View
318
Download
4
Category
Preview:
Citation preview
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
1/57
Manual de
Ceremonial yProtocolo
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
2/57i
Tabla de contenido
1 Introducción........................................................................................1
2 Defniciones de Actividades Institucionales y de Sede.......................2
2.1 Actividades Institucionales............................................................2
2.1.1 Actividades Corporativas.........................................................2.2 Actividades de Sede......................................................................
!r"ani#ación de Actividades..............................................................$
.1 Presupuesto...................................................................................$
.2 %esponsables................................................................................&
.2.1 Actividades institucionales o de Sede.....................................&
.2.2 Actividades corporativas.........................................................&. %e"istro.........................................................................................'
..1 Acciones de re"istro previas a la actividad..............................'
..2 Acciones de re"istro posteriores a la actividad.......................(
.$ Coordinación de acciones..............................................................)
.& Invitados y correspondencia protocolar......................................1*
.&.1 Autoridades invitadas............................................................1*
.&.2 Tar+eta de invitación..............................................................11
.&. Confrmación de invitados.....................................................1
.' ,ocativos.....................................................................................1'
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
3/57i
.( Precedencias...............................................................................1).(.1 !rden de precedencia de Autoridades %e"ionales................1)
.(.2 !rden de precedencia protocolar en I-ACAP.........................2*
.(. !radores................................................................................21
.(.$ Protocolo de invitados...........................................................21
. /ibreto.........................................................................................2
.) Maestro0a de Ceremonia............................................................2$
.1* Interpretación de imnos nacionales e institucionales................2&
.11 3oto"ra45as..................................................................................2'
.11.1 Actividades Corporativas.......................................................2(
.11.2 Actividades institucionales....................................................2
.11. Actividades de Sede..............................................................2)
$ ,isitas de autoridades a Sedes.........................................................*
& ,isitas protocolares a autoridades nacionales y re"ionales.............1
&.1 Autoridad nacional......................................................................1
&.2 Autoridad re"ional.......................................................................1
' Situaciones de duelo6.......................................................................2
'.1 Duelos ofciales o nacionales......................................................2
'.2 Duelos institucionales.................................................................2
'. Duelos de Sede...........................................................................
'.$ -ormas "enerales en situación de duelo....................................
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
4/57i
'.$.1 Autoridad superior 0inte"rantes del Conse+o Directivo7 Conse+oSuperior y ,icerrectores de Sede....................................................
'.$.2 Colaborador...........................................................................
'.$. Docente.................................................................................$
'.$.$ Alumno..................................................................................$
'.$.& 3amiliares directos autoridad superior...................................$
( Ane8o 1.............................................................................................&(.1 Tipos de actividades....................................................................&
(.1.1 Aniversario............................................................................&
(.1.2 Titulación...............................................................................&
(.1. 9ntre"a de certifcados..........................................................&
(.1.$ Carla....................................................................................&
(.1.& Con4erencia...........................................................................'(.1.' Curso.....................................................................................'
(.1.( Taller......................................................................................'
(.1. Seminario..............................................................................'
(.1.) Mesa redonda........................................................................(
(.1.1* Panel de discusión.................................................................(
(.1.11 3oro.......................................................................................(
(.1.12 9ncuentro..............................................................................(
(.1.1 Simposio................................................................................(
(.1.1$ Con"reso...............................................................................
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
5/57i
(.1.1& Ciclo.......................................................................................(.1.1' :ornada..................................................................................)
(.1.1( 3eria.......................................................................................)
(.1.1 !tras actividades de Sede.....................................................)
(.2 Pro"ramas b;sicos para al"unas ceremonias.............................$*
(.2.1 Ceremonia de Titulación........................................................$*
(.2.2 9ntre"a de Certifcados de Capacitación...............................$2
(.2. Seminarios y Con4erencias....................................................$2
(.2.$ 9ntre"a de reconocimientos..................................................$2
(.2.& 3irma de convenios................................................................$2
(.2.' ,isitas protocolares6..............................................................$
(.2.( Cócteles y recepciones..........................................................$
Ane8o 2.............................................................................................$&
.1
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
6/5731
1 Introducción
os actos y ceremonias >ue se reali#an en I-ACAP7 re>uieren
estar dotados de uni4ormidad y revestidos de la solemnidad
correspondiente a su presti"io e ima"en corporativa. Por ello7 la
Secretar5a ?eneral7 presenta el Manual de Ceremonial y
Protocolo7 con el ob+etivo de ordenar y orientar su elaboración y dise@o
en las di4erentes ,icerrector5as7 Sedes y Direcciones. 9l Manual pretende
aportar y apoyar con los elementos a considerar en la or"ani#ación y
reali#ación de ceremonias7 eventos acadmicos7 visitas protocolares y
actos ofciales de I-ACAP.
/
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
7/5731
2 Defniciones de ActividadesInstitucionales y de Sede
on el ob+etivo de mantener y 4ortalecer la ima"en e identidad
corporativa7 I-ACAP se relaciona tanto con la comunidad
interna como e8terna7 para lo cual reali#a acciones7 como la
or"ani#ación de diversas actividades acadmicas7 culturales7
sociales y de vinculación con el medio.
C2.1 Actividades InstitucionalesSe defne como “Actividad Institucional” a>uella actividad interna oe8terna7 de Casa Central o de Sedes7 >ue tiene un impacto a nivel
institucional 0m;s all; de una sede y considera la presencia de6
B Inte"rantes del Conse+o Directivo.
B %ector.
B Inte"rantes del Conse+o Superior.
B Autoridades de "obierno a nivel nacional7 autoridades de
asociaciones "remiales a nivel nacional o m;8imo directivo de una
empresa de presencia nacional o e8tran+era.
9stas actividades pueden ser or"ani#adas por una ,icerrector5a7 Sede o
Dirección y deben ser coordinadas por la ,icerrector5a de 98tensión
0,%9 a travs de las Direcciones de Maretin" y de Comunicaciones
Internas de Casa Central.
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
8/5731
Por su parte7 Secretar5a ?eneral a travs de Asuntos Corporativos7
evaluar; si dica actividad re>uiere la presencia del %ector yo al"unaautoridad del Conse+o Directivo o Conse+o Superior.
/as actividades institucionales deben re"istrarse en el Calendario de
Actividades Institucionales7 de acuerdo al instructivo vi"ente disponible
en la intranet7 el cual es administrado por la Dirección de
Comunicaciones Internas.
2.1.1Actividades Corporativas
Dentro de las Actividades Institucionales7 e8isten ceremonias
denominadas “Actividades Corporativas” 7 las cuales se dividen en $
cate"or5as6
• Inicio de a@o acadmico
• Cuenta anual de rector5a
• Inicio de obras de nueva Sede
• Inau"uración de nueva Sede
9stas actividades ser;n coordinadas directamente por Secretar5a
?eneral7 a travs de Asuntos Corporativos.
2.2 Actividades de Sede
Son todas a>uellas actividades de car;cter acadmico y no acadmico7
or"ani#adas y coordinadas por la unidad "estora de los mismos y >uesolo tienen impacto local. 9n estos actos7 >uienes estn a car"o
0Director o :e4e de Comunicaciones deben solicitar la asesor5a de las
Direcciones de Comunicaciones Internas y Maretin" de la ,icerrector5a
de 98tensión y preparar la actividad de acuerdo a este manual7 con el
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
9/57
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
10/5731
del evento debe elaborar un in4orme de los "astos7 el cual debe
presentar al responsable del centro de costo correspondiente.
.2 %esponsables
.2.1Actividades institucionales o de Sede
9l or"ani#ador de una actividad institucional o de Sede ser; el
responsable del 8ito de la misma. 9n el caso de las Sedes7 el
responsable debe ser el Director o :e4e de Comunicaciones. Sus
obli"aciones ser;n las si"uientes6
• 9laborar la minuta de la actividad7 la >ue debe incluir los datos de
la actividad 04eca7 ora y lu"ar7 ob+etivos de la actividad7
oradores7 participantes e ideas 4uer#a.• Solicitar el re"istro de la actividad antes y despus de la misma7
de acuerdo a lo establecido en el punto ..• Coordinar la acciones de la actividad en todos sus aspectos7
solicitando los apoyos correspondientes a las direcciones deComunicaciones Internas y Maretin" de la ,icerrector5a de
98tensión 0coti#aciones7 invitaciones7 confrmaciones7 asistencia
de invitados7 otros.• Coordinar la elaboración del libreto7 de acuerdo a la minuta.• 9le"ir maestro de ceremonia.• Coordinar las 4oto"ra45as.• Solicitar y coordinar con la Dirección de Comunicaciones Internas
su di4usión interna y e8terna 0nota interna7 nota para la p;"inaEeb y comunicados de prensa.
• ?enerar órdenes de compra y coordinar pa"o a proveedores.• Controlar el presupuesto.
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
11/5731
.2.2Actividades corporativas
/a or"ani#ación de una actividad corporativa estar; a car"o de varios
responsables. Si bien se ri"e por los puntos se@alados en el inciso
anterior7 los responsables estar;n a car"o de6
• Solicitar el re"istro de la actividad antes y despus de la misma
0:e4e de Asuntos Corporativos.• Coordinar las acciones de la actividad en todos sus aspectos
lo"5sticos y de alimentación 0:e4e de 98tensión Actividades
Corporativas.• 9laborar base de datos de invitados7 enviar invitaciones y reali#ar
confrmaciones 0Secretaria del ,icerrector de Sede o a >uien ste
asi"ne.• 9laborar el discurso del orador principal 0:e4e de Asuntos
Corporativos.• 9laborar el libreto 0:e4e de Medios y ,ocer5as.• 9le"ir maestro de ceremonia 0Secretario ?eneral.•
Ase"urar asistencia de invitados 0:e4e de Asuntos Corporativos.• Coordinar las 4oto"ra45as 0:e4e de Asuntos Corporativos.• Coordinar di4usión en medios nacionales y re"ionales 0:e4e de
Medios y ,ocer5as.• ?enerar solicitudes de órdenes de compra y coordinar pa"o a
proveedores 0:e4e de Asuntos Corporativos.• Controlar el presupuesto 0:e4e de Asuntos Corporativos.
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
12/5731
. %e"istro
..1Acciones de re"istro previas a la actividad
3.3.1.1Actividades institucionales (incluidas las actividades
corporativas)
9l or"ani#ador de una actividad institucional 0incluidas las corporativas
deber; re"istrar su actividad7 se"Fn el procedimiento establecido en el
instructivo del Calendario de Actividades Institucionales7 con el fn de
>ue la ,icerrector5a de 98tensión7 a travs de la Dirección deComunicaciones Internas7 tome conocimiento del evento7 lo apruebe 0si
4uera del caso y lo coordine en con+unto con la Dirección de Maretin".
Si la actividad involucra a "rupos de inters7 defnidos en la Pol5tica
Institucional de ,inculación con el Medio7 la Dirección de
Comunicaciones Internas in4ormar; a la Dirección de ,inculación con el
Medio 0D,cM7 con el fn de ase"urar el re"istro y se"uimiento de la
evidencia del evento.
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
13/57
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
14/57
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
15/5731
.$ Coordinación de acciones
9l or"ani#ador de la actividad deber; coordinar con la ,icerrector5a de
98tensión a travs de las Direcciones de Comunicaciones Internas y de
Maretin" todas las acciones relacionadas con el evento7 teniendo en
cuenta los si"uientes elementos6
• Determinar y reservar lu"ar de reali#ación de la actividad7 con
base en el ob+etivo de la ceremonia y cate"or5a del acto y de los
invitados. 9s conveniente tener claridad sobre el nFmero de
invitados7 para ubicar el lu"ar m;s adecuado7 de modo >ue la
"ente >uede cómoda y en lo posible7 sin espacios vac5os.
• Coordinar invitaciones 45sicas y electrónicas7 elaboración de sobres
y eti>uetas7 ensobrado7 env5o y confrmación de asistencia 0ver
ac;pite GInvitados y correspondencia protocolarH.
• 9stablecer necesidad de amplifcación y e>uipos audiovisuales
+unto con el personal de apoyo correspondiente para su mane+o.• Contactar7 si se re>uiere7 personal de apoyo para confrmar
asistencia y atender la recepción y ubicación de invitados el d5a de
la ceremonia.
• ,erifcar otras necesidades6 presentación de coro7 entre"a de
diplomas7 bande+as7 obse>uios7 ores7 placa primera piedra7
cascos7 palas7 crucif+o7 cinta tricolor7 ti+eras con man"o de metal7
radios7 banderas 0plancadas7 rompeflas7 podio7 pendones yotros.
• Con4eccionar libreto 0ver ac;pite G/ibretoH.
• Considerar maestro de ceremonia 0ver ac;pite GMaestro de
ceremoniaH.
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
16/5731
• %eservar estacionamientos para invitados e in4ormar al personal
de la "uardia 0si es necesario entre"ar 4oto de autoridades para4acilitar el in"reso.
• Preparar vocativos para autoridades y precedencia 0ver ac;pites
G,ocativosH y GPrecedenciaH.
• Defnir uso de testera y confrmar la presencia de los convocados a
sta.
• !rdenar7 revisar y disponer re>uerimientos fnales6 piocas
autoridades I-ACAP7 eti>uetas7 a"ua7 vasos7 micró4onos7 banderas7manteles7 pendones y ornamentos.
• Determinar la reali#ación de recepción 0comida7 cóctel o
ban>uete7 y si ste se re>uiere7 defnir lu"ar7 ban>uetero y
espacios >ue utili#ar; el contratado.
.& Invitados y correspondencia protocolar
.&.1Autoridades invitadas
A las principales autoridades invitadas al evento7 se debe enviar por
escrito el propósito de la actividad7 especifcando si se desea >ue a"an
uso de la palabra y7 si es as57 su"erir la tem;tica a tratar.
/as actividades a las >ue se inviten autoridades de car;cter nacional
0Presidente7 Ministros o Subsecretarios u otras no "ubernamentales7
deber;n considerar7 en lo posible7 la presencia del Presidente o del,icepresidente del Conse+o Directivo yo del %ector de I-ACAP7
evaluando caso a caso7 >uin ser; el emisor de la respectiva invitación
4ormal en coordinación con Asuntos Corporativos.
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
17/5731
9n el evento >ue nin"una de las autoridades anteriores pueda asistir a la
actividad7 se considerar; la presencia de al menos un miembro delConse+o Superior de I-ACAP7 adem;s del ,icerrector de Sede o Director
de la unidad respectiva7 evaluando caso a caso >uin "estionar; y
4ormali#ar; la invitación a la autoridad nacional en nombre de I-ACAP7
en coordinación con la Dirección de Comunicaciones Internas.
9l proceso y el protocolo de invitación de autoridades de car;cter
nacional se"uir; lo establecido en la Circular -J ( 2**(7 actuali#ada en
abril de 2*1.
/as actividades a las >ue asistan miembros del Conse+o Directivo de
I-ACAP7 deber;n considerar7 la presencia del %ector7 como primera
opción7 >uien ser; el emisor de la respectiva invitación 4ormal. 9n caso
>ue ste no pueda asistir7 se evaluar; caso a caso la presencia y
4ormali#ación de la invitación por parte de otros miembros del Conse+o
Superior7 ,icerrector de Sede o Director de la unidad respectiva7 en
coordinación con la Asuntos Corporativos y la Dirección de
Comunicaciones Internas.
9n la eventualidad >ue una autoridad de nivel nacional o un miembro
del Conse+o Directivo de I-ACAP anuncie su asistencia a al"una
actividad institucional o de Sede7 se deber; in4ormar a Asuntos
Corporativos.
.&.2Tar+eta de invitación
Al remitirse una invitación a una actividad de I-ACAP7 se "uardar;n las
si"uientes 4ormalidades6
/as invitaciones deber;n ser cuidadosamente redactadas siempre en
tercera persona sin"ular.
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
18/5731
/as invitaciones contar;n con una versión 45sica yo electrónica7 con el
adecuado uso de la marca corporativa 0de acuerdo al manual7 cuyadia"ramación y dise@o ser; establecida yo visada por la Dirección de
Maretin".
Se debe indicar claramente el propósito de la misma7 lu"ar7 ora y
dem;s pormenores. Debe incluir un nFmero de tel4ono de confrmación
yo correo electrónico.
Se debe desi"nar a una persona >ue llame para confrmar la asistencia
de a>uellos invitados >ue no lo ayan eco por otros medios.
Si la invitación es personali#ada debe indicarse nombre completo y
car"o de >uien invita y nombre completo7 car"o7 unidad yo institución
del invitado.
Si la invitación es "enrica el invitado debe ser tratado de ue se invite autoridades de ?obierno de alto ran"o 0Presidente
de la %epFblica7 Ministros de 9stado7 etc.7 se su"iere >ue sean cursadas
con * d5as de anticipación7 evaluando caso a caso7 >uin ser; el emisor
de la respectiva invitación 4ormal en coordinación con Asuntos
Corporativos.
9l tiempo de despaco previo de una invitación es de 1* d5as ;biles
como m5nimo y 2* como m;8imo7 y ste estar; a car"o de la,icerrector5a de 98tensión7 e8cepto en el caso de las actividades
corporativas7 cuyo despaco estar; a car"o de la Secretar5a ?eneral. 9l
despaco se reali#ar; por correo postal para las invitaciones 45sicas y por
el sistema electrónico para las invitaciones di"itales cuando
corresponda.
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
19/5731
Si entre los invitados se encuentran autoridades re"ionales 0Intendente
%e"ional7 diputados y senadores de la #ona7 etc.7 se su"iere >ue sedespacen con 2* d5as de antelación7 evaluando caso a caso7 >uin ser;
el emisor de la invitación 4ormal y su respectivo se"uimiento en
coordinación con Asuntos Corporativos.
.&.Confrmación de invitados
/os invitados podr;n confrmar su asistencia o inasistencia a la
actividad7 llamando al tel4ono indicado en la tar+eta de invitación o
mediante el sistema electrónico de env5o de invitaciones di"itales.
Ambos canales deber;n conuir a un arcivo Fnico donde se encuentre
la lista de invitados y se re"istre correctamente su confrmación positiva
o ne"ativa a la actividad. Si se an enviado invitaciones di"itales7 se
su"iere re"istrar las respuestas tele4ónicas en el sistema electrónico de
env5o de invitaciones7 de modo de contar con un consolidado de los
distintos canales de confrmación.
3.5.3.1Confrmación teleónica
9n el caso de los invitados >ue no confrman su participación7 la persona
desi"nada para estos e4ectos deber; reali#ar la confrmación tele4ónica.
Con el ob+etivo de res"uardar la ima"en corporativa7 para responder o
acer llamados tele4ónicos7 se recomienda ser amable7 utili#ar un tono
de vo# a"radable y se"uir el si"uiente protocolo6
3.5.3.1.1 !ecepción de llamados teleónicos
I"ACA#7 $uenos d%as 0tardes.
&a$la 0su nombre7 'en u puedo a*udarle+
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
20/5731
Si la llamada es para confrmar la asistencia a un evento7 debe contar
con la in4ormación a mano para responder dudas7 como d5a7 ora7 lu"ar7estacionamiento7 tenida y otros. /ue"o7 debe re"istrar su nombre en la
lista de confrmación7 indicando si asiste o no. Posteriormente7 debe
enviar la in4ormación a la persona encar"ada para actuali#ar esta
in4ormación en el sistema electrónico de env5o de invitaciones di"itales7
cuando corresponda.
3.5.3.1.2 !eali,ación de llamados teleónicos
Para confrmar la asistencia a un evento7 debe contar con la in4ormación
a mano para responder dudas7 como d5a7 ora7 lu"ar7 estacionamiento7
tenida y otros. Debe tambin tener disponible la invitación di"ital.
Adem;s7 deber; tener a mano todos los datos de la persona >ue
contacta7 incluyendo mail7 con el fn de enviarle inmediatamente la
invitación di"ital7 en caso de no aberla recibido.
-uenos d%as (tardes). &a$la 0su nombre de I"ACA#. 'Se
encontrar 0nombre del invitado+
Si abla con la secretaria o asistente6
/sto* llamando para confrmar la asistencia del se0or(a)
0nombre del invitado al evento 0nombre completo del
evento orani,ado por I"ACA#. '&a$r reci$ido la
invitación+Si recibió la invitación6
u* $ien 'podr%a inormarme si l (ella) asistir a la actividad+
09sperar respuesta. uc4as racias por avor inorme al
se0or(a) 0nombre del invitado ue le esperamos el d%a
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
21/5731
04eca del evento a las 0ora del evento 4oras en la Sede
I"ACA# (nom$re de la sede) 0en caso de confrmarasistencia. amentamos muc4o ue no pueda
acompa0arnos en esta ocasión. /speramos contar con su
presencia en un pró6imo evento 0en caso de declinar la
invitación. uc4as racias.
Si no recibió la invitación6
#erm%tame confrmar su correo electrónico 0leer el eBmail de
contacto. 'e parece ue le reenv%e la invitación a usted+
#or avor ind%ueme su correo electrónico. 0%e"istrar eB
mail de la secretaria o asistente y enviar la invitación
di"ital a ese correo. 'Cundo le llamo nuevamente para
confrmar la asistencia del se0or(a) 0nombre del invitado+
09sperar respuesta. u* $ien le volver a llamar en la
ec4a indicada. uc4as racias.
Si abla directamente con el invitado 0a6
/sto* llamando para confrmar su asistencia al evento 0nombre
completo del evento orani,ado por I"ACA#. '&a$r
reci$ido la invitación+
Si recibió la invitación6
u* $ien 'podr%a inormarme si asistir a la actividad+
09sperar respuesta. uc4as racias le esperamos el d%a
04eca del evento a las 0ora del evento 4oras en la Sede
I"ACA# (nom$re de la sede) 0en caso de confrmar
asistencia. amentamos muc4o ue no pueda
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
22/5731
acompa0arnos en esta ocasión. /speramos contar con su
presencia en un pró6imo evento 0en caso de declinar lainvitación. uc4as racias.
Si no recibió la invitación6
#erm%tame confrmar su correo electrónico 0leer el eBmail de
contacto. 'e parece ue le reenv%e la invitación+ 09nviar
la invitación di"ital. '#odr asistir+ 09sperar respuesta.
uc4as racias le esperamos el d%a 04eca del evento a
las 0ora del evento 4oras en la Sede I"ACA# (nom$re de
la sede) 0en caso de confrmar asistencia. amentamos
muc4o ue no pueda acompa0arnos en esta ocasión.
/speramos contar con su presencia en un pró6imo evento
0en caso de declinar la invitación. uc4as racias.
/ue"o7 debe re"istrar su nombre en la lista de confrmación7 indicando si
asiste o no. Posteriormente7 debe enviar la in4ormación a la persona
encar"ada para actuali#ar esta in4ormación en el sistema electrónico.
.' ,ocativos
,ocativo es el trmino o tratamiento >ue se utili#a para diri"irse a una
autoridad en un acto pFblico o a travs de una comunicación escrita7 y
>ue se establece de acuerdo a su ran"o al interior de una institución y
en el caso de autoridades e8ternas7 de acuerdo al protocolo >ue aparece
en la tabla.
Para su aplicación en los actos de I-ACAP7 se recomienda6
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
23/5731
a -ombrar a una persona encar"ada de confrmar los vocativos7 los
>ue deben ser entre"ados al maestro de ceremonia y a losoradores antes del inicio del evento.
b Cual>uier otra autoridad no incluida en el listado >ue se indica a
continuación7 puede recibir el vocativo de se@or7 se"uido del car"o
>ue desempe@a.c 9n a>uellos casos en >ue determinada autoridad o personalidad
ten"a m;s de un car"o7 corresponde utili#ar siempre el vocativo
de m;s alto ran"o >ue le sea aplicable.d 9n los discursos deber; mencionarse7 a su inicio7 como vocativo7 a
un nFmero restrin"ido de las autoridades presentes7 evitando
e8ceder un nFmero superior a 1*7 pudiendo desi"nar el resto de
las autoridades presentes al acto o ceremonia por car"os
"enricos y por la denominación de Gse@oras y se@oresH.e /os vocativos no deben improvisarse. Antes del comien#o de la
ceremonia7 debe verifcarse la lle"ada de las autoridades incluidas
en ellos a fn de evitar omisiones >ue pueden resultar
ine8cusables.4 /as autoridades e8ternas deben mencionarse antes >ue las
autoridades locales7 si"uiendo las precedencias >ue se indican en
el cap5tulo si"uiente.
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
24/5731
Tabla 1: Protocolo y Vocativos
Autoridad oInstitución Trato Epistolar Trato Personal Para referirse a él / ella
Presidente 0a de la%epFblica
98celent5simo 0a Se@or 0aPresidente 0a de la%epFblica o ,uestra98celencia
98celencia oSe@or 0a Presidente0a oPresidente 0a
Su 98celencia el 0laPresidente 0a de la%epFblica
Presidente delSenado
98celent5simo 0a Se@or 0ao ,uestra 98celencia
Se@or 0a oPresidente 0a o
Senador 0a
Su 98celencia el 0laPresidente 0a del Senado
Presidente de la98cma. CorteSuprema de :usticia
98celent5simo 0a Se@or 0ao
,uestra 98celencia
Se@or 0a Presidente0a o Presidente 0a
Su 98celencia
Presidente de laKonorable C;marade Diputados
98celent5simo 0a Se@or 0ao
,uestra 98celencia
Se@or 0a oPresidente 0a o
Diputado 0a
Su 98celencia el 0laPresidente 0a de la
Konorable C;mara deDiputados
98presidentes de la%epFblica
98celent5simo 0a Se@or 0ao
,uestra 98celencia
Se@or 0a o98presidente 0a
Su 98celencia el 0la98presidente 0a de la%epFblica
Senadores98celent5simo 0a Se@or 0ao,uestra 98celencia
Senador 0aKonorable Se@or 0a oSenador 0a
DiputadosKonorable Se@or0aDiputado0a o,uestra Se@or5a
Diputado 0aKonorable Se@or 0aDiputado 0a
Ministros de 9stado Se@or 0a Ministro 0a Ministro 0a Se@or 0a Ministro 0a
Subsecretarios de
9stado
Se@or 0a Subsecretario 0a Subsecretario 0a Se@or 0a Subsecretario 0a
Intendentes Se@or 0a Intendente 0aSe@or 0a oIntendente 0a Se@or 0a Intendente 0a
?obernadores Se@or 0a ?obernador 0aSe@or 0a o?obernador 0a Se@or 0a ?obernador 0a
Alcaldes Se@or 0a Alcalde 0saSe@or 0a oAlcalde 0sa Se@or 0a Alcalde 0sa
Comandante en :e4edel 9+rcito de Cile
Se@or ?eneral de 9+rcitoSe@or ?eneral o?eneral
Se@or Comandante en :e4edel 9+rcito
Comandante en :e4ede la Armada deCile
Se@or AlmiranteSe@or Almirante oAlmirante
Se@or Comandante en :e4ede la Armada
Comandante en :e4ede la 3uer#a Areade Cile
Se@or ?eneral del AireSe@or ?eneral o?eneral
Se@or Comandante en :e4ede la 3uer#a Area
?eneral Director deCarabineros de Cile
Se@or ?eneral Director deCarabineros
Se@or ?eneral o?eneral
Se@or ?eneral Director deCarabineros
Director ?eneral dela Polic5a deInvesti"aciones deCile
Se@or Director ?eneral dela Polic5a de Investi"aciones
Se@or Director oDirector
Se@or Director ?eneral dela Polic5a de Investi"aciones
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
25/5731
.( Precedencias
/a precedencia se a+usta al protocolo interno7 siendo la mayor +erar>u5a
el Presidente del Conse+o Directivo.
9n el caso de visitas pol5ticas nacionales e internacionales7 la
precedencia se a+ustar; a la re"lamentación ofcial 0Academia
Diplom;tica.
.(.1!rden de precedencia de Autoridades %e"ionales
1. Intendente %e"ional2. Senadores de la Circunscripción por anti"Ledad. Diputados del Distrito por anti"Ledad$. Presidente de la Corte de Apelaciones&. Contralor %e"ional'. 3iscal %e"ional del Ministerio PFblico(. ?obernador Provincial. Alcalde). !fciales ?enerales de las 3uer#as Armadas y de !rden y
Se"uridad PFblica yo Comandante de ?uarnición7 con4ormeanti"Ledad se"Fn su re"lamento interno
1*. Ar#obispo u !bispo Diocesano de la I"lesia Católica y otrosdi"natarios e>uivalentes de otras I"lesias7 con4esiones eInstituciones %eli"iosas
11. !fciales Superiores de las 3uer#as Armadas7 de !rden y Se"uridadPFblica
12. Ministros y 3iscal de la Corte de Apelaciones1. Conce+ales y Conse+eros %e"ionales1$. De4ensor %e"ional1&. Secretarios %e"ionales Ministeriales Kacienda ?obierno 9conom5a7 3omento y Turismo Desarrollo Social 9ducación :usticia
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
26/5731
Traba+o y Previsión Social !bras PFblicas Salud ,ivienda y
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
27/5731
). ,icerrector de Administración y 3inan#as1*. ,icerrector de Innovación y Post"rado11. ,icerrector de Desarrollo Institucional12. ,icerrector Sede Anftriona 0si corresponde1. ,icerrectores Sede 0por orden "eo"r;fco y dentro de
Santia"o7 por orden al4abtico1$. Directores -acionales1&. Directores de Sedes1'. Directores de Carrera1(. Colaboradores1. Docentes
1). 98alumnos2*. Alumnos21. 3amiliares
.(.!radores
9l orden de los oradores depender; de la naturale#a de la actividad.
-o obstante7 como re"la "eneral7 en primer lu"ar debe ablar la
autoridad de menor ran"o y la autoridad de mayor ran"o debe
ablar al fnal.
.(.$Protocolo de invitados
/a ubicación de las autoridades ser; de acuerdo a su cate"or5a7 se"Fn el
orden de precedencia.
3.7.8.1esas o testeras ( Ane6o 2 )
Deben ser e>uilibradas7 con un m5nimo de tres personas.
A. #anel de discusión o mesa redonda
Para los paneles de discusión o mesas redondas7 los invitados ser;n
ubicados protocolarmente en testera7 >uedando el invitado principal
a la dereca del moderador7 >uien ser; siempre el nFmero 1.
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
28/5731
-.
Para la frma de convenios o entre"a de donaciones7 los m;8imosrepresentantes de las instituciones ser;n ubicados protocolarmente
en testera7 >uedando el invitado principal a la dereca del %ector. Si
4ueran tres los frmantes7 el %ector se ubicar; al centro.
C. a I"ACA#
Para los almuer#os protocolares7 los m;8imos representantes de las
instituciones ser;n ubicados uno 4rente al otro al centro de la mesa.
/a m;8ima autoridad de I-ACAP presente es el nFmero 1 y la
m;8ima autoridad de la contraparte es el nFmero 2. /ue"o se van
alternando protocolarmente.
3.7.8.29$icación de -anderas ( Ane6o 3 ):
9n todas las actividades corporativas y en a>uellas donde se cante el
Kimno -acional deber;n estar presentes7 la bandera nacional y la
institucional7 con las si"uientes opciones de ubicación6
9n un estrado7 podio o testera7 la bandera cilena deber; estar a la
i#>uierda del espectador y la institucional7 a la dereca.
9n caso >ue deban empla#arse m;s de dos banderas7 se debe distin"uir:
Si son banderas7 la bandera cilena ocupar; el centro. /a bandera
institucional deber; estar a la i#>uierda del espectador7 a la dereca7 se
ubicar; la bandera de otro pa5s7 la re"ional o la de otra institución
educacional o empresa.
Si el nFmero de banderas es impar7 la bandera cilena ocupar; el
centro7 se"uida a su dereca por la si"uiente en orden al4abtico y a la
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
29/5731
i#>uierda por la >ue le si"ue. 9l pabellón institucional ir; al fnal 0en caso
de >ue las banderas sean pabellones patrios.
Si el nFmero de banderas es par7 la bandera cilena ocupar; el primer
lu"ar de la fla7 siempre a la i#>uierda de la visión del pFblico7 se"uida
de las >ue le suceden en orden al4abtico.
/a bandera institucional no puede ser de menor tama@o >ue otras
banderas >ue la acompa@an7 ni puede >uedar i#ada a menor altura >ue
las dem;s. Se su"iere >ue todas las banderas sean de las mismas
dimensiones y es obli"ación >ue los m;stiles sean de la misma altura y
ten"an el mismo tope.
. /ibreto
9l libreto es un documento >ue permite ordenar por escrito la estructura
o pro"rama de una ceremonia.
9n el caso de actividades corporativas7 el responsable de la preparacióndel libreto ser; el :e4e de Medios y ,ocer5asN en actividades
institucionales7 el responsable es el Coordinador de Producción de la
Dirección de Comunicaciones Internas7 y en actividades de Sede7 el
responsable es el or"ani#ador del evento y revisado por la Dirección de
Comunicaciones Internas7 >ue velar; por mantener la alineación con las
declaraciones y defniciones institucionales.
9l libreto debe estar escrito en letra "rande 0se su"iere Arial 1'7
espaciada 0doble espacio >ue 4avore#ca su 4;cil lectura.
9l libreto incorpora la precedencia de los oradores7 la cual depender; de
la naturale#a de la ceremonia. 0,er punto .(..
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
30/5731
/as palabras y 4rases6 GA continuaciónH7 GProsi"uiendo con esta
ceremoniaH7 GContinuandoH7 sirven para dar continuidad al acto.
9l libreto siempre debe comen#ar solicitando poner en silencio los
celulares. Posteriormente7 si la actividad se reali#a en dependencias de
I-ACAP7 se debe mostrar el video de se"uridad o leer el protocolo en
caso de emer"encia >ue ri"e en el lu"ar. Si la actividad se reali#a 4uera
de I-ACAP7 el lu"ar ele"ido debe contar con su protocolo para actuar en
caso de emer"encia y debe darlo a conocer antes de iniciar la
ceremonia.
9l libreto debe ser entre"ado por el or"ani#ador de la actividad al
Maestro de Ceremonia el d5a anterior a la misma.
9l libreto debe pautear cada acción7 movimiento o palabra del Maestro
de Ceremonia7 con el fn de evitar las improvisaciones.
Antes de la ceremonia se debe revisar el libreto7 incorporando todos los
cambios de Fltimo minuto y la confrmación de los vocativos de acuerdoa la asistencia de las autoridades.
.) Maestro0a de Ceremonia
9l encar"ado de leer el libreto es el 0la Maestro0a de Ceremonia.
9l 0/a Maestro0a de Ceremonia es el encar"ado de 4acilitar y dar
continuidad a un evento7 presentar a las autoridades >ue ar;n uso dela palabra7 controlar los tiempos y el cumplimiento del libreto.
9l 0/a Maestro0a de Ceremonia debe poseer las si"uientes
caracter5sticas6
B Carisma7 buena comunicación con el pFblico.
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
31/5731
B =uena pronunciación y dicción.
B Conservar el ba+o perfl7 entendiendo su rol de 4acilitador y no depersona+e principal.
/a vestimenta del 0la Maestro 0a de Ceremonia debe ser adecuada para
la ocasión. 9n el caso de ser ombre7 debe vestir tra+e oscuro7 camisa
blanca7 corbata lisa "ris maren"o y #apatos ne"ros. 9n el caso de ser
mu+er7 debe vestir con un tra+e de 2 pie#as ne"ro7 blusa blanca y
pa@uelo ro+o.
Si corresponde cantar el Kimno -acional7 el Maestro de Ceremonia debe
dar un paso atr;s del podio y mirar acia la bandera mientras dura la
interpretación del imno.
Se debe disponer de un espacio 45sico defnido >ue utilice el maestro de
ceremonia cuando cede el podio al orador7 a fn de evitar >ue sea un
elemento distractor para el pFblico.
Se deben revisar los micró4onos antes de las ceremonias7 y >ue se
dispon"a de vasos de a"ua para los oradores en el podio y si es
necesario7 contar con lu# en el mismo.
9l Maestro de Ceremonia debe ce@irse estrictamente al libreto7 sin
califcar el discurso de los oradores ni otro tipo de improvisaciones.
.1* Interpretación de imnos nacionales einstitucionales
9l Kimno -acional ser; interpretado Fnicamente en las actividades
corporativas7 actividades de titulación7 entre"a de certifcados de
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
32/5731
capacitación y en a>uellas >ue concurra el Presidente de la %epFblica. 9l
Kimno -acional se cantar; al inicio de la ceremonia.
Si se re>uiere interpretar el Kimno -acional de otro pa5s7 ste se
reali#ar; inmediatamente a continuación del Kimno -acional de Cile.
9n otras actividades no es necesaria la interpretación de nin"Fn imno.
.11 3oto"ra45as
Todo evento debe contar con un reporte "r;fco7 el cual servir; comoevidencia de las diversas actividades >ue se reali#an en I-ACAP y
deber; a+ustarse a la naturale#a de la misma.
9n trminos "enerales7 las 4oto"ra45as6
• Deben planifcarse el d5a anterior al evento7 considerando las
autoridades de I-ACAP >ue deben aparecer acompa@adas por
autoridades e8ternas. Para ello se debe considerar6o 3oto ofcial6 m;8imas autoridades presentes.o Secretario ?eneral o su representante con autoridades del
mundo pol5tico.o ,icerrector -acional de Sedes o su representante con
empresarios.o ,icerrector de Administración y 3inan#as o representante del
;rea inmobiliaria con representantes de las empresas de
ar>uitectura7 constructoras y otros relacionados.
o ,icerrector de Sede con autoridades pol5ticas locales.o ,icerrector de 98tensión o su representante con
representantes de los "rupos de inters presentes se"Fn la
actividad 0e+emplo7 directores de instituciones de 9ducación
Media.• Para prensa nacional7 deben tener un m;8imo de & personas.
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
33/5731
• Para prensa re"ional7 no ay restricciones. De todas maneras7 se
debe confrmar con el mismo medio.• Pueden ser de medio cuerpo y cuerpo entero.• -adie puede aparecer con una copa en la mano.• Deben ser n5tidas.• Con distintos 4ondos7 cuidando >ue apare#ca claramente la marca
I-ACAP. /os 4ondos pueden ser pendones corporativos I-ACAP7
ara@as I-ACAP7 como tambin la construcción de una nueva sede7
el edifcio o el telón de 4ondo del escenario.• Deben tener variedad de personas7 sin repetir una misma
autoridad en mucas 4otos.• Se deben re"istrar los nombres7 car"os y empresas de las
personas >ue aparecen en cada 4oto"ra45a.• 9n la medida de lo posible7 es deseable >ue cada 4oto"ra45a
seleccionada sea enviada a las personas >ue aparecen en la
misma.
.11.1 Actividades Corporativas
9n el caso de las actividades corporativas7 Asuntos Corporativos ser; el
responsable de contratar un 4otó"ra4o pro4esional7 con e8periencia en
4oto"ra45a para medios impresos.
/as 4oto"ra45as deben ce@irse a los lineamientos "enerales e8puestos
anteriormente. Adem;s7 se debe cuidar >ue las autoridades >ue
aparecen en la 4oto principal7 no se repitan en otras 4oto"ra45as o7 en su
de4ecto7 ubicarla en uno de los costados de la misma.
/a 4oto ofcial de la actividad7 depender; de su naturale#a y las
autoridades presentes7 pero en trminos "enerales7 se debe considerar
lo si"uiente6
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
34/5731
3.11.1.1 Inicio de a0o acadmico
• 9n la 4oto"ra45a ofcial debe aparecer el %ector de I-ACAP7 el o los
oradores del evento7 ,icerrector de la sede anftriona y alumnos.• 9l 4ondo de la 4oto"ra45a debe contener la marca I-ACAP.
3.11.1.2 Cuenta anual de rector%a
• 9n la 4oto"ra45a ofcial debe aparecer el Presidente del Conse+o
Directivo de I-ACAP7 el ,icepresidente del Conse+o Directivo de
I-ACAP u otro inte"rante del mismo7 el %ector de I-ACAP y el
,icerrector de la Sede anftriona.• 9l 4ondo de la 4oto"ra45a debe contener la marca I-ACAP.
3.11.1.3 Inicio de o$ras de nueva Sede
• /a 4oto"ra45a ofcial se toma alrededor de la primera piedra. -o
puede aber m;s de & personas. 9n "eneral7 deber5a aparecer el
Presidente del Conse+o Directivo de I-ACAP7 el ,icepresidente del
Conse+o Directivo de I-ACAP u otro inte"rante del mismo7 el %ectorde I-ACAP7 el Intendente %e"ional7 el Alcalde de la comuna de la
nueva sede yo el ,icerrector de la Sede. /as autoridades deben
aparecer con casco y pala y sacar otra versión solo con la pala.• Considerar 4oto"ra45a de ,icerrectores de Sede con autoridades
locales con y sin casco.• 9l 4ondo de la 4oto"ra45a debe ser la obra.
3.11.1.8 Inauuración de nueva Sede
• /a 4oto"ra45a ofcial corresponde al corte de cinta. -o puede aber
m;s de & personas. 9n "eneral7 deber5a aparecer el Presidente del
Conse+o Directivo de I-ACAP7 el ,icepresidente del Conse+o
Directivo de I-ACAP u otro inte"rante del mismo7 el %ector de
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
35/5731
I-ACAP7 el Intendente %e"ional7 el Alcalde de la comuna de la
nueva Sede yo el ,icerrector de la Sede anftriona.• 9l 4ondo de la 4oto"ra45a debe contener la marca I-ACAP.
.11.2 Actividades institucionales
9n el caso de las actividades institucionales 0distintas a las
corporativas7 la Dirección de Comunicaciones Internas ser; la
responsable de contratar un 4otó"ra4o adecuado a las necesidades del
evento y a los ob+etivos de las 4oto"ra45as.
/as 4oto"ra45as deben ce@irse a los lineamientos "enerales e8puestos
anteriormente.
• 9n la 4oto"ra45a ofcial deben aparecer las principales autoridades
del evento7 considerando adem;s al %ector si se encuentra dentro
de los asistentes y al ,icerrector de la sede anftriona.• 9l 4ondo de la 4oto"ra45a debe contener la marca I-ACAP.
.11. Actividades de Sede
9n el caso de las actividades de Sede7 el Director o :e4e de
Comunicaciones7 en su calidad de or"ani#ador del evento7 ser; el
responsable de contratar un 4otó"ra4o adecuado a las necesidades del
evento y a los ob+etivos de las 4oto"ra45as.
/as 4oto"ra45as deben ce@irse a los lineamientos "enerales e8puestos
anteriormente.
• 9n la 4oto"ra45a ofcial deben aparecer las principales autoridades
del evento7 considerando al ,icerrector de la Sede anftriona.• 9l 4ondo de la 4oto"ra45a debe contener la marca I-ACAP.
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
36/5731
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
37/5731
$ ,isitas de autoridades a Sedes
Toda visita de una autoridad nacional7 re"ional o de I-ACAP a una Sede7
debe ser in4ormada por el 9ncar"ado de Comunicaciones de la Sede con
antelación a la 9ditora -acional del Portal Oeb y a la :e4a de Asuntos
Corporativos.
9l Director o :e4e de Comunicaciones debe in4ormar lo si"uiente6
• -ombre y car"o de la0s autoridad0es visitante0s.• -ombre y car"o de la0s autoridad0es de I-ACAP.• !b+etivo de la visita.
/a Dirección de Comunicaciones Internas determinar; la conveniencia
de di4undir la noticia en el portal Eeb.
Si la noticia ser; publicada7 el Director o :e4e de Comunicaciones deber;6
• 9laborar un in4orme sobre la visita.• ,elar por las 4oto"ra45as7 las cuales deben re"irse por las
indicaciones contenidas en el ac;pite G3oto"ra45asH.• 9ntre"ar el te8to a los menos 2 oras despus de concluida la
visita a la 9ditora :e4a del Portal Oeb.
/a 9ditora :e4a del Portal Oeb visar; la noticia y propondr; la 4oto"ra45a
pertinente.
/a aprobación fnal ser; dada por el Secretario ?eneral.
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
38/5731
& ,isitas protocolares a autoridades
nacionales y re"ionales
oda visita a una autoridad nacional o re"ional debe ser
in4ormada previamente a Secretar5a ?eneral a travs de
Asuntos Corporativos7 >uien determinar; la conveniencia y
pertinencia de la misma. T9n caso de ser aprobada7 se debe determinar7 en coordinación conAsuntos Corporativos7 la dele"ación de I-ACAP >ue asistir; y el mensa+e
>ue se desea entre"ar.
&.1 Autoridad nacional
De acuerdo al tipo de autoridad y a la naturale#a de la visita7 sedeterminar; la dele"ación >ue representar; a I-ACAP. /a misma podr5a
estar con4ormada desde el Presidente yo ,icepresidente del Conse+o
Directivo yo un Conse+ero7 el %ector7 un ,icerrector del Conse+o
Superior7 asta otro representante desi"nado por el %ector.
&.2 Autoridad re"ional
/a dele"ación debe estar con4ormada por el ,icerrector de Sede7 el
Director Acadmico7 el Director de Administración y 3inan#as y el
?erente de Capacitación.
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
39/5731
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
40/5731
' Situaciones de duelo6
'.1 Duelos ofciales o nacionales
I-ACAP se adiere a duelos nacionales. 9n este caso7 se i#ar; el pabellón
nacional y el institucional a media asta por los d5as >ue indi>ue el
decreto respectivo.
9l procedimiento para levantar la bandera indica >ue sta debe i#arse
asta el tope de m;stil y lue"o ba+arla asta >uedar a media asta. Para
arriar la bandera7 sta se i#a asta el tope y lue"o se ba+a en su
totalidad. 9l pabellón se i#a a las *.** oras de la ma@ana y se arr5a a
las 1.** oras.
'.2 Duelos institucionales
9stas re"las aplican a todas las Sedes de I-ACAP7 por ende7 cuando se
decrete duelo7 ste ser; para todo I-ACAP y no una sede en particular.
9n este caso7 se i#ar; el pabellón institucional a media asta por el d5a.
Son duelos institucionales el 4allecimiento de autoridades superiores.
9n este caso7 se i#ar; solamente el pabellón institucional a media asta
por un d5a7 si"uiendo el procedimiento indicado anteriormente.
9l %ector podr; tambin decretar duelo institucional en el caso del
4allecimiento de un e8alumno7 e8docente o e8colaborador relevante7
cuyo aporte a I-ACAP le a"a acreedor de un omena+e póstumo7
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
41/5731
mediante el s5mbolo de I-ACAP de mayor relevancia7 como es el
pabellón institucional.
'. Duelos de Sede
9stas re"las aplican a la Sede de I-ACAP a4ectada y solo en ella se i#ar;
el pabellón institucional a media asta por el d5a.
Son duelos de Sede el 4allecimiento de colaboradores docentes7 alumnos
y 4amiliares directos de autoridades superiores.
'.$ -ormas "enerales en situación de duelo
De acuerdo al car;cter del duelo se reali#ar;n una serie de acciones6
9n caso de6
'.$.1Autoridad superior 0inte"rantes del Conse+o Directivo7
Conse+o Superior y ,icerrectores de Sede• Aviso de prensa institucional reali#ado por la Dirección de
Comunicaciones Internas
• Corona de ores o caridad enviada por la Dirección de
Comunicaciones Internas
• Dele"ación de I-ACAP
• Discurso del %ector o su representante
• ,elatorio en sede de I-ACAP 0si la 4amilia as5 lo solicita
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
42/5731
'.$.2Colaborador
• Corona de ores o caridad enviada por la Dirección de %ecursos
Kumanos
• Dele"ación de I-ACAP
• ,elatorio en sede de I-ACAP 0si la 4amilia as5 lo solicita
'.$.Docente
• Corona de ores o caridad reali#ado por el Director o :e4e de
Comunicaciones de la Sede o 9ncar"ado de Personal.
• Dele"ación de I-ACAP
• ,elatorio en sede de I-ACAP 0si la 4amilia as5 lo solicita
'.$.$Alumno
•
Corona de ores o caridad enviado por el Director de Asuntos9studiantes o el Director o :e4e de Comunicaciones de la Sede o el
9ncar"ado de Personal.
• Dele"ación de I-ACAP 0entre los dele"ados debe estar7 al menos7
el Director de Asuntos 9studiantes7 el Director de Carrera y el
Director o :e4e de Comunicaciones.
'.$.&3amiliares directos autoridad superior
• Aviso de prensa institucional reali#ado por la Dirección de
Comunicaciones Internas
• Corona de ores o caridad enviada por la Dirección de
Comunicaciones Internas
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
43/5731
• Dele"ación de I-ACAP
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
44/5731
( Ane8o 1
(.1 Tipos de actividades
(.1.1Aniversario
Celebración de car;cter simple de un acontecimiento interno importante
para la unidad or"ani#adora.
(.1.2Titulación1
Celebración solemne donde se ace entre"a del t5tulo a los alumnos de
una Sede7 a la >ue asisten los titulados y sus 4amiliares. Cuenta con la
presencia de las m;8imas autoridades de la Sede y es un
acontecimiento interno importante para las unidades de Curricular7
98alumnos7 Comunicaciones y Direcciones de Carrera.
(.1.9ntre"a de certifcados
Celebración solemne donde se ace entre"a del certifcado de asistencia
yo aprobación a las personas de los cursos de capacitación.
(.1.$Carla
Consiste en una e8posición de car;cter simple7 "eneralmente con
propósitos de divul"ación o in4ormación7 sobre di4erentes tópicos
tratados sin mayor pro4undi#ación. -o se precisa de re>uisitos previos
para asistir a ella.
1 ;er protocolo completo de ceremonias de
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
45/5731
(.1.&Con4erencia
98posición sobre un tema doctrinal o espec5fco >ue reviste "rados de
comple+idad y pro4undidad. 9st; diri"ida a un auditorio >ue posee
conocimientos previos sobre el tema y su ob+etivo es la di4usión cultural
en ;reas determinadas o la pro4undi#ación en temas especiali#ados.
(.1.'Curso
Con+unto de sesiones peda"ó"icas destinadas a desarrollar varios temas
sobre una materia espec5fca7 durante un periodo determinado7 >ue seestructura en torno a ob+etivos de ense@an#aBaprendi#a+e defnidos o
impl5citos. Para su reali#ación7 se pueden utili#ar materiales de apoyo7
incluir instancias de evaluación y e8i"ir un m5nimo de asistencia. 9l
curso tiene como propósito ampliar la 4ormación "eneral7 pro4esional o
acadmica del pFblico al cual est; diri"idoN por lo tanto7 puede tener
diversos niveles de pro4undidad o comple+idad.
(.1.(Taller
Actividad pr;ctica reali#ada en con+unto por un "rupo de personas con
e8periencia pro4esional en la materia7 orientadas por especialistas
competentes. Su propósito es estudiar o buscar soluciones a problemas
concretos del ;rea respectiva y posibilitar el intercambio de e8periencias
mediante el traba+o en pe>ue@os "rupos.
(.1.Seminario
Actividad acadmica de car;cter teórico >ue se reali#a a travs de
sesiones de traba+o colectivo de un "rupo de especialistas para estudiar7
anali#ar o enri>uecer un tema previamente determinado. 9st;
pro"ramado y diri"ido por un acadmico e8perto en la materia7 tiene un
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
46/5731
m5nimo de sesiones y concluye con la elaboración de un in4orme fnal
e8puesto por un relator.
(.1.)Mesa redonda
%eunión en la cual un "rupo pe>ue@o de personas versadas en un tema7
"eneralmente polmico7 participa en i"ualdad de condiciones y ba+o la
dirección de un moderador7 e8poniendo sus puntos de vista ante un
pFblico etero"neo. Su propósito es dar a conocer diversos en4o>ues
sobre el mismo problema.
(.1.1* Panel de discusión
Modalidad de presentación de un tema ante una audiencia por un e>uipo
de diversos especialistas7 >uienes lo abordan desde di4erentes ;n"ulos7
con el fn de proporcionar amplia in4ormación sobre l.
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
47/5731
(.1.1 Simposio
Consiste en reunir a un "rupo de especialistas o e8pertos en un tema7
los cuales e8ponen al auditorio sus ideas o conocimientos en 4orma
sucesiva7 con4ormando as5 un panorama lo m;s completo posible del
tema en cuestión. 9s una tcnica 4ormal en >ue los especialistas
e8ponen individualmente y en 4orma sucesiva7 durante 1& a 2* minutos.
/o importante es >ue cada e8positor trate un aspecto particular del
tema7 de tal manera >ue7 al terminar ste7 >uede desarrollado
inte"ralmente y con la mayor pro4undidad posible. 9n el simposio seobtiene in4ormación autori#ada y ordenada sobre los diversos aspectos
de un mismo tema7 puesto >ue los e8positores no defenden posiciones7
sino >ue suman in4ormación al aportar conocimientos propios de su
especialidad.
(.1.1$ Con"reso
Con+unto de sesiones de traba+o sobre una tem;tica determinada >ue sereali#a durante un periodo relativamente prolon"ado y al cual concurren
especialistas invitados en calidad de e8ponentes u observadores. Tiene
como propósito presentar tesis7 investi"aciones o e8periencias inditas7
para someterlas al +uicio cr5tico de los participantes7 a fn de unifcar
criterios7 en relación con la tem;tica central. /os traba+os presentados
son seleccionados previamente por comisiones especiales desi"nadas
para ello por los or"ani#adores del evento. 9l con"reso est; estructurado
sobre la base de traba+o de comisiones y reuniones plenarias7 en las >ue
se anali#an las ponencias presentadas y las conclusiones elaboradas por
las comisiones. Culmina con una sesión en la >ue se e8ponen y someten
a aprobación las conclusiones a las >ue lle"aron las distintas comisiones
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
48/5731
de traba+o. ue son publicadas posteriormente.
(.1.1& Ciclo
Serie de actividades de e8tensión 0carlas7 con4erencias7 conciertos7
etc.7 cuyos contenidos obedecen a una tem;tica central7 >ue se reali#a
tambin en 4orma periódica.
(.1.1' :ornada
Periodo durante el cual se desarrolla una serie de actividades de
e8tensión7 centradas en un ;rea disciplinaria7 cuyo propósito es di4undir
y actuali#ar los conocimientos de un "rupo de personas con intereses
afnes.
(.1.1( 3eria
9vento social7 económico y cultural >ue se lleva a cabo en una Sede o
4uera de ella y >ue lle"a a abarcar "eneralmente un tema o propósito
comFn.
(.1.1 !tras actividades de Sede
• ,isitas de Pares 98ternos Internos para Acreditación Institucional
y de Carreras.• Capacitaciones 09+.6 AcadmicasAdministrativasComit Paritario• Concursos 09+.6 de reasnacionales DA97 cuentos• !limpiadas 09+.6 CitrQenBI-ACAP de Actualidad A-PMatem;ticas
C9D9M• /an#amientos 09+.6 /ibros7Talleres• Debate 09+.6 nacional DA9• %eclutamientos 09mpresas en Sede
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
49/5731
• %euniones 09+.6 Comits AutoevaluaciónComit Acadmico
Comit 9+ecutivo7 9"resados 9mpleadores• Campeonatos 09+.6 Intersedes Deportivos• ,isitas de 9mpresas yo Cole"ios a Sede 09+.6 Convenios pr;ctica7
colaboración vinculación
(.2 Pro"ramas b;sicos para al"unas ceremonias
(.2.1Ceremonia de Titulación
• Contar con un e>uipo encar"ado de la titulación7 con 4uncionesclaras y espec5fcas7 diri"ido por el Director o :e4e deComunicaciones. 9ste e>uipo debe estar con4ormado por loscolaboradores de curricular7 soporte7 operaciones7 coordinaciónacadmica y maretin".
• Acondicionar un espacio especial para 4oto"ra45as con pendóninstitucional y ores.
• Contar con servicio de video >ue a"a un re"istro de la ceremoniay 4otó"ra4o0s ofcial0es.
• /a ceremonia no debe e8ceder de 1 ora.
• /os asientos de los titulados deben estar claramente identifcados./as flas de sillas deben tener una letra y cada silla un nFmero 0e+.Silla =1&. Adem;s7 cada silla debe tener una eti>ueta con elnombre del titulado.
• Citar a los alumnos 1 ora antes del inicio de la ceremonia entenida 4ormal. 9n el caso de los ombres7 deben estar con corbata
0si no la lleva7 se le debe proveer una.• %e"istrar a los alumnos asistentes en el sistema de re"istro de
titulados.
• 9ntre"ar a alumno papeleta con la disposición de las sillas y suubicación dentro del auditorio.
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
50/5731
• ?enerar la lista de los presentes & minutos antes del inicio de laceremonia y entre"ar la lista al maestro de ceremonia y alencar"ado de los diplomas.
• Alumnos atrasados se incluyen al fnal de la ceremonia.
• Ambientación en el auditorio previo a la ceremonia. Puede sermFsica de 4ondo o un mFsico 0e+.6 Sa8o4onista.
• Inicio de la ceremonia. Se entre"an las normas de se"uridad 0verpunto . de este manual G/ibretoH
• Saludo inicial 0vocativos
• Kimno -acional. 9l maestro de ceremonia debe se"uir las
indicaciones del punto .) de este manual.• Palabras del ,icerrector de Sede o del Director -acional de rea
0en el caso de titulaciones a nivel nacional con transmisión v5astreamin".
• Se prepara a los alumnos >ue ser;n llamados7 verifcando susnombres y orden de llamado 0por carrera y por orden al4abticodel primer apellido.
• 9ntre"a de diplomas de mano del Director0a de Carrera. /osalumnos son llamados uno a uno. 9l Director 0si es ombresaludar; con la mano al alumno titulado y de beso en la me+illa ala alumna titulada. -o se aceptan abra#os u otras demostracionesm;s e4usivas.
• 9l 4otó"ra4o ofcial toma la 4oto"ra45a de la entre"a del diploma alalumno. -o se debe permitir la presencia de nin"una otra personatomando 4oto"ra45as en el ;rea destinada para ello.
• Si se trata de una alumna7 un anftrión debe ayudarle a ba+ar laescalera. /o mismo con cual>uier mu+er.
• !pcionalmente7 se puede contar con otro 4otó"ra4o >ue tome una4oto al alumno recin titulado con su diploma7 una ve# >ue ayaba+ado del escenario.
• Al ba+ar el alumno0a7 un anftrión le entre"a la credencial dele8alumno y un re"alo y le dice las si"uientes palabras6“=elicitaciones. -ienvenido a la comunidad de e6alumnos I"ACA#.
uc4o 6ito.”
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
51/5731
• Terminada la entre"a de diplomas7 se procede7 si corresponde7 a laentre"a de premios.
• Discurso de titulado0a.
• 3oto ofcial del ,icerrector de Sede con los premiados 0sicorresponde.
• Cierre e invitación a la copa de campa"ne.
• Para acompa@ar la salida de los titulados7 4amiliares y ami"os delauditorio7 se puede poner una canción motivadora y alusiva almomento 0e+. GColor esperan#aH de Die"o Torres.
• A la salida del auditorio7 se entre"a una bolsa I-ACAP a cada
titulado para >ue "uarde su diploma y re"alo de titulación.• 9l servicio de cóctel debe ser muy sencillo e incluir7 a lo m;s7 una
copa de campa"ne7 una bebida o +u"o7 dos empanaditas decóctel y un peda#o de torta por persona.
• 3oto"ra45a fnal de todo el e>uipo encar"ado de la titulación y lasautoridades de la Sede.
• 9l video de la ceremonia +unto con las 4otos7 se re"ala a losalumnos >ue lo solicitan.
(.2.29ntre"a de Certifcados de Capacitación
• Introducción 0normas de se"uridad7 vocativos
• Kimno -acional
• Palabras del ,icerrector de Sede
• 9ntre"a de certifcados
• 9ntre"a de premios 0si corresponde
• Discurso de alumno certifcado
• 3oto ofcial• Cierre
(.2.Seminarios y Con4erencias
• Introducción 0normas de se"uridad7 vocativos
• Palabras de bienvenida del %ector o representante de I-ACAP
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
52/5731
• !rador0es
•
9ntre"a de reconocimiento• 3oto ofcial con pendón de I-ACAP en el 4ondo
• Cierre
(.2.$9ntre"a de reconocimientos
• Introducción
• Palabras del %ector o representante de I-ACAP
• 9ntre"a de reconocimientos
• 3oto ofcial con pendón de I-ACAP en el 4ondo• Cierre
(.2.&3irma de convenios
• Introducción
• Palabras del %ector o representante de I-ACAP
• Palabras de representante de la contraparte
• 3irma de los documentos
• 3oto ofcial con los pendones de las partes frmantes en el 4ondo
• Cierre
(.2.',isitas protocolares6
• Saludo al %ector en %ector5a o Salón de Conse+o Superior
• 9ntre"a de obse>uio y material institucional
•
3oto ofcial• %ecorrido por dependencias de I-ACAP
• %euniones de traba+o en la
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
53/5731
(.2.(Cócteles y recepciones
• Determinar nFmero y perfl de los asistentes.
• Contratar a ban>uetero 0se puede consultar a la ,icerrector5a de
98tensión. Se su"iere coti#ar al menos presupuestos.
• Considerar >ue no se o4rece alcool dentro de I-ACAP7 e8cepto
una copa de campa"ne para brindar en ceremonias especiales
como inicio de obras e inau"uración de nueva sede7 cuya
or"ani#ación depende de Asuntos Corporativos. 9n el caso de las
Sedes7 solo se o4recer; una copa de campa"ne en las ceremonias
de titulación.
• Determinar lu"ar a e4ectuarse7 considerando cate"or5a de los
invitados y car;cter y naturale#a del actoN la capacidad de los
espacios 45sicos de cada Sede y la cercan5a con servicios b;sicos
como6 a"ua7 electricidad con la potencia adecuada en caso de uso
de ornos7 ventilación óptima para no acumular olores en espacios
cerrados7 distancia con ba@os y condiciones clim;ticas 0en caso deser al aire libreN v5as de circulación de "ente a+ena a la recepción7
v5as de escape y #onas se"uras. Tambin se debe considerar
espacios para el personal de cocteler5a6 uno para la preparación de
los alimentos y otros como "uardarrop5a y camarines.
• Solicitar las autori#aciones respectivas y reservar lu"ar para
ubicación de coctelero.
• Considerar una buena se@altica para todos los sectores >ue ser;nocupados7 como7 ba@os7 "uardarrop5a7 sector de cóctel y salones.
• Considerar7 dependiendo la ora y d5a de reali#ación7 la
contratación de personal adicional7 especialmente para aseo y
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
54/5731
ornato tanto de las dependencias utili#adas7 como ba@os y
pasillossalas.• Desi"nar a una persona encar"ada de entre"ar los espacios
limpios7 proli+os y de+ar dependencias cerradas7 luces apa"adas y
otros.
• 3otos ofciales.
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
55/57
2 1
I - A C A P
C o n t r a p a r t e 1
C o n t r a p a r t e 2
12
C o n t r a p a r t e
I - A C
A P
31
Ane8o 2
.1
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
56/5731
C)
1*
)
(
'
&
$
2
1
8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx
57/57
) Ane8o ).1 os $anderas (puede ser detrs de la testera o a un costado)
-)
Recommended