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Funciones del departamento de correspondencia
DOCUMENTACION Y ARCHIVO
DA.IG.04
Adoptar proyectos y programas para administrar adecuadamente las
comunicaciones oficiales, el servicio de consulta y la conservación de
documentos, acorde con la misión, visión, funciones y programas de la entidad, con sujeción a las pautas y
principios establecidos en la ley, normas internas y pautas fijadas por el Archivo
General de la Nación de Colombia.
Guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se
tiene acceso y los asuntos de su competencia.
Proponer métodos, procedimientos y propender por la incorporación y uso de
nuevas tecnologías, que permitan modernizar y agilizar los procesos en las
Unidades de Correspondencia.
Informar con oportunidad a las dependencias competentes, sobre el vencimiento de términos para
dar respuesta a los trámites y solicitudes presentadas por los
ciudadanos.
Radicar y tramitar las comunicaciones con celeridad, imparcialidad y respetando el
derecho de turno.
Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el
servicio de información sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y
vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con
oportunidad y orden consecutivo.
CLASIFICACION DE LOS SITEMAS DE ARCHIVO
1.NUMERICO
2ALFABETICO
3.CRONOLOGICO
4.ASUNTOS O TEMATICOS
5.GEOGRAFICO
NUMERICO: como su nombre lo indica se archiva anexándole un numero a cada documento en forma consecutiva.
ALFABETICO: es de acuerdo a las letras del abecedario recordando que no existen las letras dobles como ll, rr.
TEMATICOS: este método es practico porque se auxilia de guías numéricas consecutivas o de acuerdo al asunto.
CRONOLOGICAMENTE: se archiva según sus clientes con el sistema cronológico ya que toma en cuenta la fecha de vencimiento para notificar a sus clientes con anticipación
ENTRADA Y SALIDA
DE CORRESPONDENCIA
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