Optimalisasi Media Internal dalam Kehumasan

Optimalisasi Media Internal

dalam Kehumasan Workshop Standar Layanan Komunikasi dan Informasi Kehumasan

Pusat Komunikasi Publik, Kementerian Pariwisata 19 - 22 November 2013

Villa Trinity, Lembang, Kabupaten Bandung Barat.

Oleh : Ipit Zulfan, S.Sos.,M.I.Kom

Media Internal

• Media internal merupakan salah satu bentuk media dalam kegiatan Public Relations, yang diarahkan kepada pencapaian tujuan dari perusahaan/lembaga itu.

Media internal adalah suatu berita mengenai kegiatan suatu perusahaan dan biasanya diberitakan untuk khalayak internal atau tertentu yang diterbitkan secara teratur. Menurut Frank Jefkins, Media Internal adalah salah satu bentuk media komunikasi Public Relation yang diterbitkan khusus untuk kalangan terbatas atau tertentu.

Media Internal

• Agar lebih efisien, penyebaran informasi dan pembentukan citra dan opini publik, perlu media komunikasi yang bersifat two way communication, antara manajemen dan karyawannya.

Media Internal

Sebagai saluran informasi, tentu prinsip-prinsip pengelolaannya, mematuhi kaidah komunikasi.

Persoalannya... APA YANG HARUS DILAKUKAN agar media internal bisa menjadi jembatan informasi yang penting dan efektif antara organisasi dengan pihak stakeholders?

Media Internal

Dalam beberapa hal prinsip-prinsip pengelolaan media internal sama dengan media komunikasi pada umumnya. Diantaranya:

prinsip proximity berkaitan dengan pemilihan isu atau informasi aktual, yang menarik atau ‘dekat’ dengan kehidupan khalayak/pembaca. pembaca akan tertarik membuka media itu, manakala potret dirinya atau yang terdekat dengan kepentingan, terekam/terwakili melalui media itu.

1 prinsip

proximity

Media Internal

Dalam beberapa hal prinsip-prinsip pengelolaan media internal sama dengan media komunikasi pada umumnya. Diantaranya:

penggunaan pesan atau bahasa untuk media internal harus jelas, menarik sehingga mudah dipahami oleh khalayak. Pemakaian ilustrasi seperti gambar, foto dan sebagainya akan mendukung daya tarik pembaca. Begitupun menyang-kut design, termasuk lay out, jenis dan warna huruf yang digunakan, merupakan hal-hal yang mendukung daya tarik media internal.

2 Penggunaaan

bahasa atau pesan

Media Internal

Dalam beberapa hal prinsip-prinsip pengelolaan media internal sama dengan media komunikasi pada umumnya. Diantaranya:

pengelolaan media internal pun harus mengindahkan atau mematuhi prinsip-prinsip etika jurnalistik, misalnya dalam pemakaian bahasa atau gambar yang sopan, yang tidak menyinggung perasaan atau prinsip kesusilaan.

3 Mematuhi prinsip-

prinsip etika jurnalistik

Media Internal

Dalam beberapa hal prinsip-prinsip pengelolaan media internal sama dengan media komunikasi pada umumnya. Diantaranya:

Tentu, agar konsistensi waktu penerbitan terwujud (mingguan, dua mingguan atau bulanan), sangat diperlukan dukungan tenaga pengelola media internal yang profesional. Sejalan dengan kemajuan teknologi informasi, pengelolaan media internal bisa dilakukan secara online. Pembaca dapat dengan mudah mengakses berbagai informasi yang disajikan dalam media tersebut.

4 Konsistensi

Waktu Terbit

Media Internal

Dalam beberapa hal prinsip-prinsip pengelolaan media internal sama dengan media komunikasi pada umumnya. Diantaranya:

5 Distribusi

Media Internal

Dalam beberapa hal prinsip-prinsip pengelolaan media internal sama dengan media komunikasi pada umumnya. Diantaranya:

6 Kemasan

Bentuk-Bentuk Media Internal

Frank Jefkins menyebutkan, ada 5 bentuk media internal yang lazim dibuat oleh public relations :

1 The Sales Bulletin :

Sebuah bulletin sebagai media komunikasi regular antara seorang

sales manager dengan salesman-nya di lapangan.

Bentuk-Bentuk Media Internal

Frank Jefkins menyebutkan, ada 5 bentuk media internal yang lazim dibuat oleh public relations :

2 The Newsletter :

berisi pokok-pokok berita yang diperuntukan bagi pembaca yang

sibuk.

Bentuk-Bentuk Media Internal

Frank Jefkins menyebutkan, ada 5 bentuk media internal yang lazim dibuat oleh public relations :

3 The Magazine :

berisikan tulisan berbentuk feature, artikel dan gambar, foto,

diterbitkan setiap bulan atau triwulan.

Bentuk-Bentuk Media Internal

Frank Jefkins menyebutkan, ada 5 bentuk media internal yang lazim dibuat oleh public relations :

4 The tabloid Newspaper :

mirip surat kabar popular (umum) dan berisikan pokok-pokok beita

yang sangat penting, artikel pendek, dan ilustrasi. Diterbitkan

mingguan, dwimingguan, bulanan atau setiap dua bulan sekali.

Bentuk-Bentuk Media Internal

Frank Jefkins menyebutkan, ada 5 bentuk media internal yang lazim dibuat oleh public relations :

5 The Wall Newspaper :

Bentuk media komunikasi staf/karyawan disatu lokasi pabrik, perusahaan, atau pasar swalayan.

Di Indonesia di kenal sebagai surat kabar/majalah dinding.

Bentuk-Bentuk Media Internal

Selain dari kelima bentuk meda internal di atas, masih ada bentuk-bentuk lain yang juga lazim digunakan sebagai media internal:

Jurnal Audio (berita yang dapat direkam) Jurnal Video (berita direkam melalui kamera video) Video perusahaan (jaringan komunikasi televisi) Koran elektronik ( jaringan komunikasi melalui computer)

Isi Media Internal

Untuk kalangan internal (karyawan dan pimpinan, pemegang saham)

1. Menyampaikan informasi berkaitan dengan keputusan, peraturan, atau kegiatan yang perlu diketahui atau ditaati serta didukung bersama-sama.

2. Memupuk semangat kerja, kebersamaan dan kebanggan akan lembaga/perusahaan.

3. Sebagai media komunikasi antar karyawan dan atau pimpinan non- tatap muka, serta sebagai wahana untuk melatih kemampuan menulis karyawan.

Isi Media Internal

Untuk kalangan eksternal (stakeholders/pemangku kepentingan, Konstituen, konsumen, pemakai produk barang/jasa lembaga/perusahaan, mitra kerja, calon investor dan investor, pemerintah, masayarakat umum)

1. Memperkenalkan lembaga/perusahaan agar dikena; pihak luar. 2. Mempromosikan prosuk-produk barang, jasa atau layanan yang

dihasilkan lembaga/perusahaan. 3. Memperbaiki citra/image lembaga/perusahaan di mata pihak luar,

Teknik Menulis Media Internal

1. Menulis berita disesuaikan dengan kaidah jurnalistik umum (5W+1H)

Teknik Menulis Media Internal

2. Prinsip EKONOMI KATA menurut M.Wonohito adalah:

“Bahasa yang dapat mencapai sebanyak mungkin pembaca, bukan bahasa yang aneh, bukan bahasa yang luar biasa, melainkan bahasa yang lumrah saja, yakni

bahasa yang teratur, sopan, enak dibaca, tidak membuat pembaca pusing

Teknik Menulis Media Internal

3. Penggunaan Bahasa Jurnalistik pada media massa memiliki 4 karakteristik:

A Akurat (accuracy) S Singkat (brief) J Jelas (clarity) S Sederhana (simplicity)

Teknik Menulis Media Internal

4. Prinsip KISS :

Keep It Short and Simple

Teknik Menulis Media Internal

5. Pilih isu yang penting, yang memiliki pengaruh yang besar, aktual, tidak

mengundang polemik dan dirasa akan merugikan citra perusahaan (kecuali untuk kepentingan klarifikasi) bukan desas-desus, menghibur, dan

bermanfaat bagi lembaga/perusahaan

Teknik Menulis Media Internal

6. Pilih narasumber penting sesuai dengan perannya dalam peristiwa yang

akan diberitakan

Teknik Menulis Media Internal

7. Gunakan kalimat sederhana, mudah dipahami, hindari penggunaan istilah

asing yang sulit dipahami, serta jangan gunakan kata dan kalimat yang berulang-ulang

Teknik Menulis Media Internal

8. Buat judul dan sub judul tulisan yang menarik, serta pilih foto-foto yang

menarik pula

Teknik Menulis Media Internal

9. Biasakan menulis berdasarkan riset atau penelitian, sehingga data yang

dipakai valid

Jenis Tulisan Media Internal

• Berita kegiatan atau peristiwa

• Kolom atau Esai • Pengumuman • Berita Foto (display

atau kegiatan) • Iklan atau promoosi • Surat Pembaca • Feature • Artikel

tambahan

Update : Media Sosial

Produksi Media Internal Public Relation

SUSUNAN REDAKSI

Persiapan rubrikasi / isi 1

Graphicdesign volume 1 Terbit: Awal April 2011

2 3

5

9

6

7

4

1. Nomor Edisi Keterangan edisi dan tanggal terbit

2. Halaman Menunjukkan posisi halaman

sebuah rubrik

3. Rubrik Menunjukkan nama rubrik

4. Isi Tema yang ada dalam sebuah

rubrik. Satu rubrik bisa terdiri dari beberapa tema

5. Jumlah Halaman Menunjukkan jumlah

halaman dsebuah rubrik

6. Penulis

penulis dari sebuah tulisan

atau tema yang ada dalam rubrik

7. DL (Deadline)

Tenggat waktu tulisan yang

akan dimuat di majalah

8. Keterangan

penjelasan dari halaman

yang ada di sebuah rubrik

9. Layout Keselurhan; tenggat waktu penyelesaian layout majalah sebelum diproduksi

ARTISTIK

SOFTWARE LAYOUT

• ADOBE PHOTOSHOP

• ADOBE INDESIGN

• ADOBE ILUSTRATOR

• CORELDRAW

• MICROSOFT PUBLISHER

Menyiapkan Sketsa Desain

Gunakan warna berbeda untuk menambahkan catatan detil setiap halaman agar mudah terlihat

ELEMENT LAYOUT

PRINSIP LAYOUT

PRODUKSI

Daftar Pustaka

Anggoro, Linggar. 2000. Teori dan Profesi kehumasan, cetakan pertama. Jakarta : PT Bumi Aksara.

Canggara, Hafied. 2000. Pengantar Ilmu Komunikasi, Cetakan ke empat. Jakarta : PT Raja Grafindo Persada

Jefkins, F. & Yadin. 2003. Public Relation. Jakarta : Erlangga

Kustadi, Suhandang. 2004. Public Relation perusahaan, Cetakan kesatu. Bandung : Yayasan Nuansa Cendekia

Rachmadi, F. 1996. Public Relation dalam teori dan praktek, Cetakan ke empat. Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama

Soemirat & Ardianto. 2004. Dasar – Dasar Public Relations, Cetakan ketiga. Bandung : PT Remaja Rosda karya

Sumber lain:

Prita Kemal Gani : Komunikasi Melalui Media Internal (http://www.lspr.edu/pritakemalgani/komunikasi-melalui-media-internal/)\

Syifa SA : Media Internal PR (http://blogs.upnjatim.ac.id/syifasyarifa/2011/05/18/media-internal-pr/)

Zulfan, Ipit. 2013. Produksi Media Public Relation. Materi Pelatihan Kementrian Pertanian. Jatinangor : Fikom Unpad