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CONDUIRE une REUNIONCONDUIRE une REUNION

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CONDUIRE une REUNIONCONDUIRE une REUNION

OBJECTIFSOBJECTIFS:

� Être plus efficace dans ses réunions

� Mieux les animer et les contrôler

� Connaître les différents outils et techniques d’animation

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Les CAUSES de l'INEFFICACITÉLes CAUSES de l'INEFFICACITÉ:

information insuffisante: pas d'apport

pas d'objectif

pas de méthode

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Pour conduire une réunion, il faut:Pour conduire une réunion, il faut:

un animateur de séanceun animateur de séance

un secrétaire de séanceun secrétaire de séance

des participantsdes participants

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l’animateur de séancel’animateur de séance

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le secrétaire de séancele secrétaire de séance

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les participantsles participants

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Choisir les participantsChoisir les participants==

Evaluer la contribution de chacunEvaluer la contribution de chacun

Fournir des informationsFournir des informationsDonner des conseilsDonner des conseilsOffrir une compétence spécifiqueOffrir une compétence spécifiqueAutoriser une actionAutoriser une action

Participants permanents Participants permanents Participants invitésParticipants invités

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PREPARATION EN AMONT:PREPARATION EN AMONT:

ObjectifsObjectifsPréparation / InformationPréparation / InformationOrdre du JourOrdre du JourInvitation / Convocation des ParticipantsInvitation / Convocation des ParticipantsDurée, Jour, HeureDurée, Jour, HeureLa Salle et sa dispositionLa Salle et sa dispositionLe matériel nécessaireLe matériel nécessaire

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Les OBJECTIFS:

Déterminer à l'avance l'objet de laréunion

Le but doit être clair pour tous les

participants

QUI?

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POURQUOI une REUNION?

Informer - Echanger - DéciderRésoudre un conflit - Créer quelque chose - Faire le point

Echange d'informationsEchange d'informationsdescendantes ou ascendantesdescendantes ou ascendantesavec prise éventuelle de décisionavec prise éventuelle de décision

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Pour INFORMER

ANIMATEUR

PARTICIPANTS

InformationsDemande d'infocomplémentaires

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Pour ECHANGER des points de vue

ANIMATEUR

PARTICIPANTSAvis

RégulationRelance Thème

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Pour DECIDERPropositions d'Action

Pour TROUVER un ACCORDRôle de Médiation, Arbitrage

Pour PRODUIRERéunion créative, Brainstorming

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Pour FAIRE le POINTPour FAIRE le POINTRéunion cycliqueRéunion cyclique

Le COMITE de PILOTAGE d’un Projet Le COMITE de PILOTAGE d’un Projet

Maîtrise d’ŒuvreMaîtrise d’Œuvre&&

Maîtrise d’OuvrageMaîtrise d’Ouvrage

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Une REUNION se prépare:

l'enjeu: Réunir au bon endroit et aumoment idéal

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Une REUNION se prépare:

Fixer la date et l'heure Indiquer le lieu, la duréeStructurer un ordre du jour motivant

Communiquer ces informationsà l'avance

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Le RYTHME de la REUNION

Attention

Creux ludique

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Le RYTHME de la REUNIONLe creux ludique:Le moment où tout le monde se déconnecte: agitations, rires, mouvements de pieds.Il est naturel, psychologique.L’animateur doit le sentir, l'accepter voire le favoriser:C’est le temps de la PAUSE

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Une REUNION se prépare:

REGLER les ASPECTS PRATIQUES:Equipements audiovisuelsTableau, PaperboardCopies des documents à remettreSupport de prises de notesDisposition de la salle

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Une REUNION se prépare:

Elaborer

Un ORDRE du JOUR

dans la CONVOCATION

L’envoyer à l’avance pour que chaque

participant puisse se préparer

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Un EXEMPLE

d’ORDRE du JOUR

et de CONVOCATION

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Rôle de l'animateurFacilitation:Règles du jeu, tour de table, objet, participation

Régulation:Neutralité, reformulation, écoute, adhésion

Production:Inciter les échanges pour parvenir à

des résolutionsdes conclusionsdes solutionsdes décisions

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Rôle de l'animateur:Médiateur ou Arbitre

GERER les PROBLEMESFAIRE FACE aux PERTURBATIONS

LAISSER EXPRIMER tous les POINTS de VUE

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Rôle du participant

Jouer un rôle actifJouer un rôle actif

Se préparer en conséquence

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2 PRINCIPES:

ÊTRE VU et ENTENDU

ECOUTER les AUTRES

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L'OUVERTURE de la REUNION

Il faut rappeler clairement:

L’objectif: le reformuler pour qu’il soit compris.

Les méthodes prévues:moyen de communication: tour de table,expertmoyen d’analyse: historique, problématiquemoyen de décision: voteprise de notes: secrétaire, enregistrement

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L'OUVERTURE de la REUNION

Il faut rappeler clairement:

Le temps imparti:Fixer une limite et s'y tenirQualité de commencer et de finir à l'heure.

L'information nécessaire:Faire un résumé rapide de l'information

nécessaire à une meilleure compréhension des objectifs

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Les STYLES d'ANIMATION

Il faut s'adapter aux personnalités:

Encourager les timides à participer Contrôler les caractères dominateurs S'assurer que chacun puisse s’exprimer en bénéficiant du même temps de parole

Contrôler une réunion, c’est anticiper les problèmes, c’est déceler les signes négatifs et positifs

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Le COMPTE RENDU de REUNION

A rédiger juste aprèsStyle simple

Structure adaptéeViser l'ESSENTIEL

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Le COMPTE RENDU de REUNION

Un EXEMPLE de CONTENU

COMMENTAIRES

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