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MANEJA TU
TIEMPOEFECTIVAMENT
“Estrategias
Comprobadas para
Gestionar Tu Tiempo
Y Alcanzar Tus Metas
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Personales”
por
Ricardo Rodríguez
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Título: MANEJA TU TIEMPOEFECTIVAMENTE “EstrategiasComprobadas para Gestionar Tu TiempoY Alcanzar Tus Metas Personales”
© 2015, Ricardo Rodríguez.
© De los textos: Ricardo Rodríguez.
lustración de portada: Beto González.
Revisión de estilo: Sento Lorente.
ª edición
Todos los derechos reservados
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TABLA DE CONTENIDOSNTRODUCCIÓN
CAPÍTULO 1. LA GESTION DEL TIEMPO YTU VIDACAPÍTULO 2 ¿QUÉ ES LO MAMPORTANTE?CAPÍTULO 3. LOS LADRONES DE TIEMPOCAPÍTULO 4. LA GESTION DEL TIEMPO EEL TRABAJO
CAPÍTULO 5. EL ARTE DE DELEGAR CAPÍTULO 6. OBJETIVOS Y GESTION DETIEMPOCAPÍTULO 7. PLANIFICACIÓN Y GESTIÓ
DEL TIEMPOCAPÍTULO 8. ORGANIZACIÓN Y GESTIODEL TIEMPO
CAPÍTULO 9. LOS BENEFICIOS DE LA
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ERGONOMÍACONCLUSIÓN
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INTRODUCCIÓN
“El tiempo vuela” Es una expresiómuy común en nuestros días. E
más, es una de las mejores frasepara describir el tiempo en quevivimos actualmente.
Ella nos recuerda mufrecuentemente las urgencias coque debemos realizar nuestratareas, los rápidos cambios denuestro entorno, las nuevacarreras en el trabajo…
magínate a ti mismo cada
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mañana, todavía somnoliento cuando tienes tan solo 5 horas desueño de la noche anterior y ya te
encuentras con un día que pareceser un poco difícil de ser pasado cumplido.
Cuentas atrasadas por pagarnformes que deben ser entregadoantes del mediodía, llamadas de
trabajo por realizar, laconstrucción y compra de la largaista de elementos que necesita
del supermercado, una reunión deamigos el fin de semana (de la cuaestás encargado), reuniones detrabajo interminables, tareas
tareas y más tareas...
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Te sientes como una máquina queha tenido sobre exceso de trabajoy totalmente estresado y cansado
Y déjame decirte que tu mayoenemigo no es ni tu jefe, ni eprofesor de Matemáticas de t
hijo. Será quizás el Tiempo y lafalta de él, para terminar todas tuactividades y tareas.
Del mismo modo, toda la socieday la industria tienen un ritmo devida que va creciendo día con día.
Por suerte tenemos elementoelectrónicos como teléfonocelulares, tablets, horno
microondas o agendas electrónica
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portátiles, que nos ayudan arealizar algunas tareas mucho márápidamente y con esfuerzo
mínimos.
La conectividad de las persona
por medio de la tecnología móvil como eficientes sistemas detransporte masivos en paísendustrializados y en pleno
desarrollo, hace comunicacionemás rápidas y una vida social máactiva.
Cambios como estos han hecho queel Manejo y Administración detiempo sea una materia de estudio
bastante importante, que debe
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levar a una mejora en su gestióorganización y efectividad en lavida normal.
Podríamos imaginarnos el tiempocomo un gran reloj de arena
donde nos ubicamos en la partenferior y allí está, cayendo enterrándonos inevitablementeunto con todas las tareas que trae
con su paso.
Podemos decir, que en nuestraucha diaria hacia nuestro
objetivos, el tiempo y la falta deél, se convierte en nuestroenemigo. Pero esto no debería se
así ya que el tiempo es tambié
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una invención del ser humano. Ea forma de medición que hemo
creado para conocer nuestro
pasado y nuestra historia.
Por todo lo anterior podemo
concluir que es muy sabio emportante empezar a tomaconsciencia del manejo organización que le damos a
nuestro tiempo y más sabiendoque, con pequeños cambios quehagamos en nuestras rutinas de
trabajo encaminados a mejoraesta administración, puedelevarnos a tener grandes cambio
positivos en los resultados que
ogremos en corto, mediano y largo
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plazo.
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CAPÍTULO 1. LA GESTION
DEL TIEMPO Y TU VIDA
No sólo hemos inventado el tiempoy sus diversas medicionesegundos, horas, días, meses
siglos), sino que también somo
capaces de dar significado atiempo que usamos cuandosentimos una experiencia
agradable o una tareadesagradable.
La estructura altamente
organizada de la sociedad humana
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nos da la capacidad de limitanuestro espacio físico y mentalNuestro entorno se compone de
objetos y cosas que hemonventado y asociados a estoelementos, también hemo
colocado etiquetas y conceptoque definen su existencia.
Por ejemplo, los medicamento
tienen una fecha de vencimientoque nos muestra el período detiempo en el que podemos tomarlo
y en el que este se encuentre aúen el tiempo en que su potencia utilidad este vigente. Tenemos locumpleaños, las fechas de
celebración de bodas, aniversario
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y otras fechas especiales quereconocemos como eventoespeciales e importantes, que ha
traído cambios significativos desarrollos en nuestras vidas.
También hemos creado los períodode trabajo en el que la eficienciahumana y las condicioneambientales se han tenido e
cuenta para mantener uequilibrio en nuestras vidasmagínate la importancia del sueño
y del descanso, además de lacreación de horarios de trabajouegos, diversión y aprendizaje
Todo debe tener un equilibrio.
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Por lo tanto, somos capaces demedir y definir las cosas deacuerdo a un espacio propio. Si
embargo, las cosas no siempre soperfectas o deberíamos decimejor, que el tiempo puede que no
sea perfecto todo el tiempo.Hay problemas e inconvenientes ao largo del camino hacia el éxito
Y uno de ellos es la falta de tiempopara alcanzar tus objetivos. El usondebido del tiempo, la mala
utilización de los recursos o larealización de tareas innecesariaen un plazo determinado podríacausar retrasos o pérdidas de
tiempo.
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Hay muchas personas que tambiécomenten errores en el momentode planificar el tiempo adecuado
del que va a disponer para unactividad determinada o debido circunstancias imprevistas
retrasos. En estos casos, se debeconsiderar mejores formas deplanificar y utilizar nuestrotiempo.
La Gestión del Tiempo es uno deos aspectos de organizació
humana al que debemos dar mayoconsideración e importancia. Estemétodo de gestión (ya sea comoparte de un proceso de
emprendimiento o en un típico
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trabajo tradicional) es el procesode percibir los cambios medidocon respecto a la forma con que
utilizamos nuestras habilidades detrabajo, en un plazo limitado, todesto, mediante el análisis de
nuestro estilo de trabajo.Al unir este concepto con edesarrollo de otros proceso
herramientas, comunicación)podemos establecer las basefundamentales en las que podemo
evaluar nuestro desarrollo comondividuos.
Parte de este desarrollo es nuestra
capacidad de hacer planes, revisa
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y mejorar nuestras condiciones detrabajo.
Sin embargo la Gestión del Tiempoes también parte de uaprendizaje individual.
Prácticamente hablando, el tiempoes constante: 60 segundos pominuto, 60 minutos por hora, 2
horas al día, 7 días a la semanaSin embargo, el uso de este tiempoes diferente en cada personaAlgunos pueden tener la capacidadde controlar sus vidas y cómo lanvierten y otros pueden setristemente esclavos del tiempo.
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Algunos pueden no tener momentopara relajarse y crear un estilo devida libre de estrés, otros ha
organizado sus tiempos de unamanera en que puedes realizadiferentes tareas durante el día
ncluyendo el descanso y ladiversión.
Pero no podemos tampoco llegar a
tomar el tiempo como nuestroenemigo. Al contrario, debemoser capaces de tomar tiempo pat
organizar, para planificar ybuscar maneras de minimizar edesperdicio de tiempo, energía yrecursos valiosos.
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La Gestión Eficaz del Tiempomplica de paciencia, constancia pensamiento práctico.
Hay situaciones que por más quequeramos no podremos cambiar
por ejemplo, el estado del tiempoel tráfico, etc. Pero por econtrario, hay recursos que spodemos manejar a nuestro favor
tales como la organización deactividades, estudio especialización de temas
nclusive, hasta herramientas paramejorar en eficiencia nuestratareas.
Estos son los requisitos previo
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necesarios para ayudar a manejanuestro tiempo con eficacia:
Piensa en las Metas y Logrocomo una necesidad. Debepensar de una manera positiva
con respecto a los logros quevas a imponerte.
Debes estar emocionado po
estos retos y tareas, solo astendrás un inicio y motivaciócorrecta.
Sin embargo, también debever las metas y el camino aseguir en términos concretos
Vale soñar, pero con los pies e
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la tierra y con metas y logroalcanzables.
Debemos pensar en loescenarios de éxito, perotambién reconocer que, en lo
caminos que nos llevan a ellospueden surgir tropiezos oatravesar diferentesituaciones que puedan sacarte
en algo del camino inicial.
Si tienes esto en menteseguramente podráreaccionar de una mejomanera cuando se presenten puedas redirigir de nuevo e
rumbo hacia la meta que
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deseas alcanzar y alcanzarla lomás pronto posible.
Piensa con un Marco deTiempo, en el Logro de Metay Objetivos. Debes realizar latareas o actividades en umomento particular.
Cuando inicies la planificacióde las estrategias, debetambién cuantificar
reconocer los marcos detiempo que invertirás en cadasituación. Estos plazos de
tiempo son sólo estimaciones o
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aproximaciones, que, al logratenerlas medidas, hará quepuedas ir terminando tu
actividades dentro los límiteestablecidos.
Debes tener cuidado con loprocesos que hay en eentorno. Por ejemplo, si vas aescribir un libro, debe
considerar un tiempo partrabajar en esta actividad.
Sin embargo, ya que enuestra rutina diaria tambiéexisten otras cosas por hacerno puedes dedicar todo t
tiempo en hacer dicho
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esfuerzo.
Por último, debes pensar en u
todo a la hora de planificarpensar en el flujo deactividades que requieres e
esta tarea y en tu vida diariaEsto hará que avances ediferentes frentes de tu dílogrando completa
actividades según un plan quehas establecido coanterioridad. Aquí vale la pen
anotar, que debes establecetambién un patrón decalificación de tus tareadiarias y sacar de tu rutina
actividades que claramente te
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quita energía, creatividad efectividad en el avance detus metas mayores: Fiestas
juegos online, visitatelefónicas, etc.
Ser Realista y esperar loCambios. La Gestión de
Tiempo implica flexibilidad apertura mental. No podemoesperar y pretender que todanuestras actividadeprogramadas se puedaterminar en el marco detiempo que le hemos dispuesto
para su realización. Serí
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magnífico, pero siendohonesto, muy poco real.
Debemos saber que hay tareaque no dependeexclusivamente de nuestra
habilidades, experiencia oformas de trabajar. En casi ltotalidad de los casosdependemos de agente
externos como: otras personasla efectividad de los sistemas herramientas, de tener toda la
información completa anuestro alcance…
Recordemos un conocido
refrán: “Del dicho al hecho
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hay mucho trecho.”
Existe mucha posibilidad de
que aparezcan imprevistos amedida que estamodesarrollando nuestro
proyectos. Pero tampocopodemos dejar que, cuandoaparecen estos tropiezospermitamos que ello
paralicen nuestras labores, quenos lleven a quejarnos reclamar.
Ahí es donde entra en juegonuestra flexibilidad capacidad de improvisar
tomar decisiones rápidas par
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corregir el rumbo.
Debemos aprender de esta
situaciones, para poder contacon ellas cuando vayamos ainiciar proyectos, tareas o
metas posteriormente.
Conoce Tu estilo de TrabajoDebemos reconocer que cadauno tiene su propio ritmocorporal, sus propios hábitos
sus propios ciclos.
Algunos tienen como rutin
dormir, comer, hacer ejercicio
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y otros tienen actividadesimilares o completamentediferentes.
Esta situación nos lleva a quedebemos estudiar cómo
deacomodar estas actividadesquizás teniendo que dejaalgunas, para poder implantaotras tareas necesarias para la
búsqueda de nuestras metas.
Lo anterior debe ser trabajadode una manera consciente minuciosa, pues en muchocasos, es el punto de partidapara iniciar una vida exitosa
con grandes logros y meta
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conseguidas.
Por último, también e
importante examinarte a tmismo y saber cómo eres derápido y hábil, para realiza
esta u otra tarea. Por ejemplocómo eres de buenoinvestigando, poniendoinformación en orden
escribiendo en un tecladomodificando imágenes coprogramas de diseño, etc.
Este auto-examen, nopermitirá saber en qué tareapuedes enfocarte y po
ejemplo, qué tareas delegar
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Esto hará tu trabajo y tavance mucho más efectivopues tus habilidades harán que
tu tarea fluya con mayofacilidad.
Conoce Tu Entorno y Lugar deTrabajo. Ya sea tu casa, una
oficina o una empresa, cadsitio tiene horarios y normade trabajo. Tiene límites deespacio, de accesibilidad a linformación, tiene interacciócon otras personas, en fin, hauna gran posibilidad de
alternativas y situacione
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específicas, que se debetener en cuenta.
Las tareas en casa son, silugar a dudas elementos quedeterminan la organización de
tiempo para quienes trabajadesde su hogar.
Así mismo, las actividades de
las personas que están a talrededor, pueden afectar tuestrategias y esfuerzos diariosA la larga, todas estasituaciones afectarán loplazos de cumplimiento de tutareas, si no tienes un bue
plan de Gestión del Tiempo.
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Haz Planes. La planificación
como en cualquier tipo depreparación, es una manera deahorrar tiempo y de minimiza
los errores.Los errores suelen ocurridebido a factores inesperados
tales como estimacioneerróneas de recursos o laentrada de nuevas variables ela solución de un problema.
Sin embargo, con lplanificación adecuada, esta
circunstancias imprevista
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podrán ser minimizadas en sefecto. Y de tal manerapodrás terminar las tareas a
tiempo.
Al tener en cuenta los factore
mencionados anteriormentepuedes conocer y manejar lofactores que actúan a talrededor.
El conocer esta información te
ayudará a tener una vida muchamás organizada y mucho máefectiva, al igual que má
manejable a la hora en que surja
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os inconvenientes normales de tdiario vivir.
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CAPÍTULO 2 ¿QUÉ ES LO
MAS IMPORTANTE?
Seamos realistas. 24 horas al díano es tiempo suficiente para poderealizar todas las actividades paramuchas personas. Y por esta razón
es imperativo que todos nosotrorealicemos nuestras actividades eorden de prioridad.
El arte de la Priorización cubre grupos de trabajo principales:
Importante y Urgente.
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No importante pero Urgente.
No Urgente pero Importante.
No Importante y No Urgente.
A continuación hablaremos un poco
más en detalle de cada uno deestos puntos:
Importante y Urgente. Estatareas son las que debemorealizar de inmediato, pues sno se hacen, pueden habe
consecuencias por ello.
Un ejemplo simple podrían selas facturas que vencen el día
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de hoy. Si no pagamos esacuentas a tiempo, puedeincurrirse en gastos adicionale
o podrían cortarnos loservicios contratados.
Las actividades quepertenecen a esta categoría sedeben realizar sin demora debemos darles la más alta
prioridad.
La buena noticia es quealgunas de las tareas incluidaen esta categoría sobastantes simples y se puededelegar a otras personas, como
compras de artículos para una
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reunión, el pago de lafacturas en el banco…Inclusive existen empresas de
servicios Outsourcing que nopueden ayudar mucho, cuandose trata de trabajos manuales.
Es interesante poder cambiaalgo de dinero por un rato detiempo de calidad y descanso.
Los ricos piensan que etiempo es mucho máimportante que el dinero.
No importante pero Urgente
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Una forma para determinar laimportancia de ciertactividad es analizando lo
efectos negativos que puedeproducirse como consecuencide no hacerlo.
Si definitivamente traeríasituaciones no relevantes el nohacer la tarea, simplemente
podremos clasificarla en otrcategoría.
No Urgente pero ImportanteEs posible que a menudo se
coloquen las tareas en esta
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categoría, pero son las tareaque más requieren deatención.
Estas tareas implicaplanificación, organización
una implementación deobjetivos.
El peligro que encontramos e
el retraso de estas actividadeses que podemos dedicarnos tareas más pequeñas einsignificantes, que podemover en determinado momentocomo más importantes. Estohace que podamo
desperdiciar tiempo en tarea
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que, aunque debemos cumplirno sean las que más noacerquen a nuestras metas.
Por ejemplo, en lugar deplanificar estrategias de cómo
aumentar ventas o cómoreducir los gastos, podemotender a pasar la mayor partedel tiempo en hablar con lo
clientes.
Lo malo del ejercicio anteriores que el trato con los clientepuede hacerlo otra persona nosotros podríamos estacreando planes para tener u
mejor crecimiento. Esto no
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lleva a posponer cosas y con epaso del tiempo, nos daremocuenta de que dejamos al lado
actividades más productivaque en las que estábamosinvirtiendo nuestro tiempo
Debemos encontrar las tareamás efectivas para empezar arealizarlas y traer las metacada vez más cerca.
No Importante y No UrgenteSe podría llegar a pensar quelas actividades que integraesta sección no son dignas de
que les dediquemos tiempo
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por lo que creeremos quedebemos de no participar eellas.
Y en parte tiene razón. Nopodemos sorprender al saber
todo el tiempo que la gentepasa delante de un televisor ode una consola de vídeojuegoo teniendo horas de charlas si
sentido o la salida a realizacompras no programadas.
Por supuesto, es esencial parlas personas relajarse descansar de vez en cuandoPero es muy importante
ponerle límites de tiempo
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claros a estas actividades.
Seamos conscientes de que
debemos dejar estas prácticasi queremos llegar a tener unavida más exitosa. Debemo
aprender a tratar este tipo deactividades con la prioridamás baja.
Recomendación: Si realmentequieres tener éxito, limitestrictamente tu tiempo paraestas actividades o en loposible, no las hagas.
Enf ócate en tareas que
traigan resultados fructíferos
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Táctica de Prioridad Numerada
Aquí te presento una de latécnicas más poderosas que puedeutilizar para administrar tu tiempode manera eficiente, La Táctica dePrioridad Numerada.
Debes comprar un pequeñocuaderno o agenda que puedalevar fácilmente en el bolsillo. Ea primera página del cuaderno
pon el siguiente título: Importantey Urgente. En la última páginacoloca el título: Importante pero
No Urgente.
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Si una idea o evento que te sucedaes Urgente pero No Importanteentonces olvídalo. Quieres utiliza
bien tu tiempo, ¿verdad? Si piensaque es importante de algunamanera, entonces es posible que
valga la pena el colocarla debajode Importante y Urgente. Ignoras tareas No Importante y No
Urgente.
Cada vez que surja algo durante ttrabajo diario o en tu mente
enseguida colócalo en tu libreta deanotaciones.
Por ejemplo, si tu jefe en la oficina
te dice que debes entregar u
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nforme mañana, anótalo en tcuaderno bajo la zona Importantey Urgente.
Si llega un amigo tuyo y te diceque hay una gran venta de
promoción en la tienda de muebletu ciudad, es posible que lo debacolocar bajo el título demportante y Urgente, s
realmente necesitas comprar algoPero si piensas que no emprescindible hacer algun
compra de muebles en estemomento, entonces no te tomes na molestia de anotarlo.
Puede suceder también, que a
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estar caminando por la calle, veaalgo interesante para temprendimiento personal, en e
cual trabajas en tu tiempo librePuedes colocar esas ideas bajomportante pero No Urgente.
Este ejercicio lo podrás irealizando durante todo el día, cocada pensamiento, idea o situació
que se vaya presentando. En estemomento verás que las listas van aempezar a crecer y aquí tu tarea
será, examinar cuidadosamentetodo lo que vas escribiendo empezar a categorizar y numeracada elemento dándole un orde
de prioridad, siendo 1 la prioridad
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más alta.
Ahora comenzaremos a trabajar e
as actividades con el número 1Ten cuidado de no pasar a unatarea grado 2, hasta que no haya
cumplido con toda la lista coprioridad número 1.
En ocasiones, debido a la prioridad
de algunas actividades, puede queellas cambien de lista o de númerode prioridad. Para ello debes tenemuy en claro qué meta tiene cadaactividad y como estánfluenciando en el resultado de tproyecto total. Asegúrate de tene
un orden especial con esto
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istados, para que a la hora detomar acción, no vayas a perdetiempo consultando y evaluando
tus actividades diarias.
Este método puede permitirte
ograr más resultados en unasemana, que lo que muchapersonas logran en un mes. Así quetoma acción, compra tu libreta
empieza a aplicar esta maravillosatécnica ahora mismo.
¡¡El tiempo corre rápido!!!
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CAPÍTULO 3. LOS
LADRONES DE TIEMPO
Los ladrones andan sueltos. Castodo el mundo (si no todosestamos al acecho y somovíctimas de los ladrones del tiempo
de una u otra forma.
De hecho, la mayoría de estoadrones de tiempo se ha
convertido en parte normales de lavida cotidiana de las personas.
A continuación hablaremos de
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algunos de los más importantes:
TV y Radio.
¿Quién puede resistirse a ver suprogramas favoritos en latelevisión? ¿O el eventodeportivo del año? Si realmentequieres ahorrar tiempo, debetomar una decisión drástica
¡Apaga esa caja tonta!
Sé que es difícil para muchapersonas, controlar el impulso de
encender el televisor, pero epeligro es que, si empiezas a vealgún programa, te enganchará
te robará tu tiempo. Y lo que
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originalmente era una decisióde ver un evento de una horapodría convertirse fácilmente e
una adicción de 4 horas.
Debes ser muy estricto en
colocar límites en el tiempoque pasarás delante detelevisor. Pero si es posible, emejor ni acercarse al aparato.
Lo mismo aplica para la radio. Sde todos modos vas a escucharlaevita los programas deentrevistas o de transmisiones deventos. Lo que puedes hacer eescuchar música clásica o
instrumental, que te ayude a
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relajarte y concentrarte parrealizar tus labores de grado de prioridad.
El Teléfono.
El teléfono puede ser unaherramienta que te ayude con e
ahorro de tiempo, si sabemocómo usarlo correctamente.
En lugar de enviar correo
electrónicos, puedes, con unllamada telefónica, obteneinformación y respuestas de
forma inmediata.
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Por supuesto que no estorestándole importancia a locorreos electrónicos, pero sí e
cierto que hay ocasiones en quela llamada es mucho máefectiva.
Puedes ahorrar y optimizar etiempo de la llamada, cuandotienes claridad acerca de
motivo por el cual vas a llamar aalguien.
Pon tu mente en claro, de lainformación que necesitaobtener y no permitas que loameno de la charla te saque de
enfoque inicial. Ya más adelante
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habrá tiempo para hacer unallamada de “visita”.
¿Sabes qué otra razón hace queel teléfono nos hace perdetiempo?
Esta acción requiere el uso denuestras manos, lo cual dificultaque podamos realizar otra
actividades mientras estemos ateléfono. Las famosas manolibres o el teléfono en diademapuede ayudarnos a solucionaeste inconveniente.
Pero por encima de todo e
importante tener conciencia que
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puedes ahorrar o perder tiempoen una llamada, si no la haplanificado antes de hacerla.
El Esperar en Filas.
Nada puede poner más a pruebanuestra paciencia que tener que
esperar un turno en una largafila o cola.
En lo posible, evita ir a lugare
concurridos. Pero si esto einevitable, intenta descubrir lohorarios en los que meno
personas asistan a esos lugares.
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Por ejemplo, ves a comprar asupermercado, en días laboraley si es por la mañana, mucho
mejor. No vayas a realizacompras los fines de semana tampoco en fechas de pago. S
puedes realizar compras a travéde internet, es una magnificasolución para ahorrar tiempohaciendo estas actividades. Paga
los recibos de servicios públicopor internet, así te evitaras lalargas y tediosas colas en la
entidades bancarias.En caso de que definitivamenteno puedas dejar de lado el tene
que hacer filas, decídete a hace
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algo productivo, como leer ubuen libro de desarrollo o quetenga que ver con tu profesión
escuchar cintas educativas einspiradoras o escribir sobre loplanes que tengas en tu futuro
cercano, en tu libreta deanotaciones.
El Terrible Tráfico.
Este es otro elemento que no
saca de nuestros cabales, sobretodo cuando se nos estáhaciendo tarde para llegar a un
cita importante.
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Para ello, debemos evitamovilizarnos a las horas “pico” manejar la planificación de cita
en este tipo de horario. Si lacitas no son demasiado lejos desitio en donde habitualmente
estás, podrías estudiar la idea deir caminando. Es una forma mápráctica de controlar tu tiempode desplazamiento y no
dependerás del tráfico paranada.
Además ahorraras ecombustible y puede ayudar adesarrollar un estilo de vida másaludable.
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Demasiado…
La vida cada día se esthaciendo más compleja. Ahorase nos presentan una gracantidad de opciones en cadasituación diaria.
Al buscar algún producto en latienda, tenemos mucho más dedonde escoger. Estamos siendoinundados por toneladas de
papeleos. Tenemos demasiadatareas que realizar en nuestrodía normal…
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Para resolver este aspectodebemos aprender a hacenuestro día y rutina lo má
simple posible.
Debemos tratar de mantene
nuestros papeleos bajo controcon las herramientainformáticas y no dejarnodeslumbrar por la infinidad de
propuestas que encontramos aquerer obtener un productodeterminado. Esto solo nos llev
a perder tiempo buscando l“mejor” opción y quizás tambiégastando más dinero del quedebíamos, por tratar de
encontrar la oferta má
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ventajosa.
Debemos pausar el tiempo cada
vez que estamos dispuestos arealizar una actividad preguntarnos, “¿Qué puedo hace
junto con esta tarea, que mepueda ahorrar tiempo en ufuturo?”.
Por ejemplo, cuando vayas acomprar una tarjeta decumpleaños para un amigo hacerte la pregunta, podríallegar a la conclusión de quesería inteligente comprar latarjetas para todo el año, en ese
mismo lugar y en una sola visita
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Esto te evitaría ir dos o treveces por mes a realizar lmisma actividad.
El Correo Electrónico.
Los correos electrónicos haayudado a ahorrar mucho tiempo
y dinero a muchas personas. Euna forma económica y rápidade enviar y recibir cualquier tipode información. Sin embargo
esta maravilla digital, tambiétiene sus desventajas.
Muchas personas tienen la
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tendencia de revisar su correoelectrónico varias veces duranteel día, dejando que esa actividad
consuma su tiempo y al mismotiempo su productividad.
Se han convertido en adictos alos mensajes de correoelectrónico, hasta llegar al puntode que pasan horas leyendo
respondiendo, incluso a locorreos basura.
Se han inscrito a cuantos sitiopiden sus datos, para enviainformación de todo tipo.
A continuación quiero comparti
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contigo algunos consejos para queel tema de los correos electrónicosea algo manejable y gestionado:
Revisa tu correo electrónicomáximo dos veces al día. S
quieres ver cómo el tiempo terinde, debes limitar mucho latarea de revisar correos.
Lo adecuado sería a primerahora, al comenzar la jornadapara ver cosas que han podidosuceder durante la noche unos pocos minutos antes determinar la jornada detrabajo, para determinar la
cosas que serán importantes a
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comenzar al día siguiente.
Crear Plantillas o una Pagina
de “Preguntas Frecuentes.”Si tu trabajo está basado eseguimiento de servicio a
cliente o trabajas desde casaes habitual que muchapersonas pregunten la mismacosa en diferentes ocasiones.
Por ejemplo, dudas sobre cómousar un producto, cómodescargar un archivodeterminado, cómo unirse a uprograma de afiliados, etc.
Si te dispones a contestar a
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todo el que te preguntaestarías invirtiendo un tiempoprecioso.
Al tener un listado derespuestas, podrás ayudar
muchas personas utilizando ttiempo en otras áreas de tnegocio.
Responder brevementeDebes enfocarte a respondetus mensajes de correoelectrónico con claridad y apunto. No extenderte eexplicaciones que no te hapedido. Y una regla de Oro
Nunca respondas correo
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Spam ni correos basura.
Toma el Teléfono. Mucha
veces el tiempo que tardas eresponder los mensajes decorreo electrónico, se
simplifican haciendo unllamada y obteniendo más mejor información de la que sepuede dar o recibir por escrito
además de que, el toquepersonal de hacer unallamada, hace que la
relaciones interpersonales seafiancen mucho mejor.
Corta con el Spam. Lo
mensajes spam son mu
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frecuentes hoy en día. No solote roban el tiempo de tjornada, sino que además so
muy molestos.
Pon mucha atención en qué
sitios estás dejando tus datosAlgunos de ellos son usadopara crear bases de datosvenderlos y llenarlos de
información que nuncsolicitaste.
Otros Ladrones de Tiempo.
Es cierto que existen mucho
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otros ladrones de tiempodependiendo de cadcircunstancia de cada uno de
nosotros, como esperar a tpareja en un centro comercialcometer errores al llena
formularios de solicitud muchas cosas más...
Aquí tienes una tarea, usar t
mente para pensar en posiblesoluciones a estas circunstanciay llevarlas a cabo.
Si no podemos evitar estainvolucrados en estasituaciones, por lo meno
hagamos que esos momentos se
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vuelvan productivos con lecturaescuchar audios educativos, etc.
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CAPÍTULO 4. LA GESTION
DEL TIEMPO EN EL
TRABAJO
Es triste el hecho de que muchoempleados tienden a trabajar má
de 8 horas diarias. La adicción atrabajar de forma continuancluso después de que el relomarque las 5 de la tarde, hace que
se vea el mundo como uescenario frecuentementeacelerado.
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Para los adictos al trabajo, lahoras extras a su jornada normalse han convertido en una forma de
vida. Muchos empleados admiteque se sienten obligados a hacetanto trabajo como sea posible
tratando de terminar todas sutareas el mismo día en que se leson recomendadas.
Hay casos de ver a personas hastadespués de media noche eoficinas, tratando de tener todo a
día. ¡Eso es Absurdo!Hay muchas mejores maneras desuperar las expectativas de lo
empleadores, sin tener que
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sacrificar la salud y la vidpersonal.
En este capítulo aprenderáalgunas técnicas fabulosas paraque puedas llegar a casa temprano
y lograr una vida equilibrada.
Horas de Calidad de Trabajo.Algunas personas se estáacostumbrando a pensar que, lo
que no terminan en las horahabituales de trabajo, lo van apoder terminar en las horas extra
que dediquen a ello.
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Por esta razón caen en rutinas detrabajo más lento. No tieneningún problema en hacer otra
cosas durante las horas de trabajocomo charlar con otras personas dos temas más calientes de
momento, navegar por interneteer los correos electrónicoenviados por amigos…
Entre otras cosas, estas no soprácticas éticas, ya que la personaestá empleando el tiempo que se
e está pagando, para hacer tareaque no tienen que ver con emotivo de su contratación y por sfuera poco, después recibirá pago
extras por el tiempo adicional que
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está entregando a la empresa poas mismas tareas.
Si deseas mantener una vidaequilibrada, entonces sería unmagnífica idea poder sali
temprano de la oficina.Quizás en este momento suenecomo algo descabellado
especialmente cuando estamolenos de tareas que no vemocómo ni cuándo terminar. Pero unavez que tomes las riendas de tutareas y tiempo, te convertirás euna persona altamente productivy pasarás menos tiempo realizando
tareas improductivas.
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La palabra mágica aquí es eEnfoque.
Debes decirte a ti mismo que vas salir temprano por las buenas o poas malas, cueste lo que cueste. A
hacer esto, te estas imponiendo uplazo estricto contigo mismoCuando decidas ir a casa tempranosaliendo desde el trabajo con plena
determinación, tu subconsciente teayudará a la consecución de estahazaña.
Un consejo: Empieza poco a pocoSi estás acostumbrado a trabaja15 horas al día, puedes comenza
por reducir a 12 horas y luego a 1
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horas y finalmente a 8 horas.
También puedes decidir qué días a
a semana podrás salir del trabajomás temprano. Por ejemplo, estasemana te vas a casa temprano e
miércoles. Entonces la próximasemana serán miércoles y juevesEn la siguiente semana serán eunes, miércoles y el jueves. As
ras disminuyendo el número dehoras que debes trabajar hasta quelegues a una jornada normal de
trabajo de 8 horas al día.La magia de este sistema es querás tomando control de tu tiempo
y de tu vida. Te sentirás mucho
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más vivo, libre y productivo. Susas mucho mejor tu tiempoplanificando las tareas a realizar l
siguiente jornada, vas a ver cómotu trabajo empieza a fluir de unamejor manera.
Al comienzo de cada díapregúntate siempre: “¿Qué debohacer hoy para sentirme satisfecho
cuando voy a casa desde el trabajoen el tiempo correcto?” Estimúlatea tener la recompensa de tene
una vida después del horario detrabajo. Eso hará que te enfoqueen tus labores y no dejes para mátarde, lo que puede dañar tu salida
a casa.
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Ser Eficiente y Productivo.
Ciertos factores pueden afectanegativamente el desempeño deun empleado y el efecto podría sedesastroso tanto para la personcomo para la empresa o eproyecto.
A continuación enumeramoalgunas cosas a las cuales se debeprestar atención, si quieres se
eficiente en tu trabajo.
No aceptar más de lo que
puedes manejar. A veces po
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complacer a los demás, jefesamigos, compañeros, estamodispuesto a sumar más trabajo
a nuestras tareas yainterminables, simplementepor amistad o po
reconocimiento.Lo que no sabemos es que eresultado, muchas veces es se
ineficientes acabamofrustrados y agotados poquerer cumplir con el pedido.
Si pensamos que no podemoacomodar una carga detrabajo adicional a la que ya
tenemos, es mejor ser honesto
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y decírselo a la persona quenos solicita ayuda. Seguro quesi lo explicamos de una buen
forma, ellos lo entenderán buscarán ayuda en otro ladosin hacer que la amistad o
relación se deteriore.
Organiza Tus Archivos y Sitiode Trabajo. Una mesa codemasiado desorden hace quetu trabajo sea improductivoPerderás tiempo buscando estoo aquello. Y el simple hecho dever desorden, hace que t
mente se empiece a acelerar.
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Así que organiza tu sitio delabores, para que te sientas agusto en él.
Muévete. Se ha demostradoque el ejercicio ayuda areducir los niveles de estrés ansiedad.
El ejercicio regular te puedeayudar a mantener tu cuerpoen óptimas condiciones para
manejar desafíos en nuestrotrabajos y actividades.
Si puedes, toma descanso
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dentro de tu horario detrabajo y haz ejercicios deestiramiento. Esto te
revitalizará.
Duerme lo suficiente. Nodormir lo suficiente puedecausar somnolencia
debilidad, perjudicando tconcentración y capacidapara realizar bien las tareas.
Para la mayoría de la gente enormal descansar entre 7 y horas, pero la verdad es que
cada organismo funciona de
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forma diferente.
Pon atención al mínimo de
horas de sueño que puedetomar para convertirte en unapersona productiva en el día.
Tomar una pequeña siesta de15 a 30 minutos durante etiempo de descanso, ayuda a
algunas personas a recobraenergía para el resto de lajornada.
Utiliza dispositivos y
herramientas que te ahorren
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tiempo. Puedes diseñaplantillas de varios de tudocumentos, para usarlos e
tareas repetitivas.
Prefiere un ordenador portáti
que una de escritorio, parapoder llevarlo contigo cuandosalgas y aprovecharlo y teneaccesibilidad a tu trabajo
cuando estés fuera de laoficina o de casa.
Consumir Comida Ligera. Eun consejo que te puede
ayudar.
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Al comer algo liviano a la horde tu almuerzo, evitarás estaadormecido por la tarde.
La comida abundante y pesadpara el organismo, reduce l
energía que podríamos tener obviamente baja nuestraintensidad de trabajo efectivo
Divide tus comidas epequeñas porciones durantetoda la jornada.
Delegar. Existen gran cantidad
de pequeñas actividades que
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puedes delegar a otrapersonas.
Esto te abrirá una gracantidad de tiempo para quelo dediques a tareas má
efectivas, productivas enfocadas que te lleven hacitu meta principal.
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CAPÍTULO 5. EL ARTE DE
DELEGAR
“Ningún hombre es una isla.”Puede que hayan muchas personaque piensen que esto es una
equivocación y que, inclusiveestén diciendo que pueden vivifelices dependiendo e ellos mismoy sin pedir ni necesitar la ayuda dealguien más.
Mientras que algunos puede
adoptar la filosofía “Si quiere
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que salga bien, debes hacerlo túmismo”, todavía es cierto quenecesitamos la ayuda de otra
personas tarde o temprano. Ycuando se trata de la GestióEfectiva del Tiempo, delegar o
asignar tareas a otros componentedel equipo es esencial.
Se podría pensar que, hacer todo
tú mismo, te va a convertir en uhéroe. Pero si lo piensas mejoresto solo consume una gra
porción de tu tiempo, tiempo quepodrías estar invirtiendo en haceotras cosas que te pueden hacesentir más satisfecho y má
efectivo.
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Además, ¿por qué no dejar a otrohacer las cosas que a ti no tegusten?
Sería inteligente buscar a alguieque disfrute hacer esa tarea
todos saldríamos ganando.¿Cuáles son algunas cosas quepuedes delegar en alguien más?
Servicio al cliente.
Limpieza de la casa.
Compras de comestibles.
Bañar a tus mascotas.
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Cocinas.
Arreglo de cosas de la casa y
de herramientas.
Cortar el césped.
Envolver regalos.
Realizar las diligencias de lo
bancos.Diseños Web.
Hay muchas personadesempleadas que están dispuestaa realizar estas tareas para ti, eprecios razonables. Pero, ¿cómo
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determinar si realmente vale lapena contratar a otra persona acambo de tu dinero?
Anota qué cosas te gustan, que televen a tu camino de éxito, que te
acerquen a tus metas y que teestarías perdiendo si tuvieses quehacer esas tareas que no te gustao que, sobre el papel, no resulta
ser tan productivas.
Después de todo, el dinero puedeser reemplazado en cualquiemomento, pero el tiempo quepasó nunca lo volvemos arecuperar.
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CAPÍTULO 6. OBJETIVOS Y
GESTION DEL TIEMPO
Las metas son necesarias paradarte una motivación correcta.
Las personas que son orientada
por objetivos, aprenden agestionar su tiempo de manereficiente.
Debes siempre pensar en que sepueden lograr las metas y que, aconseguirlas, te pondrán en e
camino correcto y así podrá
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también terminar las tareas en umenor tiempo posible.
Tomemos el siguiente ejemplo:
magínate que estás en una pistaovalada para competir en unacarrera de marcha. Como atletatú puedes definir tu éxito ecuestión de segundos. Para que
puedas ganar, debes pensar en lmeta y en la pista en la que vas acorrer.
Debes notar que hay una líneas qu“limitan” tu pista, las que te daa dirección hacia donde debe
correr. Tú debes llegar al final de
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esa ruta, en el menor tiempoposible con el fin de ganar tcarrera.
Debes ser consciente de tus metay saber la forma correcta de
alcanzarlas.Las metas son herramientas demotivación, son ideas que le dará
sabor al inicio de la tarea y que teayudarán a mantener uentusiasmo vibrante. Este tipo demotivación te dará idea de cómoejecutar una tarea específica superar retos en un marco detiempo que has determinado para
ese desarrollo.
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Las metas deben ser concretasespecíficas, medibles dentro de umarco de tiempo, realistas
alcanzables y relevantes.
Estas son marcadores de éxito que
te darán idea de tu futuro y de lacosas que quieres para ti. Lametas se basan en tucondiciones y recursos actuales.
Sin embargo, en ocasiones tendráque aumentar tus recursos ocambiar las condiciones actualesen un plazo determinado parpoder lograr los resultadodeseados.
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Otro objetivo de las metas, etener una proyección y una formade dirigir tus pensamientos hacia
o que tu deseas y en el campo quequieres triunfar. Es un canal de lamente, por lo cual, debes se
consciente que si piensas y tomaactitud positiva, será mucho máfácil que las cosas se empiecen dar a tu favor en el desarrollo de
tu meta o proyecto.
Para emprender tu camino a
éxito, necesitarás poner algunacosas en orden, fijar prioridades establecer planes, además demantener una actitud positiva
Estas son algunas de las metas que
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puedes emplear para alcanzaescenarios deseados en el menotiempo posible:
Metas Motivacionales. Tienecomo fin ayudarte a subir t
energía, tu ánimo, tu vibración mantenerte dentro del campopositivo que requieres parlograr tus metas.
Su tarea es mantenerte enfocadoa cómo te verás en un futurocercano, cuando hayaconseguido tus metas.
Las puedes crear tú mismo
soñando en cómo impactarás a
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mundo que rodea, siendo ehéroe de una nación, logrando eestilo de vida que quieres… E
límite es tu imaginación.
Empezarás a motivarte al cree
y verte convertido en lo quedeseas con esas metas. Soactivadores que mantendrán timpulso para luchar más fuerte
enfocado en las tareas querequieres hacer.
Este tipo de metamotivacionales son las que tedefinen como personaincluyendo tu personalidad
filosofía de vida y muestran t
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visión del futuro que desealograr.
Úsalas, ellas te ayudarán aperseverar y alcanzar tus sueños
Objetivos Proyectados. Estoobjetivos son los que desea
lograr en menos tiempo o dentrode un periodo determinado.
Los resultados de tu pla
dependen de las actividadeproyectadas.
Se llega a lo que se quiere
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siempre y cuando hayamocreado las condicioneadecuadas para llegar al fina
del camino.
La proyección es una forma de
ver el resultado de un pladespués de determinado tiempo.
Por ejemplo: las ventas de u
negocio nuevo que habrás creadodentro de un año, el resultado duna tesis para aplicar a unagraduación, el resultado del díade bodas que se efectuará en meses...
Son muy similares a las meta
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motivacionales, la diferenciabásica es que, en este tipo demetas, lo que buscamos es crea
las condiciones para llegar a lametas.
A continuación te compartoalgunas preguntas que puedehacerte en cada área de tu vidapara empezar a crear metas e
ellas:
Objetivo Perceptual: ¿Sooptimista o pesimista antenuevas ideas o situaciones?¿cómo reacciono ante personao cosas que no cumplen mi
expectativas?
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Objetivo Profesional: ¿Cuál emi idea del éxito y cómopienso que puedo alcanzarlo?
Objetivo Educativo: ¿Qué megustaría aprender? ¿Qué puedo
aprender de otras personas¿Cuáles son las cosasinformación, habilidades quetengo que adquirir para
sobresalir y convertirme euna persona más productiva?
Objetivo Familiar: ¿Cuál es mconcepto de hogar y cómopuedo definir la familia queme gustaría tener? ¿So
consciente de la meta genera
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algún evento deportivo?
Objetivo de Diversión: ¿Cómo
quiero disfrutar de mi vida¿Dónde me gustaría viajar¿Qué sitios me gustaría
conocer este año?
Objetivos Concretos. Estos soaquellos que están en tu lista son partes concretas de tu plan.
Son aquellos que sí o sí, estáseñalados en tu agenda ocalendario y deben se
realizados como parte integra
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del proyecto y deben ser eresultado de un estudio deviabilidad o un plan de negocios
Estos objetivos le dan eesqueleto a todo el plan de
actividades que requiererealizar, para llegar a la metaproyectada.
En este paso, es esencial nopermitir que cualquier tropiezo oretraso dentro de tu cronogramainicial te baje el ánimo. Acontrario, sabiamente debemoaprovechar estos “pequeñofracasos” y aprender de ello
para corregir y re-encaminar e
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proyecto.
Recuerda: Estos objetivos deben
ser realistas y deben ser labase de las preocupacioneinmediatas.
Así como lo trató AbrahamMaslow, en sus estudios dePsicología, donde lo
comportamientos son definidodentro de una “Jerarquía deNecesidades”, en nuestroobjetivos podremos utilizar lamisma fórmula.
Según Maslow, existe
necesidades básicas como
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comida, refugio y elementopara la supervivencia, en niveleintermedios encontramos la
interacciones sociales y lanecesidad de amor. En la cima dela pirámide se encuentra la
necesidad de “auto-realizacióny cumplimientosatisfactoriamente de lanecesidades básicas de la vida.
Así mismo, las metas tambiédebemos establecerlas de
acuerdo a la forma correcta deajuste según importancia prioridad dentro del plan que seestá concretando.
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Otras cosas que debes recorda
cuando te das a la tarea de buscaa fijación de metas incluyen lo
siguientes puntos:
Debes determinar laprioridades en tu vida y darleuna categorización u orden
específico.
Debes descubrir tus fortalezay debilidades en el tipo de
acciones o trabajo que estás apunto de emprender.
Ser objetivo y determinar qué
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cosas y elementos de tupersonalidad y de tu entornodebes cambiar o mejorar para
darle cumplimientos a lademandas de tu plan.
Debes establecer tus planecon respecto a otras personasen especial a tus serequeridos. Esto te dará una
sensación de plenitud yfelicidad personal.
Dale una mirada al pasado ytrae a tu memoria tus últimologros. Esto te servirá como“bandera” de lucha y te
recordará que ya lo has hecho
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ayer.
Ten en cuenta que las metas so
guías, pero no necesariamenteserán el resultado exacto decamino que vas a recorrer.
Siguiendo con tus objetivos teniendo la suficiente mentalidad flexibilidad, podrás irte adaptando
a los giros y tropiezos que, ponaturaleza, encontraremos en edesarrollo del proyecto. Porqueproblemas e inconvenientes vamoa encontrar, pero si nos blindamocon pensamientos positivosenfoque y dedicación, muy pronto
volveremos a tener el control de
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nuestra meta final.
Otra parte del aspecto
motivacional en el uso eficientedel tiempo, es evitar la dilación.
La dilación, en pocas palabras, ea actitud de dejar la realizació
de ciertas actividades, para mátarde, escudándonos en excusas e
todo momento.
Este tipo de problema negativo, eel resultado de la pérdida de
motivación debido a muchofactores que rodean tus hábitos detrabajo y las condiciones en que
nos encontramos en determinado
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momento. Aquí podemomencionar la baja autoestima, edesaliento por el tipo de tarea que
estás desarrollando y la ausenciade recompensas concretas quepremien tu buena gestión o
simplemente el aburrimiento.La dilación es un gran obstáculo eel logro de tus objetivos o metas
Por lo tanto debemos evitar a todacosta este sentimiento o forma depensar.
A continuación, algunos consejobásicos para escapar de estopensamientos y esta actitud
negativa:
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Si eres del tipo de persona quese aburre con facilidad, debeevitar rutinas y tratar de
cambiar tus actividades diariade vez en cuando. Esto teayudará a tener más dinamismo
y te ayudaría a evitar eaburrimiento.
Trata de hacer dos tarea
aburridas, alternando cadadeterminado tiempo entreellas. Quieras o no, hay tarea
que debes hacer. Así, quecombínalas para no estancarteen una sola.
Disfruta de una recompensa
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después de haber terminadouna tarea aburrida o difícil. Euna estrategia que usa mucha
gente. Te das un pequeñosoborno por realizar actividadeque no te gustan, pero a
hacerlas, avanzas hacia tu metay disfrutas de algo específico eel momento.
Combina tu trabajo con unaactividad que disfrutes. Poejemplo, si estás trabajando e
una oficina, coloca la música qute gusta y esto hará que eambiente te sea más cómodo menos frustrante.
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Nunca te pongas más presión dla que ya de por sí, tiene laactividad que estas realizando
Eso solo aumentará tu desánimoy nivel de frustración.
Debes crear un ambientepositivo. Si ves la tarea comoalgo aburrido, definitivamentenada lo hará cambiar. Pero si le
pones tu “sabor”, sonriendoescuchando tu música preferidy poniendo una actitud positiva
pensando en tu futurrecompensa, seguro que etiempo que le des a la actividano será frustrante.
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Evita el exceso de cafeína y dealimentos dulces en momentode presión. Ellos te darán u
aumento del nivel de energíaque reforzará tu ansiedad y tupreocupaciones puede
dispararse.
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CAPÍTULO 7.
PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN
DEL TIEMPO
Planificación significa prepararse coteorías, ideas y conceptos que te llevaráen la ejecución de tu tarea. Es u
procedimiento de planificaciócuidadosamente elaborado para no perdetiempo y esfuerzo.
La planificación implica gestión drecursos y pasos lógicos en la ejecucióde una tarea o proyecto. Esto tambié
mplica creatividad y paciencia ya que n
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se puede empezar con las manos vacías.
Ahora que ya estás listo y lleno d
energía sobre tus planes, el siguientpaso sería gestionar tu tiempo, el cómejecutaras tus planes. En este casodebes tener formas efectivas par
manejar el tiempo.
Tus estrategias para trabajar tu pladeben seguir movimientos lógicos
pertinentes e inteligentes que sajustarán con los cambios y con el tiempde que dispongas.
Un buen plan no es suficiente a menoque sea bien ejecutado.
En las estrategias de Gestión del Tiemp
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debes:
Conocer tus fortalezas y Debilidades.
Alejarse de las complicaciones.
Evitar contradicciones mentales.
Estos tres aspectos importantes tayudarán a saber tus mejoremovimientos ya que, mirando tu
fortalezas y debilidades como undividuo, también sabrás lo que debeevitar (como el aburrimiento, la pereza a baja autoestima) y en qué apostar
como en la creatividad, flexibilidad alegría. También trabajarás con tu mejoesfuerzo, porque quieres terminar dichtarea y tener éxito.
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Conociéndote tú mismo, también sabrácómo ajustarte durante los ensayos pruebas.
ntenta hacer las cosas simples. Esto nquiere decir que no puedas pensar easuntos complicados durante el períod
de planificación o durante la ejecución dtus planes. Simplicidad significa que vas reducir las complicaciones tanto como seposible.
Hacer un calendario de actividades marco de tiempo, evita incluir en lagenda tareas innecesarias. No pongademasiadas variables en tus planesBasta pensar en los recursos necesariopara no complicar tus tareas.
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Por último, piensa en formas de lograr tuobjetivos sin muchas direcciones estrategias. Sólo centrándote en l
manera más eficaz para la ejecución de tplan de trabajo.
Debes aprender a eliminar la ansiedad d
tu mente. Por el camino te encontrarácon inconvenientes propios del desarrollde un proyecto, pero no permitas que estte quite el enfoque. Simplemente, respirprofundo y mira la situación coobjetividad, así podrás retomar el controde la situación y corregir lo que se
necesario.
Miremos unos ejemplos:
Hay escenarios ideales en tu mente (com
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a remodelación de tu casa durante tuvacaciones y al volver tener una casrenovada). Pero hay realidades qu
debemos enfrentar (debido a la demora dos materiales, se retrasaron una seman
y por lo mismo, no pudiste disfrutar deperíodo de descanso como lo habíaprevisto).
En este caso, no te quejes. En su lugarpiensa en el futuro, en los días siguienteque tendrás en tu plan de descanso recreación.
Disminuir la contradicción mental que ssiente cada vez que un problema obstáculo viene es importante, ya que, snos dejamos influenciar, no sól
enturbiara tus pensamientos, sino qu
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además te quitarán energía y te traerámalos ratos.
A menudo, este tipo de disgustos, no tlevarán a ninguna parte y solo tatrasarán para alcanzar tus objetivos.
Después de mantener esto en menteestás listo para ejecutar tu plan.
Un plan, hecho especialmente para u
resultado específico en una organización como un objetivo personal (como ahorraalgo de dinero o pensando en unactividad durante el verano), debe esta
por escrito para lograr accioneconcretas.
Nunca subestimes el valor de l
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planificación ya que es el comienzo de lcreación de estrategias, en la ejecucióde tus movimientos para lograr lo que t
has propuesto.
Un plan a largo plazo implica un esfuerzde toda la vida o una proyección de larg
alcance.
Esto puede ser parte del viaje de undividuo hacia su noción de éxito. Podrí
ncluir ambiciones como, el tipo de vidque una persona quiere o la filosofía qudefine el significado de una persona déxito y puede tomar un período de tiempmás largo al ir surgiendo cambios.
Por otro lado, a corto plazo o un plan d
corto alcance, involucra un plan par
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mañana, para la semana, el mes o el añoSe trata de un plan personal qumanifiesta la falta de tiempo o de la
imitaciones de un día o de la semana.
La Planificación a corto plazo necesitequilibrio entre las tareas o funciones qu
requieren tiempo. También implica unvisión en el derecho de uso de lorecursos y su relación con el tiempo, talecomo la disponibilidad de los suministrorequeridos o los retrasos en lcomunicación de mensajes.
Hay maneras de crear un plan que a la vesea simple y complejo. Estas son algunade las maneras:
El uso del calendario deb
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maximizarse. Los calendarios puedeayudar a planificar las cosas que vas hacer en el futuro.
Asegúrate de que en tu casa, en tescritorio, tu cartera o por medio dtus aparatos, estás constantemente a
tanto de las fechas y horarioimportantes.
Usar organizadores y seguidores ddía. Es una herramienta similar a ucalendario. Es un organizador o diari
de bolsillo donde puedes escribir tuactividades importantes o agenda parel día, semana o mes.
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Utiliza esta herramienta de manereficiente y vas a manejar sin problemala gestión de tu horario.
Recuerda, estos elementos se hicierocon el propósito de ser utilizados y npara ser almacenados en alguna zon
oscura y húmeda de tu casa.
Los organizadores electrónicoaltamente sofisticados son comAsistentes Personales ya que brindacomodidad y eficiencia en la gestió
de tu horario.
Puedes utilizar estos aparatos pardarte detalles de tus planes o fecha
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importantes, para recordarlos sin lmolestia de pasar las páginas escribirlo con una pluma.
Están diseñados para darte el métodmás lógico y moderno de localizacióde tus datos y organizarlos para crea
mejores horarios y así lograr avanzaen tus metas.
Haz una lista en la agenda. Un "Lo quhay que hacer" es una manera sencillde planificación de tu día, de un
manera muy oportuna y organizada.
Puedes escribir tus actividadeprevistas para mañana, especialment
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si tienes que hacer diversas tareas eun día. También puedes mantener estlista como una forma inicial de l
búsqueda de tu actividad hasta qupuedas crear tu propia nota mental una lista de actividades deseadadentro de tu mente para laactividades simples.
Sin embargo, para las agendas mágrandes y complicadas, sería mejor sdispones de un pequeño ordenadoportátil, para poder almacenar unlista de lo que tienes que hacer
terminar en un tiempo determinado.
Estudios de Viabilidad
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Este tipo de planificación involucrdetalles técnicos y una gran cantidade lógica con respecto a un pla
proyectado. Es algo un poco máespecializado, pero que puede ayudarta la hora de establecer tus estrategiasSabrás concretamente si una tarepodrá cumplir con lo que necesitas y qué costo de tiempo y dinero.
Este tipo de planificación requiere ungran cantidad de preparación y linvestigación crítica. Sin embargotambién se pueden emplear estudios d
viabilidad en la creación dproyecciones simples como lposibilidad de ganar o ahorrar dinerdebido a algunas oportunidades d
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negocios disponibles.
Además, un estudio simplificado serí
de gran ayuda en la creación de un plade carrera anual que involucra unserie de posibilidades en un año.
Un ejemplo de esto es mientratrabajas o estudias. Un plan anual parestos eventos podría ser un marcperfecto que te recordar
constantemente tus prioridades en lvida.
Al hacer planes, tienes que recorda
importantes puntos clave que tayudarán a ser un mejor organizador drecursos y tiempo. Aquí están alguna
de los principales elementos de l
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planificación estratégica:
Productividad. Recuerda siempr
que en tu movimiento hacia el éxitodebes obtener siempre un resultadclaro o concreto.
Aunque el resultado no siempre sea tu favor, sólo recuerda que estáhaciendo algo porque quieres lograalgo.
La productividad también significque no estás perdiendo el tiempo el esfuerzo en hacer algo, mientra
te desplazas en busca de tus metasSiempre estarás ganando algoSiempre te estarás moviendo haci
adelante. Las decisiones lógicas. U
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plan debe basarse empíricamente, lque significa que no esté basado ela fantasía (convertirse en millonari
después de un mes o conseguir lcasa de tus sueños sin ningunacción).
La regla de la lógica también sigue lregla de tomar decisioneinteligentes. Deberás reducir amínimo los errores con el uso de llógica y el análisis respecto a lasituaciones.
Debes basar tus decisiones eacciones concretas después de dartcuenta de los pros y los contras. Ncometas decisiones apresuradas.
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Pasos lógicos crean resultadológicos y estos resultados siguen dmanera eficiente las reglas d
tiempo. Tras el proceso estarás tiempo para alcanzar tus metas.
Recursos. La disponibilidad de tu
recursos puede afectar a la ejecucióde tu plan.
En la estimación de los plazos, e
necesario llegar al final de todo, ubuen plan puede ayudar a unpersona que está esperando estoposibles problemas o escenarios prepararse mejor.
El tiempo, aunque no es un recurs
básico, es un propio factor qu
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afecta a la disponibilidad de dichorequisitos. Por ejemplo, retrasos ela entrega o la ausencia de un
referencia especial de un materiapodría significar un montón de cosapara una aventura empresarial.
El gestionar esta situación dmanera eficaz, una buena estimacióo una inicial expectativa causarímenos pánico por parte de lapersonas involucradas en loperación.
Por último, tus planes son sóloplanes y no son el producto de t
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ogro hasta que comiences a tomaacciones. Por otra parte, los planedeben ser flexibles y no deben seuna fuente de ansiedad ofrustración, más bien ser uconjunto de expectativas y de
lusiones controladas y medidas.
El uso de los planes de acción.
Debes planear lo que tienes que
hacer en un período de tiempoprudente. Los planes de accióte darán la concentración y un
línea clara de dónde iniciar
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cómo utilizarás tu esfuerzo energía para convertirte en utriunfador.
Para hacer un plan de accióndebes tomar en cuenta lo
siguiente:
Definir tus metas, ¿cuáles son
tus objetivos?Definir tus estrategias, ¿cómovas a hacerlo?
¿Cuáles son las formas málógicas de hacer tus tareas o
planes? ¿Cuáles son lo
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puntos entre A y Z?
¿Cómo vas a hacer planes y
en qué plazo de tiempo? ¿Undía, una semana, un mes o unaño? ¿Cómo de realista e
para ti conseguir el resultadodeseado?
La idea más importante y valiosade un plan de acción como
estrategia o herramienta para laGestión del Tiempo es cómo vas concentrarte y motivarte en lleva
a feliz término tu tarea en meno
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tiempo.
También te dará una sensació
organizada de terminar uproyecto.
Necesitas la lista de tus posiblemovimientos y el marco de tiempoque vas a requerir para lograr este
tipo de acciones. Por ejemplo, sestás haciendo planes y todavíaestás confundido sobre cómoejecutar tu marco teórico, intenta
resolver los fundamentos primero.
En la organización de un evento
puedes agrupar los diferente
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conjuntos de tareas que necesitaser terminados en un plazo detiempo.
Enumera las acciones necesariaque tienes que hacer en cada una
de las tareas definidas. Acontinuación, intenta imaginar lasituación de una manera má
general y te darás cuenta de quéacciones definirán realmente loplazos de tu movimiento y por lo
tanto, tu proyecto estará cada vemás organizado y por endeexistirá mayor probabilidad de quealcances el éxito.
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Recuerda hacer planes en todos loaspectos importantes, ya sea paraproyectos complicados oactividades cotidianas y normales.
Has de tener en cuenta que está
aquí para un propósito y que epara ser positivo y efectivo tantocomo sea posible, todos los días de
a semana, cada minuto de cadahora.
Tus planes mentales te darán una
sensación de seguridadespecialmente, para hacer frente aescenarios como por ejemplo
conocer a nuevas personas. Sólo
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asegúrate de que, si tu plan nofunciona o si tus expectativas noson capaces de lograrsesimplemente reorganiza y empieza trabajar en tu próxima opción.
Solución: Ahora lo que puedehacer es empezar con un salto defe a cambiar tu destino.
Puedes comenzar estoconsiguiendo un lápiz y un papel hacer una lista de tu pasado y t
presente y plasmar allí lo quequieres en tu futuro.
Motivarte a ti mismo con objetivo
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que darán a tu corazón una alegresonrisa.
Deja a un lado el temor, ten unaproyección positiva y piensa en loque quieres como individuo, para
tu familia, amigos y sociedad.
Escribe la palabra ÉXITO en
negrita y mayúsculas y decídete aTomar Acción!
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CAPÍTULO 8.
ORGANIZACIÓN Y GESTION
DEL TIEMPO
Después de diseñacuidadosamente tus planes, ahora
tienes que trabajar con lejecución, utilizando unestructura organizada para
gestionar de manera eficiente etiempo.
Las Herramientas de Gestión de
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Tiempo implican una gran cantidade aspectos organizativos queimitan y controlan el flujo de
recursos.
Un método organizativo sugerido
que puedes usar para administratu tiempo y que te lleve a tenegrandes resultados, se da mediante
el uso de las estimaciones detiempo.
En primer lugar necesitas sabe
dónde y cómo te gustaría pasar eresto de tu día. Si trabajas en unoficina, calcula la cantidad de
tiempo que pasas en la oficina y e
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a casa. Ese presupuesto te va adar la idea de tu flujo de trabajoa eficiencia en hacer el trabajo
tu tiempo para relajarse descansar.
Para otras estimaciones de tiempotrata de considerar lo siguiente:
Tiempo de trabajo. La carga detrabajo normal para la mayoríade la gente es de 8 horas, más omenos. Tienes que maximizar t
tiempo y energía durante esteperíodo productivo.
El tiempo de trabajo tambié
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debe seguir el parámetro básicode mantener un ambientearmonioso para los empleados empleadores.
El concepto es el mismo s
trabajas en tu negocio desdecasa.
El tiempo personal. Este es emomento en que un individuo
puede tener espacio personal tiempo para la reflexión.
Esto puede ser o bien un tiempo
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de contemplar o de descansapor un rato (durante las pausade café, una oración o unasimple siesta).
El tiempo personal puede se
corto, pero es muy significativopara una persona que buscarefugio y el silencio, después de
un día de ajetreo y el bullicio.
Este es, también, un momentode reflejar el tiempo dedicado a
otras cosas como el trabajo otras actividades.
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Momentos de interacción. Estoson tiempos que compartehablando con colegas, amigosfamiliares y seres queridoacerca de las relaciones, asuntoprofesionales, cosas personales o
cualquier cosa que se refiere acomunicarse con otras personas.
Por lo general, nos volvemoinconscientes en el tiempodedicado a esta actividad, pero
debemos ser conscientes de lamuchas cosas aprendidas deinteracción y socialización.
No subestimes esta práctica
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pues de charlas como estas, hasalido ideas de millones dedólares o consejos de sanidademocional totalmenterestauradores.
Tiempo de Relajación y
Recreación. Este es el momentoen el que puedes recompensartedespués de pasar tantas horas días en el trabajo. Este es u
momento para sentirse libre disfrutar de los momentos de lavida.
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Tú puedes organizar tu tiempo
mediante la creación de unaagenda diaria y comprobando tagenda al final de cada día, par
revisar qué quedó pendiente y quécosas puedes pasar y realizar en esiguiente día, fin de semana o
próxima jornada.
Otras sugerencias incluyen:
Mantén un registro en eaparezcan todas tuactividades ya sea de mayor a
menor, según las categorices, se
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pueden escribir y más tardeanalizarlas.
Verás que tienes una notablecapacidad para hacer muchacosas o, por el lado opuesto, que
hay muchas cosas que no hahecho debido a la tardanza y a lfalta de planeación y gestió
correcta de tu tiempo.
Esto también te ayudará a semás consciente de tus fortaleza
y tus debilidades. Tambiépuedes analizar tu período delucidez mental y la
productividad a través de este
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registro de actividades.
Conoce tu historia personal, tuhistoria familiar y e
aprendizaje del pasado. De estamanera, reconocerás limportancia del tiempo y cómo
ha afectado tu desarrollo comoindividuo o como parte de tfamilia o de la sociedad.
También puedes comparar la
eficiencia de tu trabajo con e
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estilo de trabajo de otros. Peroesto no debe llegar a frustrarte si ves que otros avanzan márápido que lo que avanzas túdebes tomarlo sabiamente comouna forma de motivarte par
sobresalir o para mejorar tcondición, si es que en otro casoves que estás trabajando ta
rápido o tan eficiente comoellos.
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CAPÍTULO 9. LOS
BENEFICIOS DE LA
ERGONOMÍA
La ergonomía es el estudioorganizado y científico del espacio
y su ordenamiento, para mejoraa gestión y el trabajo de todapersona.
Este uso del espacio se optimizapara que nuestro espacio esté librede tropiezos y tenga un ambiente
agradable y cómodo. De esta forma
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podemos tener una experienciaagradable en nuestro sitio detrabajo.
Al estar organizado el sitio de unamanera ergonómica, podemo
tener acceso más fácilmente a loelementos y herramientas quenecesitemos, sin perder tiempo aestar buscándolos, es decir, nuestra
abor fluirá de una manera máeficiente y natural.
Aquí podemos enumerar algunamaneras, con las cuales, creamoun espacio ergonómico y un mejoestilo de trabajo:
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Evita el desorden. La pulcrituy la limpieza siempre harán uambiente saludable física
mentalmente.
Además que será un espacio de
trabajo libre de peligros descuidos, te ayudarán aminimizar la pérdida de tiempocuando buscas algún elemento o
información en tu sitio detrabajo.
Podrías hacer cosas como:
Puedes mantener una caja eel cuarto y colocar allí lo
elementos que vaya
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encontrando fuera de su lugao cuando los estés usando. Afinal de la jornada, tendrá
todas esas cosas en un sololugar y podrás llevarlos a ssitio.
Limpia a medida que avanzasMantener el hábito de llimpieza y el orden e
fundamental para una buenagestión. Si hay algo que noutilizarás más en tu día
aprovecha y lo dejas en ssitio. O trabaja en equipo paraordenar los espacios.
Nunca pongas basura e
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cualquier lugar. Debemos seordenados hasta con la basuraMuchas veces vamos dejando
cosas que ya no usamos en lorincones, cajones, etc. Ebuena filosofía desechar la
cosas que ya no usemos más.Tu mesa o escritorio de trabajdebe ser tu amiga. Cuídala
como una de tus herramientamás preciadas. Allí es dondecolocas todos tus elementos de
trabajo, tus notas, tuproyectos. Mantenla en ordey buen estado.
Sigue siempre la filosofía
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“Sobre la marcha”. Cierra locajones abiertos cuando pasepor el lado de ellos, vacía la
papelera llena, lo que veafuera de su sitio, colócalo esu lugar, archiva el documento
que acabas de ver en tescritorio. Sin darte cuenta, afinal de la jornada, será mupoco lo que tienes que ordena
de nuevo.
Comprueba que los elemento
están agrupados de acuerdo asu categoría. Los lápices debeestar con los lápices, las hojade papel y cartón, en u
mismo sitio. Al necesitar algú
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elemento ya sabes en qué áreade tu sitio de trabajo debeencontrarse cada elemento
Optimizarás tiempo en tbúsqueda.
Usa cajas organizadoras paraoptimizar el punto anteriorSon fáciles de conseguir y yalas fabrican con diseños
colores muy atractivos. Apartede ayudar en tu organizaciónte darán un toque moderno e
la decoración.
Mantente al día en los diseño
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ergonómicos en los espacios detu casa u oficina. Esta tareapuede delegarse a un diseñado
de espacios. Mantendrás siempreun lugar cómodo y diseñado parala labor que vas a realizar en él.
Recuerda que el estar a gustocon tu sitio de trabajo, te ayudaa ser más productivo y enfocado
en tu tarea.
Utiliza colores que motiven yanimen a las personas quetrabajan en este espacio. E
una gran idea tener el tema de
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los colores presente en el diseñode tu lugar de trabajo, peroasesórate con un experto, pue
cada color influye de una formadiferente en la mentalidad personalidad de cada uno.
Por ejemplo, los colorebrillantes pueden convertirse edistracción o ser irritable a lo
ojos. El gris es un color mucorporativo y usado en muchaoficinas. El color verde produce
un ambiente relajante.
Mantén la temperatura
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adecuada. Este factor efundamental en el ambiente detrabajo y a veces no se le da la
importancia que tiene.
Por ejemplo, las temperatura
altas, tienden a generadesespero e irritabilidad ealgunas personas o somnolencien otras. La temperatura debe
ser ajustada a nuestracondiciones personales.
Utiliza aparatos y equipomodernos. Ayudan mucho
mantener un ambiente y ritmo
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de trabajo eficiente.
Sillas ajustables, teléfonos co
diadema, computadoras covelocidad y programas deacuerdo a tu trabajo específico
lápices de buena calidad, etc.serán fundamentales a la hora doptimizar tus tareas deproyecto. También, si lo
elementos se encuentran en maestado, traerán retrasosdesperdicio de tiempo
incumplimiento en tus horarioproyectados.
Las anteriores son solo alguna
maneras con las que puede
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mejorar el ambiente de trabajotanto en tu oficina como en tcasa, si realizas tus tareas desde
ella.
Si decides poner en práctic
algunas de ellas, te darás cuentaque tu tiempo de trabajoempezará a ser más rápido eficiente. Esto te dará la sensació
de mando y control sobre ttrabajo, tu vida y el tiempo quetienes.
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CONCLUSIÓN
La Gestión del Tiempo, al igual quecualquier otra habilidad, no e
difícil de desarrollar, solo requierede constancia al ejecutarla.
No debemos ver al tiempo como uenemigo, sino al contrario, ucompañero en nuestro camino, ualiado que, si lo manejamos bien
nos podrá dar muchasatisfacciones.
Hay un tiempo para el amor y e
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romance, para el júbilo y ltristeza. Hay un tiempo pararelajarse y un tiempo para ponerse
al día con nuestras tareas. Pero lomportante es estar al control detiempo, no importa la
circunstancias por las que estemopasando.
Existen diferentes percepcione
con respecto a este aspecto, quelamamos tiempo, pero al final, lomportante es llegar a tiempo para
todo en el fluir normal y natural da vida y de lo que nos rodea.
Debemos estar en control de
nuestra gestión para poder esta
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preparados para la cantidad denformación, situaciones vivencias que hoy en día no
bombardean a cada segundo.
Si así lo estamos, por más que
venga lo que venga podrás ver tu
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