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INSTRUCTIVO PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO DE INDICADORES DE GESTIÓN
Código: IN-MIC-03-03
Versión: 2
Fecha Aprobación:10/12/2015
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Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en las carpetas
del Sistema Integrado de Gestión del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP.
Firma de Autorizaciones
Elaboró Revisó Aprobó
Profesional Oficina
Asesora de Planeación
Jefe Oficina Asesora de
Planeación
Representante Alta Dirección
Sistema Integrado de Gestión
Control de Cambios
Fecha Descripción
Febrero
de 2014 Elaboración del documento
Diciembre
de 2015 Actualización del documento
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO .................................................................................................................. 3
2. ALCANCE ................................................................................................................... 3
3. DEFINICIONES TÉCNICAS ....................................................................................... 3
4. REFERENCIAS NORMATIVAS .................................................................................. 4
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ............................................................................ 5
6. GENERALIDADES ..................................................................................................... 5
6.1 Definición indicadores .............................................................................................. 5
6.2 Seguimiento a los procesos del Sistema Integrado de Gestión ................................ 5
6.3 Caracteristicas de los indicadores ............................................................................ 6
7. TIPOLOGIA DE INDICADORES ................................................................................. 7
7.1 Indicadores de Eficacia ............................................................................................ 7
7.2 Indicadores de Eficiencia .......................................................................................... 7
7.3 Indicadores de Efectividad ....................................................................................... 8
8. FORMULACIÓN DE LOS INDICADORES .................................................................. 9
9. ESTRUCTURA DEL INDICADOR ............................................................................ 11
10. DEFINICIÓN DE LOS RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN Y EL ANÁLISIS....... 13
10.1 Responsable de la medición ................................................................................. 13
10.2 Responsable del análisis ...................................................................................... 14
11. SEGUIMIENTO AL DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS ..................................... 14
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1. OBJETIVO
Establecer los criterios para la formulación y seguimiento de los indicadores de gestión
del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP.
2. ALCANCE
El presente instructivo debe ser aplicado para todos los procesos del Instituto para la
Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP, y establece los conceptos
básicos, características principales y orientaciones de seguimiento a los indicadores de
gestión de la entidad.
3. DEFINICIONES TÉCNICAS1
A continuación se presentan algunas definiciones aplicables para la formulación y
seguimiento a los indicadores de gestión del Instituto para la Investigación
Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP, para las que no se encuentren dentro
de este documento, aplican las definiciones establecidas en la Guía para la
construcción de Indicadores de Gestión del Departamento Administrativo de la
Función Pública versión 2 de 2012.
Economía: Nivel en el que se gestionan los recursos financieros de manera
razonable.
Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan
los resultados planificados.
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados
planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
Herramienta de Seguimiento: Método, medio o mecanismo a través del cual se
efectúa control a los procesos, con el fin de evaluar su desempeño en un momento
determinado e identificar posibles desviaciones.
1 Glosario tomado Guía metodológica para el seguimiento del sistema de gestión de calidad y el desempeño de los
procesos. Departamento Nacional de Planeación; versión 4 de 2010.
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Indicador: Expresión cuantitativa o cualitativa que permite establecer el estado del
objeto a evaluar en un momento determinado, con relación a rangos establecidos.
Medición: Actividades desarrolladas para evaluar el Sistema Integrado de Gestión
o los procesos a través de indicadores o cualquier otro instrumento que permita
establecer el grado de utilización de los recursos, el logro de los objetivos
propuestos y su impacto.
Oportunidad: Información del desempeño del indicador debe estar disponible y
actualizada en forma inmediata.
Seguimiento: Permite controlar que la ejecución de los procesos y los resultados
obtenidos sean acordes con los requisitos, características o atributos establecidos.
Pertinencia: Guardar correspondencia con las directrices establecidas para la
medición del Sistema de Gestión de Calidad, los procesos y/o normativa vigente
aplicable a la Entidad.
Validez: Refleja y medir de forma precisa el objeto estudiado, con criterios
uniformes.
4. REFERENCIAS NORMATIVAS
Ley 87 de 1993: Se establecen normas para el ejercicio de Control Interno en las
entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.
Ley 872 de 2003: Crea el sistema de gestión de la calidad en la rama ejecutiva del
poder público y en otras entidades prestadoras de servicios.
Decreto Nacional 1537 de 2001: Se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en
cuanto a elementos técnicos y administrativos que Fortalezcan el Control Interno de
las entidades y organismos del Estado.
Decreto 4110 de 2004: Sistema de Gestión de la Calidad de las entidades del
Estado.
Decreto 1599 de 2005: Adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado
Colombiano.
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NTCGP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
Decreto 387 de 2004: "Por medio del cual se reglamenta el Acuerdo 122 de 2004,
que adopta el Sistema de Gestión de Calidad creado por la ley 872 de 2003".
Decreto 651 de 2011: Creación Sistema Integrado de Gestión Distrital SIGD.
Decreto 652 de 2011: Adopción Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de
Gestión para las Entidades y Organismos Distritales
NTD-SIG 001:2011: Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para
las Entidades y Organismos Distritales
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Procedimiento PRO-MIC-03-04 Autoevaluación de la Gestión
6. GENERALIDADES
6.1 Definición indicadores
Un indicador es una expresión cualitativa o cuantitativa observable, que permite describir
características, comportamientos o fenómenos de la realidad a través de la evolución de
una variable o el establecimiento de una relación entre variables, la que comparada con
períodos anteriores, productos similares o una meta o compromiso, permite evaluar el
desempeño y su evolución en el tiempo. Por lo general, son fáciles de recopilar, altamente
relacionados con otros datos y de los cuales se pueden sacar rápidamente conclusiones
útiles y fidedignas2.
6.2 Seguimiento a los procesos del Sistema Integrado de Gestión
Los líderes de proceso y los responsables de procedimientos son los responsables de
realizar el seguimiento y medición de los indicadores asociados al proceso a través del
FT-MIC-03-05 Formato Hoja de vida de indicadores, de acuerdo a lo establecido en el
procedimiento PRO-MIC-03-04 Autoevaluación de la Gestión trimestralmente. Estas
2 Concepto tomado Guía para la construcción de Indicadores de Gestión De Departamento Administrativo de la Función
Pública versión 2 de 2012, pagina 8.
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herramientas deben estar alineadas con el objetivo del proceso y proporcionar
información sobre su desempeño.
Las herramientas deben ser revisadas con una periodicidad anual como máximo, con el
fin de establecer su conveniencia o pertinencia frente al objetivo del proceso o plantear
mejoras en las mismas. Esta revisión la debe realizar el Líder del proceso en coordinación
con el responsable de la recopilación de la información y medición del indicador,
solicitando los ajustes correspondientes cuando así se requiera, a la Oficina Asesora de
Planeación. Igualmente, durante la ejecución de las auditorías internas se llevará a cabo
la verificación de la aplicación de las herramientas y la implementación de las acciones
preventivas o correctivas cuando esto fuera necesario.
6.3 Características de los indicadores
Oportunos: Deben permitir obtener información en tiempo real, de forma
adecuada y oportuna, medir con un grado aceptable de precisión los resultados
alcanzados y los desfases con respecto a los objetivos propuestos, que permitan
la toma de decisiones para corregir y reorientar la gestión antes de que las
consecuencias afecten significativamente los resultados o estos sean irreversibles.
Prácticos: Que se facilite su recolección y procesamiento.
Claros: Ser comprensible tanto para quienes lo desarrollen como para quienes lo
estudien o lo tomen como referencia. Por tanto, un indicador complejo o de difícil
interpretación que sólo lo entienden quienes lo construyen debe ser replanteado.
Explícitos: Definir de manera clara las variables con respecto a las cuales se
analizará para evitar interpretaciones ambiguas.
Sensibles: Reflejar el cambio de la variable en el tiempo.
Transparente/Verificable: Su cálculo debe estar adecuadamente soportado y ser
documentado para su seguimiento y trazabilidad.
Medibles: Permite comparar la situación actual de una dimensión de estudio en el
tiempo o respecto a patrones establecidos.
Comunicativos: Todo indicador debe transmitir información acerca de un tema en
particular para la toma de decisiones.
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7. TIPOLOGIA DE INDICADORES
Para el IDEP se formularán indicadores para evaluar la eficiencia, eficacia, y
efectividad de los procesos, cuán aceptable ha sido y es el desempeño de éstos en
concordancia con los requisitos establecidos en la Norma Técnica de Calidad NTCGP
1000:2009.
7.1 Indicadores de Eficacia
Se busca establecer el logro de los resultados esperados por el Instituto, previamente
determinados, de modo tal que se pueda evaluar la oportunidad (cumplimiento de la meta
en el plazo estipulado), al igual que la cantidad (volumen de bienes y servicios generados
en el tiempo).
A manera de ejemplo:
Indicador Aspecto
Asociado
Número de desempleados capacitados / Total de desempleados
inscritos en Sistema de Reconversión Laboral. Focalización
Porcentaje de egresados de programa de reinserción/ Total
inscritos programa de reinserción. Cobertura
Porcentaje de alumnos que se emplean después de finalizar los
cursos de capacitación. Resultado Final
Número de beneficiarios/ Universo de beneficiarios Cobertura
Porcentaje Infracciones que termina en sanción efectiva Resultado Final
Conflictos colectivos solucionados / conflictos colectivos
planteados Resultado Final
Incremento total de puestos de trabajo abiertos con el servicio
público de empleo. Resultado Final
7.2 Indicadores de Eficiencia
Los indicadores de eficiencia, se enfocan en el control de los recursos o las entradas
del proceso, evalúan la relación entre los recursos y su grado de aprovechamiento por
parte de los mismos.
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Consisten en el examen de costos en que incurren las entidades públicas encargadas
de la producción de bienes y/o la prestación de servicios, para alcanzar sus objetivos y
resultados.
Este tipo de indicadores miden la forma de como se utilizaron los recursos durante el
proceso de generación del producto y/o servicio.
El análisis de la eficiencia se refiere a la adquisición y el aprovechamiento de los
insumos (entradas del proceso), que deben ser adquiridos en tiempo oportuno, al mejor
costo posible, en la cantidad adecuada y con una buena calidad. Por lo que se incluyen
medios humanos, materiales y financieros.
A manera de ejemplo:
INDICADOR
Costo de un servicio en relación al número de usuarios
Costo total programa de becas /Total de beneficiarios
Costo por tonelada de basura recogida
Costo de la recogida de basura por usuario
Costo por kilómetro de carretera construido
Costo de la inspección por número de visitas efectuadas
7.3 Indicadores de Efectividad
Para el análisis de este tipo de indicadores es necesario involucrar la eficiencia y la
efectividad, es decir “el logro de los resultados programados en el tiempo y con los
costos más razonables posibles”.
Se relaciona con la medición del nivel de satisfacción del usuario, que aspira a recibir
un producto o servicio en condiciones favorables de costo y oportunidad, y con el
establecimiento de la cobertura del servicio prestado.
La efectividad está relacionada con las respuestas que demos al interrogante ¿para
qué se hizo?, este tipo de indicadores miden los resultados alcanzados frente a los
bienes o servicios generados a los clientes y usuarios.
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INDICADOR
Nivel de satisfacción del usuario durante un período determinado
% Disminución en quejas y reclamos en un periodo determinado
% Disminución en accidentes laborales durante un periodo determinado
% Disminución en infecciones intrahospitalarias durante un periodo determinado.
8. FORMULACIÓN DE LOS INDICADORES
Para la formulación de indicadores se tiene en cuenta como información de entrada, la
relacionada con:
Objetivo estratégico: Los indicadores deben estar dirigidos al cumplimiento de
los objetivos estratégicos que a su vez garantizan el cumplimiento de la misión y
la visión del Instituto.
Objetivo del proceso: Los indicadores de gestión del Instituto se formulan de
acuerdo al modelo de operación por procesos y deben estar alineados con el
objetivo de cada uno de éstos, de manera que facilite evaluar el cumplimiento del
mismo.
Mapa de riesgos: Documentado para cada proceso. Los indicadores que estén
asociados a los Mapas de Riesgos deben brindar información relacionada con la
eficacia de los controles aplicados.
Los indicadores deben, en principio, proporcionar información concreta acerca de la
gestión del proceso; por lo tanto, la información y su modo de recolección alrededor de
él tienen que ser cuidadosamente escogidos.
Es importante tener en cuenta los siguientes criterios para la selección de los
indicadores:
Criterio de
Selección
Pregunta a tener en
cuenta
Objetivo
Pertinencia
¿El indicador expresa
qué se quiere medir de
forma clara y precisa?
Busca que el indicador permita describir la
situación o fenómeno determinado, objeto
de la acción.
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Funcionalidad ¿El indicador es
monitoreable?
Verifica que el indicador sea medible,
operable y sensible a los cambios
registrados en la situación inicial
Disponibilidad
¿La información del
indicador está
disponible?
Los indicadores deben ser construidos a
partir de variables sobre las cuales exista
información estadística de tal manera que
puedan ser consultados cuando sea
necesario.
Confiabilidad ¿De dónde provienen
los datos?
Los datos deben ser medidos siempre bajo
ciertos estándares y la información
requerida debe poseer atributos de calidad
estadística.
Utilidad
¿El indicador es
relevante con lo que se
quiere medir?
Que los resultados y análisis permitan
tomar decisiones.
Si se responde de forma afirmativa a todas las preguntas, el indicador será adecuado,
de lo contrario se debe considerar la posibilidad de construir indicadores adicionales y
someterlos al mismo control de calidad.
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9. ESTRUCTURA DEL INDICADOR
Objetivo estratégico asociado al indicador: Relaciona los objetivos
estratégicos del IDEP y que a través del indicador aporta al cumplimiento del
mismo
Proceso Asociado al indicador: identifica el proceso al cual está asociado el
indicador.
Objetivo del proceso asociado al indicador: Identifica el objetivo del proceso
al cual está asociado el indicador
Objetivo del indicador: Establece el objetivo que se pretende alcanzar al
realizar la formulación del indicador. Responde a las preguntas ¿Qué? ¿Para
qué? y ¿Cómo?
Nombre del indicador: Es la expresión verbal, precisa y concreta que
identifica el indicador.
Tipo de Indicador: Clase de indicador seleccionado (eficiencia, eficacia,
efectividad, impacto, oportunidad, resultado, entre otros). Adicionalmente se
debe asignar si el indicador hace parte del SIG o PMR.
Formula del Indicador: Expresión matemática mediante la cual se calcula el
indicador. La fórmula se debe presentar con siglas claras y que, en lo posible,
den cuenta del nombre de cada variable.
Identificación de Variables: Descripción de cada variable de la fórmula:
Nombre de las variables a utilizar, puede ser una sola variable o dos
dependiendo del indicador.
Meta Establecida: Corresponde al comportamiento o desempeño deseado o
esperado del proceso, se debe definir teniendo en cuenta que sea posible de
cumplir, sin sobrestimarla. Se determina teniendo en cuenta el
comportamiento histórico del indicador, cuando existan datos, o el
conocimiento que se tenga del proceso, esta debe ser cuantificable y medible a
través del tiempo.
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Fuente de la Información: Hace referencia a documentos, sistemas de
información, bases de datos, grupos o personas que poseen y proveen la
información necesaria para diligenciar la hoja de vida del indicador según el
indicador definido. Los datos suministrados por la fuente de información deben
ser: Verificables: Que la información registrada en la hoja de vida pueda ser
cotejada contra la fuente de la cual se obtuvieron los datos.
Confiables: Que la información suministrada refleje la realidad de la situación
u objeto analizado y permita tomar decisiones oportunamente.
Pertinentes: Es decir que la información represente o corresponda con lo que
se pretende medir.
Unidad de Medida: Unidad de medida en la cual está definido el indicador.
Ejemplo: Porcentaje, cantidad, número, moneda.
Frecuencia de Medición: Se define teniendo en cuenta entre otros aspectos,
la complejidad del proceso, la facilidad para obtener, analizar y generar los
datos, la periodicidad de ejecución del proceso, así como la disponibilidad de
los datos. La periodicidad debe ser trimestral.
Responsable de la recopilación de la información y medición del
indicador: Cargo o rol del responsable de recolectar y registrar los datos
periódicamente para calcular el indicador.
Responsable del Análisis: Cargo del responsable de analizar y evaluar el
comportamiento del indicador a través de todos los periodos evaluados, este
debe ser el Líder del proceso.
Criterio de Análisis: Define los rangos de semaforización sobre los cuales se
evaluarán los resultados de los indicadores comparados con las metas
establecidas para cada uno de ellos.
Cuadro de mediciones del indicador: Matriz donde se incluyen las
mediciones de los indicadores.
Meta: Es el valor que se espera alcance el indicador durante el periodo objeto
de medición
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Variable 1: Permite registrar los datos periódicos de la variable superior que
compone el indicador de acuerdo con la periodicidad definida.
Variable 2: Permite registrar los datos periódicos de la variable inferior que
compone el indicador de acuerdo con la periodicidad definida. En los casos de
indicadores de valor absoluto esta celda no debe ser diligenciada. En algunas
ocasiones, este valor puede ser constante.
Resultado de las variables: Valor obtenido al relacionar la variable o
variables del indicador en un periodo determinado.
Resultado del Indicador: Es el total generado por la comparación del
resultado de las variables con la meta anual.
Gráfico de tendencia: Proporciona información gráfica relacionada con el
comportamiento del indicador a través de cada periodo de medición.
Análisis de Indicadores: Análisis breve del comportamiento del indicador
durante el periodo registrado, de manera que se describan las causas que
están originando el comportamiento en el periodo e históricamente.
Acciones tomadas: Relaciona el consecutivo de las acciones preventivas,
correctivas o de mejora formuladas que están asociadas al análisis del
comportamiento del indicador.
10. DEFINICIÓN DE LOS RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN Y EL ANÁLISIS
10.1 Responsable de la medición
Generalmente es el profesional responsable de ejecutar las actividades propias del
indicador o es designado por el Líder de Proceso. Tiene las siguientes
responsabilidades:
Recolectar, tabular, registrar y presentar periódicamente la información de los
indicadores al Líder de Proceso para su análisis.
Informar al responsable del Sistema Integrado de Gestión acerca de la
actualización de la hoja de vida correspondiente.
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Apoyar la formulación de acciones preventivas, correctivas o de mejora cuando
se requiera.
Apoyar el análisis y revisión de los indicadores así como su mejora.
Apoyar la aplicación de las herramientas de seguimiento definidas en los
procesos, así como su revisión y ajuste cuando sea requerido.
10.2 Responsable del análisis
Es el Líder del proceso, además tiene bajo su responsabilidad realizar las siguientes
actividades:
Revisar y analizar los datos registrados para el indicador en cada periodo.
Formular y velar por la implementación de las acciones preventivas, correctivas
o de mejora que se deriven del análisis del indicador de acuerdo con lo
establecido en el procedimiento de Acciones preventivas, correctivas y de
mejora PRO-MIC-03-02.
Revisar y ajustar los parámetros del indicador (meta), cuando se requiera.
Solicitar la creación, modificación o eliminación de los indicadores de los
procesos que estén bajo su responsabilidad según lo establecido en el
Instructivo elaboración y control de documentos del Sistema Integrado de
Gestión.
Velar por la aplicación de las herramientas de seguimiento definidas en los
procesos y por la revisión y ajuste de estas cuando así se requiera.
11. SEGUIMIENTO AL DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS
El seguimiento al desempeño de los procesos se realizará a partir de los indicadores y
las herramientas de seguimiento definidas. Esta labor la debe realizar el responsable
de la medición, quien recolecta la información necesaria para registrar en la hoja de
vida cuando se trate de indicadores o de apoyar y velar por la aplicación de las
herramientas de seguimiento.
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Una vez actualizada esta información, debe presentarla al Líder del proceso para que
efectúe el análisis de los datos y establezca las acciones a seguir:
Reportar el indicador a la Oficina Asesora de Planeación
Formular acciones preventivas, correctivas o de mejora para corregir
desviaciones que se hayan presentado en el indicador.
Ajustar la meta o rango.
Solicitar la eliminación, o modificación del indicador o la creación de uno
nuevo.
El reporte de los indicadores se debe realizar en los diez (10) días siguientes trimestre
vencido y teniendo en cuenta la periodicidad específica de cada indicador.
Dependiendo del resultado obtenido por el indicador, se formularán acciones
preventivas si el indicador tuvo un desempeño satisfactorio o una acción correctiva si
el indicador tuvo desempeño insuficiente o superó la meta establecida.
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