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L’ORGANISATION ET LES ACTIVITĒS D’UN
SERVICE DU PERSONNEL
Cesson Sévigné, le 20 mars 2006
Témoignage sur les réalités d’un service du personnel
1ère partie
Laurence BILLABERT - DRH de Cesson-Sévigné
I - Caractéristiques des effectifs du service municipal de Cesson Sévigné
Combien ? Leur statut ? Où travaillent t-ils ? Dans quelle filière ? Evolution de l’effectif et structure d’âge
II - L’organisation de la direction des ressources humaines
Organigramme de la ville Les missions de la direction
des ressources humaines Composition, évolution, fonctionnement,
activités
III - Fonctionnement du service
Production de la paie Le budget du personnel La gestion des contrats des non-titulaires La gestion de la carrière des titulaires Les conditions de travail et la maladie La gestion prévisionnelle des emplois et des
compétences L’intégration des nouveaux agents et
le dialogue social Le secrétariat Le secteur des écoles et le nettoyage
Le positionnement du responsable du personnel
et activités du service
2e partie
Jocelyne Lebret, DRH de Mordelles Jean-Yves Coutaud, DGA et responsable
Finances/Personnel de Saint Grégoire
I - R2H35 : Réseau Ressources Humaines d’Ille et Vilaine
Naissance du réseau Un réseau pour communiquer Qui sommes-nous, d'où venons-nous ?
II - Le rôle et positionnement d’un responsable des ressources humaines
Au sein de l’organigramme des différences et un souhait commun
Evoluant selon la taille de la collectivité « Au centre de tout » « En équilibre »
L’organisation des services du personnel territorial :
des constantes, des contrastes
3e partie
Loïc BRĒMAUD, consultant au CDG 35
I - Un secteur d’activité longtemps dédaigné
Le personnel de « la communale » longtemps déqualifié
Longue histoire de subordination du personnel communal
Faible attractivité de la « fonction communale »
Jusqu’aux lois de décentralisation, faible niveau de qualification des agents et importance du recrutement social
Faible niveau d’encadrement. Le grade d’attaché communal n’est créé qu’en 1978
Des services du personnel, longtemps limités à une gestion mécanique
La fabrication de la paie et la gestion de la carrière, longtemps noyaux durs des activités du service
Activités fréquemment réalisées par des comptables à temps partagé
Secteur d’activité longtemps non-qualifié, s’appuyant sur une tutelle et des règles impersonnelles
II - La nécessaire professionnalisation des services du personnel
Les lois de décentralisation : un tournant historique
La fin de la tutelle et de la « communale » : assurer des missions nouvelles
L’attractivité de la territoriale : le développement de la catégorie des cadres territoriaux
La décentralisation et la nécessaire professionnalisation des agents territoriaux
La montée rapide des effectifs et niveaux de qualification
Les enjeux nouveaux de la gestion de personnel
Doter sa collectivité d’agents professionnels pour répondre aux projets des élus, faire face au désengagement de l’Etat
Participer à maintenir un haut niveau de motivation et d’engagement pour répondre à une demande sociale plus diversifiée
Adapter les profils et les métiers pour faire face à la montée en puissance de la mécanisation et informatisation, de la spécialisation
III - Quelle mode d’organisation en gestion de personnel pour les collectivités ?
Plus de150
agents
Le DGS, le DRH d’une commune de plus de
10000 habitants, d’une communauté d’agglo, du
Département, de la Région
Les acteurs principaux de la gestion de personnel dans les
collectivités
Les élus, le SG et le chargé de personnel d’une commune de
3500 habitants, d’une communauté de
communes
Les élus, le SG et le chargé de personnel d’une commune de
3500 habitants, d’une communauté de
communes
50 agents
Le DGS et le responsable de personnel d’une
commune de5000 habitants
Le DGS et le responsable de personnel d’une
commune de5000 habitants
100 agents
Les élus, la secrétaire de mairie,
le responsable du syndicat
Et/ou son adjoint(e)
Les élus, la secrétaire de mairie,
le responsable du syndicat
Et/ou son adjoint(e)
10 agents
La gestion du personnel et la petite collectivité
Une activité partagée entre la secrétaire de mairie et une adjointe
Une activité exercée dans un cadre polyvalent
Forte implication des élus dans la partie la plus stratégique
Externalisation de nombreuses activités vers les institutions de la FPT
Un niveau de cadre
10 agents
50 agents
- Importance de l ’oral
- Fonctionnement « familial »
Deux niveaux de cadre
trois niveaux de cadre
100 agents
Plus de150
agents
- Importance de l’écrit
- Formalisation des règles et des procédures
Qui
fai
t qu
oi
en m
atiè
re
de g
estio
n de
per
sonn
el ?
Dans de plus grandes collectivités, une combinaison plus complexe
Le service du personnel : un des services fonctionnels
Responsables de service :
Contrôlent le présentéisme, évaluent le personnel, définissent les objectifs,
assurent de bonnes conditions de travail
Elus et Direction générale :
prennent les décisions en matière de recrutement, organisation du travail,
avancement
Déterminer un mode
de partage cohérent
Le responsable du personnel
se porte garant de la politique des élus en
matière de personnel, du respect des règles,
centralise les informations en matière de personnel, rédige des plans d ’action, gère les
relations sociales
Une fonction partagée
Optimiser l’organisation du service du personnel
Le service du personnel ne se limite pas aux fonctions de son responsable
Un partage du travail entre membres du service dans le cadre d’une réelle délégation
Partager le travail en se centrant sur les clientèles internes : un agent, un interlocuteur
Développer un mode de classement papier et numérique collectif
III - Responsable du personnel : un positionnement complexe
Un rôle à la croisée de trois dimensions
Un positionnement en tension
Faire appliquer les décisions des élus et DGS en matière de personnel
Garder la confiance des agents pour maintenir des relations sociales harmonieuses
Faire respecter les règles en matière de personnel définies par la loi, les rappeler à des collatéraux et supérieurs hiérarchiques
Garder la confiance des agents, respecter les règles statutaires tout en appliquant
les décisions de l’autorité territoriale
Relais desdécisions de la
direction généraleCoordinateur desrelations sociales
Les règles : lestatut, le droitdu travail, lerèglementintérieur
Le leader social : défenseur des intérêts des agents
Relais desdécisions de la
direction généraleet de la pression
des cadres
Coordinateur desrelations sociales
Les règles àportée
générale : lestatut de laFPT, le droit
du travail
La courroie de transmission de l’encadrement
Relais desdécisions de la
direction généraleet de la pression
des cadres
Coordinateur desrelations sociales
Les règlesdéfinies
localement :règlementintérieur,
Maintenir un positionnement « en ligne de crête »
Participer à la définition des règles, à leur communication
Assurer la cohérence des règles Ne pas confondre application des règles
et rigidité Tenir compte des petites et de la grande
histoire de la collectivité Maintenir un comportement de discrétion Savoir dire non, argumenter, convaincre
La place du service du personnel dans la prévention des risques professionnels
4e partie
Sébastien HUBERT, conseiller en prévention au CDG 35 Laurence BILLABERT, DRH de Cesson-Sévigné
I - Les enjeux de la prévention
Social
Ce qui est évoqué après un accident
Pour la collectivité Réduction de l'absentéisme Diminution des coûts de fonctionnement Meilleur service rendu Amélioration de la qualité du travail Augmentation de l'efficacité des services
LES ENJEUX DE LA PREVENTION
Pour l'agent Santé préservée Bien être au travail Vigilance accrue Meilleure motivation Meilleure connaissance du travail Reconnaissance dans le travail
I - Les enjeux de la prévention (suite)
Social
Financier
COÛT INDIRECT = 1 à 5 x Coût direct
Coût des accidents de travailCoût des accidents de travail
COÛT GLOBAL = Coût direct + Coût indirect
Exemples de coûts indirects : salariaux, du matériel, de remplacements, juridiques, sociaux, frais médicaux
Coût moyen d’un accidentCoût moyen d’un accident
7 600 Euros
91 000 Euros
Coût moyen direct d’une maladie Coût moyen direct d’une maladie professionnelleprofessionnelle
I - Les enjeux de la prévention (suite)
Social
Financier
Pénal
Responsabilité en HS
Règles applicables
Les acteurs de prévention
RéglementationRéglementation
Décret n° 85.603 du 10 juin 1985, modifié
CO
DE
DU TRA
VAIL
Responsabilité pénaleResponsabilité pénale
Nouveau code pénal au 01.03.1994
Infraction
Atteinte involontaire à la vie ou à l'intégrité physique ou psychique de la personne
Fait causé par maladresse, imprudence, inattention, négligence ou manquement à une
obligation de sécurité ou de prudence imposée par la loi ou les règlements
Fait d'exposer directement autrui à un risque immédiat
Mise en danger de la personne
"Il y a également délit..., sauf si l'auteur des faits a accompli les diligences normales compte tenu, le cas échéant, de la nature de ses missions ou de ses fonctions, de ses compétences ainsi que du pouvoir et des moyens dont il disposait".
Responsabilité pénaleResponsabilité pénale (suite) (suite)
Art. 121-3
(modifié par la loi 96-393 du 13 mai 1996)
PALAIS DE JUSTICE
SanctionsSanctions
Infraction de mise en danger : 15 000 € 1 an
SANCTIONS
Simpleimprudence
Manquementdélibéré
Atteinte à l'intégrité sansincapacité de travail
150 € 1500 €
Incapacité de travail inférieure ouégale à 3 mois
1500 € 1 an
15 000 €
Incapacité de travail supérieure à3 mois
2 ans
30 000 €
3 ans
45 000 €
Homicide involontaire 3 ans
45 000 €
5 ans
76 000 €
INFRACTIONS
II - Les acteurs de la prévention
Servicedu personnel
ACMOAgents
Responsablesde services
Autoritéterritoriale
ACFI
En l’absence d’une politique de prévention : Les constats
La satisfaction de l’usager sans tenir compte des conditions de travail de l’agent
L’organisation en place ne facilitant pas la circulation de l’information La motivation de l’encadrement visant exclusivement à la conformité
réglementaire La nécessité d’une politique de prévention perçue que du point de vue
de la responsabilité pénale et faisant abstraction des autres enjeux La préoccupation des règles que lorsque la collectivité a atteint
un niveau de gravité élevé L’absence de tableaux de bord, de statistiques, d’analyse des situations
de travail Des problèmes de diffusion de l’information, de ressources documentaires Une non définition d’indicateurs, d’objectifs, d’organisation Un manque d’échanges, une absence de pratique de réseaux,
de retours d’expérience
Un moyen : la mise en place d’une politique de prévention Un moyen : la mise en place d’une politique de prévention des risques professionnels adaptée à la collectivité des risques professionnels adaptée à la collectivité
Une démarche de prévention : Oui mais comment ?
Structurer pour être efficace !
Prévention ?
Protection ?
Formationsécurité ?
Conformité ?
Gestion desproduits ?
Procédures ?
Fiche de sécurité ?
Médecineprofessionnelleet préventive ?
Mise auxnormes ?
Acheter desEPI ?
Autorisations
Une politique de prévention : Sa construction
Des objectifs :
Sécurité, qualité, satisfaction de l’usagerSécurité, qualité, satisfaction de l’usager
Définir des objectifs à atteindreDéfinir des objectifs à atteindre
Des moyens : Humains et organisationnelsHumains et organisationnels internes (ACMO, CTP…)internes (ACMO, CTP…) externes (ACFI, conseiller en prévention, externes (ACFI, conseiller en prévention,
médecine professionnelle…)médecine professionnelle…)
TechniquesTechniques
Economiques (prévision budgétaire)Economiques (prévision budgétaire)
Pour assurer les objectifs à atteindrePour assurer les objectifs à atteindre
Des droits et des devoirs : Impulsion d’une dynamique par l’éluImpulsion d’une dynamique par l’élu
Participation de chacun dans une pratique quotidienneParticipation de chacun dans une pratique quotidienne
Prise de conscience collectivePrise de conscience collective
Pour rappeler les rôles des différents acteursPour rappeler les rôles des différents acteurs
•Évaluations annuelles
•Registres, ….
•Analyses AT
Plan d’action
Plan de form
ation
Suivi
Plan d’action Hiérarchisationdes risques
Identificationdes risques
Engagement de la collectivité
Organisatio
n•Règlement intérieur
•Planification de l’organisation de la prévention•Définition des acteurs (ACMO, ACFI, MPP et CTP/CHS)
•Fiches de postes
Retourd’expérience
Organisation du travail
Conception de locaux de travail
Choix de matériel
Les mesures de prévention
Travail +
Environnement
PREVENTION DES ACCIDENTS
DE TRAVAIL
Accident de travail
Protection collective
Protection individuelle
Consignes de sécurité
PREVENTION INTEGREE
Risque
PREVENTION DES RISQUES
PROFESSIONNELS
Formation
Transformation de l'outil de travail
Aménagement de poste de travail
Le rôle du responsable de personnel
Pilote de la démarche Concepteur de la fiche de poste (intégration de la sécurité) Concepteur du plan de formation (autorisation de conduite, habilitation
électrique,…) Centralisateur et diffuseur des informations Suivi des indicateurs (stats, bien-être, ambiance…) Relation étroite avec la médecine professionnelle
et préventive Suivi des acteurs et de leurs actions Relais des cadres Coordonnateur entre les partenaires internes et externes Soutien de l’action de l’ACMO Animateur du CTP/CHS
Les outils à disposition des DRH
1. Les outils de gestion des ressources humaines
Fiches de poste Évaluation annuelle Formation/sensibilisation
2. Les règlements et registres Planification de la prévention règlement intérieur Registres (HS, DGI, Incendie, AT…)
3. Les outils d’analyses Document unique d’évaluation des
risques Analyse AT Analyse de l’absentéisme
4. Les outils de communication Accueil sécurité de l’agent Fiches de prévention/ Info santé
5. Les rapports et études Rapport annuel de la MPP Fiche des risques professionnels Rapports de l’ACFI Retour d’information des ACMO Rapports du CTP/CHS Études (CDG, acteurs, partenaires
extérieurs…) Assistance par des partenaires
(CDG, organismes privés de contrôle et de conseils, associations, réseaux…)
L’activité Prévention se tient à votre disposition pour de plus amples
renseignements.
Sébastien Hubert, Estelle GENETAY
(de A à M) (de N à Z)
02.99.23.31.20. ou 02.99.23.41.33.
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