View
72
Download
0
Category
Preview:
DESCRIPTION
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. – zakres przedmiotowy i podmiotowy. Forum Sekretarzy Małopolski Małopolski Instytut Samorządu Terytorialnego i Administracji 7 czerwca 2011 r. dr Ewa Perłakowska (NDAP). Regulacje prawne dawne i nowe. - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
dr Ewa Perłakowska (NDAP)
RozporządzeniePrezesa Rady Ministrówz dnia 18 stycznia 2011 r. – zakres przedmiotowy i podmiotowy
Forum Sekretarzy MałopolskiMałopolski Instytut Samorządu Terytorialnego i Administracji
7 czerwca 2011 r.
REGULACJE PRAWNEDAWNE I NOWE
Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.)
Ustawa z dnia 14 czerwca 196o r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.);
Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375)
REGULACJE PRAWNEDAWNE I NOWE
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206, poz. 1518);
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206, poz. 1517);
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 206, poz. 1519);
REGULACJE PRAWNEDAWNE I NOWE
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 lutego 2010 r. w sprawie postępowania z dokumentacją w komórkach organizacyjnych wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa (Dz. U. Nr 34, poz. 181) ;
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140)
Ustawa z dnia 14 czerwca 196o r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.)
art. 14 § 1
Sprawy należy załatwiać w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.), doręczanego środkami komunikacji elektronicznej.
PODSTAWY PRAWNE
Stan prawny – ustawa z 14.07.1983 r.
art. 6 ust. 1
Stan prawny – ustawa z 14.07.1983 r.
art. 6 ust. 2
Stan prawny – ustawa z 14.07.1983 r.
art. 6 ust. 2b
Stan prawny – ustawa z 14.07.1983 r.
art. 5 ust. 1
Stan prawny – ustawa z 14.07.1983 r.
art. 5 ust. 2
Stan prawny – rozporządzenie z 16.09.2002 r.
§ 3
Stan prawny – rozporządzenie z 30.10.2006 r.
§ 5
Stan prawny – rozporządzenie z 26.02.2010 r.
§ 2 i § 3
ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW
Z DNIA 18 STYCZNIA 2011 R.W SPRAWIE INSTRUKCJI KANCELARYJNEJ, JEDNOLITYCH RZECZOWYCH WYKAZÓW
AKT ORAZ INSTRUKCJI W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA
ARCHIWÓW ZAKŁADOWYCH
(DZ. U. NR 14, POZ. 67 I NR 27, POZ. 140)
WCZEŚNIEJ OBOWIĄZUJĄCE
WYKAZY AKTW ADMINISTRACJI
TERENOWEJ
Zarządzenie Nr 36 Ministra Administracji, Gospodarki Terenowej i Ochrony Środowiska z dnia 22 grudnia 1975 r. w sprawie ustalenia jednolitego rzeczowego wykazu akt dla urzędów terenowych organów administracji państwowej;
Zarządzenie Nr 15 Ministra-Szefa Urzędu Rady Ministrów z dnia 19 lipca 1990 r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach terenowych organów rządowej administracji ogólnej oraz Zarządzenie Nr 32 Ministra-Szefa Urzędu Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1990 r. w sprawie ustalenia jednolitego rzeczowego wykazu akt dla urzędów terenowych organów rządowej administracji ogólnej
rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319), wydane na podstawie art. art. 39a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym;
rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. Nr 160, poz. 1074), wydane na podstawie art. 39 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym;
rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa (Dz. U. Nr 160, poz. 1073), wydane na podstawie art. 46 ust. 4 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa;
rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 161, poz. 1109), wydane na podstawie art. 38 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o administracji rządowej w województwie
ZAKRES PODMIOTOWY
art. 6 ust. 2a ustawy
§ 1 rozporządzenia
ZAKRES PRZEDMIOTOWY
art. 6 ust. 2b ustawy
§ 1 rozporządzenia
UKŁAD TREŚCI ROZPORZĄDZENIA
§ 1 ust. 1 – zakres podmiotowy i przedmiotowy § 1 ust. 2 – zdefiniowanie pojęcia „kierownik
podmiotu” § 1 ust. 3 – obsługa organów stanowiących: gminy,
powiatu i województwa § 2 – podstawowe definicje dla rozporządzenia i
jego załączników § 3 – instrukcja kancelaryjna § 4 – jednolity rzeczowy wykaz akt § 5 – instrukcja archiwalna § 6 – przepisy przejściowe i dostosowujące § 7 i § 8 – okres obowiązywania
Instrukcja kancelaryjna – zał. nr 1
§ 3
załączniki do instrukcji kancelaryjnej nr 1 – struktura metadanych (s. 21):
A – przesyłka wpływająca B – przesyłka wychodząca C – elementy akt sprawy niebędące przesyłkami D - sprawa
nr 2 – minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych (s. 28)
Jednolite rzeczowe wykazy akt – zał. nr 2-5
§ 4
Instrukcja archiwalna – zał. nr 6
§ 5
załącznik do instrukcji archiwalnej warunki wilgotności i temperatury w
pomieszczeniach magazynowych archiwum zakładowego
PODSTAWOWE TERMINY I ZASADY PRACY KANCELARYJNEJ I
ARCHIWALNEJ
Wartość archiwalna dokumentacji
§ 4 ust. 7 rozporządzenia
WAŻNE DEFINICJE
Podmiot (§ 1)to organy gminy i związki międzygminne, organy powiatu, organy samorządu województwa i organy zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędy obsługujące te organy Kierownik podmiotu (§ 1)odpowiednio, wójt (burmistrz, prezydent miasta), przewodniczący zarządu związku międzygminnego, starosta, marszałek województwa, wojewoda oraz pozostałe organy zespolonej administracji rządowej w województwie, jeżeli te organy nie są obsługiwane przez urząd wojewódzki
WAŻNE DEFINICJE
Archiwista (§ 2 pkt 2)realizujący zadania archiwum zakładowego pracownik podmiotu Koordynator czynności kancelaryjnych (§ 2 ust. 2 i
3 IK)pracownik wyznaczony przez kierownika podmiotu do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw; funkcja powierzana archiwiście
WAŻNE DEFINICJE
Kierownik komórki organizacyjnej (§ 2 pkt 3)osoba kierująca komórką organizacyjną lub osoba upoważniona do wykonywania jej zadań Prowadzący sprawę (§ 2 pkt 8)osoba załatwiająca merytorycznie daną sprawę, realizująca w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowywanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy
WAŻNE DEFINICJE
Komórka organizacyjna (§ 2 pkt 4)wydzielona organizacyjnie część podmiotu, w szczególności wydział, dział, oddział, biuro, referat lub samodzielne stanowisko pracy Komórka merytoryczna (§ 7 pkt 4 IK)komórka organizacyjna zakładająca sprawę, odpowiedzialna za jej prowadzenie oraz załatwienie Punkt kancelaryjny (§ 7 pkt 7 IK)komórka organizacyjna, w tym sekretariat, kancelaria lub stanowisko pracy, których pracownicy są uprawnieni do przyjmowania lub wysyłania przesyłek
WAŻNE DEFINICJE
Sprawa (§ 2 pkt 12)zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości Akta sprawy (§ 2 pkt 1)dokumentacja, w szczególności tekstowa, fotograficzna, rysunkowa, dźwiękowa, filmowa, multimedialna, zawierająca informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlająca przebieg jej załatwiania i rozstrzygania Teczka aktowa (§ 2 pkt 15)materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej
WAŻNE DEFINICJE
Pismo (§ 2 pkt 7)wyrażona tekstem informacja, stanowiąca odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia Odwzorowanie cyfrowe (§ 2 pkt 6)dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru Naturalny dokument elektroniczny (§ 7 pkt 5 IK)dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej
WAŻNE DEFINICJE
Przesyłka (§ 2 pkt 9)dokumentacja otrzymana lub wysyłana przez podmiot, w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej, określonej w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne Metadane (§ 2 pkt 5)zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
WAŻNE DEFINICJE
Skład chronologiczny (§ 2 pkt 10)uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD, utworzony w podmiocie, w którym wprowadzono system EZD Skład informatycznych nośników danych (§ 2 pkt
11)uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej
SYSTEM TRADYCYJNY
§ 2 pkt 14 i rozdział 3 IKsystem wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci
SYSTEM EZD
§ 2 pkt 13 i rozdział 2 IK
system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych
WYBÓR SYSTEMU§ 1 ust. 2-5 IK
§ 1 ust. 7 i 8 IK
NADZÓR NAD CZYNNOŚCIAMI KANCELARYJNYMI
§ 2 IK
OBOWIĄZKI KIEROWNIKA PODMIOTU WYNIKAJĄCE Z ROZPORZĄDZENIA
§ 6 ust. 9 rozporządzenia – dostosowanie lokalu archiwum zakładowego do wymogów rozporządzenia – w terminie 5 lat od dnia wejścia w życie rozporządzenia (20.01.2016);
§ 1 ust. 3 i 8 IK – wskazanie podstawowego systemu do wykonywania czynności kancelaryjnych: tradycyjny lub EZD oraz poinformowanie o tym archiwisty;
§ 1 ust. 5-6 IK – wskazując podstawowy system do wykonywania czynności kancelaryjnych, można określić wyjątki poprzez wskazanie klas z JRWA;
§ 2 ust. 3 IK – powierzenie archiwiście funkcji koordynatora czynności kancelaryjnych;
OBOWIĄZKI KIEROWNIKA PODMIOTU WYNIKAJĄCE Z ROZPORZĄDZENIA
SYSTEM EZD (1)
§ 16 ust. 2 IK – określenie listy rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny;
§ 17 ust. 6 IK – uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustalenie listy rodzajów przesyłek, dla których nie wykonuje się odwzorowań cyfrowych całości przesyłek, wskazując przy tym wielkości graniczne dla parametrów, o których mowa w ust. 4;
§ 20 ust. 6 IK – uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustalenie maksymalnej wielkości przesyłki przekazywanej na informatycznym nośniku danych, którą włącza się bezpośrednio do systemu EZD;
OBOWIĄZKI KIEROWNIKA PODMIOTU WYNIKAJĄCE Z ROZPORZĄDZENIA
SYSTEM EZD (2)
§ 21 ust. 8 IK – ustalenie sposobu udostępniania przesyłek nieodwzorowanych lub tych na informatycznych nośnikach danych w okresie gdy sprawy są w toku;
§ 22 ust. 1 IK – ustalenie liczby i lokalizacji składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych;
§ 30 ust. 2 IK – możliwość ustalenia wzorów i formularzy wykorzystywanych przy sporządzaniu dokumentacji, chyba że wynikają z przepisów prawa;
OBOWIĄZKI KIEROWNIKA PODMIOTU WYNIKAJĄCE Z ROZPORZĄDZENIA
SYSTEM TRADYCYJNY (1)
§ 42 ust. 3 IK – określenie listy rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny;
§ 47 ust. 3 IK – ustalenie liczby i lokalizacji składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych;
§ 54 ust. 3 IK – możliwość ustalenia wzorów i formularzy wykorzystywanych przy sporządzaniu dokumentacji, chyba że wynikają z przepisów prawa;
PODZIAŁ DOKUMENTACJI
§ 4 IK
Dokumentacja nadsyłana i składana w podmiocie oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na:
tworzącą akta spraw;
nietworzącą akt spraw.
PODZIAŁ DOKUMENTACJI
§ 5 IK
Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak spraw.
Znak sprawy:
ABC.123.77.2011
ABC-D-II.123.77.2011.MP
ABC.123.78.3.2011
PODZIAŁ DOKUMENTACJI
§ 6 IK
Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.
Przykłady
SPIS SPRAW, REJESTRY, EWIDENCJE
§ 7 pkt 12 IK
Spis spraw – narzędzie w systemie EZD lub formularz w postaci papierowej w systemie tradycyjnym albo spis elektroniczny w systemie tradycyjnym, do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej
(dane w spisie spraw w systemie EZD - § 27
dane w spisie spraw w systemie tradycyjnym - § 53)
SPIS SPRAW, REJESTRY, EWIDENCJE
§ 7 pkt 8-11 IK
SPIS SPRAW, REJESTRY, EWIDENCJE
§ 13 IK (EZD)
§ 40 IK (tradycyjny)
RELACJE KOMÓREK§ 8 i § 9 IK
Na podstawie pisma przychodzącego
Utwórz sprawę
Dokument, który
wpłynął
System pamięta opis nadany
dokumentowi, który wpłynął
(1) poprawiamy opis sprawy – to
ułatwia WYSZUKIWANIE !
!!!
(2) Przycisk do nadania znaku
sprawy
Tu trzeba zaznaczyć, by
pokazał się cały wykaz akt
Wybieramy klasę z wykazu akt
Potwierdzamy dokonany wybór
klasy z wykazu akt
Tu już widać zapowiedź
znaku sprawy
Potwierdzamy założenie sprawy przez przycisk OK
Można dokonać wyboru osób
uczestniczących w sprawie i nadać im uprawnienia, ale wcześniej trzeba wybrać te osoby
Potwierdzenie dokonanego
wyboru
Jeżeli tego nie wybierzemy, upoważniona
osoba nie będzie widzieć
dokumentów w sprawie
Po zarejestrowaniu sprawy
Tu już widać
sprawę
Gdy zapomnieliśmy przydzielić sprawę,
można wykorzystać ten przycisk
Przez ten przycisk można modyfikować opis sprawy i stan jej
załatwienia
Zakładanie sprawy bez pisma przychodzącego, tzw. sprawa własna
Przez „Nowy”
Zaczynamy od opisu sprawy, itd.
Dołączanie dokumentów z poziomu sprawy
Sprawa
Przycisk „dołącz dokument”
Dołączanie dokumentu do sprawy z poziomu dokumentu
Dokument
Przycisk „Dołącz do sprawy”
Przez „Nowy” można:
Założyć nową
sprawę Wprowadzić do systemu
nowy dokument
Wyznaczyć zastępcę. WAŻNE
DLA KIEROWNIKÓW
REJESTRACJA SPRAWI PRZECHOWYWANIE
DOKUMENTACJIW TECZKACH
REJESTRACJA SPRAW
§ 4 ust. 6
Dalszy podział klas na klasy kolejnych rzędów jest dokonywany analogicznie aż do stworzenia klasy końcowej, czyli klasy oznaczonej kategorią archiwalną, dla której prowadzi się spis spraw lub w ramach której grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw
REJESTRACJA SPRAW
§ 5 ust. 6 IK
Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, to dla danego numeru sprawy, który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw.
dotyczy zarówno systemu EZD, jak i systemu tradycyjnego
2011 ----- DOP 403 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
rok referent symbol kom.org. ozn. teczki tytuł teczki
Lp. Sprawa Od kogo wpłynęła:
Znak pisma: Data:
Data:
wszcz. zakoń.Uwagi:
1 wniosek o zniszczenie akt Fabryki Skór w Krakowie
POLSKÓR S.A.
DA.123/06 03.01
06.01 MP
2 podteczka na wnioski o brakowanie akt w jednostkach samorządowych
3 wniosek o zniszczenie akt Kopalni Soli WIELICZKA
Kopalnia Soli WIELICZKA
DA.0123-1/06
10.01
12.01 ER
DOP. 403.1.2011
2011 ----- DOP 403.2 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej – jednostki samorz.
rok referent symbol kom.org. ozn. teczki tytuł teczki
Lp. Sprawa Od kogo wpłynęła:
Znak pisma: Data:
Data:
wszcz. zakoń.Uwagi:
1 wniosek o zniszczenie akt Gminnej Rady Narodowej w Kłaju
Urząd Gminy w Kłaju
OG.0823-1/06
06.01
09.01 PK
2 wniosek o zniszczenie akt Urzędu Gminy w Kłaju (sprzed 1990 r.)
Urząd Gminy w Kłaju
OG.0823-2/06
06.01
09.01 PK
DOP.403.2.1.2011
...............................................
DOP.403 kat. A
.....................
2011
...............................................
DOP.403.2 kat. A
.....................
2011
2011 ---- DOP 0531 Konferencje prasowe i wywiady
rok referent symbol kom. org.
oznacz. teczki
tytuł teczki wg wykazu akt
Lp.SPRAWA
(krótka treść)
Od kogo wpłynęła Data UWAGI(sposób
załatwienia)znak pisma z dniawszczęci
a sprawy
ostatecznego
załatwienia
1 konferencja prasowa Prezydenta Miasta w dn. 15.01. nt. projektu budżetu Miasta
--- 12.01 20.01 ED
--- ---
2 podteczka „Wywiady Prezydenta Miasta udzielane mediom zagranicznym”
3 konferencja prasowa Sekretarza Miasta w dn. 20.01. nt. wdrożenia w urzędzie systemu do elektronicznego załatwiania spraw
---- 17.01 24.01 KG
--- ----
DOP.0531.1.2011
2011 ---- DOP 0531.2 Konferencje prasowe i wywiady – wywiady Prezydenta Miasta udzielane mediom zagranicznym
rok referent symbol kom. org.
oznacz. teczki
tytuł teczki wg wykazu akt
Lp.SPRAWA
(krótka treść)
Od kogo wpłynęła Data UWAGI(sposób
załatwienia)znak
pismaz dnia
wszczęcia
sprawy
ostatecznego
załatwienia
1 autoryzacja wywiadu Prezydenta Miasta dla France 24
France 24 15.01 19.01 ED
brak 13.01
2 autoryzacja wywiadu Prezydenta Miasta dla BBC
BBC 19.02 22.02 ED
brak 15.02
DOP.0531.2.1.2011
TECZKI
§ 2 pkt 15 IK
teczka aktowa – materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej.
§ 53 ust. 2 IK
Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt
dotyczy systemu tradycyjnego
TECZKI
§ 53 ust. 4 IK
teczki wieloletnie
§ 53 ust. 5 IK
teczki dla przedmiotu lub podmiotu sprawy w obrębie tej samej grupy rzeczowej
§ 53 ust. 6 IK
teczki zbiorcze
§ 53 ust. 7 IK
teczki dla akt jednej sprawy
dotyczy systemu tradycyjnego
...............................................
DOP.403 kat.A
.....................spis spraw
2011
...............................................
DOP.403 kat.A
.....................Szkoła Podstawowa
nr 245
sprawy nr 1, 4, 7, 10
2011
...............................................
DOP.403 kat.A
.....................Przedszkole nr 5
sprawy nr 2, 5, 8, 11
2011
...............................................
DOP.403 kat.A
.....................Gimnazjum nr 67
sprawy nr 3, 6, 9, 12
2011
...............................................
DOP.403 kat.A
.....................
2011 - 2013
...............................................
WKS.220 kat.BE50
Akta osoboweWeronika Musiał
1999 - 2012
...............................................
DOP.403.3.2011 kat.A
.....................
2011
JEDNOLITY RZECZOWYWYKAZ AKT (JRWA)
BUDOWA JRWA
§ 4 ust. 1
Dokumentacja powstająca w podmiocie i do niego napływająca jest klasyfikowana i kwalifikowana na podstawie JRWA przez:
oznaczanie, rejestrację i łączenie dokumentacji w akta spraw albo
jej grupowanie jako dokumentacji nietworzącej akt spraw.
BUDOWA JRWA
§ 4 ust. 4
Konstrukcja wykazu akt opiera się na: jednolitości klasyfikowania dokumentacji w
oparciu o kryteria rzeczowe,
systemie klasyfikacji dziesiętnej,
ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt
BUDOWA JRWA – JEDNOLITOŚĆ KLASYFIKACJI
§ 4 ust. 5
Jednolitość klasyfikacji polega na jej niezależności od struktury organizacyjnej podmiotu i od podziału kompetencji wewnątrz podmiotu
BUDOWA JRWA – KWALIFIKACJA ARCHIWALNA
§ 4 ust. 7
Ustalenie kwalifikacji polega na przyporządkowaniu klasom końcowym oznaczeń kategorii archiwalnej, wynikających odpowiednio z przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 lub 2b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ
Recommended