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Manuale d’usoper la gestionedella IntranetEuropea Eurodeskversione 1.2010
Intr
anet
Euro
pea E
uro
desk
IntranetEuropeaEurodesk
4 Intranet Europea Eurodesk
Istallazione
Prima configurazione
Struttura della Intranet
Cenni principali sull’usodella intranet
Indice
5
7
11
15
5Intranet Europea Eurodesk
Intranet
Installazione
1. Introduzione
La Intranet Nazionale dedicata alla Rete Europea Eurodesk è basata sul software
FirstClass, sviluppato dalla ditta canadese OpenText.
FirstClass rappresenta una delle più avanzate e apprezzate soluzioni per la
comunicazione, lo scambio e la collaborazione per scuole, organismi di formazione e
aziende, con un alto grado di flessibilità e scalabilità ed una curva di apprendimento
all’uso particolarmente breve.
La Intranet collega oltre 1000 Punti Locali (PL) delle Reti Nazionali dei 30 Paesi
Europei appartenenti alla Rete Europea Eurodesk.
6 Intranet Europea Eurodesk
2. Installazione del software FirstClass
Tutti i file necessari per l’installazione del client per il collegamento alla Intranet sono
contenuti nel CD accluso a questo manuale, ovvero sono disponibili nella Intranet
stessa (IT Files > Software Eurodesk).
Per procedere all’installazione in un PC dotato di sistema operativo MS Windows
basterà prestare attenzione al procedimento che segue:
a. localizzate la cartella software/intranet all’interno del CD in dotazione
b. aprite la cartella e localizzate il file FC9124IT.exe (ossia, il client di FirstClass
versione 9.12 in lingua italiana) presente nella cartella “Intranet”,
c. eseguite (singolo o doppio clic a seconda della configurazione del vostro PC)
il file FC9124IT..exe,
d. cliccate su Avanti > e Sì ogni volta che vi viene proposta una schermata
ed, infine, cliccate su Fine.
Se l’installazione è andata a buon fine, si lancerà automaticamente il client FirstClass
e vi si proporrà la maschera seguente:
Figura 1
Si può dunque procedere alla prima configurazione del client.
7Intranet Europea Eurodesk
Prima configurazione
Cliccate sul bottone Avanzato presente nella maschera del Login
vedi Figura 1: vi si aprirà la maschera riportata qui di seguito:
Figura 2
Cliccate ora sul bottone Configura in modo da avviare la prima configurazione.
vedi Figura 3
8 Intranet Europea Eurodesk
Nel campo ID_utente digitate l’identificativo fornitovi; per esempio: IT002.
Nel campo Password digitate la password di prima configurazione
Figura 3
Attenzioneper ragioni di sicurezza e privacy, la password andrà poi cambiata a vostro
piacimento al secondo collegamento (vedi istruzioni a pagina 19).
Quindi, nel campo Server digitate: mail.eurodesk.eu vedi Figura 3
Cliccate su Salva in modo che la configurazione sia registrata e rimanga disponibile
per tutti i successivi collegamenti.
9Intranet Europea Eurodesk
Ritornerete automaticamente sulla maschera iniziale del Login e sia la ID_utente, sia
la Password dovrebbero essere visibili, come riportato nella Figura 1.
Cliccate infine su Login (freccia bianca verso l’altro) per attivare la connessione1.
AvvertenzaQualora il Login non avesse successo (MESSAGGIO DI ERRORE: Non esiste un server First Class con questo nome), è possibile che abbiate attivo un firewall nella vostra rete locale di PC.Seguite dunque le istruzioni riportate a pagina 20 per risolvere il problema.
Se la prima configurazione è andata a buon fine, avviata la connessione apparirà sul
vostro schermo la seguente maschera:
1 È necessario che il PC sia già collegato ad internet. Qualora non lo fosse, connettersi ad internet e quindi attivare la connessione.
10 Intranet Europea Eurodesk
Figura 4
Se l’immagine di sfondo della maschera non fosse quella visualizzata in Figura 4,
procedete in questo modo:
dal menù Visualizza > Cambia Proprietà Vista > Sfondo vedi Figura 5 selezionate
(o digitate) nel campo Immagine lo sfondo denominato ITdesktop(1024).png;
quindi selezionate la casella in corrispondenza di Usa immagine di sfondo e Testo
trasparente ed infine confermate con Applica e OK.
Figura 5
11Intranet Europea Eurodesk
Struttura della Intranet
La Intranet è strutturata sulla base di 7 sezioni vedi Figura 3:
• Personale• Database e files• Progetti• Documentazione• Comunica con la rete Italiana• Comunica con la rete Europea• Formazione e Coordinamento
Di seguito è fornita una rapida guida ai contenuti di ogni singola sezione.
Prima di elencarli, va evidenziata una caratteristica importante e comune a tutti gli
oggetti (cartelle, messaggi, file) contenuti nella Intranet: la bandierina rossa!
L’indicazione di bandierina rossa avverte della presenza di un oggetto (messaggio,
file, ecc.) non ancora letto/consultato da parte dell’utente.
La bandierina rossa scomparirà non appena l’oggetto viene aperto/letto/consultato.
PersonaleLa cartella mailbox è la casella di posta
elettronica personale collegata all’ID_
utente. Si può utilizzare qualora si voglia
inviare messaggi diretti ad altri utenti della
Intranet, nonché a qualunque indirizzo di
posta elettronica fuori della Intranet.
La cartella mailbox può anche ricevere
messaggi di posta elettronica inviati da
internet:
l’indirizzo da comunicare agli utenti esterni alla Intranet sarà del tipo: ID_utente@
eurodesk.eu (seguendo l’esempio utilizzato al capitolo 2, l’indirizzo di posta
elettronica da fornire sarà: it002@ eurodesk.eu).
12 Intranet Europea Eurodesk
Address bookRubrica degli indirizzi personale; da questa posizione è possibile creare proprie
liste di distribuzione, nuovi contatti, ecc.
CalendarCalendario Eventi personale
Database e filesBandi: contiene la documentazione
disponibile sulle iniziative comunitarie
presenti nel database;
Database: contiene gli aggiornamenti
periodici del database off line;
IT Files: contiene documentazione/
presentazioni/software in uso presso la
rete Eurodesk
Affluenza: contiene i riferimenti all’uso
del sistema di gestione Turnout.
Documentazione
IT Novità: contiene giornalmente nuove
news dal mondo delle politiche giovanili a
dimensione europea;
FAQ Programmi: contiene FAQ sui
programmi comunitari di maggior
interesse;
Bollettini: contiene newsletter e bollettini
prodotti dagli enti facenti parte della rete
Eurodesk;
Buone Prassi: contiene indicazioni e
materiali su buone prassi nel campo
dell’informazione/partecipazione giovanile;
Help: contiene le istruzioni generali
sull’utilizzo del client della Intranet. (In
lingua inglese).
13Intranet Europea Eurodesk
DocumentiSCN: contiene informazioni operative sulla
gestione del progetto SCN a livello locale;
Progetti di rete: contiene indicazioni sui
progetti di rete realizzati a livello locale;
Action Week: contiene informazioni
sulla settimana europea dei giovani,
appuntamento periodico promosso dalla
Commissione Europea e cogestito su base
nazionale dalle reti Eurodesk;
Portale dei Giovani: offre la possibilità
per i PLD di segnalare siti web ed
esperienze da rendere visibili sul portale
europeo dei giovani.
Comunica con la Rete ItalianaIT Rete Eurodesk: E’ la cartella di posta
elettronica generale leggibile da tutti gli
utenti della Intranet. Qualora si voglia
comunicare con tutti gli utenti (p.e.,
l’invio degli auguri per le festività), basterà
scrivere il messaggio in questa cartella.
Qualunque risposta ad un messaggio
contenuto in questa cartella, sarà visibile a
tutti gli utenti della Intranet.
Lavoro: cartella contenente informazioni
relative all’argomento “lavoro”
Istruzione: cartella contenente
informazioni relative all’argomento
“istruzione”
IT Calendar: Calendario condiviso, per
l’indicazione di iniziative ed eventi che si
realizzano a livello locale.
Il funzionamento è analogo a quello del
programma Microsoft Outlook.
14 Intranet Europea Eurodesk
Comunica con la rete EuropeaQuesta sezione è visibile a tutta la Rete Europea Eurodesk. La lingua di lavoro è l’inglese.
Partner search: cartella contenente
richieste/offerte di partenariati per la
partecipazione a iniziative comunitarie;
General: cartella contenente informazioni
di carattere generale;
Mobility: cartella contenente informazioni
riguardanti la mobilità giovanile a
dimensione europea.
Formazione e CoordinamentoCoordinamenti: cartella contenente
informazioni sulle attività di
coordinamento della Rete;
Seminari: segnalazioni di seminari e corsi
di formazione realizzati prevalentemente
all’interno del programma Gioventù in
Azione
15Intranet Europea Eurodesk
Cenni principali sull’uso della Intranet
1. Le operazioni sui messaggi
Gli attributiAll’interno di qualsiasi cartella un messaggio è identificato e descritto mediante
8 attributi qui elencati secondo l’ordine di default:
1. tipo, evidenziato da una icona (messaggio generico, documento, messaggio
particolare di una intranet, ecc.);
1. presenza di almeno un allegato, (segnalato da una piccola icona a forma di
fermaglio);
1. lo status del messaggio: letto, non letto, inviato o non inviato, indicato secondo
la casistica da:
• bandierina rossa: messaggio ancora da leggere / oggetto non aperto/
consultato,
• bandierina bianca: messaggio non ancora inviato,
• nessuna bandierina: messaggio letto o inviato;
• il nome del mittente per i messaggi ricevuti o del destinatario (preceduto da
“A”) per i messaggi inviati;
• le dimensioni del messaggio in kilobytes, comprensivo degli allegati;
• il segno “+”, ad indicare che il messaggio è quello più recente di un gruppo
di messaggi appartenenti allo stesso flusso e derivati da un’origine comune
utilizzando procedure automatiche di creazione come il Rispondi (creazione
automatica dell’intestazione della risposta al mittente), l’Inoltra (invio del
messaggio ricevuto ad un altro indirizzo importando il corpo del messaggio
originario in quello nuovo da inviare), ecc.. Cliccando sopra il simbolo “+” il
gruppo di messaggi omogenei viene esploso cronologicamente rendendo visibile
la lista dei Rispondi (Re:) e Inoltra (Fwd:), ecc. ed eventualmente il messaggio
originario. Il segno “-” indica che il messaggio in oggetto è il più recente tra
quelli che lo seguono, facilmente individuabili grazie ad un rientro nel campo
oggetto. Un click sopra il segno “-” provoca la chiusura della lista. Mediante
16 Intranet Europea Eurodesk
questo strumento messaggi legati tra loro possono essere raggruppati e nascosti
velocemente a vantaggio di una migliore visibilità;
• l’oggetto, ossia la descrizione del contenuto del messaggio (campo compilato a
cura del mittente);
• la data e l’ora di ultima modifica.
L’ordinamentoL’ordinamento dei messaggi interni ad una cartella avviene servendosi degli 8 attributi
presenti nella apposita barra, collocata al di sotto del menù contestuale della cartella.
Dalla barra sono selezionabili, sulla base degli attributi, 8 criteri di ordinamento.
Per i criteri evidenziati da un’icona l’ordinamento consisterà in raggruppamenti di
messaggi per icone omogenee, per le voci ordinabili mediante numeri o lettere,
l’ordinamento sarà alternativamente crescente o decrescente.
Cliccando sul simbolo “+” presente nella barra di ordinamento, tutti i messaggi con
raggruppamenti interni vengono esplosi rendendo visibile la lista di tutti i messaggi
presenti nella cartella specifica (secondo quanto specificato al punto 6 della sezione
precedente). Cliccando sul simbolo “-” tutti i gruppi di file derivanti dallo stesso
messaggio originario vengono compressi sotto la descrizione del messaggio più
recente di ogni raggruppamento. In questo modo la lista dei messaggi viene a ridursi
a beneficio di una migliore visibilità degli stessi.
Indirizzi Intranet ed internetPer gli utenti FirstClass esistono due tipologie di indirizzi di posta elettronica.
Quelli relativi ad utenti appartenenti allo stessa Intranet e quelli relativi ad utenti
esterni (intenet).
Per il flusso di messaggistica del primo tipo (utenti Intranet), il software FirstClass
consente una modalità di indirizzamento facilitato: basta specificare come
destinatario l’ID_utente che si vuole raggiungere. Qualora si digiti solo parzialmente il
nome del destinatario, il sistema provvederà automaticamente al suo completamento
qualora l’ID_utente sia univoco. Nel caso quanto specificato non fosse sufficiente
ad individuare univocamente un destinatario, FirstClass proporrà al mittente di
selezionare il nome tra un elenco di utenti accomunati dalle stesse iniziali. FirstClass
consente comunque ad utenti della stessa Intranet di indirizzarsi posta anche secondo
la modalità Internet.
Per il flusso di messaggistica del secondo tipo (utenti internet), non è prevista
alcuna verifica dell’indirizzo, ad esclusione di una corrispondenza logica che lo
impone essere del tipo: nomedestinatario@nomeserverdiposta, ossia del tipo
pippo@posta.it.
Tutti gli indirizzi degli utenti della Intranet sono disponibili nella Rubrica attivabile dal
menu Collaborare > Directory (ovvero con la scorciatoia CTRL+L).
Gli indirizzi sono ordinati in modalità alfabetica.
InvioPer inviare un messaggio/inviare un file è necessario attivare la cartella che si desidera
debba contenere il messaggio/file (ricordate che la cartella MailBox consente l’invio
di messaggi personali ad altri utenti della Intranet o su internet, ma non l’invio diretto
all’interno delle varie cartella della Intranet).
Dal menù selezionare Messaggio > Nuovo Messaggio: si attiverà la maschera che
segue:
Indica il destinatario
Area di testo del messaggio
Indirizzo della propria struttura a piè di pagina
Allega file al messaggio
Invia messaggio
17Intranet Europea Eurodesk
18 Intranet Europea Eurodesk
Descrizione dei campi • campo Oggetto: > indicare l’argomento del messaggio;
• campo A: > indicare l’ID_utente (ovvero l’indirizzo e-mail internet) del
destinatario e quindi premere invio da tastiera;
• campo CC: > consente di inviare copia del messaggio a un altro utente,
seguendo le regole del campo A:
• campo AREA TESTO > conterrà il vostro testo
Al messaggio potete allegare file utilizzando l’icona corrispondente (un fermaglio
rovesciato) oppure selezionando dal menu File > Allega.
Per inviare il messaggio selezionate Messaggio > Inoltra (oppure semplicemente
cliccate sull’icona posta a sinistra in alto del messaggio). Se il messaggio è stato
inviato senza problemi comparirà sulla sinistra un francobollo.
Salvataggio degli allegatiPer scaricare nel proprio PC gli allegati ai messaggi ricevuti è sufficiente selezionare
con il pulsante di destra del mouse il file dal campo Allegati del messaggio. Si aprirà
una finestra dove sarà richiesto di specificare in quale directory o risorsa del computer
effettuare il download. Di default viene proposta la directory Download interna alla
directory in cui FirstClass è stato installato.
Gestione di particolari allegati Per alcuni allegati FirstClass consente una rapida visualizzazione. La funzione si attiva
con un doppio click del mouse sull’allegato.
Per file di tipo bmp, gif, jpg o txt, FirstClass possiede un visualizzatore dedicato
all’interno del client. Per gli altri tipi di file la visualizzazione avverrà mediante
apertura automatica delle applicazioni ad essi associati a livello di sistema operativo.
19Intranet Europea Eurodesk
2. Altre operazioni
ChatLa chat è un area nella quale due o più persone comunicano in tempo reale scrivendo
con la tastiera e leggendo a monitor.
Selezionando l’icona corrispondente posta sulla barra del menù si
aprirà una finestra dalla quale si potrà, cliccando sul pulsante Invito,
accedere alla lista degli utenti collegati al server (condizione necessaria
per invitare altri a chattare):
selezionando l’utente, questi riceverà un comunicazione per partecipare alla chat.
Qualora questi fosse interessato, cliccando sull’apposito pulsante potrà unirsi alla chat
stessa. Nel caso in cui non ci siano altri utenti collegati al server, il pulsante Invito non
sarà disponibile.
Modifica della passwordDopo il primo collegamento si dovrà cambiare la password associata al proprio
ID_utente.
Selezionare quindi dal menù Collaborare > Cambia Password, inserite la vecchia
password e quindi quella nuova.
PersonalizzazioniE’ possibile personalizzare ulteriormente il vostro accesso sulla Intranet. La
personalizzazione più importante (e che raccomandiamo con i dati indicati di seguito)
è quella relativa al piè di pagina dei messaggi:
• ID_utente
• Denominazione del Servizio
• Nome e cognome del/la referente
• Indirizzo postale
• Telefono/Fax
20 Intranet Europea Eurodesk
Procedete in questo modo:
1. selezionare dal menu Modifica > Preferenze,
2. comparirà la maschera seguente (vedi Figura 6):
3. selezionare la linguetta Messaggistica, quindi Contenuto Iniziale4. nell’area TETSO FIRMA inserite i riferimenti della vostra struttura quindi
“fleggate” la casella “aggiunta automatica della firma ai nuovi messaggi”.
Quindi confermare tutta la procedura cliccando sul bottone “OK”.
Utilizzo della Intranet con reti LAN protette da firewallNel caso il software sia installato in presenza di un firewall (condizione comune
soprattutto alla reti Lan degli enti pubblici) è necessario accertarsi che la porta 510 del firewall sia aperta, sia in ingresso che in uscita.
Tale intervento è necessario per il funzionamento di FirstClass, in quanto il software
deve poter comunicare con il server di Eurodesk (mail.eurodesk.org) inviando e
ricevendo dati.
È bene far sapere ai responsabili IT degli enti che l’apertura della porta 510 sul
firewall non comporta alcun problema in termini di sicurezza: tale porta è infatti
registrata a livello universale unicamente per scambiare pacchetti dati di FirstClass.
21Intranet Europea Eurodesk
Utilizzo della Intranet via webLa Intranet è raggiungibile anche via internet, senza utilizzare il client di FirstClass.
Ciò permette di raggiungere la Intranet da una qualsiasi postazione PC connessa ad
internet, in qualunque Paese del mondo.
L’utilizzo della Intranet via internet consente di operare con tutte le funzionalità
descritte precedentemente.
Per raggiungere la Intranet via internet web è necessario collegarsi all’url:
http://mail.eurodesk.org/login
Una schermata iniziale vi richiederà di inserire la vostra usuale
ID_utente e password.
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