Implementing a Successful Up Skilling...

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Sue Pasfield, Founding DirectorJanis Richman, Director of Consulting ServicesJohn Attinger, Director of TrainingMarion Deland, Director of Courseware

Implementing a Successful Up‐Skilling Program

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Who is Capensys

• Full‐service training and change management organization

• 100+ years combined experience in lawfirms as Training Directors, Help DeskManagers, e‐learning specialists

• Creators of Goal‐Based Learning Approach

• Sponsors of LTC4

• Developers for the Suffolk/Flaherty audit and the associated prep training

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How to build a core competency?

What is a core competency?

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Everything starts with a goal…

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A core competency is measurable

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Learning Plan StructureLearning Plan >Core Competency Workflows > Scenario > Skill

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Core Competency Workflows

• A series of tasks and activities needed to accomplish the Learning Plan goals

• Reflects how the user works

• Scenario‐based

• Application independent

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Creating Core Comp Workflow Scenarios

A Scenario…• Sets the context• Highlights the benefits

• Introduces the skills that will be used 

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Why Workflows and Scenarios?

• Provides more context for learning• Makes content more relevant• Increases retention of knowledge• Allows addition of best practices• Provides more flexibility – Lego blocks• Workflows combine to make Learning Plans

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Skills• Technology skills that support the workflow• Task, features and functions• Application independent

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Sample Learning Plan and Core Comp workflow in LMS

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Core Comp Workflows with Scored Exercise for Skills Evaluation

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Why up‐skill vs. assessment?

What’s the difference?

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“Humane” skills improvement

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User‐centric focus

Reduce fear

Create positive climate

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What have you already done or what are you thinking of doing regarding a core competencies/up‐skilling program?

From the trenches…

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What are the keys to success?

What would motivate you?

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Past issues

• Application‐centric as opposed to workflow‐based• Not always legal‐specific• Focused on MS Office applications• Lack of specific core skills for different peer groups• One‐time exercise, not on‐going• Time / resource intensive to review and analyse the 

results• Lack of impact – good or bad

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Proven success factors • Include attorneys / staff in the development of the 

program• Market positively to different user groups• Introduce gently • Build up incrementally• Tie into appraisal / reward structure• Automate the process• Provide CLE credit (if possible) • Measure productivity improvements

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LTC4 – Industry Core Competency Standards

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What is LTC4TM?• Legal technology core competencies 

• A coalition of leading law firms that has created an industry standard

• Target audience– Support staff– Associates

• Positive attitude ‐ certification rather than assessment– Offering CLE/CPD where possible

• Preparation for technology audit for attorneys

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Steering Group

22 firms/legal depts. and growing!

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LTC4™ workflow‐based competencies

Available Learning Plans…• Document Production• Managing Electronically Stored Documents/Emails • Collaborating with Others: E‐Mailing and Sharing 

Documents

In Development…• Time and Billing• Road Warriors• Security• Data, Reports & Exhibits

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Preparing forthe Suffolk/Flaherty audit

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Audit Goals

It’s heeeeeere….

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Audit goals per Suffolk/Flaherty

• Deliver a test of attorney skills using basic, generic business tech tools such as Microsoft Office and common legal apps, for simple yet important tasks

• Dramatically increase the productivity of lawyers

• Reduce wasted “busy” time (and money) spent on simple tasks

• Demonstrate where efficiencies can be easily found using the existing tools

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LTC4™ audit prep goals

• Help firms prepare for the audit in a positive, immediate and useful way

• Increase awareness of the benefits of up‐skilling attorneys

• Introduce core competencies for attorneys as a general benefit and/or preparation for audit

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Audit update

• Audit owned by Suffolk university• All inquiries/suggestion about audit to Suffolk• Content of audit based on Flaherty audit and 

crowdsourcing @ www.legaltechaudit.com• Audit released to pilot group in early 2014

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Now what can you do?

• Go to crowd‐source site– See what your peers are saying– Provide your feedback

• Start the internal conversation in your firm• Align your attorney skill‐up program to LTC4™ 

attorney core competency workflows

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Putting It All Together

Help! I need a roadmap!

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Sample Project

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Sample Project

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Establish

• Identify up‐skilling audience• Build support of management & attorneys• Identify stakeholders in depts. and offices• Validate core comps. with stake‐

holders• Validate core comps. with SMEs

and users• Prepare firm goals / measurables

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Goals

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Structure

• Align workflows with learning profiles• Validate program details – levels, credits, passing 

scores, retakes, etc.• Obtain blessing/support of HR 

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Courseware & Tools

• Identify tracking system – LMS, XL, etc.• Identify supporting e‐learning• Identify additional support tools• Organize content in LMS into workflows

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Marketing

• Key to success of the program• Create title/logo/slogan for program• Prepare stakeholder/user communications• Prepare certificates, swag, etc.• Identify/educate cheerleaders to assist

with marketing efforts

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Measurement

• Analyze results• Identify remedial actions• Create an ROE dashboard• Generate reports for stakeholders• Identify Continuous Certification

Program

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Everything starts with a goal…

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Measurement

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Measurement

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Measurement

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Continuous Certification

• Application upgrades• Advanced features/new feature releases• Periodic refresh of skills

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Carpe Diem…

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Now is the time…• It takes time to implement an up‐skilling program• We are approaching the tipping point with up‐

skilling training in law firms• A simple change in priorities can lead to increased 

efficiency and profitability

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Now is the time…• Implement an up‐skilling program• Be prepared for the audit

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Thank you!

Interested in joining LTC4™ ?Please contact us to find out more about LTC4™, KnowledgeChecks, and preparation for the audit

info@capensys.com