管理者マニュアル4 PC ログイン...

管理者マニュアル

1

目次

はじめに ................................................................................. 2

ログイン ................................................................................. 3

推奨環境 ................................................................................. 4

運用開始の流れ ......................................................................... 5

第 1章 初期設定 ...................................................................... 7

1. 初期設定（申し込んだ管理者） ............................................... 8

1.1. 初期設定の所属の名称を変更する....................................................................... 8

1.2. 雇用区分を設定する ...................................................................................... 13

1.3. 他の管理者（従業員）を登録する..................................................................... 14

1.4. 他の管理者を招待する ................................................................................... 19

1.4.1. メールで招待する ...................................................................................... 19

1.4.2. QR コードで招待する .................................................................................. 20

2.初期設定(管理者・店長) ......................................................... 21

2.1. 企業情報を設定する .......................................................................................... 21

2.1.1. タスクを設定する ...................................................................................... 21

2.1.2. 管理設定をする ......................................................................................... 22

2.2. 所属設定をする ................................................................................................ 23

2.3. LINE と連携する .............................................................................................. 28

2.3.1. 連携手順の手順 ......................................................................................... 28

2.3.2. 連携を解除する ......................................................................................... 30

2.4. 従業員の登録 .................................................................................................. 31

第 2章 運用方法 .................................................................... 40

1. 予算管理 ........................................................................... 41

2. シフト作成 ....................................................................... 42

2.1. シフト表を作成する .......................................................................................... 42

2.2. 通知機能 ........................................................................................................ 43

2.3. シフトを登録する ............................................................................................. 45

2.3.1. 管理者がシフトを登録する ........................................................................... 48

2.3.2. 管理者がタスクを登録する ......................................................................... 49

2.4. シフトを公開（確定）する ................................................................................. 51

2.5. 承認作業をする ................................................................................................ 53

3. サポートサービスのご案内 ................................................... 54

2

シフト管理アカウント

A店

はじめに

シフト管理（以下本システム）のアカウントを作成する際は、初期設定をする企業管理者がお申込

みの手続きを行ない、アカウント発行後にその他の管理者および従業員を招待してください。

※招待メールまたは QR コード以外の方法で招待しても、所属と従業員のアカウントが紐付けさ

れません。その場合はシフト管理ができないので、必ず招待メールまたは QR コードで招待し

てください。

複数の所属がある場合

複数の所属（店舗）がある場合でも、所属ごとにアカウントをお申込みいただく必要はありませ

ん。本システムでは 1 つのアカウントで複数の所属が登録・管理できます。

従業員設定にて「勤務可能な所属」を選択することにより、シフト作成時に自所属の従業員だけで

なく、別所属からのヘルプ勤務の従業員も一覧表示できます。

下図のように A 店と B 店を 1 つのアカウント内で管理している場合、B 店の従業員が A 店で勤務す

る際のシフトを A 店の管理者が管理できます。

下図のように所属ごとにアカウントを発行してしまうと所属同士の連携ができません。

B 店の従業員が A 店で勤務する場合でも、A 店でのシフトの提出・管理ができません。

A 店

B店

A店にシフトを提出できる

企業管理者

B店

A店にシフトを提出できない

シフト管理アカウント

3

ログイン

本システムのログイン URL にアクセスすると、下図の画面が表示されます。

貴社に通知されたログイン ID とパスワードを入力し、ログインしてください。

初回ログインが完了すると、下記の画面が表示されます。

管理者として初期設定をする際には、「シフト管理」からログインしてください。

ログイン URL はブックマーク登録しておくことをおすすめします。

☆マークをクリックすると、スタートページに設定できます。

スタートページは、ログイン ID とパスワードを入力直後に

表示される画面です。

4

PC ログイン

管理者権限がある従業員がアクセスした場合には「管理者用の画面」となります。

管理者としてログイン後、従業員画面に切り替えることができます。

スマートフォン ログイン

スマートフォンでアクセスをした場合は、「従業員用の画面」となります。

管理者画面を確認する場合は、アカウント ＞ 「管理者画面に切り替え」をタップしてください。

推奨環境

推奨ブラウザは以下の通りです。各 OS に対応する最新バージョンをご利用ください。

PC

Google Chrome

Microsoft Edge

Mozilla Firefox

Safari

スマートフォン

Google Chrome

Safari

Windows Mac

Android iOS

5

運用開始の流れ

まずは運用を開始していただくための最初のステップをご案内いたします。

申し込んだ管理者の初期設定

「所属」を作る 詳細は p.8

「雇用区分」を作る 詳細は p.13

「管理者」を登録する 詳細は p.14

初期設定完了

管理者の初期設定

「タスク」を設定する 詳細は p.21

「所属」を設定する 詳細は p.23

「必要人数」を設定する 詳細は p.26

「従業員」を設定する 詳細は p.31

運用開始

STEP 1

STEP 2

STEP 3

STEP 1

STEP 2

STEP 3

STEP 4

6

次に、実際の運用していただくための 4 つのステップをご案内いたします。

毎月以下の 4 つのステップを繰り返していただくことにより簡単にシフトの管理ができます。

運用方法

「シフト表」を作成 詳細は p.42

「提出依頼」を通知 詳細は p.43（LINE 連携 p.28）

シフトを組む 詳細は p.45

シフトを公開 詳細は p.51

毎月繰り返すだけで簡単に管理できます！

基本のステップ以外にも KING OF TIME シフト管理では様々な機能があります。

必要に応じて設定を追加してください。

STEP 1

STEP 2

STEP 3

STEP 4

7

第 1章 初期設定

第 1 章では、初期設定についてご案内いたします。

8

1. 初期設定（申し込んだ管理者）

所属を複数作成する場合は、はじめにアカウントを申し込んだ管理者が初期設定を実施します。

ホーム画面 ＞ 「基本設定」 ＞ 「所属設定」にて初期設定をします。

1.1. 初期設定の所属の名称を変更する

初期状態では「本店」がサンプル登録されています。所属名等を編集し、実際の所属としてご使用

ください。

1. 「基本設定」をクリックした後、「所属設定」をクリックします。

2. ［設定］をクリックして設定画面を開きます。

3. 以下が所属設定画面です。まず、「基本」の項目「所属コード」、「所属名」を編集します。

社内で管理しているコードや所属名に編集してご使用ください。

9

4. 「連絡先」では所属の電話番号や住所等が登録できます。必須項目ではありません。住所や電話

番号を登録することで、従業員が所属情報を確認できます。他の管理者があとから登録、編集

することも可能です。

5. 「営業時間」では所属の営業時間と勤務可能時間を登録します。

他の管理者があとから変更することも可能です。

6. 「営業日」を選択すると営業時間と勤務可能時間が登録できます。

※勤務可能時間は必須項目です。登録がない場合、従業員がシフト希望を提出できません。

KING OF TIME（勤怠管理）連携をご利用の場合

所属コードは KING OF TIME（勤怠管理）で登録している「所属コード」と同じも

のを設定してください。所属コードは KING OF TIME（勤怠管理）の

「設定 ＞ 組織 ＞ 所属設定 ＞ 所属コード」から確認できます。

KING OF TIME（勤怠管理）の管理画面 シフト管理の管理画面

10

［+ 一括入力］をクリックすると複数の曜日の営業時間、勤務可能時間が一括登録できます。

7. 「管理」ではシフト作成期間と時間範囲、必要人数の設定をします。

1 日～15 日までと 16 日～末日まで月に 2 回シフトを作成する場合は「月に 2 回」、

1 日～末日まで月に 1 回シフトを作成する場合は「月に 1 回」を選択します。

他の管理者があとから変更することも可能です。

時間範囲の設定や必要人数の設定についても、他の管理者があとから登録することが可能で

す。設定方法については、p.26 をご確認ください。

11

8. 「連携」では本システムと LINE の連携設定をします。このまま連携作業をする場合は

［連携を開始］をクリックします。詳細は p.28 の「LINE と連携する」をご参照ください。

他の管理者があとから設定することも可能です。

すぐに連携しない場合には右上の［保存］をクリックします。

9. さらに所属を追加する場合は、所属設定の一覧画面にて［所属の追加］をクリックします。

10. 以下のような画面が表示されますので、p.8 からと同様に設定を行ないます。

STEP１の所属コードと所属名は必須項目です。

その他の項目は他の管理者があとから設定することも可能です。

STEP 1 所属情報の入力 STEP 2 営業時間の入力

12

STEP 3 SHIFT 作成期間の入力 STEP 4 入力内容の確認（確認画面です）

登録内容に間違いがないか確認し［追加］をクリックします。

11. ［追加］をクリックすると STEP 5 の完了となり、LINE 連携画面が表示されます。

［今すぐ連携する］をクリックすると連携作業画面に遷移します。

連携方法は p.28 をご参照ください。

［今はしない］をクリックすると、他の管理者があとから設定することも可能です。

13

12. 追加が完了すると所属設定画面に一覧表示されます。

1.2. 雇用区分を設定する

1. ［基本設定］をクリックした後、［雇用区分設定］をクリックします。

2. サンプルとして「正社員」が登録されています。

社内で管理しているコードや雇用名に編集してご使用ください。

KING OF TIME（勤怠管理）連携をご利用の場合

雇用区分コードは KING OF TIME（勤怠管理）で登録している「雇用区分コード」と

同じものを設定してください。雇用区分コードは KING OF TIME（勤怠管理）の「設定

＞ 従業員 ＞ 雇用区分設定 ＞ 雇用区分コード」から確認できます。

KING OF TIME（勤怠管理）の管理画面 シフト管理の管理画面

14

3. 雇用区分コード、雇用区分名を編集したら右上の［保存］をクリックします。

4. 雇用区分を追加する場合には、［+ 雇用区分を追加］をクリックし、雇用区分コード、雇用区

分名を入力します。

5. 情報を入力したら［保存］ボタンをクリックし、入力内容を保存します。

1.3. 他の管理者（従業員）を登録する

まず従業員として登録し、その後権限設定にて「管理者」として設定します。

1. ［基本設定］をクリックした後、［従業員設定］をクリックします。

2. 左上部から従業員（管理者）を追加する所属を選択します。

15

3. 従業員の一覧が表示されます。［従業員の追加］をクリックします。

4. 社員番号、名前、入社日を入力し、［追加］をクリックします。

KING OF TIME（勤怠管理）連携をご利用の場合

社員番号は KING OF TIME（勤怠管理）で登録している「従業員コード」と同じも

のを設定してください。従業員コードは KING OF TIME（勤怠管理）の

「設定 ＞ 従業員 ＞ 従業員設定 ＞ 従業員コード」から確認できます。

KING OF TIME（勤怠管理）の管理画面 シフト管理の管理画面

16

5. 従業員を追加すると一覧画面に表示されます。

6. 追加した従業員の［設定］をクリックします。

7. 従業員の詳細情報を登録する画面が表示されます。

申し込みをした管理者が設定すべき項目についてご案内します。

基本

社員番号や名前、生年月日などの基本情報を登録します。

従業員の削除もここから行ないます。

17

連絡先

メールアドレスや電話番号、住所を登録します。

［+ 連絡先を追加］をクリックすると入力画面が表示されます。

メールアドレス 従業員のアカウント招待をメールで行なうには、メールアドレスが必要です。

※QR コードを読み込んでアカウント招待をすることもできます。詳細は p.20 をご覧ください。

電話番号、郵便番号、住所の入力は任意です。入力がなくても問題ありません。

18

雇用

入社日や勤務所属など、雇用形態を登録します。

雇用区分 p.13 で設定した雇用区分が選択できます。

勤務可能な所属 自所属以外でのヘルプ勤務の可能性がある場合、ここで選択しておくと

ヘルプ先（他所属）のシフト作成時に表示できます。

p.8 で登録している所属が表示されます。

アカウント連携 従業員がシフト管理にログインできるように、アカウント招待をします。

p.19 をご参照ください。

権限

従業員にシフトや予算管理の権限を与える場合、「管理者」を選択します。

管理者権限のある従業員はログイン時にシフト管理（管理者）でログインすることで、

シフトや予算管理ができるようになります。

シフト管理（従業員）としてログインした場合は、シフトを提出できます。

※自所属だけでなく、すべての所属のシフトや予算が編集できるようになります。

「時給」や「基本シフト」などは、各管理者にてあとから登録可能です。

19

1.4. 他の管理者を招待する

他の管理者が使用できるよう本システムに招待します。

1.4.1. メールで招待する

1. 基本設定 ＞ 従業員設定 ＞ 従業員の一覧から招待したい従業員の［設定］をクリックしま

す。「雇用」画面下のアカウント連携［招待メールを送る］をクリックします。

※メールアドレスが登録されていない場合はクリックできません。

メールアドレスが設定されていない場合は、「連絡先」にてメールアドレスを入力し、保存をしてください。

（設定 ＞ 従業員設定 ＞ 該当従業員の［設定］ ＞ 連絡先）

2. 下図のような画面が表示されます。内容を確認し［送信］をクリックしてください。

20

1.4.2. QR コードで招待する

1. 基本設定 ＞ 従業員設定 ＞ 従業員の一覧から招待したい従業員の［設定］をクリックしま

す。「雇用」画面下のアカウント連携［QR コードで招待］をクリックします。

2. 下記のように QR コード画面が表示されます。QR コードを読み取ってください。

※QR コードは従業員によって異なります。それぞれの従業員登録画面で表示してください。

招待された管理者が行なう操作については

「別紙 招待メールが届いたら/QR コードを読み取ったら」をご参照ください。

21

2.初期設定(管理者・店長)

招待された管理者が設定する項目について、ご案内します。

まずは、「別紙 招待メールが届いたら/QR コードを読み取ったら」をご参照の上、ログインしてく

ださい。

ホーム画面 ＞ ［基本設定］にて初期設定をします。

2.1. 企業情報を設定する

企業の設定をすると、より高度な管理を行なうことができます。

設定した内容は、すべての所属に適用されます。

［基本設定］をクリックし、［企業情報］を選択します。

2.1.1. タスクを設定する

所属で発生するタスク（作業）を事前に登録しておくと、所属や時間帯ごとに各タスクの必要人数

を設定できます。他の管理者があとから設定、編集することも可能です。

1. 「タスク」をクリックすると下図のような画面が表示されます。

2. ［+ タスクを追加］をクリックし、タスクを設定します。

22

3. タスクコード、タスク名称、タスク略称は必須項目です。

［＞ 条件］をクリックすると、タスクを使用する所属や雇用区分を絞ることができます。

4. 入力が完了したら右上の［保存］をクリックします。

5. タスクを追加する場合には、［+ タスクを追加］をクリックし、タスクコード、タスク名称、

タスク略称を入力します。

2.1.2. 管理設定をする

管理設定を行なうことにより、シフト作成やシフト申請時に、制限をかけることや警告表示ができ

ます。管理設定は企業全体の設定です。他の管理者があとから設定、編集することもできます。

23

年少者の深夜勤務

「制限する」にチェックを入れると、制限する時間帯および年齢を設定できます。

この機能を使用することで「満 18 歳に満たない者を午後 10 時から午前 5 時までにおいて使用して

はならない」という労働基準法に沿ってシフトを制限できます。

※制限をするためには、従業員の『生年月日』登録が必要となります。

（基本設定 ＞ 従業員設定 ＞ 該当従業員の［設定］＞ 基本 ＞ 生年月日）

外国人の労働時間

「制限する」にチェックを入れると、週 28 時間以上のシフトが組まれた場合に警告を表示できま

す。この機能を使用することで出入国管理及び難民認定法(およびその施行規則)にて定められてい

る留学生のアルバイト時間を管理できます。

制限するためには、従業員の『外国人』項目を選択してください。

（基本設定 ＞ 従業員設定 ＞ 該当従業員の［設定］ ＞ 基本 ＞ 外国人）

※本システムでは管理しているシフトが、在留資格者の本来の活動に相当するかどうか

判断できないため、警告が表示されてもシフトは作成できます。

従業員設定については p.31 をご参照ください。

2.2. 所属設定をする

所属の連絡先、勤務可能な時間の設定、必要人数の設定、LINE との連携設定をします。

1. ［基本設定］をクリックした後、［所属設定］をクリックします。

2. 管理する所属の［設定］をクリックして設定画面を開きます。

24

3. 以下が所属設定画面です。

まず、「基本」の項目がすでに企業管理者によって登録されていますので確認してください。

所属所在地とタイムゾーン以外の項目については変更できます。

4. 「連絡先」では所属の電話番号や住所等が登録できます。必須項目ではありません。

住所や電話番号を登録することで、従業員が所属情報を確認できます。

連絡先登録後の従業員

スマートフォン画面

5. 「営業時間」では所属の営業時間と勤務可能時間を登録します。

「営業時間」 ……所属(店舗)の営業時間を設定してください。

「勤務可能時間」……開店準備や閉店作業などを考慮し、

従業員が希望シフトを提出できる時間を設定してください。

従業員は勤務可能時間外のシフト提出はできません。

管理者は勤務可能時間外でもシフト表からの登録はできます。

25

6. 「営業日」を選択すると営業時間と勤務可能時間が登録できます。

※勤務可能時間は必須項目です。登録がない場合、従業員がシフト希望を提出できません。

7. ［+ 一括入力］をクリックすると複数の曜日の営業時間、勤務可能時間が一括登録できます。

26

8. 「管理」では、シフト作成期間と時間範囲、必要人数の設定をします。

シフト作成期間

1 日～15 日までと 16 日～末日までのように月に 2 回シフトを作成する場合は「月に 2 回」、

1 日～末日までのように月に 1 回シフトを作成する場合は「月に 1 回」を選択します。

時間範囲の設定 (毎日表示モード)

1 日のシフトを表示した際の時間範囲を設定します。

必要人数の設定

必要人数を登録すると、シフト管理画面にて時間帯ごと、作業ごとの必要人数の過不足が確認でき

ます。必要人数は曜日ごとに設定できます。

シフト管理 ＞ 日別画面

（）の上の数字は、勤務する人数です。

（）の中の数字は過不足の人数です。

黒 → 基準通り、青 → 基準を超えている、赤 → 基準に達していない

27

設定したい曜日の行をクリックし入力欄を表示します。

※シフト表を作成、公開したあとに所属設定の「必要人数の設定」をした場合は必要人数が反映されません。

タスクタブにてその日の必要人数を設定してください。すでに公開されている場合は再公開してください。

登録したい時間帯のマス目をクリックすると時間帯と人数の登録ができます。シフトでは全体的な

必要人数、タスクではそれぞれのタスクごとの必要人数が登録できます。

シフトのみ、タスクのみの登録も可能です。

※タスクが事前に「企業情報」にて登録されている必要があります。

タスクの設定は p.21 をご参照ください。

9. 「連携」では本システムと LINE の連携設定をします。［連携を開始］をクリックすると、

連携作業を開始できます。 連携方法については p.28 をご参照ください。

28

2.3. LINE と連携する

LINE アプリと本システムの連携設定をご説明します。

LINE と連携することによりシフト希望の提出依頼やシフト表公開（確定）のお知らせなどをグルー

プトークに投稿できます。個人のトークに投稿するには従業員画面での設定が必要です。

所属ごとに連携設定ができます。

LINE アプリがインスールされている端末をご用意の上、作業してください。

2.3.1. 連携手順の手順

連携設定の手順

基本設定 ＞ 所属設定 ＞ 「連携」をクリックします。

下の画像の [連携を開始] をクリックします。

【STEP１】画面の説明に従ってシフト管理アカウントを LINE の友達に追加します。

29

【STEP２】LINE のグループを作成してシフト管理アカウントをグループに招待します。

※LINE アプリのバージョンにより、表示内容が異なる場合があります。ご了承ください。

１. をタップして、「グループ作成」に進みます。

2. 任意のグループ名を入力します。※例として「sample 店グループ」と入力

そのあと [+] をタップして、シフト管理アカウントをグループに招待します。

招待が完了したら、次の画面で [保存] をタップし、グループを保存します。

ここで作成したグループに、従業員の LINE アカウントも追加することで

LINE を経由してシフト提出依頼ができます。

すでに所属で使用されているグループがありましたら、そのトークルームに

シフト管理アカウントを追加いただいても問題ありません。

30

【STEP３】認証番号を LINE に登録して連携しましょう。

表示される認証番号を、作成した LINE グループに投稿すると、連携が完了します。

2.3.2. 連携を解除する

基本設定 ＞ 所属設定 ＞ 連携を解除したい所属の [設定] ＞ 連携 ＞ [連携を解除] ボタンをク

リックすると連携が解除されます。

31

従業員一覧の右側の［ログイン］をクリックすると、従業員画面に代理ログインでき

ます。

2.4. 従業員の登録

従業員の連絡先、時給、基本シフトなどを登録します。

1. ［基本設定］をクリックした後、［従業員設定］をクリックします。

2. 管理画面左上から従業員を追加する所属を選択します。

3. 従業員の一覧が表示されます。［従業員の追加］をクリックします。

32

従業員一覧の右側の［ログイン］をクリックすると、従業員画面に代理ログインで

きます。

4. 社員番号、名前、入社日を入力し、［追加］をクリックします。

5. 従業員を追加すると一覧画面に表示されます。

6. 追加した従業員の［設定］をクリックします。

KING OF TIME（勤怠管理）連携をご利用の場合

社員番号は KING OF TIME（勤怠管理）で登録している「従業員コード」と同じも

のを設定してください。従業員コードは KING OF TIME（勤怠管理）の「設定 ＞

従業員 ＞ 従業員設定 ＞ 従業員コード」から確認できます。

KING OF TIME（勤怠管理）の管理画面 シフト管理の管理画面

33

従業員設定では「適用日」の設定ができます。

各設定項目の [+ 適用日を追加] ボタン、または [+ 基本シフトの期間設定を追加]

ボタンなどから、新しい個人情報を登録することで、情報の履歴が残せるようになり

ます。たとえば、4 月～10 月の時給は 1000 円、11 月以降は時給が 1050 円にな

る、などの情報を登録できます。

7. 従業員の詳細情報を登録する画面が表示されます。

初期設定時に必要な設定項目を以下に解説します。

［+ 適用日を追加］をクリックすると、入力欄が表示されます。

基本

社員番号や名前、生年月日などの基本情報を登録します。

従業員の削除もここから行ないます。

34

社員番号 従業員を識別する番号を登録します。

3～10 文字の半角英数字、-（ハイフン）_（アンダーバー）.（ピリオド）でご入力

ください。重複した番号は登録できません。

生年月日 生年月日の情報を登録します。

「企業情報 ＞ 管理 ＞ 年少者の深夜勤務時間」を「制限する」に設定している場

合、対象年齢未満の従業員が該当する時間帯にシフトを入れるとエラーを表示しま

す。（p.23）アカウントを申し込んだ方により設定されている場合は、生年月日を

入力してください。

外国人 「はい」を選択し、「企業情報 ＞ 管理 ＞ 外国人の労働時間」を設定すると、

週 28 時間のシフトを組んだ場合に警告を出します。（p.23）

アカウントを申し込んだ方により設定されている場合は、外国人項目を「はい」

「いいえ」のどちらかを選択してください。

連絡先

メールアドレスや電話番号、住所を登録します。

［+ 連絡先を追加］をクリックすると入力画面が表示されます。

メールアドレス 従業員のアカウントを発行する際、メールアドレスが必要です。

※QR コードを読み込んでアカウントを発行することもできます。詳細は p.36 をご覧ください。

電話番号、郵便番号、住所の入力は任意です。入力がなくても問題ありません。

35

雇用

入社日や勤務所属など、雇用形態を登録します。

雇用区分 すでに登録されている雇用区分の中から選択できます。

勤務可能な所属 自所属以外でのヘルプ勤務の可能性がある場合、ここで選択しておくと

シフト作成時にヘルプ先（他所属）として表示できます。

アカウント連携 従業員がシフト管理にログインできるように、アカウント招待をします。

p.35 雇用（アカウント連携）をご参照ください。

雇用（アカウント連携）

従業員が使用できるよう本システムに招待します。

メールで招待する

1. 「雇用」画面下のアカウント連携［招待メールを送る］をクリックします。

※メールアドレスが登録されていない場合はクリックできません。

36

2. 下図のような画面が表示されます。内容を確認し[送信]をクリックしてください。

QRコードで招待する

1. 「雇用」画面下のアカウント連携［QR コードで招待］をクリックします。

2. 下記のように QR コード画面が表示されます。QR コードを読み取ってください。

※QR コードは従業員によって異なります。それぞれの従業員登録画面から従業員ごとに

表示し、読み込んでください。

招待された従業員が行なう操作については

「別紙 招待メールが届いたら/QR コードを読み取ったら」

従業員画面の操作については

「従業員マニュアル」 をご参照ください。

37

時給

時給を登録しておくことで、所属ごとに予算管理ができます。(p.41)

［+ 時給を追加］をクリックすると入力画面が表示されます。

時給は曜日や時間帯ごとに細かく設定できます。

平日、休日など一括で設定することも可能です。

平日 休日

38

一括登録後は［保存］をクリックします。

時給が変わった場合は、［+ 時給を追加］をクリック ＞ 適用日を選択 ＞ 適用日の行をクリック

し、入力します。

基本シフト

基本シフトを登録すると、従業員がシフト希望を提出する際に一括反映させることができます。

毎週同じ曜日に同じ時間帯で勤務する従業員は、基本シフトを登録しておくと便利です。

シフト作成時に基本シフトを満たしているか自動でチェックできます。

［+ 基本シフトの期間設定を追加］をクリックすると、入力欄が表示されます。

「出勤日とする」にチェックを入れ［+ 追加］をクリックすると、曜日ごとに基本シフトを登録でき

ます。

39

［+ 一括入力］をクリックすると、基本シフトの一括入力画面が表示されます。

曜日を選択し、「出勤日とする」にチェックを入れ［+ 追加］をクリックすると、選択した曜日の

シフトを一括登録できます。

権限

従業員にシフトや予算の管理の権限を与える場合、「管理者」を選択します。

管理者権限のある従業員はログイン時にシフト管理（管理者）でログインすることで、シフトや予

算を管理できます。また、シフト管理（従業員）としてログインするとシフトも提出できます。

※自所属だけでなく、すべての所属のシフトや予算が編集できるようになります。

特段必要がなければ「従業員」のままにしておくことをおすすめします。

40

第 2章 運用方法

第２章では、運用方法についてご案内いたします。

41

1. 予算管理

本システムでは所属ごとに予算を設定できます。

時給と予算を設定することで、［シフト管理］の以下の項目に計上されます。

１ 人件費率が表示されます。

２ 従業員ごとのシフト期間の人件費が表示されます。

３ 日ごとの人件費と予算が表示されます。

※時給は、トップ画面 ＞ 基本設定 ＞ 「従業員設定」からご設定ください。（p.37）

予算の設定

管理画面 ＞ ［予算管理］ ＞ 該当月の［編集］をクリックします。

歯車のマーク ＞ 「月の予算の設定」より、一括登録が可能です。

月の予算を入力後、［再設定］をクリックします。

月の予算を設定した場合、全ての日に等配分されます。

登録後に日ごとの編集や、1 日ずつの入力も可能です。

1

2

3

42

2. シフト作成

シフトを作成する流れをご説明します。

2.1. シフト表を作成する

ホーム画面 ＞ ［シフト管理］からシフト表を作成します。

「シフト表の表示期間選択」より［+ シフトの追加］をクリックします。

シフト開始日、提出締切日時、提出依頼を確認し［作成］をクリックします。

「シフト表の表示期間選択」に新しいシフトが作成されます。

所属設定の「管理」で設定した

シフト作成期間に基づいて開始

日が設定できます。

シフト開始日

この日時以降は従業員がシフト

希望を提出できなくなります。

提出締切日時

送信文の内容が LINE のグルー

プトークに送信されます。

※連携済みの場合のみ

提出依頼を送信

43

2.2. 通知機能

LINE アプリと本システムで連携を行なっている場合、従業員へ通知を送ることができます。

シフト提出依頼

シフトが揃わない場合などは、従業員へシフト提出依頼の通知を送ることができます。

従業員からシフト申請が届いているかは、ホーム画面の「新着情報」、または［提出状況］から確

認を行なってください。

管理画面 ＞ ［提出状況］ ＞ ［従業員に連絡］をクリックします。

対象従業員にチェックを入れ、メールテンプレート［シフト提出の催促を送る］を選択し、

［送信］をクリックします。（［シフト提出の依頼を送る］は、シフト作成時に通知が行なわれてい

ます。）

※通知先に LINE のアイコンマークが表示されている従業員は個別に LINE 通知が届きます。

LINE へ通知が届きます。

※個人別設定が完了している従業員は、

個人宛にメッセージが届くため従業員名は表示されません。

44

締切日時の変更

期日までにシフトが提出されなかった場合など、締切日時を変更できます。

管理画面 ＞ ［提出状況］ ＞ ［締切日時の変更］をクリックします。

日付を指定し、［適用］をクリックすると［変更］ボタンがクリックできます。

特定の従業員のみ、締切日時を変更する場合は、［提出状況］ ＞ 対象従業員の行

［締切日時の変更］をクリックします。

LINE へ通知が届きます。

シフト提出の締め切り

シフト提出が揃わなかった場合も、最終期日を決めシフト提出の締切ができます。

管理画面 ＞ ［提出状況］ ＞ ［提出を締め切る］をクリックします。

45

提出を締め切る対象従業員にチェックを入れ、［締め切る］をクリックします。

LINE へ通知が届きます。

シフト提出の締め切り解除

締め切りを行なった後に、解除をすることもできます。

管理画面 ＞ 提出状況 ＞ ［締め切りの解除］をクリックします。

締め切り解除の対象従業員にチェックを入れ、［解除］をクリックします。

LINE へ通知が届きます。

2.3. シフトを登録する

シフトの登録方法は２つあります。１つ目は管理者が手作業でシフトを登録する方法、２つ目は

従業員がシフト希望を提出し、そのシフト希望を反映する方法です。

まず従業員からシフト希望を提出してもらい、その内容を管理画面に反映させたあと、シフトを少

しずつ調整していく方法をおすすめします。

管理者がシフトを登録する方法は p.46 をご参照ください。

従業員がシフトを提出する方法は 従業員マニュアル をご参照ください。

46

管理者は、管理画面 ＞ ［シフト管理］からシフトを登録します。

登録画面のそれぞれの項目について解説します。

シフトの登録画面（管理者）

１ シフトを登録する所属を選択します。

２ シフト表の表示期間の切り替えや、シフトの追加、削除ができます。

３

従業員から提出されたシフトをすべて登録したり、シフト表に表示させる従業員を選択した

りできます。

登録しているシフトをすべてリセットする場合は「入力情報をリセット」をクリックします。

４ 対象日や名前などの条件を指定して検索ができます。

５ 日付をクリックすると、その日のシフトがタイムバー形式で表示されます。

タイムバーの表示時間範囲は所属設定の「管理」タブから変更できます。（p.26）

6 あらかじめ登録されている必要人数との過不足が確認できます。

ここでシフト時間の修正もできます。

7 「タスク」をクリックすると、タスクの登録、修正、確認ができます。

あらかじめ登録されているタスクの必要人数との過不足が確認できます。

※シフト表を作成、公開したあとに所属設定の「必要人数の設定」をした場合は必要人数が反映されません。

タスクタブにてその日の必要人数を設定してください。すでに公開されている場合は再公開してください。

3

1

2

4

５

６

７

47

シフトを登録したい従業員の対象日を直接クリックし、シフトを登録します。

8 登録したシフトが表示されます。手動でシフトを登録する場合は、ここから対象日を

クリックしてシフトを追加します。

9

シフト希望が提出されている場合、従業員の希望を表す以下の凡例が表示されます。

〇…基本シフト通り

△…一部基本シフト通り

×…終日不可

☆…終日可

10 手動でシフトの登録ができます。

11 「タスク」をクリックすると、タスクの登録、修正、確認ができます。

-

シフト管理画面はブラウザの印刷機能を使用し、印刷できます。

※一部のブラウザではタイムバーの印刷に対応していないため、正しく印刷することができ

ません。Google Chrome をご使用ください。

10

11

８

9

48

2.3.1. 管理者がシフトを登録する

1. 従業員のシフト希望をシフト表に登録します。

従業員からシフト提出が行なわれるとシフト表に記号が表示されます。［シフト表を編集］＞

「希望を全て登録」をクリックすると、従業員の希望シフトが反映されます。

※すでに管理者で登録しているシフトも全て上書きされます。

従業員のシフト反映後 画面

終了時間を表示する > ON に切り替えると、終了時間も一覧で確認できます。

2. 日ごとにシフトを登録します。

対象日にカーソルをあわせクリックします。

49

日ごとのタイムバーが表示されます。

黄緑 → 従業員のシフト希望

緑 → 実際のシフト

3. 対象従業員のバーにカーソルをあわせクリックすると、シフト登録画面が表示されます。

シフトを入力し、［保存］をクリックします。

従業員のシフト希望を一括登録したスケジュールも変更できます。

2.3.2. 管理者がタスクを登録する

1. 日ごとにタスクを登録します。

登録されたシフトのバーをクリックし、「タスク」をクリックします。

50

2. ［+ 追加］をクリックすると、登録されたタスクを選択できます。

タスク登録後［保存］をクリックします。

画面左上［タスク］をクリックし、切り替えると日ごとのタスク画面が表示されます。

￥

日ごとのタスク画面にて、各タスクの行にある数字は以下の通りです。

（）の上の数字は、勤務する人数です。

（）の中の数字は過不足の人数です。

黒 → 基準通り、青 → 基準を超えている、赤 → 基準に達していない

※登録をしたタスクのタイムバーは管理画面でのみ確認可能です。

※シフト表を作成、公開したあとに所属設定の「必要人数の設定」をした場合は必要人数が反映されません。

タスクタブにてその日の必要人数を設定してください。すでに公開されている場合は再公開してください。

51

2.4. シフトを公開（確定）する

登録したシフトを確定させて、従業員に公開します。

管理画面 ＞ ［シフト管理］ ＞ 「シフトを公開する」 をクリックします。

「シフトを公開する」をクリックすると以下のような画面が表示されます。

「CSV ファイルをエクスポートする」にチェックが入った状態で［公開］をクリックすると

公開したシフトが CSV ファイルとしてエクスポートされます。

一度公開したシフトを変更する場合は、管理画面から管理者が変更してください。

※シフト公開後は、従業員がシフト希望を提出できなくなります。

変更後、[シフトを再公開] ボタンをクリックすると、新しいシフトが従業員に公開されます。

52

KING OF TIME（勤怠管理）連携をご利用の場合

エクスポートされた CSV ファイルを KING OF TIME（勤怠管理）にインポートし、スケ

ジュール登録ができます。インポートの際にはあらかじめ入力レイアウトが作成されてい

る必要があります。

入力レイアウトの作成方法

1. KING OF TIME（勤怠管理） 全メニュー ＞ エクスポート/インポート ＞

データ入力（インポート） ＞ [スケジュールデータ[CSV]

隣の「入力レイアウト作成」 ＞ ［＋ 新規作成］ をクリックします。

2. レイアウト名に任意の名称を入力します。

3. 入力項目は以下のように選択してください。

「従業員コード※」「勤務日※」「出勤予定」「退勤予定」「出勤所属コード」

※かならず上記の順序で登録してください。異なるとインポートできません。

インポート方法

1. KING OF TIME（勤怠管理） 全メニュー ＞ エクスポート/インポート ＞

データ入力（インポート） ＞ 「スケジュールデータ［CSV］」をクリックします。

2. 「1．スケジュールデータの入力方法の選択」の「レイアウト選択」にて

作成したレイアウトを選択します。

3. 本システムからエクスポートされた CSV ファイルを「2．CSV ファイルの選択」にて

選択し、［アップロード］をクリックします。

4. 確認画面が表示されます。内容に問題がなければ［登録］をクリックしてください。

※エラー一覧が表示された場合は、CSV ファイルまたは入力レイアウトを修正し、

エラーをすべて解消してから再度アップロードしてください。

KING OF TIME（勤怠管理）の管理画面 シフト管理の管理画面

53

2.5. 承認作業をする

シフトが公開（確定）される前は、従業員が提出をしたシフト希望を差し戻すことができます。

差し戻すには従業員による「差し戻し申請」が必要です。

管理者は申請を承認、または棄却できます。

承認作業はホーム画面の「新着情報」や「申請一覧」、または画面右上のベルのマークから行なっ

てください。

未対応に表示されている申請をクリックすると、棄却・承認ができます。

対応が完了した申請は「対応済み」に移動します。

54

3. サポートサービスのご案内

オンラインヘルプ

設定等でお困りの際は、サポートサービスをご活用くださいませ。

https://help.kingoftime.jp/h-t/web/Search.aspx?category=698

従業員マニュアル

従業員画面の操作については従業員マニュアルをご参照ください。

ダウンロード

本書の内容の一部または全部を無断転載することは禁止されています。

本書の内容に関しては訂正・改善のため、将来予告なしに変更することがあります。

Copyright© Human Technologies, Inc. All Rights Reserved.

Last Update - 2019/6/20