View
263
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
PENGENALAN KEPADA:
Dr . Nor A kmar B i nt i Mohd Sapi an
Ketua Uni t Kual i t i
Hospi tal Kemaman
Kondusif
Ekosistem
SektorAwam
Isi Kandungan1. Pendahuluan
2. Imbasan Konsep 5S
3. Penjenamaan Semula Amalan 5S
4. Elemen Baru
5. Faedah EKSA
6. Pelaksanaan EKSA
7. Kriteria EKSA
8. Proses Persijilan EKSA
9. Kunci Kejayaan EKSA
1. Pendahuluan Diperkenalkan mulai Januari 2014
Inisiatif penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam
Mengambil kira keperluan bagi mengetengahkanpersekitaran tempat kerja yang berkualiti dan kondusif
Supaya lebih relevan & seiringdengan perubahan dankehendak semasa untuk meningkatkan prestasi dan dayasaingorganisasi di sampingmenyemarakkan budayakreatif dan inovatif
2. Imbasan Konsep 5S Diperkenalkan di Jepun sejak 1980-an.
Salah satu teknik bagi Just-In-Time Manufaturing; producing necessary items in necessary quantities at the necessary time.
Diperkenalkan di Malaysia pada tahun 2010 oleh MAMPU (Malaysian Administrative Modernisation and Management Planning Unit)
2. Imbasan Konsep 5S
Seiri
Seiton
SeisoSeiketsu
Shitsuke
Sort
Sort
Sisih
Set in OrderSusun
SweepSapuStandardiseSeragam
SustainSentiasa
Amal
SISIH• Pengasingan dan pelupusan barang-barang yang tidak
diperlukan di tempat kerja
SUSUN• Peralatan dengan teratur, kemas, berkesan, selamat dan
mudah dicapai
SAPU• Ruang tempat kerja bersih dari perkara yang menjejaskan
fungsi peralatan, kualiti produk dan kesihatan
SERAGAM• Sekeadaan, sebentuk dan sewarna pada ciri-ciri, susun atur
dan peraturannya
SENTIASA AMAL• Usaha mengekalkan amalan 5S disamping penambahbaikan
berterusan
3. Penjenamaan SemulaAmalan 5S EKSA bukan bertujuan untukmenggantikan konsep 5S
yang diamalkan sebelum ini
Komponen utamadalam pelaksanaan EKSA masihberteraskan Amalan 5S.
Ditambah baik di sampingpenambahan beberapaelemenbaru.
3. Penjenamaan SemulaAmalan 5S Amalan 5S ditambah baik dengan menambah 5 elemen
baru, iaitu:
Imej Korporat Kreativiti daninovasi
Amalan Hijau Pesekitarankondusif
KepelbagaianAgensi
4. Elemen Baru; MeningkatkanImej Korporat Identiti atau persepsi pelanggan terhadap persekitaran,
tindakan dan pencapaian sesebuah organisasi.
Nilai, etika dan norma kerja yang seragam diperlukandalam mewujudkan budaya korporat yang positif.
EKSA juga menitikberatkan aspek keselamatanpersekitaran di setiap jabatan
4. Elemen Baru; MenyemarakkanKreativiti dan Inovasi Dalam usaha mempertingkatkan produktiviti, EKSA
menggalakkan warga membudayakan elemen kreativitidan inovasi semasa melaksanakan tugasdantanggungjawab masing-masing.
Persekitaran sektor awam yang seringkali berubahmengikut peredaran masa menuntut pewujudanorganisasi yang dinamik.
Wargadigalakkan untuk sentiasa berfikir out of the box untuk menghasilkan kerja yang kondusif dan selamat.
4. Elemen Baru; MewujudkanPersekitaran Hijau Penekanan turut diberikan padaaspek Amalan Hijau di
pejabat dengan melaksanakan program seperti kitarsemula.
Aktiviti ini diharap dapat diterapkan kepadakeseluruhanwarga ke arah penggunaan sumber secara optimum dengan meningkatkan kecekapan penggunaan tenaga.
4. Elemen Baru; PersekitaranKondusif Pentingdalam memperkukuhkan budaya organisasi
berprestasi tinggi dan inovatif.
Amalan EKSA menggalakkan jabatan memberikanpenekanan pada penyampaian sistem perkhidmatan, mesra pelanggan dan memberi keselesaan semasaberurusan.
Bagi pelanggan OKU, kemudahan yang sesuai harusdisediakan.
4. Elemen Baru; KepelbagaianAgensi EKSA memperkenalkan model penilaian dan pengauditan
baharu yang merangkumi kriteria generik dan kriteriakhususdengan mengambil kira kepelbagaian premismengikut jenisperkhidmatan yang diberikan
Pendekatan yang dipraktikkan sebelum ini (one size fits all) didapati kurangmencakupi keperluan padamasa kini.
6. Pelaksanaan EKSA
MewujudkanJawatankuasa &
menetapkanpelan
pelaksanaan
Mewujudkansektor / zon kerja
Mengadakanprogram latihan
Mengadakanpelancaran EKSA
6. Pelaksanaan EKSA; Pembentukan Jawatankuasa Tanggunggjawab JawatankuasaPelaksana EKSA
hendaklah menyeluruh.
Setiap ahli jawatankuasadan ahli hendaklahmelaksanakan peranan masing-masing.
6. Pelaksanaan EKSA; Pembahagian Zon Tujuan: mewujudkan kawasan tanggungjawab kumpulan
bagi memudahkan pelaksanaan dan pengawasan EKSA.
Pembahagian zon hendaklah dijelaskan melaluipewujudan pelan lokasi zon bagi memudahkanpelaksanaan dan rujukan.
Susun atur keseluruhan zon dan pembahagian kepadazonkecil hendaklah bersesuaian mengikut fungsi dan saizorganisasi.
1 KP2, UKA, Kaw. Infeksi, Q, Pusat Sumber KJ Noroini
2 Pengurusan, BMU, Hasil, Dewan, Perpustakaan, Operator, JKSP Pn. Seri Edayu
3 ED, Pemandu, Forensik, Dekon Dr. Zaki
4 Farmasi Dalam, Farmasi Luar, Kaunter Pandu Lalu Pn. Mahani
5 KP1, Oftalmologi Dr. Mohd Ros
6 Rehab (OT, Physio, Speech) Pn. Zanira
7 Wad 1, Dewan Bersalin, Klinik O&G Dr. Zahar
8 Dewan Bedah, HDW, CSSU Dr. Nizam
9 Patologi, Tabung Darah Dr. Saidah
10 Radiologi, Mammogram, CT Scan Dr. Daizy
11 Wad 2 Dr. Hasaruddin
12 Wad 3 Dr. Abd Hamid
13 Wad 4 Dr. Noorlina
14 Rekod, IT, Bilik Matron Pn. Shikien
15 Dietetik & Sajian Pn. Mizatul
16 HDU, Echo, Stress Test, Klinik Respiratori PPPAzhari
17 Psikiatri, Metadon, Psikologi Dr. Zaliha
18 TandasAwam, Kantin, Surau, Parkir, Taman, Pondok Pengawal, Lif PPP Azaman
6. Pelaksanaan EKSA; Latihan Tujuan: mendalami pengetahuan berkaitan EKSA
disampingmembudayakan program EKSA kepadasemuawarga.
Diantara latihan yang akan dilaksanakan: KursusKaedah Amalan dan Pelaksanaan EKSA – 1 Mac Bengkel Audit Dalam EKSA – 23 Mei, 29 Ogos KursusPengenalan Kualiti – 4 April, 26 Julai, 16 Oktober
Lain-lain: Lawatan Sambil Belajar – Hospital Temerloh (Jumaat, Feb)
6. Pelaksanaan EKSA; Pelancaran EKSA (Promosi) Pelancaran dan perasmian program EKSA boleh diadakan
sebagai tandamula disampinguntuk menyampaikanhasrat dan sokongan pengurusan bagi melaksanakanEKSA di agensi.
Antara aktiviti yang berkaitan: Pertandingan MenciptaLogo EKSA Pelancaran EKSA dan Go-Green Gotong Royong Perdana Program Pengiktirafan* (m/s 39) Program Penjimatan* (m/s 41)
Perhimpunan Penyayangbulan Februari
No Perkara Sedia Ada Keperluan
1. DasarGarisPanduanDokumentasi
SebaranAmalanSeragamSudut EKSA
2. JK Pelaksana JK Latihan/Promosi/Audit Fasilitator
3. AtasanPenaungPenasihat
Program KesedaranMesyuarat Pengurusan
4. Self AssessmentAudit DalamHasil audit disebarkan
5. PengiktirafanProgram PengiktirafanOleh Agensi lainSebaran
6. KreativitiInovasi/best practiceProgram (guna bahan terpakai)
7. Go Green Program penjimatanProgram kitar semulaAnalisispenjimatan
No Perkara Sedia Ada Keperluan
1. LantaiSelamat, bersihProgram Pemantauan
2. Dinding & Siling Bersih Hiasan korporat
3. Lampu & Soket Bersih, berfungsi & selamat
4. Susun Atur Pedestal disusun seragam Peralatan kemas& teratur
5. Keadaan AlatBoleh digunakanTidak berdebu, kemas, selamat
Alat tuliskemas& teraturBertanda & dilabelTatacara penggunaanArahan/notis
6. Papan TandaTanda nama peg. bilik/kubikel\Saizmudah dibaca
Label lengkap & seragamStrategik & mudah dilihat
7. Perhiasan Hiasan minimum (korporat) Tidak berdebu
8. UmumSenarai aset alihTindakan proaktif pembaikan
Pelan lantaiPelan lampuPIC ruang/bilik (& no. phone)Etikapenggunaan bilik
9. Meja KerjaKemas& peralatan disusun baikPerhiasan minimum
No Perkara Sedia Ada Keperluan
10. Bilik PegawaiMeja kemas& peralatan disusunSusunan perabot kemasHiasan minimum
11.Stor peralatanpejabat
Bersih, tidak berdebu, kemasSistem & kad rekod inventoriLabel pd setiap ruangPenanda arasminimum
Etikapenggunaan & peraturanpengambilanTiada peralatan lain
12. Bilik Fail
Bersih, tidak berdebu, kemas, selamatLabel yg jelasSistem kawalan pergerakan fail
Fail disusun kemasSenarai indeks & no. fail
13. Bilik CetakBersih, tidak berdebu, kemas, selamat
14. Bilik PemanduMeja kemas& bersihHiasan minimum
15. Bilik ServerBersih, tidak berdebu, kemas, selamat
B4 (7)Mobile pedestal disusun seragam
B4 (8) Peralatan di ruangkerja teratur:• Komputer• Dulang(tray) keluar/masuk• Folder/ fail• Perhiasan tidak keterlaluan• Kedudukan laci
B5 (11) Memastikan tanda/ label bersesuaian bagi barangygdisimpan dlm
ruang tertentu/ laci
Hanya 1/3 ruangsahaja untuk peribadi
• B5 (10) Semuaperalatan dlm keadaan baik & boleh digunakan• Person-In-Charge• B5 (13) Tatacara penggunaan (peralatan gunasama)• PPM (jika ada)• B5 (14) Arahan/notisagar peralatan disusun kemas
B6 (15) Tanda namaanggotapadabilik/kubikel yang seragamB7 (20) Perhiasan – sepatutnya tidak berdebu & dalam
keadaan baik
B11 (32) Memastikan stor bersih, tidak berdebu, kemasB11 (33 & 36) Sistem rekod inventori (& kad inventori) yg jelas, teratur &
dikemaskiniB11 (34) Label pada setiap ruang letak barang
B11 (37) Tiada bahan/peralatan yg tidak diperlukanB11 (35) Etika penggunaan & peraturan pengambilan barang
B11 (38) Penanda arasminimum barang dalam stor
B12 (39) Memastikan bilik fail bersih, tidak berdebu, tersusun, kemas
B12 (40) Peralatan, cabinet dan rak dlm keadaanteratur, baik, kemas
B12 (42) Senarai indeks& nombor failB12 (43) Label yg jelas & mudah dilihat
B12 (44) Sistem kawalan & pergerakan fail
No Perkara Sedia Ada Keperluan
1. Ruang HadapanBersih, kemas, ceriaImej korporatDirektori pegawai
Maklumat korporatBuku kedatangan pelawatSudut informasi pelanggan
2. Kaunter Utama
Imej korporatBersih, kemas, ceriaUsaha delighting the customerPerkhidmatan mesra pelangganCarta alir perkhidmatan
3. Ruang MenungguSofa & bhn bacaan baik & bersihPeralatan kemas& bersihTong sampah
4. Koridor Peralatan kemas& bersih Tiada halangan
5. Bilik MesyuaratPeralatan berfungsiBersih, kemas& selamat
6. Perpustakaan Bersih, kemas& teraturSistem susunan/ labelSistem rekod kawalan
7. Surau
Peralatan bersihTanda arah kiblat, rak Quran, rakkasut/seliparTidak berbauTempat wuduk bersih
No Perkara Sedia Ada Keperluan
8. Lif
Bersih & berfungsiMaklumat peg. DihubungiLabel setiap arasdgn jelasSijil Perakuan Keselamatan
9. Pantri Bersih & tersusun
10. TandasBersih & keringPeralatan berfungsi baikPengudaraan baik
Bau menyenangkanJadual tugas, etika penggunaanPeralatan tambahan (m/s 63)TandasOKU
Lobi utama/ruanghadapan:C1 (1) Bersih, kemas, ceria, imej korporatC1 (2) Visi, misi, maklumat pengurusanatasan, moto, piagam pelangganC1 (3) Buku kedatangan pelawat, direktoripegawai, sudut info utk pelanggan
Kaunter Utama:C2 (4) system maklumbalaspelanggan, direktori anggota, borangberkaitan, bahan bacaan, piagampelanggan, maklumat kadar bayaran
C5 (14) Memastikan semua peralatan sptkerusi, meja, mikrofon, skrin, projector
dalam keadaan baikC5 (15) Persekitaran bilik kemas, bersih
dan selamat
C6 (16) Ruangperpustakaan bersih, kemasdan teraturC6 (17) Sistem susun/ label ygmemudahkan pelanggan
C8 (25) Lif dalam keadaan baik & berfungsiC8 (26) Pegawai utk dihubungiC8 (27) Nama arasdengan jelas
C8 (28) Sijil Perakuan Keselamatan Mesin Angkat
C10 (31) Tandasbersih & keringC10 (32) Bau menyenangkanC10 (33) Peralatan berfungsiC10 (34) Pengudaraan baik
C10 (35) Jadual tugas, etika dan peraturanpenggunaan tandas
C10 (37) Kemudahan OKU disediakan
No Perkara Sedia Ada Keperluan
1.PelanKontigensi
Lampu kecemasan mudahdilihat & berfungsi
Pelan Tindakan disediakan; ArahanKeselamatan, fire drill, tandaamaran, pelan laluan kecemasan & tempat berkumpul, tanda arahlaluan kecemasan
2. Pendawaian Kemas, teratur & selamat Plug dilabel
3. Peralatanpencegahankebakaran
Hosboleh digunaPili bomba tidak dihalang
Menepati kriteria (m/s 65)
4.Laluankecemasan
Pintu rintangan api ditutupTanda arah KELUAR dgn jelas
Tiada halangan
5. KunciAnak kunci dilabelDisimpan selamat
Senarai anak kunci (oleh pegawaibertanggungjawab)Buku log peminjam kunci
D2 (3) Pendawaianelektrik/ telefon/kabel
computer/mesin/perlatan – kemas, teratur dan selamat
D2 (4) Plagdilabelkan mengikutkesesesuaian peralatan elektrik
D4 (8) Pintu rintangan apisentiasaditutup
D3 (7) Pili bomba tidak dihalang& dalam keadaan baik
D4 (9) Tandaarah KELUAR yg jelas
Peti/kotak kunci (D5):- Mesti sentiasa dikunci (12)- Kunci dilabel (11)- Ada pegawai bertanggungjawab (13)- Ada buku rekod penggunaan kunci (14)
Sedia Ada Keperluan
• Parkir pekerja, pelawat dan OKU
• Tanda garisparkir yg jelas
• Persekitaran yg bersih
• Lampu jalan berfungsi
• Jalan tidak berlubang
• Sistem kawalan laluan ygberkesan
• Tanaman dijaga rapi
• Kawasan berumput bersih
• Tong sampah mencukupi
• Pondok pengawal bersih
• Tunjuk arah laluan pelawat yg jelas
• Taman permainan dlm keadaan baik
• Kawasan pengumpulan sampah bersih,
tidak berbau dan diurus baik
E1 (9) Tanaman/pokok dijaga rapi & tiadapokok rosak/matiE1 (10) Kawasan berumput bersih dan rumput tidak panjang
No Perkara Keperluan
1.BilikRawatan
Bersih, kemas& selamatPeralatan dilabel, teratur & dalam keadaan baikTempat pembuangan berasingan – sisa klinikal, domestik, alatan tajamSenarai ubat troli kecemasanUbat tidak rosak/ luput tarikh
2. Peti SejukSetiap bahan dilabel, teraturSuhu direkod & dikemaskini
3. Wad
Bersih, kemas& selamatPeralatan dilabel, teratur & dalam keadaan baik
4. Klinik Pakar
5.BilikFisioterapi
6. Bilik BersalinBersih, kemas& selamatPeralatan dilabel, teratur & dalam keadaan baikTirai khasbagi setiap pesakit / ruang khas
7. Bilik XrayBersih, kemas& selamatPeralatan dilabel, teratur & dalam keadaan baikSuhu bilik direkod & dipantau
8. FarmasiBersih, kemas& selamatPeralatan dilabel, teratur & dalam keadaan baikUbat disusun dan dilabel
No Perkara Keperluan
9. Stor Ubat
Bersih, tidak berdebu, kemasSistem rekod inventori yg jelas& teraturPeralatan dilabel, teratur & dalam keadaan baikEtikapenggunaan & peraturan pengambilanKad petak (Kew PS-4)Tiada bahan/peralatan tidak diperlukanPenanda arasminimumSusu peti sejuk direkod & dikemaskiniUbat disusun FIFO / FEFO
10. Makmal
Bersih, kemas& selamatPeralatan dilabel, teratur & dalam keadaan baikTempat pembuangan berasingan – sisa klinikal, domestik, alat tajam & bahan buangan berbahaya
11. RekodBersih, kemas& sleamatSistem rekod inventori yg jelas& teraturPeraturan pengambilan rekod
Perkara Keperluan
DewanBersih, kemas& selamatPeralatan dilabel, teratur & dalam keadaan baikMaklumat dipapar dlm keadaan baik & terkini
KantinBersih, kemas& selamatPeralatan dilabel, teratur & dalam keadaan baikSusunan perabot kemas
GarajBersih, kemas& selamatParkir disediakan
Premisperniagaan
Bersih, kemas& selamatEtika& peraturan yg perlu dipatuhi penyewa
BilikRehat/Tamu
Bersih, kemas& selamatPeralatan dilabel, teratur & dalam keadaan baik
GelanggangBersih, kemas& selamatPeralatan dilabel, teratur & dalam keadaan baikPeraturan & etika penggunaan dipamerkan
F1 (2) Semua peralatan dilabel betul, disusun kemasF1 (3) Tempat pembuangan berasingan
F1 (4) Senarai ubat troli kecemasanF1 (5) Ubat tidak rosak atau luput tarikh
m/s 119 – F2 (4) Dewan bersih, kemasdan selamat
F2 (3) Semua peralatan dilabel & disusun dgn kemas
F2 (4) Maklumat dipaparkandengan baik dan terkini
38/ 120 x 100 = 31.67%
155/ 245 x 100 = 63.27%
142/ 185 x 100 = 77.76%
52/ 70 x 100 = 74.29%
53/ 65 x 100 = 81.54%
210/ 260 x 100 = 80.77%
409.3 / 6 = 68.22%
8. Proses Persijilan EKSA; Tempoh Sah Laku Sijil 2 tahun – tarikh dipaparkan dalam sijil EKSA.
Jabatan boleh memohon pembaharuan sijil EKSA daripadaMAMPU, satu bulan sebelum tarikh tamattempoh sah laku sijil.
Sekiranya jabatan berpindah lokasi bangunan, jabatanboleh membuat permohonan bagi sesi pengauditansemula mengikut lokasi bangunan yang baru. Sijil EKSA terdahulu ditamatkan dan perlu dikembalikan kepadaMAMPU. Sijil EKSA yang baru dikeluarkan berdasarkankepada hasil pengauditan di lokasi baru.
8. Proses Persijilan EKSA; Permohonan Rasmi Jabatan yang berminat dan bersedia, perlu
mengemukakan: Permohonan rasmi kepadaMAMPU (surat atau emel) Laporan audit dalam yang dibuat 2 kali serta mencapai
puratamarkah 80% keatas
Selewat-lewatnyasebulan sebelum tarikh pengauditanyang dicadangkan.
8. Proses Persijilan EKSA; Kos Tiada sebarangbayaran dikenakan.
Namun begitu, MAMPU memohon kerjasama setiapjabatan untuk menanggungkostuntutan perjalanan, penginapan dan elaun makan pegawai/pasukan juruauditEKSA yang terlibat.
Recommended