Pedoman Audit Sistem Manajemen ISO 19011:2018

Pedoman Audit Sistem ManajemenISO 19011:2018

I. Latar Belakang

II. Definisi Audit

III. Prinsip Audit

IV. Program Audit

V. Pelaksanaan Audit

VI. Kompetensi dan Evaluasi Auditor

Latar Belakang

Disiapkan oleh Project Committee ISO/PC 302

Menggantikan ISO 19011:2011

Menyediakan panduan mengaudit sistem manajemen, termasuk prinsip-prinsipaudit, pengelolaan program audit dan pelaksanaan audit sistem manajemen

Panduan mengevaluasi kompetensi individu yang terlibat dalam proses audit, termasuk orang yang mengelola program audit, auditor dan tim audit

Dapat diterapkan pada seluruh organisasi untuk melaksanakan audit internal atauaudit eksternal sistem manajemen atau mengelola program audit

Klasifikasi Audit

◦Audit internal

◦ Audit pihak pertama

◦Audit

Eksternal◦ Audit pihak kedua

◦Audit

Eksternal

Apa itu Audit?

“Proses yang sistematis, independen, dan terdokumentasi untuk mendapatkan bukti audit dan mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan sejauhmana kriteria dipenuhi”(ISO 19011:2018)

Apa itu Audit?

1. Pengujian/evaluasi yang

sistematis [tidak berbelit-belit].

Ada acuan/kriteria untuk

pelaksanaannya.

Memperoleh bukti-bukti dan

mengevaluasinya sesuai butir 2.

Hasilnya suatu keputusan

apakah bukti-bukti hasil audit

sesuai acuan/kriteria audit.

2.

3.

4.

Istilah dan Definisi

◦People◦ Auditi

◦ Auditor

◦ Tenaga ahli

◦ Tim audit

◦ Pengamat

◦ Pemandu

Prinsip Audit

Program Audit

Pengelolaan Program Audit

1. Penetapan sasaran program audit

2. Menentukan dan mengevaluasi risiko dan peluang program audit

3. Penetapan program audit

4. Pelaksanaan program audit

5. Pemantauan program audit

6. Peninjauan dan peningkatan program audit

Penetapan Metode Audit

Memilih Anggota Tim Audit

Penetapan Tanggung Jawab

Peran dan Tanggung Jawab Tim Audit

Ketua Tim

◦ Kepemimpinan

◦ Merencanakan semua tahap audit

◦ Alokasi tugas dan tanggung jawab

◦ Memastikan audit berada dalamlingkup audit

◦ Memastikan objektivitas dan sesuaijadwal

◦ Berkomunikasi dengan tim, klien dan auditee

◦ Melaporkan ketidaksesuaian kritistanpa menunda

Anggota Tim

◦ Menyiapkan rencana kerja

◦ Berkomunikasi dengan anggota timyang lain

◦ Mencatat semua komunikasi, kegiatan, dan temuan

◦ Membuat laporan tertulis sesuaijadwal yang disepakati

Pelaksanaan Audit

01 Memulai Audit

02 Mempersiapkan Aktivitas Audit

03 Melaksanakan Aktivitas Audit

04 Mempersiapkan dan Mendistribusikan Laporan Audit

05 Menyelesaikan Audit

06 Melaksanakan Audit Tindak Lanjut (jika perlu)

Pelaksanaan Audit

Pelaksanaan Audit

Contoh Audit Plan

Tim audit: Beckham (Ketua Tim) ; Roberto (Anggota)Periode/ Tanggal Audit : 21-24 Januari 2017Tujuan Audit:••

Mengevaluasi efektifitas penerapan & pemeliharaan SMM dan SMLMengevaluasi pencapaian kinerja dan proses berdasarkan rencana/target yangtelah ditetapkanMengidentifikasi adanya peluang-peluang penyempurnaan•

Ruang lingkup Audit: Aktivitas dan proses di area Produksi TekstilKriteria Audit:•••

Prosedur-prosedur………… ; Instruksi kerja ………………Kebijakan dan sasaran Mutu/ Lingkungan/ISO 9001/ ISO 14001

Contoh Rencana Audit (Audit Plan)

Waktu Bagian Klausul ISO 14001 Auditor

22 Jan 2017

09.00- 12.00 Manajemen

4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 5, 6.1, 9,10 Beckham

2 2Jan 2017

09.00- 12.00 R & D 4.1, 4.2, 6.1, 6.2,6.3, 7.5,

9.1.1, 9.1.3, 8.3 Roberto

22 Jan 2017

13.00- 16.00 SDM 6.1, 6.2,6.3, 7.5, 9.1.1,

9.1.3, 7.2, 7.3, 5.3, 10.2 Beckham

22 Jan 2017

13.00- 16.00 dst

Pembuatan Checklist

◦ Mengacu pada tujuan dan kriteriaaudit serta hal-hal lain yang terkait

◦ Checklist bertujuan untuk memandudalam mendapatkan bukti-bukti audit

◦ “keyword”dalam pembuatanchecklist: teliti, dalam, menyeluruh

◦ Sebaiknya format checklist dibakukan

Contoh Checklist

◦ Apa sasaran K3 area yang akan diaudit?

◦ Apa action plan area tersebut gunamencapai sasaran yang ditetapkan ?

◦ Bagaimana alur prosesnya ? Dan apaoutput mereka ?

◦ Sumber daya apa yang dibutuhkan agar proses berjalan sesuai rencana ?

◦ Dimana tahapan terpenting dari proses tersebut ?

Pelaksanaan Audit

Pelaksanaan Audit

Pelaksanaan Audit

Pelaksanaan Audit

Pelaksanaan Audit

Pelaksanaan Audit

Pelaksanaan Audit

Pelaksanaan Audit

Pelaksanaan Audit

Pelaksanaan Audit

Pelaksanaan Audit

Pelaksanaan Audit

Pelaksanaan Audit

Pelaksanaan Audit

Pelaksanaan Audit

Pelaksanaan Audit

Pelaksanaan Audit

Pelaksanaan Audit

Pelaksanaan Audit

Pelaksanaan Audit

VerifikasiAuditorAuditee/klien

• Bertanggung jawab

memantau penyelesaian

ketidaksesuaian sesuai

batas waktu yang

ditetapkan

Tugaskan auditor untuk

memverifikasi tindakan

perbaikan yang dilakukan

auditee

• Verifikasi proses investigasi yangdilakukan auditee, pastikaninvestigasi benar-benar sampai padaakar permasalahan.

Pastikan tindakan perbaikan telahberjalan dengan efektif (dapatkanbukti-buktinya)

Apabila tindakan perbaikan belum berjalan dengan efektif, buat ketidaksesuaian baru

•

•

•

Pengelolaan Hasil Audit

Peninjauan, persetujuan dan evaluasi kesesuaian dan kecukupantemuan audit

Peninjauan analisa akar permasalahan dari tindakan perbaikandan pencegahan

Distribusi laporan audit

Penetapan apakah dibutuhkan audit tindak lanjut

Pengelolaan Rekaman Audit

ContohPenetapan kompetensi untuk Auditor Sertifikasi

Metode Evaluasi

T E R I M A K A S I H