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INDICADORES DE GESTIÓN
AGENDA
1. Sensibilización2. Conceptos3. Indicadores de gestión4. Construcción de indicadores de gestión5. Taller práctico
ACUERDOS DEL TALLER
La Seguridad PrimeroTodos Participan
No Celular
Escuchar
Mucho Trabajo en equipo
Orden
Disfrutar…
Respeto por el tiempo
« Todas las mañanas, en África, una gacela se despierta.
Ella sabe que tiene que correr más rápido que los leones,
ya que éstos normalmente son más rápidos. Si no lo hace
morirá comida por ellos o por otros depredadores.
Todas las mañanas un león despierta.
Él sabe que tiene que alcanzar a la gacela menos rápida o
de lo contrario morirá de hambre, igual que otros
depredadores.
No importa si eres gacela o león (presa o depredador),
cuando el sol se levanta ya debes estar corriendo. » - Chrysler Corporation
¿Cómo cree que puede beneficiar la medición a las empresas?
¿Porqué cree que una empresa no realiza mediciones de su gestión?
Siendo usted el gerente de una empresa, ¿cómo daría a conocer a sus
trabajadores que iniciará un proceso de medición?
Es el conjunto de percepciones, sentimientos, actitudes, hábitos, creencias, valores,
tradiciones y formas de interacción, dentro y entre los grupos existentes en todas las
organizaciones.
Cultura Organizacional
CONCEPTOS
Son todas aquellas circunstancias que inciden en la actividad dentro de una fábrica,
local, instalación, oficina, etc.
Así como las características generales de las instalaciones, equipos, productos y
demás útiles existentes en los puestos de trabajo.
Ambiente Laboral
CONCEPTOS
Son las percepciones de cada individuo para comparar diversos factores como la
cultura, el producto o servicio, las necesidades y las expectativas.
Se refiere a la capacidad que posee un objeto para satisfacer necesidades
implícitas o explícitas y cumplir requisitos
CalidadCONCEPTOS
Es la capacidad que tienen las organizaciones para diseñar, desarrollar, producir y
colocar sus productos en el mercado internacional, para competir en términos de
calidad y precio con organizaciones que realizan su misma actividad.
CompetitividadCONCEPTOS
Se puede definir como la probabilidad en que un producto realizará su función
prevista sin incidentes, por un periodo de tiempo específico y bajo ciertas
condiciones.
ConfiabilidadCONCEPTOS
Son todos aquellos elementos positivos que diferencian a una organización de la competencia.
FortalezasCONCEPTOS
.
Son los problemas presentes, que desarrollando una estrategia adecuada, pueden y deben eliminarse.
DebilidadesCONCEPTOS
Los Indicadores son fundamentales para la gerencia actual, ya que
permiten realizar un seguimiento y evaluación de las actividades
organizacionales. Es por eso que es indispensable conocer cómo se
elaboran los indicadores de acuerdo con las políticas, objetivos o metas que se desee medir.
De alarma
De eficiencia
Temporales
EstratégicosTácticos
Operativos
INDICADORES DE GESTIÓN
Historia de la mediciónDesde el principio de la humanidad, las mediciones siempre han estado
presentes en todo sentido, por ejemplo, la distancia recorrida, el peso, el área,
el volumen, el tiempo, etc.
Fuente: La medición en la historia
INDICADORES DE GESTIÓN
INDICADORES DE GESTIÓN
Pero si estas medidas se transfieren al ámbito organizacional, adquieren
suma importancia, ya que el monitoreo constante de los procesos hace
más efectiva la gestión, permitiendo evaluar si los objetivos que se han
trazado desde el inicio se cumplen en materia de eficiencia, eficacia, productividad, rentabilidad y competitividad.
Eficacia: La eficacia hace referencia a la consecución de las metas, al logro del efecto deseado.Eficiencia: Hace referencia a la consecución de las metas, optimizando los recursos utilizados.Efectividad: Es la unión de Eficacia y Eficiencia, es decir busca lograr un efecto deseado, en el menor tiempo posible y con la menor cantidad de recursosProductividad: Puede definirse como la “relación entre los resultados obtenidos y los recursos utilizados”. Rentabilidad: Relación existente entre los beneficios que proporciona una determinada operación o cosa y la inversión o el esfuerzo que se ha hecho; cuando se trata del rendimiento financiero; se suele expresar en porcentajesCompetitividad: Es la capacidad que tienen las empresas para diseñar, desarrollar, producir y colocar sus productos en el mercado internacional, para competir en términos de calidad y precio con empresas que realizan su misma actividad
INDICADORES DE GESTIÓN
“Cuando puedes medir aquello de lo que estás hablando y expresarlo en números,puede decirse que sabes algo acerca de ello; pero, cuando no puedes medirlo, cuando no puedes expresarlo con números, tu conocimiento es muy deficiente y poco satisfactorio.” - Lord Kelvin
INDICADORES DE GESTIÓN
Una definición sencilla de Medición indica que es con lo que se puede
determinar una cantidad, comparándola con otra.
A nivel organizacional, se puede decir que la medición es el “medio o
mecanismo que permite a las organizaciones determinar cuáles son sus
fortalezas y debilidades, que va desde su recurso humano hasta su
producción, enfocado en la mejora continua de toda la empresa de manera armónica y activa” (Koontz H. Weihrich H, 1992).
¿QUÉ ES MEDIR?
INDICADORES DE GESTIÓN
Es importante señalar que la medición no es sólo recoger datos sino
también es necesario registrarlos, monitorearlos e interpretarlos
adecuadamente.
Por ello que es fundamental conocer la teoría que se requiere para
elaborar los indicadores de gestión, y así mismo garantizar que éstos funcionen de manera correcta.
¿QUÉ ES MEDIR?
INDICADORES DE GESTIÓN
¿QUÉ SE PUEDE MEDIR?
INDICADORES DE GESTIÓN
¿QUÉ SE PUEDE MEDIR?
INDICADORES DE GESTIÓN
INDICADORES DE GESTIÓN
Diferencia entre dato e información
Dato
Elemento básico de información
Por si solo no tiene utilidad
Por si solo es irrelevante para tomar decisiones
Tienen origen dentro o fuera de la empresa
Pueden ser cualitativos o cuantitativos.
Información
Conjunto de datos organizados.
Tienen significado, relevancia, propósito y
contexto.
Es fuente de conocimiento o inteligencia
Forma al que lo recibe.
Cambia los juicios o los comportamientos
INDICADORES DE GESTIÓN
Al construir Indicadores de Gestión, más que lograr los resultados
esperados, es importante alcanzar dichos resultados mediante el
método más eficiente y económico posible, ya que el cliente siempre
espera productos o servicios de alta calidad en el tiempo pactado y la
organización debe optimizar el uso de sus recursos.
Es indispensable tener claras las razones por las cuales se está
construyendo el Indicador, las variables a utilizar y el propósito para el
cual se formula. El indicador no puede ser una relación hecha por
casualidad.
Un Indicador debe ser objetivo y acorde a la necesidad de la organización, pues su resultado debe generar confianza y ser útil.
CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN
Calidad y Productividad son importantes para el éxito de la organización.
CALIDAD
“Conjunto de características de un producto o servicio
orientadas a su capacidad para satisfacer las necesidades del
usuario".
El reconocido creador del concepto “Cero Defectos” Philip
Crosby, referenciado por Salvador Climent Serrano (2003),
define a la calidad como "el cumplimiento de especificaciones
o requerimientos".
Arrnand V. Feigenbaum (1991), quien introdujo el concepto de
“Calidad Total” y la define como "el conjunto de características
del producto de marketing, ingeniería, fabricación y
mantenimiento a través del cual el producto en uso satisface
las expectativas del cliente".
CALIDAD
Con los Indicadores se pueden controlar aspectos como:
Procesos
Productos
Resultados parciales
Resultados finales Impacto en la empresa
INDICADORES DE GESTIÓN
CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN
CONSTRUCCIÓN Y ANÁLISIS DE UN INDICADOR
1
Contar con objetivos y/o
planes de gestión
2
Identificar factores
críticos para el éxito
3
Establecer Indicadores para cada
factor crítico de éxito de
gestión
4
Diseñar la Medición
5
Determinar y asignar recursos
6
Medir, probar y ajustar el sistema de
Indicadores de Gestión
7
Estandarizar y Formalizar
8
Mejoramiento Continuo
La estructura del Indicador debe garantizar que su resultado arroje los datos de las
variables que se desean medir y el objetivo que se desea alcanzar, así como que
sirvan de base para el análisis.
Nombre: Nombre completo del Indicador
Objetivo: Señala las razones por la cuales se construye el Indicador y qué mide.
Definición: Debe ser simple y clara e incluir la descripción de cada una de las
variables que lo componen.
Responsabilidad: Se definen los responsables de establecer la meta, gestionarla,
consolidarla y procesar la información.
Recurso: Personal, instrumentos informáticos, entre otros.
Periodicidad: Frecuencia en la que se obtiene la información. Por ejemplo, puede
ser anual, semestral o mensual.
Nivel de referencia: Pueden ser metas, datos históricos, un estándar establecido, un
requerimiento del cliente o de la competencia o una cifra acordada por consenso en
el grupo de trabajo.
Forma de presentación de los resultados: Forma de presentar los datos mínimos a
las personas encargadas de la toma de decisiones.
ESTRUCTURA DE UN INDICADOR
Un objetivo que se puede cuantificar se convierte en una meta, la cual
debe ser verificable a través de su significado, las unidades de medida, el
periodo en el cual se espera lograr y los responsables de su cumplimiento.
Ejemplo: Capacitar al 100% del personal de la empresa.
• EspecíficoS
• MedibleM
• AlcanzableA
• RelacionadoR
• Tiempo límiteT
Metas SMART
3. ESTABLECER INDICADORES PARA CADA FACTOR CRÍTICO DE ÉXITO
Es necesario establecer Indicadores que permitan realizar el monitoreo de la gestión en cada una de sus etapas. Para esto es indispensable contar con los recursos y la capacidad para el desarrollo de esta actividad.
Para cada Indicador se debe establecer un Estado, Umbral y Rango de Gestión. - Estado: Es el valor inicial o actual del Indicador. Si la empresa es la primera
vez que lo realiza se debe colocar NA (No Aplica). - Umbral: Es el valor que se espera obtener o mantener con el Indicador.- Rango de Gestión: Es el espacio entre los valores máximos y mínimos que el
Indicador puede tomar.
Factor Indicador Estado Umbral Rango de gestión
Mínimo Aceptable Satisfactorio Maximo
Cobertura de la capacitación
Total Personas capacitadas/ Personas área
N.A 100 80 85 90 100
Área: Talento Humano Objetivo: Mejorar la atención a los clientes en la comunicación telefónica Estrategia: Capacitar al personal Responsable: Director de Talento Humano
4. DISEÑAR LA MEDICIÓN
En este punto se establecen las fuentes de información, su frecuencia
y la persona responsable de recolectar, tabular, analizar y presentar
los datos obtenidos.
Las fuentes de información pueden ser externas (proveedores,
competencia o sector) o internas (informes de las áreas de la empresa). Por lo general los datos se obtienen de la misma
5. DETERMINAR Y ASIGNAR RECURSOS
La realización de las mediciones demanda recursos como por ejemplo talento
humano, presupuesto, planta y equipo, los cuales deben ser establecidos
previamente. Para asignarlos se debe tener en cuenta:
- La medición sea realizada por la persona que ejecuta la actividad
correspondiente.
- Los recursos que sean utilizados para la medición deben ser parte de los
que se utilizan en el desarrollo de las actividades.
6. MEDIR, PROBAR Y AJUSTAR EL SISTEMA DE INDICADORES
La implementación de un sistema de Indicadores de Gestión por lo general no
se logra la primera vez sino después del ajuste de algunos factores como:
• Confiabilidad de las fuentes de información
• Poseer datos de varios periodos
• Evaluar la eficacia del Indicador
• Análisis de los datos y registro de las acciones tomadas
• Frecuencia de la toma de la información
• Revisar valores y rangos
• Proceso de toma y presentación de la información
• Destinatario de la información
La experiencia ha demostrado que la precisión del Indicador se logra en la
cuarta o quinta medición, después de realizados los ajustes.
7. ESTANDARIZAR Y FORMALIZAR
Es el proceso de especificación, documentación y divulgación de los resultados,
y su desarrollo queda diligenciado en cartillas o manuales para su posterior
utilización.
A continuación se encuentran ejemplos de los indicadores que se utilizan a nivel
empresarial.
• Indicadores del Área de Talento Humano
INDICADORES MÁS UTILIZADOS EN LAS ORGANIZACIONES
Una vez obtenido el resultado del Indicador es importante relacionar ese
resultado con la tendencia histórica, y de esta manera tomar las
decisiones que correspondan.
Estas decisiones pueden ser de tipo preventivo o correctivo. Las
tendencias de los resultados se clasifican es dos categorías:
1. Tendencia a la maximización: El resultado del Indicador va creciendo
o aumentando a medida que pasa el tiempo. Ejemplo: Indicadores de
productividad, bienestar, percepción del cliente, imagen de la empresa,
entre otros.
¿CÓMO SE INTERPRETA EL VALOR DE UN INDICADOR?
2.Tendencia a la minimización: El valor del Indicador va disminuyendo con el tiempo. Ejemplo: Disminución de las quejas y reclamos, disminución en las pérdidas, disminución en el desperdicio de papel, entre otros.
¿CÓMO SE INTERPRETA EL VALOR DE UN INDICADOR?
Se realiza teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
• Revisar si las metas fueron o no realistas.
• Priorizar la asignación de recursos hacia aquellos que sean más
eficaces.
• Antes de tomar decisiones, es importante conocer que no hay
medida única que demuestre por sí sola el desempeño de la empresa.
Muchas veces se requiere la combinación de varios indicadores.
• Es importante dar explicaciones sobre el porqué de los resultados
para dar una correcta interpretación.
EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS
INDICADORES DE PRODUCCIÓN
INDICADORES DEL ÁREA FINANCIERA
TALLER DE INDICADORES PARA MANUFACTURA
Una fabrica de muebles, produjo en serie un lote de 20.000 sillas, para
surtir un pedido cuyo precio de venta es de $.200.000.000. La madera
que entregó el almacén pesó 160 toneladas y costo $.70.000.000, los
demás gastos de producción, fueron de $.40.000.000.
El peso de una silla terminada es de 6 Kg. Calcular:
a. La eficiencia física y
b. Eficiencia económica de dicha producción.
EJERCICIO 1
Datos:Producción vendida: 20000 sillasPeso/silla : 6 KgsValor Venta: 200.000.000Madera ingreso a almacen: 160 TnCosto de la madera: 70.000.000Gastos de Producción: 40.000.000
a. Cálcular la Eficiencia físicaEf= Salida MP/ Entrada MPEf= 20.000 sillas x 6 Kg /silla. 120.000 Kg
160 Tn x 1000Kg/Tn 160.000 kg
Ef= 0.75
EJERCICIO 1
Eficiencia económica.DatosIngresosVentas: $200.000.000EgresosMadera utilizada:$ 70.000.000Otros Gastos: $40.000.000Total egresos: 110.000.000
Eficiencia económica.DatosIngresos: $200.000.000.
Ee= Ventas : $200.000.000 = 1.818Costos $110.000.000
EJERCICIO 1
La fabricación de sobrecamas, necesita 7 metros de tela para cada una, pero solo 6.37 metros son aprovechables.
Se firma un pedido por 300 sobrecamas por un valor de $ 42.000.000. El precio por metro de tela es de $ 10.000 cada uno. El costo por sobrecama adicional a la tela que incluye mano de obra, hilos, cordón y demás gastos es de $ 18000.
Se pide determinar: a. Eficiencia física.b. Eficiencia económica. c. Dos indicadores de productividad.
EJERCICIO 2
Datos:Salida útil MP: 6,30 mtsEntrada MP: 7 mtsProducción vendida: 300 ScValor Venta: $42.000.000Costo metro tela: $10000Costo adicional: $18000
a. Cálcular la Eficiencia físicaEf= Salida MP/ Entrada MPEf= 6,30 mts = 0,91
7 mts
Ef= 0.91
EJERCICIO 2
Eficiencia económica.DatosIngresosVentas: $42.000.000EgresosA. Tela utilizada: 300 x 7mts
$ 10.000 mtCosto:21.000.000
B. Otros Gastos: $300 x 18000$5.400.000
Total egresos: A+B$26.400.000
Eficiencia económica.DatosIngresos: $42.000.000.
Ee= Ventas = $ 42.000.000Costos $ 26.400.000
Ee = 1.5
EJERCICIO 2
Indicadores de productividad
Datos
Sobrecamas: 300 Unidades
A. Tela utilizada: 300 x 7mts
2100 mts
$10.000 mt
$ 21.000.000
B. Otros Gastos: $300 x 18000
$5.400.000
Costo Total
$26.400.000
Precio Materia Prima
Datos
Salida: 300 sobrecamas
M prima: 2100 mts
P m.p = Salida = 300 sobrecamas
Tela util 2100 mt
P m.p = 0,142 sc/mt
Precio Materia Prima
Datos
Salida: 300 sobrecamas
Costo $ 21.000.000
P cap = Salida = 300 sobrecamas
Costo T $26.400.000
P cap : 0,000142
EJERCICIO 2
Una fabrica de juguetes, produce un lote de 50000 unidades de un juguete de plástico con un peso total de 500 kg.
El almacén de materia prima entrego 520 kg de polietileno para dicha fabricación, que tiene un costo de $22000 el kg.
Los costos del proceso es de $18.560.000. cada juguete se vende a $/.1500 pesos.
Determinar: a. Eficiencia física. b. Eficiencia económica.c. Dos indicadores de productividad.
EJERCICIO 3
CONSTRUCCIÓNDE INDICADORES 1
CONSTRUCCIÓNDE INDICADORES 2
CONSTRUCCIÓNDE INDICADORES 2
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