ESS - Elektronická spisová služba

Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win

ELEKTRONICKÁ SPISOVÁ SLUŽBA (ESS) z řady GORDIC® Win

Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 2

ZÁKLADNÍ INFORMACE

Základní informace Elektronická spisová služba (ESS) je komplexním řešením pro správu dokumentů

menšího či středního úřadu nebo organizace.

Usnadňuje práci. Šetří čas, energii a peníze.

Řeší komunikaci datovými zprávami a napojení na Czech POINT.

Vyhovuje legislativním nárokům na vedení spisové služby.

Především aktuálnímu znění

zákona č. 499/2004 Sb.,

o archivnictví a spisové službě,

a zákona č. 300/2008 Sb.,

o elektronických úkonech

a autorizované konverzi dokumentů.

FUNKČNOSTI Elektronická spisová služba (ESS)

Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 3

FUNKČNOSTI

Práce s dokumenty

• Vytváří, upravuje, eviduje a uchovává vlastní i doručené dokumenty. Jak papírové, tak elektronické.

• Označuje dokumenty číslem jednacím i jakýmikoli dalšími potřebnými náležitostmi.

• Vede podací deník.

• Umožňuje snadné vyhledávání a filtrování a hromadné operace s dokumenty.

• Třídí dokumenty do spisů.

Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 4

FUNKČNOSTI

Elektronické dokumenty

• Dovede zobrazit a editovat obsah elektronických dokumentů.

• Ukládá elektronické dokumenty způsobem, který zaručuje věrohodnost původu dokumentu a neporušitelnost a čitelnost jeho obsahu.

• Automaticky kontroluje a doplňuje elektronické značky a časová razítka.

• Vlastní dokumenty opatřuje elektronickými podpisy. U doručených dokumentů ověřuje pravost těchto podpisů.

• Automaticky převádí dokument do vybraného formátu.

• Provádí konverzi dokumentů z analogové podoby do digitální i naopak. Včetně autorizované konverze, díky napojení na systém Czech POINT.

Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 5

FUNKČNOSTI

Pohyb po organizaci

• Předává a přiděluje dokumenty mezi jednotlivými funkčními místy.

• Poskytuje úplný přehled o manipulaci s dokumentem, o jeho oběhu v rámci organizace a o jeho aktuálním stavu (vyřízený, uzavřený, stornovaný, ztracený atd.). Zaznamenává každý pohyb dokumentu i zásah do něho.

Přijímání a odesílání

• Přijímá a odesílá dokumenty. Poštou klasickou, elektronickou i skrze datovou schránku.

• Zobrazuje zprávy doručené do elektronické podatelny, do e-mailové i datové schránky a vytváří z nich dokumenty.

• Zaznamenává doručení dokumentu. Automaticky eviduje doručenky z datové schránky.

Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 6

FUNKČNOSTI

Tisk

• Poskytuje velmi rozsáhlou paletu šablon dokumentů pro tisk. Tyto tzv. tiskové sestavy si umějí samy doplnit potřebné údaje zaevidované v ESS, a tak zkrátit a automatizovat tisk potřebných dokumentů.

Ukládání a skartace

• Ukládá uzavřené dokumenty a spisy do elektronické spisovny.

• Eviduje skartační znaky a lhůty.

• Umožňuje zadat spisový a skartační plán přesně na míru.

Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 7

FUNKČNOSTI

A to není vše…

• ESS dále umožňuje terminálový přístup.

• Podporuje sjednocení s informačními systémy, které již v organizaci používáte.

• Komunikuje s externími informačními systémy (webovými službami).

• Kontroluje dostupnost nových verzí a snadno se aktualizuje.

• Obsahuje adresář subjektů, plánovací kalendář…

Aplikaci lze rozšířit o:

• E-learning. Ozvučený výukový videokurz, který Vás programem názorně provede a naučí Vás se spisovou službou efektivně pracovat.

• Manažerské výstupy. Pro vytváření grafických přehledů a statistik vedení spisové služby.

• Plug-in pro Outlook. V programu MS Outlook přibude tlačítko, jehož stisknutím zaevidujete e-mail do spisové služby přímo z tohoto poštovního klienta.

Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 8

FUNKČNOSTI

Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 9

UŽIVATELSKÉ PROSTŘEDÍ Elektronická spisová služba (ESS)

Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 10

FUNKČNOSTI

Přihlášení do aplikace

Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 11

FUNKČNOSTI

Základní obrazovka

Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 12

DATOVÉ SCHRÁNKY Elektronická spisová služba (ESS)

Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 13

DATOVÉ SCHRÁNKY

Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 14

DATOVÉ SCHRÁNKY

Redistribuce datových zpráv

Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 15

UŠETŘÍTE Přínosy Elektronické spisové služby (ESS)

Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 16

UŠETŘÍTE

Za tisk

Nebudete muset dokumenty zbytečně tisknout.

Ušetříte naše lesy a náklady za tisk.

Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 17

UŠETŘÍTE

Za kopírování

Kopírování dokumentů v elektronické podobě nic nestojí.

Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 18

UŠETŘÍTE

Za poštovní služby

Budete moci přijímat a odesílat dokumenty elektronickou poštou a datovou schránkou.

Odpadne platba poštovného.

Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 19

UŠETŘÍTE

Za mzdy

Práce s dokumenty bude daleko snazší a rychlejší.

Zastane ji minimum pracovníků.

Navíc budete mít úplný přehled o jejich činnosti.

Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 20

UŠETŘÍTE

Za sankce

Jste-li organizace, která má vedení spisové služby nakázáno zákonem, pořízením ESS dostojíte této povinnosti, a předejdete tak hrozícím pokutám za správní delikt.

Díky pravidelným aktualizacím programu si nebudete muset dělat hlavu s žádnými budoucími legislativními změnami. Budete s nimi automaticky držet krok.

Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 21

UŠETŘÍTE

Za samotnou aplikaci

Elektronická spisová služba (ESS) je efektivním mezistupněm mezi malým evidenčním nástrojem a velkým informačním systémem.

Zahrnuje v sobě know-how velkých informačních systémů GINIS®, ale současně nabízí výrazně nižší cenu při zachování plné funkčnosti.

Je nejlepším řešením pro malé a střední organizace.

Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 22

UŠETŘÍTE

Čas

Dohledání jakéhokoli dokumentu bude záležitostí vteřin.

Běžné činnosti s dokumenty se zautomatizují (automaticky vedený podací deník,

automatické přidělování čísel jednacích, automatická kontrola a doplňování elektronických značek a časových razítek, automatická evidence doručenek z datové schránky atd.)

Doba trvání pravidelných úkonů se výrazně zkrátí.

Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 23

Při předávání dokumentů nebudete muset ani vstát ze židle.

Nebude třeba se znovu a znovu přihlašovat do datové schránky ani do e-mailu.

Propojením s dalšími agendami informačního systému odstraníte duplicitu činností (dvojí evidenci).

UŠETŘÍTE

Prostor

Dokumenty schraňované v elektronické podobě nezabírají takřka žádné místo.

Pravidelné zálohování zaručí, že o ně nikdy nepřijdete.

Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 24

UŠETŘÍTE

Nervy

Proškolíme Vaše pracovníky tak, aby v aplikaci pracovali efektivně a samozřejmě.

Zajistíme instalaci a úplný servis. Kdykoli se na nás můžete obrátit s jakýmkoli problémem či přáním.

Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 25

DĚKUJEME ZA POZORNOST Elektronická spisová služba (ESS)

Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 26