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Kontext-Indexierung in Dokumentenbeständen
Ein innovativer Beitrag der Dokumentenverwaltung für betriebliches
Wissensmanagement
Vortrag auf dem Workshop:
Erfolgsfaktoren bei der Einführung von Wissensmanagement-Lösungen,
GI-Tagung Informatik 2002, Dortmund
Joachim Hinrichs, Brigitte Nagler und Margita Zallmann
Universität Bremen
ProWis
Projektübergreifendes Wissen imtechnischen Bereich
Das Projekt wird gefördert durch:
Bremer Landesprogramm Arbeit und
Technik und
Europäischen Sozialfonds
Gliederung des Vortrags
1. Problemstellung Dokumentenverwaltung
2. Grundlegende Anforderungen
3. Kernpunkte des Dokumentationskonzeptes
4. Kontext-Indexierung über die Doku-Tools
5. Fallstudie zur Einführung des Konzepts
1. Problemstellung Dokumentenverwaltung
• Dokumentenverwaltung erfordert
Organisation und Ordnung
• Hierarchische Ordnerstruktur als Hilfsmittel
• Einsatz in der Konstruktion -
als Projektstruktur, für Varianten und
Versionen
1. Problemstellung Dokumentenverwaltung
1. Problemstellung Dokumentenverwaltung
• Verzeichnisse in Funktion von Stücklisten
• Auflösung der Zusammenhänge durch
Bereitstellung, Rückkopplungsschleifen und
Projektabschluss
• Verlust der Nutzungskontexte und Sichten
• Verlust von Fachwissen und Know-how um die
Dokumente und Arbeitsvorgänge
Fertigung /Einkauf
Anlagen-betreiber
Anlagen-Verwaltung
Anlagenplanung
Montage / Instandhaltung
126 x 45
?
• Abteilungen haben unterschiedliche Ordnungsstrukturen.
• Zu finden sind unterschiedliche Nutzungs-kontexte und Sichtweisen auf die Dokumente.
• Im Prozess stehen die Arbeitsdokumente ständig in neuen Kontexten und Strukturen.
• Zurückliegende Zusammenhänge gehen verloren.
KonstruktionAuftrag123456ÄnderungPumpwerkStandort Mitte... - ... - ...
Unterschiedliche Nutzungs-kontexte und Perspektiven im Arbeitsprozess
2. Grundlegende Anforderungen
• Beschreibung und Sicherung der
Arbeitszusammen-hänge als Know-how um
die Vorgänge
• Bereitstellung und Ergänzung der
Informationen in übergreifenden Prozessen
• Unterstützung der Dokumentation als
zusätzliche Arbeitsaufgabe (Archivierung)
3. Kernpunkte des Konzeptes
• Wissensmanagement-Ansatz mit Fokus
auf Dokumentenverwaltung
• Arbeitsstrukturen bilden die
Ausgangsbasis
• Dokumentation stützt sich auf die Ordner
und die enthaltenen Dokumente
3. Kernpunkte des Konzeptes
• Dokumentation dient dafür, die
Nutzungskontexte und Sichtweisen zu
beschreiben und festzuhalten
• Die Kontext-Indexierung beinhaltet den
gezielten Einsatz zusätzlicher Dokumentations-
Tools
• Dokumentation erfolg von den Akteuren selbst
und gründet auf deren Kompetenz
3. Kernpunkte des Konzeptes
• Meta-Ebene der Dokumentation ermöglicht ein
übergreifendes Verständnis und eine
Kooperation
• Dokumentation erfolgt als
prozessbegleitender, bereichsübergreifender
Vorgang
• Strategie zur Wissensgenerierung, zum
Wissens-austausch und als Basis für
kooperative Arbeit
Fertigung /Einkauf
Anlagen-betreiber
Anlagen-Verwaltung
Anlagenplanung
Montage / Instandhaltung
126 x 45
?
$€ §%
Konstruktion
Datei: Zeichnung PW 123456
Projekt: PW Weserstr.
Auftrags-Nr.: 123456
Dok-Typ: Zeichnung
Anlage / Ort: Weser/ Elbstr. 9834
Bearbeiter: Wachmann
Archivplatz:
Techn. Platz:
Kommentar: JH-02
Arbeitsstand: CAD-Variante III
Datei: Zeichnung PW 123456
Projekt: PW Weserstr.
Auftrags-Nr.: 123456
Dok-Typ: Zeichnung
Anlage / Ort: Weser/ Elbstr. 9834
Bearbeiter: Wachmann
Archivplatz: Netzarchiv 1998/IV
Techn. Platz: Pump.-Halterung 07
Kommentar: Inst.-haltung V98 JH
Arbeitsstand: CAD-Variante III
Anl.-Änderung /EM0
Pumpwerk\Stadtmitte\Weser\CAD
Datei: Zeichnung PW 123456
Projekt: PW Weserstr.
Auftrags-Nr.: 123456
Dok-Typ:
Anlage / Ort: Weser/ Elbstr. 9834
Bearbeiter:
Archivplatz:
Techn. Platz:
Kommentar:
Arbeitsstand:
Auftrag123456ÄnderungPumpwerkStandort Mitte... - ... - ...
• Übergreifender Dokumentationsansatz, um jeweilige Kontexte und Sichten zu sichern.
• Ergänzung der Informationen in einem kontinuierlichen Prozess.
• Erschließung der Kontexte auf Basis der Ordnerstruktur, um die Zusammenhänge der Dokumente als Know-how zu sichern.
Übergreifende Dokumentation der Arbeitsvorgänge
4. Kontext-Indexierung
• Indexierung und das Arbeiten in Ordnerstrukturen
werden systematisch miteinander verbunden
• Kontext-Indexierung beinhaltet das Prinzip, im
gleichen Kontext stehende Dokumente gleichartig
zu beschreiben
• Dokumentation wird durch die Doku-Tools
unterstützt
• Arbeitsweisen als Basis der Ausgestaltung
(Stücklisten)
4. Kontext-
Indexierung
Auswahl der Ordner
Pre- /Post-
Indexierung
4. Kontext-
Indexierung:
Konfiguratio
n
der Quellen-
und Ziel-
Filter
126x45
$€ §% Fertigung /
Einkauf
Anlagen-betreiber Virtuelle
Stückliste Pos. 1Pos. 2Pos ...
Anlagen-Verwaltung
Anlagenplanung
Montage / Instandhaltung
126 x 45
?
$€ §%
ArbeitsstandCAD V. III Anlage ?
Zugriff auf Arbeitsstände und Dokumente über die Dokumentation
Konstruktion
Datei: Zeichnung PW 123456
Projekt: PW Weserstr.
Auftrags-Nr.: 123456
Dok-Typ: Zeichnung
Anlage / Ort: Weser/ Elbstr. 9834
Bearbeiter: Wachmann
Archivplatz:
Techn. Platz:
Kommentar: JH-02
Arbeitsstand: CAD-Variante III
Datei: Zeichnung PW 123456
Projekt: PW Weserstr.
Auftrags-Nr.: 123456
Dok-Typ: Zeichnung
Anlage / Ort: Weser/ Elbstr. 9834
Bearbeiter: Wachmann
Archivplatz: Netzarchiv 1998/IV
Techn. Platz: Pump.-Halterung 07
Kommentar: Inst.-haltung V98 JH
Arbeitsstand: CAD-Variante III
Anl.-Änderung Halt.
EM 0299 / Genehm.
Pumpwerk\Stadtmitte\Weser\CAD
Datei: Zeichnung PW 123456
Projekt: PW Weserstr.
Auftrags-Nr.: 123456
Dok-Typ:
Anlage / Ort: Weser/ Elbstr. 9834
Bearbeiter:
Archivplatz:
Techn. Platz:
Kommentar:
Arbeitsstand:
Auftrag123456ÄnderungPumpwerkStandort Mitte... - ... - ...
5. Fallstudie
Begleitung bei der Neuorganisation der
Dokumentenverwaltung
Der „Fallstudienbetrieb“
• Tätig in der Abwasserwirtschaft
• Problemlagen in der Konstruktion
• Fehlende Dokumentenverfügbarkeit
• Erhöhter Aufwand in der Projektbearbeitung
• Einbezug der IT-Abteilung bezüglich DMS
5. Fallstudie
Erweiterung der Sicht
• Ursprünglicher Bedarf der
Konstruktionsabteilung erweitert um die
unternehmensweiten Anforderungen
• Abteilungsübergreifende Perspektive der
Dokumenten-verwaltung hinsichtlich einer
betrieblichen Kooperation
5. Fallstudie
Organisationale Verankerung des
Vorhabens
• Anfangs als abteilungsbezogene
Aufgabenstellung
• Inzwischen übergreifender Ansatz, unterstützt
von der Geschäftsführung und den
Abteilungen
• Bereitstellung der personelle und finanziellen
Ressourcen für das Konzept (z.B.
Projektboard)
5. Fallstudie
Einbezug der betrieblichen Akteure
• Information der Mitarbeiter
• Interviews und Expertengespräche
• Feedback an die Mitarbeiter
• Einrichtung von Arbeitsgruppen
• Übergreifende Gesprächsrunden und
Workshops
5. Fallstudie
Benutzungsorientierte Erprobung des
Systems
• Durchführung von Pilotmaßnahmen
• Erhebung und Dokumentation der
Schwierigkeiten
• Erweiterung der systemischen
Anforderungen
• Verbindung mit arbeitsorganisatorischen
Fragen
• Erprobung zusätzlicher Dokumentations-
Tools
5. Fallstudie
Stand des Projektes
• Sollkonzept konkretisiert, genehmigt und
begonnen.
Beginn der Umsetzung:
• Organisation - Veränderung der Vorgänge
• Technik - Test des Systems und der Prototypen
• Qualifikation – Schulungsmaßnahmen
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