Environmental Auditing - PCD.go.thinfofile.pcd.go.th/ptech/EnvAud2015.pdf · 2017-04-10 · ISO...

Environmental Auditingการตรวจประเมนระบบการจดการสงแวดลอม

ISO 14001:2015

รศ.สยาม อรณศรมรกรต

คณะสงแวดลอมและทรพยากรศาสตร มหาวทยาลยมหดล

ประเภทของการตรวจประเมน

First Party Audit (Internal Audit)

Second Party Audit (Supplier Audit)

Third Party Audit (Certification Audit)

ค าศพทดานการตรวจประเมน

Audit Plan

Audit Program

Audit Scope

Auditing

Audit criteria

Audit Evidence

Audit Finding

Audit Conclusion

Auditor

Auditee

Audit Committee

Technical Expert

การตรวจประเมนระบบการจดการสงแวดลอม

เพอใหผตรวจประเมนมมมมองทเหมาะสมและถกตองเกยวกบการตรวจประเมน

เพอเปนการเปดโอกาสในการปรบปรงการด าเนนการISO14001 โดยการแกไขปญหาและท าการปองกน

เพอเปนการสรางความมนใจใหกบผทเกยวของ

องคกรการด าเนนการจดการสงแวดลอมอยางมประสทธภาพ และมการด ารงไวซงระบบอยางถกตอง

หลกการพนฐานการตรวจประเมน

การด าเนนการดวยความมจรยธรรม

การน าเสนอขอเทจจรงอยางถกตอง เทยงตรงและยตธรรม

การตรวจประเมนอยางมออาชพ

ความเปนอสระ

การตรวจประเมนตองอยบนพนฐานของหลกฐาน

บคคลทเกยวของในการตรวจประเมน

หวหนาผตรวจประเมน (Lead Auditor)

ผตรวจประเมน (Auditor)

ผวาจางหรอผรองขอใหมการตรวจประเมน (Client)

ผถกตรวจประเมน (Audittee)Auditor

ไดรบการอบรม

ประสบการณตรวจประเมน

ประการณท างาน

ความรความสามารถของผตรวจประเมน

คณภาพคณลกษณะเฉพาะดานและทกษะทางดาน

คณภาพ

สงแวดลอมคณลกษณะเฉพาะดานและทกษะทางดาน

สงแวดลอม

ความรทวไป และทกษะ

ความสามารถ

การศกษา ประสบการณการท างาน การอบรมผตรวจประเมน ประสบการณการตรวจประเมน

คณลกษณะสวนบคคลทพงประสงคทมา: ประยกตมาจาก ISO 19011(ส านกงานมาตรฐานอตสาหกรรม, 2556)

คณสมบตสวนบคคลของผตรวจประเมน

มจรรยาบรรณ มความซอสตย

ไมล าเอยงไปทางฝายใดฝายหนง

มความสขมรอบคอบ

เปดใจ ไมเอาความคดตนเองเปนใหญ

ยดตามหลกฐานจากการตรวจประเมนอยางมเหตผล

เปนผรบฟงทดกบผรบการตรวจประเมน

ทกษะในการเจรจาตอรอง มไหวพรบปฏภาณด

เปนผชางสงเกต

เปนผเขาใจสงตาง ๆ ไดงาย

มความคลองตวสามารถปรบตวไดงาย

มความมงมนตงใจในจดมงหมายทตองท าใหส าเรจ

มความสามารถในการตดสนใจอยางถกตองบนพนฐานของหลกฐาน เหตผลดวยการวเคราะหอยางถกตอง เชอมโยงกบการท างานและเชอมโยงกบการจดการสงแวดลอมได

มความเชอมนในตนเอง

คณสมบตสวนบคคลของผตรวจประเมน

ความรและทกษะทวไปของ Lead auditor

มการวางแผนการตรวจประเมนและมทกษะการใชทรพยากรใหเกดประสทธภาพระหวางการตรวจประเมน

เปนตวแทนคณะผตรวจประเมนในการตดตอกบลกคาและผถกตรวจประเมน

ด าเนนการและก ากบดแลการตรวจประเมนของสมาชกผตรวจประเมน

การจดเตรยมขอปฏบตและขอแนะน าส าหรบผตรวจประเมนทอยระหวางการฝกฝน

เปนผน าคณะกรรมการตรวจประเมนเพอใหบรรลถงวตถประสงคของการตรวจประเมน

ปองกนและแกปญหาความขดแยงทอาจเกดขน

การเตรยมและการท ารายงานการตรวจประเมน

ความรและทกษะทวไปของผตรวจประเมน

สามารถประยกตพนฐานการตรวจประเมน ปฏบตตามขนตอนการตรวจ และทราบถงเทคนคการตรวจประเมนทด

วางแผนและบรหารงานการตรวจประเมนอยางมประสทธภาพและจะตองประสบผลส าเรจตามวตถประสงคของการตรวจประเมนภายใตระยะเวลาและทรพยากรทจ ากด

จดการตรวจประเมนใหเหมาะสมตรงกบตารางเวลาทก าหนดอยางมประสทธภาพ

จดล าดบและความมงเนนประเดนทส าคญในการตรวจประเมน

เกบรวบรวมขอมลอยางมประสทธภาพ ดวยการสมภาษณ การฟง การสงเกต และทบทวนเอกสารการบนทกขอมล

การใชเทคนคการสมตวอยางในระหวางการตรวจประเมน

มการทวนสอบขอมลทเกบระหวางการตรวจประเมน เพอความถกตองและเทยงตรงจากขอมล

ยนยนความเพยงพอและเหมาะสมของหลกฐานและสรปผลอยางนาเชอถอ

ประเมนปจจยทอาจสงผลกระทบตอความนาเชอถอของผลการตรวจประเมนและขอสรป

ความสามารถในการเตรยมจดท ารายงานการตรวจประเมน และตองด าเนนการอยางรวดเรวและถกตอง

การรกษาความลบของหลกฐานและความปลอดภยของขอมล เปนจรรยาบรรณพนฐานทส าคญของผตรวจประเมน

การสอสารอยางมประสทธภาพ และการแปลภาษา

ความรและทกษะทวไปของผตรวจประเมน

ความรและทกษะเฉพาะของผตรวจประเมนดานสงแวดลอม

1. วธการและเทคนคในการจดการสงแวดลอม

ค าศพทเทคนคทางดานสงแวดลอม และการบ าบดมลพษ

เครองมอในการจดการสงแวดลอม

วธและเทคนคการระบปญหาและการประเมนผลกระทบดานสงแวดลอม

คณลกษณะทส าคญของกระบวนการผลตสนคา ผลตภณฑ และการบรการ

ความรดานสงแวดลอมและผลกระทบทเกดขนจากกจกรรม ผลตภณฑและบรการ

การตดตามคณภาพสงแวดลอม และเทคนคในการวดวเคราะหสงแวดลอม

เทคโนโลยในการลดและปองกนมลพษ

ความรและทกษะเฉพาะของผตรวจประเมนดานสงแวดลอม

2. ความรและทกษะดานวทยาศาสตรสงแวดลอมและเทคโนโลยสงแวดลอม

ผลกระทบของกจกรรมของมนษยทกระท าตอทรพยากรและสงแวดลอม

ปฏสมพนธของระบบนเวศ และการถายทอดพลงงาน

ทรพยากรพนฐานสงแวดลอม

การจดการทรพยากรทสรางทดแทนได และสรางทดแทนไมได

ความรและทกษะเฉพาะของผตรวจประเมน ดานการบรหารจดการและการอางองเอกสาร

การประยกตใชระบบการจดการใหกบองคกรทแตกตางกน

ปฏสมพนธระหวางองคประกอบของระบบการจดการ

ประยกตมาตรฐานการบรหารคณภาพหรอระบบการบรหารการจดการสงแวดลอม หรอมาตรฐานการจดการอนๆ เปนเกณฑในการตรวจประเมน

ตระหนกถงความแตกตางระหวางและล าดบความส าคญของเอกสารทใชอางอง

การประยกตใชเอกสารการอางองถงการตรวจประเมนในสถานการณอนทแตกตางกน

ระบบสารสนเทศและเทคโนโลย เพอการอนมตเอกสาร การรกษาความปลอดภย การแจกจายและการควบคมเอกสารขอมลและบนทก

ความรและทกษะเฉพาะของผตรวจประเมนดานการประยกตใชกฎหมาย กฎขอบงคบและขอก าหนดอน ๆ

กฎหมายและระเบยบทองถน ภมภาค ประเทศ

ขอตกลงและสญญาตาง ๆ

สนธสญญาระหวางประเทศและอนสญญาตาง ๆ ทเกยวของ

ขอก าหนดอน ๆ ทเกยวของกบผลตภณฑ หรอองคกร

จรรยาบรรณและขอพงปฏบตของผตรวจประเมน

มความซอสตย ซงตรงตอขอมลและผถกตรวจ

เปนผมความรในระบบฯ อยางแทจรง

ตรงตอเวลา

ไมน าขอมลไปเปดเผยโดยไมไดรบอนญาต

มความเทยงตรง ไมล าเอยง

มความอดทน อดกลน และยดหยน

มระเบยบวนยในตนเอง

สภาพ ออนนอม รจกกาลเทศะ

มความเขาใจผอน

เปนผ ฟงทด

เปนผทมองโลกในแงด

เปดเผย จรงใจ และเขาใจงานทไดรบมอบหมาย

มความยตธรรม

ปฏบตตามวตถประสงค และขอบเขตทไดรบมอบหมาย

พฤตกรรมทไมพงปฏบต

จตใจคบแคบไมรบฟงความคดเหนผอน

ถกเถยงดวยเรองเลกๆ นอยๆ ซงไมใชหลกการทส าคญ

ไมแสดงออกถงการยกยองใหเกยรต

มองจดเลกๆ โดยขาดการเชอมโยงใหเปนระบบ

ไมมความเชอมนและขาดเจตคตทด

ขาดความรและความเขาใจในการตรวจสอบระบบการจดการสงแวดลอม

ไมเคยผานการฝกอบรมและไมเขาใจหลกการและวธการทถกตอง

ไมมความเปนอสระในการตรวจประเมน และอยภายใตการควบคม

ขาดความสามารถในการท างานเปนทม

ไมเปนตวของตนเอง ไมกลาแสดงออกถงความคดของตนเอง

มอคต กลว และ โดนหลอกงาย

ไมสามารถอธบายไดถกตองและชดเจนตอสงทสงสย

ขนตอนการตรวจประเมนภายใน

1. การวางแผนการตรวจประเมน

2. การด าเนนการตรวจประเมน

3. การตดตามการแกไขขอบกพรองและการปดประเดน

1. การจดท าแผนการตรวจประเมน

2. การชบงและการประเมนผลความเสยงของแผนงานการตรวจประเมน

3. การจดท าก าหนดการตรวจประเมน

4. การจดท ารายการตรวจประเมน (Checklist)

5. การจดเตรยมเอกสารส าหรบการตรวจประเมน

6. การจดเตรยมสถานทเพอรองรบการตรวจ

7. การจดเตรยมบคลากรเพอรองรบการตรวจ

1. การวางแผนการตรวจประเมน

องคประกอบของแผนการตรวจประเมน

1. วตถประสงคของแผนงานการตรวจประเมน

2. เกณฑการตรวจประเมนระบบการจดการสงแวดลอม

3. ขอบเขตการตรวจประเมน

4. กจกรรมทตองไดรบการตรวจประเมน

5. ความถในการตรวจประเมน

6. การจดเตรยมและแตงตงทมตรวจประเมน (Audit team)

7. ทรพยากรส าหรบการตรวจประเมน

องคประกอบของแผนการตรวจประเมน

1.1 มนใจวาไดด าเนนการสอดคลองกบ

มาตรฐานISO14001

เอกสารการท างาน

วตถประสงค และนโยบายของระบบการจดการสงแวดลอม

กฎหมาย และขอก าหนดดานสงแวดลอม

1.2 พฒนาคคาทางธรกจในเรองความยงยนของการด าเนนธรกจรวมกน

1.3 เตรยมความพรอมจากการตรวจจากกรมสงเสรมฯ

1.4 ทราบถงแนวทางในการปรบปรง จดแขง จดออน และใหขอเสนอแนะ

1.5 ใชในการทบทวนโดยฝายบรหารและการปรบปรงระบบการจดการสงแวดลอม

1. วตถประสงคของแผนงานการตรวจประเมน

องคประกอบของแผนการตรวจประเมน

มาตรฐานการจดการสงแวดลอมระบบ

ISO 14001 : 2015 กฎหมาย และขอก าหนดดานสงแวดลอม

วตถประสงคในการด าเนนระบบของผบรหาร

นโยบายสงแวดลอมขององคกร

ระเบยบปฏบตงาน ขนตอนการปฏบตงาน หรอเอกสารทเกยวของกบระบบการจดการสงแวดลอม

ขอก าหนดและขอตกลงดานสงแวดลอมของลกคา คคาทางธรกจ ชมชน ผขาย/ผ รบจางชวง หรอผทมสวนไดสวนเสยในการด าเนนระบบการจดการสงแวดลอม

2. เกณฑการตรวจประเมนระบบการจดการสงแวดลอม

ใชในการตดสนผลการตรวจประเมน

องคประกอบของแผนการตรวจประเมน

1. วตถประสงค

2. จ านวนครงทจะด าเนนการตรวจประเมน

3. ปจจยตาง ๆ ทมอทธพลตอประสทธผลของระบบการจดการสงแวดลอม

4. เกณฑการตรวจประเมนทเกยวของ

5. สรปผลการตรวจประเมนภายในหรอภายนอกทผานมา

6. ภาษา วฒนธรรม และประเดนดานสงคม

7. การเปลยนแปลงของผ รบการตรวจประเมน

8. เทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร

3. ขอบเขตการตรวจประเมน

องคประกอบของแผนการตรวจประเมน

1. ปญหาสงแวดลอมทเปนนยส าคญ

2. ขอบกพรองทไดจากการตรวจประเมนภายในครงทผานมา

3. ขอบกพรองทไดจากการตรวจประเมนจากหนวยงานตรวจประเมน

4. ขอบกพรองทไดจากการตรวจประเมนจากลกคาหรอผ ทมสวนไดสวนเสย

5. ขอรองเรยนดานสงแวดลอม

4. กจกรรมทตองไดรบการตรวจประเมน

องคประกอบของแผนการตรวจประเมน

1. วตถประสงคการตรวจประเมน

2. กจกรรมทสงผลกระทบตอระบบการจดการสงแวดลอมเปนพเศษ

3. ความเหนของผตรวจประเมน

4. ผลการตรวจประเมนทผานมา

5. การเปลยนแปลงทส าคญเกดขนในองคกร เชน เปลยนแปลงผบรหารเปลยนผงองคกร เปลยนแปลงเทคโนโลย และเปลยนแปลงกรรมวธการผลต เปนตน

5. ความถในการตรวจประเมน

องคประกอบของแผนการตรวจประเมน6. การจดเตรยมและแตงตงทมตรวจประเมน (Audit team)

ตวอยางแผนการตรวจประเมน

การชบงและการประเมนผลความเสยงของแผนงานการตรวจประเมน

ตวอยาง 1. ความลมเหลวในการก าหนดขอบเขต

ของแผนงานการตรวจประเมน2. ความลมเหลวในการก าหนด

วตถประสงคของการตรวจประเมน3. ผตรวจประเมนไมมความสามารถ4. การสอสารทไมมประสทธผล5. เวลาไมเพยงพอในการตรวจประเมน

บรหารความเสยง

การจดท าก าหนดการตรวจประเมน

1. วตถประสงคการตรวจประเมน 2. ความถในการตรวจประเมน 3. เกณฑการตรวจประเมน4. ผตรวจประเมน5. ขอบเขตการตรวจประเมน (พนท กจกรรม และเวลา

ก าหนดการตรวจประเมน

ตวอยาง ก าหนดการตรวจประเมน

รายการตรวจประเมน (Checklist)

อานเอกสารทจะท าการตรวจประเมนอยางละเอยด

มความเขาใจในเรองทจะท าการตรวจประเมนเปนอยางด

มความเขาใจในเกณฑISO14001และทราบวาในการตรวจนนจะตองพจารณาในขอก าหนดขอใด

พจารณาถงค าถามตางๆ เหลาน (5 W และ 1 H)

รายการตรวจประเมน (Checklist)

รายการตรวจประเมน (Checklist)

ขอด สรางความมนใจใหกบผตรวจประเมน

ชวยใหมนใจวาค าถามทส าคญไมไดถกมองขาม

ชวยใหผตรวจประเมนหลงจากทถกเบยงเบนประเดน

ชวยใหเปนหลกฐานการตรวจประเมนในครงนนๆ

เพอเปนขอมลอางองใหกบผตรวจประเมนครงตอไป

ขอเสย การตรวจประเมนจะไมนาสนใจหากใช

รายการตรวจประเมน ซ าแลวซ าอก

การตรวจประเมนจะไมครบถวนถาจดท า รายการตรวจประเมน ไมด

การจดเตรยมเอกสารส าหรบการตรวจประเมน

ก าหนดการตรวจประเมน (Audit Program)

รายการตรวจประเมน (Checklist)

รายงานความไมสอดคลองจากขอคนพบจากการตรวจประเมน

รายงานการแกไขและปองกนของผ รบการตรวจประเมน ฯ

รายงานการตดตามผลการตรวจประเมน (ถาม)

1) จดเตรยมอปกรณปองกนสวนบคคลเทาทจ าเปนใหผตรวจประเมน

2) ควรจดใหมผน าทางไปในพนทตางๆ เนองจากพนทหลายแหงในองคการอาจกอใหเกดอนตรายได

3) ถาเปนส านกงานทมความเสยงจากอบตเหตตองชแจงผตรวจประเมนกอนวาถามเหตฉกเฉนควรด าเนนการอยางไร เชน ทางหนไฟอยทไหน พนทรวมพลอยบรเวณใด สงใดบางทไมควรท าในพนทโรงงาน เปนตน

4) ใหความสะดวกกบผตรวจประเมนเทาทจะท าได และไมควรด าเนนการใด ๆ ทกอใหเกดการเสยเวลาในการตรวจประเมน

5) สถานทส าหรบการตอนรบผตรวจประเมนนนถาเปนไปไดควรมการเตรยมพนทเฉพาะ มความสงบ สะอาด ไมมมลพษ เพอใหผตรวจส าหรบการท างานและการประชมซงแสดงถงความมงมนในการจดการสงแวดลอม

การจดเตรยมสถานทเพอรองรบการตรวจ

1) บคลากรทอยในหนวยงานทรบผดชอบและทก าลงรบการตรวจประเมนนนจะตองจดเตรยมตวใหพรอมรบการตรวจประเมนดงน

2) ตองท าตวใหวางโดยชวงเวลาทจะถกตรวจตองไมมเรองอน ๆ มารบกวน ซงอาจจะท าใหการตรวจประเมนไมส าเรจ

3) พนกงานทท างานในพนทจะตองทราบและท าความเขาใจเอกสารทอยในหนวยของตนเองอยางแจมแจง และสามารถตอบค าถามผตรวจประเมนไดอยางคลองแคลว ซงแสดงถงความมงมนในระบบการจดการสงแวดลอม

4) ผ ทรบผดชอบในเรองใดตองอยในพนทปฏบตงานขณะทผตรวจประเมนก าลงตรวจประเมนอย เพอรอการตอบค าถามตาง ๆ

การจดเตรยมบคลากรเพอรบการตรวจประเมน

5) บคลากรในหนวยงานหรอองคกรจะตองทราบนโยบาย เขาใจการด าเนนงานเกยวของกบตนเอง เขาใจถงวตถประสงค เปาหมาย และโครงการจดการสงแวดลอมทเกยวของกบตนเอง

6) บคลากรในหนวยงานตองไดรบการฝกอบรมในเรองตาง ๆ อยางเหมาะสมเพอใหสามารถควบคมปญหาสงแวดลอมทเกดขนในหนวยงานของตนเองได

7) ระหวางการตรวจประเมนควรหลกเลยงเรองงานอน ๆ ทอาจมารวบกวนการตรวจประเมนได

8) ระหวางการตรวจประเมนจะตองมการท างานตามปกตเพอใหผตรวจประเมนไดเหนสภาพการท างานทแทจรง ฉะนนจงไมควรมการหยดการท างานใด ๆ

การจดเตรยมบคลากรเพอรบการตรวจประเมน

การประชมเพอนดแนะในคณะกรรมการตรวจประเมน ใหรบทราบขอมล การวางแผนการตรวจประเมน และเตรยมพรอมส าหรบการตรวจประเมน

การแจงก าหนดการตรวจใหแกผ รบการตรวจ โดยการแจกก าหนดการการตรวจตดตามใหรบทราบโดยทวกน

ผตรวจประเมนอานเอกสารทเกยวของเพอท าความเขาใจในการด าเนนงาน

ผตรวจประเมนจดท ารายการตรวจประเมน (checklist)

หวหนาการตรวจประเมน (Lead auditor) ในครงนนท าการตรวจสอบรายการตรวจ (Checklist) กอนทจะน าไปใชจรง

ในระหวางการตรวจประเมนผตรวจประเมนจะตองใหเวลา โดยจะตองท าตวใหวาง จากงานประจ าโดยอาจมอบหมายใหผอนปฏบตงานแทนกได

สรปประเดนการเตรยมการตรวจประเมน

2. การด าเนนการตรวจประเมนในพนท

2.1 การเปดการประชม (Opening Meeting)

2.2 การด าเนนการตรวจประเมน

2.3 ทบทวนหลกฐานทตรวจพบ

2.4 การสรปผลและการรายงานผลการตรวจประเมน

กลาวแนะน าสมาชกในทมผตรวจตดตาม

บอกขอบขาย วตถประสงคและก าหนดการตรวจประเมน

กลาวยนยน สรปวธการและหลกเกณฑทใชในการตรวจตดตาม

ทบทวนขอตกลงการตรวจตดตาม ยนยนเวลาตรวจและปดโดยประมาณ

ยนยนวตถประสงคและขอบเขต

ยนยนชองทางการสอสาร

ยนยนภาษาทใชในระหวางการตรวจประเมน

ยนยนวาในระหวางการตรวจประเมน ผถกตรวจประเมนจะไดรบแจงความคบหนา

ยนยนทรพยากรและสงอ านวยความสะดวกตางๆ

2.1 การเปดประชม

ยนยนวธปฏบตเกยวกบความปลอดภยในการท างาน เหตฉกเฉน และการรกษาความปลอดภยส าหรบคณะผตรวจประเมน

ยนยนบทบาทหนาท กฎ และคณลกษณะของผน าทางในการตรวจประเมน

วธการรายงานผลและอธบายถงความไมสอดคลอง

ขอมลเกยวกบวธจดการกบสงทพบระหวางการตรวจประเมน

ยนยนเกยวกบการรองเรยนระหวางการตรวจหรอการสรปผลการตรวจประเมน

ขอสงสยอนๆ (ถาม)

2.1 การเปดประชม

1) เปนผ มความรเกยวกบพนททจะท าการตรวจประเมน

2) มความรเกยวกบขอก าหนด มาตรฐาน หรอเกณฑทจะใชในการตรวจประเมน

3) สามารถน าผตรวจประเมนไปยงสถานททตองการจะไปภายในขอบเขตของการตรวจประเมนโดยใชระยะทางทสนทสด

4) สามารถหาบคคลทผตรวจประเมนตองการได

5) ชวยกลาวแนะผตรวจประเมนและผถกตรวจในเรองทตองระมดระวง และในเรองความปลอดภยระหวางการตรวจประเมน

6) จดบนทกระหวางการตรวจประเมน

7) ไมชวยผถกตรวจประเมนตอบค าถาม เวนเสยแตวาจะไดรบอนญาตจากผตรวจประเมน

8) เปนพยานในกจกรรมการตรวจประเมนในนามของผถกตรวจประเมน

ผน าทาง/สงเกตการณ

คณะผตรวจประเมนตองมการปรกษากนเปนระยะ ๆ เพอแลกเปลยนขอมลกน

ในระหวางการตรวจประเมนหวหนาคณะผตรวจประเมนตองสอสารความกาวหนาในการตรวจประเมนเปนระยะ กบผถกตรวจประเมนตามความเหมาะสม

การเกบหลกฐานระหวางการตรวจประเมนจะสามารถชใหเหนไดทนทถงความเสยงทอาจกอใหเกดความไมสอดคลอง

การสอสารระหวางการตรวจประเมน

2.2 การด าเนนการตรวจประเมน

วธการเกบรวบรวมขอมลรวมไปถง

การสมภาษณ

การสงเกตพฤตกรรมการท างานและสภาพแวดลอม

การทบทวนเอกสาร

การสรปขอมล การวเคราะหและตวชวดในการปฏบตงาน

ขอมลจากกระบวนการสมตวอยางของผถกตรวจประเมนและกระบวนการควบคมการสมตวอยางและกระบวนการตรวจวด

รายงานขอมลจากแหลงอนๆ เชน การสอบยอนกลบของลกคาจากผสงมอบหรอขอมลจากภายนอกอน ๆฐานขอมลจากคอมพวเตอรและเวบไซต

การรวบรวมและการทวนสอบขอมล

2.2 การด าเนนการตรวจประเมน ตอ

1. สมภาษณกบบคคลใหเหมาะสมในแตละระดบและหนาท

2. การสมภาษณควรจะด าเนนการระหวางเวลาท างานปกต

3. พยายามสรางความคนเคยใหกบผถกสมภาษณ

4. ควรอธบายเหตผลส าหรบการสมภาษณและเหตผลของการจดบนทก

5. การสมภาษณสามารถเรมตนโดยขอใหบคคลทถกสมภาษณอธบายการท างานกอน

6. ค าถามทน าไปสค าตอบทมอคตหรอค าถามน า ควรจะหลกเลยง

7. ผลทไดจากการสมภาษณควรจะมการสรปและทบทวนกบผถกสมภาษณ

8. ผถกสมภาษณควรจะไดรบการขอบคณส าหรบการเขารวมและการใหความรวมมอจากผตรวจประเมน

การสมภาษณบคคล

2.2 การด าเนนการตรวจประเมน ตอ

1. ไมมผ ใดชอบการถกตรวจสอบ

2. ไมมผ ใดตองการใหขอบกพรองถกตรวจพบทหนวยงานของตนเอง

3. ปฏกรยาของผถกตรวจสอบทมกพบเสมอในการสมภาษณ

ทกษะการสมภาษณบคคลและการตงค าถาม

2. การด าเนนการตรวจประเมน ตอ

สงทผตรวจประเมนตองปฏบต คอ

เขาใจความรสกของผถกตรวจประเมนทกคนและควรมศลปะในการสมภาษณ

ท าใหผถกตรวจประเมนยอมรบขอบกพรองหรอจดออนอยางเตมใจและรสกไดรบประโยชนจากการตรวจประเมน

จะตองไมท าลายความตงใจในการพฒนาระบบการจดการสงแวดลอมของผถก

กระตนใหผถกสมภาษณรสกกระตอรอรนในการทจะพฒนาระบบ ฯ อยางตอเนอง

ผตรวจประเมนทดควรสรางบรรยากาศการสมภาษณใหเปนไปอยางสบาย

2.2 การด าเนนการตรวจประเมน ตอ

ทกษะการสมภาษณบคคลและการตงค าถาม

เทคนคการสมภาษณแบงออกไดเปน 2 ระยะคอ

(1) ระยะเปดใจ เชน แนะน าคณะผตรวจประเมน ชวนคยในเรองทว ๆ ไปเพอเปนการสรางความสมพนธ แตไมควรใชเวลานาน เมอรวาผถกตรวจพรอมกควรน าเขาสประเดนทตองการ หลงจากนนกอธบายวตถประสงคของการตรวจประเมน

(2) ระยะคนหาความจรง ระยะนจ าเปนตองใชการผสมผสานระหวางศลปะในการตงค าถาม ศลปะในการฟง และศลปะในการสงเกต

2.2 การด าเนนการตรวจประเมน ตอ

ทกษะการสมภาษณบคคลและการตงค าถาม

1. หามใชค าถามชวนทะเลาะ2. หามใชค าถามทเกดความ

แตกแยกในองคกร

2.2 การด าเนนการตรวจประเมน ตอ

1. กลยทธแกลงโง2. กลยทธสาวเชอก

ทกษะการสมภาษณบคคลและการตงค าถาม

ส งท ผตรวจประเมนพงระมดระวง ในการสมภาษณ

(1) ค าถามทใชเหมาะสมหรอไม

(2) ทาททใชเหมาะสมหรอไม

(3) ค าถามทใชตรงประเดนหรออยในขอบเขตของการตรวจหรอไม

(4) ถามถกคนหรอไม

2.2 การด าเนนการตรวจประเมน ตอ

ทาทท ผตรวจประเมนพงระวงและไมควรแสดงระหวางการตรวจ

(1) ทาทกระหยมยมยองเมอตรวจพบขอบกพรอง

(2 ) ทาทยกตนขมทานหรอยด เยยดความเหนสวนตวให

(3) แสดงกรยาทไมสภาพหรอไมใหเกยรตผถกตรวจ

ทกษะการสมภาษณบคคลและการตงค าถาม

(1) ใชเวลาอานและศกษาเอกสารไมนานเกนไป

(2) ตองทราบประเดนส าคญทควรคนหาหรอควรขอด

(3) อานเสรจแลวจะตองจดบนทกไวเปนหลกฐานอางอง

(4) ศกษาลงไปในรายละเอยดของการปฏบตควบคมกบเอกสารทอาน

ทกษะหรอเทคนคในการอานขอมล

2.2 การด าเนนการตรวจประเมน ตอ

1. อานใหเหนภาพ1 รอบ

2. ท าความเขาใจวตถประสงคองแตละเรอง

3. ท าความเขาใจนยามศพท

4. อานในสวนสาระรายละเอยด

5. จดทไมชดเจนทพบในเอกสาร ควรมการบนทกเพอการสอบถามตอไป

6. อานอยางวเคราะห

8. อานการด าเนนงานมประสทธภาพเพยงพอทจะควบคมปญหาสงแวดลอม

9. อานเกณฑในการด าเนนงานวาสอดคลองกบหลกการทถกตอง

ทกษะหรอเทคนคในการอานขอมล

2.2 การด าเนนการตรวจประเมน ตอ

ผตรวจประเมนทดควรเปนผ ทมทกษะหรอศลปะในการรบฟงเชงรก ไดแก

(1) รบฟงดวยทาทางทกระตอรอรน

(2) คดและวเคราะหตลอดเวลาทรบฟง

(3) ท าการจดบนทกสงทตนไดรบฟง

(4) มภาษากายในเชงตอบรบ แสดงใหเหนวาก าลงรบฟงอยางตงอกตงใจ

(5) สายตาจบจองอยทผพด ไมวอกแวกหรอเหมอลอยไปทอน

(6) พยายามใชทาททเชอเชญใหผพดอยากใหขอมลเพมเตม เชน ชมเปนครงคราว หรอพดกระตนใหพดตอเปนบางครงตามความเหมาะสม

2.2 การด าเนนการตรวจประเมน ตอ

ทกษะหรอเทคนคในการฟง

เหตการณหรอขอมลทไดจากการสมภาษณ

ชอเอกสารทท าการตรวจสอบ

บคคลทไดไปสมภาษณ

เหตการณทไมคาดฝน เชน ปญหาการไมไดรบความรวมมอในการสมภาษณ

บนทกเหตการณหรอหลกฐานทงทสอดคลองตอขอก าหนดและทไมสอดคลองกบขอก าหนด รวมทงการสงเกตของผตรวจ เพอเปนหลกฐานและเปนประโยชนส าหรบผตรวจเองในการเขยนรายงานการตรวจประเมน

ทกษะหรอเทคนคในการบนทก

2.2 การด าเนนการตรวจประเมน ตอ

สงเกตจากความแตกตางหรอความเหมอน

สงเกตผลการปฏบตงานจรง

สงเกตจากการใหท าใหด

สงเกตสภาพแวดลอมอนๆ ประกอบทสอดคลองหรอขดแยง

ทกษะหรอเทคนคในการสงเกต

2.2 การด าเนนการตรวจประเมน ตอ

ขอมลทไดจากการสมภาษณ

ชอเอกสารทท าการตรวจสอบ

กจกรรมทท าการตรวจสอบ

พนทท าการตรวจสอบ

ปญหาการไมไดรบความรวมมอในการสมภาษณ

ทกษะหรอเทคนคในการบนทก

2.2 การด าเนนการตรวจประเมน ตอ

บ น ท ก เ ห ต ก า ร ณ ห ร อหลกฐานทงทสอดคลองตอข อ ก า ห น ด แ ล ะ ท ไ มสอดคลองกบขอก าหนด

ปญหาทเกดขนในระหวางการบนทกหลกฐาน

1. งงค ำถำม!! ไมรจะบนทกหลกฐานลงในค าถามไหน

2. ไมบนทกชอคน เอกสาร และสถานท ทไปตรวจ

3. ค าถามยาวเยยด แตสงทเขยนคอ

ม/ไมม/เรยบรอยด/สอดคลอง/ไมสอดคลอง/OK

2.2 การด าเนนการตรวจประเมน ตอ

สภาพ เรยบรอย

อดทน ไมโกรธงาย เมอถกทาทายหรอไมไดรบความเชอถอ

เปดใจ รบฟงความคดเหนของผ รบการตรวจประเมน

แสดงความสนใจและตงใจฟง

เทยงตรง ยตธรรม ไมล าเอยง

ใชภาษากายทเหมาะสม

อยาต าหนหรอตอวาผไดรบการตรวจประเมน

ตรงเวลา รกษาเวลา เพอหลกเลยงการท าใหผถกตรวจเสยเวลา

การแสดงออกและพฤตกรรมระหวางการตรวจประเมน

a) หลกฐานมอยไมไดเกดจากการคาดเดา

b) หลกฐานทกลาวถ งไมไ ด รบผลกระทบจากอารมณ หรอความล าเอยง

c) หลกฐานเกยวของโดยตรงกบกจกรรมทเกดขนและมผลกระทบตอสภาพแวดลอม

d) อาจเปนขอมลทเปนเชงปรมาณหรอคณภาพกได

e) สามารถตรวจสอบไดในภายหลง

คณสมบตของหลกฐานและขอมล

2.3 ทบทวนหลกฐานทตรวจพบ

หลกฐานทเปนรปธรรม (Objective Evidence)

ขอมลทไดรบการพสจนแลววาเปนความจรง ซงสามารถรวบรวมไดระหวางการตรวจประเมนระบบ เชน ภาพถาย หรอค ากลาวยอมรบของคนทงสอง

ขอคนพบจากการตรวจประเมน

2.3 ทบทวนหลกฐานทตรวจพบ (ตอ)

เกณฑตดสน• เกณฑISO14001• กฎหมาย และขอก าหนดอนๆท

เกยวของกบสงแวดลอม• ขอตกลงดานสงแวดลอมจาก

ลกคา หรอผทมสวนไดสวนเสยกบองคกร

• นโยบายสงแวดลอม • ระเบยบการท างานภายในองคกร

หลกฐาน

2.3 ทบทวนหลกฐานทตรวจพบ ตอ

รวบรวมหลกฐานและการตดสนผลการตรวจประเมน

Minor

Observation

Recommendation

(R) ขอก าหนด

(E) บคคลทเกยวของ ค าพดของบคคลทเกยวของ ลกษณะสถานท จะตองเปนความจรง

(N) ลกษณะความไมสอดคลอง

(L) สถานททพบความไมสอดคลอง

ใบขอใหมการปฏบตการแกไข (Corrective Action Request - CAR)

2.3 ทบทวนหลกฐานทตรวจพบ ตอ

หากผตรวจประเมนพบประเดนใดทเหนควรน าไปปรบปรงพฒนาใหดยงขน อาจแจงเปนขอสงเกตไว

ประกอบดวย

R equirement

E vidence

N ature

L ocation

จากการส ารวจพนทบรเวณหองอาหารพบคราบไขมนและเศษอาหารเปนจ านวนมาก และจากการสอบถามแมบานพบวาไมมการตกคราบไขมนและเศษอาหารเปนเวลา 3 เดอนซงไมปฏบตตามหมวด 4 ขอ 4.2 การจดการน าเสยในส านกงาน (ขอบกพรองรายแรง Major)

ตวอยางการเขยนขอบกพรอง

R E N L

จากการตรวจสอบทะเบยนปญหาสงแวดลอมพบวาการใชไฟฟาของบรษทเปนปญหาสงแวดลอมทมนยส าคญสง แตไมพบหลกฐานการก าหนดวตถประสงค เปาหมาย และโครงการ เกยวกบการอนรกษพลงงาน ซงไมปฏบตตามหมวด 7 ขอ 7.1 โครงการและกจกรรม (ขอบกพรองรายแรง Major)

ตวอยางการเขยนขอบกพรอง

R E N L

2.4 การสรปผลและการรายงานผลการตรวจประเมน

1. เพอทบทวนสงทคนพบระหวางการตรวจประเมน

2. เพอตกลงเกยวกบขอผลสรปการตรวจประเมน และพจารณาความไมแนนอนทอยในกระบวนการระหวางการตรวจประเมน

3. เพอเตรยมขอเสนอแนะ เพอใหบรรลถงวตถประสงคการตรวจประเมน

4. เพอหารอเกยวกบการตดตามผลการตรวจประเมน รวมถงแผนการตรวจประเมนในอนาคต

การจดเตรยมการสรปผลการตรวจประเมน

2.4 การสรปผลและการรายงานผลการตรวจประเมน

การปฏบตเทยบกบเกณฑการตรวจประเมน มความสอดคลองกนหรอไม พรอมแสดงหลกฐานทสอดคลองและไมสอดคลอง

ความมประสทธภาพในการด าเนนงาน การรกษาและปรบปรงระบบการจดการสงแวดลอม

การปรบปรงอยางตอเนอง ความเพยงพอของทรพยากร ความมประสทธผลและการปรบปรงระบบการจดการใหดขน

การสรปการตรวจประเมน

2.4 การสรปผลและการรายงานผลการตรวจประเมน

สรปกจกรรมทตรวจพบ ขอบกพรองทพบและผลในการตรวจ ภาพรวมของผลการตรวจตดตาม มอบหมายขอบกพรองกบผ รบผดชอบเพอน าไปแกไข

ผ รบผดชอบในแตละกจกรรมตอง

1) พจารณาขอบกพรองและตอบรบใบ CAR

2) เสนอขอทจะแกไขและปองกน

3) วนทคาดวาจะแกไขเสรจ

การปดประชม

2.4 การสรปผลและการรายงานผลการตรวจประเมน

1. หวหนาผตรวจประเมนกลาวขอบคณผถกตรวจ

2. แจงใหทราบอกครงวาการตรวจประเมนเปนการสมตวอยาง ซงยงอาจมขอบกพรองอนๆ ทไมไดตรวจพบ และขอใหด าเนนการในการแกไขภายหลง

3. กลาวถงในสวนทดทพบในการตรวจประเมนครงนกอนทจะอธบายถงขอบกพรอง

4. รวมกลมขอบกพรองเพอใหผถกตรวจประเมนเขาใจถงขอบเขตของปญหา

5. รายงานขอบกพรองทงหมด แตหลกเลยงทจะกลาวถงสงเลกนอยทไมส าคญ

6. เตรยมตวใหพรอม เพอใหมนใจวามขอมลทพรอมและสามารถตอบค าถามตางๆ ได

7. การน าเสนอควรเนนทหลกฐานทคนพบ ไมแสดงความคดเหนตวเองอยางเดดขาด

8. น าเสนอประเดนตางๆ ใหชดเจนและตรงประเดน และมนใจวาผถกตรวจเขาใจถงสงทคนพบจากการตรวจประเมนอยางชดเจน

เทคนคการปดประชม

9. หลกเลยงการโตเถยงดวยอารมณ กบผถกตรวจประเมน

10. ถามหลกฐานเพมจากผทไดรบการตรวจประเมน และถาหลกฐานถกตอง ผตรวจประเมนจะตองกลาวขอโทษและขอบคณผไดรบการตรวจประเมน และยกเลก CAR ฉบบนนๆ (กรณทออก CAR ไปแลว) ถาหลกฐานของผ รบการตรวจประเมนไมถกตองผตรวจประเมนอธบายเหตผลใหชดเจน

11. การตอบค าถามควรจะกระท าในชวงสดทาย แตถาผถกตรวจประเมนตองการค าตอบในทนทผตรวจประเมนกสามารถกระท าได เพอความชดเจนมากยงขน

12. กลาวขอบคณผ รบการตรวจประเมนอกครง

13. ผตรวจประเมนควรจะยนยนเวลาในการสงมอบรายงานการตรวจประเมน

2.4 การสรปผลและการรายงานผลการตรวจประเมนเทคนคการปดประชม

1) วตถประสงคในการตรวจประเมน

2) ขอบเขตในการตรวจประเมน กจกรรม และเวลา

3) ระบหวหนาคณะผตรวจประเมนและสมาชกในคณะผตรวจประเมน

4) วนทและสถานทซงกจกรรมการตรวจประเมนไดถกด าเนนการ

5) ผลของการคนพบจากการตรวจประเมน

6) สรปผลการตรวจประเมน

2.4 การสรปผลและการรายงานผลการตรวจประเมนการจดเตรยมรายงานการตรวจประเมน

รายงานการตรวจประเมนอาจจะประกอบดวย หรออางองถงสงตอไปน

1) พนททยงไมครอบคลมถงแมวาจะอยภายใตของเขตการตรวจประเมน

2) ความเหนทแตกตางกนระหวางคณะผตรวจประเมนกบผ รบการตรวจทยงหาขอสรปไมได

3) ขอเสนอแนะส าหรบการปรบปรง ทถกก าหนดภายใตวตถประสงคของการตรวจประเมน

4) การตดตามผลการตรวจประเมนทไดแกไขตามวางแผนทไดก าหนดไว

5) ประเดนหรอเนอหาทตองรกษาเปนความลบเอาไว

6) รายชอการแจกจายรายงานการตรวจประเมน

2.4 การสรปผลและการรายงานผลการตรวจประเมนการจดเตรยมรายงานการตรวจประเมน

ผตรวจประเมนทจะตองตรวจความคบหนาในการแกไขปญหา เพอตรวจสอบผลการแกไข

หากพบวายงไมมการปฏบตตามใหตดตามจนกวาจะแกไขเรยบรอย

อาจมการรวมกบปรกษาหาขอการแกไข เพอประสทธภาพของระบบฯ

เมอตรวจดรายละเอยดตาง ๆ ทตอบรบกบขอบกพรองเรยบรอยใหมการ ปดประเดนปญหาได

อาจมการออกใบ CAR ซ า ถาไมสามารถปฏบตตามเงอนไขทก าหนด

3. การตดตามการแกไขขอบกพรองและการปดประเดน

การแกไขขอบกพรอง

การตรวจสอบหรอการตรวจประเมน

ไมเปนไปตามขอก าหนด เปนไปตามขอก าหนด

1. การสบหาสาเหต 2. หาแนวทางในการจดการแกไขและปองกน3. ปฏบตการแกไขและปองกน

ท าการตรวจสอบใหมอกครง

ไมเปนไปตามขอก าหนด เปนไปตามขอก าหนด

แนวทางการแกไขสามารถเพมใน

ระเบยบปฏบตงานเกยวของกบประเดน

ขอบกพรองได

สงทองคกรจะตองน าไปปฏบต

คนหาสาเหตทแทจรง

การแกไขขอบกพรอง

ก าหนดมาตรการแกไขและปองกนตามสาเหตทแทจรงของขอบกพรองนน ๆ

ระบผ รบผดชอบและก าหนดเวลาแลวเสรจ

ตองตดตามและตรวจสอบประสทธผลของการแกไขและปองกนเพอใหมการปรบปรงอยางตอเนอง นอกจากนควรมการตดตามเปนระยะๆ เพอใหมนใจวา NC นน ๆ จะไมกลบมาเกดขนอก

หากพบวาการแกไขและปองกนในครงแรกไมมประสทธผลใหมการตดตามผลอกครงหนง หากการตดตามผลในครงทสองยงไมมประสทธภาพใหด าเนนการออกใบแจงการแกไขและปองกนใหม และรายงานใหผบรหารทราบซงอาจรายงานในทประชมฝายบรหารกได

ด าเนนการแกไขและปองกน

การแกไขขอบกพรอง

สรปขนตอนของการตรวจประเมน

วางแผนการตรวจ

1. ก าหนดวนเวลา

2. ก าหนด Auditor

3. Auditor ศกษาเรองทตองตรวจ

4. ท า checklist

ตดตามผล

ด าเนนการตรวจ

1. เปดประชม

2. ตรวจสอบเอกสาร บคคล พนท

3. รวบรวมหลกฐานทงหมด

4. รายงานผลการตรวจประเมน

ใช Checklist

1. ออก CAR : Major Minor

2. ให Observation

อธบายแผนการตจรวจ

Lead Auditor + AuditorปดใบCAR

Lead Auditor + Auditor