Buku besar dan buku pembantu ppt

Sistem Akuntansi

Buku Besar dan Buku Pembantu

Oleh :Dewi Pebriyani

Lolli Adriani

Karakteristik Buku Besar dan Buku Pembantu

Buku besar (general ledger) merupakan kumpulan rekening-rekening yang digunakan untuk menyortasi dan meringkas informasi yang telah dicatat dalam jurnal.

Buku pembantu (subsidiary ledger) adalah suatu cabang buku besar yang berisi rincian rekening tertentu yang ada dalam buku besar.

Rekening adalah judul suatu catatan akuntansi yang umumnya berbentuk T, yang dibagi dua, sebelah kiri disebut debit, dan sebelah kanan disebut kredit, sebagai alat untuk mengklasifikasikan dan mencatat transaksi berdasar prinsip tata buku berpasangan (double entry bookkeeping).

Proses sortasi dan pemindahan data ke dalambuku besar dan buku pembantu disebut denganpembukuan (posting).

Empat tahap posting : Pembuatan rekapitulasi jurnal Penyortasian rekening yang akan diisi dengan

data rekapitulasi Pencatatan data rekapitulasi dalam rekening

yang bersangkutan Pengembalian rekening ke dalam arsip pada

urutannya semula

Formulir Rekening Buku Besar

1. Rekening dengan debit lebar (wide debit ledger)Bentuk rekening ini menyediakan kolom “keterangan” pada sebelah debit lebih lebar dibandingkan sebelah kredit, karena penjelasan yang bersangkutan dengan transaksi pendebitan lebih banyak bila dibandingkan dengan penjelasan yang bersangkutan dengan transaksi pengkreditan, dan jika penentuan saldonya perlu dilakukan secara periodik.

2. Rekening biasa (regular ledger)Rekening ini mempunyai kolom “keterangan” yang sama lebarnya untuk sebelah debit dan kredit. Umumnya rekening buku besar menggunakan bentuk rekening ini. Buku pembantu yang menggunakan bentuk rekening ini adalah buku pembantu piutang dan buku pembantu utang.

Nama Rekening : No. Rekening :

Keterangan Fol √ KreditTgl Keterangan Fol √ Debit Tgl

3. Rekening berkolom saldo di tengah (center balance ledger)Digunakan jika diperlukan informasi saldo rekening setiap saat, baik saldo debit maupun saldo kredit dan diperlukan penjelasan yang relatif sama banyaknya baik untuk transaksi pendebitan maupun pengkreditan

Nama Rekening : No Rekening :

Kredit √ Fol Keterangan TglTgl Keterangan Fol √ Debit Saldo

4. Rekening berkolom saldo (balance ledger)Digunakan jika diperlukan penjelasan yang banyak, baik untuk transaksi pendebitan maupun pengkreditan, dan jika diperlukan informasi saldo berjalan setiap saat. Kolom saldo diletakkan di sebelah kanan untuk memudahkan penyusunan neraca sisaUntuk menunjukkan apakah saldo yang tercantum dalam kolom “saldo” merupakan saldo debit atau kredit, ada 2 cara merancangnya :1. Mencantumkan kolom D/K

Nama Rekening : No. Rekening :

Kredit D/K SaldoTgl Keterangan Fol √ Debit

2. Membuat kolom saldo debit terpisah dari kolom saldo kredit.

Nama Rekening : No. Rekening :

Debit KreditKredit

SaldoTgl Keterangan Fol √ Debit

5. Rekening ganda berkolom saldo (double ledger with balance ledger)Digunakan hanya jika hanya diperlukan penjelasan singkat untuk setiap transaksi pendebitan dan pengkreditan, informasi saldo berjalan diperlukan setiap saat, dan rekening sangat aktif dipakai.

Nama Rekening : No. Rekening :

Debit Kredit SaldoKredit Saldo Tgl Ket Fol √Tgl Ket Fol √ Debit

6. Rekening dengan saldo lama dan saldo baru (old and new balance ledger)Biasanya digunakan jika perusahaan menggunakan mesin pembukuan sebagai alat postingnya. Operasi posting dengan mesin pembukuan memerlukan kegiatan penjemputan saldo lama (old balance pick up) untuk memungkinkan mesin pembukuan dengan otomatis menghitung saldo baru. Oleh karena itu formulir rekening didesain dengan menyediakan kolom-kolom saldo lama dan saldo baru

Nama Rekening : No Rekening

Saldo Lama Tgl Keterangan Debit Kredit Saldo Baru

Susunan Rekening Buku BesarRekening – rekening yang dibentuk dalam buku besar harus disesuaikan dengan jenis dan susunan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Laporan keuangan yang dipakai sebagai dasar pembentukan dan penyusunan rekening-rekening buku besar adalah neraca dan laporan laba rugi.

Kode RekeningKode adalah suatu rerangka (framework) yang menggunakan angka atau huruf atau kombinasi keduanya untuk memberi tanda terhadap klasifikasi yang sebelumnya dibuat. Kode memudahkan identifikasi dan pembedaan elemen-elemen yang ada di dalam suatu klasifikasi.Pengolahan data akuntansi sangat tergantung pada penggunaan kode untuk mencatat, mengklasifikasikan, menyimpan, dan mengambil data keuangan. Penggunaan kode rekening, bukan nama rekening, akan mempercepat pencarian rekening yang akan diisi dengan informasi dalam proses posting.

Tujuan Kode Mengidentifikasi Data Akuntansi secara Unik Meringkas Data Mengklasifikasi Rekening atau Transaksi Menyampaikan Makna Tertentu

Metode Pemberian Kode Rekeninga. Kode Angka atau Alfabet UrutRekening buku besar diberi kode angka atau huruf yang berurutan. Kelemahannya : jika terjadi perluasan jumlah rekening,akan mengakibatkan perubahan menyeluruh terhadap kode rekening yang mempunyai kode angka yang lebih besar.

Contoh :1. Kas dan Bank2. Investasi sementara3. Piutang4. Cadangan kerugian piutang5. Persediaan produk jadi6. Persediaan produk dalam proses7. Persediaan bahan baku dan bahan penolong8. Persekot biaya9. Aktiva lancar laindll.

b. Kode Angka BlokRekening buku besar dikelompokkan menjadi beberapa golongan dan setiap golongan disediakan satu blok angka yang berurutan untuk memberi kodenya. Dalam setiap blok angka disediakan angka cadangan perluasan sehingga perluasan rekening hanya akan mempengaruhi pemberian kode rekening dalam blok yang bersangkutan.

Contoh :1-24 Aktiva Lancar25-39 Investasi Jangka Panjang40-69 Aktiva Tetap Berwujud70-79 Aktiva Tidak Berwujud80-99 Aktiva Lain-lain100-124 Utang Lancar125-129 Utang Jangka Panjang130-139 Modal140-169 Pendapatan Penjualan170-199 Harga Pokok Penjualan200-299 Biaya Produksidst

c. Kode Angka KelompokTerbentuk dari dua atau lebih subcodes yang dikombinasikan menjadi satu kode.Karakteristik :

Rekening diberi kode angka atau kombinasi angka dan huruf.

Jumlah angka dan/atau huruf dalam kode adalah tetap.

Posisi angka dan/atau huruf dalam kode mempunyai arti tertentu.

Perluasan klasifikasi dilakukan dengan memberi cadangan angka dan/atau huruf ke kanan.

Kode Angka Kelompok dapat juga digunakan untuk menunjukkan hirarkhi data. Contoh : pemakaian Kode Angka Kelompok untuk memberi kode rekening biaya guna menghasilkan informasi biaya yang menggambarkan :

Hubungan biaya dengan pusat pertanggungjawaban dalam perusahaan, yang dibagi menurut hirarkhi :DireksiDepartemenBagian

Jenis BiayaBerdasarkan data dapat ditentukan bahwa jumlah angka dalam kode adalah 5 : 3 angka pertama menunjukkan hubungan biaya dengan struktur organisasi, 2 sisanya menunjukkan jenis biaya (jumlah jenis biaya diperkirakan tidak akan lebih dari 100, sehingga hanya diperlukan 2 angka saja).

Direktorat Departemen Bagian Jenis Biaya

1 2 3 4 5

d. Kode Angka DesimalKode Angka Desimal memberi kode angka terhadap klasifikasi yang membagi kelompok menjadi maksimum 10 subkelompok dan membagi subkelompok menjadi maksimum 10 golongan yang lebih kecil dari subkelompok tersebut.Contoh :1. Persediaan1.1 Persediaan Suku Cadang1.2 Persediaan bahan penolong1.3 Persediaan bahan baku

1.4 Persediaan Lain – lain

Persediaan Bahan Baku dibagi menjadi maksimum 10 golongan :1.3.1Bahan Baku Kayu1.3.2Bahan Baku Ampas Tebu1.3.3Bahan Baku Jerami1.3.4Bahan Baku Bambu1.3.5Bahan Baku Lain-lain

e. Kode Angka Urut Didahului dengan HurufMetode ini menggunakan kode berupa kombinasi angka dan huruf. Setiap rekening diberi kode angka yang di mukanya dicantumkan huruf singkatan kelompok rekening tsb.Contoh :AL 101ATL 112MO 245AL = Aktiva LancarATL = Aktiva Tidak LancarMO = Modal

Hal yang Perlu Dipertimbangkan dalam Merancang Kode Rekening :

Rerangka kode harus secara logis memenuhi kebutuhan pemakai dan metode pengolahan data yang digunakan

Setiap kode harus mewakili secara unik unsur yang diberi kode.

Desain kode harus mudah disesuaikan dengan tuntutan perubahan

Buku pembantu adalah suatu kelompok rekening yang merupakan rincian rekening tertentu dalam buku besar, yang dibentuk untuk mempermudah dan mempercepat penyusunan laporan dan neraca percobaan.

Umumnya perusahaan manufaktur menyelenggarakan berbagai buku pembantu seperti berikut:

Buku pembantu persediaan Buku pembantu piutang Buku pembantu utang Buku pembantu harga pokok produksi Buku pembantu biaya Buku pembantu aktiva tetap

BUKU PEMBANTU (SUBSIDIARY LEDGERS)

Posting ke dalam Rekening Buku Besar dan Buku Pembantu

1. Posting jurnal ke dalam rekening buku besar dengan tulisan tangan dan posting dokumen sumber ke dalam rekening buku pembantu dengan cara yang sama

2. Posting dokumen sumber ke dalam rekening buku pembantu yang telah menghasilkan jurnal sebagai tembusan posting ke dalam rekening tersebut.

3. Posting ke dalam buku pembantu sebagai akibat dari pengisian dokumen sumber , yang sekaligus menghasilkan jurnal sebagai tembusan pengisian bukti tersebut.

4. Pembukuan tanpa buku pembantu.

Cara Penanganan Dokumen SumberDokumen sumber seringkali disebut dengan istilah media dapat digolongkan menjadi dua: media tunggal (single document atau single media) dan media campuran (mixed document atau mixed media).Media tunggal adalah dokumen sumber yang hanya berisi satu rekening yang didebit atau satu rekening yang di kredit. Sedangkan media campuran adalah dokumen sumber yang berisi lebih dari satu rekening yang di kredit atau lebih dari satu rekening yang di debit.

Penanganan Media TunggalPosting media tunggal ke dalam rekening pembantu tidak menimbulkan masalah. Contoh media tunggal adalah faktur penjualan kredit yang merupakan dokumen sumber dalam pencatatan piutang ke dalam rekening pembantu piutang. Faktur penjualan kredit dibuat untuk setiap pembeli, sehingga setiap faktur hanya berisi satu perdebitan ke dalam rekening pembantu piutang debitur yang namanya tercantum dalam faktur. Oleh karena itu faktur penjualan kredit merupakan contoh media tunggal yang berisi satu pendebitan ke dalam rekening pembantu piutang debitur yang bersangkutan.

Penanganan Media CampuranPosting media campuran ke dalam rekening pembantu dilakukan dengan salah satu dari dua metode ini:

Random postingDalam metode posting ini, media campuran diposting ke dalam rekening sesuai dengan urutannya pada saat diterima boleh petugas posting. Petugas posting mengambil media pertama dari tumpukan media yang diterima, mem-posting setiap debit atau setiap kredit ke dalam rekening yang bersangkutan. Kemudian setelah selesai, mengambil media urutan berikutnya dan mem-posting seperti yang dilakukan pada media pertama tersebut. Begitu seterusnya sampai semua media diposting ke dalam rekening yang bersangkutan. Karakteristik random posting :- Setiap media hanya diambil sekali untuk diposting kedalam rekening.- Rekening dapat diambil nlebih dari sau kali selama periode posting.

Exhaust postingDalam metode posting ini, media dikelompokkan dan dikelompokkan kembali menurut rekening yang akan di debit atau di kredit. Rekening hanya diisi sekali dengan semua debit atau kredit selama posting semua media.Karakteristik exhaust posting :- Setiap rekening hanya diambil sekali untuk diisi posting dari media.- Media dapat diambil lebih dari satu kali untuk di-posting ke dalam rekening selama periode posting.

THANK YOU