Panduan Penggunaan Aplikasi siMAYA Tata Usaha.pdf

Panduan Penggunaan Aplikasi siMAYA

TATA USAHA

Surat Masuk

Surat Masuk dalam siMAYA terbagi menjadi 2 jenis yaitu:

1. Manual

2. Elektronik

Surat Manual

Merupakan surat masuk yang berasal dari hardcopy surat asli kemudian di

agendakan ke dalam surat berbentuk elektronik

1. Pilih Agenda -> Surat Manual

2. Isi Kolom yg kosong sesuai dengan surat yang ingin dimasukkan

3. Isi kolom pengirim, Pilih Setel Nama Pengirim Manual untuk mengisi

pengirim surat secara manual

4. Pilih berkas Pemindaian untuk memasukkan file attachment

5. Isi Penerima dan Tembusan, untuk memasukkan nama penerima sesuai

dengan user pengguna yang sudah diatur sebagai penerima surat

6. Pilih Masukkan untuk memasukkan nama yang sudah di setel sebagai

penerima dan tembusan

7. Pilih Simpan untuk menyimpan surat di agenda masuk sekaligus

mengirimkan surat tersebut kepada penerima surat

Surat Masuk Elektronik

Merupakan Surat Masuk yang berasal dari sesama pengguna siMAYA

1. Pilih Surat Masuk, lihat surat yang status nya belum dibaca

2. Masukkan Nomor Agenda Surat Masuk , kemuadian pilih terima surat

untuk meneruskan surat ke penerima

Surat Keluar

Adalah Surat yang ditujukan ke pengguna dari instansi lain

1. Pilih Surat Keluar -> Buat Surat

2. Masukkan Kolom2 sesuai dengan surat yang akan dibuat

3. Pilih Berkas Pemindaian -> Choose Files untuk memasukkan lampiran

surat

4. Pilih Penerima -> Ambil dari pangkalan data, untuk memilih penerima

surat

5. Pilih Instansi tujuan penerima kemudian pilih nama dari si penerima

6. Pilih Masukkan untuk menyimpan data si penerima

7. Pilih Pemeriksa untuk memilih pemeriksa surat

8. Pilih Masukkan untuk menyimpan pengguna yang dipilih sebagai

pemeriksa surat

9. Pilih Template untuk memasukkan Template, atau bisa tulis surat

secara manual

10. Pilih Simpan untuk meneruskan surat ke pemeriksa untuk

diperiksa

11. Selanjutnya menunggu proses pemeriksaan oleh Pemeriksa

sebelum dikirim

12. Pilih Surat Keluar -> Konsep untuk memproses surat yang telah

diperiksa

13. Pilih Surat yang statusny sudah siap untuk dikirim ke tujuan

14. Pilih Proses Surat untuk memproses surat

15. Lengkapi kolom2 yang masi kosong

16. Pilih kirim untuk mengirim surat ke tujuan

Cetak Surat

Bertujuan untuk mengarsipkan surat yang telah dibuat secara elektronik ke

Hardcopy

1. Pilih Agenda Surat Keluar

2. Pilih Surat yang ingin dicetak

3. Pilih Lihat Surat

4. Pilih Cetak Surat untuk mencetak surat

Template

Aplikasi siMAYA memfasilitasi pembuatan Template untuk pengguna untuk

mempermudah pengguna dalam pembuatan surat

1. Pilih Template

2. Pilih Buat Baru untuk membuat Template

3. Isi Nama Template sesuai dengan Jenis Template Surat yang ingin

dibuat

Contoh : - Nama Template : Nota Dinas

4. Pilih Dibagikan kepada Oraganisasi bilamana ingin pengguna lain dalam

satu instansi dapat juga menggunakan template yang dibuat , Pilih

Dibagikan kepada tidak ada bilamana template tersebut tidak ingin

dibagikan ke pengguna lain

5. Pilih Kop Surat untuk memasukkan kop surat kedalam template

6. Tulis Isi Surat di dalam kotak yang telah disediakan

7. Pilih Simpan template untuk menyimpan Template