Menjadi Pribadi Raharja Yang Efektif Dan Produktif

•  Di antara tantangan abad 21 yang berdampak kepada banyak organisasi, termasuk Perguruan Tinggi Raharja (PTR) adalah semakin tingginya tuntutan akan Customer Service dan Quality Assurance (Robert B. Tucker, 2001)

•  Perlunya tingkat professionalisme karyawan PTR dalam menyongsong tantangan tsb yang perlu dijadikan sebagai standar perilaku (habit, kebiasaan) karyawan PTR

•  Karyawan PTR merupakan kumpulan personil yang berpendidikan tinggi memerlukan cara treatment tersendiri

2  

•  Memberikan masukan atau insight (wawasan) dan/atau me-refresh apa yang sudah diketahui sejauh ini oleh karyawan PTR

•  Memberikan acuan bagaimana karyawan PTR mewujudkan personil yang efektif dan produktif

3  

B. MENJADI KARYAWAN PRODUKTIF

6  

7  

3 kebiasaan pertama terkait

KEMANDIRIAN DIRI SENDIRI

8  

Kebiasaan 1 BE PROACTIVE! Jadilah Manusia Proaktif

9  

•  Mengambil tanggung jawab tentang kehidupan kita sendiri

•  Tidak menyalahkan situasi maupun keadaan

•  Lebih memusatkan perhatian pada hal-hal yang bisa kita perbaiki

10  

Kebiasaan 2 BEGIN WITH THE END IN MIND Mulailah segala sesuatu dengan Gambaran Akhirnya

11  

•  Mampu menggambarkan (membayangkan) hasil akhir yang ingin

dicapai secara jelas

12  

Seperti sebuah blue print, Bentuk nyata dari sebuah pencapaian akan mengikuti bagaimana ia dibayangkan dalam mental

13  

Kebiasaan 3 FIRST THINGS FIRST SELALU MENDahulukan yang Lebih Utama

14  

Artinya.., FOKUS pada PRIORITAS

Kita tidak akan bisa menyelesaikan semua hal hinggap di tangan kita

15  

16  

URGENT NOT URGENT

IMPORTANT

NOT IMPORTANT

17  

URGENT NOT URGENT

IMPORTANT

NOT IMPORTANT

v  Crises  v  Pressing  Problems  v  Firefigh;ng  v  Project  due  today  v  Late  for  work  v  Last  minute  changes  

v  Unimportant  phone  calls  v  Some  scrap  &  rework  v  Administrivia  

v  Prepara;on/Planning,  goal  seOng  

v  Preven;on  v  Exercise  v  Training  &  development  v  Rela;onship  building  v  Recrea;on  &  Family  ;me  

v  Excessive  computer  games  

v  Too  much  watching  mindless  TV  

v  Endless  phone  calls  v  Pointless  web  surfing  v  Gossip,  idle  specula;on  

18  

URGENT NOT URGENT

IMPORTANT

NOT IMPORTANT

v  Crises  v  Pressing  Problems  v  Firefigh;ng  v  Project  due  today  v  Late  for  work  v  Last  minute  changes  

v  Unimportant  phone  calls  v  Some  scrap  &  rework  v  Administrivia  

v  Prepara;on/Planning,  goal  seOng  

v  Preven;on  v  Exercise  v  Training  &  development  v  Rela;onship  building  v  Recrea;on  &  Family  ;me  

v  Excessive  computer  games  

v  Too  much  watching  mindless  TV  

v  Endless  phone  calls  v  Pointless  web  surfing  v  Gossip,  idle  specula;on  

19  

URGENT NOT URGENT

IMPORTANT

NOT IMPORTANT

v  Crises  v  Pressing  Problems  v  Firefigh;ng  v  Project  due  today  v  Late  for  work  v  Last  minute  changes  

v  Unimportant  phone  calls  v  Some  scrap  &  rework  v  Administrivia  

v  Prepara;on/Planning,  goal  seOng  

v  Preven;on  v  Exercise  v  Training  &  development  v  Rela;onship  building  v  Recrea;on  &  Family  ;me  

v  Excessive  computer  games  

v  Too  much  watching  mindless  TV  

v  Endless  phone  calls  v  Pointless  web  surfing  v  Gossip,  idle  specula;on  

Ada di-quadrant manakah Anda?

20  

Effective people stay out of Quadrants III and IV because,

urgent or not, they aren’t important.

They also shrink Quadrant I

down to size by spending more time in Quadrant II….

Quadrant II is the heart of

effective personal management

à Stephen Covey ß AZ QUOTES

21  

URGENT NOT URGENT

IMPORTANT

NOT IMPORTANT

v  Crises  v  Pressing  Problems  v  Firefigh;ng  v  Project  due  today  v  Late  for  work  v  Last  minute  changes  

v  Unimportant  phone  calls  v  Some  scrap  &  rework  v  Administrivia  

v  Prepara;on/Planning,  goal  seOng  

v  Preven;on  v  Exercise  v  Training  &  development  v  Rela;onship  building  v  Recrea;on  &  Family  ;me  

v  Excessive  computer  games  

v  Too  much  watching  mindless  TV  

v  Endless  phone  calls  v  Pointless  web  surfing  v  Gossip,  idle  specula;on  

22  

URGENT NOT URGENT

IMPORTANT

NOT IMPORTANT

v  Crises  v  Pressing  Problems  v  Firefigh;ng  v  Project  due  today  v  Late  for  work  v  Last  minute  changes  

v  Unimportant  phone  calls  v  Some  scrap  &  rework  v  Administrivia  

v  Prepara;on/Planning,  goal  seOng  

v  Preven;on  v  Exercise  v  Training  &  development  v  Rela;onship  building  v  Recrea;on  &  Family  ;me  

v  Excessive  computer  games  

v  Too  much  watching  mindless  TV  

v  Endless  phone  calls  v  Pointless  web  surfing  v  Gossip,  idle  specula;on  

23  

3 kebiasaan kedua terkait

INTERDEPENDENSI DENGAN ORANG LAIN

24  

Kebiasaan 4 THINK WIN-WIN Berfikirlah ‘menang/menang’; Bukan ‘menang/kalah’

25  

Artinya… •  Selalu mengutamakan KERJA SAMA

•  Bersifat KOOPERATIF •  Menguntungkan KEDUA BELAH PIHAK

26  

Kebiasaan 5 SEEK FIRST TO UNDERSTAND, THEN BE UNDERSTOOD Pahami orang lain dulu, baru mereka memahami Anda

27  

•  Cobalah DENGARKAN…

•  Janganlah selalu ingin dimengerti…

•  Usahakan melihat dari sudut pandang

dan pemahaman ORANG LAIN…

28  

Kebiasaan 6 SYNERGIZE Lakukan sinergi dengan orang lain

29  

Artinya… • MENGGABUNGKAN kekuatan kita

dengan kekuatan orang lain untuk berkarya

• BUKAN untuk bersaing atau menjatuhkan…..

30  

1 kebiasaan ketiga terkait

PEMBAHARUAN DIRI31  

Kebiasaan 7 SHARPEN THE SAW Asahlah gergaji agar senantiasa tajam dan berfungsi baik

32  

Dalam arti…. Selalu dan

aset terpenting yang kita miliki:

33  

•  Fisik •  Mental

•  Sosial/Emosional •  Spiritual

34  

•  Fisik •  Mental

•  Sosial/Emosional •  Spiritual

35  

LATIHAN FISIK

36  

LATIHAN MENTAL / UJI N.Y.A.L.I.

37  

KEGIATAN SOSIAL

38  

BINA SPIRITUAL

39  

A. MENJADI MANUSIA EFEKTIF

Manajemen PTR telah mencanangkan

prinsip-prinsip 3T dalam bekerja:

1.  Terencana 2.  Terukur 3.  Terealisasi

41  

3T - 1

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat Rencana Kerja: 1.  Tupoksi 2.  Renstra 3.  Sasaran Mutu (Klausul 7.1 - ISO 9001)

4.  SMART

43  

44  

Goal atau sasaran kerja yang spesifik, berarti: 1.  Jelas konteksnya 2.  Requirement customer yang mana 3. Mengacu kepada Tupoksi dan point

renstra yang mana

45  

•  Bisa diukur kinerja atau pencapaiannya

•  Ada standar (e.g. passing grade, min, max, range nilai, etc)

•  Ada satuan ukurannya

46  

•  Atau Achievable, bisa dicapai… •  Disesuaikan dengan kemampuan

sumber daya yang kita miliki •  Sumber daya bisa berupa: – Kompetensi  SDM    – Kemampuan  keuangan  – Dll…  

47  

•  Closely connected or appropriate to the matter at hand

•  “The candidate’s experience is relevant to the job”….

•  Relevan…berkait, bersangkutan

48  

•  Ada batasan waktu •  Contoh: – Periode  perencanaan  2016-­‐2017  – Deadline  – dll  

49  

3T - 2

•  Scorecard – Untuk  mengukur  kinerja  – Se;ap  unit  kerja  mempunyai  scorecard  masing-­‐masing  dengan  format  yang  standar  

– Manajemen  memonitor  melalui  dashboard  

51  

3T - 3

•  Framework dalam pelaksanaan pekerjaan – Untuk  memas;kan  bahwa  proses  pekerjaan  berjalan  sesuai  yang  direncanakan  

– Gunakan  siklus  Deming,  PDCA  

53  

•  PDCA merupakan proses yang terdiri dari 4 langkah iteratif yang umum digunakan dalam pengendalian kualitas.

•  Metode ini dipopulerkan oleh W. Edwards Deming (1900-1993), yang sering dianggap sebagai bapak Quality Control modern. Sehingga sering juga disebut sebagai Siklus Deming

•  Plan (Rencanakan) –  Meletakkan  sasaran  dan  proses  yang  dibutuhkan  untuk  memberikan  hasil  yang  sesuai  dengan  spesifikasi  

•  Do (Kerjakan) –  Implementasi  proses  

•  Check (Cek, Periksa) –  Memantau  dan  mengevaluasi  proses  dan  hasil  terhadap  sasaran  dan  spesifikasi  dan  melaporkan  hasilnya  

•  Act (Tindak lanjuti) –  Menindak  lanju;  hasil  yang  didapat  untuk  membuat  perbaikan  yang  diperlukan.  Ini  juga  berar;  meninjau  seluruh  langkah  dan  memodifikasi  proses  untuk  memperbaikinya  sebelum  implementasi  berikutnya  

•  Sebagai pola kerja dalam perbaikan suatu proses atau sistem di dalam sebuah organisasi

•  Untuk menyelesaikan dan mengendalikan suatu permasalahan dengan pola yang runtun dan sistematis

•  Untuk kegiatan continuous improvement dalam memperbaiki alur kerja

•  Menghapuskan pemborosan di tempat kerja

•  Meningkatkan produktifitas kerja

•  Jika kita sudah merasa efektif dan produktif.., pump your bar up..!

•  Sebaliknya.., let’s try to be an effective people and be productive..!

57