching Staff (NTS), Sound & Music (S&M), System Admin (Admin) e Web
&Mobile (W&M).
Por fim, as posições são de:
Administrator, Director, Coordinator, Manager, Teacher, e Trainee.
Posteriormente, a admissão e as categorias de cada formando foi abordada. Aqui, as
várias categorias apontadas são a de:
Regular fresh (realiza um pagamento regular);
Extraordinary fresh (faz um pagamento extraordinário);
Executive (estudante que vem de uma empresa);
International (internacional);
Visiting (visitante);
Returning (reingresso, renovação);
À distância (e-learning);
Alumni (antigo estudante, que volta a estudar na Restart).
No final da formação o gestor de processo apresentou as próximas fases de
implementação do sistema de informação de apoio à gestão escolar na empresa:
Definição dos cursos, turmas e módulos; definição dos colaboradores; associação
dos formadores aos módulos; admissão dos formandos; horários e avaliação;
sistema de mensagem; novidades e eventos e finanças.
Interpretações/questões
Até à data, esta formação foi a mais completa uma vez que os colaboradores já tinham
iniciado o trabalho da sua função no sistema de informação. O facto de abordar questões
relacionadas com todas as áreas, desde a pedagogia ao apoio ao aluno, permite que todos
os colaboradores estejam “familiarizados” de todas as etapas de implementação do
sistema de informação de apoio à gestão escolar na empresa e de todos os obstáculos
inerentes à sua implementação.
O exercício prático sobre a categoria dos colaboradores permitiu a participação de
cada colaborar na formação e o conhecimento que cada um tem sobre o seu
posicionamento na organização.
Ao longo da formação, todos os intervenientes participaram ativamente através do
levantamento de questões sobre as suas áreas de atuação e sobre algumas dúvidas que
lhes suscitavam aquando da apresentação.
Durante a formação suscitou-me algumas questões, tais como:
Que departamento terá a tarefa mais difícil na implementação? O departamento
pedagógico?;
Qual o papel dos estagiários na implementação do sistema de informação na
empresa?.
Formação em Grupo
Implementação na Restart
16 de fevereiro de 2016
Intervenientes
Gestor de processo;
Diretor-geral da Restart – Instituto de Criatividade, Artes e Novas Tecnologias;
Assessora do diretor-geral;
Responsável do departamento de “Suporte”;
Responsável do departamento de “Comunicação”;
Coordenador Pedagógico;
Responsável do departamento de “Apoio ao Aluno”;
Colaboradora do departamento de “Apoio ao Aluno”.
Relato da observação
No dia 16 de fevereiro de 2016, entre às 15 horas e às 17 horas 40 minutos, decorreu
nas instalações da Restart – Instituto de Criatividade, Artes e Novas Tecnologias a
formação em grupo sobre a “Implementação na Restart”. Participaram desta formação o
diretor-geral da Restart – Instituto de Criatividade, Artes e Novas Tecnologias; a
assessora do diretor-geral; o responsável do departamento de “Suporte”; o responsável do
departamento de “Comunicação”; o coordenador pedagógico; a responsável do
departamento de “Apoio ao Aluno”; e a colaboradora do departamento de “Apoio ao
Aluno”.
A formação foi dinamizada pelo gestor de processo que recorreu ao suporte de
apresentação PowerPoint para orientar a formação.
Primeiramente, o gestor de formação começou por referir que se algum interveniente
tivesse alguma questão durante a apresentação, que as anotassem e que, posteriormente,
ele as tirava no final da formação.
O gestor de processo iniciou a formação referindo que o sistema de informação de
apoio à gestão escolar na empresa será pré-lançado a partir do dia 16 de março de 2016.
Referiu que o sistema de informação está em condições mínimas de funcionamento dos
módulos nucleares e que deverá ser usado a partir daquele momento (a nível interno),
diariamente nestas novas funções nucleares. Os colaboradores da Restart deverão praticar
os procedimentos ensinados e carregar todos os dados identificados em falta até ao dia
agendado para lançamento final (16 de março de 2016). Salientou que ainda falta decidir
o pacote de SMS a adquirir e operacionalizar os módulos SMS e e-mail para
comunicações e laborar ação de comunicação para o lançamento aos públicos da Restart.
Posteriormente, apresentou o sistema de informação de apoio à gestão escolar final já
parametrizado. Definiu:
Os acessos: restart.fedena.com;
O aspeto da página do sistema de informação;
Os cenários e dados possíveis de obter no Reports;
Os cursos (total de 43/56 até à data):
- Total de turmas;
- Número de formando de cada turma;
- Género de formandos.
Os módulos:
- Todos os módulos carregados no sistema de informação;
- A que curso pertencem;
- Normal ou electives.
Os recursos humanos:
- Listagem dos colaboradores existentes (Non Teaching Staff) e Formadores
(Teachers);
- Exemplificar com uma ficha de um colaborador, como criar/editar;
- Formadores;
- Número de colaboradores (teachers) atribuídos aos módulos;
- Formador, Número, Departamento, e que módulos foram atribuídos.
Os formandos:
- Numero total de formandos;
- Como fazer a admissão de um formando, consultar e editar os respetivos dados
do perfil;
Os horários:
- Exemplificar um horário já criado pelo departamento de pedagogia e algumas
das funcionalidades.
Finanças:
- Pagamentos;
- Complexidade do elevado número de ofertas de pagamentos (1211) já
parametrizadas para todos os cursos da Restart no ano letivo de 2015/16 até à data;
- Necessidade de parametrizar as inúmeras variáveis constituintes dos variados
tipos de curso, preços, modalidades de pagamento e realidades personalizadas
para cada formando;
- Exemplificação de um processo de pagamento de um formando;
- Saldo global em divida e os elementos devedores por curso, turma ou formando;
- Parametrização e carregamento de dados da conta corrente de cada formando
ainda não terminada;
- Foi apresentado o curso CA CACP, com este exercício finalizado para todos os
formandos (a título de exemplo).
Por fim, o gestor de processo referiu que a seguir ao lançamento do dia 4 de março de
2016 será necessário carregar, progressivamente, todas as cópias digitais de cada
formando e de cada colaborador e iniciar a parametrização dos módulos adicionais do
sistema de informação de apoio à gestão escolar na empresa.
Interpretações/questões
Os estagiários receberão formação sobre o sistema de informação?;
Quais são as vantagens da implementação do sistema de informação de apoio à
gestão escolar na empresa? E as suas desvantagens?;
Qual é a importância do sistema de informação na empresa?;
Será a empresa capaz de gerir, no próximo ano letivo 2016/2017, o sistema de
informação sem o auxílio do gestor de processo?.
Anexo 4.6 – Guião da entrevista II aplicada ao gestor de processo acerca das
razões de mudança e do processo de implementação de um sistema de apoio à
gestão escolar
Universidade de Lisboa
Instituto de Educação
Mestrado em Educação e Formação
Área de especialização: Organização e Gestão da Educação e Formação
Guião da Entrevista
Semiestruturada
Tema: Processos organizacionais presentes na implementação de um sistema de
informação de apoio à gestão escolar num centro de formação – Restart – Instituto de
Criatividade, Artes e Novas Tecnologias.
Entrevistado: Gestor de processo.
Finalidade
Recolha de informação para a projeto de investigação.
Objetivos gerais
Obter informação que permita compreender as razões associadas à implementação
do sistema de informação de apoio à gestão escolar na empresa;
Identificar os recursos mobilizados para a implementação do sistema de
informação de apoio à gestão escolar na empresa;
Compreender as atividades/tarefas realizadas para a implementação do sistema de
informação de apoio à gestão escolar na empresa.
Blocos
temáticos
Objetivos
específicos
Questões Notas
A
Legitimação da
entrevista
Legitimar a
entrevista
Motivar o
entrevistado
Informar o entrevistado
sobre a temática e a
finalidade da entrevista
Sublinhar a importância
da participação do
entrevistado para o
sucesso do trabalho
Salientar o carácter
restrito do uso das
informações prestadas
Referir a disponibilidade
para fornecer os
resultados do trabalho
Proporcionar ao
entrevistado um
ambiente que lhe
permita estar à
vontade e falar
livremente sobre os
seus pontos de vista
Pedir autorização
para gravar a
entrevista
B
Razões de
mudança
Conhecer as razões
para a
implementação do
sistema de
informação
Identificar as
alterações
esperadas na
empresa
Conhecer a
importância da
implementação do
sistema de
informação
Identificar os
departamentos
mais influenciados
com a
implementação do
sistema de
informação
Quais as razões para a
implementação do
sistema de informação de
apoio à gestão escolar na
empresa?
Que alterações se
esperavam que
resultassem da
implementação do
sistema de informação?
Qual a importância da
implementação do
sistema de informação na
empresa?
Quais os
departamentos/pessoas
mais influenciadas com a
implementação do
sistema de informação?
Mudanças esperadas
Departamentos:
Pedagogia, Apoio ao
Aluno, Suporte,
Comunicação,
Design, Financeiro e
Recursos Humanos.
C
Recursos
Conhecer os
recursos
mobilizados na
implementação do
Que recursos foram
mobilizados no processo
de implementação do
sistema de informação de
Recursos humanos
Recursos financeiros
Recursos materiais
mobilizados
sistema de
informação na
empresa
apoio à gestão escolar na
empresa?
D
Atividades /
Tarefas
realizadas
Recolher
informações que
permitam
compreender as
atividades/tarefas
realizadas no
processo de
implementação
Quais as
atividades/tarefas
realizadas no processo de
implementação do
sistema de informação na
empresa?
Pode descrever aquelas
que lhe parecem mais
relevantes?
E
Finalização da
entrevista
Deseja acrescentar
algum aspeto que não
tenha sido contemplado
nesta entrevista?
Agradecer a
colaboração.
Anexo 4.7 – Protocolo da entrevista II
Tema: Processos organizacionais presentes na implementação de um sistema de
informação de apoio à gestão escolar num centro de formação – Restart – Instituto de
Criatividade, Artes e Novas Tecnologias.
Entrevistador: Estagiária.
Entrevistado: Gestor de processo.
Local: Instalações da Restart – Instituto de Criatividade, Artes e Novas Tecnologias.
Duração: Cerca de 10 minutos.
Finalidade
Recolha de informação para a projeto de investigação.
Objetivos gerais
Obter informação que permita compreender as razões associadas à implementação
do sistema de informação de apoio à gestão escolar na empresa;
Identificar os recursos mobilizados para a implementação do sistema de
informação de apoio à gestão escolar na empresa;
Compreender as atividades/tarefas realizadas para a implementação do sistema de
informação de apoio à gestão escolar na empresa.
Transcrição da entrevista
Entrevistador: Vamos dar início à entrevista.
Entrevistado: Sim, vamos avançar.
Entrevistador: Quais as razões para a implementação do sistema de informação de
apoio à gestão escolar na empresa?
Entrevistado: “Os principais motivos para a implementação do Fedena na Restart estão
associados à uma melhor organização e centralização da informação para otimização de
recursos para melhorar a fundamentação de decisões na empresa”.
Entrevistador: Que alterações se esperavam que resultassem da implementação do
sistema de informação?
Entrevistado: “Tal como lhe disse a pouco, esperámos que haja uma melhor
centralização da informação, melhor otimização de recursos e outputs mais rápidos e
fidedignos”.
Entrevistador: Qual a importância da implementação do sistema de informação na
empresa?
Entrevistado: “A implementação do Fedena na Restart é crucial, elementar e de grande
importância porque passará a ser o sistema central e único de processamento de
informação de toda a gestão administrativa e pedagógica da Restart”.
Entrevistador: Quais os departamentos/pessoas mais influenciados com a
implementação do sistema de informação?
Entrevistado: “Bem, penso que por ordem de influência temos primeiro a pedagogia,
depois o apoio ao aluno, o financeiro, o de recursos humanos, comunicação e apoio
técnico”.
Entrevistador: Que recursos foram mobilizados no processo de implementação do
sistema de informação de apoio à gestão escolar na empresa?
Entrevistado: “Quando falas de recurso, referes-te aos recursos humanos, financeiros e
materiais, certo?”.
Entrevistador: Sim, correto.
Entrevistado: “Portanto, como recursos humanos temos o doutor Carlos Sá e o
Alexandre Duarte, o project manager que sou eu não é?, o controlo financeiro Miguel
Torre, o responsável pela pedagogia Vasco Lima, a responsável pelo apoio ao aluno Joana
Celorico, a responsável pelos recursos humanos e financeiro da Restart Ana Rodam, o
responsável pelo departamento de comunicação João Pires e o responsável do tech que é
o Vítor Marques. Como recursos financeiros diretos temos a compra do Fedena, o
pagamento dos meus honorários e deslocações à Restart Lisboa para implementação e
formação local e também temos o pagamento do desenvolvimento de software de
sincronização Fedena – PHC. Por fim, quanto aos recursos materiais, só mesmo as
instalações da Restart”.
Entrevistador: Quais as atividades/tarefas realizadas no processo de implementação
do sistema de informação na empresa?
Entrevistado: “Muito bem, foram realizadas um conjunto de tarefas no processo de
implementação. Deixam-me pensar. Então, primeiramente foi feito um diagnóstico das
necessidades da Restart, um estudo e analise das soluções existentes no mercado, depois
fez-se uma proposta de implementação e aprovação do Fedena na Restart, os requisitos
e recursos necessários para implementar o Fedena, fizemos uma modelação e arquitetura
do Fedena, testes, em seguida foi a implementação na Restart, o e-Helpdesk, a formação
dos colaboradores da Restart e por fim uma medição e controle do software”.
Entrevistador: Pode descrever aquelas que lhe parecem mais relevantes?
Entrevistado: “Das mencionadas anteriormente, penso que a formação foi das mais
importantes. Foram realizadas três formações gerais presenciais de apresentação, várias
sessões formativas com cada elemento da equipa envolvida e duas sessões de formação
aos formadores das funcionalidades básicas do Fedena. Também o e-Helpdesk foi muito
importante para completar e perdurar a formação sobre esta plataforma, construiu-se um
e-Helpdesk através de um blog dentro da própria plataforma do Fedena, com tutoriais
escritos e em vídeo das principais funcionalidades do Fedena, dirigido aos vários públicos
envolvidos”.
Entrevistador: Deseja acrescentar algum aspeto que não tenha sido contemplado
nesta entrevista?
Entrevistado: “Não, penso que o essencial já foi dito”.
Anexo 4.8 – Grelha de análise de conteúdo da entrevista II
Dimensão 1 – Razões de mudança
Categorias Subcategorias Unidades de Registo
a) Razões da implementação
a. 1.1) Razões
a. 1.2) Alterações esperadas
a. 1.3) Importância da implementação do
sistema de informação
“Melhor organização e centralização da
informação para otimização de recursos para
melhorar a fundamentação de decisões na
empresa”.
“Melhor centralização da informação”.
“Melhor otimização de recursos”.
“Outputs mais rápidos e fidedignos”.
“A implementação do Fedena na Restart é
crucial”.
“Elementar”.
“De grande importância”.
“Passará a ser o sistema central”.
“Único de processamento de informação de
toda a gestão administrativa e pedagógica da
Restart”.
a. 1.4) Departamentos/Pessoas mais
influenciadas com a implementação do
sistema de informação
“Por ordem de influência (…) pedagogia, (…)
apoio ao aluno, o financeiro, o de recursos
humanos, comunicação e apoio técnico”.
Dimensão 2 – Recursos Mobilizados na implementação do sistema de informação
a) Recursos mobilizados
a. 1.1) Recursos humanos
a. 1.2) Recursos financeiros
a. 1.3) Recursos materiais
“Doutor Carlos Sá e o Alexandre Duarte”.
“Project manager”.
“Controlo financeiro”
“Responsável pela pedagogia”.
“Responsável pelo apoio ao aluno”.
“Responsável pelos recursos humanos e
financeiro da Restart”.
“Responsável pelo departamento de
comunicação”
“Responsável do tech”.
“Compra do Fedena”.
“Pagamento dos meus honorários”.
“Deslocações à Restart Lisboa”.
“Pagamento do desenvolvimento de software
de sincronização Fedena – PHC”.
“As instalações da Restart”.
Dimensão 3 – Atividades/Tarefas realizadas
a) Atividades/Tarefas
a. 1.1) Atividades/Tarefas executadas
a. 1.2) Atividades/Tarefas mais relevantes
“Diagnóstico das necessidades da Restart”.
“Estudo e análise das soluções existentes no
mercado”.
“Proposta de implementação e aprovação do
Fedena na Restart”.
“Requisitos e recursos necessários para
implementar o Fedena;
“Modelação e arquitetura do Fedena”
“Testes”.
“Implementação na Restart”.
“E-Helpdesk”.
“Formação dos colaboradores da Restart;
Medição e controle do software”.
“Formação”.
“E-Helpdesk”.
Anexo 4.9 – Quadro descritivo das dimensões, categorias e subcategorias da
entrevista II
1.ª Dimensão – Razões de mudança
Esta dimensão diz respeito ao modo como o gestor de processo entende e sente as
razões de mudança para a implementação do sistema de informação na empresa. Esta
é agrupada em uma categoria: razões da implementação.
Categoria 1 – Razões da implementação: encontra-se subdividida em quatro
subcategorias:
a) Razões: inclui as afirmações do gestor de processo sobre a implementação do
sistema de informação na empresa.
b) Alterações esperadas: inclui as afirmações do gestor de processo sobre as
alterações esperadas na organização com a implementação do sistema de informação.
c) Importância da implementação do sistema de informação: inclui as afirmações
do gestor de processo sobre a pertinência da implementação do sistema de informação
na organização.
d) Departamentos/Pessoas mais influenciadas com a implementação do sistema de
informação: inclui as afirmações do gestor de processo sobre os
departamentos/pessoas que foram mais influenciadas com a implementação do sistema
de informação na organização.
2.ª Dimensão – Recursos mobilizados na implementação do sistema de
informação
Esta dimensão diz respeito ao modo como o gestor de processo entende os recursos que
foram mobilizados para a implementação do sistema de informação na organização.
Esta é agrupada em uma categoria: recursos mobilizados.
Categoria 1 – Recursos mobilizados: Encontra-se dividido em três subcategorias:
a) Recursos humanos: inclui os recursos humanos mobilizados para a implementação
do sistema de informação na organização.
b) Recursos financeiros: inclui os recursos financeiros mobilizados para a
implementação do sistema de informação na organização.
c) Recursos materiais: inclui os recursos materiais mobilizados para a implementação
do sistema de informação na organização.
3.ª Dimensão – Atividades/Tarefas realizadas
Esta dimensão diz respeito ao modo como o gestor de processo entende e sente as
atividades/tarefas realizadas para a implementação do sistema de informação na
organização. Esta é agrupada em uma categoria: Atividades/Tarefas.
Categoria 1 – Atividades/Tarefas: Encontra-se subdividido em duas subcategorias:
a) Atividades/Tarefas realizadas: inclui as principais atividades/tarefas realizadas no
processo de implementação do sistema de informação na organização.
b) Atividades/Tarefas mais relevantes: inclui as atividades/tarefas mais relevantes
no processo de implementação do sistema de informação na organização.
4.10 – Guião da entrevista III (focus group) aplicada aos colaboradores da empresa
acerca das razões de mudança, o processo de implementação e o impacto
das mudanças com a implementação de um sistema de informação
Universidade de Lisboa
Instituto de Educação
Mestrado em Educação e Formação
Área de especialização: Organização e Gestão da Educação e Formação
Guião da Entrevista
Focus Group
Tema: Processos organizacionais presentes na implementação de um sistema de
informação de apoio à gestão escolar num centro de formação – Restart – Instituto de
Criatividade, Artes e Novas Tecnologias.
Entrevistados: Responsável pelo departamento pedagógico; Responsável pelo
departamento de recursos humanos e financeiro; Responsável pelo departamento de apoio
ao aluno.
Finalidade
Recolha de informação para a projeto de investigação.
Objetivos gerais
Compreender as razões que determinam a adoção do sistema de informação de
apoio à gestão escolar na empresa;
Identificar as tarefas/atividades realizadas no processo de implementação do
sistema de informação de apoio à gestão escolar na empresa;
Compreender as mudanças ocorridas em cada departamento com implementação
do sistema de informação de apoio à gestão escolar na empresa;
Auscultar a opinião dos responsáveis de cada departamento sobre a
implementação do sistema de informação de apoio à gestão escolar na empresa.
Blocos temáticos Objetivos
específicos
Questões Notas
A
Legitimação da
entrevista
Legitimar a
entrevista
Motivar o
entrevistado
Informar os entrevistados
sobre a temática e a
finalidade da entrevista
Sublinhar a importância
da participação dos
entrevistados para o
sucesso do trabalho
Salientar o carácter
restrito do uso das
informações prestadas
Referir a disponibilidade
para fornecer os
resultados do trabalho
Proporcionar aos
entrevistados um
ambiente que lhe
permita estar à
vontade e falar
livremente sobre os
seus pontos de vista
Pedir autorização
para gravar a
entrevista
B
Antecedentes
da
implementação
Conhecer as razões
que determinam a
adoção do sistema
de informação
Que razões determinam a
adoção deste sistema de
informação?
Problemas
Objetivos
C
Tarefas /
Atividades
realizadas
Conhecer as
tarefas/atividades
realizadas pelos
responsáveis de
cada departamento
no processo de
implementação
Que tarefas/atividades
foram desenvolvidas no
processo de
implementação?
Qual o vosso contributo
na implementação do
sistema de informação?
D
Mudanças
Recolher
informações que
permitam
compreender as
alterações ocorridas
com a
implementação do
sistema de
informação
Que alterações/mudanças
foram feitas no vosso
trabalho com a
implementação do
sistema de informação?
E no trabalho dos outros?
Que mudanças nas
relações entre as
pessoas?
Mudanças ocorridas
no trabalho com a
implementação do
sistema de
informação
E
Conhecer a opinião
dos responsáveis de
Como correu o processo
de implementação do
Opinião sobre a
implementação de
um sistema de
informação
cada departamento
sobre a
implementação do
sistema de
informação na
empresa
sistema de informação na
empresa?
Que efeitos tem a
implementação do
sistema de informação na
empresa?
Vantagens
Desvantagens
F
Finalização da
entrevista
Desejam acrescentar
algum aspeto que não
tenha sido contemplado
nesta entrevista?
Agradecer a
colaboração.
Anexo 4.11 – Protocolo da entrevista III
Tema: Processos organizacionais presentes na implementação de um sistema de
informação de apoio à gestão escolar num centro de formação – Restart – Instituto de
Criatividade, Artes e Novas Tecnologias.
Entrevistador: Estagiária.
Entrevistados: Responsável pelo departamento pedagógico; Responsável pelo
departamento de recursos humanos e financeiro; Responsável pelo departamento de apoio
ao aluno.
Local: Instalações da Restart – Instituto de Criatividade, Artes e Novas Tecnologias.
Duração: Cerca de 25 minutos.
Finalidade
Recolha de informação para a projeto de investigação.
Objetivos gerais
Compreender as razões que determinam a adoção do sistema de informação de
apoio à gestão escolar na empresa;
Identificar as tarefas/atividades realizadas no processo de implementação do
sistema de informação de apoio à gestão escolar na empresa;
Compreender as mudanças ocorridas em cada departamento com implementação
do sistema de informação de apoio à gestão escolar na empresa;
Auscultar a opinião dos responsáveis de cada departamento sobre a
implementação do sistema de informação de apoio à gestão escolar na empresa.
Transcrição da entrevista
Entrevistadora: Vamos dar início à entrevista.
Todos: Sim.
Entrevistador: Que razões determinam a adoção deste sistema de informação?
Responsável pelo departamento de recursos humanos e financeiro: “Eu penso que
seja, no fundo, para uma melhor organização da gestão escolar, da gestão da formação, a
nível de formadores, a nível de alunos para que todos consigam ter a mesma informação
exatamente da mesma forma. Portanto, de uma forma mais rápida, com uma plataforma
com uma maior rapidez chegarmos aos alunos e aos formadores e de evitar o uso de papel.
Portanto, minimizar processos democráticos de papel”.
Responsável pelo departamento pedagógico: “Para além daquilo que a minha colega
disse, penso que a ideia de um programa como o Fedena é a integração total de um sistema
de controlo administrativo e gestão escolar, no fundo é fundir o controlo administrativo e
a gestão escolar num só sistema por forma a que evite documento em papel, como ela
referiu, e acima de tudo poder centralizar o trabalho por forma a que à partida e essa é a
ideia base seja mais fácil de se organizar uma estrutura como a Restart”.
Responsável pelo departamento de apoio ao aluno: “Na minha opinião, aquilo que eu
sei é que a administração da escola quer internacionalizar a escola, quer que a Restart
para além de ser portuguesa quer que passe a lidar com outro tipo de alunos como por
exemplo intercâmbios, tanto que eles têm interesse numa escola nos Estados Unidos da
América, em Londres, outra em Espanha, daí o Fedena porque é um sistema que para
além de ser indiano já vem próprio para a escola e nós não tínhamos nenhum sistema
adequado a uma escola apesar deste não ser propriamente adequado às nossas
necessidades”.
Entrevistador: Que tarefas/atividades foram desenvolvidas no processo de
implementação?
Responsável pelo departamento pedagógico: “No caso da pedagogia, houve algumas
sondagens às necessidades prioritárias da escola, tenho dúvidas em relação à ideia se essas
sondagens foram bem feitas ou não porque essa escola é diferente das outras, não é uma
escola estática mas as pessoas que trataram do assunto em princípio tentaram foi fazer
uma análise daquilo que a escola era e daquilo que a escola precisava e tentaram adaptar
o sistema Fedena à estrutura da escola. Através das reuniões presenciais e muitas online
íamos trocando informações”.
Responsável pelo departamento de recursos humanos e financeiro: “Tivemos
reuniões para determinar em cada departamento para perceber quais eram as nossas
necessidades de cada departamento para depois podermos aplicar no Fedena. No meu
departamento as necessidades são da parte dos recursos humanos, na parte de pagamentos
a formadores, de ver os sumários para perceber se eles cá tiveram. Relativamente aos
recursos humanos, haviam campos que eram preciso preencher ou não e foram essas
reuniões que foram havendo com cada departamento para chegarmos algumas
conclusões. Houve reuniões presenciais e algumas por Skype e troca de e-mails”.
Responsável pelo departamento de apoio ao aluno: “Tal como os meus colega, nós
tivemos algumas reuniões que na minha opinião não foram as suficientes e acho que para
a maioria das pessoas também não. Essas reuniões foram presenciais e foram por Skype
onde tiramos dúvidas, inserimos os documentos e íamos explorando o Fedena e qualquer
dúvida que tínhamos ou qualquer impossibilidade que fosse notada nós contactávamos
com a pessoa responsável e ela explicava-nos”.
Entrevistador: Qual o vosso contributo na implementação do sistema de
informação?
Responsável pelo departamento de apoio ao aluno: “Nós na secretaria fizemos um
grande trabalho para passar tudo aquilo que tínhamos informatizado, mas sem estar numa
plataforma, por exemplo a nível de Excel, os nossos documentos em Word, tudo aquilo
que tínhamos organizado para ter uma organização, tivemos que passar tudo para o
Fedena”.
Responsável pelo departamento de recursos humanos e financeiro: “O meu
contributo foi de tentar ajudar na gestão das marcações, na gestão de recursos humanos.
Nas marcações para que as pessoas estivessem todas presentes nas reuniões presenciais,
porque era importante estar e no input de ideias para chegarmos a um bom porto”.
Responsável pelo departamento pedagógico: “Eu passei as ideias que achava
importantes sobre o funcionamento da escola, nomeadamente, sobre a gestão de horários
e receber os inputs necessários para perceber como o programa funcionava para poder
orientar depois formação interna sobre a estrutura do programa”.
Entrevistador: Que alterações/mudanças foram feitas no vosso trabalho com a
implementação do sistema de informação?
Responsável pelo departamento de recursos humanos e financeiro: “Houveram várias
alterações e várias mudanças e uma delas é: cada vez que há um formador novo, esse
formador tem que ser lançado no Fedena, isto porque quando se fazem horários ou
quando se criam formações novas, como cursos anuais, workshops, intensivos, os
formadores têm que ser alocados a uma sala e a um curso, portanto, eles têm que já estar
lançados e criados no Fedena para podermos fazer isso. Outras alterações foi o facto de
termos deixados de ter as folhas de presença em papel que tínhamos porque os formadores
preenchem um sumário de cada dia de aula e fazem a assiduidade online. Na parte
financeira também houve uma alteração grande que é o facto de nós fazermos os alunos
virem para pagar a secretaria e nós temos de fazer uma nota de pagamento. A nota de
pagamento essa que o aluno leva, mas que no fundo, em termos fiscais, não tem valor.
Como nós sabemos, há países como os Estados Unidos da América em que basta um
papel e que não precisa de ter número de contribuinte que serve de recibo-fatura mas em
Portugal nós ainda temos uma cultura em que é necessário que tenhamos uma fatura, uma
documento ou recibo para comprovarmos que pagamos alguma coisa e essa foi a grande
alteração porque é preciso fazer notas de pagamento e que no dia seguinte serão feitas as
faturas”.
Responsável pelo departamento pedagógico: “No meu ponto de vista, o Fedena não
está totalmente implementado, está a meio gás, portanto, à priori os documentos de papel
que nós usávamos todos os dias passou a ser digital, o caso da marcação de faltas e
sumários como a Ana disse. Como já disse, os horários na Restart não são propriamente
estáticos, são muito mutáveis e o Fedena, como programa, não tem essa mobilidade. O
processo de tarefa é criar um ano letivo e depois desse ano letivo, criar horários, os cursos,
e depois a partir daí é atribuir as salas de aula”.
Responsável pelo departamento de apoio ao aluno: “Por exemplo, nós antigamente
trabalhávamos muito com ficheiro em Excel e uma vez que o Fedena foi implementado,
ainda não está a 100%, o que passou a existir foi um trabalho maior da nossa parte, um
esforço maior porque para além de termos de manter as nossas bases de dados e os nossos
ficheiros em Excel temos que passar tudo para o Fedena, ou seja, acabamos por ter um
trabalho em duplicado. O Fedena não está adaptado a 100% e entrou no final de um ano
letivo que também não ajudou muito”.
Entrevistador: E no trabalho dos outros?
Responsável pelo departamento pedagógico: “Com a integração do sistema Fedena
que engloba a administração, administração financeira e gestão escolar houve alterações.
Só o facto de começar na pedagogia a inserir os dados, no fundo o Fedena começa aqui
na pedagogia e começa a difundir-se”.
Responsável pelo departamento de recursos humanos e financeiro: “O departamento
que houve grandes alterações foi o departamento pedagógico, em que têm que fazer os
horários todos no Fedena como já foi dito, portanto, todas as formações que existem têm
que ser lançadas lá, têm que ter os formadores todos lançados no Fedena para poderem
alocar aos cursos e às salas. A nível de pedagogia houve uma grande alteração que eu
acho que ainda não está completamente afinado”.
Responsável pelo departamento de apoio ao aluno: “Acho que também houve
mudanças, mas sinceramente também não foi assim para melhor porque por exemplo, tal
como os meus colegas referiram, na pedagogia a confusão com os horários acho que
nenhum de nós que trabalha nesta escola consegue abrir o horário no Fedena e perceber
o que se vai passar no dia então todos os departamentos continuam a utilizar os ficheiros
em Excel, ou seja, tudo aquilo que fazíamos antes continuamos a fazê-lo e com a
ferramenta do Fedena passamos tudo aquilo que conseguimos”.
Entrevistador: Que mudanças nas relações entre as pessoas?
Responsável pelo departamento de recursos humanos e financeiro: “Eu acho que sim,
não é que tenha havido uma mudança, as pessoas ainda não se habituaram a deixar de ter
papeis. Uma das grandes mudanças é que eu acho que os formadores quando chegavam
para dar as aulas dirigiam-se a secretaria e acaba sempre por haver um contacto um “Bom
dia, está tudo bem?” e agora já não vão com muita frequência porque não têm que passar
lá para recolhermos as folhas de presenças nem para entregar, portanto, a maior parte das
vezes nem passam pela secretaria. Essa foi a grande alteração que eu acho que houve”.
Entrevistador: Como correu o processo de implementação do sistema de informação
na empresa?
Responsável pelo departamento pedagógico: “Ainda é complexo e é moroso, ou seja,
o Fedena como programa tem algumas coisas boas mas o processo de implementação do
horário é muito moroso. É um horário que é montado peça a peça, tipo puzzle, e a
repetição dessas peças dentro do mesmo horário demora imenso tempo”.
Responsável pelo departamento de recursos humanos e financeiro: “Eu acho que o
processo ainda está a decorrer, que não está completamente finalizado, isto porque o
processo foi implementado a meio de um ano letivo e quando as coisas são implementadas
a meio há sempre coisas que se perdem. Há aspetos positivos e aspetos negativos, acho
que vamos ter tudo muito mais definido e implementado com o início do novo ano letivo”.
Responsável pelo departamento de apoio ao aluno: “Concordo com os meus colegas,
acho que não foi na altura certa porque tivemos que colocar a informação toda para trás”.
Entrevistador: Que efeitos tem a implementação do sistema de informação na
empresa?
Responsável pelo departamento de recursos humanos e financeiro: “As vantagens,
para mim, foi o facto de gastarmos menos papel, de haver muitos processos que eram
burocráticos a nível de folhas de presenças, de gasto de papel, de termos sempre de
guardar, de digitalizar. O facto negativo, é o facto de que o Fedena nem sempre permitir
e contornar e fazer aquilo que nós queremos, ou seja, se há uma aula que tem que ser
trocada no Fedena é muito mais complicado, a nível pedagógico para trocar os dias de
aulas e os horários. O aspeto negativo na parte financeira é que as pessoas, ainda, são
muito reticentes porque não recebem imediatamente uma fatura e acham que é estranho.
Por exemplo: imagina que hoje há uma inscrição num curso anual, eu não posso fazer a
fatura imediatamente, tenho que esperar no mínimo 1 hora e as pessoas nunca vão levar
a fatura tendo a Restart o Fedena. Nós só podemos fazer a fatura 1 hora a seguir porque
a ligação demora, a ligação que temos com o PHC que é o nosso programa de faturação
demora a atualizar pelo menos 1 hora. A vantagem que houve nos recursos humanos é
que já não temos que atualizar tudo todos os anos e fazer fichas colaborador externo, uma
vez que no Fedena já está tudo lançado, só se por exemplo, o formador ter alterado os
dados bancários e tem de enviar essa retificação é que nós temos que alterar, de outra
forma, nós já temos os dados todos lançados. Tem aspetos positivos e negativos”.
Responsável pelo departamento pedagógico: “O efeito que causou é uma grande dor
de cabeça, mas seria em qualquer situação em que tu trocas de sistema. As vantagens, à
priori, foi efetivamente haver um maior controlo da relação de escola – formadores –
formandos, o acesso é mais rápido, utilizar menos papel faz todo o sentido. Na prática,
uma escola como a Restart que tem uma estrutura especial, ou seja, uma escola como a
Restart não tem horários estáticos e não pode ter porque é feita de formadores que
trabalham no mercado de trabalho e que os horários dependem das disponibilidades que
eles têm”.
Responsável pelo departamento de apoio ao aluno: “A parte em que o Fedena está a
funcionar, para mim foi muito útil a parte dos pagamentos, somente nos alunos que estão
a funcionar corretamente porque assim pelo menos consegui ter o apoio da responsável
pelo departamento financeiro que sempre que estiver o balcão com pessoas ela consegue
faturar tudo sem ter que ter o acesso do programa de faturação que tínhamos antigamente,
que é o PHC que só eu é que tenho acesso, e isso foi uma grande ajuda. A desvantagem
é que estamos constantemente a fazer o trabalho duplicado porque chega um aluno e quer
fazer uma inscrição e eu vou ao Fedena e o curso está criado, mas não tem os pagamentos
e eu não consigo inscrevê-lo ou é porque o curso não está criado”.
Entrevistador: Desejam acrescentar algum aspeto que não tenha sido contemplado
nesta entrevista?
Responsável pelo departamento de apoio ao aluno: “Acho que o Fedena precisa levar
uma revisão a sério e acrescentar muita coisa que falta, por exemplo, eu não consigo
inscrever um aluno que venha fazer um módulo e acho que precisa de uma revisão para
que possamos alterar alguma definição”.
Responsável pelo departamento de recursos humanos e financeiro: “Sim, haverá
sempre aspetos que poderá melhorar a implementação do Fedena mas nós também somos
tão poucos e andamos atarefados que acabamos muitas vezes por parar e sentar e focar só
sobre isso porque tal como nós dissemos, ele foi implementado a meio do ano e não houve
só um foco direcionado para o Fedena”.
Responsável pelo departamento pedagógico: “Eu creio que o Fedena poderá
eventualmente fazer sentido quando estiver completo com todos os documentos que
suportam a parte pedagógica estiver a funcionar, as avaliações dos formandos, as
avaliações dos formadores. Continuo a ter muitas dúvidas em questão à gestão de horários
e acho que corre o risco de falhar nesse sentido”.
Anexo 4.12 – Grelha de análise de conteúdo da entrevista III
Dimensão 1 – Antecedentes da implementação
Categorias Subcategorias Unidades de Registo
a) Razões da implementação
a. 1.1) Melhor organização e gestão
escolar
a. 1.2) Minimização do uso de papel
“Eu penso que seja, no fundo, para uma melhor
organização da gestão escolar, da gestão da
formação, a nível de formadores, a nível de
alunos para que todos consigam ter a mesma
informação exatamente da mesma forma”
(RRHF1).
“A integração total de um sistema de controlo
administrativo e gestão escolar” (RDP2).
“No fundo é fundir o controlo administrativo e
a gestão escolar num só sistema” (RDP).
“Evitar o uso de papel”(RRHF).
“Minimizar processos democráticos de papel”
(RRHF).
“Evite documento em papel” (RDP).
1 Responsável pelo Departamento de Recursos Humanos e Financeiro. 2 Responsável pelo Departamento Pedagógico.
a. 1.3) Internacionalização da Restart
a. 1.4) Falta de um sistema de informação
“Aquilo que eu sei é que a administração da
escola quer internacionalizar a escola”
(RDAA3).
“Quer que a Restart para além de ser
portuguesa quer que passe a lidar com outro
tipo de alunos como por exemplo
intercâmbios” (RDAA).
“Nós não tínhamos nenhum sistema adequado
a uma escola” (RDAA).
Dimensão 2 – Tarefas/Atividades realizadas
a) Tarefas/Atividades realizadas pelos
responsáveis de cada departamento
a. 1.1) Diagnóstico de necessidades
a. 1.2) Tarefas/Atividades desenvolvidas
“No caso da pedagogia, houve algumas
sondagens às necessidades prioritárias da
escola” (RDP).
“Análise daquilo que a escola era e daquilo que
a escola precisava e tentaram adaptar o sistema
Fedena à estrutura da escola” (RDP).
“Através das reuniões presenciais e muitas
online íamos trocando informações” (RDP).
“Tivemos reuniões para determinar em cada
departamento para perceber quais eram as
nossas necessidades de cada departamento
3 Responsável pelo Departamento de Apoio ao Aluno.
a. 1.3) Contributo dos responsáveis de
cada departamento
para depois podermos aplicar no Fedena”
(RDRHF).
“No meu departamento as necessidades são da
parte dos recursos humanos, na parte de
pagamentos a formadores, de ver os sumários
para perceber se eles cá tiveram” (RDRHF).
“Relativamente aos recursos humanos, haviam
campos que eram preciso preencher ou não e
foram essas reuniões que foram havendo com
cada departamento para chegarmos algumas
conclusões” (RDRHF).
“Houve reuniões presenciais e algumas por
Skype e troca de e-mails” (RDRHF).
“Essas reuniões foram presenciais e foram
por Skype onde tiramos dúvidas” (RDAA).
“Inserimos os documentos” (RDAA).
“Íamos explorando o Fedena” (RDAA).
“Nós na secretaria fizemos um grande trabalho
para passar tudo aquilo que tínhamos
informatizado (…) para o Fedena” (RDAA).
“O meu contributo foi de tentar ajudar na
gestão das marcações, na gestão de recursos
humanos” (RDRHF).
“No input de ideias para chegarmos a um bom
porto” (RDRHF).
“Eu passei as ideias que achava importantes
sobre o funcionamento da escola,
nomeadamente, sobre a gestão de horários”
(RDP).
Dimensão 3 – Mudanças na organização com a implementação do sistema de informação
a) Alterações ocorridas
a. 1.1) Alterações/Mudanças
ocorridas no trabalho
“Com a integração do sistema Fedena que
engloba a administração, administração
financeira e gestão escolar houve alterações”
(RDP).
“Houveram várias alterações e várias
mudanças” (RDRHF).
“Cada vez que há um formador novo, esse
formador tem que ser lançado no Fedena”
(RDRHF).
“Quando se fazem horários ou quando se criam
formações novas, como cursos anuais,
workshops, intensivos, os formadores têm que
ser alocados a uma sala e a um curso, portanto,
eles têm que já estar lançados e criados no
Fedena para podermos fazer isso” (RDRHF).
“Outras alterações foi o facto de termos
deixados de ter as folhas de presença em papel
que tínhamos” (RDRHF).
“Na parte financeira também houve uma
alteração grande que é o facto de nós fazermos
os alunos virem para pagar a secretaria e nós
temos de fazer uma nota de pagamento”
(RDRHF).
a. 1.2) Alterações/Mudanças no trabalho
dos outros departamentos
a. 1.3) Mudanças nas relações entre as
pessoas
“À priori os documentos de papel que nós
usávamos todos os dias passou a ser digital, o
caso da marcação de faltas e sumários” (RDP).
“O processo de tarefa é criar um ano letivo e
depois desse ano letivo, criar horários, os
cursos, e depois a partir daí é atribuir as salas
de aula” (RDP).
“Nós antigamente trabalhávamos muito com
ficheiro em Excel e uma vez que o Fedena foi
implementado (…) temos que passar tudo para
o Fedena” (RDAA).
“Só o facto de começar na pedagogia a inserir
os dados” (RDP).
“No fundo o Fedena começa aqui na
pedagogia e começa a difundir-se” (RDP).
“O departamento que houve grandes
alterações foi o departamento pedagógico, em
que têm que fazer os horários todos no
Fedena” (RDRHF).
“A nível de pedagogia houve uma grande
alteração” (RDRHF).
“Na pedagogia a confusão com os horários
acho que nenhum de nós que trabalha nesta
escola consegue abrir o horário no Fedena e
perceber o que se vai passar no dia” (RDAA).
“Não é que tenha havido uma mudança”
(RDRHF).
“Uma das grandes mudanças é que eu acho que
os formadores quando chegavam para dar as
aulas dirigiam-se a secretaria e acaba sempre
por haver um contacto um “Bom dia, está tudo
bem?” e agora já não vão com muita
frequência porque não têm que passar lá para
recolhermos as folhas de presenças nem para
entregar” (RDRHF).
“Essa foi a grande alteração que eu acho que
houve” (RDRHF).
Dimensão 4 – Opinião sobre a implementação do sistema de informação
a) Parecer dos responsáveis de
cada departamento
a. 1.1) Processo moroso e complexo
a.1.2) Processo a decorrer
“Ainda é complexo e é moroso” (RDP).
“O Fedena como programa tem algumas
coisas boas mas o processo de implementação
do horário é muito moroso” (RDP).
“É um horário que é montado peça a peça, tipo
puzzle, e a repetição dessas peças dentro do
mesmo horário demora imenso tempo” (RDP).
“Eu acho que o processo ainda está a decorrer”
(RDRHF).
“Que não está completamente finalizado”
(RDRHF).
“O processo foi implementado a meio de um
ano letivo e quando as coisas são
implementadas a meio há sempre coisas que se
perdem” (RDRHF).
b) Efeitos da implementação
b. 1.1) Positivos
b. 1.2) Negativos
“Foi o facto de gastarmos menos papel”
(RDRHF).
“De haver muitos processos que eram
burocráticos a nível de folhas de presenças, de
gasto de papel, de termos sempre de guardar,
de digitalizar” (RDRHF).
“A vantagem que houve nos recursos humanos
é que já não temos que atualizar tudo todos os
anos e fazer fichas colaborador externo”
(RDRHF).
“Foi efetivamente haver um maior controlo da
relação de escola – formadores – formandos”
(RDP).
“Utilizar menos papel faz todo o sentido”
(RDP).
“Para mim foi muito útil a parte dos
pagamentos” (RDAA).
“O facto de que o Fedena nem sempre permitir
e contornar e fazer aquilo que nós queremos”
(RDRHF).
“Se há uma aula que tem que ser trocada no
Fedena é muito mais complicado” (RDRHF).
“O aspeto negativo na parte financeira é que as
pessoas, ainda, são muito reticentes porque
não recebem imediatamente uma fatura e
acham que é estranho” (RDRHF).
“A nível pedagógico para trocar os dias de
aulas e os horários” (RDRHF).
“A desvantagem é que estamos
constantemente a fazer o trabalho duplicado”
(RDAA).
Dimensão 5 – Outros aspetos da implementação
a) Aspetos a melhorar no sistema de
informação
a. 1.1) Horário letivo
“Os horários na Restart não são propriamente
estáticos, são muito mutáveis e o Fedena,
como programa, não tem essa mobilidade”
(RDP).
“Acho que nenhum de nós que trabalha nesta
escola consegue abrir o horário no Fedena e
perceber o que se vai passar no dia” (RDAA).
“É um horário que é montado peça a peça, tipo
puzzle, e a repetição dessas peças dentro do
mesmo horário demora imenso tempo (RDP)”.
“Continuo a ter muitas dúvidas em questão à
gestão de horários e acho que corre o risco de
falhar nesse sentido” (RDP).
“Uma escola como a Restart não tem horários
estáticos e não pode ter porque é feita de
formadores que trabalham no mercado de
a. 1.2) Implementação realizada a meio de
um ano letivo
a. 1.3) Retificação do sistema de
informação
trabalho e que os horários dependem das
disponibilidades que eles têm” (RDP).
“Ele foi implementado a meio do ano e não
houve só um foco direcionado para o Fedena”
(RDRHF).
“O processo foi implementado a meio de um
ano letivo e quando as coisas são
implementadas a meio há sempre coisas que se
perdem” (RDRHF).
“Acho que o Fedena precisa levar uma revisão
a sério e acrescentar muita coisa que falta”
(RDAA).
“Acho que precisa de uma revisão para que
possamos alterar alguma definição” (RDAA).
Anexo 4.13 – Quadro descritivo das dimensões, categorias e subcategorias
da entrevista III
1.ª Dimensão – Antecedentes da implementação
Esta dimensão diz respeito ao modo como os responsáveis do departamento de recursos
humanos e financeiro, pedagógico e apoio ao aluno entendem e sentem os antecedentes
da implementação do sistema de informação na organização. Esta é agrupada em uma
categoria: razões da implementação.
Categoria 1 – Razões da implementação: encontra-se subdividida em quatro
subcategorias:
a) Melhor organização e gestão escolar: inclui as afirmações dos responsáveis de
cada departamento sobre uma melhor organização e gestão escola ser considerado um
dos fatores para implementação do sistema de informação na organização.
b) Minimização do uso de papel: inclui as afirmações dos responsáveis de cada
departamento sobre a minimização do uso de papel ser um fator para implementação
do sistema de informação na organização.
c) Internacionalização da Restart: inclui as afirmações dos responsáveis de cada
departamento sobre a internacionalização da Restart ser um razão para implementação
do sistema de informação na organização.
d) Falta de um sistema de informação: inclui as afirmações dos responsáveis de cada
departamento sobre a falta de um sistema de informação na organização.
2.ª Dimensão – Tarefas/Atividades realizadas
Esta dimensão diz respeito ao modo como os responsáveis do departamento de recursos
humanos e financeiro, pedagógico e apoio ao aluno descrevem as tarefas/atividades
realizadas com a implementação do sistema de informação na organização. Esta é
agrupada em uma categoria: tarefas/atividades realizadas pelos responsáveis de cada
departamento.
Categoria 1 – Tarefas/Atividades realizadas pelos responsáveis de cada
departamento: Encontra-se dividido em três subcategorias:
a) Diagnóstico de necessidades: inclui necessidades prioritárias para a implementação
do sistema de informação na organização.
b) Tarefas/Atividades desenvolvidas: inclui as principais tarefas/atividades
desenvolvidas ao longo da implementação do sistema de informação.
c) Contributo dos responsáveis de cada departamento: inclui os contributos dos
responsáveis de cada departamento no processo de implementação do sistema de
informação.
3.ª Dimensão – Mudanças na organização com a implementação do sistema de
informação
Esta dimensão diz respeito ao modo como os responsáveis do departamento de recursos
humanos e financeiro, pedagógico e apoio ao aluno entendem e sentem as mudanças
ocorridas nos seus trabalhos com a implementação do sistema de informação na
organização. Esta é agrupada em uma categoria: alterações ocorridas.
Categoria 1 – Alterações ocorridas: Encontra-se subdividido em três subcategorias:
a) Alterações/Mudanças ocorridas no trabalho: inclui as principais
alterações/mudanças ocorridas no trabalho com a implementação do sistema de
informação na organização.
b) Alterações/Mudanças no trabalho dos outros departamentos: inclui o
testemunho dos responsáveis de cada departamento sobre as alterações/mudanças que
ocorrem no trabalho dos seus colegas com a implementação do sistema de informação.
c) Mudanças nas relações entre as pessoas: inclui o testemunho sobre as mudanças
que ocorrem no relacionamento entre as pessoas com a implementação do sistema de
informação na organização.
4.ª Dimensão – Opinião sobre a implementação do sistema de informação
Esta dimensão diz respeito ao modo como os responsáveis do departamento de recursos
humanos e financeiro, pedagógico e apoio ao aluno entendem e sentem a
implementação do sistema de informação na organização. Esta é agrupada em duas
categorias: parecer dos responsáveis de cada departamento e efeitos da implementação.
Categoria 1 – Parecer dos responsáveis de cada departamento: encontra-se
subdividida em duas subcategorias: processo moroso e complexo e processo a decorrer.
a) Processo moroso e complexo: inclui afirmações dos responsáveis de cada
departamento sobre o facto da implementação do sistema de informação ser um
processo moroso e complexo.
b) Processo a decorrer: inclui afirmações dos responsáveis de cada departamento
sobre o facto da implementação do sistema de informação estar ainda a decorrer.
Categoria 2 – Efeitos da implementação: encontra-se subdividida em duas
subcategorias: positivos e negativos.
a) Positivos: inclui as afirmações positivas sobre a implementação do sistema de
informação na organização.
b) Negativos: inclui as declarações negativas sobre a implementação do sistema de
informação na organização.
5.ª Dimensão – Outros aspetos da implementação
Esta dimensão diz respeito ao modo como os responsáveis do departamento de recursos
humanos e financeiro, pedagógico e apoio ao aluno entendem e sentem a existência de
outros aspetos pertinentes sobre a implementação do sistema de informação na
organização. Esta é agrupada em uma categoria: aspetos a melhorar no sistema de
informação.
Categoria 1 – Aspetos a melhorar no sistema de informação: encontra-se
subdividida em três subcategorias: horário letivo, implementação realizada a meio de
um ano letivo e revisão do sistema de informação.
a) Horário letivo: inclui as afirmações dos responsáveis de cada departamento sobre
o facto do horário letivo ser um aspeto a melhorar no sistema de informação.
b) Implementação realizada a meio de um ano letivo: inclui as declarações dos
responsáveis de cada departamento sobre o facto do processo de implementação ser
realizado a meio de um ano letivo ser prejudicial para a organização.
c) Retificação do sistema de informação: inclui as afirmações dos responsáveis de
cada departamento sobre o facto do sistema de informação necessitar de uma
retificação.
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