View
42
Download
3
Category
Preview:
Citation preview
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
YOGYAKARTA
Nomor Dokumen : FM/UMY/02/04
Tanggal Terbit : 2 Juli 2018
Nomor Revisi : 0
Dari Halaman : 1 dari 9
NOTULEN RAPAT EVALUASI (TINJAUAN MANAJEMEN)
Hari/Tanggal : Senin, 18 November 2019Tempat : Ruang Sidang AR Fahrudin B, Lantai 5, UMYWaktu : 09.00-12.00Bidang : Pendidikan, Penelitian, Pengabdian kepada Masyarakat
dan proses pendukung lainnya.Pimpinan Rapat : Dr. Sukamta, S.T., M.T, IPM Jumlah Peserta Rapat
: 97
Acara :
1. Pembukaan 2. Sambutan Rapat Tinjauan Manajemen dari Drs. Mujiyana, S.H., M.Si 3. Pelaksanaan rapat dipimpin oleh Dr. Sukamta, S.T., M.T., IPM4. Pembacaan hasil Rapat Tinjauan Manajemen (RTM).5. Penutupan
Agenda :
1. Status tindakan dari tinjauan manajemen sebelumnya; 2. Perubahan dalam masalah eksternal dan internal yang relevan dengan sistem
manajemen mutu; 3. Kepuasan pelanggan (mahasiswa) dan umpan balik dari pihak yang
berkepentingan terkait; 4. Informasi Sejauh mana sasaran mutu telah dipenuhi; 5. Kinerja proses dan kesesuaian produk dan jasa (caturdharma PT);6. Ketidaksesuaian dan tindakan korektif; 7. Pemantauan dan pengukuran hasil; 8. Hasil audit 9. Kinerja penyedia eksternal; 10.Kecukupan sumberdaya; 11.Efektifitas tindakan yang diambil untuk risiko alamat dan peluang (lihat 6.1);
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
YOGYAKARTA
Nomor Dokumen : FM/UMY/02/04
Tanggal Terbit : 2 Juli 2018
Nomor Revisi : 0
Dari Halaman : 2 dari 9
12.Rekomendasi, peluang untuk perbaikan.
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
YOGYAKARTA
Nomor Dokumen : FM/UMY/02/04
Tanggal Terbit : 2 Juli 2018
Nomor Revisi : 0
Dari Halaman : 3 dari 9
1. Jalannya Acara
1) Status tindakan dari manajemen review sebelumnya;
No Temuan dan Rekomendasi Waktu PIC Tindak Lanjut
1 Memperluas lingkup implementasi ISO 9001:2015 untuk semua unit kerja dilingkungan UMY
2019/2020
BPM Seluruh dokumen penerapan sudah siap diterapkan mulai 1 September 2019
2 Melengkapi berbagai fasilitas pendukung layanan yang diperlukan demi peningkatan kepuasan pelanggan (mahasiswa/lulusan)
Mulai 2019
Biro Aset Biro Umum
Melengkapi fasilitas difable disetiap gedung, pembangunan domitory,
3 Tidak ada pengendalian atas ketidaksesuaian terkait kasus perjokian ujian BTAQ pada unit LPPI
31 Agustus 2019
LPPI Menyusun SOP pengendalian kasus perjokian BTAQ
4 Tidak dapat dibuktikan dokumen yang memuat mekanisme/SOP pengadaan literature pada unit Perpustakaan
31 Agustus 2019
Perpustakaan Menyusun SOP pengadaan literature
5 Tidak ditemukan SK pengesahan kurikulum RPS pada program studi Program Pendidikan Profesi Dokter Gigi karena proses penyelesaian dokumen kurikulum dan RPS tidak tepat waktu
31 Agustus 2019
Program Pendidikan Profesi Dokter Gigi
Menyelesaikan pembuatan RPS dan kurikulum serta disahkan dengan SK Rektor
6 Tidak ditemukan bukti validasi dan verifikasi soal ujian karena kurang dosen
31 Desember 2019
Prodi Teknik Elektro Prodi Teknik
Sosialisasi validasi dan verifikasi soal ujian
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
YOGYAKARTA
Nomor Dokumen : FM/UMY/02/04
Tanggal Terbit : 2 Juli 2018
Nomor Revisi : 0
Dari Halaman : 4 dari 9
No Temuan dan Rekomendasi Waktu PIC Tindak Lanjut
tidak dipahami bahwa soal ujian harus divalidasi dan diverifikasi
Mesin Soal ujian divalidasi dan diverifikasi oleh tim yang ditunjuk oleh kaprodi
2) Perubahan terhadap isu eksternal dan internal yang relevan terhadap sistem manajemen mutu;Identifikasi terhadap isu-isu internal dan eksternal telah dilakukan dan dituangkan dalam dokumen tersendiri untuk FKIK, FT, Vokasi, BPM, BPP, LPP, LPPI, BAA, BHP, BSDM, Biro Admisi, Biro Aset dan Perpustakaan sejak tanggal 2 Juli 2018. Sementara, untuk FP, FAI, Pascasarjana, FEB, FPB, FH, FISIPOL, LPKA, LP3M, LKS, BSI, Biro Keuangan BPKA dan Kantor Sekretariat Universitas berlaku sejak 9 Juli 2019.
3) Kepuasan pelanggan (mahasiswa) dan umpan balik dari pihak berkepentingan;Sasaran dari pengukuran ini adalah seluruh mahasiswa aktif dari 41 program studi yang ada di UMY. Pengukuran menggunakan skala 1-5 dengan standar penilaian :1 : sangat tidak baik (7%)2 : tidak baik (13%)3 : cukup (20%)4 : baik (27%)5 : sangat baik (33%) Hasil pengukuran menunjukan mahasiswa cukup puas terhadap pelayanan yang diberikan yaitu dalam pelayanan pembelajaran dan TU Fakultas serta pelayanan yang diberikan dari supporting unit (BPP, BPM, LP3M, LPP, LPKA, LPPI, Lembaga Kerjasama, BAA, BSDM, Biro Umum, Biro Hukum, Biro Keuangan, Biro Aset, BPKA, Biro Admisi, BHP, BSI, Perpustakaan, Sekretariat Universitas/Rektorat)Pengukuran umpan balik pelanggan (mahasiswa) terhadap pelayanan pembelajaran dan TU Fakultas dilakukan oleh BSDM setia setahun sekali dengan hasil rata-rata 74% dari 19 item evaluasi. Persentase tertinggi terletak pada
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
YOGYAKARTA
Nomor Dokumen : FM/UMY/02/04
Tanggal Terbit : 2 Juli 2018
Nomor Revisi : 0
Dari Halaman : 5 dari 9
kemampuan tenaga kependidikan di TU Fakulras dalam menyajikan data sebesar 78%.BSDM juga melakukan pengukuran umpan balik pelanggan (mahasiswa) terhadap pelayanan supporting unit setiap tahun sekali dengan hasil rata-rata tingkat kepuasan sebesar 72% dari 19 unit yang dievaluasi. Persentase tertinggi terletak pada kepuasan mahasiswa terhadap layanan Perpustakaan dan LPPI yaitu sebesar 74%.
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
YOGYAKARTA
Nomor Dokumen : FM/UMY/02/04
Tanggal Terbit : 2 Juli 2018
Nomor Revisi : 0
Dari Halaman : 6 dari 9
4) Informasi sejauh mana sasaran mutu telah terpenuhi;(Hasil RKT)Hasil pengukuran sejauh mana sasaran mutu untuk FKIK, FT, Vokasi, BPM, BPP, LPP, LPPI, BAA, BHP, BSDM, Biro Admisi, Biro Aset dan Perpustakaan dapat dilihat dari hasil RKT tahun 2018/2019 yang dilaksanakan pada tanggal 20 Agustus 2019 sebagaimana terlampir. Sementara, sasaran mutu untuk FP, FAI, Pascasarjana, FEB, FPB, FH, FISIPOL, LPKA, LP3M, LKS, BSI, Biro Keuangan, BPKA dan Kantor Sekretariat Universitas baru akan dilakukan pengukuran pada akhir semester gasal dan akhir semester genap 2019/2020.
5) Kinerja proses dan kesesuaian dari produk dan jasa (caturdharma PT)
Untuk meningkatkan kinerja layanan jasa pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat serta Agama islam dan kemuhammadiyahan maka diterapkan standarisasi layanan dengan SNI ISO 9001:2015Sampai dengan awal semester gasal 2019/2020 tercatat jumlah mahasiswa lebih dari 22.867 mahasiswa (data eis.umy.ac.id). Seleksi mahasiswa baru melalui 2 jalur yaitu jalur tes dan jalur prestasi. Seleksi melalui jalur tes, pendaftaran dilakukan secara online melalui http://penmaru.umy.ac.id dan ujian dilaksanakan di gedung Admisi dengan menyerahkan syarat pendaftaran. Seleksi jalur prestasi dapat melalui alur daftar mitra (sekolah mitra) dan alur daftar mandiri. Calon mahasiswa yang dinyatakan lulus seleksi baik melalui tes maupun prestasi wajib melakukan verifikasi dan tes kesehatan (khusus FKIK) dan tes bebas NAPZA sebelum melakukan registrasi. Informasi seleksi mahasiswa baru dapat diakses melalui http://penmaru.umy.ac.id .Kurikulum yang dilaksanakan adalah KPT KKNI untuk Program Vokasi (D3 Akuntasi, D3 Teknologi Mesin, D3 Teknologi Elektro-medis), Fakultas Teknik (Teknik Sipil, Teknik Elektro, Teknik Mesin, Teknologi Informasi), Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan (Kedokteran, Kedokteran Gigi, Keperawatan, Farmasi, Pendidikan Profesi Dokter, Pendidikan Profesi Dokter Gigi, Pendidikan Profesi Ners, Pendidikan Profesi Apoteker), Fakultas Pertanian (Agroteknologi, Agribisnis), Fakultas Agama Islam (Pendidikan Agama Islam, Komunikasi dan Penyiaran Islam, Ekonomi Syari’ah), Fakultas Ekonomi dan Bisnis (Akuntansi, Ekonomi, Manajemen), Fakultas Ilmu Sosial dan Politik (Pemerintahan, Hubungan Internasional, Ilmu Komunikasi), Fakultas Hukum (Hukum), Fakultas Pendidikan Bahasa (Pendidikan Bahasa Inggris, Pendidikan Bahasa Jepang, Pendidikan Bahasa Arab), dan Program Pascasarjana (Magister Manajemen, Magister Ilmu Pemerintahan, Magister Hukum, Magister Hubungan Internasional, Magister
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
YOGYAKARTA
Nomor Dokumen : FM/UMY/02/04
Tanggal Terbit : 2 Juli 2018
Nomor Revisi : 0
Dari Halaman : 7 dari 9
Keperawatan, Magister Ilmu Agama Islam, Magister Administrasi Rumah Sakit, Doktor Politik Islam, Doktor Psikologi Pendidikan Islam, Doktor Manajemen).Pelaksanaan proses pembelajaran dikoordinasikan oleh Lembaga Pengembangan Pendidikan secara offline dan online. Proses pembelajaran yang dilaksanakan secara online melalui Sistem Pembelajaran Daring (SPADA) atau yang lebih dikenal e-learning dengan modus blended learning. Dari 600 mata kuliah disemua prodi dijalankan dengan <= 6 sesi online. Secara bertahap, seluruh dosen diseleksi secara khusus dengan mengajukan 1 mata kuliah setiap semester melalui LPP untuk mendapatkan hibah dan pelatihan. Proses pembelajaran online ini dievaluasi setiap semester oleh LPP. Berdasarkan hasil evaluasi tahun anggaran 2018/2019 dari 41 program studi dilingkungan UMY 90,24% program studi telah melaksanakan pengembangan SPADA. Evaluasi pembelajaran dilaksanakan sesuai kalender akademik dan berbasis pada capaian pembelajaran mata kuliah masing-masing.
Berikut adalah data dosen dari seluruh fakultas
No Fakultas
Dosen jabfung
Professor/GB (%)
Dosen dengan jabfung LK
(Lektor Kepala) (%)
Dosen dengan
gelar Doktor (%)
Jumlah total
dosen (orang)
1 Program Vokasi 0% 0% 0% 212 Fakultas
Kedokteran dan Ilmu Kesehatan
1,72% 4,71% 12,5% 168
3 Fakultas Teknik 0,8% 5,67% 12,8% 864 Fakultas Agama
Islam 0% 1,58% 12,68% 46
5 Fakultas Pertanian
0% 20,8% 39,7% 39
6 Fakultas Hukum 3,13% 31,25% 25% 327 Fakultas Ekonomi
dan Bisnis 0% 25,2% 28,55 75
8 Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
0% 8,16% 27% 65
9 Fakultas 0% 0% 13,5% 40
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
YOGYAKARTA
Nomor Dokumen : FM/UMY/02/04
Tanggal Terbit : 2 Juli 2018
Nomor Revisi : 0
Dari Halaman : 8 dari 9
No Fakultas
Dosen jabfung
Professor/GB (%)
Dosen dengan jabfung LK
(Lektor Kepala) (%)
Dosen dengan
gelar Doktor (%)
Jumlah total
dosen (orang)
Pendidikan Bahasa
10 Program Pascasarjana
20% 33,2% 86% 69
28% 72% 641
Penelitian, publikasi dan pengabdian kepada masyarakat dikoordinasikan oleh LP3M yang dilengkapi dengan website lp3m.umy.ac.id tersedia roadmap dan panduan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang menjadi acuan para peneliti/pengabdi dari fakultas/program studi dalam menyusun proposal dan melaksanakan penelitian/pengabdian. Monitoring dan evaluasi dilaksanakan 1 kali dan seminar hasil 1 kali dengan mengundang reviewer yang sudah bersertifikat. Untuk mendukung keberhasilan penelitian dan pengabdian ini disediakan dana hibah baik dari internal UMY maupun dari DRPM Ristek Dikti secara berkompetisi.
PenelitianLP3M telah menentukan skema penelitian yaitu :
No
Skema Kategori
1 Penelitian Dosen Pemula Penelitian Kemitraan 2 Penelitian Dasar Penelitian Unggulan Prodi 3 Penelitian Terapan Penelitian Multidisiplin 4 Penelitian Pengembangan 5 Penelitian Penugasan Strategi 6 Penelitian Kerjasama LN 7 Penelitian Kemuhammadiyahan
Berdasarkan data LP3M tahun 2018/2019 jumlah penelitian mencapai 418 penelitian. Capaian tahun 2019/2020 akan diaudit pada akhir tahun anggaran pada bulan Juli-Agustus.
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
YOGYAKARTA
Nomor Dokumen : FM/UMY/02/04
Tanggal Terbit : 2 Juli 2018
Nomor Revisi : 0
Dari Halaman : 9 dari 9
Pengabdian kepada MasyarakatProgram dan kegiatan dari pengabdian kepada masyarakat yang ditetapkan dikembangkan berdasarkan isu global, nasional, regional, lokal dan keunggulan UMY serta Persyarikatan Muhammadiyah. Pelaksanaan program dan kegiatan akan dibiayai oleh dana internal UMY dan eksternal dari berbagai pihak baik pemerintah maupun swasta yang diupayakan semaksimal mungkin memenuhi asas TEPAT yaitu Tepat Pelaksanaan, Tepat Metode, Tepat Waktu, Tepat Sasaran dan Tepat Dana. Kebijakan diarahkan pada peningkatan kuantitas dan kualitas program dan kegoatan yang sesuai keunggulan UMY, isu strategis yang berkembang, wilayah/daerah dan Persyarikatan Muhammadiyah. Berdasarkan data LP3M tahun 2018/2019 jumlah pengabdian mencapai 377 pengabdian. Capaian tahun 2019/2020 akan diaudit pada akhir tahun anggaran pada bulan Juli-Agustus.
Publikasi/HaKI Data tahun anggaran 2018/2019 dari LP3M, jumlah publikasi mencapai 764 yang terdiri dari publikasi jurnal sejumlah 415, buku ajar/teks sejumah 111, pemakalah forum ilmiah sejumlah 238 dan HKI sejumlah 76. Capaian tahun 2019/2020 akan diaudit pada akhir tahun anggaran pada bulan Juli-Agustus. AIKAgama Islam dan Kemuhammadiyahan dikoordinasikan dengan Lembaga Pengkajian dan Pengamalan Islam. Kegiatan meliputi Orientasi Studi Dasar Islam (OSDI), Baca Tulis Al-Quran, Kuliah Intensif Al Islam (KIAI), Pendampingan Agama Islam, perkuliahan meliputi Aqidah, Akhlak, Al-Quran dan hadits, Fiqih ibadah dan Mua’malah, Kemuhammadiyahan. Secara umum, pelaksanaan kegiatan AIK berjalan dengan baik. Persentase mahasiswa lulus baca Al-Quran dengan nilai A dan B di tahun 2018/2019 mencapi 69,48%.Hal ini dapat dimaknai bahwa proses pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, publikasi dan AIK berjalan dengan lancar sesuai dengan standar mutu yang ditetapkan oleh UMY.
6) Ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan;
Status tindakan pencegahan/koreksi atas temuan audit yang dilaksanakan pada hari 21-31 Agustus 2019 (tahap I) dan 14-19 Oktober 2019 (tahap II) dan akan ditindaklanjuti sampai tanggal 30 November 2019.
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
YOGYAKARTA
Nomor Dokumen : FM/UMY/02/04
Tanggal Terbit : 2 Juli 2018
Nomor Revisi : 0
Dari Halaman : 10 dari 9
7) Hasil pemantauan dan pengukuran;Hasil pemantauan dan pengukuran dari rencana kerja dan sasaran mutu baru akan dilakukan pada akhir semester gasal dan genap TA 2019/2020
8) Hasil audit;Audit internal telah dilaksanakan pada hari 21 Agustus 2019 sampai 31 Agustus 2019 (tahap I) dan 20 Oktober 2019 sampai 3 November 2019 (tahap II) dihasilkan 30 buah ketidaksesuaian minor dan lebih dari 212 buah observasi. Untuk temuan ketidaksesuaian minor telah diselesaikan dengan mengisi lembar analisa penyebab, perbaikan, tindakan koreksi dan tinjauan keefektifan tindakan koreksi. Hal tersebut dibuktikan dengan dokumen seperti terlampir.Untuk temuan observasi akan ditindaklanjuti pada waktu mendatang dalam kurun waktu 1 tahun ke depan
9) Kinerja pihak penyedia eksternal;Secara umum kinerja penyedia eksternal memiliki status baik dan terdaftar sebagai rekanan/supplier terseleksi di Biro Aset.
10)Kecukupan sumber daya;Secara umum sumber daya yang tersedia untuk mendukung implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001-2015 tercukupi dengan memadai pada anggaran tahun 2019/2020
11)Efektifitas tindakan yang diambil untuk mengatasi resiko dan peluang ;Berbagai hal terkait resiko dan peluang telah didentifikasi dan ditetapkan rencana untuk menanggulanginya (form 6.1)
12)Peluang untuk peningkatan
1. Penambahan standar baru sejumlah 10 standar baru, 2 di bagian promosi dan 8 dibagian produk dan inovasi.
2. Telah terbangun sim MASMUHA untuk kepentingan administrasi keuangan dan aset.
3. Penambahan sistem baru :a. SIM pendaftaran jalur prestasi online (Biro Admisi)
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
YOGYAKARTA
Nomor Dokumen : FM/UMY/02/04
Tanggal Terbit : 2 Juli 2018
Nomor Revisi : 0
Dari Halaman : 11 dari 9
b. SIM registrasi online (Biro Admisi)c. SIM santunan kesejahteraan dan kesehatan mahasiswa (LPKA)d. SIMLITABMAS UMY (LP3M)e. SIM Karir Dosen (BSDM)f. SIMKATMAWA (LP3M)4. Sistem validasi SPJ kegiatan oleh BPM yang terintegritas dengan SPJ
keuangan.5. Inisiasi Pembelajaran Jarak Jauh (PJJ) untuk 3 program studi dan
meluncurkan sistem MOOCs
2. Kesimpulan/Keputusan Rapat
1) Peningkatan pada keefektifan sistem manajemen mutu dan proses-prosesnyaa. UMY melakukan pendaftaran sertifikasi ISO 9001:2015 ke Badan Sertifikasi
independen PT TUV Rheinland Indonesia untuk unit kerja yang belum tersertifikasi yaitu 7 fakultas dan 7 supporting unit, agar dapat diaudit sesegera mungkin dalam bulan November 2019.
b. Rektor, wakil Rektor, Dekan/Direktur dan segenap pegawai akan berkomitmen menerapkan dokumen ISO 9001:2015 dalam melaksanakan kegiatan sehari-hari dalam rangka meningkatkan kualitas layanan catur dharma perguruan tinggi.
2) Peningkatan pada kualitas proses pelayanan catur dharma terkait dengan persyaratan yang telah ditetapkan sesuai harapan masyarakat dan/ atau stakeholders lainnyaRektor, wakil Rektor Dekan/Direktur dan segenap pegawai akan meningkatkan pelayanan pembelajaran dan TU Fakultas serta pelayanan supporting unit demi peningkatan kepuasan pelanggan (mahasiswa).
3) Sumber daya yang diperlukanSumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan keputusan a dan b tersebut di atas dibebankan pada anggaran UMY Tahun 2019/2020.Diperlukan sumber daya manusia yang semakin kompeten, untuk itu perlu dukungan pendanaan untuk pelatihan yang dibebankan pada anggaran tahun 2019/2020.
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
YOGYAKARTA
Nomor Dokumen : FM/UMY/02/04
Tanggal Terbit : 2 Juli 2018
Nomor Revisi : 0
Dari Halaman : 12 dari 9
3. PenutupDemikian rapat evaluasi/tinjauan manajemen ini dilaksanakan dalam situasi yang penuh kekeluargaan dan keakraban, sehingga berhasil diputuskan beberapa hal penting seperti tersebut di atas
MengetahuiPimpinan Rapat
Yogyakarta, 18 November 2019Sekretaris Rapat
Dr. Sukamta, S.T., M.T., IPM NIK 19700502 199603 123023
Drs. Mujiyana, S.H., M.Si NIK 196502011993031001
Recommended