Bimtek. penyusunan sop

MATERI PEMBAHASAN

1. PENGERTIAN

2. KEUNTUNGAN SOP

3. PENYUSUNAN SOP

4. LANGKAH PRAKTIS PENYUSUNAN SOP

5. JENIS, FORMAT DAN DOKUMEN SOP

6. LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN

7. CONTOH & PRAKTEK

8. KELOMPOK & PRESENTASI

SOP untuk memastikan kemudahan dan

efisiensi dalam penggunaan dan untuk lebih

spesifik pada organisasi yang mengembangkannya.

Tidak ada satu format yang "benar", dan format

internal akan bervariasi dengan masing-masing

organisasi dan dengan jenis SOP yang ditulis.

Sumber: ENA State Leaders Conference, 2007, Guidance For Preparing Standard

Operating Procedures

PENGERTIAN

KEUNTUNGAN

Menjelaskan kinerja yang diharapkan

Stadardisasi aktivitas

Acuan Dokumen Pelatihan

Sistem analisis dan umpan balik

Komunikasi eksternal

SIKLUS SOP

Persiapan

Penilaian Kebutuhan

SOP

Pengembangan

SOP

Integrasi SOP

Dalam Manajemen

Monitoring

Dan Evaluasi

PENYUSUNAN SOP #1

1. Membuat daftar kebutuhan SOP Identifikasi SOP yang

akan dibuat/disusun

2. Penilaian terhadap kebutuhan Prioritasi

3. Identifikasi aktivitas-aktivitas yang dilakukan pada masing-

masing prosedur yang di-SOP-kan

4. Tetapkan format yang akan digunakan Flowcharts

5. Susun SOP

6. Review/Validasi

7. Tetapkan Dokumen SOP

1. Membuat daftar kebutuhan SOP Identifikasi SOP yang akan

dibuat/disusun

• Kegiatan penyelenggaraan administrasi pemerintahan:

Kegiatan Lini Core business Pelayanan KTP

Kegiatan Pendukung Supporting Pengurusan Surat -Masuk

• Kegiatan akan melingkup sebuah mekanisme : Input Proses

Output.

• Output satu kegiatan akan menjadi input pada kegiatan lain

• Kegiatan akan terdiri dari aktivitas-aktivitas tertentu yang dilakukan

oleh peran-peran yang dijalankan oleh pegawai

PROSESINPUT OUTPUT

PROSESINPUT OUTPUT

PROSESINPUT OUTPUT

• Output satu kegiatan akan menjadi input pada kegiatan lain

Aktivitas 1

Aktivitas 2

Aktivitas 4

Aktivitas 3

Aktivitas n

Mulai

Selesai

1 Prosedur

• siapa yang melakukan,

• apa output yang

dihasilkan dari setiap

proses

• waktu yang diperlukan

untuk setiap proses

• kelengkapan apa yang

diperlukan bagi setiap

proses

Kegiatan akan terdiri dari aktivitas-aktivitas tertentu

Kriteria:

• Keterkaitan dengan aspek strategis pelaksanaan tugas

pokok dan fungsi

• Keterkaitan dengan prosedur lain

• Keterkaitan dengan peraturan perundang-

undangan

• Keterkaitan dengan pemenuhan kebutuhan

stakeholders

• Dll.

2. Penilaian terhadap kebutuhan Prioritasi

3. Identifikasi aktivitas-aktivitas yang dilakukan pada masing-

masing prosedur yang di-SOP-kan

aktivitas-aktivitas apa yang dilakukan

untuk melaksanakan kegiatan

Siapa yang melaksanakan

Apa yang dibutuhkan

Waktu yang diperlukan

menentukan atau menetapkan

identitas (orang, benda, dsb) Penting

Mengajukan permohonan

Memverifikasi Data

Meng-input Data

Mengambil foto

Menandatangi KTP

Mengesahan KTP

Menyerahan KTP

aktivitas-aktivitas apa yang dilakukan untuk

melaksanakan kegiatan “Pembuatan KTP”

Kata Kerja Per Aktivitas Singkat, Padat dan Jelas

Siapa yang melaksanakan

Pemohon

Petugas Loket

Kasi - Kasi

Sekcam

Camat

Apa yang dibutuhkan

Kartu Keluarga Surat Keterangan RT, RW, Kelurahan Akte Kelahiran dll

Alat Tulis Kantor

Komputer Printer

Mengajukan permohonan

Memverifikasi Data

Meng-input Data

Mengambil foto

Menandatangi KTP

Mengesahan KTP

Menyerahan KTP

5 Menit

10 Menit

15 Menit

3 Menit

2 Menit

15 Menit

10 Menit

Waktu yang diperlukan

4. Tetapkan format yang akan digunakan Flowcharts

SS - G SS - F

HS - G HS - F

Sim

ple

Ste

ps

Hie

rarc

hic

al

Ste

ps

Graphic Flowchart

Conte

nt

Teknis Penyajian

Fokus

Beberapa keuntungan :

• Rinci dan detail

• Jelas alurnya

• Simbul-simbulnya

merepresentasikan apa yang

harus dilakukan

• Hirarkis sesuai urutan proses

• Mudah dipahami secara

mandiri

Melambangkan dimulai dan

diakhirinya suatu prosedur

Terminator

Melambangkan proses

berjalannya suatu prosedur

Process

Decision Melambangkan pengambilan

keputusan: Ya atau Tidak

Arrow Melambangkan arah prosedur

Off-page

connector

Melambangkan koneksi

perpindahan halaman

5 SIMBOL SOP FLOWCHART ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

MENYUSUN SOP

4. Tetapkan format yang akan digunakan Flowcharts

Melambangkan proses yang

dilakukan oleh pelaksana

Melambangkan proses yang dilakukan

oleh pelaksana dan selanjutnya akan

diproses oleh pelaksana yang lain yang

berada disebelah kanan pelaksana ini

Melambangkan proses yang dilakukan

oleh pelaksana dan selanjutnya akan

diproses oleh pelaksana yang lain yang

berada disebelah kiri pelaksana ini

Melambangkan proses yang dilakukan

oleh pelaksana dan selanjutnya akan

diproses oleh pelaksana yang sama

Melambangkan proses yang akan

dilakukan kembali oleh pelaksana

4. Tetapkan format yang akan digunakan Flowcharts

Melambangkan pengambilan keputusan

yang harus dilakukan oleh pelaksana. Ya dan

Tidak

Y

Y

Y

T

T

T

4. Tetapkan format yang akan digunakan Flowcharts

Melambangkan dimulai

atau diakhirinya sebuah

prosedur

Mulai

Selesai

4. Tetapkan format yang akan digunakan Flowcharts

Melambangkan koneksi

Perpindahan halaman

Halaman 1

Halaman 2

ANATOMI SOP

1. IDENTITAS SOP

2. URAIAN SOP

3. FLOWCHARTS

1. IDENTITAS SOP

a. Halaman Judul/Cover:

1) Judul

2) Instansi/Satuan Kerja

3) Tahun pembuatan

4) Informasi lain yang diperlukan/alamat

instansi

b. Lembar Pengesahan Dokumen SOP

c. Daftar isi.

d. Penjelasan singkat penggunaan

a. Nama SOP : nama prosedur kerja yang di SOP-kan;

b. Satuan kerja : unit kerja;

c. Nomor : nomor prosedur kerja yang di SOP-kan;

d. Tanggal pembuatan : tanggal pertama kali SOP dibuat;

e. Tanggal revisi : tanggal SOP direvisi;

f. Tanggal efektif : tanggal mulai diberlakukan;

g. Pengesahan oleh pejabat yang berwenang;

h. Dasar hukum;

i. Keterkaitan, keterkaitan dengan standar kerja yang lain;

j. Peringatan;

k. Kualifikasi personel;

l. Peralatan dan perlengkapan.

2. URAIAN SOP

a. Nomor;

b. Aktivitas;

c. Pelaksana/aktor;

d. Mutu baku berupa:

- Kelengkapan;

- Waktu

- Output;

e. Keterangan.

3. FLOWCHARTS

CONTOH

CONTOH