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Este documento impreso se considera como copia no controlada para el SIG
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CARACTERIZACIÓN DE PROCESO (GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Y CONVENIOS)
Código: C 09 GCCON
Versión: 03
Fecha: Noviembre 20 de 2013
CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA OBJETIVO
Garantizar y Desarrollar los aspectos administrativos necesarios para la adquisición de bienes, obras o servicios de forma transparente y en cumplimiento de la normatividad legal vigente.
RESPONSABLE DEL PROCESO:
• Subdirector de Centro de Formación • Coordinador Grupo de Apoyo Administrativo • Funcionarios asignados
ALCANCE:
Este proceso está orientado a la administración de los recursos dela entidad garantizando la compras de bienes de consumo y devolutivos, contratación de servicios de mantenimiento de maquinaría, equipos, muebles, vehículos y edificios, servicios personales e instructores, desde su fase precontractual hasta la fase pos contractual.
PROVEDORES ENTRADAS ACTIVIDAD SALIDAS CLIENTES
Proceso de Planeación Estratégica
Proceso de Evaluación y Control
Proceso de Gestión de los Recursos Financieros
Solicitud situaciones administrativas
P
Formular políticas y estrategias para la optimización de los recursos institucionales con criterios de eficiencia y eficacia.
Leyes, decretos, resoluciones
Manuales.
Todos los procesos
Direccionamiento Estratégico Lineamientos Manual de contratación, Manual de supervisión e Interventoría Circulares
Plan de Contratación Todos los procesos
Todos los Procesos Comunicaciones
Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP
Proceso Direccionamiento Estratégico
Guía de Administración del Riesgo
NTC ISO 31000 - Gestión del Riesgo
Identificar los riesgos que puedan afectar el logro de los resultados del proceso
Mapa de Riesgos
Direccionamiento Estratégico
Proceso gestión contratación y convenios
Direccionamiento Estratégico Matriz de aspectos e impactos
ambientales Participar en la identificación de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentación aplicable
Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales
Proceso Direccionamiento Estratégico
Gestión de Talento Humano Matriz de Peligros Participar en la identificación de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional.
Matriz de Identificación de Riesgos
Proceso Gestión del Talento Humano
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Código: C 09 GCCON
Versión: 03
Fecha: Noviembre 20 de 2013
Congreso,
Agencia Nacional de Contratación
Normatividad Socializar la normatividad contractual vigente Capacitaciones Todos los procesos
Proceso de Planeación Estratégica
Proceso de Evaluación y Control
Proceso de Ejecución de la Formación Profesional
Proceso de Servicios Complementarios
Oferta de programas de formación para los sectores atendidos por el Centro.
Estructuras curriculares(Es donde se establece el perfil)
Presupuesto y Metas establecidas en Plan POA
Potencial de horas de formación por instructores de planta
Lineamientos POA
Realizar la contratación de instructores para el apoyo a la formación profesional
Plan Anual de Contratación
Convocatorias
Ordenes de Prestación de Servicios o Contratos
Banco de instructores pre-seleccionados
Acta de iniciación de actividades
Evaluación de los aprendices.
Informe de supervisión del contrato
Acta de liquidación de órdenes de prestación de servicios o contratos
Proceso de Ejecución dela
Formación Profesional
Proceso de Diseño Curricular
Proceso de Ejecución de Servicios Complementarios
Proceso de Certificación de Competencias Laborales
Proceso de Normalización de Competencias Laborales
todos los procesos solicitudes Apoyar a las áreas de la Dirección General en las etapas pre y post contractual
Conceptos
Autorizaciones y
Contratos legalizados
Todos los procesos
todos los procesos solicitudes Dirigir y controlar los procesos de contratación del Centro de formación conforme al 249
Conceptos, autorizaciones
Todos los procesos
H
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CARACTERIZACIÓN DE PROCESO (GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Y CONVENIOS)
Código: C 09 GCCON
Versión: 03
Fecha: Noviembre 20 de 2013
Proceso de Planeación Estratégica
Proceso de Gestión de los Recursos Financieros
Estudios previos
Solicitud de elementos
Planes de mantenimiento
Documentación legal
Plan de compras
Contratar o adquirirlos bienes y servicios necesarios para cumplir con los requerimientos de la entidad
Orden de compra
Contrato de compra venta
Bienes adquiridos
Todos los procesos sujetos a procesos contractuales
Proceso responsable del proyecto, Conviviente
Grupo de convenios
Proyectos aprobados,
Plan operativo del convenio aprobado,
Documentación legal del conveniente,
CDP
Estructurar convenio (si Aplica)
Convenio perfeccionado y legalizado,
Documentación soporte del convenio
Direccionamiento estratégico,
Procesos misionales o de apoyo
Direccionamiento Estratégico Metodología Establecida Participar en actividades definidas en los programas de
gestión ambiental
Registros de actividades de gestión ambiental
Proceso Direccionamiento Estratégico - Planeación y
Direccionamiento Corporativo
Proceso de Gestión de Talento Humano
Metodología Establecida
Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional
Registros de actividades de S&SO
Proceso Gestión del Talento Humano
Proceso de Planeación Estratégica
Proceso de Ejecución de la Formación Profesional
Proceso de Emprendimiento y empresarismo
Proceso de Gestión de los Recursos Financieros
Plan de compras de insumos y devolutivos
Certificado de disponibilidad presupuestal
V
Realizar seguimiento al proceso e implementar las acciones de mejora
Ordenes de compras
Contratos
Informes de seguimiento y evaluación de proveedores
Proceso Evaluación y Control
Supervisores e interventores Informes de supervisión y/o
Interventoría
Declarar incumplimientos contractuales conforme lo indica el 249 y resolución 1170 del 2013
Actos administrativos
Imposición de multas,
Descuentos,
Declaratorias de caducidad,
Todos los procesos
H
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Fecha: Noviembre 20 de 2013
Cláusulas pecuniarias y excepcionales
Proceso Direccionamiento Estratégico-
Dirección de Planeación
Direccionamiento Corporativo
Mapa de Riesgos Institucional y por Procesos
Realizar seguimiento a los riesgos que puedan afectar el logro de los resultados del proceso
Informe de seguimiento y monitoreo de riesgos
Proceso Direccionamiento Estratégico
Proceso de Evaluación y Control
Proceso Gestión de Evaluación y Control
Direccionamiento Estratégico
Dirección de Planeación y direccionamiento Corporativo
Informes de Gestión
Informes de Auditoría (Hallazgos)
Realizar medición y seguimiento a los indicadores (Ver Plan de Indicadores)
Resultados de evaluación de los Indicadores del Proceso.
Informes analizados y evaluados
Proceso Direccionamiento Estratégico
Direccionamiento Estratégico
Gestión de Evaluación y Control
Gestión del Talento Humano
Gestión de Tecnologías de la Información
Programa de Gestión Ambiental
Matriz de aspectos e impactos ambientales
Programa de S&SO
Matriz de Riesgos y Peligros
Plan de seguridad de la información
Verificar el cumplimiento de los requisitos legales de calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional
Informes de seguimiento
Direccionamiento Estratégico,
Gestión del Talento Humano y
Gestión de Tecnologías de la Información
Gestión de evaluación y control,
Direccionamiento Estratégico
Informes de Gestión
Planes de mejoramiento
Informes de Auditoría (Hallazgos)
A
Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora para la gestión de la calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional.
Impactos mitigados
Riesgos mitigados
Controles implementados
Acciones correctivas, preventivas y de mejora cerradas y eficaces
Gestión de Evaluación y Control,
Direccionamiento Estratégico,
Gestión del Talento Humano y
Gestión de Tecnologías de la Información
RIESGOS: Ver mapa de riesgos de la vigencia INDICADORES Matriz de Indicadores
REQUISITOS Nomograma, matriz de relación NTC-GP 1000, MECI 1000, ISO 14001 y OHSAS 18001, Manual de calidad y los demás documentos asociados al proceso.
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Ver Listado Maestro de Documentos y Registros
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Fecha: Noviembre 20 de 2013
Control de Cambios
Versión Fecha de Aprobación
Descripción del cambio Aprobó
1
Mayo 31 de 2007
Documento original.
Representante de la Subdirección. 01 Agosto 16 de
2011. Se generan los cambios respectivos por lineamientos dados por la Dirección General y se pasa del Sistema de Calidad al Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional con versión 1 (uno); esta disposición es para todo los Documentos del Sistema.
Comité Del SIMCI
02 Enero 08 de 2013 Se generan los cambios respectivos con la inclusión de los ejes temáticos de Medio Ambiente, Seguridad y Salud en el Sistema de Calidad al Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional con versión 02.
Comité Del SIMCI
03 Noviembre 20 de 2013
Se generan los cambios por directrices de La dirección General de la armonización del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional con el Sistema Integrado de Gestión versión 03.
Comité Del SIG
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